Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA

P 

P

R

R 

O

O 

S

S 

E

E 

D

D 

U

U 

R 

R 

O

O 

P

P 

E

E 

R

R 

A

A 

S

S 

I

I 

O

O 

N

N 

A

A 

L 

L 

S

S 

T

T 

A

A 

N

N 

D

D 

A

A 

R 

R 

S 

S

A

A 

R

R 

A

A 

N

N 

A 

A 

D

D 

A

A 

N 

N 

P

P 

R

R 

A

A 

S

S 

A

A 

R

R 

A

A 

N

N 

A 

A 

U 

U

n

n 

i

i 

v

v 

e

e 

r

r 

s

s 

i

i 

t

t 

a

a 

s 

s 

B

B 

r

r 

a

a 

w

w 

i

i 

j

j 

a

a 

y

y 

a

a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2 

PENGANTAR 

Dalam  mempersiapkan  Perguruan  Tinggi  Negeri  menjadi  Badan  Hukum  Milik  Negara  (BHMN),  sejak  lama  bagian  sarana  dan  prasana  selalu  meningkatkan  pelayanan  asset  pada seluruh civitas akademika. 

Beberapa  kasus,  kurang  berhasilnya  pelayanan  asset  kepada  masyarakat  kampus,  salah satunya disebabkan kurangnya informasi  tentang apa yang harus dilakukan oleh masing­  masing  pelaku  yang  terlibat  dalam  pelaksanaan penyampaian pelayanan tersebut.  Pelaku  yang  terlibat  dalam  pelayanan  asset  dalam  hal  ini  mulai  dari  Pemohon,  Pengguna,  Panitia,  rekanan,  sampai  dengan  para  pejabat  di lingkungan Universitas Brawijaya. 

Proses  dan  prosedur  penyampaian  pelayanan  asset  dalam  buku  ini  pegangan  ini  sekedar  mensosialisasikan  langkah­langkah  apa  yang  harus  dilakukan  oleh  setiap  pelaku  yang  terlibat dalam setiap pelayanan. 

Sistematika  buku  ini  disusun  berdasarkan  ruang  lingkup  tugas  Bagian  Sarana  dan  Prasarana  Aset  yang  dimulai  dari  mengadakan,  mencatat,  memelihara,  menginventarisasi dan menghapusan asset.

DAFTAR ISI  Hal  PENGANTAR  I.  SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA  3  Ruang Lingkup  Maksud dan Tujuan  Sasaran  1.1.  Pengertian  3  1.2.  Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa  3  1.3.  Prosedur  kegiatan  pengadaan  barang  (Rutin  untuk  perencanaan 

satu tahun anggaran) :  4  1.3.1.  Penjelasan langkah­langkah :  4  1.4.  Metoda  Pelelangan  Umum  dengan  Prakualifikasi,  Pemilihan 

Langsung dan Penunjukan Langsung  6  1.4.1.  Pengertian  6  1.4.2.  Porses dan Prosedur  6  1.4.3.  Penjelasan langkah­langkah  6  1.5.  Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi  11  1.5.1.  Pengertian  11  1.5.2.  Porses dan Prosedur  11  1.5.3.  Penjelasan langkah­langkah  11  1.6.  Metoda Penunjukan Langsung  14  1.6.1.  Pengertian  14  1.6.2.  Porses dan Prosedur  14  1.6.3.  Penjelasan langkah­langkah  14  1.7.  Permintaan Barang  17  1.7.1.  Pengertian  17  1.7.2.  Porses dan Prosedur  17  1.7.3.  Penjelasan langkah­langkah  17

4  II.  PEMELIHARAAN ASET  19  2.1.  Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum 20  2.1.1.  Pengertian  20  2.1.2.  Porses dan Prosedur  20  2.1.3.  Penjelasan langkah­langkah  20

P 

P

R

R 

O

O 

S

S 

E

E 

D

D 

U

U 

R 

R 

O

O 

P

P 

E

E 

R

R 

A

A 

S

S 

I

I 

O

O 

N

N 

A

A 

L 

L 

S

S 

T

T 

A

A 

N

N 

D

D 

A

A 

R 

R 

P 

P

E

E 

N

N 

G

G 

A

A 

D

D 

A

A 

A

A 

N 

N 

B

B 

A

A 

R

R 

A

A 

N

N 

G

G 

/

/ 

J

J 

A

A 

S

S 

A 

A 

U 

U

n

n 

i

i 

v

v 

e

e 

r

r 

s

s 

i

i 

t

t 

a

a 

s 

s 

B

B 

r

r 

a

a 

w

w 

i

i 

j

j 

a

a 

y

y 

a

a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2

Ruang Lingkup 

Ruang lingkup sistem pengadaan/jasa adalah mulai permintaan,  inventarisasi, kompilasi, evaluasi  dan pemetrikan, kepanitiaan, pelelangan  sampai penerimaan  barang/jasa dari semua unit kerja di  lingkungan Universitas Brawijaya.

Maksud dan Tujuan

Maksud dibuatnya SOP pengadaan/jasa adalah :

1.  Mengatur  pelaksanaan  proses  Pengadaan  Barang  dan  Jasa  yang  sumber  dananya  sebagian  atau  seluruhnya  dibiayai  dari  Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja  Negara  (APBN)  dan  Penghasilan  Negara  Bukan  Pajak  (PNBP)  yang    nantinya  akan  berbasis  sistem  elektronik  (e­procurement), 

2.  Menjamin  kelancaran  dan  transparansi  mekanisme  pengadaan  barang  dan  jasa  yang  diiusulkan ke Universitas, dan 

3.  Menjamin  kualitas dan  ketepatan  waktu  barang  dan  jasa  yang  diterima  oleh  semua  pengusul  dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya.

Tujuan SOP pengadaan/jasa adalah : 

1.  Agar pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai  APBN  dan  PNBP  dilakukan  secara  lebih  efisien,  efektif,  terbuka,  bersaing,  transparan,  adil  (tidak diskriminatif) dan akuntabel. 

2.  Memastikan  bahwa  semua  pengusul  dari  unit  kerja  di  lingkungan  Universitas  Brawijaya  melakukan tahapan/mekanisme yang harus dilaksanakan dalam pengadaan barang dan jasa.  3.  Memastikan akan diperoleh sistem data base mulai dari perencanaan, pengelolaan, pemilihan, 

pendistribusian, penyedia pengadaan barang dan jasa yang akan berbasis elektronik .

Sasaran 

Tersedianya sistem standar operasional prosedur pengadaan barang dan jasa yang digunakan sebagai  landasan  berbasis  elektronik  (e­procurement)  yang  lengkap  sehingga  dapat  mendukung  tugas  pokok  dan fungsi dari Universitas Brawijaya pada umumnya.

