BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Defenisi Komunikasi
2.1.1 Pengertian Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau komunikasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Menurut pendapat Effendy (2000:13) ” Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan.
pesan untuk mengubah tingkah laku. Si pengirim pesan dapat berupa seorang individu, kelompok, atau organisasi. Begitu juga halnya denga si penerima pesan dapat berupa seorang anggota organisasi, seorang kepala bagian, pimpinan, kelompok orang dalam organisasi, atau orgnisasi secara keseluruhan. Istilah proses maksudnya bahwa komunikasi itu berlansung melalui tahap-tahap tertentu secara terus menerus, berubah-ubah, dan tidak henti-hentinya. Proses komunikasi merupakan proses yang timbal balik karean antara si pengirim dan si penerima saling mempengaruhi satu sama lain.
Menurut Purwanto (2003:20), komunikasi organisasi adalah suatu proses komunikasi yang menggunakan media yaitu bahasa atau simbol-simbol yang bisa digunakan untuk mentransfer pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan melalui proses komunikasi agar diperoleh suatu hasil yang sangat berarti bagi suatu organisasi.
Dalam sebuah organisasi setiap orang yang terlibat didalamnya ketika melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya baik selaku pimpinan diberbagai tingkatan maupun para karyawan, agar pekerjaannya dapat terlaksana dengan lancar dan harmonis untuk mencapai tujuan bersama yang disepakati dan ditetapkan, maka unsur kerjasama harus senantiasa tercipta dengan baik. Dengan terjadinya proses kerjasama maka unsur komunikasipun dengan sendirinya akan tercipta dalam sebuah organisasi, karena apapun bentuk instruksi, informasi dari pmpinan ke bawahan maupun sebaliknya telaahan, masukan, laporan dari bawahan ke pimpinan, antara sesama bawahan senantiasa dilakukan melalui
proses komunikasi“. Semua aktivitas kebanyakan dicakup dalam komunikasi, dimana komunikasi merupakan dasar bagi tindakan dan kerja sama “.(A.W. Widjaya dan Arsyik Hawab, 1987:47).
Menurut Widjaya (2001:2), Konsep komunikasi mempunyai unsur-unsur :
1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti.
Karna komunikasi memiliki fungsi untuk memberikan informasi dari yang tidak tahu menjadi tahu, dan yang tahu menjadi mengerti.
2. Suatu sarana pengaliran informasi
Sebagai wadah untuk mengalirkan inormasi dari satu orng kepada orang lain.
3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu. Komunikasi dalam hal ini adalah saling bertukar ide dan gagasan
Menurut Miftah Thoha (1990:163) “ komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang keorang lain. Suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi, kalau tidak penyampai berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tidak dalam bentuk distorsi “.
Selanjutnya menurut Permata Wulandari (2007) mengatakan bahwa ” peran pimpinan dalam peningkatan komunikasi pada sebauah organisasi membutuhkan tiga hal :
1. Semua pemaian harus memeiliki kemampuan yang tepat dan mengerti komunikasi yang baik. Komunikasi bukanlah proses yang indah dan banyak orang membutuhkan pengertian yang mendalam mengenai issue komunikasi.
2. Komunikasi organisasi yang efektif membutuhkan iklim atau budaya yang mendukung komunikasi yang efektif. Lebih spesifik iklim ini akan membutuhkan kejujuran, keterbukaan, praktik komunikasiyang baik dan tanggung jawab untuk membuat komunikasi lebih efektif.
3. Komunikasi yang efektif membutuhkan perhatian. Hal ini bukanlah sesuatu yang lansung terjadi tetapi dikembangkan sebagai hasil usaha karyawan dan jajaran manajemen.
Pentingnya peran Komunikasi bagi perusahaan adalah sebagai saluran untuk melakukan dan menerima pengaruh, dan juga sebagai alat untuk mendorong atau mempertinggi motivasi sebagai sarana yang memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.
