171
Joetimotius Maryono , Diana Trivena Y. Jurusan S1 Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha, Bandung Jl. Prof. Drg. Suria Sumantri no. 65, Bandung
email: joetimotius@gmail.com1), diana.tiway@gmail.com2)
Abstract
The development of technology recently used by company in every aspect business process, internet media is one of technology. Point case of research is the company still using manual method for procurement of goods. Limitations of data and time make the procurement less efective so this problem become background of research internet based procurement. The objective of research that process collecting data of supplier more structured, supplier selection more structured, and procurement include purchase, admission, and payment recorded structurely. Analysis of tendering by supplier the result will give the best deals. Data of purchasing recorded for affiliate company make the comparison data. Analysys of used method by compare every tender data based on the same data requirement, comparison based by price, discount, term of payment, time of payment, and time of shipping. Source of data collected by direct interview with company to obtain the fondation company’s business process that affiliate in research. Internet used as process business media of procurement so the process does not take a lot of paper material and no limitation of time and place for supplier give tender to requirements because the lot number of supplier. Research give process of procurement structured with the master data recorded and can be used to the evaluation of company.
Keywords: Procurement, internet, supplier, technology
1. Pendahuluan
PT. Beta Farma merupakan sebuah perusahaan yang bergerak sebagai pedagang besar farmasi yang memiliki alamat di Jl.Gn.Rinjani II no.73 Cirebon. Proses pengadaan obat masih dilakukan secara manual dengan memesan langsung pada supplier menggunakan telepon atau fax dan juga dengan supplier yang datang pada perusahaan lalu menawarkan obat dan
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
172
perusahaan membuat perbandingan lalu jika setuju maka perusahaan akan membuat pesanan obat.
Proses yang berjalan ini memiliki kekurangan karena data-data obat hanya dibandingkan dengan satu atau dua supplier saja sehingga data yang dihasilkan bukan dengan data perbandingan yang terbaik. Hal ini dikarenakan keterbatasan waktu sehingga proses pemesanan yang dilakukan hanya pada beberapa supplier sedangkan masih banyak supplier lainnya yang menyediakan obat yang bisa memberikan data perbandingan yang lebih banyak.
Dari proses bisnis yang berjalan akan dirancang sebuah aplikasi
e-procurement pada pengadaan obat, dengan sistem yang memanfaatkan
media internet untuk melakukan pengadaan obat. Obat-obat yang dibutuhkan perusahaan akan ditampilkan pada sebuah website lalu supplier akan memberikan penawaran barang, setelah data penawaran masuk maka akan dianalisis dan didapatkan supplier yang lebih menguntungkan perusahaan. Pembelian obat akan dibuat dan ketika barang telah datang akan disesuaikan barang dengan daftar barang yang terdapat pada data pembelian tersebut. Data-data pembelian akan disimpan sebagai history pembelian obat dengan tujuan sebagai perbandingan ketika ingin melakukan pembelian kembali. Demikian latar belakang masalah yang menjadi dasar pemikiran dalam melakukan penelitian pada PT. Beta Farma.
2. Landasan Teori
Beberapa landasan teori yang mendukung penelitian ini adalah teori tentang sistem informasi, procurement, flowchart, DFD, ERD, pemrograman web, blackbox testing.
2.1 Sistem Informasi
Sebuah sistem menurut Whitten dan Bentley merupakan sebuah kelompok yang memiliki komponen saling berhubungan yang bekerja bersama untuk mendapatkan hasil sesuai yang diinginkan. Sistem informasi pada sebuah organisasi menghasilkan dan mengolah data untuk mendapatkan sebuah informasi yang bermanfaat untuk pekerja, konsumen,
supplier dan mitra perusahaan. Sistem informasi menjadi bagian yang
penting dalam sebuah perusahaan karena dianggap sebagai kemampuan perusahaan tersebut untuk bersaing dengan perusahaan lain. Pengguna sistem menggunakan dan mempengaruhi sebuah sistem informasi seperti masuk ke dalam sistem, menyimpan dan menggunakan data dan informasi. Pengguna dapat dibagi menjadi pengguna internal dan pengguna eksternal [1].
