BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

(1)

BERITA NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

No.1211, 2013 KEMENTERIAN SOSIAL. Jadwal Retensi. Arsip.

Pengelolaan.

PERATURAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2013

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 4 ayat (3) dan Pasal 5 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, perlu menetapkan Peraturan Menteri Sosial tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Kementerian Sosial;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);

3. Keputusan Presiden Nomor 28 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia;

4. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara

(2)

5. Peraturan Presiden Nomor 24 tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara yang telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 35 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 252);

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 253) ;

8. Peraturan Menteri Sosial Nomor 86/HUK/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sosial;

9. Peraturan Menteri Sosial Nomor 31 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis di lingkungan Kementerian Sosial (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1293);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN MENTERI SOSIAL TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL.

BAB I

KETENTUAN UMUM Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Arsip aktif adalah arsip yang berfrekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

(3)

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

5. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

8. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

9. Pusat Penyimpanan Arsip adalah gedung yang dipergunakan untuk pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan pelayanan jasa peminjaman Arsip inaktif.

10. Nilai guna Arsip adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

11. Jenis/Seri Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.

12. Jangka Waktu Simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Pengelola dan/atau Unit Kearsipan.

13. Jangka Waktu Simpan Arsip Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Pengelola.

14. Jangka Waktu Simpan Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip.

Pasal 2

Penyusutan Arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara :

a. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;

(4)

c. menyerahkan Arsip Statis kepada Arsip Nasional dan/atau Arsip Nasional Daerah.

BAB II

JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 3

(1) Setiap arsip di lingkungan Kementerian Sosial ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya.

(2) Retensi Arsip sebagimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.

Pasal 4

Jadwal Retensi Arsip dipergunakan sebagai pedoman untuk :

a. melakukan penyusutan arsip bagi pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Sosial;

b. menentukan nilai guna arsip;

c. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan Kementerian Sosial;

d. penyerahan arsip permanen dari Unit Arsip di lingkungan Kementerian Sosial kepada Arsip Nasional atau dari Unit Arsip pada masing-masing satuan Unit Kerja Kementerian Sosial di derah kepada Arsip Nasional Daerah.

BAB III

KETENTUAN PENUTUP Pasal 5

Dengan ditetapkannya Peraturan ini, Peraturan Menteri Sosial Nomor 26/HUK/2008 tentang Jadwal Retensi Arsip, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 6

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

(5)

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 25 September 2013 MENTERI SOSIAL

REPUBLIK INDONESIA,

SALIM SEGAF AL JUFRI

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal 16 Oktober 2013

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

ttd.

(6)

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 11 TAHUN 2013

TANGGAL : 25 SEPTEMBER 2013

TENTANG : JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

A 1

1 tahun 3 tahun Musnah

2

1 tahun setelah tahun anggaran

berakhir 4 tahun Permanen

I. JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN KEMENTERIAN REPUBLIK INDONESIA

- Nota Keuangan Pemerintah

- Materi RAPBN dari Lembaga Negara dan Badan Pemerintah (LNBP) b. Pembahasan RAPBN oleh Komisi DPR - RI

c. Risalah rapat dengar pendapat dengan DPR - RI

d. Nota Jawaban DPR - RI

JENIS DOKUMEN/ARSIP 2

RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (RAPBN)

Penyampaian RAPBN kepada DPR

a. Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang-undang RAPBN :

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

4 tahun Musnah

NO. JANGKA WAKTU SIMPAN

KETERANGAN

selama masih berlaku 4 tahun Permanen

Penyusunan RAPBN

a. Arah kebijakan umum, strategi, prioritas, dan Renstra - Rencana Kerja

- Rencana Kerja pemerintah

b. Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan RKA-K/L (termasuk usulan Anggaran Belanja dari/di Unit Organisasi) c. Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP)

(7)

1 3 4 5

3 1 tahun setelah tahun 3 tahun Permanen

anggaran berakhir B

1

5 1 tahun setelah Permanen

diperbaharui

6 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai Kembali

UU LKPP diundangkan

C 1

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

9 tahun Dinilai kembali

9 tahun Dinilai kembali Ketentuan/peraturan yang menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan dan

Pertanggungjawaban Anggaran

Target Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

PELAKSANAAN ANGGARAN

Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan

(LNBP)

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan JENIS DOKUMEN/ARSIP

2

4 1 tahun setelah tahun anggaran

berakhir 4 tahun Musnah

4 tahun

9 tahun Dinilai kembali Pendapatan

a. Surat Setoran Pajak (SSP)

b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)

c. Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) (POK) dan Revisinya

berakhir

4 tahun Musnah

berakhir 4 tahun Musnah

NO. KETERANGAN

4 tahun Musnah

Rencana Pembangunan Tahunan (REPETA)

PENYUSUNAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN)

Ketetapan pagu indikatif/pagu Sementara Ketetapan Pagu Definitif

Rencana Kerja Anggaran (RKA) Lembaga Negara dan Badan Pemerintah

(8)

1 3 4 5

Musnah

2

1 tahun setelah serah 4 tahun Musnah

terima barang

1 tahun setelah serah 5 tahun terima barang

1 tahun setelah serah 5 tahun setelah dan terima pekerjaan kewajibannya habis UU LKPP diundangkan

i. Pengelolaan Barang Milik Negara d. Dana Hasil yang bersumber dari Pajak - Pajak Bumi & Bangunan (PBB)

- Bea Perolehan Hak atas tanah dan/bangunan (BPHTB) - Pajak Penghasilan (Pph) Pasal 25, Pasal 29 & Pasal 21

e. Penerimaan Sisa Anggaran lebih dan Saldo Kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB)

f. Bunga dan atau Jasa Giro pada Bank

UU LKPP diundangkan

g. Piutang Negara UU LKPP diundangkan

Dinilai kembali - Dokumen uang muka dan data pendukung

- Penagihan/invoice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaa kas/Bank beserta data pendukungnya a.I : Copy faktur pajak, nota kredit dll

3) Jasa Beserta data pendukungnya a.I :

9 tahun

Dinilai kembali 1 tahun setelah UU LKPP

diundangkan

9 tahun

h. Pengelolaan Investasi

UU LKPP diundangkan

Belanja

a. Dokumen Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa pemerintah, a.I untuk 1) Barang habis pakai

2) Barang Inventaris

KETERANGAN

(9)

1 3 4 5

5 tahun Musnah

9 tahun Dinilai Kembali

1 tahun setelah tahun 3 tahun Musnah

anggaran berakhir

1 tahun setelah tahun 9 tahun Permanen

anggaran berakhir

1 tahun setelah 9 tahun dinilai kembali inventaris berakhir

1 tahun setelah UU LKPP 9 tahun dinilai kembali diundangkan

9 tahun Musnah

- Kas/Register Penutupan Kas

- Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK)

- Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) Bulanan/Triwulan/semesteran - Laporan Pendapatan Negara

f. Dokumen Penyertaan modal pemerintah

g. Hutang Negara' h. Laporan Arus Kas

- Berita Acara Pemeriksaan

- Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran - Rekening Koran Bank

d. Daftar Gaji/ Kartu Gaji

e. Penggunaan Dana Pemerintah RI untuk Kontribusi/Iuran pada Badan atau organisasi Internasional

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan - SPP - GU

- Berita Acara penyelesaian pekerjaan/serah terima barang

- Surat permintaan pembayaran (SPP)/Surat perintah membayar (SPM)/

Surat perintah pencairan dana (SP2D) beserta lampirannya

b. Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan Lampirannya :

c. Pembukuan Anggaran yaitu : - Buku Kas Umum (BKU) - Buku Kas Pembantu (BKP)

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan - SPP- DU/TU

- ABT Rutin - SPP- LS

(10)

1 3 4 5

1 tahun setelah UU LKPP 5 tahun permanen

diundangkan

2 tahun setelah UU LKPP 1 tahun Musnah

diundangkan D

1 3 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Permanen

2 1 tahun setelah loan agreement

ditandatangani

3 tahun Permanen

Agreement ditandatangani

3 1 tahun setelah tahun 3 tahun Permanen

anggaran berakhir

4 13 tahun Dinilai Kembali

6

Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, a.l. usulan luncuran dana

Aplikasi penarikan dana Bantuan Luar Negeri (BLN) berikut lampirannya :

Otorisasi penarikan dana (payment advice ) Permohonan pinjaman luar negeri (Blue Book )

Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (Grey book )

Dokumen Memorandum of Understanding (MoU) , dan dokumen sejenisnya

Dokumen Loan Agreement Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN) seperti : draft agreement, legal opinion , surat menyurat, tender, dsb.

