IMPLEMENTASI IMPLEMENTASI
PENYUSUTAN ARSIP PENYUSUTAN ARSIP
DI LINGKUNGAN DI LINGKUNGAN
UNIVERSITAS GADJAH UNIVERSITAS GADJAH
MADA MADA
Machmoed Effendhie Machmoed Effendhie
Kepala Arsip Universitas Gadjah Mada Kepala Arsip Universitas Gadjah Mada
Materi Rakor Penyusunan Pedoman PenyusutanArsip Materi Rakor Penyusunan Pedoman PenyusutanArsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011 di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011
POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN
1.1. PENGANTARPENGANTAR
2.2. IMPLEMENTASI PENYUSUTAN SEJAK IMPLEMENTASI PENYUSUTAN SEJAK TAHUN 1974 (
TAHUN 1974 (Keputusan Rektor Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor Universitas Gadjah Mada Nomor
UGM/8/P/C/74 tentang Peraturan UGM/8/P/C/74 tentang Peraturan
Penyusutan Arsip Universitas Gadjah Penyusutan Arsip Universitas Gadjah MadaMada))
3.3. IMPLEMENTASI PENYUSUTAN SEJAK IMPLEMENTASI PENYUSUTAN SEJAK TAHUN 2009 (Berdasarkan Peraturan TAHUN 2009 (Berdasarkan Peraturan
Rektor Universitas Gadjah Mada No.
Rektor Universitas Gadjah Mada No.
408/P/SK/HT/2009 tentang JRA dan 408/P/SK/HT/2009 tentang JRA dan
Pedoman Penyusutan Arsip di Pedoman Penyusutan Arsip di
Lingkungan Universitas Gadjah Mada) Lingkungan Universitas Gadjah Mada)
PENGANTAR:
PENGANTAR:
Penyusutan arsip merupakan Penyusutan arsip merupakan kewajiban kewajiban konstitusional
konstitusional yang wajib dilaksanakan yang wajib dilaksanakan
dengan tanggung jawab hukum yang jelas dengan tanggung jawab hukum yang jelas
Penyusutan Arsip bukan sekedar masalah Penyusutan Arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus dilakukan karena mendesak yang harus dilakukan karena
banyak arsip yang tidak terkendali, banyak arsip yang tidak terkendali,
berserakan, menumpuk di sudut ruang, berserakan, menumpuk di sudut ruang,
tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.
tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.
Harus ada prosedur standar operasional Harus ada prosedur standar operasional dalam pelaksanaannya sehingga terukur dalam pelaksanaannya sehingga terukur
dan dapat dipertanggungjawabkan.
dan dapat dipertanggungjawabkan.
JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah keputusan pucuk pimpinan instansi untuk keputusan pucuk pimpinan instansi untuk
menjamin bahwa penyusutan arsip di menjamin bahwa penyusutan arsip di
instansinya telah dilakukan sesuai dengan instansinya telah dilakukan sesuai dengan
ketentuan hukum yang berlaku.
ketentuan hukum yang berlaku.
Terdapat jaminan akuntabilitas kegiatan Terdapat jaminan akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan
instansi/perusahaan
Terdapat perlindungan hukum bagi Arsiparis Terdapat perlindungan hukum bagi Arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di
yang melakukan penyusutan arsip di instansinya
instansinya
LIFE CICLE OF THE RECORDS
(4) Maintenance
File
Retrieve Transfer
(3) Use
Decision making Documentation Response
Reference Requirement
(2)Clasification/Distribution
Internal External
(5) Disposal
Inactive Storage Archives
Destroy
(1) Creation and Reciept
Correspondence Forms
Report Drawing Microform
Comp in/out put
5. 5. DISPOSAL DISPOSAL
(PENYUSUTAN) (PENYUSUTAN)
UU No 43/2009, ps: 49 UU No 43/2009, ps: 49
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c meliputi:
dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c meliputi:
a.a.pemindahanpemindahan arsip inaktif dari unit pengolah arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
ke unit kearsipan;
b.b.pemusnahanpemusnahan arsip yang telah habis retensi arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna
dan yang tidak memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang
peraturan perundang--undangan; danundangan; dan
c.c. penyerahanpenyerahan arsip statis oleh pencipta arsip arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
kepada lembaga kearsipan.
