Sistem Informasi
Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Menggunakan
Web
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Eka Fardhan (672014081) Ramos Somya, S. Kom., M.Cs.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Agustus 2019
Sistem Informasi
Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Menggunakan
Web
1)Eka Fardhan, 2)Ramos Somya Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia Email: 1)ekafardhan@gmail.com, 2)ramos.6005@gmail.com
Abstract
Archiving in the Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang currently does not have a system for archiving the process of entering and leaving the archive. The process of archiving data management is still in the form of handwriting. This is considered less efficient for the archiving process due to the large number of incoming records and limited space. This research was carried out based on existing problems using problem discussion, library discussion, system design and report updates to build web archiving. The results of this study consist of an integrated system between employees and databases. General subsections and staffing for archiving. This web-based filing information system can help employees in terms of archiving by using web technology as a user interface and MYSQL as archiving database storage.
Keywords : Filing System, Web, CodeIgnigter, Archiving Service.
Abstrak
Pengarsipan yang berada pada “Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang” saat ini belum memiliki sistem untuk melakukan pengarsipan terhadap proses keluar masuk arsip. Proses pengelolaan pengarsipan data masih berupa tulisan tangan. Hal ini dirasa kurang efisien untuk proses pengarsipan dikarenakan banyaknya arsip yang masuk dan keterbatasan ruang. Penelitian ini dilakukan berdasarkan masalah yang ada dengan menggunakan tahapan identifikasi masalah, tinjauan pustaka, perancangan sistem dan penulisan laporan untuk membangun web
pengarsipan. Hasil dari penelitian ini berupa sistem yang terintegrasi antara pegawai dan
database. Pada penelitian ini dirancang untuk membantu pengarsipan subbagian umum dan kepegawaian untuk pengarsipan. Sistem informasi pengarsipan berbasis web ini dapat membantu pegawai dalam hal pengarsipan dengan memangfaatkan teknologi web sebagai
user interface serta mysql sebagai penyimpanan database pengarsipan.
Kata Kunci : Sistem Pengarsipan, Web, CodeIgnigter, Pengarsipan Dinas.
1)
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2)
1. Pendahuluan
Pada suatu lembaga akademik pemerintahan, khususnya pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang berlokasi di Kabupaten Semarang. Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga mempunyai beberapa bagian yang terdiri dari bagian Sekretariat, Bagian Tenaga Kependidikan (PTK), Bagian umum dan kepegawaian merupakan hal yang wajib dilakukan oleh setiap pegawai Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang baik berupa pendataan pegawai, surat, dan kwitansi.
Dalam bidang Sekretariat khususnya subbagian umum dan kepegawaian setiap hari melakukan pendataan dan pengarsipan setiap surat-surat, kwitansi serta tidak jarang adanya penambahan ataupun pengurangan baik berupa pemindahan lokasi kerja pegawai, penrekrutan pegawai baru, dan pensiun pegawai. Keseharian pekerjaan subbagian umum dan kepegawaian tidaklah mudah, pemaksimalan pekerjaan sangat diperlukan agar pekerjaan lebih efektif. Akan tetapi pendataan
dan pengarsipan masih bersifat manual dengan buku sehingga membutuhkan
waktu yang lama untuk pendataan dan pengarsipan. Hilangnya arsip dan kesalahan penulisan nomor surat yang mengakibatkan kesalahan perhitungan surat, nomor surat tidak urut, dan nomor surat ganda.
Rumusan masalah yang didapat penulis dari latar belakang masalah adalah bagaimana cara mempermudah pengarsipan dan pencarian data pada subbagian umum dan kepegawaian di Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang dan bagaimana cara meminimalisir resiko kehilangan data
arsip. Adapun tujuan penelitian ini adalah membuat web menggunakan
CodeIgniter sebagai user interface dan MySql sebagai pengelola database.
Penggunaan CodeIgniter dan MySql untuk mempermudah proses pengarsipan dan pendataan dan mengurangi resiko arsip hilang. Sehingga manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah menghasilkan web yang dapat membantu mempermudah pekerjaan subbagian umum dan kepegawaian dalam hal pengarsipan agar data tersusun rapi dan mempermudah pencarian data jika dibutuhkan.