173
Procurement dikenal dengan istilah pengadaan barang maupun jasa,
merupakan suatu proses penyediaan baik barang maupun jasa dari penyedia pada sebuah perusahaan. Proses pengadaan barang dan jasa diterapkan agar produk yang dibutuhkan konsumen dapat disediakan dengan tepat waktu oleh perusahaan sebagai pendukung untuk proses bisnis yang terjadi pada perusahaan. Langkah yang terdapat pada proses procurement adalah identifikasi kebutuhan yang diperlukan perusahaan, identifikasi supplier yang dibutuhkan, proses bidding atau negosiasi oleh supplier, pemilihan
supplier berdasarkan evaluasi perusahaan terhadap penawaran supplier,
manajemen pengiriman barang dari supplier hingga barang diterima perusahaan [2].
2.3 Flow-Chart
Flow-Chart merupakan sebuah diagram alir yang digambarkan secara
grafis yang menggambarkan urutan-urutan secara logika dari setiap perintah dan kondisi yang terdapat didalam sebuah sistem untuk memecahkan sebuah masalah tertentu [3].
2.4 Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) menggambarkan aliran masukan, keluaran,
dan proses suatu data yang terdapat dalam suatu sistem. DFD menangani proses transformasi data, aliran pergerakan data, objek yang menghasilkan dan mengakses data, dan tempat penyimpanan data [4].
2.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang memberikan
gambaran mengenai entitas dan relasi antar entitas beserta atribut dari setiap entitas yang terdapat dalam sebuah sistem. Tabel-tabel yang terdapat digambarkan sebagai sebuah entitas [3].
1. Entitas
Entitas dalam sebuah basis data dapat digambarkan seperti sebuah tabel yang ingin disimpan datanya ke dalam sebuah basis data. [5].
2. Relasi
Entitas yang terdapat pada sebuah basis data memiliki relasi antar entitas tersebut dan relasi digambarkan dengan sebuah garis. Relasi dapat berupa: One to Many, Many to One, One to One, Many to Many [5].
3. Atribut
Setiap entitas memiliki beberapa atribut dan tiap atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran. Setiap entitas memiliki atribut kunci sebagai pembeda antar suatu data dan digambarkan dengan garis bawah [5].
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
174
2.6 Pemrograman Web
Untuk membuat sebuah halaman website tidak perlu langkah yang panjang, pengguna dapat membuat dengan sebuah dokumen HTML dengan menggunakan sebuah text editor [6]. Ketika membuka sebuah dokumen
HTML yang berisi kode skrip PHP, yang terlihat oleh pengguna hanya skrip HTML saja, dan PHP juga tidak memerlukan dokumen HTML untuk proses
seperti proses koneksi pada basis data, menyimpan variabel, proses login atau logout pengguna. PHP biasa diimplementasikan pada website yang menerima data dari pengguna yang mengunjungi halaman website, seperti data pengguna, transaksi jual beli, aktifitas pengguna, dan lain-lain [7].
Javascript digunakan pada sebuah halaman website digunakan untuk
melakukan validasi data atau fungsi-fungsi lain yang terdapat pada skrip kode sebuah halaman website. Javascript akan bekerja dengan teks, array, tanggal, dan ekspresi reguler yang lainnya [8].
2.7 Black-Box Testing
Black-box testing merupakan sebuah teknik untuk melakukan
pengecekan pada sebuah sistem yang dirancang oleh pengembang. Teknik ini fokus pada kebutuhan fungsional dari sebuah perangkat lunak [4].
2.8 Analisis Pemilihan Supplier
Pemilihan supplier dilakukan berdasarkan data-data penawaran yang tersimpan. Pemilihan dilakukan dengan membandingkan tiap-tiap data penawaran berdasarkan kebutuhan yang sama. Data-data tersebut akan dibandingkan dan akan memiliki cara penilaian sebagai berikut:
1. Data penawaran akan dimasukkan kedalam array. 2. Setiap penawaran memiliki indeks peluang terpilih.
3. Perbandingan akan dilakukan sebanyak jumlah penawaran.
4. Perbandingan dilakukan berdasarkan setiap parameter yang ada, seperti parameter harga, potongan, metode pembayaran, lama pembayaran, dan lama pengiriman. Jika data perbandingan terdapat nilai yang sama, maka nilai yang terkecil atau terbesar sesuai kritera dari keseluruhan data per kriteria akan ditambahkan juga pada indeks peluang terpilih.
