BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap
organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya ( Agus Sugiarto, 2005:2)
Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa pengertian arsip adalah sebagai berikut : rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan, diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban legalnya.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan media elektronik adalah kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1. Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip adalah :
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2.1.2 Jenis Arsip
Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya : 1. Menurut subjek atau isisnya :
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji.
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita rekaman c. Piringan hitam d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut hard copy.
BAB III
PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan suart atau dokumen-dokumen disebut administrasi kearsipan. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencataan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya
E. Nilai Guna Arsip
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu. b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah..
G. Peralatan kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1997:32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah, yang juga digunakan oleh sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara. 7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau serangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusunan warkat. Keenam tahap fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau instruksi dari
Universitas Sumatera Utara
Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis
kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan
pemusnahan arsip penting dilakukan juga dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan. Menurut Sorojo (2006:191) dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian arsip atau pun jadwal arsip
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusustan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
1) Lamanya masing - masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpaan arsip (file inaktif).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.
2. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti, dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.
3. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip tidak boleh sembarangan orang mengambil/meminjam arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris Dekan.
4. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan keluar.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar tercipta efisiensi dan efektivitas daalm pengolahan arsip.
2. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang digunakan untuk kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.
3. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.
4. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.
Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu oraganisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
terhadap implementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
oleh: Purwani Istiana
PENGANTAR
Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau kata �arsip . Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering� berhubungan dengan kertas, yang terkait dengan bukti pembayaran, dokumen kepemilikan, surat perjanjian dan sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam memberikan gambaran tentang arsip.
Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus dalam kehidupan kita sehari-hari.
Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi , kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran, ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita, yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu pengingat.
Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah departemen atau bahkan sebuah negara.
organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Sebagai rekaman informasi, dapat kita bayangkan jika sebuah organisasi tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi. Organisasi tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan kegiatan maupun dalam pengembangan organisasinya dan tanpa arsip bisa jadi eksistensi organisasi tersebut juga dipertanyakan.
Kearsipan dalam kehidupan pemerintahan, merupakan hal yang penting. Mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam kata sambutan peluncuran buku "ANRI dalam gerak langkah 50 tahun Indonesia Merdeka", menyatakan bahwa "Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. ( Effendhie:2001). Pengelolaan arsip yang mantap, tidak akan menimbulkan kebingungan-kebingungan di masa yang akan datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan berbangsa.
Undang-undang nomor 7 tahun 1971 menyebutkan bahwa arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Disebutkan dalam pengertian arsip di atas bahwa naskah dalam bentuk corak apapun, artinya naskah yang dibuat dan diterima tidak terbatas dalam bentuk kertas, namun dapat pula dalam media lain, seperti film suara maupun elektronik. Sehingga dalam memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi pun tidak terbatas hanya pada arsip dengan media kertas.
ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian. Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain, hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang. Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan mudah, cepat dan akurat.
ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka. Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses oleh masyarakat. Contoh, website Arsip nasional Republik Indonesia, www.anri.go.id, dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/ dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.
PENUTUP
Arsip warisan masa lalu mengandung informasi yang berharga di masa sekarang dan masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah arsip.
Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap pengelolaan arsip akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Elektronik. http://arsip.jogjakarta.go.id/gallery/download/Sistem %20Komputasi%20Kearsipan.pdf. Diakses Tanggal 25 April 2007 pukul 20.00 wib.
Effendhie, Machmoed. 2001. Peran Lembaga Kearsipan sebagai Penyedia Informasi di Era otonomi Daerah. Makalah disampaikan dalam Seminar Lembaga Kearsipan dalam Perspektif Otonomi Daerah, di BAPEDALDA Propinsi DIY tanggal 10 November 2001.
Juwono, Harto. Arsip: Sumber Informasi Abadi.
www.petra.ac.id/library/foi/paper
Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan.