I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA Pengertian 

Pengertian barang dan jasa adalah : 

a.  Barang  adalah  benda  dalam  berbagai  bentuk  dan  uraian,  yang  meliputi  bahan  baku,  barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna  barang dan jasa. 

b.  Jasa adalah jasa pemborongan dan jasa konsultasi.

Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa 

Klasifikasi sistem pengadaan dan jasa terbagi menjadi :  1.  Sistem pengadaan barang rutin 

2.  Sistem pengadaan barang khusus  3.  Sistem pengadaan barang terbatas  4.  Sistem pengadaan jasa konsultasi

(1)  Sistem pengadaan barang rutin 

Sistem  pengadaan  barang  rutin  adalah  sistem  yang  mengatur  pengadaan    barang  yang  dilakukan  secara  rutin  berdasarkan  kebutuhan  pengusul  dari  unit  kerja  meliputi;  ATK,  kebutuhan barang laboratorium, inventaris, kebutuhan pemeliharaan alat dsb. 

(2)  Sistem pengadaan barang khusus adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang  spesifik  berdasarkan  kebutuhan  masing­masing  pengusul  dari  unit  kerja  meliputi  barang­  barang hidup (biology material), barang­barang berbahaya (hazard material). 

(3)  Sistem  pengadaan  barang  terbatas  adalah  kebutuhan  pengadaan  yang  benar­benar  mendesak dan terbatas yang harus segera dilakukan. 

(4)  Sistem  pengadaan  jasa  konsultasi  adalah  kebutuhan  pengadaan  jasa  yang  melibatkan  tenaga ahli.

Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan 1 tahun anggaran) : 

Diagram alir prosedur dapat dilihat pada Gambar 1.1

Penjelasan langkah­langkah : 

1.  Pengiriman surat ke unit kerja; kebutuhan barang ATK/Inventaris 

Pemrosesan membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran  2.  Perencanaan 

Pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja  3.  Inventarisasi  Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari  kerja  4.  Kompilasi  pemilahan barang­barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari  kerja  5.  Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran  Hasil kompilasi yang diusulkan ke Rektor membutuhkan waktu 10 hari kerja  6.  Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan  Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan  waktu 20 kerja  7.  Verifikasi Anggaran  Verifikasi RAB  kebutuhan barang dalam Anggaran Tahunan;  8.  Proses Pengadaan 

Proses pengadaan dilakukan melalui mekanisme Pelelangan terbagi per paket­paket  kegiatan, dengan  per satu kegiatan membutuhkan maksimal 120 hari kerja 

9.  Penyerapan anggaran melalui mekanisme proses pelelangan 

Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan  pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran 

10.  Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja 

Penerimaan  dan  pendistribusian  barang  ke  unit  kerja  pengusul  dilaksanakan  setelah  penyedia barang/jasa mengirimkan barang.

4

Gambar 1.1. Diagram alir pengadanaan rutin

PIMPINAN UNIT KERJA DSP REKTOR BAGIAN ANGGARAN BAGIAN PENGADAAN Bagian

Sarana & Prasarana

Bagian Inventaris 1. Pengiriman  Surat ke Unit  Kerja  5. Hasil Kompilasi di Usulkan Ke  Rektor Melalui Rapat Anggaran  Dengan Pimpinan Unit Kerja  3. Inventarisasi  Kebutuhan  Barang  8. Proses  Pengadaan  6. Evaluasi & Pematrikan  Kebutuhan Barang  Selesai  2. Pengajuan  Kebutuhan  Barang  Tahunan  4. Kompilasi  Kebutuhan  Barang  7. Verifikasi  RAB  9. Penyerapan  Anggaran  Melalui Proses  Pelelangan  10. Penerimaan, Pendistribusian Barang ke Unit Kerja

Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung

Pengertian 

(1)  Proses  pelelangan  adalah  proses  pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa  yang  dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,­ 

(2)  Proses prakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan  lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang andal, modal,  peralatan  dan  alamat  yang  tetap  dari  penyedia  barang  dan  jasa sebelum

memasukkan penawaran. 

(3)  Proses  Pemilihan  Langsung  adalah  proses  pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa  untuk nilai pekerjaan antara Rp.50.000.000,­ s.d Rp.100.000.000,­. 

(4)  Pelelangan  Terbatas  adalah  pelelangan  yang  dilaksanakan  untuk  pekerjaan­  pekerjaan komplek yang diyakini hanya bisa diikuti oleh Penyedia barang dan jasa  pada perusahaan tertentu dengan spesifikasi pekerjaan tertentu.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.2

Penjelasan langkah­langkah

1. Pengumuman Prakualifikasi, Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas 

tentang  adanya  pekerjaan,  yang  didahului  dengan  penilaian  kemampuan  perusahaan.  Pengumuman  ini  dilaksanakan  7  (tujuh)  hari  kerja.  Pada Pelelangan Terbatas,  pada  prinsipnya  sama  dengan  tata  cara  Pelelangan  Umum,  tetapi  dalam  pengumuman  prakualifikasi  harus  dicantumkan  batasan­batasan  atau  spssifikasi  pekerjaan  yang  akan  dilaksanakan,  sehingga  hanya  perusahaan  yang  dipastikan  dapat  melaksanakan  pekerjaan  saja  yang  akan  mengikuti  Proses  Pelelangan,  yang  biasanya  diklarifikasi  dulu  oleh Panitia pengadaan barang dan jasa;

2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi,  Masyarakat  atau  Perusahaan  yang  berminat 

mendaftarkan diri dan mengambil formulir isian Dokumentasi Kualifikasi;

3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi,  Masyarakat  atau  Perusahaan  memasukkan 

Dokumentasi Kualifikasi sesuai dengan syarat­syarat yang telah ditentukan,  paling lambat  3 (tiga) hari setelah pengambilan Formulir Isian Dokumentasi Kualifikasi berakhir;

4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi,  Panitia  menilai  Dokumentasi  Kualifikasi  dan 

menusun urutan pemenang prakualifikasi;

5. Penetapan Hasil Prakualifikasi, Pengguna barang dan jasa dalam hal ini adalah Pejabat 

sarana dan prasarana menetapkan urutan Pemenang Prakulaifikasi;

6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi,  Panitia  mengumumkan  pemenang  prakualifikasi 

kepada peserta prakualifikasi;

7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi,  Panitiamemberikan  kesempatan  kepada  peserta 

prakualifikasi  untuk  mengajukan  sanggahan  apabila  merasa  keberatan  terhadap  proses  pengadaan dan hasil prakualifikasi, selama 5 hari sejak pengumuman;

8. Mengundang Peserta yang Lulus Prakualifikasi,  Panitian  mengundang  peserta  yang 

lulus  prakualifikasi  untuk  mengambil  Dokumen  Penyedia  Barang  dan  Jasa  serta  memasukan surat Penawaran/mengikuti lelang pekerjaan.