Komunikasi memiliki peran yang sangat penting dalam memperlancar kegiatan perusahaan, dapat terlihat dari beberapa hal berikut :
a. Fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat tercapai.
b. Meningkatkan gairah dan motivasi kerja.
c. Dengan menggunakan komunikasi sebagai alat koordinasi dan pengendalian para pemimpin dapat mengetahui keadaan dari setiap
d. Meimbulkan rasakesetiakawanan dan loyalitas antara bawahan dengan atasan, bawahan dengan bawahan dan antara atasan, karena pengawasan yang jelas dan mantap.
e. Dengan komunikasi semua bagian organisasi dapat mengetahui kebijakan, peraturan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemimpin.
Oleh sebab itu Dalam sebuah organisasi setiap orang yang terlibat didalamnya ketika melaksanakan tugas dan tanggung jawab, agar dapat terlaksana dengan lancar dan harmonis, maka kerjasama harus senantiasa tercipta dengan baik. Dengan terjadinya proses kerjasama maka unsur komunikasi pun dengan sendirinya akan tercipta dalam sebuah organisasi, karena apapun bentuk instruksi, informasi dari pimpinan ke bawahan maupun sebaliknya senantiasa dilakukan melalui proses komunikasi.
2.1.2 Proses Komunikasi
Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan perusahaan dapat dicapai.
Terjadinya proses komunikasi di Perusahaan tentu saja tidak terlepas dari dukungan berbagai komponen yang terlibat lansung dalam proses komunikasi itu sendiri, karena apabila tidak berfungsinya salah satu komponen komunikasi
tersebut niscaya tujuan organisasi yang ada di Perusahaan sulit akan terealisasi. Menurut Anwar Arifin (1984:15) Adapun komponen yang terkandung dalam proses komunikasi yaitu :
1. Komunikator (sumber) 2. Komunike (pesan)
3. Komunikan (sasaran, penerima khalayak) 4. Media (alat penyalur)
5. Efek (umpan balik, akibat)
Ada tiga unsur esensi komunikasi dalam proses komunikasi yang sederhana,
Pengirim Berita Penerima
Sumber : T. Hani Handoko ( 1984: 273) Gambar 2.1 : Kerangka Konseptual
dan apabila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung, sebagai contoh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang mendengar atau menerima, komunikasi tidak akan terjadi.
Pada prinsipnya dalam proses komunikasi memiliki 6 (enam) tahapan yaitu :
1. Pengirim mempunyai satu ide atau gagasan.
Sebelum proses penyampaian pesan dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan pada
pihak lain. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber, ide yang diolah dalam bentuk pengirim disaring dan disusun kedalam suatu memori dalam pikiran orang yang memiliki mental yang berbeda. Hal ini disebabkan karena penyerapan berbagai informasi dan pengalaman berbeda-beda pada setiap individu.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Pada proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti dengan sempurna pengirim pesan harus memperhatikan subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), penerima pesan, gaya personal dan latar belakang budaya.
3. Pengirim menyampaikan pesan
Pada saat menyampaikan pesan dapat digunakan berbagai saluran. Biasanya rangkai komunikasi yang dilakukan relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Hal ini akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Ketika penyampaian pesan dapat digunakan berbagai media komunikasi baik media tulisan maupun lisan.
4. Penerima menerima pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut.
5. Penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah di mengerti dan tersimpan dalam benak penerima pesan. Selanjutnya pesan baru bisa ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pngirim.
6. Penerima memberi tanggapan dan memberi umpan balik ke pengirim.
Setelah menerima pesan, penerima akan memberikan tanggapan dengan cara tertentu dan akan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan beraneka ragam, hal ini tergantung pesan yang diterimanya. Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan. Di samping itu, adanya upan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata dan perbedaan reaksi secara emosional.
2.1.3 Saluran Komunikasi dalam Organisasi
Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terentuknya
saluran-saluran komunikasi. Adapun saluran-saluran komunikasi formal yang biasa terdapat dalam organisasi adalah:
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri dari komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (Downward Communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberikan pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/sasaran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Berita-berita kebawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan, dan biasanya dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lain, pertemuan atau rapat dan percakapan serta melalui interaksi. Dan Manajemen seharusnya tidak memusatkan perhatiannya pada usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.