PP No. 34/1979, ps: 2 PP No. 34/1979, ps: 2
Memindahkan Memindahkan arsip inaktif dari unit arsip inaktif dari unit - - unit pengolah ke unit kearsipan
unit pengolah ke unit kearsipan
Memusnahkan Memusnahkan arsip sesuai ketentuan arsip sesuai ketentuan hukum
hukum
Menyerahkan Menyerahkan arsip statis oleh unit arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI [UU No 43/2009:
kearsipan ke ANRI [UU No 43/2009:
lembaga arsip daerah dan Arsip lembaga arsip daerah dan Arsip
Perguruan Tinggi]
Perguruan Tinggi]
LANDASAN LEGALITAS LANDASAN LEGALITAS
PELAKSANAAN PENYUSUTAN DI PELAKSANAAN PENYUSUTAN DI UGM UGM
Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor UGM/8/P/C/74 tentang Peraturan Penyusutan Arsip UGM/8/P/C/74 tentang Peraturan Penyusutan Arsip
Universitas Gadjah Mada Universitas Gadjah Mada
Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 145/U/2004 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 145/U/2004 tentang JRA Keuangan dan Kepegawaian di Lingkungan tentang JRA Keuangan dan Kepegawaian di Lingkungan
Departemen Pendidika Nasional Departemen Pendidika Nasional
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No 26 tahun 2006 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No 26 tahun 2006
tentang JRA Subtantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan tentang JRA Subtantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan
Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta
Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada No. Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada No.
408/P/SK/HT/2009 tentang JRA dan Pedoman Penyusutan 408/P/SK/HT/2009 tentang JRA dan Pedoman Penyusutan
Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada
IMPLEMENTASI PENYUSUTAN IMPLEMENTASI PENYUSUTAN
ARSIP SEJAK TAHUN 1974
ARSIP SEJAK TAHUN 1974
Metode
Metode “ “ Two Period Transfer Two Period Transfer ” ” dalam Kep. Rektor tahun 1974 dalam Kep. Rektor tahun 1974
Warkat (Arsip) digolongan ke dalam empat Warkat (Arsip) digolongan ke dalam empat golongan dan ditentukan retensinya:
golongan dan ditentukan retensinya:
Vital (V) Vital (V) ÆÆ permanenpermanen
Penting (P) Penting (P) ÆÆ 33--7 tahun7 tahun
Berguna (B) Berguna (B) ÆÆ 22--3 tahun3 tahun
Tidak Penting (T) Tidak Penting (T) ÆÆ 1 tahun1 tahun
Dalam Penggolongan dirinci secara detil jenisDalam Penggolongan dirinci secara detil jenis-- jenis arsipnya, mirip seperti Jadwal Retensi jenis arsipnya, mirip seperti Jadwal Retensi
Arsip Arsip
Contoh Penggolongan Arsip Contoh Penggolongan Arsip
mirip
mirip “ “ JRA JRA ” ”
Panitia Penyusutan Arsip Panitia Penyusutan Arsip
Tingkat unit kerja Tingkat unit kerja Æ Æ PPAS (Panitia PPAS (Panitia Penyusutan Arsip Setempat)
Penyusutan Arsip Setempat)
Tingkat Universitas Tingkat Universitas Æ Æ PPAP (Panitia PPAP (Panitia Penyusutan Arsip Pusat)
Penyusutan Arsip Pusat)
Contoh Panitia Penyusutan dan
Contoh Panitia Penyusutan dan
Daftar Arsip Musnah tahun 1991
Daftar Arsip Musnah tahun 1991
SKEMA PENYUSUTAN SKEMA PENYUSUTAN
Isi Warkat:
1. Golongan V 2. Golongan P 3. Golongan B 4. Golongan T
Isi Warkat yang jarang dipergunakan:
1. Golongan V 2. Golongan P Isi Warkat yang jarang
dipergunakan:
1. Golongan V 2. Golongan P 3. Golongan B
Transfer 1 tahun
ARSIP PINDAHAN
Transfer 2 tahun
Pemindahan:
Tiap-tiap permulaan tahun memindahkan seluruh warkat ke Arsip Pindahan (File Transfer) kecuali warkat yang masih sering digunakan sehari hari
Pemindahan:
Tiap-tiap permulaan tahun memindahkan warkat golongan V dan P
Pemusnahan:
Setiap permulaan tahun memusnahkan warkat goongan T
Pemusnahan:
Tiap permulaan tahun memusnahkan warkat golongan P yang telah habis kegunaannya Penyerahan:
Bila dipandang perlu warkat golongan P dan V kepada organisasi pusat atau kepada Arsip Nasional Daerah/Pusat
ARSIP AKTIF GUDANG/PUSAT
Berita Acara transfer
Berita Acara Transfer Berita Acara Pemusnahan
Penyesuaian Penyesuaian
PP No 43/1979 tentang Penyusutan ArsipPP No 43/1979 tentang Penyusutan Arsip
SE No 01/1981 ttg Penanganan Arsip Inaktif sebagai SE No 01/1981 ttg Penanganan Arsip Inaktif sebagai pelaksana PP
pelaksana PP
Keputusan Kepala ANRI No. 01.A tahun 2003 JRA Keputusan Kepala ANRI No. 01.A tahun 2003 JRA Keuangan
Keuangan
Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No.
