Perangkat Kerja Yang Harus Ada

INVENTARISASI KANTOR

INVENTARISASI KANTOR





Pengertian

Pengertian

Sarana

Sarana

dan

dan

Prasarana

Prasarana

Kantor

Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalahSarana adalah

segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai

segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksudalat dalam mencapai maksud

dan tujuan; alat.

dan tujuan; alat. rasaranrasarana adalah segala a adalah segala sesuatu yang merupakansesuatu yang merupakan

penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,

penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,

proyek). !ntara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda,

proyek). !ntara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karkarenaena

keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. "ntuk

keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. "ntuk

membedak

membedakannya, sarana lebih annya, sarana lebih ditujukan kepada benda#benda yangditujukan kepada benda#benda yang

bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda#benda

bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda#benda yangyang

tidak bergerak.

tidak bergerak.





Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

A.

A.

P

P

e

e

r

r

a

a

l

l

a

a

t

t

a

a

n

n

a

a

t

t

a

a

u

u

P

P

e

e

r

r

l

l

e

e

n

n

g

g

k

k

a

a

p

p

a

a

n

n

K

K

a

a

n

n

t

t

o

o

r

r

(Ofce

(Ofce

Supplies)

Supplies)

eralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang

eralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang

dig

digunaunakakan n untuntuk uk memembmbantantu u pelpelaksaksanaanaan an pekpekerjerjaan aan kakantontor r sehsehinginggaga

menghasilkan suatu pekerja

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai an yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat,lebih cepat, tepat,

dan baik.

dan baik.





er

er

al

al

at

at

an

an

at

at

au

au

pe

pe

rl

rl

eng

eng

k

k

apa

apa

n

n

k

k

ant

ant

or

or

dib

dib

eda

eda

k

k

an

an

me

me

nj

nj

adi

adi

$,

$,

yaitu %

yaitu %

&.

&.





er

er

ala

ala

ta

ta

n

n

at

at

au

au

pe

pe

rle

rle

ng

ng

ka

ka

pa

pa

n

n

k

k

an

an

to

to

r

r

di

di

lih

lih

at

at

da

da

ri

ri

ben

ben

tu

tu

kn

kn

ya

ya

dibagi menjadi ', antara lain %

dibagi menjadi ', antara lain %

•

• _{Berbentuk lembaran atau helaian Berbentuk lembaran atau helaian (kert(kertas).as).}

•

• _{Berbentuk non lembaran (bukan berupa Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertakertas lembaran).s lembaran).}

•

• _{Berbentuk bukuBerbentuk buku}

$.

$.





e

e

r

r

a

a

l

l

a

a

t

t

a

a

n

n

a

a

t

t

a

a

u

u

p

p

e

e

r

r

l

l

e

e

n

n

g

g

k

k

a

a

p

p

a

a

n

n

k

k

a

a

n

n

t

t

o

o

r

r

d

d

i

i

l

l

i

i

h

h

a

a

t

t

d

d

a

a

r

r

i

i

penggunaannya dibagi menjadi $, antara lain %

penggunaannya dibagi menjadi $, antara lain %

•

• Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yangBarang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak

penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak

tahan lama.

tahan lama.

•

• Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantorBarang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor

yang penggunaannya tahan lama.

yang penggunaannya tahan lama.

B.

B.

Mesin-mes

Mesin-mes

in

in

Kantor

Kantor

(Ofce Machine)

(Ofce Machine)

Mesin#mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk

Mesin#mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,menghimpun,

menc

mencatat, atat, mengmengolah olah bahanbahan#baha#bahan n ketketerangerangan an daladalam m pekpekerjaaerjaan n kankantortor

yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

.

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

%. Pera&ot Kantor (Ofce Furniture)

erabot kantor adalah benda#benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

E. Interior Kantor (Ofce Arrangement)

Interior kantor adalah benda#benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

'. Tata Ruang Kantor (Ofce Lay Out)

 ata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat#alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyaan dalam bekerja.

 ujuan ata *uang Kantor

o Memberikan kenyamanan kepada karyaan sehingga karyaan betah

dalam bekerja.

o Meman+aatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada

ruang yang tidak berguna.

o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. o Memudahkan dalam pengaasan.

o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan

kerja maupun kepada pelanggan.

o Memudahkan gerak karyaan dalam bekerja. o Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. o Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

o Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu

perusahaan.

