Kursus Pengurusan Terimaan 23 April 2012

(1)

(2)

�

Definisi Perakaunan Terimaan

�

Kitaran Perakaunan Terimaan Kerajaan

�

Prosedur Terimaan dan Pengeluaran Resit

�

Prosedur Penyelenggaraan Buku Tunai

�

Prosedur Penyediaan Penyata Pemungut

�

(3)

DEFINISI PERAKAUNAN TERIMAAN

Mengutip,menerima dan mengakaun

wang sama ada terimaan hasil atau bukan

hasil yang diterima melalui kaunter

(penghantaran tangan) , pos,pungutan

luar atau EFT. Jenis kutipan sama ada

bentuk tunai,wang pos,bank deraf , cek

dan secara elektronik . Terimaan hasil,

amanah atau deposit adalah mengikut

(4)

KITARAN PERAKAUNAN TERIMAAN KERAJAAN

TERIMAAN

KELUARKAN RESIT

PELANGGAN

REKOD DI BUKU TUNAI

MASUKKAN BANK REKOD DI BUKU

(5)

KITARAN PERAKAUNAN KITARAN PERAKAUNAN

TERIMAAN KERAJAAN TERIMAAN KERAJAAN

Terimaan Wang (AP 69,AP 70(a),AP 71

Keluarkan Resit (AP 60, AP 62, AP 63, AP 66 (e)

Rekod Butiran Resit Di Buku Tunai AP 72,AP 73 AP 144

Sediakan Penyata Pemungut AP 79

Masukkan Wang Ke dalam Bank (AP 78) dan rekod semula dalam Buku Tunai (AP 79(b)

Semakan Harian di Buku Tunai (AP 80(b)

Semak Penyata Pemungut dan catatan di Buku Tunai (AP 80(b)

Semak Resit Perbendaharaan dan Rekod Butiran Di Buku Tunai (AP 80(d)

Hantar Penyata KKWT Bulanan kepihak audit tunai (AP 79(f) ,AP 145

(6)

(7)

PENGELUARAN RESIT

AP69

–

KEBENARAN BERTULIS MENERIMA WANG

�

AP

69

69 –

–

Pejabat

Pemungut

hendaklah

menyelenggara

menyelenggara &

& sentiasa

sentiasa mengemaskini

mengemaskini suatu

suatu

rekod

mengenai

kebenaran

bertulis

untuk

menerima

menerima wang

wang..

AP60

–

RESIT RASMI

�

Resit rasmi dikeluarkan sebagai akaun terima

wang(manual/elektronik).

�

Dikeluarkan semasa urusan dibuat jika pembayar

hadir. Jika melalui pos atau penghantar, resit

mestilah disediakan pada hari itu juga dan

dihantar selewat

dihantar selewat--lewatnya pada hari bekerja

lewatnya pada hari bekerja

berikutnya.

(8)

(9)

AP 61 (a)

–

MEMBERITAHU ORANG

AWAM

�

Orang Awam perlu diberitahu untuk

meminta resit.

�

Hanya menerima resit rasmi yang

bercetak dan bernombor atau yang

dikeluarkan oleh mesin daftar wang

dan elektronik.

�

Bagi pembayaran melalui cek , resit

rasmi hanya sah apabila cek

ditunaikan oleh bank.

(10)

PENGELUARAN RESIT

�

AP62 (a)

–

Meminda sesuatu resit adalah

dilarang. Resit yang rosak harus dibatalkan

dan disimpan. Resit asal serta salinan

dan disimpan. Resit asal serta

salinan--salinannya hendaklah dikemukakan untuk

salinannya hendaklah dikemukakan untuk

diaudit.

�

AP62 (b)

–

– Resit Rasmi hanya boleh

Resit Rasmi hanya boleh

dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa

secara bertulis.

�

AP 63(a) ii

-- Resit mestilah ditulis dengan

Resit mestilah ditulis dengan

berhati

berhati--hati dan menggunakan karbon dua

hati dan menggunakan karbon dua

belah muka.

