V. RANCANGAN DATABASE

(1)

1. RANCANGAN AWAL DATABASE

Suatu rancangan awal database terdiri dari beberapa tahap yaitu penentuan entity, penentuan atribut-atribut entity dan penentuan hubungan antar entity-entity yang ada.

1.1. Penentuan Entity database

Penentuan entity database didasarkan pada kebutuhan akan fungsi database tersebut. Entity-entity yang digunakan pada laporan tugas akhir ditunjukkan oleh tabel 5.1

Tabel 5.1

Entity lltama yang Digunakan Pada Database

No 1 2 3 4 5 6 7

Entity lltama Pegawai

Level jabatan Kota

Absen Customer Supplier

Faktur penjualan

No 8 9 10 11 12 13

Entity Utama Pembayaran customer Faktur pembelian Pembayaran supplier Barang

Produksi barang jadi Pengambilan bahan baku

Setiap entity-entity utama pada tabel 5.1 mewakili penyimpanan data sesuai dengan nama entity masing-masing. Gabungan antara beberapa

(2)

entity utama mempunyai suatu fungsi database yang lebih komplek (lihattabel5.2).

Tabel 5.2

Fungsi Gabungan Beberapa Entity Utama

No 1

2

3

4

5

6

7

8

Entity Utama Pegawai

Level jabatan Kota

Customer Kota Pegawai Supplier Kota Pegawai Absen Pegawai

Faktur penjualan Barang

Customer

Pembayaran Customer Supplier

Faktur pembelian Barang

Pembayaran supplier Barang

Produksi barang jadi Pegawai

Barang

Pengambilan bahan baku Pegawai •

Fungsi Gabungan Entity Membentuk database pegawai

Membentuk database customer

Membentuk database supplier

Membentuk database absen pegawai

Membentuk database penjualan barang jadi pada customer dengan cara pembayarannya dan sales commission yang diterima tiap-tiap sales representative

Membentuk database pembelian bahan baku pada supplier dengan cara pembayarannya

Membentuk database produksi barang jadi

Membentuk database pengambilan bahan baku

(3)

1.2. Penentuan Atribut Entity

Atibut entity adalah field-field yang akan digunakan dalam membuat tabel database. Atribut-atribut ini berguna untuk membentuk suatu entity utama, tiap-tiap entity harus mempunyai paling sedikit sebuah primary key (atribut/field yang unik yang membedakan antara record yang satu dengan yang lain). Atribut-atribut yang digunakan untuk suatu entity harus dapat mencerminkan isi dari entity tersebut dan setiapprimary key pada suatu entity diberi tanda tertentu (lihat tabel 5.3).

Tabel 5.3

Atribut-atribut Entity Utama

No 1

2

Entity Utama Pegawai

Level Jabatan

Atribut Entity Utama

• Nomer induk neeawai

• Nama pegawai

• Tempat lahir

• Tanggal lahir

• Alamat pegawai

• Kota tempat tinggal

• Nomer telepon

• Jenis kelamin

• Bekerja ejak

• Kodejabatan

• Bidang

• Tingkat pendidikan

• Status kerja

• Pengalaman kerja

• Foto pegawai

• Kode jabatan

• Level jabatan

Type data

• Text (25)

• Text (50)

• Text(25)

• Date/Time

• Text(50)

• Text(25)

• Number (long int)

• Text(I)

• Date/Time

• Text (3)

• Text (25)

• Memo

• Text (I)

• Memo

• OLE Object

• Text (3)

• Text (25)

(4)

3

4

5

6

Kota

Absen

Customer

Supplier

• Gaji

• Hitungan gaji

• Bonus (%)

• Kota

• Kode telepon wilayah

• NIP

• Tanggal hadir

• Jam hadir

• Kode customer

• Nama customer

• Alamat customer

• Kota customer

• Nomer telepon 1 customer

• Nomer telepon 2 customer

• Nomer telepon 3 customer

• Nomer fax customer

• E-mail customer

• Klien dari (NIP)

• Kode supplier

• Nama supplier

• Alamat supplier

• Kota supplier

• Nomer telepon 1 supplier

• Nomer telepon 2 supplier

• Nomer telepon 3 supplier

• Currency

• Text(25)

