STANDAR 2.
TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
2.1 Sistem Tata Pamong
Sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodasi semua unsur, fungsi, dan peran dalam program studi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong yang baik) harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.
Uraikan secara ringkas sistem dan pelaksanaan tata pamong di Jurusan/Program Studi untuk membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil.
Pelaksanaan tata pamong pada Jurusan/PS IABI, adalah penataan struktur dan fungsi penyelenggaraan pengelolaan lembaga yang didasarkan pada prinsip efisiensi, produktivitas, rentang kendali, pengawasan dan tanggung jawab organisasi terhadap pemangku kepentingan. Tata pamong yang dilaksanakan disesuaikan dengan prinsip-prinsip good university governance, yaitu prinsip-prinsip yang menjamin terselenggaranya praktek-praktek yang baik dari pimpinan dan semua karyawan dalam mencapai profesiaonalisme organisasi.
Sistem tata pamong dilaksanakan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodir semua unsur, fungsi, dan peran dalam Jurusan/PS. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan oleh adanya tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, penegakan aturan, pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong yang baik) harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.
Sistem tata pamong di Jurusan/PS IABI diarahkan untuk menjamin terselenggaranya praktek-praktek pengelolaan universitas yang baik berdasarkan lima pilar, yaitu: (1) kredibel, (2) transparansi, (3) akuntabel, (4) bertanggung jawab, dan (5) adil, yang diuraikan sebagai berikut:
1.Kredibel. Makna dari kredibel bagi Jurusan/PS IABI adalah bahwa lembaga pendidikan sarjana ini dapat dipercaya oleh masyarakat. Bukti adanya kredibilitas dari sistem tata pamong di Jurusan/PS IABI adalah:
a. Memiliki tenaga Dosen yang kompeten, lulusan universitas dalam dan luar negeri.
b. Dipimpin oleh Ketua Jurusan/Program Studi yang memiliki komitmen dan kinerja yang tinggi.
c. Sistem penetapan Ketua Jurusan/Program Studi dan Sekretaris Jurusan/Program Studi yang berlaku pada Jurusan/PS IABI mengacu pada mekanisme sesuai ketentuan yang dituangkan dalam SK Dekan FISIP-UNDANA No 137 Tahun 2014 dan SK Rektor-UNDANA No 207 Tahun 2014 yang kemudian disetujui oleh senat Fakultas yang didasarkan atas potensi individu yang mencakup: kompetensi secara akademis, kredibilitas, tanggung jawab dan integritas (Lampiran 2.1)
2. Transparansi, bermakna Jurusan/PS IABI adalah Jurusan/Program Studi yang sistem pengelolaannya memungkinkan untuk memberi kesempatan pada dosen Jurusan/PS IABI untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dalam pengelolaan sumber daya publik. Bukti adanya pengelolaan Jurusan/PS IABI yang transparan, yaitu: (1) Transparansi secara internal, misalnya menginformasikan berbagai peluang studi lanjut, kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat kepada seluruh civitas akademika, perencanaan dan mekanime pengelolaan keuangan dan keterbukaan dalam pengelolaan sumber daya lainnya; (2) pengelolaan akademik yang terbuka dan bertanggung jawab; dan (3) forum musyawarah secara periodik untuk melakukan monitoring, evaluasi dan curah pendapat (Lampiran 2.2)
3. Akuntabilitas, bermakna Jurusan/PS IABI dapat dipertanggungjawabkan secara akademik dan non-akademik, yang dijelaskan sebagai berikut:
Akademik dalam Program Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). Program audit dikoordinasikan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPM-PT) Undana bersama Gugus Penjaminan Mutu (GPM) di tingkat fakultas (FISIP) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di tingkat Jurusan/Program Studi. b. Akuntabilitas non akademik (keuangan) diawasi secara internal oleh Satuan
Pengawasan Internal (SPI) Undana, selanjutnya secara operasional, Ketua Jurusan/Program Studi melakukan kegiatan sistem penjaminan mutu akademik. Akuntabilitas di bidang pengelolaan keuangan dilakukan dalam bentuk pertanggungjawaban secara bulanan, triwulan, semester dan tahunan kepada melalui fakultas dan diteruskan ke universitas.
