1
.
Maksud
a) Terlaksananya permintaan
,
penyimpanan dan pengetua
r
an atkon dan
non alkon secara tertib
,
aman dan tancar taat azas sesuai st
a
n
da
r
d
tata
kelola sehingga alkon dan non alkon dalam keadaan s
i
ap pa
kai;
BadanKependudukandan KeluargaBerencanaNasional
JI.PermataNo.1, Halim Perdanakusuma,Jakarta Timur 13650PO.BOX: 296 JKT13Q13 Telp.: (021) 8098018.8009029-45-53-69-77-85 Fax.: (021)8008554 Website: http://www.bkkbn.go.id
Maksud dan tujuan penyusunan tata kelola perm
i
ntaa
n,
penyimpanan dan
pengeluaran alkon dan non alkon lingkungan BKKBN
,
sebagai ber
iku
t:
B
.
Maksud dan Tujuan
Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik
,
m
ak
a
diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalam pe
r
m
i
ntaa
n,
penyimpanan
,
dan pengeluaran sampai dengan penge
l
uaran a
l
kon dan non
alkon sehingga terjamin kelayakan persediaan
(
buffer stock) d
i
gudang
.
Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dala
m
menunjang operasional Program Kependudukan dan KB
,
maka a
l
kon dan non
alkon tersebut harus dikelola dengan baik sesuai standard penyimpanan yang
baik
.
Perwakilan BKKBN Provinsi sebagai kepanjangtanganan BKKBN Pusat
diharapkan mampu berperan di wilayah kerjanya sebatas kewenangan
termasuk dalam hal pengelolaan permintaan
,
penyimpanan dan pengeluran
alkon dan non alkon untuk menjamin ketersediaan alkon dan
n
on alkon yang
sangat dibutuhkan untuk memenuhi pelayanan KB
.
Salah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB dipe
r
lukan
dukungan tata kelola alkon dan non alkon yang profes
i
onal efektif dan ef
i
sien
melalui pengelolaan logistik sesuai standard yang be
r
laku
.
A. Latar Belakang
TENTANG
TATA KELOLA PERMINTAAN
,
PENYIMPANAN DAN PENGELUARAN
ALKON/NON ALKON
01 LlNGKUNGAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA
NASIONAL
SURATEDARAN
NOMOR: 995/1/KU
.
201/B3/2015
BkkbN
1
.
Para Pejabat Eselon I, selaku Kuasa Pengguna Anggaran
2
.
Para Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi, selaku Kuasa Pengguna
Anggaran
3. Para Eselon II
,
selaku penanggung jawab kegiatan
4
.
Para Pejabat Pembuat Komitmen
di
-lingkungan BKKBN
.
1
.
Permintaan adalah sejumlah alkon dan non alkon yang d
i
minta
(
r
e
qu
e
st
system) pada suatu waktu tertentu
.
Permintaan berkaitan dengan stok
alkon dan non alkon yang ingin dipenuhi
.
E
.
Ketentuan Permintaan
,
Penyimpanan
,
dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon
di lingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
,
sebagai berikut:
5
.
Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasiona
l
Nomor
286/PER/B3/2011
tentang Petunjuk Pelaksanaan Penerimaan
,
Penyimpanan
,
dan Penyaluran AlatlObat Kontrasepsi dan Non Kontraseps
i
Program Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
;
4.
Peraturan Kepala Badan
Kependudukan dan Keluarga Berencana
Nasional Nomor
82/PER/B5/2011
tentang Organisasi dan Tata Kerja
Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
Provinsi
;
3
.
Peraturan Kepala Badan
Kependudukan dan Keluarga Berencana
Nasional Nomor
72/PER/B5/2011
tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan
Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional yang telah diubah
dengan Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana
Nasional Nomor
273/PER/B4/2014
;
2.
Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor
120/PMK
.
06/2007
tentang Penatausahaan Barang Milik Negara
;
1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47)
.
Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286
;
D
.
Dasar
Surat Edaran ini meliputi tata kelola permintaan
,
penyimpanan dan pengeluaran
alkon dan non alkon di gudang BKKBN Pusat dan Perwakilan BKKBN Provinsi
yang bersumber dari dana APBN
.
c.