• Number (single)

• Text (25)

• Text (4)

• Text(25)

• Date/Time

• Number (Long Int)

• Text (50)

• 7ex/(25)

• Text (75)

• Text(25)

• Text(50)

• Text (25)

(5)

7

8

9

Faktur Penjualan

Pembayaran Customer

Faktur Pembelian

• Nomer fax supplier

• E-mail supplier

• Nomer faktur penjualan

• Kode customer 2

• Tanggal order

• Tanggal pengiriman

• Tanggal penagihan

• Tanggal pembayaran

• Cara pembayaran

• Status gudang

• Status barang

• Status pembayaran

• Status pembatalan

• Kode pembayaran

• Cara pembayaran

• Lama pembayaran (hari)

• Diskon(%)

• Kode supplier

• Tanggal order sup

• Tanggal pengiriman sup

• Tanggal penagihan sup

• Tanggal pembayaran sup

• Kode pembayaran sup

• Status gudang sup

• Status barang sup

• Status pembayaran sup

• Status pembatalan sup

• Text (75)

• Date/Time

• Text (25)

• Text(\)

• Text{\)

• Text(\)

• Text (25)

• Text (50)

• Number (Single)

• Date/Time

• Text(25)

• Text(I)

• Text{\)

(6)

10

11

12

13

Pembayaran Supplier Barang

Produksi Barang Jadi

Pengambilan Bahan Baku

• Kode pembayaran sup

• Cara pembayaran

• Kode Barang

• Nama barang

• Harga barang jadi (per . unit)

• Jumlah unit BJ yang ada

• Jumlah unit BJ yang dipesan

• Foto produk

• Jumlah zak BB yang ada

• Jumlah zak BB yang dipesan

• Kode produksi

• Tanggal laporan produksi

• Waktu laporan produksi

• NIP penyerah BJ

• Tanggal penerimaan BJ

• Waktu penerimaan BJ

• Status penyimpanan

• Kode pengambilan BB

• Tanggal pengambilan BB

• Waktu pengambilan BB

• NIP pengambil BJ

• Status Barang

• Status penginputan

• Text (25)

• Text (50)

• Text{5Q)

• Text (50)

• Currency

• OLE Object

• Date/Time

• Text(25)

• Date/Time

• Text (I)

• Date/Time

• Text (25)

• Text (I)

• Memo

(7)

1.3. Penentuan Hubungan Antar Entity

Penentuan hubungan antar entity termasuk didalamnya penentuan cardinality yaitu suatu kumpulan relasi yang berisi semua informasi yang disimpan dalam database dan pembentukan junction entity untuk semua entity yang mempunyai relasi many to many. Tabel 5.4 menunjukkan relasi antar entity dan cardinality -nya.

Tabel 5.4

Relasi dan Cardinality Tiap-tiap Entity

No

1

2

•^ j

4

5

6

7

8

9

Entity Utama

Pegawai Level Jabatan Pegawai Kota Pegawai

Sales Commission Pegawai

Absen Pegawai Customer Customer Kota Customer

Faktur Penjualan Faktur Penjualan Pembayaran Customer Faktur Penjualan Barang

Rela si N 1 N 1 1 N 1 N 1 N N 1 1 N N 1 M N

Cardinality

Obligatory Obligatory Obligatory Non Obligatory Non Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Non Obligatory Obligatory Obligatory Non Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Non Obligatory

(8)

10

11

12

13

14

15

16

Barang

Produksi Barang Jadi Barang

Pengambilan Barang Jadi Supplier

Kota Supplier Barang Supplier

Faktur Pembelian Faktur Pembelian Pembayaran Supplier Faktur Pembelian Barang

M N M N N 1 M N

1 N N 1 M N

Non Obligatory Obligatory Non Obligatory Obligatory Obligatory Non Obligatory Obligatory Non Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Obligatory Non Obligatory

Diagram lengkap mengenai relasi seluruh entity dapat dilihat pada lampiran 32 hal 90. Cardinality dilambangkan dengan sebuah lingkaran hitam (Obligatory) dan untuk cardinality yang non Obligatory tidak menggunakan lambang.