Komunikasi ke atas (Upward Communication) memiliki fungsi untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi Horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
a. Komunikasi diantara para anggota dalam kelompok kerja yang sama. b. Komunikasi yang terjadi antara dan diantara departemen-departemen pada
tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan
hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang untuk mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi horizontal, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan horizontal, komunikasi tipe ini juga menghindarkan prosedur pemecahan yang lambat.
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Hubungan –hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula
2.1.4 Fungsi Komunikasi
Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan Perusahaan dihadapkan kepada dua bidang tugas dan tanggungjawab yang harus dikoordinirnya secara terpadu, yaitu bidang tehknis yang dilakukan oleh para petugas dan bidang administrasi yang sepenuhnya menjadi tanggungjawab para staf administrasi. Tidak bisa
dipungkiri kedua bidang yang ada di Perusahaan ini dalam kenyataannya saling mendukung dan melengkapi.
Dalam mengkoordinir kegiatan di Perusahaan, pimpinan Perusahaan harus benar-benar dapat memanfaatkan proses komunikasi yang dilakukannya dengan para staf yg sesuai menurut fungsi komunikasi yaitu Menghubungkan semua unsur yang melakukan interrelasi pada semua lapisan, sehingga menimbulkan rasa kesetia-kawanan dan loyalitas antar sesama, seperti :
a) Pimpinan dapat mengetahui lansung keadaan bidang-bidang dibawah ; sehingga berlansung operasional yang efisien.
b) Meningkatkan rasa tanggung jawab semua anggota, dan melibatkan mereka pada kepentingan organisasi. Muncullah kemudian rasa keterlibatan atau “ sense of envolvement “, dan rasa ikut memiliki ( melu handarbeni ), dan sense of belonging atau rasa satu kelompok.
c) Memunculkan saling pengertian dan saling menghargai tugas masing-masing, sehingga meningkatkan rasa kesatuan dan pemantapan espirit de corps (semangat korps ) . Kartini Kartono ( 1983 : 86-87)
Dalam melakukan komunikasi pimpinan Perusahaan kepada para staf disamping secara perseorangan juga dapat dilakukan secara kelompok atau massa, menurut Goran Hedebro dalam Hafied Cangara (2008:63-64) fungsi komunikasi massa ditujukan untuk :
1. Menciptakan iklim perubahan dengan memperkenalkan nilai-nilai baru untuk mengubah sikap dan prilaku ke arah modernisasi;
2. Mengajar ketrampilan baru;
3. Berperan sebagai pelipat ganda ilmu pengetahuan;
4. Menciptakan efisiensi tenaga dan biaya terhadap mobilitas seseorang; 5. Meningkatkan aspirasi seseorang;
6. Menumbuhkan partisipasi dalam pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang menyangkut kepentingan orang banyak;
7. Membantu orang menemukan nilai baru dan keharmonisan dari suatu situasi tertentu.
Bersesuaian dengan pendapat-pendapat di atas Muhammad Marzuki dalam Teori Model Komunikasi Organisasi (Sosiologi Komunikasi)berpendapat bahwa fungsi komunikasi sebagai berikut :
a) Fungsi informatif, yaitu organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Bermakna seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan lebih tepat.
b) Fungsi regulatif, fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang mempenaruhi fungsi regulatif ini: pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran management, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disamapaikan; kedua, berkaitan dengan pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
c) Funsi persuasif, dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi bawahannya daripada memberi perintah.
d) Fungsi integratif, setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.
Dari pendapat-pendapat di atas maka pimpinan Perusahaan selaku komunikator di jajarannya semestinya mampu melaksnakan komunikasi dengan baik terhadap para stafnya khususnya staf marketing, sehingga komunikasi yang dilakukannya benar-benar sesuai dengan fungsinya, sehingga dapat memberikan kontribusi terhadap kinerja staf administrasi selaku unsur pendukung sepenuhnya terhadap kesuskesan program di Perusahaan.