Ruang Lingkup
2. Tujuan
a) Terlaksananya permintaan alkon dan non alkon sesuai ketentuan yang
berlaku;
b) Terciptanya penyimpanan alkon dan non alkon sesuai dengan standard
penyimpanan;
c) Terkendalinya pengeluaran alkon dan non alkon sesuai tepat jenis,
tepat waktu, dan tepat sasaran.
b) Sebagai acuan dalam monitoring dan pengendalian permintaan dan pengeluaran alkon dan non alkon.
a.
Kelayakan bagunan gudang
:
pastikan atap gudang tidak bocor dan
pintu/jendela gudang tidak rusak serta dipasang teralis untuk
mendukung pengamanan gudang
.
d.
Kapasitas ruang yang dipersiapkan harus mampu menyimpan seluruh
alkon dan non alkon yang akan diterima,
apabila tidak
,
siapkan tempat
untuk penyimpanan sementara dan diberi tanda.
10
.
Memeriksa kelayakan perlengkapan dan peralatan gudang
,
termasuk
gudangnya terutama di ruang tempat penyimpanan yang disiapkan antara
lain
:
c.
Persiapan ruang harus memperhatikan sistem
First In First Out
(FIFO)
.
b.
Ruang tempat penyimpanan harus dibersihkan dari
segala sesuatu
yang dapat mempercepat proses kadaluarsa/rusak
(debu
,
bahan kimia
,
barang bekas).
a.
Susunan alatlobat kontrasepsi pada pallet berdasarkan jenis dan sifat
alatlobat kontrasepsi dengan suhu ruang derajat antara
15-25
celcius
dan tinggi
susunan tidak lebih dari 2 m dan jarak antara pallet dan
tembok 30 cm atau disesuaikan dengan kapasitas gudang.
9.
Dalam penyimpanan alkon dan non alkon sebaiknya mengikuti
standarisasi
penyimpanan seperti:
8.
Penyimpanan adalah kegiatan penempatan
,
penataan
,
pencatatan
,
dan
pemeliharaan alkon dan non alkon di gudang disemua tingkatan wilayah.
7.
Lead Time adalah waktu yang diperhitungkan untuk proses permintaan
alkon dan non alkon mulai surat permintaan alkon dan non alkon diproses
sampai alkon dan non alkon tersebut diterima.
6
.
Pull
Distribution
System
adalah
sistem
distribusi
yang
dilakukan
berdasarkan permintaan/request.
5
.
Push Distribution System adalah sistem distribusi
yang dilakukan
berdasarkan Dropping/Non Request.
4. Pengiriman/penyaluran adalah kegiatan pengiriman alkon dan non alkon ke
tempat-tempat penyimpanan (gudang) dan pelayanan berdasarkan
pemesanan/permintaan, tanpa permintaan (request,
non request
atau
pull
dan
push
system)
dan atau distribusi dinamis yang bersifat
horizontal.
3. Pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan perpindahan alkon dan non
alkon dari gudang pusat ke gudang provinsi, dan dari gudang provinsi ke
gudang/tempat penyimpanan di Kabupaten/Kota berdasarkan atas
kebutuhan karena kondisi stock sudah mencapai pada posisi minimum.
2. Permintaan (non request) berdasarkan atas rencana distribusi (rensi) atau
a.
Formulir permintaan alkon dan alkon untuk Perwakilan BKKBN
Provinsi dan Dinas Pengendalian Penduduk dan KB Kabupaten dan
Kota;
b.
Surat
Perintah
Mengeluarkan Barang (SPMB),
SPMB yang
dikeluarkan oleh Pembantu Kuasa Barang merupakan dokumen
yang dipergunakan sebagai dasar untuk mengeluarkan alkon dan
non alkon dari gudang;
c.
Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB),
Dokumen yang digunakan
sebagai dasar untuk mencatat ke dalam buku barang masuk,
baik
yang bersumber dari APBN maupun APBD serta Hibah;
d.
Surat Bukti Barang masuk (SBBM),
Dokumen yang dibuat oleh
Bendahara Barang sebagai tanda bahwa alkon dan non alkon telah
diterima secara resmi;
16.
