4. GAMBARAN UMUM, DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Swalayan “X” berdiri pada tanggal 23 April 1990. Swalayan “X”
berlokasi di Kalimantan Tengah (Palangkaraya), tepatnya di tengah kota yang merupakan daerah pertokoan yang mejadi pusat berbelanja bagi masyarakat sekitar. Swalayan ini memiliki jam operasi setiap harinya mulai jam 08.00 – 21.00 WIB.
Persediaan yang dimiliki oleh Swalayan “X” adalah persediaan barang dagang (finished good). Swalayan “X” merupakan retailer, dimana merupakan usaha yang memperoleh barang dari distributor dan menjualnya kembali kepada Konsumen akhir. Swalayan “X” bergerak dalam penjualan barang dagang yang meliputi makanan, minuman, bahan kue, snack, obat-obatan, alat tulis, peralatan listrik, peralatan rumah tangga, boneka dan lain-lain.
Dengan semakin banyaknya transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi dalam sehari, dimana hal tersebut dipengaruhi oleh tingginya volume keluar-masuk barang. Maka pihak swalayan cukup kesulitan dalam menangani dan mengontrol aktivitas-aktivitas transaksi dan persediaannya, serta dalam memperoleh informasi yang berkaitan dengan persediaan. Oleh karena itu Swalayan “X” berkeinginan untuk mengubah sistem informasi akuntansi manual menjadi sistem akuntansi terkomputerisasi sehingga seluruh aktivitas Swalayan
“X” dapat terlaksana dengan baik dan semua prosedur pencatatan transaksi lebih sistematis.
4.1.2 Struktur Organisasi dan Job Description
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Swalayan “X” memiliki
struktur organisasi. Struktur organisasi dimaksudkan agar terjalin koordinasi antar
semua fungsi yang ada di dalam swalayan. Struktur organisasi merupakan sesuatu
yang sangat penting, karena dalam struktur organisasi inilah menjadi pedoman
dasar bagi setiap fungsi untuk melaksanakan kewajibannya sesuai dengan tugas
dan wewenang masing-masing fungsi. Dengan adanya struktur organisasi, dan dengan kejelasan mengenai pembagian tugas, kewajiban dan wewenang maka aktivitas-aktivitas swalayan dapat berjalan dengan baik dan mencapai apa yang menjadi tujuan swalayan.
Swalayan “X” telah memiliki struktur organisasi yang baku dalam kegiatan operasionalnya. Swalayan ”X” memiliki 50 karyawan, yang terdiri dari 1 orang Store Manager, 15 orang di Bagian Pembelian, 25 orang di Bagian Penjualan, 4 orang di Bagian Administrasi, dan 6 orang Kasir. Berikut struktur organisasi hasil olahan penulis dan juga job description pada Swalayan “X”.
Adapun tugas, tanggungjawab, dan wewenang masing-masing jabatan dari Swalayan “X” adalah sebagai berikut:
Manager Operasional
1. Bertanggungjawab memastikan ketersediaan barang di pajangan, berkoordinasi dengan departement logistik.
2. Bertanggungjawab dalam penempatan barang sesuai dengan kategori, jenis,
dan space menajemen dengan dibantu oleh penata pajang.
3. Mengatur jadwal kerja dan cuti karyawan penjualan.
4. Mengatur promosi periodik toko.
5. Bekerjasama dengan Supplier dalam mengadakan event tertentu dalam rangka meningkatkan awarness dan penjualan toko.
6. Menerima keluhan pelanggan dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.
7. Memberikan potongan harga kepada pembelian dalam tingkat diskon yang diperbolehkan.
Penata Pajangan
1. Menjaga semua barang dagangan sepanjang toko dibuka.
2. Memelihara ketersediaan barang/item group departemennya pada setiap Counter atau sarana-sarana pemajangan yang tersedia.
3. Mengamati dan memberikan laporan tren penjualan-penjualan produk dalam group departement-nya.
4. Menghimpun masukan-masukan dari pelanggan (dan atau para Pramuniaga) tentang barang-barang yang dicari untuk diusulkan dalam rencana penambahan item baru.
5. Memeriksa secara khusus produk atau item yang tak lagi layak jual dari pajangan sepanjang waktu toko dibuka, secara periodik untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur teknis.
Pramuniaga
1. Memajang (menata, mengisi, menambah, mengurangi) barang dagangan sepanjang toko dibuka sesuai dengan shift yang bersangkutan.
2. Menawarkan bantuan yang dianggap wajib/perlu untuk kemudahan para pelanggan, baik berupa membantu mencarikan, memberikan keterangan, menawarkan barang subtitusi, dan mengepaknya.
3. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang, sarana, rak pajangan, dan barang agar selalu tampil menarik.
4. Menghadirkan suasana yang nyaman dan menyenangkan di lantai penjualan
dengan mengoptimalkan fungsi saran yang ada dan menunjukkan kepribadian
seorang pramubiaga yang profesional.
5. Melaksanakan pengawasan atas Counter dan para pengunjung demi mencegah kehilangan barang karena kecurangan ataupun pencurian.
6. Bekerjasama dengan Bagian Gudang untuk mutasi barang secara fisik dari lantai penjualan ke gudang dan sebaliknya.
7. Membantu penanganan proses barang dari supplier dropping dari gudang perusahaan.
8. Melaksanakan pengendalian atas kerugian perusahaan karena barang-barang tak layak jual dan secara periodik memeriksa, memisahkan, dan membuat laporan kepada Pengawas Penjualan atas barang dagangan yang tak layak jual tersebut untuk segera ditindak lanjuti oleh atasan yang berwenang.
9. Mencetak, memasang label harga pada barang sesuai dengan petunjuk atasan yangberwenang atau berdasarkan Penetapan Harga Jual dan Daftar Harga Eceran.
Manager Logistik
1. Negoisasi harga dan diskon serta promo khusus pada Supplier.
2. Negoisasi sewa gondola bulanan dan tahunan pada Supplier.
3. Mengatur jadwal kerja dan cuti karyawan logistik.
4. Mengatur proses pergudangan secara keseluruhan agar berjalan dengan taratur dibantu oleh Kepala Gudang.
5. Mengatur proses retur dan pengawasan kualitas mutu barang dengan dibantu oleh Quality Control.
6. Mengatur proses processing barang agar berjalan sebaik dan secepat mungin dengan dibantu oleh seorang pengawas processing.
7. Mengatur pembelian barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan efektif dan efisien dengan dibantu oleh Buyer.
8. Mengatur distribusi barang dari gudang ke area penhualan dengan bekerjasama dengan seluruh tim logistik.
Buyer
1. Bertanggungjawab memenuhi kebutuhan Kartu Stok persediaan barang dalam
korelasinya dengan penjualan melalui pemesanan barang dengan Supplier.
2. Mengklasifikasikan item-item yang dijual perusahaan melalui kategori fast – slow termasuk batas pemesanan maksimal item tertentu.
3. Memperkirakan tingkat laku suatu barang dalam periode tertentu.
4. Melaporkan item tertentu yang overstock kepada Manager Logistik untuk diambil tindakan.
Quality Control
1. Melakukan pengecekkan rutin berkala dan insidentil pada item-item kategori food dan non food baik lantai penjualan atau gudang.
2. Menerima laporan dari seluruh pihak yang terkait dalam pemprosesan dan penerimaan barang apabila ada barang yang tidak memenuhi syarar standart layak jual.
3. Menghimpun seluruh barang tidak layak jual dan mendata dalam arsip.
4. Menghubungi Supplier dan melakukan proses retur sesuai dengan perjanjian.
5. Berkoordinsi penuh dengan Manajer Logistik dalam pengeliminasian barang tidak layak jual.
Pengawas Processing
1. Menerima kertas penetapan harga jual (PHJ) dari kantor.
2. Memastikan setiap barang yang tercantum dalam penetapan harga jual (PHJ) sama dengan kondisi fisik barang.
3. Memberikan label harga pada setiap item barang yang tertera dalam penetapan harga jual (PHJ).
Kepala Gudang
1. Memimpin atau melaksanakan sendiri tugas keseharian gudang dalam hal menjaga kebersihan ruang, sarana dan barang serta penataan, pengaturanm penyusunan barang persediaann pada tempat yang tersedia di dalam gudang.
2. Merealisasikan permintaan bagian penjualan dan melaksanakan penyerahannya kepada kepala departemen yang bersangkutan.
3. Melaksanaan stock opname/fisik atas aset gudang setiap akhir bulan.
4. Menindak lanjuti pelaporan barang yang tak layak jual.
5. Menginspeksi dan membuat laporan sehubungan penerimaan barang dari Supplier berbagai pihak secara langsung atau via ekspedisi.