Bentuk#bentuk ata *uang Kantor

&. *uang kantor terbuka (open plan ofces) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyaan dilakukan bersama#sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

$. *uang kantor tertutup (closed plan ofces) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

'. *uang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi &, m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga pri-asi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

edoman embuatan ata *uang Kantor

($ Asas-asas tata ruang kantor antara lain ) ndek.

 kerja.

an seluruh ruangan. egiatan.

 susunan tempat kerja.  dan kepuasan karyaan.

*$ Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain )

• _{Bagian atau +ungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.} • _{ekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.} • _{!lur kerja harus sederhana.}

• _{erlengkapan kantor diletakkan dekat karyaan yang menggunakannya.} • _{Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang}

sama.

• _{erhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyaan yang menghadap}

cahaya langsung.

•  _{ika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya}

ditempatkan di bagian terdepan.

•  _{ika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya}

dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

+$ 'aktor-,aktor ang mempengarui tata ruang kantor antara lain )

1. Sistem encahayaan atau enerangan

 enis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi /, yaitu %

 Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

 Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari

penggunaan lampu#lampu yang berada di langit#langit ruang kantor.

 Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah

tertentu saja.

2. Sistem 0arna

#macam arna ada ', yaitu %

 0arna primer (arna pokok).

 0arna sekunder (arna yang dihasilkan dari campuran arna primer).

 0arna tersier (arna yang dihasilkan dari pencampuran arna primer dan sekunder).

3. Sistem engaturan "dara *uangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah $,1° _{2elcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab}

dapat mempengaruhi prestasi kerja karyaan.

• *uang kantor menggunakan !2 (air conditioner) yang dapat mengatur

suhu udara ruang kerja secara otomatis.

• Membuat -entilasi (lubang udara) yang cukup.

• Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

4. Sistem enataan Suara

"ntuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan %

o*uangan diberi penyadap suara.

o3i baah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat

diredam.

oengadaan printer  diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser). o empat pesaat telepon diusahakan di tempat yang khusus.



Pengelolaan Sarana %an Prasarana Kantor

(. Pengadaan Sarana Kantor

engadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. 2ara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing$ kantor. 3alam menyusun pengadaan kantor selalu diaali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut%

• _{Kebutuhan kantor} • _Biaya

• _{Keadaan in-entaris tahun$ sebelumnya}

• _{ertimbangan perhitungan pegaai yang ada}

4al yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan

perbekalan yaitu sebagai berikut%

&. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

$. Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan

'. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan

/. Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional . Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor

1. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

5. Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku

panan Sarana dan Prasarana Kantor

enyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

 ujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain %

&. !gar barang tidak cepat rusak.

$. !gar tidak terjadi kehilangan barang.

'. !gar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang

tersebut dicari.

.Memudahkan dalam analisis barang.

4al#hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan

barang atau bahan kantor dilakukan antara lain %

a) ersediaan alat#alat pemeliharaan yang diperlukan. b) ergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan. c) Si+at barang yang disimpan.

d) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan. e) rosedur dan tata kerja.

+) Biaya yang disediakan. g)  enaga yang diperlukan. h)  angka aktu penyimpanan.

2ara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain %

&. Barang disimpan berdasarkan klasi6kasi (jenis, berat, merk, dan satuan

barang).

$. Barang disimpan dalam keadaan bersih.

'. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup -entilasi. /. Barang disimpan di tempat yang memadai.

. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah

dicari.

1. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau

siraman air.

5. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

7. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku

persediaan.

8. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di

bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

+. Pemeliaraan Sarana dan Prasarana Kantor

emeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus# menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

 ujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara

lain %

a) !gar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. b) !gar barang tidak mudah hilang.

c) !gar barang tidak kadaluarsa. d) !gar barang tidak mudah susut.

e) !gar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

emeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan

dengan berbagai cara antara lain %

→

_{emeliharaan berdasarkan aktu}

• _{emeliharaan berkala (menurut jangka aktu tertentu).}

→

_{emeliharaan berdasarkan jenis barang}

• _{emeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).}

• _{emeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).}

/. In0entarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

In-entarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

 ujuan in-entarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain %

 !gar peralatan tidak mudah hilang.

