GARIS PANDUAN
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
© 2017
Isi Kandungan
1.0 Tujuan 1
2.0 Latar belakang 1
2.1 Dasar 1
2.2 Objektif 1
3.0 Pelaksanaan Amalan EKSA 2
3.1 Jawatankuasa Induk Pelaksana 3 -4
3.2 Struktur Amalan EKSA mengikut Pecahan Bahagian 5
3.3 Kitaran PDCA 6
4.0 Tatacara EKSA 7
4.1 Langkah 1: Penubuhan Jawatankuasa Pelaksana EKSA 8
4.2 Langkah 2: Mewujudkan Zon EKSA 9
4.3 Langkah 3: Latihan EKSA 10
4.4 Langkah 4: Pelaksanaan EKSA 11
5.0 Tatacara Pelaksanaan EKSA 12
- Komponen A – Komponen Generik 13
- Komponen B – Ruang Kerja dan Tempat Kerja 14 - 15
- Komponen C – Tempat Umum 16 - 18
- Komponen D – Keselamatan Persekitaran 19
- Komponen E1 – Jabatan yang Mempunyai Bangunan Sendiri 20
- Komponen F – Khusus 20 - 21
6.0 Pensijilan EKSA 22
7.0 Penambahbaikan Berterusan 22
8.0 Penutup 22
Lampiran (Gambar Contoh Amalan Baik EKSA Mengikut Komponen) 23 - 29
Sumber Rujukan 30
GARIS PANDUAN
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
1.0 TUJUAN
Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua jabatan/ fakulti/ pusat/ institut/unit di UMS dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini juga, diperjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna pakai dan kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan EKSA.
EKSA juga harus dilihat sebagai satu program yang menggalakkan jabatan/fakulti/pusat/institut/unit agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan.
2.0 LATAR BELAKANG
EKSA telah dilaksanakan di Universiti bermula pada 2015 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif di UMS. Kluster EKSA telah ditubuhkan melalui Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Inovasi Pentadbiran UMS pada 10 September 2015.
Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga Universiti.
Kluster EKSA UMS telah diperakukan dalam Mesyuarat Pihak Berkuasa Pengurusan Universiti (PBPU) Bil.8/2015 (kali ke-190).
2.1 Dasar
Universiti Malaysia Sabah komited dalam mengamalkan budaya kerja produktif, inovatif dan kreatif serta persekitaran yang kondusif bagi memastikan sistem perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan efisyen melalui pelaksanaan EKSA yang berterusan.
2.2 Objektif
Objektif pelaksanaan EKSA di UMS adalah bertujuan untuk:
a. Meningkatkan imej korporat;
b. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi;
c. Menyemarakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan amalan hijau
d. Memperluas pelaksanaan di JFPIU bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif
e. Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian JFPIU.
3.0 PELAKSANAAN AMALAN EKSA
EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:
1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;
2 Mewujudkan sektor/zon kerja;
3 Mengadakan program latihan; dan
4 Mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi.
Jadual 1
Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti pada Jadual 1 perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan.
Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua
peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah
penambahbaikan yang perlu diambil.
3.1 Jawatankuasa Induk & Pelaksana
Struktur Jawatankuasa Pemandu & Pelaksana Amalan EKSA UMS pula adalah seperti yang berikut:
Penaung Prof. Dr. D Kamaruddin D Mudin Naib Canselor
Penasihat En. No’man Haji Ahmad Pendaftar
Pengerusi En. Samsuidin Nurdin Ketua Kluster EKSA
Setiausaha Cik Earlene Kasamira Vashti Edham Penolong Pendaftar, Jabatan Canselori Jawatankuasa Latihan Pn. Shamsiah Mahmud