2.1.5 Hambatan-Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Penghambat komunikasi dapat dikelompokkan menjadi :
1. Hambatan Organisasional
a. Tingkatan Hirarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang dan akan menimbulkan beragai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Berita mengalir ke atas atau kebawah tingkatan-tingkatan organisasi akan melalui beberapa “filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan, hubungannya sendiri. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
b. Wewenang Manajerial
Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi di lain pihak, kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan-hambatan terhadap komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.
c. Spesialisasi
Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan da istilah-istilah pekerjaan dapat memubuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
2. Hambatan – Hambatan Antar Pribadi
Seorang manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti :
a. Perspektif Selektif
Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi, mengorganisasikan dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Dalam hal ini pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, dengan kata lain, pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang, objek atau situasi adalah sesuatu yang ingin diliat atau didengar. Hal ini disebut persepsi selektif. Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasan dan stereotip (proses penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.
b. Status atau Kedudukan Komunikator
Hambatan komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim terutama kredibilitas-nya, berdasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran. Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat.
c. Keadaan Membela Diri
Perasaan membela diri pada pengirm, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang didengar.
d. Pendengaran Lemah
Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendegaran lemah meliputi : mendengar hanya di permukaan saja, hanya memberikan sedikit
perkataan atau tanda-tanda, menunjukkan kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan dan mendengar dengan tidak efektif.
e. Ketidaktepatan Penggunaan Bahasa
Salah satu kesalahan terbesar yang terdapat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam kata-kata yang digunakan, sebagai contoh : Perintah Manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu, bahasa non-verbal yang tidak konsisten seperti nada suara, ekspresi wajah dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
Dengan demikian jelaslah bahwa arus komunikasi dari atasan ke bawahan belum tentu berjalan dengan mulus, sesuai yang diharapkan karena dipengaruhi bebagai faktor juga seperti yang diungkapkan oleh Arni Muhammad (2005:110-112) yaitu :
1. Keterbukaan, kurangnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tetap dipegangnya.
2. Kepercayaan pada pesan tulisan, Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode defusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.
3. Pesan yang berlebihan, karena banyaknya pesan-pesan dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, bulletin, surat-surat pengumuman, majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya.
4. Timing, atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah.Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinandan karyawan. Tetapi bila pesan yang dikirimkan tersebut tidak pada saat dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin akan memepengaruhi kepada efektivitasnya.
Disamping itu juga pada arus komunikasi dari bawahan kepada pimpinan terdapat juga beberapa hambatan sebagaimana terungkap oleh pendapat Dann N Sugandha (1982:95-96) sebagai berikut :
1. Banyak pegawai takut untuk menyatakan perasaan yang sebenarnya mengenai organisasinya terhadap para atasan mereka karena mereka menganggap hal itu berbahaya. Atasan seringkali mereka anggap sebagai sulit untuk dipercaya,
atasan adalah orang yang akan berbahaya kalau mereka ajak bicara dengan penuh keterbukaan (tulus).
2. Banyak pegawai percaya bahwa ketidak-sesuaian atau kurangnya kesetujuan dengan atasan akan menghalangi promosi mereka, karena hal ini akan menjadikan mereka buruk dalam pandangan atasan mereka.
3. Banyak pegawai terpengaruh oleh pendapat bahwa manajer kurang tertarik terhadap masalah-masalah mereka. Manajer sudah begitu terselubung oleh masalahnya sendiri hingga tak menjangkau nilai-nilai pegawainya dan kebimbangan-kebimbangan mereka.
4. Banyak pegawai yang merasa bahwa mereka tidak mendapatkan imbalan bagi buah-bauah pikiran mereka yang baik.
5. Banyak pegawai yang percaya bahwa kurang sekali adanya kecepatan tanggap dan perhatian atasan.
6. Banyak pegawai terpengaruh bahwa pimpinan teras tidak mengambil tindakan segera terhadap masalah-masalah.
2.2 MOTIVASI
2.2.1 Pengertian Motivasi
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan subjek yang penting bagi manajer, karena menurut definisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang-orang berperilaku tertentu agar dapat
Motivasi adalah subjek yang membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak. Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish) dan dorongan (drive). Dalam hal ini akan digunakan istilah motivasi yang diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan.