6. Tugas-tugas pergudangan seluas-luasnya yang menjadi tanggungan yang bersangkutan.
Staff Gudang
1. Memisahkan barang yang layak dan tidak layak jual kemudian menindak lanjuti barang yang tak layak jual melalui proses retur seketika atau bertahap.
2. Melakukan pelabelan pada barang yang baru masuk.
3. Melakukan pelabelan ulang apabila ada perubahan harga.
4. Melakukan proses logistik dalam gudang (mengelompokkan dan mengklasifikasikan barang berdasarkan kategori dan tanggal masuk).
5. Bekerja sama dengan Pramuniaga di lantai penjualan untuk melakukan pengisian rak pajangan yang kosong.
6. Menjaga kebersihan dan kerapian dalam gudang.
7. Melakukan upaya pencegahan hama guna mengurangi kemungkian kerusakan barang.
Manager Keuangan
1. Melakukan semua pencatatan yang ada kaitannya dengan kas, piutang, utang dan biaya operasional.
2. Mengelompokkan biaya-biaya perusahaan dalam arsip tersendiri.
3. Menerima faktur barang dan tanda terima barang untuk divalidasi dengan dibantu oleh Staf Admin.
4. Melakukan penggajian karyawan dengan berdasarkan data absensi oleh staf admin.
5. Melakukan proses tukar faktur asli – copy dengan Supplier dibantu oleh staf admin.
6. Memproses penagihan faktur oleh Supplier.
7. Melakukan proses pembayaran kepada Supplier sesuai dengan tanggal jatuh
tempo.
8. Membantu Quality Control dalam proses retur melalui penyediaan arsip barang tak layak jual yang sudh terdata sebelumnya.
9. Melakukan korespondensi dengan pihak luar.
10. Menyiapkan laporan pajak dan laporan lainnya yang dibutuhkan dalam kaitannya terhadap pemerintah.
11. Berkoordinasi dengan Store Manager / Pemilik dalam pengurusan izin usaha dan izin-izin lainnya yang diutuhkan.
Staff Admin
1. Membantu melakukan semua pencatatan yang ada kaitannya dengan kas, piutang, utang dan biaya operasional.
2. Membantu mengelompokkan biaya-biaya perusahaan dalam arsip tersendiri.
3. Membantu menerima faktur barang dan tanda terima barang untuk divalidasi dengan dibantu oleh Staf Admin.
4. Membantu melakukan penggajian karyawan dengan berdasarkan data absensi oleh staf admin.
5. Membantu melakukan proses tukar faktur asli – copy dengan Supplier dibantu oleh staf admin.
6. Membantu memproses penagihan faktur oleh Supplier.
7. Membantu melakukan proses pembayaran kepada Supplier sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
8. Membantu Quality Control dalam proses retur melalui penyediaan arsip barang tak layak jual yang sudh terdata sebelumnya.
9. Membantu melakukan korespondensi dengan pihak luar.
10. Membantu menyiapkan laporan pajak dan laporan lainnya yang dibutuhkan dalam kaitannya terhadap pemerintah.
11. Berkoordinasi dengan Store Manager / Pemilik dalam pengurusan izin usaha dan izin-izin lainnya yang diutuhkan.
Kasir
1. Membungkus, mengepak, mengisikan ke dalam tas belanja yang tersedia
barang-barang belanjaan dengan cepat, ramah dan rapi.
2. Menyerahkan promosi hadiah-hadiah langsung, maupun hadiah tertentu atas jumlah pembelian tertentu.
3. Memberikan potongan atau diskon sesuai dengan kebijakan manajemen yang berlaku.
4. Mengembangkan citra perusahaan dengan mengembangkan sikap pelayanan yang positif: ramah, bersahabat dan profesional.
5. Menerima keluhan-keluhan pelanggan yang disampaikan kepadanya dan memberikan bantuan-bantuan untuk mengatasinya sebellum disampaikan kepada Ass. Manager.
6. Memeriksa atau menduga bilamana ada kesalahan dalam pelabelan harga dan segera melaporkannya kepada Ass. Manager.
7. Membuat laporan penjualan shift segera sesaar sebelum meninggalkan shiftnya.
4.2 Deskripsi Data
4.2.1 Kebijakan Perusahaan atas Siklus Persediaan
Beberapa kebijakan atas aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan siklus persediaan yang diterapkan oleh Swalayan “X” adalah:
a. Setiap barang yang dipesan oleh swalayan berasal dari Supplier yang telah disetujui oleh Pimpinan Perusahaan (Store Manager / Pemilik). Supplier- Supplier tersebut merupakan Supplier dimana swalayan biasanya melakukan order pembelian.
b. Pemesanan barang kepada Supplier dilakukan melalui telepon, faximile, atau langsung pada saat salesman datang ke swalayan dengan mengikuti jadwal pemesanan yang telah ditetapkan oleh Store Manager / Pemilik, yaitu seminggu 3x.
c. Pemesanan barang kepada Supplier dilakukan oleh Buyer, berdasarkan Catatan Persediaan Kosong dan human decision (pengalaman). Pemesanan yang dilakukan oleh Buyer harus mendapat persetujuan dari Manajer Pembelian dan Store Manager / Pemilik.
d. Swalayan hanya memiliki satu jenis persediaan yaitu barang dagangan
(finished good).
e. Swalayan melakukan stock opname atas persediaan yang dimiliki setiap 3 (tiga) bulan sekali.
f. Apabila terjadi retur pembeliaan, maka terdapat 2 (dua) macam perlakuan yang diterapkan, yaitu barang yang diretur akan ditukar dengan barang baru yang sejenis, atau langsung memotong utang pihak swalayan kepada Supplier.
g. Store Manager / Pemilik mempunyai kebijakan tesendiri untuk manajemen persediaan yang akan diterapkan di Swalayan “X”. Kebijakan tersebut meliputi minimal stok, maksimal stok, rencana pembelian, minimal stok toko maksimal stok toko dan evaluasi.
h. Minimum stok dari setiap persediaan yang harus dimiliki oleh Swalayan “X”
ditentukan dari kebijakan Store Manager / Pemilik dengan mempertimbangkan perputaran setiap persediaan yang dimiliki oleh Swalayan “X”, dengan menggunakan rumus yaitu Average Penjualan 4 Bulan yang disajikan dalam hari x Waktu Tunggu. Dimana Average Penjualan 4 Bulan tersebut akan dibagi dengan 30 hari, nilai Average Penjualan 4 Bulan diambil dari Laporan Penjualan, Waktu Tunggu diambil dari Lama Pengiriman dari Supplier.
i. Maksimum stok dari setiap persediaan yang harus dimiliki oleh Swalayan ”X”
ditentukan dari Average Penjualan 4 Bulan dikalikan dengan Estimasi Waktu Persediaan yang diinginkan.
j. Rencana pembelian dari setiap persediaan yang harus dilakukan pemesanan pembelian oleh Swalayan “X” adalah dengan melakukan pengurangan maksimal stok dan jumlah barang yang tersedia di Swalayan (Quantity on Hand).
k. Minimal stok toko dan maksimal stok toko dari setiap persediaan yang harus ada di pajangan/etalase adalah 6 pieces (minimal stok toko) dan 12 pieces (maksimal stok toko).
4.2.2 Laporan yang Digunakan dalam Sistem Persediaan Swalayan ”X”
Dalam aktivitasnya sehari-hari, Swalayan ”X” tidak memiliki laporan
terkait dengan siklus persediaannya. Laporan yang dimiliki hanya Laporan
Penerimaan dan Pengeluaran Kas.
4.2.3 Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Persediaan pada Swalayan
“X”
4.2.3.1 Dokumen yang Dihasilkan Oleh Swalayan dalam Sistem Persediaannya.
a. Kartu Stok
Fungsi : Sebagai dokumen yang digunakan untuk mencatat jumlah persediaan yang dimiliki oleh swalayan, baik itu saldo awal, mutasi masuk, mutasi keluar dan saldo akhir.
Sumber : Bagian Gudang Jumlah : 1 rangkap Distribusi : Bagian Gudang
b. Surat Pesanan
Fungsi : Sebagai dokumen bagi Bagian Pembelian untuk melakukan pemesanan kepada Supplier.
Sumber : Bagian Pembelian Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Supplier dan Store Manager / Pemilik
c. Nota Retur Pembelian
Fungsi : Sebagai bukti bahwa swalayan telah melakukan retur pembelian.
Sumber : Bagian Pembelian Jumlah : 2 rangkap
Distribusi : Supplier dan Bagian Pembelian
d. Daftar Permintaan Barang Counter (DPBC)
Fungsi : Sebagai dokumen untuk mengeluarkan barang dari gudang ke toko.
Sumber : Bagian Penjualan (Pramuniaga) Jumlah : 1 rangkap
Distribusi : Gudang
e. Penetapan Harga Jual
Fungsi : Sebagai acuan untuk memberikan pelabelan harga terhadap barang yang diterima.