9. Pengambilan Dokumen Lelang Umum,  Peserta  lelang  mengambil  Dokumen  Penyedia 

Barang dan Jasa, yaitu dokumen yang memmuat persyaratan administrasi/teknis, tata cara  penilaian administrasi/teknis, jadwal pengadaan dll;

6

10. Penjelasan (Aanwejzing),  Panitia  memberikan  Penjelasan  secara  rinci  kepada  peserta 

lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang, dan  Jasa dan membuat  Berita Acara Penjelasan,  apabila ada koreksi/perubahan,  dimasukkan  dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat dalam  Dokumen Penyedia Barang, dan  Jasa;

11. Pemasukan Penawaran,  Peserta  Lelang  memasukkan  dokumen  Penawaran  sesuai 

dengan syarat­syarat yang ditentukan;

12. Evaluasi Penawaran,  Panitia  meneliti  dan  mengevaluasi  dokumen  penawaran  dan 

melaporkan  kepada  pengguna  barang  /jasa  atau  Pejabat  sarana  dan  prasarana  tentang  urutan calon pemenang lelang;

13. Klarifikasi dan Negoisasi Penawaran,  Antara Panitia dan Penyedia Barang/Jasa proses 

untuk mendapatkan harga yang disepakati, terutama harga­harga satuan yang lebih tinggi  dari HPS, dan klarifikasi teknis untuk mendapatkan barang/jasa, yang sesuai dengan yang  tercantum dalam Dokumen Penyedia Barang/jasa. Proses ini hanya dilaksanakan dalam

proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode Pemilihan Langsung; 14. Pengusulan Pemenang, Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan Pemenang 

Lelang kepada Rektor;

15. Persetujuan Pemenang Lelang,  Atas  nama  Rektor,  Pembantu  Rektor  II  memberikan 

persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan;

16. Pengumuman Pemenang Lelang,  Panitia  mengumumkan  Pemenang  Lelang  kepada 

peserta lelalng;

17. Pengajuan Sanggahan,  Panitia  memberikan  kesempatan  kepada  Peserta  Lelalng  untuk 

memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima)  hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

18. Pengeluaran SKPPBJ,  Pejabat  sarana  dan  prasarana  mengeluarkan  Surat  Keputusan 

Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa;

19. Penyerahan Jaminan Penawaran,  Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan sebagai 

syarat untuk melaksanakan pekerjaan;

20. Penandatangan kontrak,  penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana  dan 

Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;

21. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan 

Pemenang  Lelang  menandatangani  Berita  Acara  Serah  Terima  Lapangan  (lokasi  yang  akan  dikerjakan)  dan  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana  menyeluarkan  surat  perintah  untuk  Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK);

22. Pelaksanaan Pekerjaan,  Penyedia  barang/jasa  melaksanakan  Pekerjaan  di  bawah 

pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa barang/jasa;

23. Pengawasan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan  Pengawasan 

terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut;

24. Serah Terima Pekerjaan I,  Penyedia  Barang/Jasa  melaksanakan  pekerjaan  sampai 

selesai  100%,  dan  menyerahkan  kepada  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana,  sehingga  hasil  pekerjaan  dapat  dimanfaatkan  sebagai  mana  mestinya.  Khusus  pada  pengadaan  penyediaan  barang,  serah  terima  pekerjaan  ini  merupakan  langkah  terakhir.  Masa  Pemeliharaan  barang  diwujudkan  dalam  surat  jaminan  (garansi)  barang,  yang  waktunya  tergantung  jenis  barang,  sednag  pada  pengadaan  penyedia  jasa  konstruksi  masih  ada  langkah­langkah berikutnya;

25. Masa Pemeliharaan,  Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang 

26. Pemeriksaaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan  pemeriksanaan 

dan  jika  tidak  ada  lagi  kerusakan­kerusakan  segera  membuat  laporan  telah  selesainya  masa pemeliharaan;

27. Serah Terima Pekerjaan ke II,  Setalah  selesainya  masa  pemeliharaan,  berarti  telah 

selesai  pula  tugas  penyedia  Konstruksi,  kemudian  menyerahkan  hasil  pekerjaan  yang  kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

Gambar 1.2. Diagram alir proses pelelangan umum PANITIA PENGGUNA JASA

(Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat

Komitmen

REKANAN REKTOR PANITIA PEMERIKSA 4. Evaluasi  Dokumentasi  Prakualifikasi  2. Pengambilan  Dokumen  Prakualifikasi  1. Pengumuman  Prakualifikasi  3. Pemasukan  Dokumen  Prakualifikasi  5. Penetapan  Hasil  Prakualifikasi  6. Pengumuman  Hasil  Prakualifikasi  _{7. Pengajuan}  Sanggahan  Prakualifikasi  8. Mengundang  Peserta Lulus  Prakualifikasi  9. Pengambilan  Dokumen  Lelang Umum  10. Penjelasan  (Anweizein)  11. Pemasukan  Penawaran  12. Evaluasi  Penawaran  13. Klarifikasi  Negoisasi  Penawaran  14. Pengusulan  Pemenang  15. Persetujuan  Pemenang  Lelalng  16. Pengumuman  Pemenang Lelang  Proses Pemilihan  langsung  Proses Lelang  Prakualifikasi dan  Lelang Terbatas 

A

PANITIA PENGGUNA JASA (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat

Komitmen

REKANAN REKTOR PANITIA PEMERIKSA 18. Pengeluaran  SKPPBJ  19. Penyerahan  Jaminan  Penawaran 

A 

17. Pengajuan  Sanggahan  20. Penandatangan Kontrak  21. Membuat BA Serah Terima  Lapangan dan SPMK  22. Pelaksanaan  Pekerjaan  23. Pengawasan  Pekerjaan  26. Pemeriksaan  Pekerjaan  24. Serah Terima Pekerjaan I  27. Serah Terima Pekerjaan II  25. Masa  Pemeliharaan  Selesai

10

Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi Pengertian 

(1)  Proses  pelelangan  adalah  proses  pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa  yang  dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,­ 

(2)  Proses  pascakualifikasi  adalah  proses  penilaian  kemampuan  usaha  dan  persyaratan  lainya  seperti  keahlian,  pengalaman,  kemampuan  teknis,  SDM  yang  andal,  modal,  peralatan  dan  alamat  yang  tetap  dari  penyedia  barang  dan  jasa

setelah memasukkan penawaran. Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.3

Penjelasan langkah­langkah

1. Pengumuman Pelelangan Umum,  Panitia  memberikan  pengumuman  kepada 

masyarakat  luas  untuk  mengikuti  pelelangan  pekerjaan,  dimana  penilaian  kemampuan  perusahaan  dilakukan  terhadap  peserta  yang  diusulkan  menjadi  Pemenang.  Pemasukan  dokumen  kualifikasi  perusahaan  bersamaan  dengan  dokumen penawaran. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja.