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian berjudul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Sistem ini yang dibuat dalam penelitian ini untuk melakukan pengarsipan berkas pertanggungjawaban anggaran belanja daerah yang dilakukan di Dinas Pemuda dan Olahraga provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Latar belakang masalah pada penelitian ini yakni sering
terjadinya kehilangan berkas dan tidak pernah dilakukan backup data sehingga
berkas harus di buat ulang. Terdapat 3 aktor dalam sistem ini antara lain bagian pengarsipan, pegawai, dan kepala dinas. Sistem ini mempunyai beberapa menu antara lain entry pegawai, entry bidang, entry kegiatan, entry rekening, entry
DPA, entry program, entry SK PPTK, entry kartu kendali, Laporan DPA, dan
Pada penelitian yang berjudul Sistem informasi managemen keuangan daerah (simda keuangan) dalam pengolahan data keuangan pada organisasi pemerintah daerah studi kasus : Dinas Kesehatan Kabupaten Nganjuk. Latar belakang penelitian ini yakni kendala teknis terkait dengan proses pelaporan keuangan,akan tetapi output yang dihasilkan oleh sistem ini lebih terstruktur
daripada penyusunan sistem manual. Peneliti membuat sistem informasi yang
digunakan untuk mengetahui bagaimana SIMDA Keuangan sebagai sistem informasi akuntansi daerah dapat mempermudah tugas pelaporan dan pengelolaan
keuangan daerah,pengendalian intern sistem yang diterapkan guna mencapai
tujuan pelaporan, dan cakupan analisa kualitas informasi yang dihasilkan sistem [2].
Pada penelitian yang berjudul Sistem informasi kearsipan untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 yang dibuat sesuai dengan kebutuhan sistem administrasi di Jurusan Teknik Elektronika UNY khususnya dalam pengelolaan arsip agar lebih efektif dan efisien. Sistem informasi yang dibuat dalam penelitian ini untuk melakukan penyimpanan data kehadiran dosen, surat masuk, surat keluar biodata dosen, dan kehadiran dosen di perkuliahan. Latar belakang penelitian ini adalah semakin banyaknya data yang direkam, maka semakin membutuhkan kemampuan administrator untuk mengatur regulasinya supaya tidak terjadi kesalahan, misalnya hilangnya suatu data, kesalahan pemberian nomor surat, dan lain sebagainya. Terlebih lagi pembukukan tersebut akan diakhiri setiap akhir tahun, dan kemudian dengan pembukuan baru pada tahun yang baru juga. Maka dari itu, peneliti membuat sistem informasi kearsipan untuk meningkatkan kualitas pelayanan untuk mencari penyebab terjadinya kesalahan dan kerumitan yang dialami oleh administrator dan alternatif solusi yang ditawarkan untuk meminimalisir masalah tersebut [3].
Berdasarkan penelitian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya terkait sistem informasi pengarsipan, maka peneliti mendapat beberapa inovasi yang dapat diterapkan pada sistematika pengarsipan Dinas Pendidikan Kab. Semarang yakni sistem arsip ini tidak berbasis desktop melainkan akan berbasis web di
karenakan web based lebih fleksibel tanpa melakukan penginstalan. Sistem
informasi arsip Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang dapat dijalankan pada sistem operasi manapun tidak perduli apakah
menggunakan Linux, Mac OS, ataupun Windows, aplikasi berbasis web dapat
dijalankan asalkan memiliki browser dan akses internet, dalam menjalankan
sistem informasi arsip berbasis web tidak perlu spesifikasi komputer yang tinggi,
sebab di beberapa kasus sebagian besar proses dilakukan di web server penyedia
aplikasi berbasis web ini. Data arsip akan tersusun rapih yang diharapkan mampu
mengurangi masalah hilangnya data dikarenakan proses penyimpanan data akan dilakukan di web server penyedia aplikasi web ini. Akan ada template laporan sebagai acuan penulisan laporan yang akan diarsipkan dengan maksud mengurangi kesalahan dalam penulisan laporan.