Menurut Stanford dalam Mangkunegara (2000: 93) menyatakan bahwa motivasi didefinisikan sebagai suatu perusahaan karena dengan adanya motivasi diharapkan setiap karyawan mau kerja keras dan antusias untuk mencapai produktivitas kerja yang tinggi.
Menurut Alex S. Nitisemito (1991: 130), mengemukakan bahwa motivasi sebagai usaha atau kegiatan dari manajer untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan kerja.
2.2.2 Teori Motivasi
Terdapat 5 teori motivasi yang paling popular dan berpengaruh besar dalam praktek pengembangan sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
1. Teori Efek Hawthorn
Penelitian oleh Elton Mayo pada perusahaan General Electric kawasan Hawthorn di Chicago, memilki dampak pada motivasi kelompok kerja dan sikap karyawan dalam bekerja. Kontribusi hasil penelitian tersebut bagi perkembangan teori motivasi adalah :
a. Kebutuhan dihargai sebagai manusia ternyata lebih penting dalam meningkatkan motivasi dan produktivitas kerja karyawan dibandingkan dengan kondisi fiisik lingkungan kerja.
b. Sikap karyawan dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi baik di dalam maupun di luar lingkungan tempat kerja.
c. Kelompok informal di lingkungan kerja berperan penting dalam membentuk kebiasaan dan sikap para karyawan.
d. Kerjasama kelompok tidak terjadi begitu saja, tetapi harus direncanakan dan dikembangkan.
2. Teori Kebutuhan
Menurut Abraham Maslow, pada dasarnya karyawan bekerja untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut:
a. Kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan akan makan, minum dan mendapat tempat tinggal.
b. Kebutuhan rasa aman merupakan kebebasan dari ancaman, contoh : penjahat, dan gangguan lingkungan lainnya.
c. Kebutuhan social merupakan kebutuhan akan teman, afiliasi, interaksi, mencintai dan dicintai.
d. Kebutuhan harga diri yaitu kebutuhan akan penghargaan diri dan penghargaan dari orang lain.
e. Kebutuhan aktualisasi diri merupakan kebutuhan untuk memenuhi diri sendiri dengan penggunaan kemampuan maksimum, melalui ketrampilan dan potensi yang ada.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut bersifat hierarkis, yaitu suatu kebutuhan akan timbul apabila kebutuhan dasar sebelumnya telah dipenuhi. Setelah kebutuhan fisiologis seperti pakaian, makanan dan perumahan terpenuhi, maka kebutuhan tersebut akan digantikan dengan kebutuhan rasa aman dan seterusnya. Sehingga tingkat kebutuhan seseorang akan berbeda-beda dalam bekerja. Seseorang yang kebutuhan hanya sekedar makan, maka pekerjaan apapun akan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Teori X dan Y
McGregor mengemukakan dua model yang menjelaskan motivasi karyawan yang bekerja yaitu teori X dan teori Y.
Teori X menganggap bahwa:
a. Karyawan tidak suka bekerja dan cenderung untuk menghindari kerja. b. Karyawan harus diawasi dengan ketat dan diancam agar mau bekerja
d. Uang bukan satu-satunya faktor yang memotivasi kerja.
e. Karyawan tidak perlu diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri. Teori Y menganggap bahwa:
a. Karyawan senang bekerja, sehingga pengawasan dan hukuman tidak diperlukan oleh karyawan.
b. Karyawan akan memiliki komitmen terhadap pekerjaan dan organisasi jika merasa memuaskan.
c. Manusia cenderung ingin belajar.
d. Kreatifitas dan Imajinasi digunakan untuk memecahkan masalah.
4. Teori Dua Faktor dari Herzberg
Prinsip dari teori ini ialah bahwa kepuasan kerja dan ketidakpuasan kerja (job dissatisfaction) itu merupakan dua hal yang berbeda (Anwar Prabu, 2000: 121). Ia membagi situasi yang mempengaruhi sikap seseorang terhadap pekerjaannya menjadi dua kelompok yaitu kelompok satisfier/motivator dan kelompok dissatisfier atau hygiene factor.