Formulir yang dipergunakan dalam permintaan dan penyaluran alkon dan
non alkon adalah sebagai berikut
:
15.Pengeluaran alkon dan non dari gudang harus dilakukan dengan
menggunakan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang ditanda tangani oleh
Bendahara Barang dan pengirim (ekpedisi),
dasar penerbitan SBBK
tersebut adalah SPMB yang dibuat berdasarkan rensi atau surat
permintaan alkon dan non alkon dari provinsi/bagian/komponen serta
memperhatikan perhitungan stock alkon/non alkon yang masih tersedia.
14.
First to Expire Date,
First Out (FEFO) adalah proses pengeluaran alkon dan
non alkon berdasarkan batas kadaluarsa,
bila alkon dan non alkon yang
batas kadaluarsanya lebih awal maka harus dikeluarkan lebih awal.
13.
First In First Out (FIFO) adalah proses pengeluaran alkon dan non alkon
berdasarkan waktu, bila masuk pertama maka harus dikeluarkan lebih awal.
12.
Buffer Stock adalah tingkat ketersediaan suatu alkon dan non alkon untuk
waktu tertentu.
11.
Semua pihak terkait harus melakukan penghitungan minimum dan
maksimum stock disesuaikan dengan sistem distribusi yang digunakan;
Pull
Distribution System (Request System) atau Push Distribution System
(Dropping).
b. Jumlah pallet atau almari/rak alkon dan non alkon yang akan digunakan sudah cukup, dan layak pakai.
c. Alat pemadam kebakaran apakah masih layak pakai dan dilakukan pemeriksaan secara rutin.
d. Alat pengukur suhu dan kelembaban apakah masih berfungsi.
• IUD maksimum 25 derajat celcius
• Kondom maksimum 25 derajat celcius
• Pil maksimum 25 derajat celsius
• Suntikan maksimum 15
sId
25 derajat celcius
1
.
Alkon dan non akon berdasarkan Rencara Distribusi
(
rensi
)
dari kontrak
pengadaan alkon dan non alkon Ditjalpem membuat Nota D
i
nas kepada
b
.
Non Request
4
.
Apabila tersedia, alkon dan non alkon yang diminta oleh Bikub
ditindaklanjuti sesuai dengan permintaan tersebut dilengkapi dengan
administrasi pengeluaran barang dan memberitahukan kepada Ditjalpem
tembusan Perwakilan BKKBN Provinsi yang bersangkutan
.
Apabila tidak
tersedia Bikub memberitahukan ketidaktersediaan alkon dan non alkon
tersebut kepada Ditjalpem tembusan Perwakilan BKKBN Provins
i.
3
.
Ditjalpem membuat Nota D
i
nas Kepada BIKUB perihal permintaan dan
pengeluaran alkon dan non alkon sebagai dasar pembuatan Surat
Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
.
2
.
Ditjalpem mengkaji permintaan tersebut dengan PPM sesuai dengan
kontrak kinerja masing-masing provinsi dan kondis
i
ketersediaan stock
alkon dan non alkon di gudang BKKBN
.
1
.
Kepala/Sekretaris
Perwakilan
BKKBN
Provinsi
mengajukan
kebutuhan/permintaan alkon dan non alkon kepada Deput
i
B
i
dang
KB-KR tembusan Direktorat Pelayanan KB Jalur Pemer
i
ntah
(
Ditjalpem)
BKKBN Pusat dengan suratlformulir permintaan alkon dan non alkon.
a. RequestiPermintaan
Tingkat Pusat
F. Tata Kelola Permintaan dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon di lingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional, sebagai berikut:
a. Buku Barang Masuk (BBM), Buku yang dipergunakan untuk mencatat setiap alkon dan non alkon yang diterima sebagai agenda untuk penomoran SBBM;
b. Buku Barang Keluar (BBK), Buku yang dipergunakan untuk mencatat setiap alkon dan non alkon yang dikeluarkan dari gudang sebagai agenda untuk penomoran SBBK;
c. Kartu Persediaan Barang, kartu yang dibuat per jenis barang untuk mencatat dan mengetahui setiap penerimaan dan pengeluaran serta sisa pesediaan akhir. Kartu Persediaan Barang ini merupakan kontrol bagi Atasan Langsung Bendahara Barang.