5. Jika data perbandingan sesuai kriteria maka penawaran tersebut akan ditambahkan sebanyak 1 atau sesuai kriteria pada indeks peluang terpilih.
6. Pada akhir perbandingan akan didapatkan penawaran dengan indeks peluang terbesar.
Penawaran dengan indeks terbesar akan direkomendasikan sistem untuk dipilih. Jika terdapat indeks peluang terpilih yang sama besar pada beberapa penawaran maka akan dilakukan perbandingan total harga dihitung dengan potongan masing-masing penawaran, lalu total harga
175 terkecil akan direkomendasikan sistem untuk dipilih. Total harga menjadi landasan karena kriteria total harga disesuaikan berdasarkan kebijakan perusahaan.
3. Analisa dan Desain Aplikasi
Analisa pada aplikasi dibagi menjadi analisa tujuan, analisa desain basis data, analisa desain aliran data, dan analisa proses aplikasi.
3.1 Analisa Tujuan
Tujuan dari aplikasi e-procurement yaitu:
1. Untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat menangani pengadaan obat berbasis website mulai dari proses pencatatan data obat yang dibutuhkan sampai penerimaan obat tersebut pada PT.BETA FARMA.
2. Untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat melakukan analisis dari data penawaran obat sehingga diperoleh supplier yang paling menguntungkan bagi perusahaan ketika memutuskan untuk membeli obat pada supplier tersebut.
3. Untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat melakukan pencatatan data history pembelian obat sehingga dapat menjadi data perbandingan obat ketika perusahaan ingin melakukan pembelian obat yang sudah pernah dilakukan
3.2 Analisa Desain Basis Data
Desain basis data dari aplikasi sistem e-procurement terdiri dari 11 tabel sebagai tempat penyimpanan data-data yang dibutuhkan, tabel-tabel tersebut akan dijelaskan pada poin-poin dibawah ini, yaitu:
1. Tabel Role
Tabel role merupakan tabel yang berisi data dari tingkatan pengguna pada sistem e-procurement, berisi atribut id_role, nama, dan keterangan.
Id_role merupakan primary key dari tabel ini, nama merupakan nama dari role tersebut, dan keterangan merupakan penjelasan peran dari role tersebut.
2. Tabel User
Tabel user merupakan tabel yang berisi data pengguna pada sistem
e-procurement, berisi atribut id_user, username, password. Id_user merupakan primary key dari tabel ini, username merupakan nama pengguna untuk dapat
masuk pada sistem, password merupakan kata sandi dari pengguna. 3. Tabel Obat
Tabel obat merupakan tabel yang berisi data obat yang terdaftar pada perusahaan, berisi atribut id_obat, nama, stok, harga_beli, dan satuan.
Id_obat merupakan primary key dari tabel ini, nama merupakan nama dari
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
176
harga_beli merupakan harga beli per satu karton dari obat tersebut, dan satuan merupakan satuan dari obat baik strip, botol, dan box.
4. Tabel Kebutuhan
Tabel kebutuhan merupakan tabel yang berisi data kebutuhan obat yang dibutuhkan perusahaan, berisi atribut id_kebutuhan, nama, jumlah, keterangan, tanggal_buat, dan status. Id_kebutuhan merupakan primary key dari tabel ini, nama merupakan nama dari kebutuhan tersebut, jumlah merupakan jumlah obat yang dibutuhkan dalam satuan karton, keterangan merupakan keterangan tambahan dari kebutuhan, tanggal_buat merupakan waktu dari pembuatan kebutuhan, dan status merupakan status dari kebutuhan tersebut baik masih berjalan dan sudah selesai.