Sumber : Store Manager / Pemilik Jumlah : 1 rangkap
Distribusi : Pengawas Proccesing
4.2.3.2 Dokumen yang Dihasilkan Oleh Pihak Luar yang Mensupport Sistem Persediaan Swalayan.
a. Faktur Pembelian
Fungsi : Sebagai pedoman dasar untuk melakukan penambahan barang dan pengecekkan
Sumber : Supplier Jumlah : 2
Distribusi : Supplier dan Bagian Gudang
b. Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti bahwa Supplier telah mengirimkan barang, dan swalayan telah menerima barang tersebut.
Sumber : Supplier Jumlah : 2 rangkap
Distribusi :Supplier dan Bagian Gudang
c. Nota Konsinyasi
Fungsi : Sebagai bukti bahwa swalayan telah menerima barang konsinyasi.
Sumber : Supplier Jumlah : 2 rangkap
Distribusi :Supplier dan Bagian Pembelian
4.2.4 Prosedur SIA Manual pada Siklus Persediaan Swalayan “X”
Hingga saat ini, Swalayan “X” masih menggunakan sistem manual dalam menjalankan kegiatan operasionalnya termasuk pada siklus persediaan. Aktivitas yang berkaitan dengan siklus persediaan yag akan dibahas oleh penulis meliputi 3 (tiga) aktivitas, antara lain prosedur pembelian barang dagang, prosedur penerimaan barang dagang, dan prosedur pengeluaran barang dagang.
a. Prosedur Pembelian Barang Dagang
Swalayan melakukan prosedur pembelian barang dengan tujuan agar stok barang yang dimiliki swalayan tersedia sehingga aktivitas perusahaan dapat terus berjalan. Prosedur permintaan pembelian barang dagang dibagi menjadi 3 (tiga) aktivitas, yaitu pembelian barang dagang dapat melalui salesman, Sales Promotion Girls (SPG) atau menggunakan media faximile atau telepon.
1. Pembelian barang dagang melalui salesman
Salesman akan datang ke swalayan dengan membawa beberapa
katalog. Pihak Buyer akan meminta Bagian Gudang untuk melakukan
perhitungan fisik terhadap jumlah barang yang dimiliki, kemudian Buyer
akan membuat pesanan berdasarkan pengalaman di masa lalu (human
decision). Setelah itu, Surat Pesanan yang dibuat oleh Buyer akan ditanda
tangani oleh Store Manager / Pemilik, dan kemudian rangkap 1(satu) akan
dikirim kepada Supplier dan rangkap 2 (dua) akan disimpan oleh pihak
Buyer berdasarkan tanggal pemesanan.
Gambar 4.2. Pembelian Barang Dagang melalui Salesman
2. Pembelian barang dagang melalui Sales Promotion Girl (SPG)
Ketika stok persediaan barang dagang berkurang, dan untuk
persediaan tersebut memiliki Sales Promotion Girl (SPG) maka SPG dapat
membantu Buyer untuk melakukan pemesanan barang. SPG akan
melakukan perhitungan fisik terhadap persediaan barang yang ada,
kemudian SPG akan membuat Surat Pesanan berdasarkan pengalaman di
masa lalu (human decision), setelah itu Surat Pesanan akan diserahkan
kepada Buyer. Buyer akan memeriksa Surat Pesanan, dan kemudian
menandatangani Surat Pesanan tersebut. Setelah itu, Surat Pesanan
kemudian akan ditanda tangani oleh Store Manager / Pemilik, dan
kemudian rangkap 1(satu) akan dikirim kepada Supplier dan rangkap 2
(dua) akan disimpan oleh pihak Buyer berdasarkan tanggal pemesanan.
Gambar 4.3. Pembelian Barang Dagang melalui Sales promotion Girl
3. Pembelian barang dagang melalui faximile atau telepon
Ketika persediaan barang dagang yang ada di pajangan mulai
berkurang, maka Pramuniaga akan membuat Daftar Permintaan Barang
Counter (DPBC). DPBC tersebut akan diberikan kepada pihak gudang, dan
nantinya pihak gudang akan memberikan sejumlah barang yang sesuai
dengan permintaan Pramuniaga. Apabila barang yang diminta tidak
tersedia stoknya, maka Bagian Gudang akan membuat catatan mengenai
barang apa saja yang stoknya tidak tersedia di Swalayan. Setelah itu, Buyer
akan membuat Surat Pesanan barang. Surat Pesanan kemudian akan ditanda
tangani oleh Store Manager / Pemilik, dan kemudian rangkap 1(satu) akan
dikirim kepada Supplier dan rangkap 2 (dua) akan disimpan oleh pihak
Buyer berdasarkan tanggal pemesanan.
Gambar 4.4. Pembelian Barang Dagang melalui Faximile dan Telepon
Akan tetapi, dengan sistem manual yang selama ini telah diterapkan,
Swalayan “X” sering kali mengalami kehabisan maupun kelebihan
persediaan barang dan hal tersebut tentu menimbulkan kerugian bagi
Swalayan ”X”. Oleh karena itu, Store Manager / Pemilik membuat rencana
terhadap kebijakan dalam pembelian persediaan barang. Rencana kebijakan
baru tersebut akan diterapkan setelah swalayan menggunakan sistem
informasi terkomputerisasi. Hal tersebut dilakukan karena sangat tidak
memungkinkan menerapkan rencana kebijakan baru tersebut dengan
menggunakan sistem manual. Rencana kebijakan baru yang hendak
diterapan adalah dengan menentukan batas minimal, batas maksimal, serta
rencana pembelian dari setiap barang yang ada di Swalayan “X”. Tentunya
dengan menggunakan sistem manual, hal tersebut sangat tidak mungkin
dilakukan mengingat banyaknya barang yang ada di Swalayan “X” dari
jumlah barang serta variasi barang yang dimiliki. Rencana kebijakan ini,
hanya dapat dilakukan oleh Store Manager/Pemilik dengan menentukan batas minimal, batas maksimal dan rencana pembelian yang ada di Swalayan “X”.
b. Prosedur Penerimaan Barang Dagang
Prosedur penerimaan barang dagang terdiri dari 3 (tiga) aktivitas yaitu penerimaan barang dagang atas pembelian barang yang dilakukan oleh swalayan, penerimaan barang dagang atas terjadi retur pembelian dan penerimaan barang konsinyasi.
1. Penerimaan barang dagang atas pembelian barang yang dilakukan oleh swalayan.
Pemesanan barang memang dilakukan oleh Bagian Pembelian, namun untuk penerimaan barang dagang atas pemesanan barang dagang dilakukan oleh Bagian Gudang. Pada saat barang dagang tiba, maka Bagian Gudang akan melakukan proses penerimaan. Prosedur dimulai pada saat Supplier mengirimkan barang dagang yang disertai dengan Faktur Pembelian (rangkap dua) dan Surat Jalan (rangkap dua). Ketika barang sampai di gudang, maka Bagian Gudang akan melakukan pencocokkan antara jumlah koli barang dengan Surat Jalan yang ada. Apabila tidak sesuai, maka Bagian Gudang akan melakukan revisi ada Surat Jalan tersebut, setelah itu baru dibubuhkan tanda tangan. Apabila tidak terjadi kesalahan pada Surat Jalan, maka akan langsung ditandatangani, dimana hal itu merupakan tanda setuju dari pihak gudang bahwa telah menerima beberapa koli dari Supplier. Surat Jalan tersebut akan diberikan kepada Supplier dan akan disimpan oleh Bagian Administrasi.
Setelah selesai dengan Surat Jalan, maka Bagian Gudang akan
memproses barang. Pertama-tama, Faktur Pembelian yang diterima dari
Supplier akan dicocokkan dengan Surat Pesanan yang ada. Hal ini
dilakukan agar barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan oleh
pihak swalayan. Setelah itu, Bagian Gudang akan melakukan pengecekkan
atas kuantitas dan kualitas barang yang diterima. Hal tersebut dilakukan
untuk memastikan bahwa memastikan bahwa kuantitas barang yang diterima sesuai dengan jumlah yang ada di Faktur Pembelian dan kualitas barang yang diterima dalam keadaan yang baik, seperti tidak pesok, tidak dalam kemasan yang rusak, tidak layak jual dan memperhatikan tanggal kadaluarsa (sesuai dengan ketentuan standart yang diminta oleh swalayan).
Apabila kondisi barang tidak sesuai dengan standar yang diminta oleh swalayan, apabila terjadi retur atau masalah maka Kepala Gudang akan melakukan revisi terhadap Faktur Pembelian tersebut dan membuat Nota Retur. Setelah proses pengecekkan selesai, maka Kepala Gudang dan Staf Gudang membubuhkan tanda tangan pada Faktur Pembelian tersebut.