(11)

PENGELUARAN RESIT

�

Ap66(a)

Resit dan lain

Resit dan lain--lain dokumen yang belum digunakan

lain dokumen yang belum digunakan

perlu disimpan dengan selamat oleh pegawai

pemungut atau pegawai kanan yang tidak

menyediakan resit atau membuat pungutan.

�

AP67

Pemungut perlu menyelenggara daftar borang

hasil (Kew 67) yang menunjukkan semua stok

resit,lesen dan borang hasil terkawal diterima dan

dikeluarkan.

(12)

PENGELUARAN RESIT

�

AP 68

AP 68 –– semua stok resit dan lesen yang belum

semua stok resit dan lesen yang belum

digunakan mestilah disimpan di tempat berkunci dengan

selamat.

�

AP

AP 70

70 ––

Resit

Resit mestilah

mestilah ditandatangani

ditandatangani dengan

dengan

berkarbon

berkarbon (untuk

(untuk salinan

salinan asal,salinan

asal,salinan pejabat

pejabat &

& salinan

salinan

audit)

�

Pengecualian

Pengecualian::--�

�

Skim

Skim bermesin

bermesin yang

yang diluluskan

diluluskan bagi

bagi mengeluarkan

mengeluarkan

resit

�

Bayaran

Bayaran tetap

tetap dicetak

dicetak pada

pada resit

resit

�

Pungutan

Pungutan luar

luar (bekerja

(bekerja seorang

seorang diri)

diri)

�

Tiada

Tiada pegawai

pegawai lain

lain di

di pejabat

pejabat (perlu

(perlu dapat

dapat kelulusan

kelulusan

dari

dari Akauntan

Akauntan Negera/Akauntan

Negera/Akauntan Negeri/Bendahari

Negeri/Bendahari

Negeri

(13)

PROSEDUR PENYELENGGARAAN

(14)

MEREKOD RESIT DALAM BUKU

TUNAI

AP72

AP72 –– resit perlu direkodkan dalam buku tunai

resit perlu direkodkan dalam buku tunai

pada hari yang sama.

--Pungutan luar akan menyebabkan susunan

Pungutan luar akan menyebabkan susunan

nombor siri di Buku Tunai tidak berturutan.

Namun begitu, pungutan tersebut perlu

dicatat

seberapa segera sekembali ke

pejabat

. Ini untuk mengelakkan daripada

pungutan ini tidak dicatat langsung di Buku

Tunai dan pungutan kemungkinan tidak

dibankkan atau diselewengkan.

(15)

PENYEDIAAN BUKU TUNAI

�

Siapa

Siapa yang

yang boleh

boleh merekodkan

merekodkan pungutan

pungutan ke

ke

dalam

dalam Buku

Buku Tunai?

Tunai?

••

Pegawai

Pegawai yang

yang diberi

diberi kebenaran

kebenaran di

di bawah

bawah AP

AP 73

73 boleh

boleh

memperakaunkan

memperakaunkan pungutan

pungutan di

di Buku

Buku Tunai

Tunai..

••

Surat

Surat kuasa

kuasa secara

secara bertulis

bertulis perlu

perlu diselenggara

diselenggara dan

dan

dikemaskini

dikemaskini selalu

selalu dan

dan dihantar

dihantar ke

ke pihak

pihak audit

audit

�

(16)

PENYEDIAAN BUKU TUNAI

�

Tulis

Tulis dengan

dengan kemas

kemas dan

dan jelas

jelas dan

dan pastikan

pastikan

sentiasa

sentiasa kemaskini

kemaskini..