Tabel 5.4 mempunyai 6 relasi entity yang bersifat many to many, oleh karena itu diperlukan suatu entity penghubung (junction entity). Tiap-tiap junction entity berfungsi untuk menghubungkan kedua entity yang mempunyai relasi many to many (lihat tabel 5.5).

Tabel 5.5

Pembentukan Junction Entity

No 1

Entity Utama Faktur Penjualan Barang

Relasi M N

Junction Entity Faktur Penjualan Detail

(9)

2

3

4

5

6

Barang

Produksi Barang Jadi Barang

Pengambilan Bahan Baku Supplier

Barang Supplier

Pembayaran Supplier Faktur Pembelian Barang

M N M N M N M N M N

Produksi Barang Jadi Detail

Pengambilan Bahan Baku Detail

Junction Bahan Baku Supplier

Junction Pembayaran Supplier

Faktur Pembelian Detail

Setiap junction entity mempunyai atribut dan primary key masing- masing. Primary key junction entity merupakan gabungan dari primary key entity utama yang membentuk relasi tersebut (lihat tabel 5.6)

Tabel 5.6

Atribut-atribut Junction Entity

No 1

2

3

Juntion Entity Faktur

Penjualan Detail

Produksi Barang Jadi Detail Pengambilan Bahan Baku Detail

Atribut Junction Entity

• Kode barang

• Jumlah unit

• Kode Produksi

• Kode barang

• Jumlah unit

• Kode pengambilan BB

• Kode barang

• Jumlah zak

• Status barang D

Type Data

• Text (50)

• Text(50)

• Text (50)

• Text (I)

(10)

4

5

6

Junction Bahan Baku Supplier

Junction Pembayaran Supplier

• Kode bahan baku

• Hargaperzak

• Kode Supplier

• Kode nembavaran supplier

• Lama pembayaran (hari)

• Diskon(%)

• Nomer faktur pembelian

• Kode barane

• Jumlahzak

• Text (50)

• Currency

• Text (25)

• Number (Single)

• Text(50)

2. RANCANGAN PROGRAM DATABASE

Suatu rancangan program database dengan menggunakan software microsoft access terdiri dari beberapa bagian yaitu tabel, queries, form, macro, switchboard.

2.1. Pembuatan Tabel Database

Langkah awal untuk membangun program database dengan menggunakan software microsoft access adalah membuat tabel-tabel yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang diperlukan.

Tabel yang akan dibuat ditentukan berdasarkan entity-entity (entity utama dan junction entity) yang telah ditetapkan pada rancangan awal

(11)

database. Atribut-atribut dan primary key entity-entity {entity utama dan junction entity) akan dijadikan patokan untuk membuat field-field dan

primary key pada tabel database (lihat tabel 5.7).

Tabel 5.7

Penentuan Tabel Database Berdasarkan Entity-entity Utama

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13

14 15 16

17 18

19

Entity Pegawai

Level Jabatan Kota

Absen Customer Supplier

Faktur Penjualan Pembayaran Customer Faktur Pembelian

Pembayaran Supplier Barang

Produksi Barang Jadi Pengambilan Bahan Baku

Faktur Penjualan Detail Produksi Barang Jadi Detail Pengambilan Bahan Baku Detail

Junction Bahan Baku Supplier Junction Pembayaran Supplier

Tabel database Tbl Pegawai

Tbl Level Jabatan Tbl Kota

Tbl Absen Tbl Customer Tbl Supplier

Tbl Faktur Penjualan Tbl Pembayaran Customer

Tbl Faktur Pembelian Bahan Baku

Tbl Pembayaran Supplier Tbl Barang

Tbl Produksi Barang Jadi

Tbl Pengambilan Bahan Baku Di Gudang

Tbl Faktur Penjualan Detail Tbl Produksi Barang Jadi Detail Tbl Pengambilan Bahan Baku Di Gudang Detail

Tbl Junction BB Dan Supplier Tbl Junction Pembayaran Supplier

Tbl Faktur Pembelian Bahan Baku Detail

(12)

Field-field yang digunakan pada tabel 5.7 sama dengan atribut- atribut entity pada tabel 5.3 dan 5.6. Langkah selanjutnya adalah mengolah tabel-tabel dm field-field dengan menggunakan queries.