- Laporan Realisasi Anggaran (LRA) - Neraca

- Catatan atas Laporan Keuangan (CALK)

j. Data rekening BUN

BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI

i. Laporan Keuangan Tahunan terdiri dari :

NO. JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN

Dinilai Kembali

5 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan 5 tahun setelah proyek

diserahterimakan

5 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan

13 tahun

- Reimbursement - Direct Payment - Special Commitment - Special Account

(11)

1 3 4 5

8 1 tahun setelah pemeriksaan 5 tahun Dinilai Kembali

9 5 tahun setelah pemeriksaan 13 tahun Dinilai Kembali

10 1 tahun setelah PHLN selesai 2 tahun Musnah

13 5 tahun setelah UU LKPP

diundangkan 13 tahun Permanen

14 1 tahun setelah diperbaharui 4 tahun Permanen

E

1

PENGELOLA APBN/ DANA PINJAMAN/HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)

Keputusan Menteri tentang penetapan : - Kuasa Pengguna Anggaran

- Kuasa Pengguna Barang/Jasa - Pejabat Pembuat Komitmen - Pejabat Pembuat Daftar Gaji - Pejabat Penandatanganan SPM - Bendahara Penerimaan/Pengeluaran - Pengelola Barang

( termasuk berita acara serah terima jabatan) 2

Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu : SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), SPM beserta lampirannya, a.l. : SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya

Replenishment (permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain : Nomor Objection (COP), Project Implementation, Natification of Contract, Withdrawl Authorization (WA), Statement of Expenditure (SE)

Staff Appraisal Report

Report / Laporan yang terdiri dari :

JENIS DOKUMEN/ARSIP

- Progress Report - Monthly Report

- Laporan Posisi Hutang Negara Completion Report/ Annual Report

Ketentuan/peraturan yang menyangkut bantuan/pinjaman luar negeri

5 tahun setelah UU LKPP

diundangkan 13 tahun Dinilai Kembali

11 5 tahun setelah pekerjaan

diserahterimakan

13 tahun Dinilai Kembali

12 1 tahun setelah terbit 3 tahun Permanen

- Quarterly Report Laporan Hutang Negara :

- Laporan Pembayaran Hutang Negara

(12)

1 3 4 5

F

1 2 tahun Permanen

2 1 tahun setelah tahun 5 tahun Musnah

anggaran berakhir

3 1 tahun setelah tahun 5 tahun Musnah

anggaran berakhir

4 2 tahun setelah UU LKPP 2 tahun Musnah

diundangkan

G

2 2 tahun setelah ditindaklanjuti 5 tahun Dinilai Kembali

SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI)

Manual Implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP) Berita Acara Rekonsiliasi

2

KETERANGAN

1 tahun setelah ketentuan/

peraturan

2 tahun setelah ditindaklanjuti Sumber (DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat

(DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP), Giro 5 atau giro 8 (Giro 5/8), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran (SPDR)

Listing (Daftar rekaman penerimaan) Buku Temuan dan Tindakan Lain (SAI)

Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen

Laporan Hasil Pemeriksaan atas realisasi anggaran oleh Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia

Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan internal oleh Inspektorat Laporan Realisasi bulanan SAI

Laporan realisasi triwulan SAI (Sistem Akuntansi Instansi) dari Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan gabungan semua UAW/Unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI)

PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA

JENIS DOKUMEN/ARSIP

(13)

1 3 4 5

3

a. Tuntutan Perbendaharaan b. Tuntutan Ganti Rugi

Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional : a. LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) b. MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan) c. Tindak Lanjut/ Tanggapan LHP

Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara :

1 tahun setelah ditindaklanjuti 5 tahun Dinilai kembali

4 5 tahun setelah kasus mendapat

keputusan hukum yang tetap

2 tahun setelah hak

dan kewajiban habis Dinilai Kembali

(14)

II. JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA

KETERANGAN

1 2 3 4 5

1 Formasi Pegawai

a. Usulan dari unit kerja 2 tahun, setelah tahun anggaran 2 tahun Musnah

1) analisis jabatan berakhir

2) beban kerja

b. Usulan permintaan Formasi kepada Menpan Ka. BKN 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun Musnah

berakhir

c. Persetujuan MenPan dan RB 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun Musnah

berakhir

d. Penetapan Formasi PNS 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun Musnah

berakhir

e. Penetapan Formasi Khusus 2 tahun, setelah realisasi 3 tahun Musnah

2 Pengadaan Pegawai: 2 tahun, setelah semua diangkat PNS 2 tahun Musnah

a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi:

1. Pengumuman 2. Seleksi Administrasi 3. Pemanggilan Peserta Test 4. Pelaksanaan Ujian Tertulis 5. Keputusan Hasil Ujian 6. Wawancara

b. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 tahun, setelah semua diangkat 2 tahun Musnah

PNS

c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima 1 tahun, stl tahun anggaran berakhir - Musnah

d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas perseorangan

1. Surat Lamaran

NO JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

(15)