 !danya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang

sehingga dapat dipertanggung jaabkan.

 Memudahkan dalam pengecekan barang.  Memudahkan dalam pengaasan.

 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan

barang.

"ntuk memudahkan in-entarisasi dibutuhkan %

• _{Buku encatatan In-entarisasi barang, macam#macamnya yaitu %}

a. Buku induk barang in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang in-entaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

b. Buku golongan barang in-entaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang#barang in-entaris menurut golongan yang ditentukan, masing#masing berdasarkan klasi6kasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang non in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non in-entaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

•

_{9aporan Sarana dan rasarana Kantor}

9aporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan 6sik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode aktu tertentu (triulan, semester, atau setahun).

:ungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah %

o Sebagai bahan pertanggung jaaban. o Sebagai pengendali persediaan.

o Memberikan in+ormasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. o Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan

dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara

lain %

o Bukti penerimaan barang. o Bukti pembelian barang. o Bukti pengeluaran barang. o Kartu barang.

o Kartu persediaan. o 3a+tar in-entaris.

o 3a+tar rekapitulasi barang in-entaris.

 eknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut %

a. Memeriksa barang.

b. Menghitung persediaan barang aal tahun anggaran. c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

d. Menghitung pengeluaran barang. e. Menghitung sisa persediaan. +. Mencatat mutasi barang.

g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

sarana prasarana

kantor

Kamis, 15 Januari 2015

sarpras.com

SARANA %AN PRASARANA KANTOR



_{Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor}

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah

segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. rasarana adalah segala sesuatu yang merupakan

penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). !ntara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. "ntuk

membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda#benda yang

bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda#benda yang tidak bergerak.



_{Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor}

A. Peralatan

atau

Perlengkapan

Kantor (Ofce

Supplies)

eralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

eralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi $,

yaitu %

&. eralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

dibagi menjadi ', antara lain %

• _{Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).}

• _{Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).} • _{Berbentuk buku}

$. eralatan

atau

perlengkapan

kantor

dilihat

dari

penggunaannya dibagi menjadi $, antara lain %

• Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang

penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.

• Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor

yang penggunaannya tahan lama.

B. Mesin-mesin Kantor (Ofce Machine)

Mesin#mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan#bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

. Mesin Komunikasi Kantor !O"#e ommuni#ation$

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

%. Pera&ot Kantor (Ofce Furniture)

erabot kantor adalah benda#benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

E. Interior Kantor (Ofce Arrangement)

Interior kantor adalah benda#benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

'. Tata Ruang Kantor (Ofce Lay Out)

 ata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat#alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyaan dalam bekerja.

o Memberikan kenyamanan kepada karyaan sehingga karyaan betah

dalam bekerja.

o Meman+aatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada

ruang yang tidak berguna.

o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. o Memudahkan dalam pengaasan.

o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan

kerja maupun kepada pelanggan.

o Memudahkan gerak karyaan dalam bekerja. o Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. o Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

o Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu

perusahaan.

Bentuk#bentuk ata *uang Kantor

&. *uang kantor terbuka (open plan ofces) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyaan dilakukan bersama#sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

$. *uang kantor tertutup (closed plan ofces) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

'. *uang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi &, m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga pri-asi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

edoman embuatan ata *uang Kantor

($ Asas-asas tata ruang kantor antara lain ) ndek.

 kerja.

an seluruh ruangan. egiatan.

 susunan tempat kerja.  dan kepuasan karyaan.

*$ Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain )

• _{Bagian atau +ungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.} • _{ekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.} • _{!lur kerja harus sederhana.}

• _{erlengkapan kantor diletakkan dekat karyaan yang menggunakannya.} • _{Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang}

sama.

• _{erhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyaan yang menghadap}

•  _{ika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya}

ditempatkan di bagian terdepan.

•  _{ika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya}

dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

+$ 'aktor-,aktor ang mempengarui tata ruang kantor antara lain )

1. Sistem encahayaan atau enerangan

 enis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi /, yaitu %

 Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

 Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari

penggunaan lampu#lampu yang berada di langit#langit ruang kantor.

 Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah

tertentu saja.

2. Sistem 0arna

#macam arna ada ', yaitu %

 0arna primer (arna pokok).

 0arna sekunder (arna yang dihasilkan dari campuran arna primer).

