BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
CV.JASA UTAMA EXPRESS merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang via udara ,laut dan darat dan didirikan oleh Bpk.Toyo Suprapto selaku pemilik perusahaan ini.. Adapun kegiatan yang dilaksanakan adalah jasa pengiriman barang untuk Sektor Domestic dengan Door to Door delivery service.
Perusahaan ini berdiri pada tanggal 14 mei 1991 dan pada awalnya berlokasi di jalan Pademangan 3 no.3 dan sekarang berlokasi di jalan Hidup Baru no.8. Pada awal perusahaan ini terbentuk hanya melayani jasa pengiriman barang melalui darat. Dengan semakin berkembangnya perusahaan maka CV.JASA UTAMA EXPRESS meningkatkan pelayanannya dengan melayani jasa pengiriman barang melalui laut dan udara. Untuk dapat memaksimalkan pelayanannya maka CV.JASA UTAMA EXPRESS melakukan kerjasama dengan beberapa perusahaan penerbangan diantaranya : Garuda Indonesia, Lion Air, Sriwijaya Air, Merpati dan perusahaan penerbangan lainnya. Dengan selalu memfokuskan pelayanan kepada kepuasan pelanggan maka CV.JASA UTAMA EXPRESS semakin diakui dan dipercaya.
3.2 Visi dan Misi
• Visi
- Menjadikan jasa ekspedisi sebagai komoditi dalam negeri
• Misi
- Menjangkau daerah – daerah yang sulit dijangkau
- Ada hubungan yang erat / persahabatan bisnis domestic (sabang - merauke) - Membantu kelancaran transportasi pengiriman barang di Indonesia
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV.JASA UTAMA EXPRESS Direksi
Manager
Kepala Bagian Administrasi / Keuangan
Kepala Bagian Marketing Kepala Bagian
Operasional
Bagian Operasional Cargo
Bagian Operasional Kendaraan
Operasional Cargo di Kantor
Operasional Cargo di Bandara
3.4 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap bagian dari perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut:
1. Direksi
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut:
• Bertanggungjawab atas semua bagian operasional
• Menentukan barang yang diterima serta barang yang keluar untuk dikirim
• Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh direksi.
• Membebas-tugasnya untuk sementara waktu bagi seorang atau lebih anggota direksi yang bertindak tidak sesuai dengan anggaran dasar ataupun melainkan kewajibannya.
• Mengontrol segala pengeluaran – pengeluaran dan pemasukan baik dalam nilai besar ataupun nilai kecil dan di akhir tahun mempertanggungjawabkan atau melaporkan segala pengeluaran dan pemasukan.
• Mengadakan rapat bila dianggap perlu.
2. Manager
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut:
• Bertanggung jawab mengatur kegiatan operasional harian baik pengiriman ataupun pemasukan cargo.
• Mengatur kegiatan – kegiatan karyawan dan memberi tugas masing – masing sesuai tugas dan keperluan yang ada.
• Setiap bulan melaporkan kepada direksi hal – hal tentang kegiatan operasional cargo baik masuk atau keluar.
• Menentukan atau memberi laporan tentang karyawan yang bekerja dengan baik atau tidak
• Siap menerima komplain dari customer
• Mengajukan anggaran untuk operasional di kantor atau di luar kantor
3. Kepala Bagian Administrasi
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut:
• Bertanggungjawab penuh terhadap pengeluaran – pengeluaran yang sudah dianggarkan oleh Manager.
• Membuat laporan pengeluaran rutin atau tidak rutin setiap bulan.
• Membuat laporan jasa – jasa handling di setiap daerah
• Membuat laporan pajak
• Membuat laporan kas kecil setiap hari dan diserahkan ke manager
4. Kepala Bagian Marketing
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut:
• Sebagai sales dalam perusahaan dan diwajibkan untuk memenuhi target
• Mengajukan surat – surat penawaran tentang jasa kepada perusahaan – perusahaan.
• Membuat anggaran marketing yang akan diajukan kepada bagian Administrasi / Keuangan.
• Membuat laporan tentang perkembangan penjualan jasa setiap minggu kepada Manager.
