IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
ISO 9001:2015
Di PPID LAPAN
ADE IMAN SANTOSO
SIKLUS P-D-C-A
Improvement (10) Leadership
(5) Support & Operation
Organization and its context
(4)
Needs and expectations of relevant interested parties
(4)
Customer requirements
Result of the QMS
Customer satisfaction
Product and services
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan
4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu
4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya
4
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
Isu Eksternal:
A. Isu Eksternal PPID Utama
No Dimensi Isu
1 Pelanggan/pengguna Ketidakpuasan masyarakat
2 Mitra (KIP & Kominfo) Pembinaan terkait pengelolaan PPID
3 Pustispan Jaringan internet
Belum adanya aplikasi koordinasi antar satker
4 Peraturan Perundangan Perkominfo nomor 4 tahun 2016 tentang sistem manajemen
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
Isu Internal:
6
B. Isu Internal
No Dimensi Isu
1 Struktur Organisasi Struktur organisasi PPID LAPAN masih bersifat ad hoc
2 Sumber Daya Manusia SDM rangkap jabatan dan tugas
Kompetensi SDM PPID perlu pengembangan
Mutasi pegawai
3 Sarana Prasarana Ruangan pelayanan belum optimal
PC bagi pemohon informasi belum tersedia
Laptop, PC, in focus dan TV monitor belum tersedia
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak
yang Berkepentingan
No Nama Lembaga/Instansi Persyaratan PIC Keterangan
A Stakeholder Eksternal
1 Pemerintah Republik Indonesia
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan lnformasi Publik Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 2 Pemerintah Republik
Indonesia
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 3 Pemerintah Republik
Indonesia
Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010
tentang Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008 Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 4 LAPAN Peraturan Kepala LAPAN Nomor 6 Tahun 2011
tentang Pedoman Layanan LAPAN Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 5 LAPAN Keputusan Kepala LAPAN Nomor 379 Tahun
2014 tentang PPID Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 6 LAPAN
Berita Acara nomor 848B Tahun 2014 tentang Berita Acara Penetapan Informasi Yang Wajib Tersedia
Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 7 Pemerintah Republik
Indonesia
Permenkominfo Nomor 4 tahun 2016 tentang
Sistem Manajemen Pengamanan Informasi Sekretaris PPID Belum terpenuhi 8 Satuan Kerja LAPAN Keputusan Kepala LAPAN Nomor 15A Tahun
2016 tentang Petugas PPID Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 9 Masyarakat / Pemohon
Informasi
Penyediaan informasi yang mudah diakses,
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak
yang Berkepentingan
8
No Nama
Lembaga/Instansi Persyaratan PIC Keterangan
B Stakeholder Internal
1 PPID Pelaksana
Mendapatkan kepuasan pelayanan PPID Utama terkait pengelolaan PPID yang baik
PPID Utama LAPAN
Sudah terpenuhi
2 Pegawai LAPAN Tidak ada keluhan terhadap layanan
PPID Utama LAPAN
PPID Utama LAPAN
4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen
Mutu (SMM)
Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu:
“Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Publik
Di Bidang Penelitian Dan Pengembangan
Penerbangan Dan Antariksa”
Pengecualian penerapan pada klausul ISO 9001:2015, a. 8.3 Rancangan dan Pengembangan
4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya
PIHAK YANG BERKEPENTINGAN
PIHAK YANG BERKEPENTINGAN
- Kecepatan - Tepat Waktu SARANA DAN
PRASARANA
MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA PETA PROSES BISNIS
EVALUASI KINERJA
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
PENGENDALIAN LAYANAN
INPUT PROSES OUTPUT
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen
5.1.1 Kepemimpinan dan Komitmen untuk Sistem Manajemen Mutu 5.1.2 Fokus Pelanggan
5.2 Kebijakan Mutu
5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi
12
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen
Top Manajemen menetapkan :
1. Kebijakan mutu
2. Sasaran mutu
3. Tugas dan tanggung jawab
4. Identifikasi dan penilaian risiko
5.2 Kebijakan
14
KEBIJAKAN MUTU
PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelola informasi
dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk:
1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan
pelanggan.
2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi
seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik.
3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang.
4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka
Manajemen puncak harus memastikan tanggung jawab dan
wewenang setiap peran yang relevan ditunjuk, dikomunikasikan dan dipahami oleh organisasi.
Manajemen puncak harus menunjuk tanggung jawab dan wewenang untuk :
a. Memastikan SMM sesuai dengan persyaratan Standar Internasional;
b. Memastikan proses memberikan keluaran (output) yang diharapkan;
c. Melaporkan kinerja SMM dan peluang peningkatan (improvement);
d. Memastikan promosi fokus pelanggan;
e. Memastikan kesesuaian SMM dipelihara.