4. Tanggung jawab, bermakna dalam menjalankan visi, misi, tujuan dan sasaran, Pimpinan Jurusan/PS tidak saja bertanggung jawab terhadap pimpinan di atasnya, termasuk dosen, dan mahasiswa, tetapi juga bertanggung jawab kepada Tuhan Yang Maha Esa, umat manusia, masyarakat, bangsa dan negara untuk bekerja sebaik-baiknya. Tanggung jawab ini dilakukan antara lain dengan cara:
a. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat), yang dilakukan secara berkelanjutan dan selalu di adakan evaluasi untuk dapat melakukan perbaikan secara berkelanjutan, sehingga tercapai peningkatan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, baik secara kuantitas dan kualitas.
b. Untuk menjamin agar tridharma Perguruan Tinggi dapat dilaksanakan seara efisien dan efektif, dan dapat dipertanggung jawabkan secara formal maupun secara moral, maka disediakan beberapa peraturan Rektor Undana yang mengatur tentang : (1) kode etik dosen (Lampiran 2.3); (2) pedoman perilaku/kode etik bagi mahasiswa (Lampiran 2.4); (3) pedoman perilaku/kode etik bagi tenaga penunjang/kependidikan akademik (Lampiran 2.5); (4) pedoman kode etik akademis (Lampiran 2.6); dan (5) buku pedoman akademis (Lampiran 2.7).
5. Adil,bermakna segenap aspek akademik dan non-akademik telah dikelola sebaik-baiknya secara selaras, serasi dan seimbang. Keadilan yang dikembangkan di Jurusan/PS IABI adalah keadilan yang obyektif menurut peraturan perundangan yang berlaku. Keadilan dalam pengelolaan dilaksanakan dengan cara:
a. Manajemen operasional Jurusan/Program Studi dilaksanakan dengan musyawarah untuk mufakat dalam semangat kekeluargaan.
b. Perencanaan, implementasi dan evaluasi kegiatan mengacu pada peraturan yang berlaku.
c. Pengaturan dosen dalam hal:
1. menentukan tenaga dosen dengan mempertimbangkan kompetensi dan beban kerja dosen yang bersangkutan.
2. Pembimbing magang dan skripsi dengan mempertimbangkan kompetensi dan beban kerja dosen yang bersangkutan. Terkait dengan pembimbingan magang dan skripsi, mahasiswa diberikan kesempatan untuk memilih tema sesuai dengan minat mahasiswa.
3. Prinsip keadilan juga tercermin dalam pemberian beasiswa dengan selalu mempertimbangkan kemampuan ekonomi orangtua mahasiswa.
2.2 Kepemimpinan
Kepemimpinan yang efektif yang dapat mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan, yang menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam perguruan tinggi. Dalam menjalankan fungsi kepemimpinan dikenal kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik. Kepemimpinan operasional berkaitan dengan kemampuan menjabarkan visi, misi ke dalam kegiatan operasional program studi. Kepemimpinan organisasi berkaitan dengan pemahaman tata kerja antar unit dalam organisasi perguruan tinggi. Kepemimpinan publik berkaitan dengan kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik.
Jelaskan Pola Kepemimpinan Dalam Program Studi.
Visi, misi, tujuan dan sasaran Jurusan/PS IABI yang telah ditetapkan dapat diwujudkan melalui adanya kerjasama yang baik dari pimpinan dan staffnya di lingkungan Jurusan/Program Studi. Oleh karena itu ketua Jurusan/PS Studi IABI
selalu memberikan arahan, motivasi, dan inspirasi bagi seluruh sivitas akademika. Kepemimpinan dalam hal ini didasarkan pada: (a) Organisasi dan Tata Kelola (OTK); (b) strategi yang tertuang dalam Renstra Jurusan/PS IABI (Lampiran 2.8): dan (c) SOP yang telah dibuat untuk dilaksanakan(Lampiran 2.9).