5. Kepala Bagian Operasional
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut:
• Mengatur dan memberikan saran kepada karyawan dalam hal penerimaan dan pengiriman barang..
• Memeriksa barang – barang yang boleh atau tidak boleh dikirim.
• Mengecek perlengkapan karyawan seperti ID card,seragam dan kelengkapan lainnya.
• Mengecek absensi karyawan yang masuk dan tidak masuk.i
• Membuat anggaran yang diajukan ke Manager yang nantinya akan diajukan juga kepada Direksi.
6. Bagian Operasional Kendaraan
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut:
• Mengecek seluruh kendaraan - kendaraan perusahaan dan melakukan penggantian sparepart kendaraan jika diperlukan.
• Membuat daftar kendaraan yang STNK dan KIR yang masih berlaku atau tidak.
• Mengecek masa berlaku SIM pengemudi kendaraan.
• Membuat jadwal kendaraan yang akan dipakai dan pengemudi yang akan ditugaskan.
7. Bagian Operasional Cargo
Tugas dan wewenangnya sebagai berikut :
• Mempersiapkan peralatan untuk pengepakan barang baik secara manual atau mesin.
• Mempersiapkan jadwal yang sesuai dengan penerbangan.
• Memperhatikan barang – barang yang akan dikirim dan diterima.
8. Bagian Operasional Cargo di Kantor Tugas dan wewenangnya sebagai berikut :
• Menyiapkan karyawan di bagian penerimaan barang.
• Menyiapkan surat tanda terima barang.
• Mengecek timbangan barang.
• Memeriksa barang – barang yang akan dikirim sesuai dengan daerah tujuan yang akan dikirim.
• Mengecek hasil pengepakan barang.
• Mengecek jenis barang kiriman yang bisa atau tidak bisa dikirim yang sesuai dengan ketentuan dari penerbangan atau peraturan pemerintah.
• Mengecek barang – barang yang dikirim sebelum dimasukkan ke dalam kendaraan sesuai dengan data – data yang ada (jenis barang,berat dan tujuan).
• Mengecek STT (surat tanda terima) barang.
9. Bagian Operasional Cargo di Bandara Tugas dan wewenangnya sebagai berikut :
• Mengecek barang – barang yang akan dikirim apakah sesuai dengan data – data yang ada dan syarat – syarat pengepakan barang harus sesuai dengan peraturan penerbangan.
• Sesampai di bandara barang – barang tersebut ditaruh di pallet (alas pengiriman barang) sesuai dengan daerah yang akan dituju.
• Melakukan pengecekan secara X-Ray.
• Melakukan pengecekan di timbangan sesuai dengan barang yang akan dikirim dengan SMU (Surat Muatan Udara) yang sudah dibuat datanya.
• Melakukan pengecekan SMU (Surat Muatan Udara) setelah ditandatangani oleh petugas penberbangan dan mengambil 2 copy SMU yang asli.
• Membuat laporan barang- barang yang sudah masuk di gudang penerbangan ke kepala bagian operasional.
• Melakukan pengecekan barang - barang yang ada di penerbangan apakah sudah dikirim atau belum
3.5 Tata Laksana / Prosedur yang sedang berjalan
CV.Jasa Utama Express memiliki prosedur yang sedang berjalan sebagai berikut : 3.5.1 Prosedur penerimaan barang
Diagram Aliran Dokumen (DAD) penerimaan barang yang berjalan pada CV.Jasa Utama Express adalah sebagai berikut :
Customer Bagian Operasional
Menerima barang
Mengecek barang Mulai
Disetujui
tidak ya
Mengembali kan barang
Tanda terima dan bon pembayaran
Menerima barang
Menandatangani dan Melakukan
pembayaran
Selesai Menyerahkan
barang yang diterima
Membuat tanda terima
Selesai
Tanda terima dan laporan pembayaran
Gambar 3.2 DAD Sistem Penerimaan Barang CV.Jasa Utama Express
- Barang dicek oleh karyawan seperti :
• Isi barang.
• Berat barang.
• Daerah yang dituju.
• Pengirim bayar di jakarta atau tujuan.
- Dibuat surat tanda terima / STT, dicatat alamat si pengirim dan penerima barang dengan jelas dan juga mencantumkan nomor telepon yang bisa di hubungi.
- Pengepakan barang, sebagai berikut :
• Barang sesudah ditimbang lalu barang tersebut di bungkus sesuai permintaan si pengirim (karung , plastic , peti).
• Barang dibuat label airline yang akan dituju dan ditulis di bungkus barang tersebut alamat tujuan kemana barang tersebut akan dikirimkan.
3.5.2 Prosedur pengiriman barang
Diagram Aliran Dokumen (DAD) pengiriman barang yang berjalan pada CV.Jasa Utama Express adalah sebagai berikut :
Kantor Kantor rekanan Penerima
mulai
Mengirim barang dan tanda terima
Menerima barang dan tanda terima
Membuat surat muatan udara Bagian Operasional
Surat muatan Udara
Menandatangani Surat muatan
udara Memberikan Surat muatan udara yang
sudah ditandatangani
Mengirim barang dan tanda terima
Menerima barang dan tanda terima
mengirim barang dan tanda terima
menerima barang dan tanda terima tanda
terima
tanda terima Surat Muatan udara
yang sudah ditandatangani
tanda terima
tanda terima
tanda terima
selesai tanda terima
Gambar 3.3 DAD Sistem Pengiriman Barang CV.Jasa Utama Express
- Barang – barang yang sudah dipacking di masukkan ke dalam mobil box.
- Karyawan mempersiapkan surat – surat jalan dan dibuatkan Surat Muatan Udara / SMU airline – airline yang akan dipakai.
- Setelah digudang bandara penerbangan barang – barang tersebut dikeluarkan dari mobil dan diletakkan diatas pallet – pallet yang tersedia.
- Setelah ditaruh diatas pallet – pallet lalu barang – barang tersebut di periksa secara X – Ray untuk keamanan.
- Setelah diperiksa barang – barang tersebut ditaruh diatas timbangan yang sudah ditentukan untuk ditimbang kembali.
- Sesudah ditimbang petugas menandatangani SMU lalu dari pihak ekspedisi akan diberikan copy 1 dan 2 sebagai bukti bahwa ekspedisi telah memasukkan dan mengirim barang tersebut.
- Barang – barang ditarik dan ditempatkan di daerah tujuannya masing – masing.
- Petugas mengecek ulang secara fisik barang atau SMU yang akan diberangkatkan pesawat.
- Sampai di pesawat barang – barang tersebut dimasukkan dan di cek kembali harus sesuai dengan manifest tanda terima lalu pesawat berangkat beserta barang – barang tersebut.
- Sampai di daerah masing – masing yang dituju barang – barang tersebut dikeluarkan dari pesawat dan diadakan pengecekan kembali
sesuai dengan manifest lalu barang – barang tersebut dibawa ke gudang airline.
- Perwakilan – perwakilan akan menerima barang – barang dari airline dan dicek kembali sesuai atau tidak dengan SMU yang ada setelah selesai memeriksa lalu barang – barang tersebut dimasukkan ke dalam mobil dan dibawa ke kantor perwakilan tersebut.
- Sampai di kantor perwakilan tersebut barang – barang di cek kembali harus sesuai dengan berat dan SMU yang tercantum dan STT disiapkan untuk pengantaran.
- Pengantaran barang dijadwalkan untuk tempat – tempat yang mudah dijangkau terlebih dulu.
- Sampai di customer STT tersebut ditanda tangani oleh si penerima barang dengan jelas jika penerima adalah perusahaan memakai stempel , STT ini adalah sebagai bukti bahwa ditanda tangani dan diterima dengan baik.
- STT dikirim kembali ke Jakarta sebagai bukti barang telah dikirim dan diterima dengan baik.