2. Pendaftaran Pelelangan dan Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, 

Masyarakat  atau  Perusahaan  yang  berminat  dan  sesuai  dengan  kriteria/kualifikasi  pekerjaan  mendaftarkan  diri  untuk  mengikuti  penawaran  pekerjaan  yang  akan  dilaksanakan dan mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang  memuat  persyaratan  adminstrasi/teknis,  tata  cara  penilaian  adminstrasi/teknis,  jadwal pengadaan dll.;

3. Penjelasan Dokumen Penyedia Barang dan Jasa,  Panitia  memberikan 

penjelasan  secara  rinci  kepada  peserta  lelang  tentang  pekerjaan  yang  akan  dilaksanakan sesuai  Dokumen  Penyedia  Barang/Jasa  dan  membuat Berita Acara

Penjelasan.  Apabila  ada  koreksi/perubahan,  dimasukkan  dalam  Berita  Acara 

sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang/Jasa.

4. Pemasukan Dokumen Penawaran,  Peserta  Lelang  memasukkan  dokumen 

Penawarandalam sampul tertutup, sesuai dengan syarat­syarat yang ditentukan;

5. Membuka Dokumen Penawaran,  Panitia  membuka  Sampul  Dokumen 

Penawaran dihadapan peserta lelang.

6. Evaluasi Dokumen Penawaran,  Panitia  meneliti  dan  mengevaluasi  dokumen 

penawaran  sekaligus  dokumen  kualifikasi  dan  melaporkan  kepada  pengguna  barang  /jasa  atau  Pejabat  sarana  dan  prasarana  tentang  urutan  calon  pemenang  lelang;

7. Pengusulan Pemenang Lelang,  Pengguna  Barang/Jasa  atau  Penjabat  sarana 

dan prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor;

8. Persetujuan Pemenang Lelang,  Atas  nama  Rektor,  Pembantu  Rektor  II 

memberikan  persetujuan  Penyedia  Barang/Jasa  yang  akan  melaksanakan  pekerjaan;

9. Pengumuman Pemenang Lelang,  Panitia  mengumumkan  Pemenang  Lelang 

kepada peserta lelalng;

10. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng 

untuk  memberikan  sanggahan  jika  merasa  keberatan  terhadap  hasil  pelelangan,  selama 5 (lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

11. Pengeluaran SKPPBJ,  Pengguna  Barang/Jasa  atau  Pejabat  sarana  dan 

prasarana  mengeluarkan  Surat  Keputusan  Penunjukkan  Penyedia  Barang/Jasa  (SKPPBJ);

12. Penandatangan kontrak,  penandatanganan  Perjanjian  Kerja  antara  Pejabat 

Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia  Barang/Jasa;

13. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK,  Pejabat  Sarana  dan 

Prasarana  dan  Pemenang  Lelang  menandatangani  Berita  Acara  Serah  Terima  Lapangan  (lokasi  yang  akan  dikerjakan)  dan  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana  menyeluarkan  surat  perintah  untuk  Penyedia  Jasa  agar  segera  melaksanakan  pekerjaan  (SPMK  Berita  Acara  serha  terima  lapangan  hanya  untuk  pengadaan  penyedia jasa konstruksi);

14. Pelaksanaan Pekerjaan,  Penyedia  barang/jasa  melaksanakan  Pekerjaan  di 

bawah pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa;

15. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa 

melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan  tersebut;

16. Serah Terima Pekerjaan I,  Penyedia  Barang/Jasa  melaksanakan  pekerjaan 

sampai  selesai  100%,  dan  menyerahkan  kepada  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana,  sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada  pengadaan  penyediaan  barang,  serah  terima  pekerjaan  ini  merupakan  langkah  terakhir.  Masa  Pemeliharaan  barang  diwujudkan  dalam  surat  jaminan  (garansi)  barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia  jasa konstruksi masih ada langkah­langkah berikutnya;

17. Masa Pemeliharaan,  Penyedia  jasa  masih  bertanggung  jawab  terhadap  pekerjaan  yang  dilaksanakan  selama  masa  pemeliharaan  yang  tercantum  dalam  kontrak;

18. Pemeriksaaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan 

pemeriksanaan  dan  jika  tidak  ada  lagi  kerusakan­kerusakan  segera  membuat  laporan telah selesainya masa pemeliharaan;

19. Serah Terima Pekerjaan ke II,  Setalah  selesainya  masa  pemeliharaan,  berarti 

telah  selesai  pula  tugas  penyedia  Konstruksi,  kemudian  menyerahkan  hasil  pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

PANITIA REKANAN PENGGUNA JASA (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat Komitmen REKTOR PANITIA PEMERIKSA 2. Pendaftaran  dan  Pengambilan  Dokumen  1. Pengumuman  Pelelangan  Umum  3. Penjelasan  Dokumen  Penyedia  Barang/Jasa  _{4. Pemasukan}  Dokumen  Penawaran  6. Evaluasi  Dokumen  Penawaran  7. Pengusulan  Pemenang  Lelang  8. Persetujuan  Pemenang  Lelalng  9. Pengumuman  Pemenang Lelang  5. Membuka Dokumen Penawaran  dan Membuat BA Pembukaan  Dokumen  10. Pengajuan  Sanggahan  11. Pengeluaran  SKPPBJ  12. Penyerahan  Jaminan  Penawaran  13. Membuat BA Serah Terima  Lapangan dan SPMK  14. Pelaksanaan  Pekerjaan  15. Pengawasan  Pekerjaan  16. Serah Terima Pekerjaan I  17. Masa  Pemeliharaan  19. Serah Terima Pekerjaan II  18. Pemeriksaan  Pekerjaan  Selesai  Gambar 1.3. Diagram alir proses pelelangan umum pascakualifikasi

Metoda Penunjukan Langsung Pengertian 

Metode Penunjukan Langsung adalah Pemilihan Penyedia barang dan Jasa untuk :  Pekerjaan yang nilainya di bawah Rp.50.000.000,­ 

·  Untuk  jenis  pekerjaan  yang  komplek  atau  hanya  beberapa  perusahaan  yang  diyakini bisa melaksanakan pekerjaan tersebut. 

·  Karena keadaan mendesak misal karena bencana alam. 

·  Karena  hanya  ada  1  pendaftar/tidak  ada  yang  mendaftar  walaupun  sudah  dilaksanakan pengumuman ulang. 

·  Karena rahasia negara.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.4

Penjelasan langkah­langkah

1. Mengundang Peserta Terpilih,  Panitia  memberikan  undangan  kepada  penyedia 

barang/jasa  yang  telah  ditunjuk  dan  dipandang  mempunyai  spesifikasi/mampu  mengerjakan pekerjaan yang akan dilaksanakan. 

2. Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, Penyedia barang/jasa mengambil 

Dokumen  Penyedia  Barang/Jasa,  yaitu  dokumen  yang  memuat  persyaratan  adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal pengadaan dll.; 

3. Memasukkan Dokumen Prakualifikasi,  Sebelum mengajukan Penawaran secara 

tertulis,  penyedia  barang/jasa  memsukkan  dokumen  kualifikasi  yang  memuat  kemampuan  perusahaan  di  bidang  administrasi,  teknik,  finansial,  tenaga  kerja/tenaga ahli dll.; 

4. Memeriksa Dokumen Prakualifikasi,  Panitia  meneliti  dokumen  prakualifikasi 

penyedia barang/jasa untuk menilai kemampuan perusahaan; 

5. Penjelasan Dokumen Prakualifikasi,  Panitia memberikan penjelasan  secara rinci 

kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai dokumen  penyedia  barang/jasa  dan  membuat  Berita  Acara  penjelasan  apabila  ada  koreksi/perubahan,  dimasukkan  dalam  Berita  Acara  sesuai  dengan  pasal  da  ayat  Dokumen penyedia barang/jasa; 

6. Memasukkan Dokumen Penawaran,  Peserta  lelang  memasukkan  dokumen 

penawaran  daalm  sampul  tertutup,  sesuai  dengan  syarat­syarat  yang  telah  ditentukan; 

7. Membuka dan Evaluasi Dokumen Penawaran,  Panitian  membuka  sampul 

Dokumen Penawaran dan meneliti dokumen penawaran; 

8. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran, Panitia melakukan klarifikasi dan negosiasi 

baik  teknis  maupun  harga  terhadap  penawaran  yang  diajukan  oleh  penyedia  barang/jasa; 

9. Melaporkan dan Pengusulan Pemenang,  Panitia  meloporkan  hasil  proses  dan 

mengusulkan penyedia barang/jasa kepada Rektor; 

10. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana 

mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ); 

11. Penandatanganan Kontrak,  Penandatanganan  Perjanjian  Kerja  antara  Pejabat 

Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia  Barang/Jasa; 

14 

(lokasi  yang  akan  dikerjakan)  dan  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana  menyeluarkan  surat  perintah  untuk  Penyedia  Jasa  agar  segera  melaksanakan  pekerjaan  (SPMK  Berita  Acara  serah  terima  lapangan  hanya  untuk  pengadaan  penyedia  jasa  konstruksi); 

13. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah 

pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa; 

14. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa 

melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan  tersebut; 

15. Serah Terima Pekerjaan I,  Penyedia  Barang/Jasa  melaksanakan  pekerjaan 

sampai  selesai  100%,  dan  menyerahkan  kepada  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana,  sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada  pengadaan  penyediaan  barang,  serah  terima  pekerjaan  ini  merupakan  langkah  terakhir.  Masa  Pemeliharaan  barang  diwujudkan  dalam  surat  jaminan  (garansi)  barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia  jasa konstruksi masih ada langkah­langkah berikutnya;

16. Masa Pemeliharaan,  Penyedia  jasa  masih  bertanggung  jawab  terhadap  pekerjaan  yang  dilaksanakan  selama  masa  pemeliharaan  yang  tercantum  dalam  kontrak;

17. Pemeriksaaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan 

pemeriksanaan  dan  jika  tidak  ada  lagi  kerusakan­kerusakan  segera  membuat  laporan telah selesainya masa pemeliharaan;

18. Serah Terima Pekerjaan ke II,  Setalah  selesainya  masa  pemeliharaan,  berarti 

telah  selesai  pula  tugas  penyedia  Konstruksi,  kemudian  menyerahkan  hasil  pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

PANITIA REKANAN PENGGUNA JASA (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat Komitmen REKTOR PANITIA PEMERIKSA 2. Pengambilan  Dokumen  Kulaifikasi  1. Mengundang  Calon Peserta  Terpilih  3. Memasukan  Dokumen  Prakualifkasi  6. Memasukan  Dokumen  Penawaran  9. Pengusulan  Pemenang  Lelang  9a. Persetujuan  Pemenang  Lelalng  5. Penjelasan  Dokumen  Prakualifikasi  10. Pengeluaran  SKPPBJ  12. Membuat BA Serah Terima  Lapangan dan SPMK  13. Pelaksanaan  Pekerjaan  14. Pengawasan  Pekerjaan  15. Serah Terima Pekerjaan I  16. Masa  Pemeliharaan  18. Serah Terima Pekerjaan II  17. Pemeriksaan  Pekerjaan  4. Memeriksa  Dokumen  Prakualifkasi  7. Membuka  dan Evaluasi  Dokumen  Penawaran  8. Klarifikasi dan Negosiasi  Penawaran  11. Penandatanganan Kontrak  Gambar 1.4. Proses pelelangan umum pascakualifikasi

16

Permintaan Barang Pengertian 

Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari  unit  kerja di lingkungan  unit kerja  kantor pusat UB ke Direktorat Sarana dan Prasarana UB.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses permintaan barang dapat dilihat pada Gambar 1.5

Penjelasan langkah­langkah

1. Mengajukan Surat Permintaan,  Pemohonl  dari  unit  kerja  mengajukan  surat 

permintaan barang ke DSP, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap;

2. Verifikasi Kelayakan,  DSP  melakukan  kelayakan  barang  yang  diminta  dan 

kesesuaian  permintaan  barang  analisa  teknis  yang  diajukan  unit  kerja.  Bila  hasil  verifikasi  tidak  layak  maka  proses  selesai,  jika  layak  maka  proses  dilanjutkan  ke  langkah berikutnya;

3. Cek Ketersediaan,  DSP  memeriksa  ketersidiaan  barang  tersebut  di  gudang 

persediaan  UB.  Bila  barang  tersedia  maka  dilanjutkan  ke  langkah  4,  jika  barang  tidak tersedia maka dilanjutkan ke langkah 6;

4. Membuat DO (Devivery Order),  DSP  membuat  DO  jika  barang  tersebut  telah 

tersedia;

5. Mengambil Barang,  Pemohon  dari  unit  kerja  mengambil  barang  yang  diminta 

dengan  menunjukkan  DO.  Pengambilan  barang  dapat  dilakukan  di  gudang  persediaan  maupun  di  DSP  sesuai  dengan  jenis  barang  yang  diminta  dan  selanjutnya jenis barang dan jumlahnya dicatatkan pada Buku Induk Inventaris;

6. Survey dan Membuat RAB,  DSP melakukan survey harga barang yang diminta di 

pasaran dan menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB);

7. Verifikasi RAB,  Satuan  Audit  Internal  melakukan  verifikasi  RAB  yang  diajukan 

DSP;

8. Persetujuan RAB,  Hasil verifikasi RAB dari SAI kemudian diajukan persetujuannya 

kepada Bagian Keuangan;