1 2 3 4 5

2. Ijazah 3. SKCK

4. Kartu Kuning

5. Surat Keterangan Kesehatan

e. Nota Usul Pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih dari 2 tahun 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Masuk berkas perseorangan

f. SK CPNS/PNS Kolektif 2 tahun setelah petikan SK 3 tahun Dinilai kembali

ditetapkan 3 Pembinaan Karir Pegawai

a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/ 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah

Ijin Belajar Pegawai

- Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri

b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/ Sertifikat - - masuk berkas perorangan

c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 1 tahun setelah SK ditetapkan 3 tahun Musnah

d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah kecuali SK

masuk berkas perseorangan

e. Disiplin Pegawai 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah

1. Daftar Hadir

2. Rekapitulasi Daftar Hadir

f. Berkas Hukuman Disiplin 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah kecuali SK & Nota

masuk berkas perseorangan

g. Penghargaan dan Tanda Jasa 2 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah kecuali SK & Nota

masuk berkas perseorangan 4 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 tahun, setelah memperoleh 5 tahun Dinilai kembali, kecuali SK

keputusan bersifat tetap penetapan

KETERANGAN

(16)

1 2 3 4 5

5 Mutasi Pegawai

a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Nota & SK persetujuan masuk Diperbantukan, Diperkerjakan Penugasan Sementara, berkas

perseorangan

Pemindahan Sementara, Mutasi Antar Unit, Mutasi Antar Perwakilan

b. Nota Persetujuan/Pertimbangan BKN - - Musnah berjas perseorangan

c. Mutasi Keluarga - - Musnah berjas perseorangan

- Surat Izin Pernikahan/Perceraian

- Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian - Surat Nikah/Cerai

- Akte Kelahiran Anak

- Surat Keterangan Meninggal Dunia

d. Usul Kenaikan Pangkat.Golongan/Jabatan 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Nota & SK masuk berkas perseorangan e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktur/ 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Nota & SK

Fungsional masuk berkas perseorangan

f. Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali surat

Hukum Pegawai berkas perseorangan persetujuan & SK Masuk

g. Peninjauan Masa Kerja 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali nota & SK

Masuk berkas perseorangan

h. berkas BAPERJAKAT 1 tahun setelah SK ditetapkan 5 tahun Musnah

NO JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN

(17)

KETERANGAN

1 2 3 4 5

6 Administrasi Pegawai

a. Surat Perintah/Surat Tugas 2 tahun, setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk

berkas perseorangan

b. Cuti Besar 1 tahun, setelah SK ditetapkan - Masuk berkas perseorangan

c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 1 tahun,setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah

d. Cuti Alasan Penting 1 tahun,setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah

e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) 3 tahun setelah pelaksanaan - Masuk berkas perseorangan

f. Dokumentasi Identitas Pegawai 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah

- Usulan Penetapan Karpeg/KPE/KARIS/KARSU/TASPEN/

- Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan - Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)

- Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4)

g. Berkas kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 2 tahun - Musnah

h. Berkas pengurusan kenaikan gaji berkala 2 tahun 1 tahun Musnah

7 Kesejahteraan Pegawai 2 tahun - Musnah

a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai/ASKES

c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial e. Berkas tentang Layanan Pakaian Dinas

f. Berkas tentang Layanan Pegawai yang meninggal karena dinas

(18)

1 2 3 4 5

g. Berkas tentang Pemberian Tali Kasih

h. Berkas tentang Pemberian Piagam Penghargaan dan Tanda Jasa i. Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi

8 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Masuk berkas perseorangan 9 Perselisihan/Sengketa Kepegawaian 1 tahun setelah memperoleh 2 tahun setelah hak Dinilai Kembali

keputusan yang bersifat tetap dan kewajiban habis

10 Usul Pemberhantian dan Penetapan Pensiun Pegawai/ 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk

Janda/Duda & PNS yang Tewas berkas perseorangan

11 Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : 1 tahun, setelah berhenti/pensiun 2 tahun, setelah hak Musnah, kecuali Pejabat

a. Berkas lamaran yang diterima eselon I dan Pejabat-pejabat

b. Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya dan kewajibannya habis lain yang secara individual

c. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN ditentukan oleh Instansi

d. S.K. Pengangkatan CPNS dan PNS yang berjasa/terlibat

e. Hasil Pengujian Kesehatan peristiwa berkala nasional

f. S.K. Pengangkatan PNS Permanen

g. S.K.Peninjauan Masa Kerja h. S.K. Kenaikan Pangkat

i. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan

j. S.K.Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional

k. S.K.Perpindahan Wilayah Kerja l. S.K. Perpindahan Antar Instansi

m. S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

(19)