Satisfier merupakan faktor-faktor atau situasi yang dibuktikannya sebagai sumber kepuasan kerja terdiri dari :
1. Achievement (Prestasi)
2. Recognation (penghargaan/pengakuan) 3. Work it self (kemandirian)
5. Advancement (kemajuan)
Hadirnya faktor-faktor tersebut akan menimbulkan kepuasan, tetapi tidak hadirnya faktor itu tidaklah selalu mengakibatkan adanya ketidakpuasan.Dissatisfiers (hygiene factor) adalah faktor-faktor yang terbukti menjadi sumber ketidakpuasan, yang terdiri atas :
1. Company policy and administrations (kebijaksanaan perusahan dan administrasi)
2. Supervision technical (teknik supervisi) 3. Salary (gaji)
4. Interpersonal relations (hubungan antar personel) 5. Working Condition (kondisi pekerjaan)
6. Job Security and status (keamanan pekerjaan dan status)
Perbaikan terhadap kondisi ini akan mengurangi atau menghilangkan ketidakpuasan, tetapi tidak akan menimbulkan kepuasan karena ia bukan sumber kepuasan kerja. Dengan demikian, perbaikan salary dan working conditions tidak akan menimbulkan kepuasan tetapi hanya akan mengurangi ketidakpuasan. Selanjutnya menurut Herzbeg bahwa yang bisa memacu orang untuk bekerja dengan baik dan menimbulkan gairah untuk bekerja hanyalah kelompok satisfier.
5. Teori Motivasi Berprestasi
David McClelland menjelaskan tentang keinginan seseorang untuk mencapai kinerja yang tinggi. Hasil penelitian tentang motivasi berprestasi menunjukkan pentingnya menetapkan target atau standar keberhasilan. Karyawan dengan ciri-ciri motivasi berprestasi yang tinggi akan memiliki keinginan bekerja yang tinggi. Karyawan lebih mementingkan kepuasan pada saat target telah tercapai dibandingkan imbalan atas kinerja tersebut. Hal ini bukan berarti mereka tidak mengharapkan imbalan, melainkan mereka menyukai tantangan.
Ada tiga macam kebutuhan yang dimiliki oleh setiap individu yaitu:
a. Kebutuhan berprestasi (Achievement motivation) yang meliputi tanggung jawab pribadi, kebutuhan untuk mencapai prestasi, umpan balik dan mengambil risiko sedang.
b. Kebutuhan berkuasa (Power motivation) yang meliputi persaingan, mempengaruhi orang lain.
c. Kebutuhan berafiliasi (Affiliation motivation) yang meliputi persahabatan, kerjasama dan perasaan diterima.
Dalam lingkungan pekerjaan, ketiga macam kebutuhan tersebut saling berhubungan, karena setiap karyawan memiliki semua kebutuhan tersebut dengan kadar yang berbeda-beda. Seseorang dapat dilatihkan untuk meningkatkan salah satu dari tiga faktor kebutuhan ini. Misalnya untuk meningkatkan kebutuhan berprestasi kerja, maka karyawan dapat dipertajam tingkat kebutuhan berprestasi dengan menurunkan kebutuhan yang lain.
2.3. Konsep Kinerja 2.3.1 Pengertian Kinerja
Menurut Mangkunegara (2001:67) dikemukan pengertian kinerja yaitu : “hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.
Kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing, dalam rangka upaya mencapai tujuan bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral dan etika (Suyadi, 2002:98).
Sedangkan menurut Sutrisno (2009:164), kinerja merupakan hasil upaya seseorang yang ditentukan oleh kemampuan karakteristik pribadinya serta persepsi terhadap perannya dalam pekerjaan itu.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa gabungan dari tiga faktor penting kemampuan dan minat seseorang pekerja, kemampuan dan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas dan peran serta tingkat motivasi seorang pekerja. Semakin tinggi ketiga faktor kemampuan, maka semakin besarlah kinerja karyawan yang bersangkutan.