9. Melaksanakan Pengadaan Penyedia barang,  Panitia  Pengadaan  melakukan 

proses pengadaan barang dengan metode menyesuaikan nilai barang;

10. Membuat DO, Lihat langkah 4; 11. Mengambil Barang,  Lihat langkah 5.

UNIT KERJA PEMOHON DSP SATUAN AUDIT INTERNAL BAGIAN KEUANGAN PANITIA PENGADAAN BAGIAN GUDANG DIR­DSP

Ada  1. Mengajukan  Surat  Permohonan  2. Verifikasi Kelayakan  Selesai  Tdiak layak  3. Cek  Ketersediaan  Barang  4. Membuat DO  Tidak Ada  5. Mengambil  Barang  6. Survey dan  Membuat RAB 

Selesai  7. Verifikasi RAB 

8. Menyetujui  RAB  9.  Melaksanakan  Pengadaan  Penyedia  barang  10. Mengeluarkan DO  5. Mengambil  Barang  Selesai  Gambar 1.5. Diagram alir proses permintaan barang

18 

P 

P

R

R 

O

O 

S

S 

E

E 

D

D 

U

U 

R 

R 

O

O 

P

P 

E

E 

R

R 

A

A 

S

S 

I

I 

O

O 

N

N 

A

A 

L 

L 

S

S 

T

T 

A

A 

N

N 

D

D 

A

A 

R 

R 

P 

P

E

E 

M

M 

E

E 

L

L 

I

I 

H

H 

A

A 

R

R 

A

A 

A

A 

N 

N 

A

A 

S

S 

E

E 

T 

T 

U 

U

n

n 

i

i 

v

v 

e

e 

r

r 

s

s 

i

i 

t

t 

a

a 

s 

s 

B

B 

r

r 

a

a 

w

w 

i

i 

j

j 

a

a 

y

y 

a

a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

II. PEMELIHARAAN ASET

Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum Pengertian 

Pemeliharaan  dan  perbaikan  gedung  dibatasi  pada  gedung­gedung  yang  menjadi  tanggung jawab universitas, seperti Gedung Kantor Pusat, Perpustakaan dan Gedung  Ruang Kuliah Bersama, sedang prasarana umum meliputi,  pos satpam,  jalan, trotoar,  saluran air hujan, pagar dan lampu penerangan jalan.

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur Pemeliharaan, Perbaikan  Gedung dan Prasarana  Umum pada Gambar 2.1.

Penjelasan Langkah­Langkah

2. Mengajukan Surat Permohonan,  Pemohon  dari  unit  kerja  membuat  surat 

permohonan yang ditujukan kepada Rektor;

3. Mengecek Alokasi dana,  Atas  dasar  deposisi  Rektor, Direktorat  SP  mengecek 

alokasi dana untuk memperbaiki  atau memelihara  gedung/prasarana  umum yang  diajukan;

4. Disoposisi Cek Lapangan,  Apabila  alokasi  dana  tersedia,  maka  Direktur  SP 

mengeluarkan  disposisi  untuk  cek  lapangan.  Cek  dan  survey  lapangan  dimaksudkan  untuk  mengetahui  kondisi  sebenarnya  terkait  dengan  jenis  permohonan yang diajukan;

5. Cek Lapangan dan Menyusun RAB,  Sub  Bagian  Prasarana  melakukan  cek 

lapangan kemudian menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB;

6. Verifikasi RAB,  SAI  melakukan  verifikasi  terhadap  harga  satuan  bahan  yang 

telah disusun (RAB);

7. Memberikan Persetujuan,  Bagian  Keuangan  memberikan  persetujuan  terhadap 

RAB hasil verifikasi;

8. Melaksanakan Kegiatan,  Sub  bagian  Prasarana  melaksanakan  kegiatan 

pemeliharaan/perbaikan  secara  langsung  atau  dengan  cara  pengadaan  penyedia  jasa pemborongan.

UNIT KERJA PEMOHON

DSP REKTOR SATUAN AUDIT INTERNAL

BAGIAN KEUANGAN BAGIAN PRASANA DIR­DSP

1. Mengajukan  Surat  Permohonan  2. Mengecek  Alokasi Dana  4. Cek  Lapangan &  Menyusun  RAB  5. Verifikasi  RAB  6.  Memberikan  Persetujuan  7.  Melaksanakan  Kegiatan  Selesai  Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan gedung dan prasarana umum  ­Rehab Ringan  ­Rehab Sedang  ­Rehab Berat  3. Disposisi  Cek  Lapangan

Pemeliharaan Kendaraan Dinas di UB Pengertian 

Pemeliharaan kendaraan dinas di UB adalah aktifitas proses pemeliharaan kendaraan  dalam  upaya  selalu  pada  kondisi  kendaraan  yang  prima  untuk  menunjang  kegiatan  kedinasan di lingkungan UB.

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur Pemeliharaan, Kendaraan Dinas  pada Gambar 2.1.

Penjelasan Langkah­Langkah

1. Membuat Surat Permohonan,  Pemohon  dari  unit  kerja  membuat  surat 

permohonan yang ditujukan kepada Bagian Pemeliharaan dilampiri fotokopi STNK;

2. Cek Kondisi Kendaraan,  Bagian  Pemeliharaan  UB  melakukan  cek  kondisi 

kendaraan kerusakan  yang  terjadi  atau  kondisi  yang  mengharuskan  berada  pada  kondisi ringan, sedang dan berat;

3. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Ringan,  Pemeliharaan  yang  meliputi 

(ganti olie mesin, olie gardan, olie persneleng, olie transmisi, grease, tambah accu,  minyak rem, ganti olie power steering, semprot filter  dan ganti filter solar, filter  olie  dan filter  udara) jangka waktu pemeliharaan dilakukan 5  kali dalam setahun atau  capaian jumlah kilometer yang mensyaratkan.

4. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Sedang,  Pemeliharaan  yang  meliputi 

(tune  up,  service  rem,  service  radiator,  ganti  lager  roda,  ganti  kampas  rem,  perbaikan  kabel  lampu,  ganti  van  belt,  perbaikan  dynamo  isi,  dynamo  stater,  service compresor, service blower, spooring, balance ban dan service bosh pump)  jangka waktu pemeliharaan dilakukan 2­3   kali dalam setahun.

5. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Berat,  (  ganti  kampas  kopling,  ganti 

timing belt, pengecatan, skur klep, ganti per seker, ganti master rem) jangka waktu  pemeliharaan dilakukan setiap 5 tahun sekali.

6. Menyusun RAB dan Meminta Persetujuan,  Bagian  Pemeliharaan  menyusun 

RAB dan meminta disposisi pada pimpinan yang berwenang.