1 2 3 4 5

n. Berita Acara Pemeriksaan

o. S.K.Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS p. S.K.Perbantuan/Dipekerjakan di luar instansi induk q. S.K.Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan r. S.K. Pemberian Uang Tunggu

s. S.K. Pembebasan dari Jabatan Organik Karena Diangkat Sebagai Pejabat Negara

t. SK Pengalihan PNS

u. SK Pemberhentian sebagai PNS v. SK Pemberhentian Sementara w. Surat Keterangan Pernyataan Hilang

x. Surat Keterangan Kembali PNS yang dinyatakan Hilang y. SK Penggantian Nama

z. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran aa. Akta Nikah/Cerai

bb. Akta Kelahiran

cc. Isian Formulir Pendataan Ulang PNS

cc. Berita Acara Pengambilan sumpah/janji PNS & Jabatan ee. Surat Permohonan menjadi anggota parpol

ff. Surat Keterangan Mutasi Keluarga

gg. Surat Keterangan Meninggal Dunia/Hilang hh. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan ii. Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional jj. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus kk. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala ll. Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri mm. Surat Izin Bepergian ke luar negeri

KETERANGAN

JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO

(20)

1 2 3 4 5

nn. Kartu Pendaftaran ulang (Kardaf) PNS oo. Ijazah/Sertifikat

pp. SK Penempatan/Penarikan Pegawai

qq. SK Pengangkatan Pada Jabatan Kedinasan di luar Instansi rr. Sk Pertimbangan Status PNS

ss. S.K. Pengaktifan Kembali PNS

tt. Surat Keterangan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah uu. SK Pensiun

12 Berkas Perorangan Pejabat Negara :

Menteri, Wakil Menteri, Staf Khusus, Staf Ahli dan Jabatan yang 1 tahun setelah berhenti/Pensiun 2 tahun setelah hak Permanen

setingkat Menteri dan kewajiban habis

(21)

III. JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON-KEUANGAN DAN NON-KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA

1 3 4 5

A HUKUM

1 Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang 1 tahun 5 tahun Permanen

di bidang sosial, termasuk telaahan hukum, naskah akademik dari rancangan awal sampai setelah diperbaharui dengan rancangan akhir.

2 Rancangan Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Instruksi Presiden dari penyusunan 1 tahun 5 tahun Permanen

naskah akademik termasuk telaahannya. setelah diperbaharui

3 Peraturan Menteri dari rancangan awal sampai dengan rancangan akhir. 1 tahun 5 tahun Permanen

setelah diperbaharui 4 Keputusan/ Surat Edaran/ Instruksi / Surat Perintah Menteri termasuk rancangan awal

sampai dengan rancangan akhir.

5 Keputusan / Surat Edaran / Instruksi / Surat Perintah / Sekretaris Jenderal, Direktur 1 tahun 5 tahun Permanen Jenderal dan Kepala Badan, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir setelah diperbaharui

dan naskah asli yang ditandatangani serta telaah hukum

6 Standar / Pedoman / Prosedur Kerja / Petunjuk Pelaksanaan / Petunjuk Teknis dibidang 1 tahun 5 tahun Permanen sosial termasuk rancangan awal sampai dengan diperbaharui rancangan akhir dan setelah diperbaharui

naskah asli yang ditandatangani serta telaah hukum.

7 Memorandum of Understanding (MoU) / Kontrak / Perjanjian Kerjasama perjanjian sampai dengan kontrak/MoU / 5 tahun Permanen

kerjasama berakhir Perjanjian kerjasama terakhir

8 Dokumentasi Hukum (Produk Hukum Eksternal) sampai dengan tidak berlaku - Musnah

Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan/Instruksi/Keputusan Presiden dan Peraturan-peraturan yang dijadikan referensi

NO JENIS / SERI ARSIP KETERANGAN

2

JANGKA WAKTU SIMPAN

(22)

1 3 4 5

9 Sosialisasi/Penyuluhan/Pembinaan Hukum 1 tahun 2 tahun Musnah

Berkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan setelah pelaksanaan hukum

10 Uji publik peraturan perundang-undangan 2 tahun 5 tahun Dinilai Kembali

11 Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi 2 tahun 3 tahun Musnah

Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)