2.3.2. Faktor-Faktor yang mempengaruhi Kinerja
Banyak faktor yang mempengaruhi kinerja seorang karyawan. Faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja yang baik menurut Mangkunegara (2001:68) adalah:
1. Faktor Kemampuan
Secara psikologis, kemampuan (abilitiy) karyawan terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan reality (knowledge + skill). Artinya pendidikan yang memadai untuk jabatan dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka ia akan lebih mudah mencapai prestasi yang diharapkan. Oleh sebab itu, karyawan perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlian (The right man, On The Right Place, The Right man On the Right Job).
2. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitute) seorang karyawan dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri karyawan yang terarah untuk mencapai tujuan organisasi (tujuan perusahaan). Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong diri karyawan untuk berusaha mencapai prestasi kerja secara maksimal (sikap mental yang siap secara psikofisik), artinya seorang karyawan harus siap mental, mampu secara fisik, memahami tujuan utama dan target kerja yang akan dicapai, mampu memanfaatkan
Berdasarkan kutipan di atas diketahui bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja yaitu faktor kemampuan dan faktor motivasi, faktor kemampuan didasarkan atas potensi yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan pekerjaannya sedangkan faktor motivasi didasarkan atas mentanilitas tersebut secara berusaha mencapai prestasi kerja.
2.3.3. Prinsip Dasar Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja bekerja atas prinsip dasar yang dapat dijadikan acuan bersama agar dapat mencapai hasil yang diharapkan. Adapun prinsip dasar manajemen kinerja menurut Wibowo (2007:11) adalah sebagai berikut:
1. Kejujuran
Kejujuran menunjukkan diri dalam komunikasi umpan balik yang jujur diantara manajer, pekerja dan rekan kerja. Kejujuran termasuk dalam mengekspresikan pendapat, menyampaikan fakta dan memberikan pertimbangan dan perasaan.
2. Pelayanan
Setiap aspek dalam proses kinerja harus memberikan pelayanannya kepada setiap pekerja, manajer, pemilik dan pelanggan, dalam proses manajemen kinerja, umpan balik dan pengukuran harus membantu pekerja dan perencanaan kinerja
3. Tanggung Jawab
Merupakan prinsip dasar dari pengembangan kinerja dengan memahami dan menerima tanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan dan tidak
kerjakan untuk mencapai tujuan mereka. Pekerja belajar tentang apa yang perlu mereka perbarui.
4. Perumusan Tujuan
Manajemen kinerja dimulai dengan melakukan perumusan dan mengklarifikasi terlebih dahulu tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi, sesuai dengan jenjang organisasi yang dimiliki dan selanjutnya tujuan yang telah dirumuskan tersebut dirinci lebih lanjut menjadi tujuan di tingkat yang lebih rendah, seperti divisi, departemen, tim dan karyawan
5. Komunikasi Dua Arah
Manajemen kinerja memerlukan gaya manajemen yang bersifat terbuka, jujur serta mendorong terjadinya komunikasi dua arah antara atasan dengan bawahan. Komunikasi dua arah ini akan menunjukkan adanya sikap keterbukaan dan saling pengertian antara dua pihak.
2.3.4. Indikator Kinerja Karyawan
Menurut Sutrisno (2009:152) ada enam indikator dari kinerja yakni:
1. Hasil kerja
Merupakan proses kegiatan yang dilakukan setiap hari dalam mendukung operasional bank, misalnya: menyediakan kebutuhan data dan melakukan jurnal transaksi yang diteliti.