Setelah itu, Kepala Gudang akan menyerahkan Faktur Pembelian tersebut
kepada Store Manager / Pemilik untuk ditanda tangani dan kemudian
rangkap 1(satu) akan dikirim kepada Supplier beserta dengan Nota Retur
yang telah dibuat, sedangkan Faktur Pembelian dan Nota Retur rangkap 2
(dua) akan disimpan oleh Bagian Administrasi berdasarkan tanggal
pemesanan.
Gambar 4.5. Penerimaan Barang Dagang dari Pembelian
2. Penerimaan barang dagang atas terjadinnya retur pembelian.
Pada saat barang dagang yang ada mengalami retur, maka ada 2 (dua) jenis kebijakan retur yang dapat dilakukan yaitu barang yang diretur ditukar dengan barang baru yang sejenis atau dapat dipotong langsung dengan utang swalayan kepada Supplier tersebut. Prosedur penerimaan barang dagang ini dimulai pada saat Bagian Gudang menerima barang yang diretur dengan barang baru yang sejenis beserta dengan Surat Jalan dan Nota Retur. Bagian Gudang akan melakukan pencocokkan antara jumlah koli barang dengan Surat Jalan yang ada. Apabila tidak sesuai, maka Bagian Gudang akan melakukan revisi ada Surat Jalan tersebut, setelah itu baru dibubuhkan tanda tangan. Apabila tidak terjadi kesalahan pada Surat Jalan, maka akan langsung ditandatangani, dimana hal itu merupakan tanda setuju dari pihak gudang bahwa telah menerima beberapa koli dari Supplier. Surat Jalan tersebut akan diberikan kepada Supplier dan akan disimpan oleh Bagian Administrasi. Setelah itu, Bagian Gudang akan melakukan pengecekkan terhadap kuantitas dan kualitas barang dagang berdasarkan Nota Retur.
Untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan barang yang
diretur, dan sesuai dengan Nota Retur. Setelah selesai melakukan
pengecekkan, maka Bagian Gudang akan membubuhkan tanda tangan pada
Surat Jalan, dan Nota Retur. Dan Surat Jalan yang terdiri 2 (dua) rangkap akan diberikan kepada Supplier dan diberikan kepada Bagian Administrasi untuk disimpan berdasarkan Supplier.
Gambar 4.6. Penerimaan Barang Dagang dari Retur Pembelian
3. Penerimaan barang dagang atas barang konsinyasi.
Untuk barang konsinyasi, yang menerima adalah Pramuniaga.
Supplier datang dengan membawa barang konsinyasi yang akan dititipkan beserta dengan Nota Barang Konsinyasi, Pramuniaga yang menerima akan melakukan pengecekkan terhadap barang konsinyasi antara jumlah fisik dengan jumlah yang tertera di nota. Apabila sesuai, maka Pramuniaga akan menandatangani dan menyerahkan kepada Manajer Pembelian untuk ditandatangani, setelah itu Store Manager / Pemilik akan menandatangani Nota Barang Konsinyasi tersebut.
Gambar 4.7. Penerimaan Barang Dagang dari Konsinyasi
c. Prosedur Pengeluaran Barang Dagang
Prosedur pengeluaran barang dagang terdiri dari 3 (tiga) aktivitas, yaitu pengeluaran barang dagang atas permintaan Pramuniaga untuk dipajang (pengeluaran dari gudang ke toko), pengeluaran barang karena terjadi retur pembelian, dan pengeluaran barang karena penjualan.
1. Pengeluaran barang dagang atas permintaan Pramuniaga untuk dipajang (pengeluaran dari gudang ke toko)
Pada saat persediaan barang dagang yang ada di pajangan telah
berkurang dari standarnya, maka Pramuniaga akan membuat Daftar
Bagian Gudang, apabila barang yang diminta ada, maka Bagian Gudang akan memberikan barang-barang yang diminta oleh Pramuniaga dan menulis sisa persediaan yang ada di gudang. Namun bila barang yang diminta telah habis stoknya, maka DPBC akan diremark.
Gambar 4.8. Pengeluaran barang untuk Pajangan
2. Pengeluaran barang dagang karena terjadinya retur pembelian.
Retur pembelian dilakukan karena 2 alasan, yaitu barang sisa
konsinyasi dan barang-barang yang tidak layak jual (kadaluarsa). Untuk
barang-barang konsinyasi, retur dilakukan ketika Supplier datang kembali
untuk mengambil sisa barang konsinyasi tersebut. Kedatangan Supplier
tidak menentu, namun umumnya 1 hari sampai 1 minggu dari tanggal
penitipan barang konsinyasi. Ketika Supplier datang, maka Pramuniaga
akan melakukan perhitungan terhadap sisa barang konsinyasi yang ada di
swalayan. Setelah itu, Pramuniaga akan menuliskan jumlah barang yang masih ada di swalayan (jumlah yang diretur) serta nilai netto yang akan dibayarkan kepada Supplier. Setelah itu, Manajer Pembelian akan melakukan pengecekkan dan membubuhkan tandatangan dan kemudian akan diserahkan kepada Store Manager / Pemilik untuk ditandatangani.
Setelah itu, rangkap pertama akan diberikan kepada Supplier dan rangkap kedua akan disimpan oleh Bagian Administrasi.
Selain itu, retur untuk barang-barang yang tidak layak jual (kadaluarsa) dilakukan oleh bagian Quality Control. Barang dikatakan tidak layak jual, apabila kemasan yang rusak atau barang tersebut telah kadaluarsa. Untuk lebih lanjut, akan dilakukan analisa terlebih dahulu mengenai apakah barang tersebut dapat diretur atau tidak. Apabil tidak dapat diretur, maka akan menjadi resiko bagi swalayan untuk menanggung kerugian tersebut. Namun bila barang tersebut dapat diretur, maka bagian Quality Control akan membuat Nota Retur Pembelian dan kemudian akan ditanda tangani oleh Manajer Pembelian dan Store Manager / Pemilik.
Setelah itu, Nota Retur rangkap 1(satu) akan dikirim kepada Supplier
sedangkan Nota Retur Pembelian rangkap 2 (dua) akan disimpan oleh
bagian Administrasi berdasarkan tanggal retur.
Gambar 4.10. Pengeluaran barang untuk Retur Konsinyasi
3. Pengeluaran barang dagang karena terjadinya penjualan barang.
Prosedur penjualan barang dimulai ketika Konusmen datang dan
melakukan pembelian barang di swalayan. Semua barang yang ada di
Swalayan ”X” telah diberi label harga. Ketika customer datang ke Kasir
untuk melakukan pembayaran, Kasir hanya mengetikkan harga barang yang
tertera pada barang dan kode kategori barang dalam mesin cash register
sederhana yang digunakan oleh Swalayan “X. Kemudian, struk penjualan
yang tercetak sebanyak 2 rangkap, 1 rangkap akan diberikan kepada
Konsumen dan 1 rangkap disimpan oleh Kasir. Karena penggunaan cash
register, maka Swalayan “X” tidak pernah mengetahui jumlah barang yang
dijual dan tidak pernah mempunyai catatan atas stok barangnya.
Gambar 4.11. Pengeluaran barang untuk Penjualan
4.3 Analisa dan Pembahasan
Perancangan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus persediaan pada Swalayan “X” terkait dengan tahapan SDLC. Tahapan SDLC yang akan dibahas oleh penulis dalam penelitian ini adalah system analysis, conceptual design, dan physical design.
4.3.1 System Analysis
4.3.1.1 Analisa Job Description
Dalam penelitian ini, penulis merancang dan menambahkan job
description pada setiap fugsi yang ada. Selain itu, ada beberapa job description
yang dirasa oleh penulis tidak sesuai dengan fungsi posisi yang ada, sehingga
penulis menyarankan untuk menghilangkan. Berikut ini hasil usulan job
description oleh penulis (gambar dan deskripsi).
Manager Operasional
1. Bertanggungjawab dalam hal ketersediaan barang di pajangan, berkoordinasi dengan departement logistik.
2. Bertanggungjawab dalam penempatan barang sesuai dengan kategori, jenis, dan space menajemen dengan dibantu oleh penata pajang.
3. Mengatur jadwal kerja dan cuti karyawan penjualan.
4. Mengatur promosi periodik toko.
5. Bekerjasama dengan Supplier dalam mengadakan event tertentu dalam rangka meningkatkan awarness dan penjualan toko.
6. Menerima keluhan pelanggan dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.
7. Bertanggungjawab kepada Store Manager / Pemilik.
Penata Pajangan
1. Memelihara ketersediaan barang/item group departemennya pada setiap Counter atau sarana-sarana pemajangan yang tersedia.
2. Mengamati dan memberikan laporan tren penjualan-penjualan produk dalam
group departement-nya.
3. Menghimpun masukan-masukan dari pelanggan (dan atau para Pramuniaga) tentang barang-barang yang dicari untuk diusulkan dalam rencana penambahan item baru.