CodeIgnitier adalah sebuah framework berbasis PHP yang diproduksi oleh perusahaan CMS ExoressionEngine bernama Rick Ellis, CEO Ellislab, inc. Pada proses delevoping, CI sebutan akrab dari CodeIgnitier menerapkan susunan MVC
(Model-View-Controller). MVC berfungsi untuk memisahkan komponen-komponen presentasi suatu aplikasi dengan komponen-komponen logika bisnisnya [10].
Web service memungkinkan satu aplikasi dapat diakses dan berhubungan
tanpa perlu mengetahui detail program secara mendalam dengan aplikasi lain
walaupun aplikasi tersebut berbeda platform, bahasa pemrograman, dan sistem
operasi. Publikasi terkait dengan penerapan web service diantaranya adalah
pengembangan web service dengan menerapkan XML (Extensible Markup
Language) yang dapat digunakan untuk memanajemen data dan mengintegrasi aplikasi sistem informasi universitas secara enterprise [14].
3. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan suatu system ke dalam
bentuk web, metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Reserch
And Development(R&D). Metode Research and Development adalah proses
mengembangkan dan menyempurnakan suatu produk menjadi produk baru
seperti hardware and software yang dapat dipertanggungjawabkan. Menurut
Sugiyono (2011:407) metode Research and Development adalah metode
penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan menguji keefektifan produk tersebut.
Langkah-langkah dalam penelitian Research and Development menurut
Sugiyono dilakukkan dan diselesaikan melalui 10 tahapan penelitian yaitu : 1) Potensi dan masalah. 2) Pengumpulan data. 3) Desain produk. 4) Validasi desain. 5) Revisi desain. 6) Uji coba produk 7) Revisi produk. 8) Uji coba pemakaian. 9) Revisi produk. 10) Produksi massal [7].
Potensi dan Pengumpulan Data Desain Produk Validasi Desain Uji Coba Pemakai Revisi Desain Revisi Produk Produksi massal Revisi Produk Uji Coba Produk
Gambar 1Tahapan Penelitian R & D
Berdasarkan Gambar 1 dapat dijelaskan tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan sebagai berikut Tahap pertama Potensi dan masalah dimana peneliti melakukan observasi dengan staf subbagian umum dan kepegawaian dinas pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang tentang aplikasi yang akan dibuat dan menjelaskan masalah di bagian umum dan yang dilakukan oleh staf dan pegawai subbagian umum. Berdasarkan hasil wawancara dari staf subbagian umum dan kepegawaian, peneliti mendapati beberapa informasi seperti alur proses yang dilakukan oleh staf serta masalah yang dihadapi didalam proses kepegawaian dan pengarsipan. Tahap kedua mengumpulkan informasi di tahapan ini peneliti mengumpulkan data yang dapat digunakan sebagai bahan perencanaan. Tahap ketiga desain produk dalam tahap ini peneliti
menyiapkan menyiapkan aplikasi yang digunakan untuk pembuatan web seperti
atom, xamp, dan CodeIgnigter.
Tahap keempat validasi desain pada tahapan ini peneliti melakukan
penilaiaan apakah web yang dibuat sudah layak atau tidak yang dilihat dari
berbagai aspek. Tahap kelima setelah dilakukan validasi desain peneliti kemudian memperbaiki web dan melakukan revisi. Tahap keenam peneliti menguji web pada staf subbagian umum dan kepegawaian yang bertujuan mencari bug serta mencari
kelemahan pada web yang dibuat. Tahap ketujuh Revisi produk peneliti
menganalisa data yang terkumpul dan memperbaiki web pengarsipan. Tahap
kedelapan uji coba pemakaian pada tahapan ini staf subbagian umum dan kepegawaian dalam kegiatan sehari-hari pada subbagian umum dan kepegawaian.
Tahap kesembilan jika masih ditemukannya bug maupun kesalahan dalam web
maka akan di revisi lagi agar lebih baik. Tahap kesepuluh pembuatan secara masal tahapan akhir peneliti mengembangkan web berdasarkan dari validasi, revisi, dan uji produk yang dilakukan kemudian dipublikasi.