Pembantu Pustakawan, Perpustakaan Jawatankuasa Promosi Pn. Nurul Izza Md Nordin
Juruteknologi Makmal Perubatan Kanan, FPSK Jawatankuasa Audit Pn. Norazah Hamzah
Penolong Pegawai Tadbir Kanan, Jabatan Pendaftar
Ketua-Ketua Bahagian
(1) Ketua Bahagian 1
En. Massalinri Bin Mohd Tahir
Pegawai Keselamatan, Bahagian Keselamatan (2) Ketua Bahagian 2
Pn. Rohani Binti Hadi
Penolong Pendaftar, Jabatan Pembangunan &
Penyelenggaraan (3) Ketua Bahagian 3
Pn. Jumiati Binti Pajakkai
Penolong Pendaftar Kanan, Fakulti Perniagaan, Ekonomi dan Perakaunan
(4) Ketua Bahagian 4 Pn. Mary Kinsui
Penolong Pendaftar, Pusat Penyelidikan & Inovasi (5) Ketua Bahagian 5
Pn. Majlimawati Binti Abdul Majid
Penolong Pendaftar Kanan, Bahagian Perkhidmatan Akademik
(6) Ketua Bahagian 6 En. Md Sazali Md Salleh
Pustakawan Kanan, Perpustakaan (7) Ketua Bahagian 7
En. Mas Adi Alimin
Penolong Pendaftar, Kampus Antarabangsa Labuan UMS (8) Ketua Bahagian 8
En. Roslan Gimba
Penolong Pendaftar Kanan, Fakulti Pertanian Lestari
CARTA ORGANISASI INDUK
PENAUNG Naib Canselor
PENASIHAT Pendaftar
SETIAUSAHA Cik Earlene Kasamira V
Edham PENGERUSI Encik Samsuidin Nurdin
FASILITATOR DALAM Puan Nurul Izza Md Nordin FASILITATOR LUAR
Puan Vivian Nazarius
URUSETIA I Puan Adizah Mahsar
URUSETIA II Cik Nur Amir Azlin Bt Amir
Hussein
KETUA JK PROMOSI Puan Nurul Izza Md
Nordin
KETUA JK LATIHAN Cik Shamsiah Mahmud
KETUA JK AUDIT
Puan Norazah Hamzah
3.2 Struktur Amalan EKSA mengikut pecahan bahagian
Berikut adalah merupakan struktur pecahan bahagian EKSA di UMS:
BIL BAHAGIAN ZON
1
BAHAGIAN 1 Ketua:
En. Massalinri Md Tahir
a. Fakulti Sains dan Sumber Alam
b. Fakulti Komputeran dan Informatik (cawangan KK) c. Fakulti Kejuruteraan
d. Pusat Persediaan Sains Teknologi e. Pusat Penataran Ilmu dan Bahasa f. Bahagian Keselamatan
2
BAHAGIAN 2 Ketua:
Pn. Rohani Hadi
a. Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi b. Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan c. Fakulti Sains Makanan dan Pemakanan d. Pusat Sukan
e. Pusat Islam
f. Pusat Penyelidikan dan Inovasi
3
BAHAGIAN 3 Ketua:
Pn. Jumiati Pajakkai
a. Fakulti Kemanusiaan Seni dan Warisan b. Fakulti Perniagaan Ekonomi dan Perakaunan c. Fakulti Psikologi dan Pendidikan
d. Pusat Minda Lestari
4
BAHAGIAN 4 Ketua:
Puan Mary Kinsui
a. Bangunan Pentadbiran (Twin Tower) b. Institut Penyelidikan Marin Borneo c. Institut Penyelidikan Bioteknologi d. Institut Biologi Tropika dan Pemuliharaan
5
BAHAGIAN 5 Ketua:
Pn. Majlimawati Binti Abdul Majid
a. Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan b. Pusat Pengajian Pascasiswazah c. Pusat Jaringan Industri dan Komuniti d. Pusat Luar Universiti Malaysia Sabah e. Bahagian Perkhidmatan Akademik
6
BAHAGIAN 6 Ketua:
En. Md Sazali Md. Salleh
a. Jabatan Perpustakaan b. Jabatan Hal Ehwal Pelajar c. Penerbit UMS
d. Pusat Korikulum dan Pemajuan Pelajar e. Pusat Alumni
7
BAHAGIAN 7 Ketua:
En. Mas Adi Alimin Kampus Antarabangsa Labuan
8
BAHAGIAN 8 Ketua:
Encik Roslan Gimba
Fakulti Pertanian Lestari
1.1 Kitaran PDCA
Secara ringkasnya, prinsip pelaksanaan EKSA di UMS dilakukan menerusi Kitaran PDCA, iaitu Perancangan ( Plan ), Pelaksanaan ( Do ), Penyemakan ( Check ), dan Tindakan ( Action ) seperti di Rajah 2.
Rajah 2: Kitaran PDCA untuk EKSA UMS
Penetapan Garis Panduan , Bengkel, Taklimat Kesedaran, Pembentukan Jawatankuasa, Penstrukturan Zon, Penentuan Objektif, Polisi serta Matlamat, Pelan Tindakan, Pelancaran dan
Gotong-Royong Perdana, Gotong-Royong Berkala, Hari EKSA
Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana / Kecil/Zon dan Audit Berkala
Tindakan Penyeragaman, Pra-Audit dan Audit Pensijilan