145/U/2004 tentang JRA Keuangan dan Kepegawaian 145/U/2004 tentang JRA Keuangan dan Kepegawaian
di Lingkungan Departemen Pendidika Nasional di Lingkungan Departemen Pendidika Nasional
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No 26 tahun Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No 26 tahun 2006 tentang JRA Subtantif dan Fasilitatif di
2006 tentang JRA Subtantif dan Fasilitatif di
Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi
Perguruan Tinggi Swasta Perguruan Tinggi Swasta
IMPLEMETASI PENYUSUTAN IMPLEMETASI PENYUSUTAN
SEJAK TAHUN 2009 SEJAK TAHUN 2009
(BERSARKAN SK REKTOR NO. 408/P/SK/HT/2009) (BERSARKAN SK REKTOR NO. 408/P/SK/HT/2009)
•• Pelestarian arsip bernilai guna sekunder bagi Pelestarian arsip bernilai guna sekunder bagi rekonstruksi memori kolektif universitas (
rekonstruksi memori kolektif universitas (penyerahanpenyerahan-- arsip statis)
arsip statis)
•• Penyelamatan bukti pertanggungjawaban universitas Penyelamatan bukti pertanggungjawaban universitas dan prestasi intelektual/budaya (
dan prestasi intelektual/budaya (penyerahanpenyerahan--arsip statis)arsip statis)
•• Berguna untuk kepentingan penelitian (Berguna untuk kepentingan penelitian (penyerahanpenyerahan-- arsip statis)
arsip statis)
•• Dukungan data atau informasi dalam perumusan Dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, dan akreditasi kebijakan, pengambilan keputusan, dan akreditasi ((pemindahanpemindahan--arsip inaktif)arsip inaktif)
POSISI JRA POSISI JRA
CREATION/RECIEPT
JADWAL RETENSI ARSIP
USE & MAINTENANCE Aktif
--- inaktif
DISPOSAL
PEMUSNAHAN PEMINDAHAN: INAKTIF PENYERAHAN: STATIS
PENYUSUTAN: PEMUSNAHAN DAN PENYUSUTAN: PEMUSNAHAN DAN PEMINDAHAN (di Unit Pencipta Arsip) PEMINDAHAN (di Unit Pencipta Arsip)
JRA
ARSIP DINAMIS AKTIF (ACTIVE RECORDS)
ARSIP DINAMIS INAKTIF (INACTIVE RECORDS)
Central file Records Center
PEMINDAHAN
MUSNAH A. DPA Pindah
B. Berita Acara
1) Records Center Bersama
2) Records Center Unit Kerja
A. DPA Musnah B. Berita Acara
Berita Acara Pindah dan Musnah di Berita Acara Pindah dan Musnah di
Unit Kerja
Unit Kerja
PENYUSUTAN: PEMUSNAHAN DAN PENYUSUTAN: PEMUSNAHAN DAN PENYERAHAN (di RECORDS CENTER) PENYERAHAN (di RECORDS CENTER)
JRA
PENYERAHAN
ARSIP STATIS (ARCHIVES) ARSIP DINAMIS INAKTIF
(INACTIVE RECORDS)
Depo Arsip UGM
RECORDS CENTER
Berita Acara Serah Daftar Arsip Serah MUSNAH
Berita Acara Daftar Arsip Musnah
Berita Acara Musnah Arsip dengan Retensi di atas 10 tahun Berita Acara Musnah Arsip dengan Retensi di atas 10 tahun
dan Berita Acara Penyerahan Arsip ke Arsip Universitas dan Berita Acara Penyerahan Arsip ke Arsip Universitas