7. Persetujuan RAB, Pemohon melakukan persetujuan ke Bagian Keuangan.

8. Melaksanakan Kegiatan Pemeliharaan,  Pemohon  mengirimkan  kendaraan  ke 

22  Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan kendaraan dinas UNIT KERJA PEMOHON DSP BAGIAN KEUANGAN SubBAg Pemeliharaan DIR­DSP 1. Mengajukan  Surat  Permohonan  2. Cek Kondisi  Kendaraan  7. Menyetujui  RAB  8. Melaksanakan  Kegiatan  Selesai  3. Melaksanakan  Pemeliharaan  Ringan  4. Melaksanakan  Pemeliharaan  Sedang  5. Melaksanakan  Pemeliharaan  Berat  6. Menyusun RAB dan  Meminta Disposisi

P 

P

R

R 

O

O 

S

S 

E

E 

D

D 

U

U 

R 

R 

O

O 

P

P 

E

E 

R

R 

A

A 

S

S 

I

I 

O

O 

N

N 

A

A 

L 

L 

S

S 

T

T 

A

A 

N

N 

D

D 

A

A 

R 

R 

I 

I

N

N 

V

V 

E

E 

N

N 

T

T 

A

A 

R

R 

I

I 

S

S 

A

A 

S

S 

I 

I 

D

D 

A

A 

N 

N 

P 

P

E

E 

N

N 

G

G 

H

H 

A

A 

P

P 

U

U 

S

S 

A

A 

N 

N 

A

A 

S

S 

E

E 

T 

T 

U 

U

n

n 

i

i 

v

v 

e

e 

r

r 

s

s 

i

i 

t

t 

a

a 

s 

s 

B

B 

r

r 

a

a 

w

w 

i

i 

j

j 

a

a 

y

y 

a

a 

24

III. INVENTARISASI DAN PENGHAPUSAN ASET

3.1. Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung Pengertian 

Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung adalah menghapus barang  inventrais  berupa  bangunan  gedung  dari  dafar  Buku  Induk  Inventaris  milik  negara  di  Uversitas Brawijaya

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur dapat dilihat  pada Gambar 3.1.

Penjelasan Langkah­Langkah

1. Mengajukan permohonan penghapusan,  unit  kerja  mengajukan  permohonan 

penghapusan bangunan gedung kepada Rektor;

2. Disposisi Cek Bangunan, Rektor mendisposisi pengecekan bangunan yeng akan 

akan dihapus kepada DS&P.

3. Cek bangunan Gedung dan Membuat Panitia Peneliti,  Direktur S&P membuat 

usulan Panitia Penghapusan Bangunan Gedung.

4. Menerbitkan SK Panitia Penliti,  Rektor  menerbitkan  SK  Panitia  Penelitian 

Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung.

5. Meneliti dan Membuat BAP,  Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris 

berupa bangunan gedung, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP).

6. Mengajukan Usulan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan 

barang inventaris berupa bangunnan gedung kepada Dinas Kimpraswil Jatim.

7. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  Dinas  Kimpraswil  Jatim 

meneliti kondisi bangunan gedung yang disulkan akan dihapus dan mengeluarkan  surat rekomendasi atas kelayakan bangunan gedung yang dihapus.

8. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan  ke  Direktorat  Jendral Anggaran  (DJA)  Jatim  dilampiri Surat  Rekomendasi  dari  Dinas  Kimpraswil.

9. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  DJA  Jatim  meneliti  dan  mengeluarkan  Surat  Rekomendasi  Penghapusan  Barang  Inventaris  berupa  bangunan gedung.

10. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengusulkan  penghapusan  barang  inventaris berupa bangunan gedung kepada Menteri Pendidikan Nasional.

11. Menerbitkan SK Penghapusan,  Menteri  Pendidikan  Nasional  menerbitkan  SK 

Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung.

12. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan,  Rektor  membentuk  Pantia  Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung.

13. Membuat Harga Limit,  Panitia  Penjualan  membuat  harga  limit  dan  melaporkan 

kepada Rektor.

14. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan,  Rektor  mengajukan  pelaksanaan 

lelang/penjualan  barang  inventaris  berupa  bangunan  gedung  kepada  Pejabat  Lelang.

15. Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan,  Pejabat  lelang  meneliti  bangunan  gedung  milik  negara  yang  akan  dilelangkan  dan  menentukan  jadwal  lelang/penjualan.

16. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan,  Rektor  membuat  pengumuman 

lelang/penjualan  yang  berisi  tanggal  dan  tempat  pendaftaran  peserta  maupun  pelaksanaannya.

17. Melaksanakan Lelalng/Penjualan,  Pejabat  lelang  bersama  Panitia  Penjualan 

melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum.

18. Membongkar dan Mengambil Barang,  Pemenang  lelang  membongkar  dan 

mengangkut  bongkaran  bangunan  gedung  sesuai  dengan  ketentuan  lelang  dari  Unit  Kerja  dengan  menunjukkan  bukti  pembayaran  yang  sah  dan  surat  bukti  sebagai pemenang lelang.

19. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris,  Unit  kerja  tempat 

bangunan  gedung  yang  dilelang  mengurangkan  dari  Daftar  Buku  Induk  Barang  Inventaris dan KIB bangunan gedung.

20. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris,  Pengurus  barang 

DS&P  mengurangkan  barang  inventaris  berupa  bangunan  gedung  yang  akan  dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris dan KIB bangunan gedung.

21. Membuat Laporan Pelaksanaan, Rektor membuat laporan penghapusan barang 

inventaris bangunan gedung ke Menteri Pendidikan Nasional.

22. Membuat Laporan Pelaksanaan,  Menteri  Pendidikan  Nasional  menerima 

Laporan  Pelaksanaan  Lelang/Penjualan  Barang  Inventarsi  berupa  Bangunan  Gedung Milik Negara.

Pemenang  Lelang  Unit Kerja  DS&P  Rektor  Panitia  Peneliti  Panitia  Lelang  Dinas  Kimpraswil  KPPLN  DJA  Jatim  Depdiknas  Pengurus  Barang  Seksi IP  Subdit  Sarana  Direktur  S&P  1.  Mengajukan  permohonan  penghapusan  2. Disposisi  Cek  Bangunan  3. Membuat  usulan panitia  penelitian  4.  Menerbitkan  SK Panitia  Penelitiaan  6.  Mengajukan  usulan  penghapusan  5. Meneliti &  Membuat  BAB  7. Meneliti &  Mengeluarkan  Rekomendasi  9. Meneliti&  mengeluarkan  rekomendasi  8.  Mengajukan  usulan  penghapusan  10.  Mengusulkan  penghapusan  12. Memben­  tuk  Paniitia  Lelang/Penju  alan  11.  Menerbitkan  SK  Penghapusan  13. Membuat  harga limit &  melaporkan  Gambar 3.1. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris bangunan gedung