Menurut Sugiyono (2013: 80) populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: objek dan subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Jadi, populasi merupakan orang dan benda-benda alam lainnya yang mempunyai jumlah dan kualitas masing-masing untuk dipelajari.ditujukkan pada tabel 1.
Tabel 1 Anggota populasi karyawan Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Nama Bagian Jumlah
Sekretariat 5 Tenaga Kependidikan
(PTK)
7 Umum dan Kepegawaian 8
Jumlah 20
Dari tabel diatas, diatas, populasi pada penelitian ini adalah karyawan pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu bagian sekretariat, tenaga kependidikan (PTK) serta umum dan kepegawaian dengan jumlah karyawan seluruhnya sebanyak 20 orang karyawan.
Menurut Sugiyono (2013:81) sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Populasi dalam penelitian ini adalah karyawan karyawan pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang pada bagian sekretariat, tenaga kependidikan (PTK), dan subbagian umum dan kepegawaian yang berjumlah 20 orang karyawan. Dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2 Anggota sampel karyawan Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Nama Bagian Jumlah
Sekretariat 2 Tenaga Kependidikan
(PTK)
2 Umum dan Kepegawaian 4
Jumlah 8
Dari table diatas, sampel pada penelitian ini adalah sebagian karyawan pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang pada bagian sekretariat, tenaga kependidikan (PTK), dan subbagian umum dan kepegawaian yang berjumlah 8 orang karyawan.
Metode pengambilan data dalam penelitian ini adalah angket dan observasi. Angket berfungsi untuk mengetahui pendapat dari karyawan terhadap
web. sedangkan observasi berfungsi untuk melihat kebutuhan yang ada pada subbagian umum Dinas Pendidikan.
1. Angket berfungsi untuk mengetahui pendapat dari karyawan terhadap
web dengan mengajukan beberapa pertanyaan yang harus dijawab subjek penelitian. Angket di bagi menjadi dua yaitu angket tertutup dan angket terbuka. Dalam penelitian ini angket tertutup di tujukan kepada staf dan angket terbuka ditujukan kepada karyawan dalam
memberikan penilaian terhadap web arsip Dinas Pendidikan
Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang.
2. Observasi berfungsi sebagai pengamatan dan pencatatan secara
langsung serta sistematis terhadap fungsi sistem pengarsipan dinas. Tujuan dilakukannya obeservasi pada penelitian ini untuk menganalisa kebutuhan lapangan sebelum penelitian diadakan.
Subbagian umum dan kepegawaian dinas pendidikan Kab. Semarang menyetujui flowchart yang dibuat pengembang berdasarkan proses pengarsipan
dan kepegawaian yang ada di Dinas Pendidikan. Flowchart tersebut dapat
dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Flowchart Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Gambar 3 menunjukkan flowchart untuk aplikasi Sistem Informasi Arsip
pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten
memilih hal keperluan surat, dengan menyebutkan tanggal akan digunkanan surat serta melengkapi berkas yang dibutuhkan untuk penunjang surat. Preses selanjutnya yaitu admin mengecek apakah surat yang diminta berkasnya sudah terpenuhi atau belum kalau berkas sudah terpenui maka permintaan akan akan diterima oleh admin dan surat dibuat oleh admin. Surat yang telah dibuat admin nantinya akan ditandangani oleh kepala dinas, Admin akan memberitahu pegawai bahwa surat sudah jadi dan telah ditandantangani oleh
Kepala dinas dan dapat diambi melalui notifikasi web. Pegawai mendapatkan
notifikasi web dan mengambil surat di subbagian umum dan proses
pengarsipan surat telah selesai.
Analisa spesifikasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang di gunakan untuk membangun aplikasi sistem informasi keuangan dan arsip yaitu processor Intel Core 2 Duo T7570 2.26Ghz, Ram 4GB DDR3, harddisk 500GB sedangkan perangkat lunak yang di butukan yaitu sistem operasi Windows 10, Atom sebagai text editor, Google Chrome Versi 64.0.3282.186
(Official Build) (64-bit) sebagai web browser, Xampp sebagai web server, dan
StarUML untuk membuat UML (Unified Modeling Language) serta pembuatan flowchart.