4. Memeriksa secara khusus produk atau item yang tak lagi layak jual dari pajangan sepanjang waktu toko dibuka, secara periodik untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur teknis.
5. Bertanggungjawab kepada Manajer Operasional.
Pramuniaga
1. Memajang (menata, mengisi, menambah, mengurangi) barang dagangan sepanjang toko dibuka sesuai dengan shift yang bersangkutan.
2. Menawarkan bantuan yang dianggap wajib/perlu untuk kemudahan para pelanggan, baik berupa membantu mencarikan, memberikan keterangan, menawarkan barang subtitusi, dan mengepaknya.
3. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang, sarana, rak pajangan, dan barang agar selalu tampil menarik.
4. Menghadirkan suasana yang nyaman dan menyenangkan di lantai penjualan dengan mengoptimalkan fungsi saran yang ada dan menunjukkan kepribadian seorang Pramuniaga yang profesional.
5. Melaksanakan pengawasan atas Counter dan para pengunjung demi mencegah kehilangan barang karena kecurangan ataupun pencurian.
6. Bertanggung jawab atas masuknya barang dari gudang ke toko.
7. Melakukan stock opname atas persediaan barang di toko setiap 3 bulan sekali.
8. Membuat Daftar Permintaan Barang Counter ke gudang untuk permintaan pengisian barang yang telah habis di toko
9. Membantu penanganan proses barang dari supplier dropping ke gudang perusahaan.
10. Melaksanakan pengendalian atas kerugian perusahaan karena barang-barang tak layak jual dan secara periodik memeriksa, memisahkan, dan membuat laporan kepada Pengawas Penjualan atas barang dagangan yang tak layak jual tersebut untuk segera ditindak lanjuti oleh atasan yang berwenang.
11. Menjaga semua barang dagangan sepanjang toko dibuka.
12. Mencetak, memasang label harga pada barang sesuai dengan petunjuk atasan yangberwenang atau berdasarkan Penetapan Harga Jual dan Daftar Harga Eceran.
13. Bertanggungjawab kepada Manajer Operasional.
Manager Logistik
1. Negoisasi harga dan diskon serta promo khusus pada Supplier.
2. Negoisasi sewa gondola bulanan dan tahunan pada Supplier.
3. Mengatur jadwal kerja dan cuti karyawan logistik.
4. Mengatur proses pergudangan secara keseluruhan agar berjalan dengan teratur dibantu oleh Kepala Gudang.
5. Mengatur proses retur dan pengawasan kualitas mutu barang dengan dibantu oleh Quality Control.
6. Mengatur proses processing barang agar berjalan sebaik dan secepat mungkin dengan dibantu oleh seorang pengawas processing.
7. Mengatur pembelian barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan efektif dan efisien dengan dibantu oleh Buyer.
8. Mengatur distribusi barang dari gudang ke area penjualan dengan bekerjasama dengan seluruh tim logistik.
9. Bertanggungjawab kepada Store Manager / Pemilik.
Buyer
1. Bertanggungjawab memenuhi kebutuhan Kartu Stok persediaan barang dalam korelasinya dengan penjualan melalui pemesanan barang dengan Supplier.
2. Melaporkan item tertentu yang overstock kepada Manager Logistik untuk diambil tindakan.
3. Membuat Purchase Order untuk pembelian langsung kepada supplier atas persetujuan dari Manajer Logistik.
4. Melakukan pemesanan pembelian kepada salesman atas persetujuan dari Manajer Logistik
5. Melakukan penerimaan dan pencatatan atas penerimaan barang konsinyasi.
6. Bertanggungjawab kepada Manajer Logistik
Quality Control
1. Melakukan pengecekkan rutin berkala dan insidentil pada item-item kategori food dan non food baik lantai penjualan atau gudang.
2. Menerima laporan dari seluruh pihak yang terkait dalam pemprosesan dan penerimaan barang apabila ada barang yang tidak memenuhi syarar standart layak jual.
3. Bertanggung jawab untuk memproses Nota Retur Barang dan melakukan retur kepada Supplier.
4. Menghimpun seluruh barang tidak layak jual dan mendata dalam arsip.
5. Menghubungi Supplier dan melakukan proses retur sesuai dengan perjanjian.
6. Berkoordinsi penuh dengan Manajer Logistik dalam pengeliminasian barang tidak layak jual.
7. Memisahkan barang yang layak dan tidak layak jual kemudian menindak lanjuti barang yang tak layak jual melalui proses retur seketika atau bertahap.
8. Melakukan pengecekan rutin terhadap kondisi barang secara periodik.
9. Bertanggungjawab kepada Manajer Logistik
Kepala Gudang
1. Memimpin atau melaksanakan sendiri tugas keseharian gudang dalam hal menjaga kebersihan ruang, sarana dan barang serta penataan, pengaturan penyusunan barang persediaan pada tempat yang tersedia di dalam gudang.
2. Merealisasikan permintaan bagian penjualan dan melaksanakan penyerahannya kepada kepala departemen yang bersangkutan.
3. Melaksanaan stock opname/fisik atas aset gudang setiap akhir bulan.
4. Membuat Nota Retur Barang dan memberikan kepada Bagian Logistik untuk retur pembelian barang.
5. Menindak lanjuti pelaporan barang yang tak layak jual.
6. Menginspeksi dan membuat laporan sehubungan penerimaan barang dari
Supplier berbagai pihak secara langsung atau via ekspedisi.
7. Tugas-tugas pergudangan seluas-luasnya yang menjadi tanggungan yang bersangkutan.
8. Menerima kertas penetapan harga jual (PHJ) dari kantor.
9. Memastikan setiap barang yang tercantum dalam penetapan harga jual (PHJ) sama dengan kondisi fisik barang.
10. Memberikan label harga pada setiap item barang yang tertera dalam penetapan harga jual (PHJ).
11. Bertanggungjawab kepada Manajer Logistik
Staff Gudang
1. Memisahkan barang yang layak dan tidak layak jual kemudian menindak lanjuti barang yang tak layak jual melalui proses retur seketika atau bertahap.
2. Melakukan pencatatan atas mutasi masuk dan mutasi keluar.
3. Melakukan pelabelan pada barang yang baru masuk.
4. Melakukan pelabelan ulang apabila ada perubahan harga.
5. Melakukan proses logistik dalam gudang (mengelompokkan dan mengklasifikasikan barang berdasarkan kategori dan tanggal masuk).
6. Memenuhi permintaan pemindahan barang dari gudang ke toko.
7. Bertanggung jawab terhadap stok persediaan barang di gudang.
8. Menerbitkan dan mengesahkan Daftar Pemindahan Barang.
9. Memberikan informasi mengenai jumlah persediaan barang berdasarkan Kartu Stok.
10. Menjaga kebersihan dan kerapian dalam gudang.
11. Melakukan upaya pencegahan hama guna mengurangi kemungkian kerusakan barang.
12. Bertanggungjawab kepada Kepala Gudang.
Manager Keuangan
1. Melakukan semua pencatatan yang ada kaitannya dengan kas, piutang, utang dan biaya operasional.
2. Mengelompokkan biaya-biaya perusahaan dalam arsip tersendiri.
3. Menerima faktur barang dan tanda terima barang untuk divalidasi dengan dibantu oleh Staf Admin.
4. Melakukan penggajian karyawan dengan berdasarkan data absensi oleh staf admin.
5. Melakukan proses tukar faktur asli – copy dengan Supplier dibantu oleh staf admin.
6. Memproses penagihan faktur oleh Supplier.
7. Melakukan proses pembayaran kepada Supplier sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
8. Membantu Quality Control dalam proses retur melalui penyediaan arsip barang tak layak jual yang sudh terdata sebelumnya.
9. Melakukan korespondensi dengan pihak luar.
10. Menyiapkan laporan pajak dan laporan lainnya yang dibutuhkan dalam kaitannya terhadap pemerintah.
11. Berkoordinasi dengan Store Manager / Pemilik dalam pengurusan izin usaha dan izin-izin lainnya yang diutuhkan.
12. Bertanggungjawab kepada Store Manager / Pemilik.
Staff Admin
1. Membantu melakukan semua pencatatan yang ada kaitannya dengan kas, piutang, utang dan biaya operasional.
2. Membantu mengelompokkan biaya-biaya perusahaan dalam arsip tersendiri.
3. Membantu menerima faktur barang dan tanda terima barang untuk divalidasi dengan dibantu oleh Staf Admin.
4. Membantu melakukan penggajian karyawan dengan berdasarkan data absensi oleh staf admin.
5. Membantu melakukan proses tukar faktur asli – copy dengan Supplier dibantu oleh staf admin.
6. Membantu memproses penagihan faktur oleh Supplier.
7. Membantu melakukan proses pembayaran kepada Supplier sesuai dengan
tanggal jatuh tempo.