d. Kartu Barang, Kartu yang dibuat per jenis alon dan non alkon yang ditempelkan pad a barang yang bersangkutan, dipergunakan untuk mencatat setiap penerimaan, pengeluaran serta sisa persediaan akhir.
e. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK), Dokumen yang dibuat oleh Bendahara Barang sebagai bukti telah dikeluarkannya alkon dan non alkon dari gudang;
5. Sebagai bukti barang telah diterima di Kabupaten dan Kota tujuan
pengiriman, maka pihak pengirim (ekspedisi) harus mengembalikan SBBK
• Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pengelolaan BMN selaku Atasan
Langsung Bendahara Barang,
• Sekretaris untuk cross check FNIKB, dan dilaporkan kepada Kepala
Perwakilan BKKBN Provinsi.
4. Bendahara barang harus memberikan tembusan SBBK kepada atasan
langsungnya sebagai bukti bahwa alkon dan non alkon telah dikirim oleh
ekspedisi pada tanggal, bulan, tahun sesuai yang tercantum pada SBBK
kepada:
3. Setiap penyerahan/pengiriman alkon dan non alkon dari gudang Provinsi
ke gudang SKPD-KB/(Dinas Pengendalian Penduduk dan KB Kabupaten
dan Kota) harus disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan
Penerimaan alkon dan non alkon.
2. SPMB dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Bidang KB selaku pengguna
dan distujui oleh Sekretaris Badan untuk disampaikan kepada Bendahara Barang, asli SPMB disampaikan kepada Bendahara Barang dengan satu
tembusan Bidang KB selaku pengguna barang dan satu tembusan
disampaikan kepada Sekretaris Badan Cq. Kasubag Keuangan dan BMN.
atas perintah mengeluarkan barang tersebut Bendahara Barang membuat
dan menandatangani SBBK.
1. Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi selaku Kuasa Pengguna Barang
Wilayah melalui Sekretaris Perwakilan BKKBN menyetujui SPMB atas
permintaan dari Kabid KB mengetahui Kepala Sub Bagian Keuangan dan
Pengelolaan BMN selaku Atasan Langsung Bendahara Barang. Dasar
mengeluarkan SPMB adalah permintaan dari Kabupaten dan Kota atau
perhitungan stock alkon.
a. Request
Tingkat Provinsi
tersebut kepada disertai
3. Bendahara Barang atas dasar SPMB
mengeluarkan/mengirimkan alkon dan non alkon
provinsi/bagian/komponen yang mengajukan permintaan
dengan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK).
2. BIKUB cq Kepala Bagian Pengelolaan Sarana Program menandatangani
SPMB dengan diketahui oleh Kepala Biro Keuangan dan Pengelolaan BMN sebagai dasar pengeluaran alkon dan non alkon.
Kepala Bikub untuk mendistribusikan alkon dan non alkon ke perwakilan BKKBN Provinsi.
..
Tembusan
:
,....
1
.
Sekretaris Utama
(
sebagai lapo
r
an
)
2
.
Para Pengelola Anggaran BKKBN
3
.
Arsip.
Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal,1G Juni 2015 Demikian disampaikan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung-jawab.
3. Bendahara Barang atas dasar SPMB tersebut
mengeluarkan/mengirimkan alkon dan non alkon kepada kabupaten/kota
yang mengajukan permintaan disertai dengan Surat Bukti Barang Keluar
(SBBK).
2. Sekretaris cq Kasubag Keuangan dan Pengelolaan BMN
menandatangani SPMB dengan diketahui oleh Kabid KB Perwakilan
BKKBN Provinsi sebagai dasar pengeluaran alkon dan non alkon.
1. Berdasarkan Rencara Distribusi (rensi) dari Bidang KB, selanjutnya
Kabid KB membuat Nota Dinas kepada Sekretaris Perwakilan BKKBN
Provinsi untuk mendistribusikan alkon dan non alkon yang telah disetujui tersebut.
c. Non Request
• Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pengeloaan BMN selaku Atasan
langsung Bendaharawan Barang,
• Sekretaris untuk cross check FN/KB, dan dilaporkan kepada Kepala
Perwakilan BKKBN Provinsi.
yang telah ditandatangani dan distempel oleh Bendahara barang Kabupaten dan Kota yang bersangkutan kepada :