Sebelum membangun Sistem informasi Keuangan dan arsip peneliti
melakukan perancangan sistem ke dalam bentuk UML yang berupa use case
Gambar 5 use case diagram Aplikasi Sistem Informasi Keuangan dan Arsip Use Case Diagram aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang ditunjukkan oleh gambar 4 mempunyai 2 user, yakni staf sub bagian arsip dan
kepegawaian sebagai admin dan pegawai sebagai user. Admin memiliki hak
Mengelola Surat, kwitansi, serta mengelola daftar gaji. User mempunyai hak antara lain request surat, input kwitansi, dan menginputkan profil pegawai.
Gambar 6 Activity Diagram Inputrequest surat
Gambar 6 menujukkan Activity diagram input request surat subbagian
umum dan kepegawaian Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga
Kabupaten Semarang dengan user merequest surat ke admin dengan melengkapi
berkas-berkas yang nantinya surat dapat dicetak admin dan membei notifikasi surat telah selesai dan dapat diambil oleh user. Selain Activity diagram input
request surat terdapat beberapa activity diagram lainnya seperti activity diagram
Gambar 7. ClassDiagram sistem informasi arsip dinas
Gambar 7 menunjukkan class diagram sistem informasi pada Dinas
Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang terdiri dari tujuh class terdiri dari class karyawan, class profil, class surat, class daftar gaji, class arsip dinas, class kwitansi, dan class kegiatan yang dijelaskan sebagai berikut. Class Arsip Dinas membangun relasi dengan class Profil, surat, kwitansi, kegiatan, dan daftar gaji. Class Profil dengan class kegiatan mempunyai relasi many to many. Selanjutnya melakukan pengujian sistem dengan tujuan
menghindari kesalahan web saat dijalalankan yang berfungsi untuk menguji
apakah web sudah layak digunakan. 4. Hasil dan Pembahasan
Hasil pembuatan website Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang menggunakan
Framework CodeIgnigter, dijelaskan sebagai berikut. Pada website ini terdapat Pengguna yaitu admin dan user.
Gambar 8 Halaman Data Tampilan home Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Gambar 8 merupakan halaman home dari admin setelah login berhasil,
tampilan dari admin ini memiliki menu yang berfungsi mengatur pengarsipan
dinas pendidikan. Pengarsipan dinas pendidikan terbagi menjadi pengarsipan surat,
Gambar 9 Halaman Data Tampilan Arsip masuk
Gambar 9 merupakan halaman arsip masuk, request surat yang masuk dari user, akan masuk di arsip masuk admin. Menu arsip masuk ini admin akan
meninjau lampiran yang di butuhkan apakah request surat diterima ataupun
Gambar 10 Halaman Data Tampilan Arsip diterima
Gambar 10 merupakan halaman arsip diterima, halaman arsip di terima
setelah admin menerima request surat yang masuk dan mulai memproses request
surat yang masuk. Arsip mulai dari penyetakan surat sampai miminta tanda tangan kepala dinas.
Gambar 11 Halaman Data Tampilan Arsip selesai
Gambar 11 merupakan halaman arsip selesai, pada halaman ini surat sudah selesai dan dapat di ambil pegawai, di arsip selesai ini pegawai mendapatkan notifikasi bahwa surat dapat di ambil di subbagian umum dan kepegawaian.
Kode Program 1Request Surat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
public function tambah_arsip() { $login=$this->session->userdata('login'); $id_user=$login['id_user']; $jenis = $this->input->post('jenis'); $id_user = $this->input->post('id_user'); $isi_pesan = $this->input->post('isi_pesan'); $gambar = $this->do_upload("gambar","gambar"); $tanggal = $this->input->post('tanggal'); $data=array( "id"=>null,
12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. "jenis"=>$jenis, "id_user"=>$id_user, "isi_pesan"=>$isi_pesan, "tanggal"=>date('Y-m-d H:i:s'), "gambar"=>$gambar ); if ($this->modeladmin->insert($data,'t_arsip_masuk')){ }
Dalam proses request surat, sisrtem memberikan beberapa pilihan
surat yang ada. Kode Program 1 merupakan penggalan kode program untuk menentukan pilihan request surat sesuai jenis surat.