8. Membantu Quality Control dalam proses retur melalui penyediaan arsip barang tak layak jual yang sudh terdata sebelumnya.
9. Membantu melakukan korespondensi dengan pihak luar.
10. Membantu menyiapkan laporan pajak dan laporan lainnya yang dibutuhkan dalam kaitannya terhadap pemerintah.
11. Berkoordinasi dengan Store Manager / Pemilik dalam pengurusan izin usaha dan izin-izin lainnya yang diutuhkan.
12. Bertanggungjawab kepada Manajer Keuangan.
Kasir
1. Membungkus, mengepak, mengisikan ke dalam tas belanja yang tersedia barang-barang belanjaan dengan cepat, ramah dan rapi.
2. Menyerahkan promosi hadiah-hadiah langsung, maupun hadiah tertentu atas jumlah pembelian tertentu.
3. Memberikan potongan atau diskon sesuai dengan kebijakan manajemen yang berlaku.
4. Mengembangkan citra perusahaan dengan mengembangkan sikap pelayanan yang positif: ramah, bersahabat dan profesional.
5. Menerima keluhan-keluhan pelanggan yang disampaikan kepadanya dan memberikan bantuan-bantuan untuk mengatasinya sebelum disampaikan kepada Manager.
6. Memeriksa atau menduga bilamana ada kesalahan dalam pelabelan harga dan segera melaporkannya kepada Ass. Manager.
7. Membuat laporan penjualan shift segera sesaat sebelum meninggalkan shiftnya.
8. Mencetak Laporan Kuantitas Penjualan dan menyerahkan uang hasil penjualan kepada Manager Toko.
9. Bertanggung jawab kepada dan Manager Keuangan.
4.3.1.2 Analisa Prosedur
a. Kelemahan dan Usulan Perbaikan atas Prosedur Manual Perusahaan
Prosedur siklus persediaan yang diterapkan oleh Swalayan “X”
sebenarnya sudah cukup memadai, namun masih terdapat beberapa kelemahan dalam sistem manual. Untuk mengatasi dan meminimalkan kelemahan-kelemahan beserta resiko yang ada, oleh karena itu Penulis mengusulkan agar Swalayan “X”
menerapkan sister terkomputerisasi pada setiap prosedur yang berkaitan dengan Siklus Persediaan. Dengan menerapkan sistem teromputerisasi, maka akan mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem manual serta meningkatkan keakuratan dan efisiensi setiap informasi yang disajikan. Data dalam dokumen-dokumen Swalayan “X” akan dibuat dalam bentuk display komputer dan akan tersimpan dalam bentuk file , serta aan tercetak dalam bentuk dokumen.
Ada beberapa kelemahan sistem informasi akuntansi manual yang dimiliki oleh swalayan, sehingga penulis memberikan beberapa usulan atas prosedur siklus persediaan Swalayan ”X”. Kelemahan dan usulan yang ditemukan dan diberikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Dalam sistem manual, prosedur permintaan pembelian barang yang dilakukan
pada saat salesman datang untuk menawari produk, atau adanya Catatan
Persediaan Barang Kosong atau pada saat sales promotion girl (SPG) membuat
pesanan. Namun, dalam kegiatan operasionalnya, Swalayan “X” tidak pernah
mengetahui jumlah aktual yang ada di swalayan. Tidak semua persediaan
memiliki Kartu Stok, hanya sekitar 240 (dua ratus empat puluh) jenis barang saja
yang memiliki Kartu Stok. Untuk persediaan yang memiliki Kartu Stok, Staf
Gudang mengalami kesulitan dalam mengecek Kartu Stok barang, misalnya
mengecek satu per satu Kartu Stok yang ada. Sedangkan untuk persediaan yang
tidak memiliki Kartu Stok, maka tidak ada data yang akurat yang dapat
menggambarkan berapa banyak persediaan yang masih ada di gudang. Hal ini
menyebabkan Swalayan “X” mengalami kesulitan dalam prosedur pembelian
barang. Kesulitan ini disebabkan karena Swalayan “X” tidak memiliki Kartu Stok
untuk mencatat seluruh persediaan yang dimiliki dengan memadai.
Dampak:
Prosedur untuk melakukan pembelian persediaan barang dagang memerlukan waktu yang cukup lama, kira-kira 2 jam karena Bagian Pembelian (Buyer) harus melakukan proses perhitungan stok terlebih dahulu sebelum melakukan pemesanan pembelian kepada Salesman. Dengan begitu banyaknya persediaan yang dimiliki oleh Swalayan “X” tentu akan memakan waktu yang cukup lama untuk melakukan perhitungan satu per satu secara manual, sehingga membuat proses pemesanan baang menjadi lama dan tidak efisien.
Usulan perbaikan:
Untuk permasalahan yang dimiliki oleh Swalayan “X”, penulis mengusukan suatu cara untuk mengatasi masalah yang ada, yaitu dengan membuat Kartu Stok yang terkomputerisasi. Karena tidak memungkinkan membuat Kartu Stok sebanyak 12.000 buah dan melakukan update terhadap Kartu Stok secara manual setiap terjadinya transaksi yang terjadi di Swalayan “X”.
Selain itu penggunaan Kartu Stok manual, maka dapat menimbulkan permasalahan dikemudian hari dalam melakukan update, seperti salah mencatat, salah dalam kalkulasi matematika dan pemborosan waktu serta biaya. Namun, dengan mengggunakan Kartu Stok yang terkomputerisasi, maka semua transaksi yang berkaitan dengan jumlah persediaan dapat dilakukan dengan cepat, seperti mutasi penambahan dan mutasi pengurangan, serta akan berdampak positif pada prosedur pembelian yang terjadi di Swalayan “X”.
2. Dengan sistem manual, pada saat pembelian barang atau pada saat Buyer
hendak mengetahui posisi persediaan barang yang ada di swalayan, maka Bagian
Gudang akan melakukan perhitungan manual satu per satu untuk setiap jenis
persediaan yang diminta namun tidak memiliki Kartu Stok. Sedangkan untuk
persediaan yang memiliki Kartu Stok, tidak dilakukan perhitungan kembali,
karena setiap kali terjadi pengeluaran maka telah dilakukan update atas Kartu
Stok.
Dampak:
Untuk permintaan Buyer, maka Bagian Gudang harus melakukan perhitungan manual secara satu per satu atas setiap jenis persediaan yang dimiliki oleh swalayan. Mengingat banyaknya jenis dan variasi yang dimiliki oleh swalayan, maka tentu saja akan memakan waktu yang cukup lama dalam melakukan perhitungan. Dan belum lagi bila terjadi human error, dimana terjadi salah perhitungan. Dengan adanya kesalahan-kesalahan tersebut maka memberikan kerugian bagi swalayan. Swalayan akan salah mengambil keputusan bisnis karena data yang didapat tidak akurat, dan andal. Selain itu pula, swalayan tidak cepat dalam mengambil keputusan dikarenakan harus menunggu Bagian Gudang untuk memberi informasi yang diperlukan.
Usulan perbaikan:
Untuk permasalahan yang dimiliki oleh Swalayan “X”, penulis mengusukan suatu cara untuk mengatasi masalah yang ada, yaitu dengan memiliki laporan mengenai persediaan barang yang dimiliki. Dengan sistem terkomputerisasi, maka Bagian Gudang atau Buyer dapat langsung melakukan search stok barang, maka sistem akan menampilkan jenis barang yang dicari beserta dengan quantity on hand. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, maka Bagian Gudang atau Buyer dapat mengetahui secara akurat mengenai persediaan barang yang ada di gudang dan tidak perlu menunggu waktu lebih lama serta tidak salah dalam mengambil keputusan bisnis.
3. Dalam sistem manual, setiap keputusan pembelian dilakukan oleh human
decision oleh Buyer. Swalayan memberikan sepenuhnya kekuasaan kepada Buyer
untuk melakukan pemesanan pembelian. Tidak ada kebijakan tertentu untuk
menentukan pemesanan pembelian barang. Selain itu, Swalayan “X” hanya
memiliki 240 Kartu Stok dari 12.000 item persediaan yang dimiliki. Sehingga
cukup menyulitkan bagi Buyer dan Bagian Gudang untuk melakukan pemeriksaan
dan perhitungan apakah barang tersebut telah habis dan kapan harus dilakukan
pemesanan pembelian kembali. Dengan begitu banyaknya jenis persediaan,
kategori seperti merk dan tipe yang dimiliki, maka seringkali terjadi kesalahan
dalam melakukan identifikasi antara jenis barang yang satu dengan jenis barang yang lainnya.