5. Tabel Penawaran
Tabel penawaran merupakan tabel yang berisi daftar penawaran yang diberikan oleh supplier, berisi atribut id_penawaran, harga, potongan, metode_bayar, lama_bayar, lama_pengiriman, tgl_buat, keterangan, dan status. Id_penawaran merupakan primary key dari tabel ini, harga merupakan harga per satu karton dari obat tersebut, potongan merupakan potongan dari keseluruhan harga, metode_bayar merupakan cara pembayaran tersebut baik cash maupun credit, lama_bayar merupakan lama pembayaran dari pengiriman barang, lama_pengiriman merupakan lama waktu barang untuk dikirim, tgl_buat merupakan waktu dari pembuatan penawaran, keterangan merupakan keterangan tambahan, dan status merupakan status dari penawaran baik sudah dianalisa atau belum dianalisa. 6. Tabel Supplier
Tabel supplier merupakan tabel yang berisi supplier yang terdaftar pada perusahaan, berisi atribut id_supplier, nama, alamat, no_telp, email, cp, kota, catatan, dan status. Id_supplier merupakan primary key dari tabel ini, nama merupakan nama dari supplier, alamat merupakan alamat dari supplier, no_telp merupakan nomor telepon supplier yang bisa dihubungi, email merupakan alamat surat elektronik dari supplier, cp merupakan nama kontak perseorangan dari supplier, kota merupakan kota dimana supplier berada, catatan merupakan catatan tersendiri mengenai supplier, dan status merupakan status dari supplier tersebut.
7. Tabel Pembelian
Tabel pembelian merupakan tabel yang berisi data pembelian obat berdasarkan penawaran yang masuk pada perusahaan, berisi atribut
id_pembelian, total_bayar, tgl_beli, potongan, quantity, harga_satuan, dan top, dan status. Id_pembelian merupakan primary key dari tabel ini,
total_bayar merupakan total pembelian yang harus dibayar perusahaan, tgl_beli merupakan tanggal waktu pembelian, potongan merupakan jumlah potongan harga yang diberikan supplier dalam bentuk persen, quantity merupakan jumlah dari barang tersebut, harga_satuan merupakan harga per satu karton dari barang tersebut, dan top merupakan cara dan lama
177 pembayaran dari pembelian tersebut, dan status merupakan status pembelian tersebut.
8. Tabel Retur Beli
Tabel retur beli merupakan tabel jika terdapat retur pembelian pada perusahaan, berisi atribut id_retur, jumlah, tgl_retur, dan status. Id_retur merupakan primary key dari tabel ini, jumlah merupakan jumlah barang yang diretur, tgl_retur merupakan waktu melakukan retur pembelian, dan status merupakan status retur tersebut.
9. Tabel Penerimaan
Tabel penerimaan merupakan tabel yang berisi data-data saat pengiriman barang pembelian tiba di perusahaan, berisi atribut
id_penerimaan, jumlah, tgl_terima, penerima, pengirim, kekurangan dan
status. Id_penerimaan merupakan primary key dari tabel ini, jumlah merupakan jumlah barang yang diterima, tgl_terima merupakan waktu penerimaan barang, pengirim merupakan nama pengirim barang, penerima merupakan nama penerima barang, kekurangan merupakan nama dan jumlah barang yang belum diterima berdasarkan pembelian, dan status merupakan status penerimaan tersebut.
10. Tabel Pembayaran
Tabel pembayaran merupakan tabel yang berisi data pembayaran dari pembelian perusahaan, berisi atribut id_pembayaran, nama, jumlah, cara_bayar, tgl_bayar, dan status. Id_pembayaran merupakan primary key dari tabel ini, nama merupakan nama pembayaran tersebut, jumlah merupakan jumlah yang dibayarkan, cara_bayar merupakan cara melakukan pembayaran, tgl_bayar merupakan waktu pembayaran, dan status merupakan status dari pembayaran tersebut.
Desain basis data sistem e-procurement yang dibuat telah digambarkan dalam bentuk ERD yang dapat dilihat pada gambar 1:
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
178
179 3.3 Analisa Desain Aliran Data
Pada desain aliran data dibuat beberapa data flow diagram untuk menggambarkan aliran data yang terdapat pada sistem e-procurement. Aliran data flow diagram akan dijelaskan pada poin-poin dibawah ini.