�

Catatan

Catatan Harian

Harian perlu

perlu disemak

disemak oleh

oleh pegawai

pegawai

Penyelia

Penyelia (bukan

(bukan oleh

oleh pegawai

pegawai yang

yang membuat

membuat

catatan)

catatan) setiap

setiap hari

hari dan

dan menandatangan

menandatangan ringkas

ringkas

serta

serta ditarikhkan

ditarikhkan ditempat

ditempat setakat

setakat mana

mana Buku

Buku

Tunai

(17)

PENYEDIAAN BUKU TUNAI

�

Pastikan

Pastikan diakhir

diakhir helaian

helaian Buku

Buku tunai

tunai terdapat

terdapat

maklumat

maklumat berikut

berikut::--�

�

1 1.. Ringkasan

Ringkasan Pungutan

Pungutan Mengikut

Mengikut Pengelasan

Pengelasan

�

2 2.. Disediakan

Disediakan oleh

oleh :: Nama

Nama::

Jawatan

Jawatan::

Tandatangan

Tandatangan::

�

3 3.. Disemak

Disemak oleh

oleh::

Nama

Nama::

Jawatan

Jawatan::

(18)

PENYEDIAAN BUKU TUNAI

�

AP

AP 147

147 –

– Pindaan/Pemadaman

Pindaan/Pemadaman dalam

dalam Buku

Buku Tunai

Tunai

adalah

adalah dilarang

dilarang..

�

Sebarang

Sebarang pembetulan

pembetulan boleh

boleh dibuat

dibuat dengan

dengan angka

angka

asal

asal digaris

digaris dengan

dengan satu

satu garisan

garisan sahaja

sahaja dan

dan

angka

angka yang

yang betul

betul ditulis

ditulis diatas

diatas angka

angka asal

asal tadi

tadi..

Pembetulan

Pembetulan ini

ini perlu

perlu ditandatangan

ditandatangan ringkas

ringkas oleh

oleh

pegawai

pegawai yang

yang diberi

diberi kuasa

kuasa (pegawai

(pegawai ini

ini bukanlah

bukanlah

pegawai

(19)

PENYEDIAAN BUKU TUNAI

AP

AP 145

145

--

Tiap

Tiap--tiap

tiap

seorang

Pegawai

Perakauanan

hendaklah

hendaklah menyelenggara

menyelenggara satu

satu Buku

Buku Tunai

Tunai

Berpendua,Buku

Berpendua,Buku Harian

Harian dan

dan Lejer

Lejer--lejer

lejer kecil

kecil..

--

Ia

Ia juga

juga hendaklah

hendaklah menghantar

menghantar lembaran

lembaran asal

asal

Buku

Buku Tunainya

Tunainya beserta

beserta dengan

dengan baucer

baucer penyokong

penyokong

yang

yang perlu

perlu ,, penjenisan

penjenisan terimaan

terimaan dan

dan bayaran

bayaran

(juga

(juga penyata

penyata baki

baki dalam

dalam lejer

lejer kecil

kecil pada

pada hari

hari

akhir

akhir bulan)

bulan) kepada

kepada Akauntan

Akauntan Negeri

Negeri atau

atau

Bendahari

Bendahari Negeri

Negeri dengan

dengan secepat

secepat mungkin

mungkin dalam

dalam

tempoh

(20)

PROSEDUR PENYEDIAAN

(21)

PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT

�

Apa

Apa yang

yang perlu

perlu dicatatkan?

dicatatkan?

�

Kod

Kod Jabatan

Jabatan

�

Kod

Kod PTJ

PTJ (( Pejabat

Pejabat Pemungut

Pemungut ))

�

Nombor

Nombor Penyata

Penyata Pemungut

Pemungut

�

Tarikh

Tarikh Penyata

Penyata Pemungut

Pemungut

�

Tempoh

Tempoh pungutan

pungutan

�

Kod

Kod Pengelasan

Pengelasan

�

Jenis

Jenis Kutipan

Kutipan

�

Jumlah

Jumlah Dalam

Dalam Angka

Angka

�

Tandatangan

Tandatangan Pegawai

Pegawai

�

(22)

PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT

�

Pastikan

Kategori

Kategori wang

wang adalah

adalah

betul

betul..

�

Tunai,Wang Pos,Kiriman Wang

,Cek.