12 Perijinan Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya sampai dengan ijin 2 tahun Dinilai kembali

surat ijin diperbaharui

13 Kasus/Sengketa Hukum

a. Pidana 1 tahun setelah diperoleh 1 tahun setelah Dinilai kembali

Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik kejahatan maupun keputusan berkekuatan hukum dipenuhinya hak dan

pelanggaran ; yang tetap kewajiban

1) proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis

2) berkas pembelaan dan bantuan hukum 3) telaah hukum dan opini hukum

b. Perdata 1 tahun setelah diperoleh 1 tahun setelah Dinilai kembali

1 tahun setelah dipenuhinya hak dan kewajiban keputusan berkekuatan hukum dipenuhinya hak dan

2 Berkas tentang kasus/sengketa perdata : yang tetap kewajiban

1) proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis

c. Tata Usaha Negara 1 tahun setelah diperoleh 1 tahun setelah Dinilai kembali

Berkas tentang kasus/sengketa Tata Usaha Negara : keputusan berkekuatan hukum dipenuhinya hak dan

1) proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan yang tetap kewajiban

vonis

NO JENIS / SERI ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN

KETERANGAN 2

(23)

1 3 4 5

d. Perburuhan 1 tahun setelah diperoleh 1 tahun setelah Dinilai kembali

Berkas tentang kasus/sengketa Perburuhan : keputusan berkekuatan hukum dipenuhinya hak dan

vonis

e. Arbitrase 1 tahun setelah diperoleh 1 tahun setelah Dinilai kembali

Berkas tentang kasus/sengketa arbitrase : keputusan berkekuatan hukum dipenuhinya hak dan

vonis

B KERJASAMA HUBUNGAN LUAR NEGERI

1 Bantuan Teknik sampai dengan kerjasama 5 tahun Dinilai kembali

Berkas tentang pelaksanaan hubungan kerjasama luar negeri berupa bantuan/ berakhir sumbangan :

a. peralatan/bahan b. studi, penelitian, survey c. pendidikan dan pelatihan

2 Bantuan Tenaga Ahli Asing sampai dengan kerjasama 5 tahun Dinilai kembali

Berkas tentang pelaksanaan hubungan kerjasama luar negeri berupa bantuan tenaga berakhir ahli asing

3 Administrasi Keimigrasian/Perjalanan Luar Negeri 1 tahun setelah pelaksanaan 5 tahun Dinilai kembali

Berkas administrasi keimigrasian/perjalanan luar negeri (visa, paspor, exit, permit, re-entry)

2

(24)

1 3 4 5

C HUBUNGAN MASYARAKAT

1 Data nama pejabat eksekutif dan legislatif 1 tahun 1 tahun Dinilai kembali

2 Dokumentasi kegiatan dinas Menteri dan Pejabat Eselon I, acara kedinasan dan peristiwa- 1 tahun 5 tahun Permanen peristiwa bidang sosial dalam berbagai media :

a. foto/ video b. rekaman suara c. multi media

3 Dokumentasi kegiatan penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial dalam berbagai media : 1 tahun 5 tahun Dinilai Kembali a. foto/ video

b. rekaman suara c. multi media

4 Pengumpulan, Pengolahan dan Penyajian Informasi Kelembagaan

a. kliping koran 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

b. brosur/leaflet/poster/plakat sampai diperbaharui 4 tahun Musnah

c. pengumuman/pemberitaan 1 tahun 2 tahun Musnah

5 Hubungan Antar Lembaga : 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

a. hubungan antar lembaga pemerintah/swasta b. hubungan dengan Lembaga Kesejahteraan Sosial c. hubungan dengan lembaga legislatif

6 Hubungan dengan Media Massa :

a. siaran pers/konferensi pers/press release 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali

b. kunjungan wartawan/peliputan 1 tahun 2 tahun Musnah

c. wawancara 1 tahun 2 tahun Musnah

7 Profil Unit Kementerian Sosial 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

8 Rapat Kerja/Rapat Dengar Pendapat dengan Dewan Perwakilan Rakyat 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

NO JENIS / SERI ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN

2

(25)

AKTIF IN_AKTIF

1 3 4 5

9 Kesimpulan Rapat Kerja/Rapat Dengar Pendapat dengan Dewan Perwakilan Rakyat 1 tahun 4 tahun Permanen

10 Penerbitan dan Publikasi Media Cetak 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali

11 Pameran/Sayembara, Festival, Pembuatan Spanduk, Leaflet dan Iklan 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali

D PUSAT PENYULUHAN

1 Analisis Kebutuhan Penyuluhan Sosial 2 tahun setelah 3 tahun Musnah

Kegiatan

2 Monitoring dan Evaluasi Penyuluhan Sosial 2 tahun setelah 3 tahun Musnah

Kegiatan

3 Bimbingan Sosial Keliling 2 tahun setelah 3 tahun Musnah

Kegiatan

4 Penyuluhan Sosial Daerah Tertinggal 2 tahun setelah 3 Tahun Musnah

pelaksanaan kegiatan

5 Penyuluhan Sosial 2 tahun setelah 3 Tahun Musnah

pelaksanaan kegiatan

6 Penyuluhan Sosial Melalui Media Cetak 2 tahun setelah 3 Tahun Dinilai kembali

pencetakan

7 Penyuluhan Sosial Melalui Media Elektronik 2 tahun setelah 3 tahun Dinilai kembali

penayangan

8 Penyuluhan Sosial Luar Ruang 2 tahun setelah 3 Tahun Dinilai kembali

pelaksanaan/

pencetakan

2

(26)

1 3 4 5

9 Forum Penyuluhan Sosial 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah

pelaksanaan

10 Penyuluhan Sosial melalui Dana Dekonsentrasi 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah

- Penyuluhan Sosial Dana Dekonsentrasi di 33 Provinsi pelaksanaan

E PENELITIAN, PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN

1 Administrasi penelitian, pengkajian dan pengembangan, rencana kerja penelitian, 2 tahun 2 tahun Musnah

pengkajian dan pengembangan, TOR, pembentukan tim kerja, proposal, serta surat menyurat.

2 Hasil Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan mulai dari rancangan awal sampai dengan 1 tahun setelah penelitian 9 tahun Dinilai Kembali

final termasuk catatan-catatan perkembangan dan log book berakhir

3 Analisa mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) baik penetapan maupun pelaksanaan 1 tahun 5 tahun Permanen

AMDAL

4 Pengembangan :

a. sosialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan 1 tahun 2 tahun Musnah

b. bimbingan teknis penelitian, pengkajian dan pengembangan 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah

c. forum komunikasi kelitbangan 1 tahun 2 tahun Musnah

5 Data dan informasi Kelitbangan :

a. data Sampai dengan diperbaharui 4 tahun Dinilai Kembali

b. statistik Sampai dengan diperbaharui 4 tahun Dinilai Kembali

c. majalah/jurnal hasil penelitian 1 tahun setelah terbit 2 tahun Musnah,kecuali master permanen

d. direktori lembaga bidang sosial Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Dinilai Kembali

6 Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan 1 tahun setelah terbit 4 tahun Musnah

7 Akreditasi dan Standardisasi Lembaga Sosial/Panti Sampai dengan diperbaharui 4 tahun Permanen

8 Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop :

a. penyelenggaraan seminar, lokakarya, temukarya, workshop 1 tahun 5 tahun Dinilai Kembali

KETERANGAN 2

(27)

1 3 4 5

b. pengiriman peserta mengikuti seminar, lokakarya, temukarya, workshop 1 tahun 3 tahun Musnah

c. pengiriman narasumber dalam seminar, lokakarya, temukarya, workshop 1 tahun 3 tahun Musnah

F ORGANISASI DAN TATA KERJA

1 Struktur Organisasi di lingkungan Kementerian Sosial : sampai dengan diperbaharui 5 tahun Permanen

a. pembentukan b. perubahan c. penyempurnaan

2 Tata Kerja dan Uraian Tugas Pokok sampai dengan diperbaharui 5 tahun Permanen

3 Standard Operational Prosedure (SOP) sampai dengan diperbaharui 5 tahun Permanen

4 Klasifikasi, Uraian Jabatan dan Uraian Pekerjaan sampai dengan diperbaharui 5 tahun musnah

5 Analisa Beban Kerja (ABK) sampai dengan diperbaharui 5 tahun musnah

6 Standar Kompetensi Jabatan Struktural dan Fungsional sampai dengan diperbaharui 5 tahun Permanen

G PENGOLAHAN DATA (SISTEM INFORMASI)

1 Rencana Strategis/master plan Pembangunan Sistem Informasi sampai dengan diperbaharui 5 tahun Permanen

2 Design/rancangan sistem informasi, program aplikasi/software, basis data dan jaringan sampai dengan diperbaharui 5 tahun Dinilai Kembali

3 Manual operasionalisasi sistem informasi sampai dengan diperbaharui 2 tahun Musnah

4 Pelaksanaan entry data termasuk di dalamnya formulir isian, daftar petugas entry data , 1 tahun 1 tahun Musnah jadwal pelaksanaan entry data