Kode Program 2 BalasanSurat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
public function balas_arsip() { $balasan = $this->input->post('balasan'); $id_arsipmasuk = $this->input->post('id'); $alamat_email = $this->input->post('alamat_email'); $tanggal = $this->input->post('tanggal'); $data=array( "id"=>null, "id_arsipmasuk"=>$id_arsipmasuk, "balasan"=>$balasan, "tanggal"=>date('Y-m-d H:i:s') ); $data2 = array( "id" => $id_arsipmasuk, "status" => 'selesai' );
Kode Program 2 merupakan proses selanjutnya setelah berhasil request surat berupa balasan dari admin. Perintah pada baris 1 sampai baris 16 berfungsi untuk membalas request surat serta mengubah status request surat menjadi surat diterima.
Kode Program 3 View Surat Selesai 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
public function arsipselesai() { $data['login'] = false; $data['arsipmasuk'] = $this->modeladmin->get_arsipselesai(); $data['nama'] = $this->session->userdata("login")['nama']; $this->load->view('admin/template/header',$data); $this->load->view('admin/template/navbar'); $this->load->view('admin/kotakmasuk/arsipselesai',$data); $this->load->view('admin/template/footer'); }
Kode Program 3 digunakan untuk menampilkan surat yang telah selesai dan diarsipkan. Parameter arsipselesai() mengambil data dari database arsipselesai berdasarkan session nama user.
Metode blackbox testing merupakan pengujian langsung tanpa
setiap fungsi program agar berjalan lancar. Tujuan peneliti menggunakan
metode blackbox testing adalah untuk mencari bug yang mungkin ada
pada sistem, sehingga peneliti dapat memperbaiki bug agar sesuai dengan
kebutuhan [14].
Tabel 1 Hasil Pengujian Black Box Data Uji Kondisi Hasil tes
Diharapkan Output Kesimpulan Login Username dan password benar
Sukses login Sukses login Valid
Password dan username salah Email atau Password salah ! Email atau Password salah ! Valid Buat Arsip Baru Form diisi dengan benar Arsip anda berhasil dikirim dan anda akan mendapatkan notifikasi melalui email jika sudah dibalas Arsip anda berhasil dikirim dan anda akan mendapatkan notifikasi melalui email jika sudah dibalas Valid Form ada yang kosong Gagal Buat Arsip Baru Gagal Buat Arsip Baru Valid Tambah konsultasi Form diisi benar Sukses tambah konsultasi Sukses tambah konsultasi Valid Form ada yang kosong Gagal tambah konsultasi Gagal tambah konsultasi Valid
Hapus Arsip Pilih arsip yang ingin dihapus Berhasil Delete Berhasil Delete Valid
Buat Usulan Form diisi benar Sukses buat usulan Sukses buat usulan Valid Form ada yang kosong Gagal buat usulan Gagal buat usulan Valid
Kirim notifikasi balasan pesan request surat Pilih pesan mana yang mau dibalas Balasan pesan berhasil dikirim Balasan pesan berhasil dikirim Valid CodeIgnigter Button tidak di klik Ada data Tidakada data Tidak ada hasil Tidak ada hasil Valid Valid Valid
Berdasarkan hasil pengujian pada Tabel 1, dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi sudah dapat dijalankan tanpa masalah serta sudah sesuai dengan kebutuhan user karena pada pengujian Tabel 1 menunjukkan semua data yang dilakukan pengecekan bernilai valid.
Peneliti melakukan mengujian penerimaan pengguna atau User
Acceptance Test (UAT). UAT merupakan pengujian terhadap tampilan kepada
user. Pengujian UAT pada Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan
Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang dilakukan kepada 8 sampel pengguna yang terdiri dari sampel pengguna bagian sekretariat 2 user,
subbagian tenaga kependidikan (PTK) 2 user, serta subbagian umum dan
kepegawaian 4 user.
Tabel 2 User Acceptance Test Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga No Pertanyaan Jawaban Jml Ax4 Bx3 Cx2 Dx1 1
Apakah tampilan dari Sistem Informasi Arsip menarik?
7 1 0 0 31
2
Apakah Sistem Informasi Arsip mudah
dioperasikan ?