6. PERENCANAAN
6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang
6.2 Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk Mencapainya 6.3 Perencanaan Perubahan
6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang
18
7. PENDUKUNG
7.1 Sumber Daya 7.1.1 Umum
7.1.2 Manusia 7.1.3 Infrastruktur
7.1.4 Lingkungan untuk Pengoperasian Proses 7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya 7.1.6 Pengetahuan Organisasi
7.2 Kompetensi 7.3 Kesadaran 7.4 Komunikasi
7.5 Informasi Terdokumentasi 7.5.1 Umum
7.5.2 Membuat dan Memperbarui
7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi
7.1 Sumber Daya
22
Sarana dan Prasaranana dikelola oleh:
Bagian Layanan Pengadaan Milik Negara
(LPBMN) dan Pusat Teknologi Informasi dan
Standar Penerbangan dan Antariksa
7.1 Sumber Daya
Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan SMM, mencakup :
a. Media;
b. Waktu pelaksanaan; c. Sasaran/subyek;
d. Metode/cara komunikasi;
e. Penanggung jawab komunikasi.
7.4 Komunikasi
PPID Utama LAPAN menetapkan Prosedur Pengendalian Dokumen (Nomor: 01/06/2016/PPID-UT) untuk mengelola
8. OPERASIONAL
PPID Utama LAPAN telah merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan proses-proses, dengan menetapkan beberapa prosedur yaitu:
a. Permohonan Informasi Publik (06/06/2016/PPID-UT) b. Permohonan Informasi Publik Tidak Tersedia
(07/06/2016/PPID-UT)
c. Daftar Penyusunan Informasi Publik (08/06/2016/PPID-UT) d. Pengaduan PPID (09/06/2016/PPID-UT)
e. Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Pengaduan (10/06/2016/PPID-UT)
Pengendalian layanan yang tidak sesuai, diatur dalam :
Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan (04/06/2016/PPID-UT)
8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
Organisasi harus memantau persepsi pelanggan.
Kepuasan pelanggan sudah dilaksanakan Permen PAN&RB No. 16/2014 Pedoman Survei Kepuasan Masyarakan (9 parameter) Periode tahun 2016 (1208 responden)
Hasil 83.81 (target 80)
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi
Audit Internal diatur dalam prosedur Audit Internal (02/06/2016/PPID-UT).
9.2 Audit Internal
LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL
JALAN PEMUDA PERSIL NOMOR 1, JAKARTA 13220 TELEPON (021) 4894989, 4895040 FAKSIMILE (021) 4894815, 4892884 SITUS : www.lapan.go.id
RENCANA (JADWAL) AUDIT INTERNAL SMM
Sistem Manajemen: ISO 9001:2015 Koordinator Audit: Sudiyanto
No. Fungsi/Proses yang Diaudit Klausul pada
Kriteria Audit Auditee Tanggal Jam Auditor
1 PPID Utama
4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 7.3, 7.4, 10.1, 10.2, 10.3
Christianus Ratrias
Dewanto 3 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Sudiyanto
2 Management Representative
6.1, 6.2, 6.3, 9.1,
9.2, 9.3, 10.2 Jasyanto 3 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Murtani, Royati 3 Sekretaris 7.5, 10.2 Sudiyanto 4 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Elly Nurnazily, Royati
4 Petugas Meja Informasi 6.1, 6.2, 6.3, 8.1,
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal setahun
sekali. Diatur dalam prosedur Tinjauan Manajemen (03/06/2016/PPID-UT).
9.3 Tinjauan Manajemen
32
N O T U L E N
Aktifitas : Rapat Tinjauan Manajemen
Agenda : Evaluasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Tanggal : 18 Agustus 2016 Tempat : Ruang Rapat PPID Utama LAPAN Waktu : 09.30 - 12.00 Halaman : 1 Dari : 1
Dihadiri Oleh : Distribusi Ke : PPID Utama, Sekretaris,
Disetujui
oleh : Dibuat oleh : (Daftar hadir terlampir) Management Representative,
Petugas Meja Informasi, Petugas Dokumentasi
No. URAIAN PIC KETERANGAN
1
Perubahan issue eksternal dan internal yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu:
Terkait UU nomer 14 tahun 2008 tentang KIP, sudah tidak menjadi issue eksternal karena sudah menerapkan aturan tersebut
MR
2
Kepuasan Pelanggan:
Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan melalui survey kepuasan
masyarakat (SKM) periode Januari –Juli 2016 terhadap responden pemohon informasi dengan tingkat kepuasan 81.96%
Petugas Meja Informasi
3
Keluhan Pelanggan:
Tidak ada keluhan pelanggan (Pemohon Informasi) selama periode Juni-Agustus 2016
TERIMA KASIH
PT. CATUR DAYA SOLUSI
Head Office:The CEO Building Level.12
Jl. TB Simatupang No. 18c Jakarta 12430 Operasional Office:
