BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata
“arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia”
berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”.
Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Menurut Wursanto (1991:11) bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari defenisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan suart atau dokumen-dokumen disebut administrasi kearsipan. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencataan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya. Kearsipan ini merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan Organisasi tersebut.
Maksud Kearsipan
Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.
D. Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual.
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
F. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (1997:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Mudah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi.
Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus
terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
G. Peralatan kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip- arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1997:32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah, yang juga digunakan oleh sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara.
Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau serangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusunan warkat. Keenam tahap fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau instruksi dari
Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan.
Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan.
Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu oraganisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
terhadap implementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di sekretariat Dekan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan kearsipan dan mengolah arsip inaktif dan statis. Selain itu juga, setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya.
3. Penggunaan atau Pengolahan Arsip
Warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
Warkat-warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membantu kegiatan akademik Fakultas, pelaksanaan fungsi dan
peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian bila terjadi kesalahan, dokumentasi, dan sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan dan untuk memberikan tanggapan.
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip- arsip itu aman. Melindungi arsip berarti menjaga arsip-arsip supaya selamat, meluputkan arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang- orang yang tidak bertanggung jawab.
Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang (aman, tidak rusak, dan sebagainya). Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip inaktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi.
Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip
dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus, akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang tekandung di dalam arsip tersebut.
Menurut Mulyono dkk (2000: 48-50) mengatakan bahwa pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangga api, air, maupun serangga pemakan kertas.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka unutk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confer (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
5) Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan bekas.
b. Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamaan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.
1. Pengamanan dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang- Undang No. 7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut :
1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selamanya-lamanya 10 tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.
2. Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Menurut Mulyono dkk (2000:46-48) mengatakan bahwa kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal.
Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : a) Kualitas kertas
b) Tinta
c) Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : a) Lingkungan
b) Sinar matahari c) Debu
d) Serangga dan kutu e) Jamur dan sebagainya
Pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Pengatur ruangan
Ruangan peniympanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak terkena langsung, dan kelembapan ruanagan yang terjaga.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besi/metal dengan dua pintu.
3) Penggunaann bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) di setiap lemari arsip.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarangan orang, harus meminta persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5) Kebersihan
Ruanagan arsip di secretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat- warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana
dibutuhkan. Penyususnaan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan menggunakan prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian warkat.
Menurut Serdamayanti (2003:71-76) mengatakan bahwa ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya yaitu :
a. Sistem Abjad/ Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dipakai pula oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini meliputi 90% dari semua sistem penyimpanan arsip.
b. Sistem Masalah/ Perihal/ Subjek Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah- masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Unuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian”
misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagainya dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian”.
c. Sistem Nomor/ Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Contoh : 000 UMUM 010 Urusan dalam 011 Gedung kantor 012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon 020 Peralatan
030 Penelitian 040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN 110 pengadaan
120 Mutasi
d. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu/ Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa mempehatikan masalah surat tersebut.
e. Sistem Wilayah/ Regional/ Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sisitem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah ditemukan kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Sistem pengarsipan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subyeknya. Yang menjadi subyek atau pokok masalah di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal, surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat keluar Eksternal, kendali, Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip.
6. Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan juga dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan. Menurut Sorojo (2006:191) dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian arsip atau pun jadwal arsip
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusustan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
1) Lamanya masing - masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpaan arsip (file inaktif).
2) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnhakan atau dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Serdamayanti (2003:103) guna jadwal retensi arsip adalah : 1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif.
2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4) Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen.
5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Hasil dari penilaian arsip yaitu akan diketahui arsip-arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan selamanya, dan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.
b. Penyusutan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 dikatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuia dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Serdamayanti (2003:107) mengatakan bahwa langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan arsip berupa :
1) Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya arsip berkurang.
2) Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
Tujuan Penyusutan arsip adalah :
1) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2) Menghemat uang, peralatan dan perlengkapan.
3) Mempercepat penemuan kembali arsip.
4) Menyelamatkan bahan bukti pertangungjawaban.
Berdasarkan pengertian tersebut, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan, atau memusnahkan arsip.
1.Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis (Pusat Penyimpanan Arsip).
Ada dua jenis cara pemindahan arsip menurut Sutarto (1997:303) : a) Pemindahan berkala
Pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip dilakukan satu kali atau lebih dalam suatu periode tertentu. Dalam satu tahun petugas
kearsipan dapat melakukan pemindahan satu kali, dua kali, atau lebih berdasarkan ketentuan yagn disepakati.
b) Pemindahan berulang-ulang
Pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak tertentu. Dalam hal ini petugas kearsipan daapt melakukan pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat (kapan saja) bilamana diperlukan.
2.Pemusnahan Arsip
Pemusanahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan watak atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk memusnahkan arsip yaitu dirobek, dibakar, dicacah, dilebur, atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau memakai bahan kimia.
Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam pada kertas, disket, dan sebagainya itu hancur.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Bab IV disebutkan ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :
a) Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau jadwal retensi arsip masing-masing.
b) Pelaksanaan pemusanahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan.
c) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional.
d) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya, dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum (perundang-undangan) dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
e) Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar pertelaan arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui pemindahan dan pemusnahan arsip. Arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dihancurkan dengan cara dibakar. Namun arsip- arsip vital atau penting tidak dihancurkan, hanya dipindahkan saja ke bagian perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk diproses lebih lanjut. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti. Bila lemari arsip dirasa telah penuh, maka arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dihancurkan atau dipindahkan.
I. Analisis dan Evaluasi
1. Analisis Sistem Penciptaan Arsip
Kegiatan penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti, pembuatan surat, memo, laporan, instruksi dan sebagainya sudah cukup baik. Pesan yang terdapat di dalam surat atau yang lainnya cukup jelas dan mudah dimengerti, penggunaan bahasa yang resmi, dan tampilan yang rapi. Jadi, penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlaksana dengan baik.
2. Analisis Sistem Pendistribuasian Arsip
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pendistribusian arsip dilakukan di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik, karena setiap surat atau warkat yang masuk atau keluar dicatat terlebih dahulu dalam buku agenda surat masuk dan keluar. Dengan demikian, sekretaris Dekan dapat mengetahui kegiatan kearsipan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu, azas yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung kegiatan pendistribusian arsip. Setiap bagian mengolah dan menyimpan arsipnya sendiri namun teteap dibawah kendali sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Analisis Sistem Pengolahan/ Pengguna Arsip
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat dianalisis bahwa sistem pengolahan atau penggunaan arsipnya sudah cukup efektif. Arsip-
arsip yang ada dipergunakan untuk mendukung kegiataan akademik fakultas dan juga membantu tugas-tugas Dekan. Selain itu, arsip-arsip yang ada di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada pimpinan dan sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dan kekeliruan.
4. Analisis Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksnakaan sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efisien. Menurut hasil penelitian yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, tidak tercecer.
5. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak lembab) dengan suhu udara berkiar 50%-60% serta sinar matahari yang tidak langsung ke ruangan.
Karena penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk antara berkas-berkas satu dengan yang lain. Selain itu juga, lemari arsip diberi confer (kapur barus) secara berkala. Adanya peraturan tidak boleh meletakkan arsip disembarangan tempat. Namun, pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum ada catatan tertulis mengenai arsip-arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala ada arsip yang hilang.
Namun, tidak ada pencatatan bagian arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala arsip menjadi hilang dan susah ditemukan. Dengan melihat situasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Meskipun tidak begitu sesuai dengan teori yang ada.
6. Analisis Sistem Penyusutan Arsip
Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksananakan maka dapat dianalisis bahwa sistem penyusustan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum cukup baik, karena masih banyak arsip yang sudah tidak digunakan lagi namun masih disimpan. Hal ini membuat lemari arsip/filing cabinet akan semakin penuh. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti, bila lemari arsip/filing cabinet sudah penuh, barulah kegiatan penyusutan arsip dilakukan. Arsip-arsip yang tidak digunakan lagi dimusnahkan (dibakar) atau dengan menggunakan alat penghancur kertas, namun untuk arsip
yang sangat penting, tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian perlengkapan untuk diproses lebih lanjut. Sebaiknya sebelum melakukan kegiatan penyusutan arsip, jadwal retensi arsip harus ditetapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pemusnahan atau pemindahan arsip.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul tugas akhir “Sistem Kearsipan Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.
2. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti, dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.
3. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip tidak boleh sembarangan orang mengambil/meminjam arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris Dekan.
4. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan keluar.
5. Arsip disimpan didalam lemari arsip/filing cabinet yang terbuat dari metal/besi dan selalu diberi kapur barus (confer). Apabila lemari arsip sudah penuh dilakukan penyusutan (tidak ada jadwal retensi arsip).
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar tercipta efisiensi dan efektivitas daalm pengolahan arsip.
2. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang digunakan untuk kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.
3. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.
4. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.
5. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip atau mencari arsip sebaiknya menggunakan software khusus kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini, akan
mempermudah penemuan kembali arsip dan lemari arsip juga tidak penuh karena semua keterangan mengenai arsip tersebut sudah disimpan di komputer.