6 2 0 0 30
3 Apakah Sistem Informasi Arsip ini dapat
mempermudah pekerjaan
Berdasarkan Tabel 2 bahwa Sistem Informasi Arsip mendapatkan
persentase rata-rata jawaban pada pertanyaan pertama bernilai 96%, nilai jawaban pertanyaan kedua bernilai 93%, nilai jawaban pada pertanyaan ketiga bernilai 96%, nilai jawaban pada pertanyaan keempat bernilai 87%, nilai jawaban pada pertanyaan kelima bernilai 93%. Berdasarkan dari persentase rata-rata yang di
dapatkan dari user acceptance test Sistem Informasi Arsip sesuai dengan
kebutuhan di dinas pendidikan. 5. Simpulan
Berdasarkan penelitian dan pengujian yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang Menggunakan Web sangat membantu pegawai maupun staf subbagian umum dan kepegawaian dalam proses pembuatan surat. Selain itu sistem ini dapat mempermudah dalam pencarian arsip yang dapat
?
4
Apakah tahapan request surat pada Sistem Informasi Pengeluaran Sekolah mudah dilakukan? 5 2 1 0 0 28 5 Apakah mudah
penggunaan menu pada Sistem Informasi Arsip ini ?
berupa kwitansi, surat, maupun data kepegawaian. Penerapan teknologi Web digunakan sebagai jembatan pertukaran data dari staf subbagian umum dan
kependidikan ke pegawai sehingga mempermudah pengambilan request surat.
Adapun saran yang diperlukan untuk sistem ini adalah mengenai pengembangan keamanan pada sistem ini, selain itu penambahan dan pembaharuan fungsi yang ada sangat disarankan untuk semakin mengoptimalkan sistem.
6. Pustaka
[1] Setiawan, F. & Yanuarti, E. 2016. Analisa dan perancangan sistem
informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban anggaran APBD pada
dinas pemuda dan olahraga provinsi kepulauan Bangka Belitung. Jurnal
SISFOKOM, 05(No.01): 1-7.
[2] Irmawati, D. & Indrihapsari, Y. 2014. Sistem informasi kearsipan untuk
meningkatkan Kualitas pelayanan. Jurnal Pendidikan Teknologi dan
Kejuruan, 22(No.02): 137-147.
[3] Nugraha, H.A. & Astuti, Y.W. 2013.Analisis penerapan sistem informasi
managemen keuangan daerah (SIMDA KEUANGAN) dalam
pengelolahan data keuangan pada organisasi pemerintah daerah (Studi kasus pada Dinas kesehatan kabupaten Nganjuk). Jurnal Akuntansi Aktual, 02(No. 01): 25-33.
[4] Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Tersedia di
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
[5] Adelheid, Andrea, & Nst, Khairil. 2012. Buku Pintar Menguasai PHP
MySQL.
Jakarta : Mediakita.
[6] Beizer, B. 1995. Black-Box Testing, Wiley.Yogyakarta:Andi Offset
[7] Sugiono.2005. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D.
Bandung : Afabeta.
[8] Sidik, Betha. 2012. Framework CodeIgnigter. Bandung : Informatika.
[9] Riyanto. 2011. Membuat Aplikasi E-Commerce dengan PHP & MySQL
menggunakan CodeIgniter & Jquery. Jogjakarta : CV.Andi Offset.
[10] Codeignigter 2018. CodeIgnigter Web Framework. Tersedia di
[https://www.codeignigter.com [Accessed 14 November 2018].
[11] Umi, Narimawati, dkk. 2010. Penulisan Karya Ilmiah: Panduan Awal Menyusun Skripsi dan Tugas Akhir. Jakarta: Penerbit Genesis.
[12] Wiswakarma, Komang. 2010. 9 langkah Menjadi Master Framework CodeIgnigter.Yogyakarta : Lokomedia.
[13] Amsyah, Zulkifli. 1996. Managemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama
[14] Saputro, Dody A., dkk., 2015, Penerapan RESTful Web Service dan JSON pada Application Programming Interface (API) Sistem Informasi Perkembangan Ayam Broiler Berbasis Kemitraan. Skripsi, Salatiga : Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Satya Wacana.