••

Setiap

Setiap kategori

kategori pungutan

pungutan perlu

perlu

menggunakan

menggunakan slip

slip bayar

bayar masuk

masuk

yang

(23)

PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT

�

AP

AP 78

78 Semua

Semua pungutan

pungutan yang

yang ada

ada dalam

dalam tangan

tangan mesti

mesti

dibayar

dibayar ke

ke Perbendaharaan

Perbendaharaan pada

pada hari

hari itu

itu juga

juga

jika

jika::--1

1.. pungutanpungutan wangwang tunaitunai (wang(wang kertaskertas dandan duitduit syiling)

syiling) melebihimelebihi RMRM 500500..0000 atau,atau,

2

2.. jumlahjumlah pungutanpungutan (termasuk(termasuk wangwang tunai,tunai, cek,cek, wangwang pospos dandan kiriman

kiriman wang)wang) melebihimelebihi RMRM 22,,000000..0000

-- jikajika wangwang pungutanpungutan lewatlewat diterimaditerima iaia hendaklahhendaklah dibayardibayar pada

pada harihari kerjakerja yangyang berikutnyaberikutnya..

-- PungutanPungutan melaluimelalui cekcek mestilahmestilah dibankkandibankkan dalamdalam tempohtempoh seminggu

(24)

PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT

AP

AP 79

79 (a)

(a) –

– Penyata

Penyata Pemungut

Pemungut perlu

perlu disedia

disedia apabila

apabila

pungutan

pungutan hendak

hendak dimasukkan

dimasukkan ke

ke dalam

dalam bank

bank.. Jika

Jika

melibatkan

cek,

setiap

nilai

cek

mestilah

ditunjukkan

ditunjukkan pada

pada penyata

penyata pemungut

pemungut tersebut

tersebut..

AP

AP 79

79(b

(b )) -- Amaun

Amaun setiap

setiap masukan

masukan bank

bank hendaklah

hendaklah

dicatatkan

(25)

PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT

AP

AP 79

79 (c

(c )) –

– Jabatan

Jabatan perlu

perlu menghantar

menghantar Penyata

Penyata

Pemungut

Pemungut kepada

kepada Perbendaharaan

Perbendaharaan pada

pada akhir

akhir

bulan

bulan atau

atau tempoh

tempoh lebih

lebih singkat

singkat sebagaimana

sebagaimana

ditetapkan

ditetapkan oleh

oleh Jabatan

Jabatan Akauntan

Akauntan Negara

Negara..

AP

AP 79

79(d

(d ))

--

Setiap

Setiap penyata

penyata pemungut

pemungut yang

yang

diterima

diterima oleh

oleh Perbendaharaan

Perbendaharaan mesti

mesti diakui

diakui terima

terima

resit

(26)

ISU

ISU--ISU PERLU DIBERI

ISU PERLU DIBERI

PERHATIAN

(27)

�

Resit Rasmi hendaklah direkodkan ke dalam Buku

Tunai atau Buku Tunai Elektonik dengan betul

dan kemas sebelum hujung hari.

�

Buku Tunai dan Buku Tunai Elektronik dan resit

rasmi hendaklah disemak oleh penyelia setiap

hari.

�

Semua borang hasil yang hilang hendaklah

dilaporkan.

�

Semua borang hasil yang tidak boleh digunakan

(28)

�

� Kebenaran secara bertulis hendaklah dikeluarkan oleh Kebenaran secara bertulis hendaklah dikeluarkan oleh

Pegawai Pengawal kepada pegawai yang menerima wang Pegawai Pengawal kepada pegawai yang menerima wang dan satu rekod diselenggara mengenai kebenaran yang dan satu rekod diselenggara mengenai kebenaran yang diberi. Sekiranya berlaku kecuaian,kesilapan atau

diberi. Sekiranya berlaku kecuaian,kesilapan atau

penyelewengan ,pegawai yang telah diberi tanggungjawab penyelewengan ,pegawai yang telah diberi tanggungjawab dapat dikesan dan boleh dikenakan tindakan.

dapat dikesan dan boleh dikenakan tindakan.