3.3.1 Data Flow Diagram Level 0
Aliran data pada level 0 terdiri dari tiga buah entitas yang berkaitan dengan sistem yang berjalan, yaitu entitas pengguna umum, entitas pengguna
admin, dan entitas pengguna supplier. Aliran data pada entitas pengguna admin
dapat memberikan masukan data login, data user, data obat, data kebutuhan, data role, data pembelian, data supplier, data penawaran, data penerimaan, data pembayaran, data retur beli, dan data detail beli. Aliran data pada entitas pengguna admin dapat menerima keluaran data login, data user, data obat, data kebutuhan, data role, data pembelian, data supplier, data penawaran, data penerimaan, data pembayaran, data retur beli, dan data detail beli.
Aliran data pada entitas pengguna umum dapat memberikan masukan data user_b, serta aliran data pada entitas pengguna umum dapat menerima keluaran data user_b. Aliran data pada entitas pengguna supplier dapat memberikan masukan data penawaran, data user_s, data login, username, dan
password, serta aliran data pada entitas pengguna supplier dapat menerima
keluaran data kebutuhan, data penawaran, data user_s, dan password. Aliran pada diagram level 0 digambarkan pada gambar 2.
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186 180 0 Sistem E-Procurement pada PT.BETA FARMA ADMIN SUPPLIER Data Login, Data User, Data Obat, Data Kebutuhan, Data Role, Data Pembelian, Data Supplier, Data Penawaran, Data Penerimaan, Data Pembayaran, Data Retur Beli, Data Detail Beli Data Login, Data User, Data Obat, Data Kebutuhan, Data Role, Data Pembelian, Data Supplier, Data Penawaran, Data Penerimaan, Data Pembayaran, Data Retur Beli, Data Detail Beli
Data Penawaran, Data User_S, Data Login, Username, Password Data Kebutuhan, Data User_S, Data Penawaran, Password
Data User_B Data User_B
UMUM DFD LEVEL 0
Gambar 2 DFD Level 0
3.4 Tampilan Aplikasi E-Procurement
Analisa proses aplikasi dibuat dalam bentuk tampilan halaman-halaman yang terdapat dalam aplikasi, data-data baik nama perusahaan dan data lain yang terkait dan yang berada pada analisa merupakan data secara acak, jika terdapat kesamaan nama perusahaan maka data pada tampilan tidak terkait dengan perusahaan tersebut.
3.4.1 Tampilan Pendaftaran Supplier
Tampilan halaman pendaftaran merupakan halaman untuk pengguna mendaftar sebagai supplier pada perusahaan. Terdapat sebuah form yang harus diisi oleh pengguna seperti nama, alamat, telepon, email, kontak person, dan kota. Setelah memasukkan semua data dan memilih setuju untuk mendaftar data
supplier akan disimpan dan akan dikonfirmasi oleh admin. Tampilan halaman
181 Gambar 2 Tampilan Halaman Pendaftaran Supplier
3.4.2 Tampilan Kebutuhan Perusahaan
Tampilan halaman kebutuhan merupakan tampilan untuk pengguna supplier dapat melihat data kebutuhan (gambar 3) dari perusahaan, jika ingin memberikan penawaran (gambar 4) maka pengguna memilih tombol ikon beta farma.
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
182
Gambar 4 Tampilan Halaman Penawaran
3.4.3 Tampilan Penawaran yang Masuk dari Supplier
Tampilan halaman utama admin merupakan tampilan halaman utama ketika pengguna admin sudah melakukan login, terdapat menu obat, kebutuhan, penawaran, pembelian, supplier, penerimaan barang, pembayaran, user, role, pencarian, dan logout. Pada halaman utama juga terdapat notifikasi jika terdapat penawaran baru maupun pendaftaran baru. Tampilan halaman utama admin dapat dilihat pada gambar 5.