Tingkat pengetahuan yang terkait dengan tugas pekerjaan yang akan berpengaruh langsung terhadap kuantitas dan kualitas dari hasil kerja 3. Inisiatif
Merupakan pola pikir yang berbeda dalam setiao pengambilan keputusan kerja, misalnya mengetahui dan memahami persoalan di lingkungan kerja, mampu meberi saran pada atasan
4. Kecekatan Mental
Tingkat kemampuan dan kecepatan dalam menerima instruksi kerja dan menyesuaikan dengan cara kerja serta situasi kerja yang ada
5. Sikap
Tingkat semangat kerja serta sikap positif dalam melaksanakan tugas pekerjaan
6. Disiplin Waktu dan Absensi
Merupakan sikap patuh terhadap aturan yang berlaku. 2.4 Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Mahruro Agiihdini Hasibuan pada tahun 2011. Ia meneliti tentang keeratan hubungan antara komunikasi dan motivasi dengan kinerja karyawan dengan judul, “Pengaruh Komunikasi Organisasi dan Motivasi Terhadap Semangat Kerja Karyawan Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. Cabang Medan Putri Hijau. Populasi sasaran adalah seluruh karyawan pada Bank BRI Cabang Medan Putri Hijau yang berjumlah 41 orang. Data yang dikumpulkan menggunakan metode wawancara dan kuesioner. Dari uji hipotesis dapat dilihat bahwa antara variabel bebas (X1)
yaitukomunikasi, Variabel bebas (X2) yaitu Motivasi yang secara serentak berpengaruh positif dan signifikan terhadap variabel independen variabel terikat (Y) yaituSemangat Kerja Karyawan.
2.5. Kerangka Konseptual
Kerangka konseptual merupakan penjelasan tentang hubungan antar variabel yang disusun dari berbagai teori yang telah dideskripsika (sugiyono, 2008:89). Didalam setiap penelitian sosial, seorang peneliti harus terlebih dahulumenetapkan variabel-variabel penelitian sebelum memulai pengumpulan data. Hal initertuang dalam kerangka konsep dengan menetapkan variabel akan memudahkan sipeneliti untuk melaksanakan penelitiannya.
Menurut Purwanto ( 2003: 20) komunikasi organisasi adalah suatu proses komunikasi yang menggunakan media yaitu bahasa atau simbol-simbol yang bisa digunakan untuk mentransfer pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan melalui proses komunikasi. Apabila cara menyampaikan pesan dan mengembangkan pesan tidak terdapat masalah-masalah dan si penerima pesan juga bisa menerima pesan dan menafsirkan pesan dengan komunikasi yang efektif ini maka semangat kerja karyawan akan meningkat karena antara karyawan teah mengerti pesan yang disampaikan.
Wursanto (2002: 302) motivasi merupakan penggerak, alasan, dorongan yang ada di dalam diri manusia yang menyebabkan orang lain berbuat sesuatu, yang bisa bersumber dari : gaji, keamanan kerja, kondisi kerja, status. Dapat
tenaga penggerak yang berasal dari dalam diri manusia untuk berbuat atau untuk melakukan sesuatu.
Menurut Siagian (2003: 57), semangat kerja karyawan menunjukkan sejauh mana karyawan bergairah dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya di dalam perusahaan. Semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tingkat kehadiran, disiplin kerja, prodktivitas dan ketepatan waktu menyelesaikan pekerjaan.
Berdasarkan uraian di atas maka kerangka konseptual penelitian ini adalah sebagai berikut:
Sumber: Purwanto ( 2003: 20), Wursanto (2002: 302), Siagian (2003: 57)
Gambar 2.2 : Kerangka Konseptual
KOMUNIKASI ORGANISASI (X1)
KINERJA BISNIS (Y)
Mengacu kepada perumusan masalah, Hipotesis dalam penelitian ini, adalah “Komunikasi dan Motivasi berpengaruh Terhadap Kinerja Bisnis PT. BRI (Persero) Tbk. Cabang Iskandar Muda Medan”, hipotesa yang diajukan penulis adalah sebagaiberikut :
1. Hipotesa Nol (Ho) :
Bahwa komunikasi dan motivasi tidak berpengaruh terhadap kinerja bisnis pada PT. BRI (Persero) Tbk. Cabang Iskandar Muda Medan.
2. Hipotesa Kerja (Ha) :
Bahwa komunikasi dan motivasi berpengaruh terhadap kinerja bisnis pada PT. BRI (Persero) Tbk. Cabang Iskandar Muda Medan.