Pemenang  Lelang  Unit Kerja  DS&P  Rektor  Panitia  Peneliti  Panitia  Lelang  Dinas  Kimpraswil  KPPLN  DJA  Jatim  Depdiknas  Pengurus  Barang  Seksi IP  Subdit  Sarana  Direktur  S&P  14.  Mengajukan  pelaksanaan  Lelang  13. Membuat  Harga Limit  dan Melapor  15. Meneliti &  menetapkan  Waktu Lelang  17.  Melaksana­  kan Lalang/  Penjualan  16. Membuat  Pengumuman  Lelang  21. Membuat  Laporan  Pelaksanaan  Lelang  20.  Mengurang­  kan dari BIBI  dan KIB  19.  Mengurang­  kan dari BIBI  dan KIB  2.  Membongkar  &  Mengangkut  22. Menerima  Laporan  Pelaksanaan  Lelang/  Penjualan  Selesai

Penghapusan Barang Inventaris Berupa Kendaraan Bermotor Pengertian 

Penghapusan  barang  inventaris  berupa  kendaraan  bermotor  adalah  menghapus  barang  inventrais  berupa  kendaraan  bermotor    dari  dafar  Buku  Induk  Inventaris  milik  negara di Uversitas Brawijaya

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur dapat dilihat  pada Gambar 3.2.

Penjelasan Langkah­Langkah

1. Rekap Usulan Penghapusan;  Seksi  Inventraisasi  dan  Penghapusan  merekap 

usulan  penghapusan  barang  pengembalian  berupa  kendaraan  bermotor  yang  rusak dan tidak dipakai lagi dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya;

2. Mengusulkan Panitia Peneliti,  Direktur  S&P  membuat  usulan  Panitia  Penghapusan  barang Inventaris berupa kendaraan bermotor;

3. Menerbitkan SK Panitia Penliti,  Rektor  menerbitkan  SK  Panitia  Penelitian 

Penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor;

4. Meneliti dan Membuat BAP,  Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris 

berupa kendaraan bermotor, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP).

5. Mengajukan Usulan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan 

barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Dinas Perhubungan Jatim.

6. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  Dinas  Perhubungan  Jatim 

meneliti  kondisi  kendaraan  bermotor  yang  diusulkan  dihapus  dan  mengeluarkan  surat rekomendasi atas kelayakan kendaraan bermotor  yang akan dihapus.

7. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan  ke  Direktorat  Jendral  Anggaran  (DJA)  Jatim  dilampiri  dengan  Berita  Acara  (BA)  Penelitian  dari  Panitia  Penelitian  Penghapusan  UB  dan  Surat  Rekomendasi  dari  Dinas Perhubungan Jatim.

8. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  DJA  Jatim  meneliti  dan  mengeluarkan  Surat  Rekomendasi  Penghapusan  Barang  Inventaris  berupa  kendaraan bermotor.

9. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengusulkan  penghapusan  barang  inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Menteri Pendidikan Nasional.

10. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan,  Rektor  membentuk  Pantia  Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa kendaraan berrmotor.

11. Membuat Harga Limit,  Panitia  Penjualan  membuat  harga  limit  dan  melaporkan 

kepada Rektor.

12. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan,  Rektor  mengajukan  pelaksanaan 

lelang/penjualan  barang  inventaris  berupa  kendaraan  bermotor  kepada  Pejabat  Lelang.

13. Meneliti dan Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan,  Pejabat  lelang  meneliti 

barang  milik  negara  yang  akan  dilelangkan  dan  menentukan  jadwal  pelaksanaan  lelang/penjualan.

14. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan,  Rektor  membuat  pengumuman 

lelang/penjualan  yang  berisi  tanggal  dan  tempat  pendaftaran  peserta  maupun  pelaksanaannya.

15. Melaksanakan Lelalng/Penjualan,  Pejabat  lelang  bersama  Panitia  Penjualan 

16. Mengambil Barang,  Pemenang  lelang  mengambil  barang  berupa  kendaraan 

bermotor,  STNK,  BPKB  dan  Surat  Keterangan  untuk  mengurus  balik  nama  kendaraan  di  Gudang  UB  dan  atau  di  Unit  Kerja,  dengan  menunjukkan  bukti  pembayaran yang sah dan surat bukti pemenang lelang.

17. Mengeluarkan Barang dan Mengurangkan dari Daftar Barang Titipan,  Unit 

kerja  tempat  kendaraan  bermotor    yang  dilelang  mengeluarkan  barang  dan  mengurangkan dari Daftar Barang Titipan.

18. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris,  Pengurus  barang 

DS&P  mengurangkan  barang  inventaris  berupa  kendaraan  bermotor    yang  akan  dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris.

19. Membuat Laporan Lelang/Penjualan,  Rektor  membuat  laporan  penghapusan 

barang inventaris kendaraan bermotor ke Menteri Pendidikan Nasional.

20. Meneerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan,  Menteri  Pendidikan 

Nasional  menerima  Laporan  Pelaksanaan  Lelang/Penjualan  Barang  Inventarsi  berupa kendaraan bermotor.

Pemenang  Lelang  Unit Kerja  DS&P  Rektor  Panitia  Peneliti  Panitia  Lelang  Dinas  Perhubungan  KPPLN  DJA  Jatim  Depdiknas  Gudang  Pengurus  Barang  Subdit  Sarana  Direktur  S&P  1. Rekap  Usulan  penghapusan  2.  Mengusulkan  Panitia  Peneliti  3.  Menerbitkan  SK Panitia  Peneliti  4. Meneliti  dan Membuat  BAP  5.  Mengajukan  Usulan  Penghapusan  6. Meneliti &  Mengeluarkan  Surat  Rekomnedasi  7.  Mengajukan  Usulan  Penghapusan  8. Meneliti &  Menerbitkan  Rekomnedasi  9.  Mengusulkan  Penghapusan  10.  Menerbitkan  SK  Penghapusan  12. Membuat  harga limit  11.  Membentuk  Panitia Lelang  Gambar 3.2. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris kendaraan bermotor

Pemenang  Lelang  Unit Kerja  DS&P  Rektor  Panitia  Peneliti  Panitia  Lelang  Dinas  Perhubungan  KPPLN  DJA  Jatim  Depdiknas  Gudang  Pengurus  Barang  Subdit  Sarana  Direktur  S&P  12. Membuat  harga limit  13.  Mengajukan  pelaksanaan  Lelang  14. Meneliti &  menetapkan  Waktu Lelang  15. Membuat  Pengumuman  Lelang  16. Melaksana­kan Lalang/  Penjualan  17.  Mengambil  Barang  18. Mengeluarkan barang  dan mengurangkan pada  daftar titipan barang  19.  Mengurang­  kan pada BIBI  20. Membuat Laporan  Pelaksanaan Lelang  21. Menerima  Laporan  Pelaksanaan  Lelang/  Penjualan  Selesai