Dampak:
Swalayan “X” memberikan kekuasaan penuh kepada Buyer untuk melakukan pemesanan pembelian tanpa adanya kebijakan atau laporan tertentu, maka dapat saja menimbulkan kecurangan, dimana ada kerjasama antara Buyer dan Supplier. Supplier akan memberikan bonus kepada Buyer apabila mau memesan barang kepada Supplier tersebut. Selain itu, seringkali kehabisan persediaan yang dimiliki sebelum melakukan pemesanan pembelian kembali.
Kehabisan barang tersebut dideteksi dari pembeli yang mencari kebutuhannya tapi tidak menemukan barang tersebut di swalayan, atau pada saat Salesman datang dan dilakukan perhitungan terhadap stok persediaan yang ada. Kejadian ini akan membuat Swalayan “X” mengalami penurunan penjualan karena kehilangan kesempatan untuk menjual barang, pajangan akan terlihat kosong, citra Swalayan
“X” menjadi kurang bagus dimata pelanggan, dan hal tersebut dapat menimbulkan kekecewaan pelanggan dan kehilangan kepercayaan kepada Swalayan “X”
sehingga mereka membeli barang kebutuhannya di tempat lain. Dilain hal, untuk pembelian yang tidak diperlukan tetapi dilakukan pemesanan pembelian kembali maka menyebabkan stok persediaan swalayan banyak dan menumpuk di gudang.
Usulan Perbaikan:
Untuk permasalahan yang dimiliki oleh Swalayan “X”, penulis mengusukan suatu cara untuk mengatasi masalah yang ada, yaitu dengan mencatat persediaannya secara terkomputerisasi. Selain itu, Swalayan memerlukan adanya suatu kebijakan mengenai kapan barang harus dibeli kembali dan berapa jumlah barang yang harus dipesan kembali (reoder point). Dengan adanyan sistem terkomputerisasi, maka sistem akan memberikan peringatan apabila ada stok yang berada pada jumlah minimal stok dan jumlah barang yang boleh dipesan kembali sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Store Manager / Pemilik.
Dengan demikian, maka Bagian Gudang dapat mengetahui barang mana saja yang
harus dilakukan pemesanan pembelian kembali dan dapat dengan segera
melaporkan kepada Buyer untuk segera dilakukan pemesanan pembelian kembali sebelum stok persediaan di gudang habis. Sehingga proses pemesanan pembelian dapat dilakukan dengan cepat, dan dapat menghindari pemesanan pembelian yang tidak diperlukan.
4. Dalam sistem manual, untuk barang konsinyasi tidak dilakukan pencatatan atas penjualan barang konsinyasi. Pembayaran kepada Supplier dilakukan pada saat Supplier datang kembali ke swalayan untuk mengambil sisa barang konsinyasi atau mengambil uang pembayaran barang konsinyasi. Jumlah pembayaran yang diberikan kepada Supplier dihitung dari perhitungan dari persediaan awal dikurangi dengan persediaan akhir yang ada di swalayan.
Dampak:
Dengan tidak adanya pencatatan terhadap penjualan barang konsinyasi, maka pihak swalayan tidak mengetahui secara pasti pergerakkan barang kosinyasi tersebut, apakah barang konsinyasi tersebut benar-benar terjual atau dicuri oleh karyawan swalayan. Dengan tidak adanya pencatatan ini, maka tentu saja Swalayan “X” mengalami kerugian, karena pembayaran yang dilakukan oleh Swalayan “X” kepada Supplier belum tentu merupakan jumlah barang konsinyasi yang terjual.
Usulan perbaikan:
Untuk permasalahan yang dimiliki oleh Swalayan “X”, penulis mengusukan suatu cara untuk mengatasi masalah yang ada, yaitu dengan adanya pencatatan untuk barang konsinyasi secara terkomputerisasi. Dengan adaya pencatatan ini, maka akan memberikan dampak positif bagi Swalayan “X” yaitu pembayaran yang dilakukan kepada Supplier memang benar adanya, karena semua pergerakkan barang konsinyasi akan ter-update secara otomatis. Mulai dari barang konsinyasi diterima oleh pihak swalayan, dibeli oleh Konsumen serta diretur.
Dengan adanya sistem pencatatan barang konsinyasi secara terkomputerisasi,
selain membantu dalam hal pembayaran, tentu membantu untuk melakukan
pencegahan pencurian di Swalayan “X”.
b. Usulan Prosedur Terkomputerisasi atas Siklus Persediaan 1. Prosedur Penerimaan Barang Dagang
Prosedur ini dimulai pada saat Bagian Gudang menerima barang beserta Faktur Pembelian dan Surat Jalan dari Supplier. Bagian Gudang akan melakukan pencocokkan Surat Jalan dengan banyaknya koli barang yang diterima dari Supplier. Setelah melakukan pencocokkan, maka Kepala Gudang dan Staf Gudang akan menandatangani Surat Jalan tersebut. Surat Jalan pertama akan diberikan kepada Supplier dan Surat Jalan kedua akan diarsip oleh Bagian Administrasi. Bagian Gudang dan Quality Control akan mencocokkan kuantitas dan kualitas (kemasan tidak pesok, tidak dalam kemasan yang rusak, dan tidak kadaluarsa). Apabila barang yang diterima dari Supplier sudah sesuai dengan Purchase Order, maka Bagian Gudang akan membuat Receiving Report berdasarkan Purchase Order. Data barang yang dipesan akan muncul secara otomatis apabila nomor Purchase Order dimasukkan. Apabila barang yang diterima dari Supplier tidak sesuai dengan Purchase Order, maka Bagian Gudang akan mengirim kembali barang tersebut kepada Supplier. Pada Receiving Report, nama karyawan yang menerima dan melakukan pengecekkan terhadap kuantitas dan kualitas harus dicantumkan. Receiving Report akan didistribusikan dan ditandatangani oleh Bagian Gudang. Setelah mencetak dokumen Receiving Report, maka rangkap pertama akan diarsip sedangkan rangkap kedua akan diberikan kepada Bagian Pembelian. Berdasarkan Receiving Report maka Kartu Stok dan Purchase Order akan di-update oleh sistem. Setelah itu, Kepala Gudang dan Staff Gudang akan melakukan pelabelan harga pada barang yang diterima.
Untuk penerimaan barang dagang sebagai penggantian Retur Pembelian, Bagian Gudang akan melakukan proses yang sama seperti pada saat menerima barang dari pemesanan pembelian. Prosedur akan dimulai pada saat Bagian Gudang menerima barang beserta Nota Retur Pembelian dan Surat Jalan dari Supplier. Bagian Gudang akan melakukan pencocokkan Surat Jalan dengan banyaknya koli barang yang diterima dari Supplier. Setelah melakukan pencocokkan, maka Kepala Gudang akan menandatangani Surat Jalan tersebut.
Surat Jalan pertama akan diberikan kepada Supplier dan Surat Jalan kedua akan
diarsip oleh Bagian Administrasi. Bagian Gudang dan Quality Control akan mencocokkan kuantitas dan kualitas (kemasan tidak pesok, tidak dalam kemasan yang rusak, dan tidak kadaluarsa). Kepala Gudang dan Staf Gudang akan membuat Receiving Report berdasarkan Nota Retur Pembelian tersebut. Data barang yang dipesan akan muncul secara otomatis apabila nomor Nota Retur Pembelian dimasukkan. Pada Receiving Report, nama karyawan yang menerima dan melakukan pengecekkan terhadap kuantitas dan kualitas harus dicantumkan.
Receiving Report akan didistribusikan dan ditandatangani oleh Bagian Gudang.
Setelah mencetak dokumen Receiving Report, maka rangkap pertama akan diarsip sedangkan rangkap kedua akan diberikan kepada Bagian Pembelian. Berdasarkan Receiving Report maka Kartu Stok dan Nota Retur akan di-update oleh sistem.
Jika barang telah diterima dan sesuai dengan Nota Retur Pembelian, maka statusnya akan berubah menjadi Closed. Setelah itu, Kepala Gudang dan Staff Gudang akan melakukan pelabelan harga pada barang yang diterima.
Untuk penerimaan barang dari transaksi barang konsinyasi, dimulai ketika Supplier datang ke swalayan untuk mengantar barang konsinyasi. Bagian Pembelian dan Quality Control akan melakukan pengecekkan kuantitas dan kualitas terhadap barang konsinyasi tersebut. Pengecekkan kuantitas adalah mengecek antara jumlah barang yang diterima dengan jumlah yang ada di nota konsinyasi yang dibawa oleh Supplier. Pengecekkan kualitas seperti kemasan tidak pesok, tidak dalam kemasan yang rusak, dan tidak kadaluarsa. Setelah itu, Bagian Pembelian akan membuat Receiving Report terhadap barang-barang konsinyasi. Pada Receiving Report, nama karyawan yang menerima dan melakukan pengecekkan terhadap kuantitas dan kualitas harus dicantumkan.