183 Gambar 5 Tampilan Halaman Utama Admin
3.4.4 Tampilan Pemilihan Supplier
Tampilan halaman analisis penawaran merupakan halaman analisis dari setiap penawaran yang masuk pada kebutuhan yang sudah dipilih untuk dianalisis. Sistem akan memberikan rekomendasi penawaran terbaik untuk dipilih dan pengguna akan memilih tombol pilih sesuai dengan penawaran yang akan dikonfirmasi. Tampilan halaman analisis penawaran dapat dilihat pada gambar 6.
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
184
Gambar 6 Tampilan Halaman Analisis Penawaran 3.4.5 Tampilan Pembelian
Tampilan halaman konfirmasi pembelian merupakan halaman untuk pengguna melakukan konfirmasi pembelian berdasarkan penawaran yang dipilih. Data pembelian akan ditampilkan secara otomatis pada form yang tersedia, untuk melakukan pembelian pengguna memilih tombol konfirm lalu data pembelian akan disimpan. Tampilan halaman konfirmasi pembelian dapat dilihat pada gambar 7.
185 4. Kesimpulan dan Saran
Dari hasil pengumpulan teori, pengumpulan data, pembuatan analisis sistem, penerapan analisis pada aplikasi sistem e-procurement didapatkan beberapa kesimpulan dari hasil penelitian yang menjawab tujuan dari penelitian, yaitu:
1. Pembuatan aplikasi e-procurement yang menangani dari proses pencatatan obat hingga penerimaan obat pada PT.BETA FARMA berhasil dilaksanakan dengan berbasis website dan menggunakan bahasa pemrograman PHP.
2. Pembuatan aplikasi e-procurement yang dapat melakukan analisis data-data penawaran obat yang masuk dari supplier serta memberikan rekomendasi pilihan penawaran terbaik berhasil dibuat pada aplikasi
e-procurement PT.BETA FARMA.
3. Pembuatan aplikasi e-procurement dapat melakukan pencatatan data-data pembelian obat PT.BETA FARMA berhasil dibuat dengan tujuan sebagai perbandingan data ketika perusahaan akan melakukan pembelian obat kembali.
Dalam pembuatan penelitian aplikasi e-procurement pada PT.BETA FARMA masih terdapat kekurangan-kekurangan dari sisi perangkat lunak aplikasi, untuk itu beberapa saran yang dapat diberikan ketika akan melakukan pengembangan aplikasi e-procurement pada PT.BETA FARMA yaitu:
1. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menerapkan teknik pemrograman yang memanfaatkan framework pada proses pembuatan dan pengembangan aplikasi, seperti framework CodeIgnitier.
2. Saran pada pengembangan aplikasi ini yaitu penerapan E-mail Gateway
pada aplikasi ini sehingga memudahkan proses konfirmasi dari pendaftaran, konfirmasi penawaran, dan konfirmasi lainnya.
3. Pada pengembangan aplikasi dimasa yang akan datang dapat dilakukan penggunaan tampilan dan desain website yang lebih menarik lagi, dengan memanfaatkan teknik jquery maupun teknik animasi yang dapat diterapkan pada aplikasi e-procurement PT.BETA FARMA.
Daftar Pustaka
[1] Bentley, Whitten, Systems Analysis & Design Methods Seventh Edition, McGraw Hill, 2007.
[2] Nicola Dimitri, Gustavo Piga, Giancarlo Spagnolo, Handbook Of Procurement, 2006.
Jurnal Informatika, Vol. 10 No. 2, Desember 2014: 171 - 186
186
Berorientasi Objek, Informatika Bandung, 2002.
[4] R. S. Pressman, Software Engineering A Practitioner's Approach Seventh Edition, Mc Graw Hill, 2010.
[5] Radiant Victor Imbar, Bernard Renaldy Suteja, Pemrograman Web-Commerce dengan Oracle dan ASP, 2006.
[6] Betha,Ir , Husni I. Pohan , Ir. M.Eng. ., Pemrograman Web dengan HTML Revisi Kedua, 2001.
[7] Elizabeth Naramore, Jason Gerner, Yann Le Scovarnec, Jeremy Stolz, Michael K.Glass, Beginning PHP, Apache, MySQL Web Development, 2005.