�

� Hasil yang dikutip mengikut kadar yang ditetapkan.Hasil yang dikutip mengikut kadar yang ditetapkan.

�

� Juruwang hendaklah tidak terlibat dalam penyelenggaraan Juruwang hendaklah tidak terlibat dalam penyelenggaraan

rekod hasil. rekod hasil.

�

� Resit rasmi hendaklah dikeluarkan semasa kutipan Resit rasmi hendaklah dikeluarkan semasa kutipan

dilakukan. dilakukan.

�

(29)

�

Persekitan kaunter hendaklah dikawal rapi dan

sukar dimasuki oleh pihak luar.

�

Pegawai Pangawal hendaklah menentukan orang

awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa

mereka hendaklah meminta resit rasmi bagi

semua bayaran yang dibuat.

�

Pastikan kunci mesin meresit Pemungut atau

seorang Pegawai Kanan dan katalaluan

(password) serta nombor ID dirahsiakan bagi

pungutan hasil secara berkomputer.

(30)

�

Resit rasmi hendaklah dikeluarkan dengan

segera.

�

Meminda sesuatu resit rasmi adalah dilarang.

Salinan asal resit batal hendaklah diserahkan

untuk diaudit.

�

Bilangan kaunter yang mencukupi dan semakan

dan pemantauan boleh dilakukan ke atas jumlah

resit yang dkeluarkan bagi setiap kaunter.

�

(31)

�

� Semua kutipan wang dan pungutan dan lainSemua kutipan wang dan pungutan dan lain--lain instrumen lain instrumen

hendaklah dimasukkan ke bank dengan segera. hendaklah dimasukkan ke bank dengan segera.

�

� Wang tunai RM 500.00Wang tunai RM 500.00 �

� Cek,Wang pos dan kiriman wang melebihi 2,000.00Cek,Wang pos dan kiriman wang melebihi 2,000.00

Hendaklah dibankkan selewat

Hendaklah dibankkan selewat--lewatnya pada hari lewatnya pada hari berkerja berikutnya.

berkerja berikutnya.

�

� Setiap kemasukkan kebank hendaklah dicatat dalam buku Setiap kemasukkan kebank hendaklah dicatat dalam buku

tunai pada hari yang sama. tunai pada hari yang sama.

�

� Semakan hendaklah dilakukan ke atas catatan komputer di Semakan hendaklah dilakukan ke atas catatan komputer di

slip bank untuk setiap kemasukkan ke bank. slip bank untuk setiap kemasukkan ke bank.

�

� Seorang pegawai dilantik bagi menyemak dan Seorang pegawai dilantik bagi menyemak dan

(32)

�

� Akaun tunai bulanan hendaklah dikemukakan kepada Akaun tunai bulanan hendaklah dikemukakan kepada

Pejabat Pembayar dengan lengkap dan penyerahan akaun Pejabat Pembayar dengan lengkap dan penyerahan akaun adalah dalam tempoh 10 haribulan berikutnya.

adalah dalam tempoh 10 haribulan berikutnya.

�

� Penyata Penyesuaian Hasil/bank hendaklah dibuat dengan Penyata Penyesuaian Hasil/bank hendaklah dibuat dengan

betul dan kemaskini. betul dan kemaskini.

�

� Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) hendaklah disesuaikan Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) hendaklah disesuaikan

dengan resit dan Buku tunai pada hujung hari oleh Pegawai dengan resit dan Buku tunai pada hujung hari oleh Pegawai Penyelia.

Penyelia.

�

� Sekiranya wujud perbezaan tindakan susulan hendaklah Sekiranya wujud perbezaan tindakan susulan hendaklah

dibuat (Baucar Jurnal Pelarasan atau maklumkan ke PNNS dibuat (Baucar Jurnal Pelarasan atau maklumkan ke PNNS jika terdapat urusniaga yang tidak berkaitan.)

(33)

(34)

��