Receiving Report akan didistribusikan kepada Pramuniaga dan Supplier untuk
ditandatangani. Setelah itu, berdasarkan Receiving Report maka Kartu Stok akan
di-update oleh sistem. Rangkap pertama akan diarsip sedangkan rangkap kedua
akan diberikan kepada Pramuniaga. Setelah itu, Pramuniaga akan melakukan
menatanya barang yang telah terima di etalase toko.
2. Prosedur Pengeluaran Barang Dagang
a. Prosedur Pemindahan Barang dari Gudang ke Toko
Aktivitas pemindahan barang dari gudang ke toko terjadi apabila stok barang di pajangan toko berada pada nilai minimal yang telah ditetapkan oleh Store Manager / Pemilik. Akan ada peringatan berupa warning message apabila nilai stok yang ada di pajangan toko berada pada nilai minimal.
Apabila muncul warning message maka Pramuniaga akan melakukan permintaan barang sebanyak nilai maksimal barang yang sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh oleh Store Manager / Pemilik ke gudang untuk melakukan pengisian ulang untuk barang yang ada di pajangan toko.
Pramuniaga akan membut Daftar Permintaan Barang Counter melalui sistem dan sistem akan memprosesnya. Daftar Permintaan Barang Counter akan secara otomatis masuk ke Bagian Gudang untuk diproses dan akan dilakukan pemindahan stok barang dalam sistem. Pramuniaga akan melakukan pengecekkan jumlah barang yang ditransfer secara fisik dan data yang ditransfer dalam sistem. Apabila jumlah yang diterima telah sesuai maka Pramuniaga akan melakukan approval pada sistem sehingga Kartu Stok di gudang dan toko akan ter-update secara otomatis.
b. Prosedur Pemindahan Barang dari Toko ke Gudang
Aktivitas pemindahan barang dari toko ke gudang terjadi apabila ada stok barang di toko ada yang akan kadaluarsa. Apabila ada barang yang kadaluarsa, tentunya akan dilakukan retur kepada Supplier. Namun bila ada barang yang akan kadaluarsa dan berada di toko, maka harus dilakukan pemindahan dulu ke gudang. Pramuniaga akan membuat Daftar Pemindahan Barang melalui sistem beserta barang yang akan kadaluarsa tersebut ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan melakukan pencocokkan terlebih dahulu antara jumlah yang diterima dengan Daftar Pemindahan Barang baik secara fisik dan sistem.
Apabila telah sesuai, maka Bagian Gudang akan melakukan approval pada
Display Daftar Pemindahan Barang. Setelah dilakukan approval oleh Bagian
Gudang, maka status dari Daftar Pemindahan Barang akan menjadi open, yaitu
siap diakukan retur oleh Bagian Pembelian. Kartu Stok gudang dan toko akan
ter-update secara otomatis. Daftar Pemindahan Barang akan dicetak 2 rangkap, yaitu untuk Bagian Gudang dan Pramuniaga, dimana rangkap 1 akan disimpan oleh Pramuniaga dan rangkap 2 akan disimpan oleh Bagian Gudang.
c. Prosedur Penjualan Barang Dagang
Penjualan barang dagang di Swalayan “X” dimulai ketika Konsumen datang dan melakukan pembelian barang. Setiap barang yang dimiliki oleh Swalayan “X” akan diberikan label, dimana labe tersebut mencakup harga, kode penerimaan Supplier, kode produk. Kode produk terdiri dari kode kelompok dan kode subjenis. Kelompok merupakan kelompok besar, sedangkan subjenis merupakan pecahan pembagian dari kelompok besar tersebut. Dengan adanya pembagian tersebut, ketika Konsumen datang membeli barang, maka Kasir akan melakukan peng-entry-an terhadap kode label yang tertera pada setiap barang dagang melalui Display Nota Penjualan.
Sistem akan secara otomatis melakukan generate dan menampilkan harga jual tersebut. Dengan terjadinya penjualan barang tersebut, maka Kartu Stok akan otomatis ter-update. Hal tersebut akan terus terjadi setiap kali terjadinya transaksi penjualan. Mesin cash register akan mencetak Nota Penjualan sebanyak 2 rangkap, dimana rangkap pertama akan diberikan kepada Konsumen, dan rangkap kedua akan disimpan oleh Kasir. Setiap terjadinya transaksi penjualan maka sistem secara otomatis akan merekap dan mencatat ke dalam Laporan Kuantitas Penjualan.
d. Prosedur Retur Pembelian
Retur Pembelian terjadi karena 2 alasan, yaitu adanya retur tehadap sisa barang konsinyasi dan retur karena barang-barang yang akan kadaluarsa.
Retur barang konsinyasi dilakukan dengan dikembalikan kepada secara langsung ke Supplier, sedangkan untuk barang-barang yang akan kadaluarsa dikembalikan secara langsung atau dengan dikirim kembali pada saat Salesman datang ke swalayan.
Untuk retur karena sisa barang konsinyasi, dikembalikan secara langsung
kepada Supplier, yaitu pada saat Supplier datang kembali ke swalayan. Ketika
Supplier datang ke swalayan, maka Manajer Pembelian akan menginstruksikan kepada Pramuniaga untuk menghitung jumlah fisik aktual barang konsinyasi yang tersisa di swalayan dengan jumlah yang ada di Kartu Stok dan jumlah barang yang terjual dari Laporan Kuantitas Penjualan.
Setelah dilakukan pengecekkan, Bagian Pembelian akan membuat Nota Retur Pembelian dengan mengisi Nota Retur Pembelian Barang Konsinyasi di sistem. Dengan begitu, jumlah stok barang konsinyasi yang akan diretur secara otomatis akan tergenerate dari jumlah Quantity On Hand yang ada pada Master File Barang. Nota Retur Pembelian Barang Konsinyasi akan didistribusikan dan ditandatangani oleh Pramuniaga, Manajer Pembelian, Store Manager / Pemilik dan Supplier. Rangkap pertama akan diberikan kepada Supplier beserta barang konsinyasi yang diretur, dan rangkap kedua akan disimpan oleh Bagian Administrasi.
Untuk retur karena barang-barang yang akan kadaluarsa, Bagian Quality Control akan melakukan analisa terkebih dahulu terhadap barang tersebut, karena ada barang yang dapat dikembalikan ke Supplier dan ada juga barang yang tidak bisa dikembalikan ke Supplier (tergantung perjanjian kepada tiap Supplier pada saat pembelian). Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa akan dilakukan secara manual bersamaan dengan proses stock opname. Jika barang kadaluarsa tersebut berada di toko, maka harus terlebih dahulu dikembalikan ke gudang sebelum dikembalikan ke Suplier. Setelah menerima barang tersebut dari toko, maka Bagian Quality Control akan membuat Nota Retur Pembelian di sistem berdasarkan Daftar Pemindahan Barang yang telah diberikan oleh Pramuniaga. Apabila barang yang akan kadaluarsa berada di gudang, maka Bagian Quality Control akan langsung membuat Nota Retur Pembelian berdasarkan Kertas Kerja Stock Opname dengan lokasi gudang.
Nota Retur Pembelian akan didistribusikan sebanyak dua rangkap dan akan
ditandatangani oleh Bagian Gudang, Quality Control, Manajer Pembelian dan
Store Manager / Pemilik. Nota Retur Barang akan dicetak sebanyak 2 kali,
rangkap pertama untuk Supplier dan rangkap kedua akan diarsip oleh Bagian
Administrasi.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur pembuatan laporan ini akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari user. Laporan tersebut digunakan oleh Store Manager / Pemilik bersama Manajer Pembelian dan Manajer Penjualan akan melakukan review atas jumlah minimum stok yang telah ditetapkan untuk setiap barang yang ada. Dari review tersebut akan dilakukan analisa oleh Store Manager/ Pemilik bersama Manajer Pembelian dan Manajer Penjualan, berkaitan dengan jumlah minimum stok.
Apabila Store Manager/ Pemilik merasa perlu melakukan revisi terhadap jumlah minimum stok barang, maka akan dilakukan penggantian dengan meng-entry kembali dalam File Master Barang. Sedangkan untuk jumlah maksimum barang yang dimiliki akan dievaluasi dengan melihat rata-rata dari penjualan. Dengan terjadinya pergantian jumlah minimum dan maksimum stok barang, maka sistem akan secara otomatis melakukan update pada jumlah rencana pembelian barang dalam 1 bulan di File Master Barang. Sistem akan melakukan pengecekkan terhadap persediaan barang yang ada di swalayan, apabila ada persediaan yang berada pada tingkat nilai minimum stok, maka sistem akan memunculkan peringatan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pemesanan pembelian barang kembali dan juga menampilkan jumlah rencana pembelian yang diperbolehkan.
Selain itu, sistem akan mengambil data-data lain yang dibutuhkan dan memprosesnya sehingga terbentuk Laporan Kuantitas Penjualan, dan Laporan Stok Barang.
4.