2.2. Pembuatan Query

Query yang akan dibuat dengan menggunakan software microsoft access dibagi menjadi dua bagian besar yaitu :

a. Query yang digunakan untuk mengolah tabel-tabel database {select query) yaitu penggabungan beberapa tabel untuk memperoleh data yang kita kehendaki, perhitungan field-field seperti total penjualan, total pembelian, sales commission, pengabsenan pegawai dan Iain- lain.

b. Action query yaitu query yang digunakan untuk mengupdate record {update query), menghapus record {delete query), membuat tabel baru {make table query), menambahkan data pada field tertentu pada setiap record pada tabel tertentu {append query) dan query yang berisi ringkasan data dari beberapa tabel {crosstab query).

Data yang digunakan pada query {select query dan action query) berasal dari data yang ada pada tabel-tabel yang digunakan baik sebagian maupun keseluruhan data yang ada pada masing-masing tabel yang digabungkan.

Query dibuat sesuai kebutuhan, tidak ada ketentuan mengenai jumlah query yang dibutuhkan untuk masing-masing tabel.

Masing-masing tipe query mempunyai icon yang unik yang

(13)

berfungsi untuk membedakan kegunaan masing-masing query (lihat tabel 5.8).

Tabel 5.8

Gambar Icon Masing-masing Tipe Query

No 1

2

3

4

5

6

Gambar Icon Query

J7\

1

•

A l

O!

Tipe Query Select query

Update query

Make table query

Delete query

Append query

Crosstab query

Laporan tugas akhir ini hanya menggunakan lima tipe query yaitu select query, update query, make table query, delete query dan crosstab query. Query yang digunakan pada laporan ini dapat dilihat langsung pada program database.

(14)

2.3. Pembuatan Form

Setelah pembuatan query, langkah selanjutnya adalah pembuatan form. Form adalah salah satu cara yang paling mudah dimengerti dalam pengisian data jika dibandingkan dengan pengisian data secara langsung melalui tabel maupun query. Data-data yang dimasukkan melalui form akan disimpan ke dalam tabel maupun query yang dijadikan sumber data (control source). Form dibagi menjadi dua macam yaitu:

a. Form tanpa subform

Form tanpa subform adalah suatu bentuk form yang sederhana karena form hanya berfungsi untuk memasukkan dan menyimpan data pada satu tabel saja.

b. Form dengan subform

Form dengan subform pada dasarnya adalah dua buah atau lebih form yang digabung dan salah satunya berfungsi sebagai form utama dan lainnya berfungsi sebagai subform. Form dengan subform digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data pada beberapa tabel (tergantung jumlah subform -nya). Tabel 5.9 menunjukkan form beserta subform -nya yang digunakan untuk membangun

program database pada laporan ini.

Tabel 5.9 Form dan Subform

No 1 2

Form Frm Qry Absen Frm Qry Pegawai

Subform 1 Subform 2

(15)

3 4 5 6 7

8

9

10

11

12

Frm Qry Customer Frm Qry Barang jadi Frm Qry Bahan Baku Frm Tbl Kota

Frm Tbl Level Jabatan

FClFrm Qry Faktur Penjualan

SI Frm Qry Supplier

FSlFrm Qry Faktur Pembelian Bahan Baku

BJIFrm Qry Produksi Barang Jadi

FGlFrmQry

Pengambilan Bahan Baku Di Gudang

FC2Frm Qry Faktur Penjualan Detail Subform

S2Frm Qry Junction BB dan Supplier Subform

FS2Frm Qry Faktur Pembelian Bahan Baku Detail Subform BJ2Frm Qry Produksi Barang Jadi Detail Subform FG2Frm Qry

Pengambilan Bahan Baku Di Gudang Detail Subform

S3Frm Qry Pembayaran Supplier Subform FS3Frm Qry Junction Tbl Pembayaran Supplier Subform

FG3Frm Qry Bahan Baku

2.4. Pembuatan Report

Report diperlukan untuk mencetak hasil laporan baik berupa surat jalan, faktur, laporan produksi, slip gaji dan lain-lain. Sumber data report berasal dari tabel maupun query.