3.6 Diagram Hubungan Informasi
Sistem Basis Data Penerimaan, Pengiriman Barang pada CV
Jasa Utama Xpress Pengirim
Karyawan
Penerima Pihak Penerbangan Surat Pengiriman Barang
Surat Tanda Terima
Surat tanda terima
Daftar pengiriman
Data SMU
Surat Tanda Terima Membuat sales order
Pihak rekan karyawan Surat Tanda Terima
Gambar 3.4 Diagram Hubungan Informasi CV.Jasa Utama Express
3.7 Diagram Nol
3.7.1 Diagram Nol Penerimaan Barang
Customer
Staff Surat tanda terima
2.0 Mencetak Surat
Tanda Terima
Membuat Surat Tanda Terima
3.0 Pengiriman Membuat Sales Order 1.0
Mengecek barang Barang yang dikirim
data barang
Simpan Transaksi Tr Penerimaan
Tr Detail Penerimaan Simpan detail barang transaksi
Gambar 3.5 Diagram Nol Sistem Penerimaan barang CV.Jasa Utama Express
3.7.2 Diagram Nol Pengiriman Barang
Staff Mengirim Surat Tanda Terima
5.0 Mengirim Surat
Tanda Terima
7.0 Mengirim barang dan
Surat tanda terima 4.0
Mengirim barang Mengirim barang
Tr Pengiriman
Pihak Penerbangan Menerima Surat Tanda Terima
Menerima barang
6.0 Membuat SMU Membuat SMU
Menerima SMU Simpan SMU
Kantor Rekanan Menerima barang dan Surat tanda terima
8.0 Penerimaan
Mengirim barang dan Surat Tanda Terima
Mengirim barang dan Surat Tanda Terima
Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pengiriman barang CV.Jasa Utama Express
3.8 Analisis kebutuhan informasi
Berikut ini merupakan informasi – informasi yang dibutuhkan dalam proses system penerimaan dan pengiriman barang yang terjadi pada CV. Jasa Utama Express :
Jenis Informasi Deskrispi
Customer Menunjukkan daftar informasi tentang kostumer yang melakukan pengiriman barang
Barang Menunjukkan daftar informasi tentang barang
Surat tanda terima Menunjukkan daftar informasi barang yang di terima dari pelanggan
Penerimaan barang Menunjukkan daftar informasi transaksi penerimaan barang
Pengiriman barang Menunjukkan daftar informasi transaksi pengiriman barang
Surat manifest cargo Menunjukkan daftar informasi barang yang akan dikirim
Karyawan Menunjukkan daftar informasi tentang karyawan Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
3.9 Analisis Masalah yang dihadapi
Berdasarkan hasil analisis wawancara yang dilakukan pada CV.Jasa Utama Express .terdapat beberapa permasalahan yang ada pada perusahaan saat ini seperti :
1. Database yang dikelola dan digunakan oleh CV. JASA UTAMA EXPRESS masih berbasis semi komputerisasi ( Microsoft Excel) yang dapat menyebabkan lambannya penghasilan informasi ( data tidak terintegrasi) barang yang diterima dan telah dikirimkan serta dapat menimbulkan penyimpangan data akibat penyimpangan informasi pada media kertas (terjadinya redudansi data).
2. Tidak adanya pembagian hak akses kepada karyawan yang menggunakan system basisdata sehingga keamanan data kurang terjamin.
3. Sistem penomoran atau kode faktur yang harus dibenahi , akibat bertumpuknya faktur – faktur yang diarsipkan sehingga dapat menyebabkan kesulitan untuk mencari , menyimpan dan mengolah data menjadi informasi yang berguna .
3.10 Alternatif Pemecahan masalah
1. Untuk mengatasi pengolahan dan penggunaan informasi yang masih berbasis semi komputerisasi atau menggunakan Microsoft Excel maka harus ditindaklanjuti dengan menerapkan komputerisasi dalam kegiatan penerimaan dan pengiriman barang sehingga dapat diperoleh informasi yang lebih cepat dan tidak terjadi penyimpangan data.
2. Dengan dibuatnya system yang terhubung dengan database dan diberikan pembatasan hak akses.Maka data – data penting perusahaan tersebut menjadi lebih terjamin dan aman.
3. Kode faktur yang ada dikelompokan dan disimpan dalam suatu database sehingga tidak ada penyimpangan data dan memudahkan untuk pencarian dan pengolahan data.