5 Proses pemutakhiran data termasuk di dalamnya formulir isian, daftar petugas dan 1 tahun 1 tahun Musnah

jadwal pelaksanaan entry data

6 Pelaksanaan migrasi informasi, program dan software : 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali

a. perencanaan migrasi b. berita acara pemigrasian

c. daftar informasi, program, software yang dimigrasikan

2

(28)

1 3 4 5

7 Pengelolaan website 1 tahun 4 tahun Musnah

8 Pengelolaan pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik (E-Proc) 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali

H PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1 Standar Operasional Prosedur kegaitan pendidikan dan pelatihan (diklat) :

a. SOP Penyusunan standar kompetensi pengajaran dan peserta sampai dengan diperbaharui 4 tahun Permanen

b. SOP Penyusunan Kurikulum sampai dengan diperbaharui 4 tahun Permanen

c. SOP Penyusunan Silabus sampai dengan diperbaharui 2 tahun Musnah

d. SOP Penyusunan Pedoman penyelenggaraan diklat sampai dengan diperbaharui 4 tahun Dinilai Kembali

2 Perencanaan/program diklat :

a. inventarisasi dan analisa kebutuhan diklat 1 tahun - Musnah

b. program diklat 1 tahun 4 tahun Musnah

3 Penyelenggaraan diklat 2 tahun 3 tahun -

Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta pendidikan dan latihan, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, dan penilaian diklat :

a. diklat penjenjangan 1) prajabatan 2) diklat pimpinan b. diklat fungsional

c. diklat teknis/peningkatan kompetensi

4 Administrasi kediklatan : Disimpan selamanya di - -

a. buku induk peserta diklat Unit Diklat

b. buku register ijasah/sertifikat/STTPL c. daftar alumni

JANGKA WAKTU SIMPAN

KETERANGAN 2

NO JENIS / SERI ARSIP

(29)

1 3 4 5

5 Administrasi pengiriman peserta diklat :

a. administrasi pengiriman pegawai untuk mengikuti pendidikan formal/tugas belajar Sampai dengan lulus 5 tahun Musnah dalam dan luar negeri

b. administrasi pengiriman pegawai untuk mengikuti pelatihan/kursus dalam dan Sampai dengan Selesai 2 tahun Musnah luar negeri

6 Evaluasi penyelenggaraan diklat 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

7 Evaluasi Alumni Diklat Kesos

8 Penyelenggaraan Ujian Dinas 2 tahun - Musnah

9 Penyelenggaraan tes psikologi 2 tahun - Musnah

I P E R L E N G K A P A N

1 Rencana Kebutuhan Barang dan Jasa

a. Usulan unit kerja 1 tahun - Musnah

b. rencana kebutuhan kementerian 1 tahun 4 tahun Dinilai Kembali

2 Pengadaan Barang :

a. pengadaan barang/jasa tidak melalui lelang 1 tahun setelah pemeriksaan 4 tahun Musnah

b. pengadaan barang/jasa melalui lelang 1 tahun setelah pemeriksaan 4 tahun Dinilai Kembali

c. pengadaan barang melalui sewa 1 tahun setelah pemeriksaan sampai dengan Sewa Dinilai Kembali

Habis

4 Pengadaan Jasa sampai dengan kontrak 4 tahun Dinilai Kembali

Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga terdiri dari berkas penawaran sampai dengan habis kontrak perjanjian

2

(30)

1 3 4 5

5 Penyimpanan/pergudangan

Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan :

a. tanda terima/surat pengantar/surat pengiriman barang Sampai dengan barang 2 tahun Musnah

didistribusikan

b. surat pernyataan harga dan mutu barang Sampai dengan barang 2 tahun Musnah

didistribusikan

c. berita acara serah terima barang Sampai dengan barang 2 tahun Musnah

didistribusikan

d. buku penerimaan Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Musnah

e. buku persediaan barang/kartu stok barang Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Musnah

6 Kartu barang/kartu gudang Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Musnah

7 Penyaluran/distribusi 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Musnah

Berkas penyaluran/distribusi barang mulai dari surat permintaan barang dari unit kerja/

formulir permintaan, persetujuan sampai dengan Surat Perintah Mengeluarkan Barang

8 Inventaris Barang Milik Negara

a. Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali

b. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali

c. Daftar Inventaris Barang (DIB) Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali

d. Kartu Inventaris Barang (KIB) Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali

9 Inventaris Barang Persediaan Sampai dengan diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali

10 Perbaikan/pemeliharaan 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Musnah

Berkas tentang permohonan perbaikan dan pemeliharaan, jadwal dan laporan pemeliharaan

KETERANGAN 2