(16)

Report dibagi menjadi dua macam yaitu : a. Report tanpa subreport

Report tanpa subreport adalah suatu bentuk report yang sederhana karena report ini hanya mempunyai satu control source dan tidak ada penggabungan dengan report lain.

b. Report dengan subreport

Report dengan subreport pada dasarnya adalah dua buah atau lebih report yang digabung dan salah satu report berfungsi sebagai report utama dan lainnya berfungsi sebagai subreport. Tiap-tiap report mempunyai control source masing-masing. Suatu report dengan subreport mampu menghasilkan suatu laporan yang lebih komplek.

Tabel 5.10 menunjukkan report beserta subreport -nya yang digunakan untuk membangun program database pada laporan ini.

Tabel 5.10 Report dan Subreport

No 1 2 3

4

5

6

Report

Rpt Qry gaji + Bonus Operator Rpt Qry Gaji Non Operator Rpt Qry Sales Commission

SJIRpt Qry Faktur Penjualan (Surat Jalan)

FPlRpt Qry faktur Penjualan

DPB lRpt Qry F P J (Daftar Pengambilan Barang)

Subreport

SJIRpt Qry Faktur Penjualan Detail Subreport (Surat Jalan) FPlRpt Qry faktur Penjualan Detail Subreport

DPB 1 Rpt Qry F P J (Daftar Pengambilan Barang) Subreport

(17)

7

8

BJIRpt Qry Produksi Barang Jadi

BBlRpt Qry Pengambilan Bahan baku Di Gudang

BJIRpt Qry Produksi Barang Jadi detail Subreport

BBlRpt Qry Pengambilan Bahan baku Di Gudang Detail Subreport

Pembuatan Macro

Macro diperlukan untuk mengotomasi suatu perintah seperti membuka tabel, membuka query, membuka form, membuka report, menjalankan macro dan Iain-lain. Macro dapat disisipkan pada beberapa event dari suatu form, report dan command button sehingga pada saat kita melakukan kegiatan yang sesuai dengan event yang telah disisipi macro maka dengan sendirinya macro akan menjalankan perintah yang telah diprogramkan.

Pembuatan Switchboard

Langkah terakhir pembuatan program database adalah pembuatan switchboard. Switchboard membuat pengguna lebih mudah mengenali menu apa saja yang dapat dijalankan oleh suatu database dibandingkan dengan melihat langsung pada obyek-obyek yang terdapat dalam suatu database.

Switchboard pada dasamya adalah gabungan dari beberapa form yang tidak mempunyai control source dan masing-masing form

tersebut terdiri dari beberapa command button yang telah disisipi dengan macro. Switchboard yang digunakan pada laporan ini mempunyai beberapa level (lihat tabel 5.11).

(18)

Level 1

ZSwFrm Switchboard utama

Level 2

ZSwFrm Direktur Utama

ZSwFrm Keuangan

ZSwFrm Marketing

Level 3

ZSwFrm Direktur Utama Keuangan

ZSwFrm Direktur Utama Marketing

ZSwFrm Direktur Utama Personalia

ZSwFrm Direktur Utama Produksi ZSwFrm Keuangan Manajer ZSwFrm Keuangan Kasir ZSwFrm Marketing Manajer

Level 4

• ZSwFrm Direktur Utama Keuangan Sales/buy Analysis

• ZSwFrm Direktur Utama Marketing Tabel

• ZSwFrm Direktur Utama Marketing Report

• ZSwFrm Direktur Utama Marketing Sales/buy analysis

• ZSwFrm Direktur Utama Personalia Tabel

• ZSwFrm Direktur Utama Personalia Report

• ZSwFrm Keuangan Sales Analysis

• ZSwFrm Marketing Tabel

• ZSwFrm Marketing Report

• ZSwFrm Marketing Sales Analysis

c

(19)

ZSwFrm Personalia

ZSwFrm Produksi

ZSwFrm Sales repr/

Operator

ZSwFrm Personalia Manajer

ZSwFrm Personalia KB Umum ZSwFrm Produksi Manajer ZSwFrm Produksi KB Produksi ZSwFrm Produksi KB Maintenance ZSwFrm Produksi KB Gudang

• ZSwFrm Personalia Tabel

• ZSwFrm Personalia Report