 0arna tersier (arna yang dihasilkan dari pencampuran arna primer dan sekunder).

3. Sistem engaturan "dara *uangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah $,1° _{2elcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab}

dapat mempengaruhi prestasi kerja karyaan.

2ara mengatasi udara panas dan lembab yaitu %

• *uang kantor menggunakan !2 (air conditioner) yang dapat mengatur

suhu udara ruang kerja secara otomatis.

• Membuat -entilasi (lubang udara) yang cukup.

• Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

4. Sistem enataan Suara

"ntuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan %

o*uangan diberi penyadap suara.

o3i baah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat

diredam.

oengadaan printer  diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser). o empat pesaat telepon diusahakan di tempat yang khusus.



Pengelolaan Sarana %an Prasarana Kantor

(. Pengadaan Sarana Kantor

engadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. 2ara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing$ kantor.

3alam menyusun pengadaan kantor selalu diaali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut%

• _{Kebutuhan kantor} • _Biaya

• _{Keadaan in-entaris tahun$ sebelumnya}

• _{ertimbangan perhitungan pegaai yang ada}

4al yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan

perbekalan yaitu sebagai berikut%

&. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

$. Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan

'. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan

/. Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional . Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor

1. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

5. Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku

panan Sarana dan Prasarana Kantor

enyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

 ujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain %

&. !gar barang tidak cepat rusak.

$. !gar tidak terjadi kehilangan barang.

'. !gar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang

tersebut dicari.

/.Memudahkan dalam pengaasan. .Memudahkan dalam analisis barang.

4al#hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan

barang atau bahan kantor dilakukan antara lain %

a) ersediaan alat#alat pemeliharaan yang diperlukan. b) ergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan. c) Si+at barang yang disimpan.

d) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan. e) rosedur dan tata kerja.

+) Biaya yang disediakan. g)  enaga yang diperlukan. h)  angka aktu penyimpanan.

2ara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain %

&. Barang disimpan berdasarkan klasi6kasi (jenis, berat, merk, dan satuan

barang).

$. Barang disimpan dalam keadaan bersih.

/. Barang disimpan di tempat yang memadai.

. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah

dicari.

1. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau

siraman air.

5. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

7. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku

persediaan.

8. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di

bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

+. Pemeliaraan Sarana dan Prasarana Kantor

emeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus# menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

 ujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara

lain %

a) !gar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. b) !gar barang tidak mudah hilang.

c) !gar barang tidak kadaluarsa. d) !gar barang tidak mudah susut.

e) !gar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

emeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan

dengan berbagai cara antara lain %

→

_{emeliharaan berdasarkan aktu}

• _{emeliharaan sehari#hari (dilakukan setiap hari).}

• _{emeliharaan berkala (menurut jangka aktu tertentu).}

→

_{emeliharaan berdasarkan jenis barang}

• _{emeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).}

• _{emeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).}

/. In0entarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

In-entarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

 ujuan in-entarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain %

 !gar peralatan tidak mudah hilang.

 !danya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang

sehingga dapat dipertanggung jaabkan.

 Memudahkan dalam pengecekan barang.  Memudahkan dalam pengaasan.

 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan

"ntuk memudahkan in-entarisasi dibutuhkan %

• _{Buku encatatan In-entarisasi barang, macam#macamnya yaitu %}

a. Buku induk barang in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang in-entaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

b. Buku golongan barang in-entaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang#barang in-entaris menurut golongan yang ditentukan, masing#masing berdasarkan klasi6kasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang non in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non in-entaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

•

_{9aporan Sarana dan rasarana Kantor}

9aporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan 6sik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode aktu tertentu (triulan, semester, atau setahun).

:ungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah %

o Sebagai bahan pertanggung jaaban. o Sebagai pengendali persediaan.

o Memberikan in+ormasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. o Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan

dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara

lain %

o Bukti penerimaan barang. o Bukti pembelian barang. o Bukti pengeluaran barang. o Kartu barang.

o Kartu persediaan. o 3a+tar in-entaris.

o 3a+tar rekapitulasi barang in-entaris.

 eknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut %

a. Memeriksa barang.

b. Menghitung persediaan barang aal tahun anggaran. c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

d. Menghitung pengeluaran barang. e. Menghitung sisa persediaan. +. Mencatat mutasi barang.