Pola kepemimpinan dalam Jurusan/PS IABI bersifat demokratis dan kolegial, artinya dalam menjalankan tugas selalu mengacu pada keputusan rapat Jurusan/ Program Studi. Implementasi setiap keputusan rapat akan dipertanggung-jawabkan dan dievaluasi secara berkala pada setiap semester untuk perbaikan dan pembenahan selanjutnya. Kepemimpinan demokratis Jurusan/PS IABI terlaksana berdasarkan kepada berbagai masukan dari staf dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa. Pola kepemimpinan dalam Jurusan/Program Studi adalah sebagai berikut:
a. Kepemimpinan Operasional
Ketua Jurusan/PS IABI memiliki kemampuan dalam melakukan koordinasi dengan berbagai pihak, yaitui: (a) Rektorat Undana, (b) Dekan FISIP-Undana; (c) kelompok dosen; (d) Tenaga Kependidikan; (e) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat; (f) Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi; dan (g) Himpunan Mahasiswa Jurusan/Program Studi (HMJ). Bentuk koordinasi yang dilakukan oleh Ketua Jurusan/PS IABI antara lain:
1. Rektorat UNDANA: koordinasi dengan Rektorat didalam melaksanakan semua kebijakan dan peraturan dari Rektorat UNDANA.
2. Dekan FISIP: koordinasi didalam melaksanakan semua kebijakan dan peraturan dari Dekan.
3. Kelompok Dosen: koordinasi dengan kelompok dosen di dalam menentukan: (1) pelaksanaan kegiatan prodi; (2) revisi kurikulum; ( 3) staffing pengajaran; dan (4) penyusunan RPKPS.
4. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat: melakukan pengajuan dan evaluasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
5. Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi: koordinasi dalam melaksanakan standar mutu yang telah ditetapkan oleh Undana. Koordinasi ini untuk dapat menerjemahkan strategi kedalam SOP, kemudian berkoordinasi dengan GPM dan GKM untuk dapat melaksanakan standar (manual mutu, standar mutu) agar sesuai dengan sasaran yang diharapkan.
6. Himpunan Mahasiswa: koordinasi dengan Himpunan Mahasiswa dalam hal: (1) sosialisasi visi dan misi prodi; (2) sosialisasi akademik; dan (3) pembentukan panitia bersama antara dosen dan mahasiswa.
b. Kepemimpinan organisasi
Pemahaman tata kerja antar unit dilakukan melalui rapat koordinasi yang diadakan di tingkat Jurusan/Program Studi untuk menghasilkan pemahaman tentang pelaksanaan pembagian kerja. Untuk lebih mengefektifkan peran serta Jurusan/Program Studi dalam pelaksanaan tridharma, selalu dibentuk tim satuan tugas yang melibatkan tenaga dosen dalam berbagai aktivitas untuk menangani kegiatan-kegiatan tertentu.
c. Kepemiminan public
Jurusan/PS IABI selalu berusaha untuk mengembangkan lembaga dan meningkatkan kualitas peserta didik (mahasiswa) dengan melakukan kerjasama dengan berbagai pihak atau instansi terkait dengan kepentingan pendidikan (seperti magang, seminar, workshop), penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat. Personalia dan mekanisme tata pamong pada Jurusan/PS IABI berkaitan erat dengan tata pamong Fakultas. Gambar 2.1 menunjukkan struktur organisasi FISIP, sekaligus menunjukkan posisi Jurusan/PS IABI dalam struktur organisasi FISIP.
Personalia dan mekanisme tata pamong pada Fakultas sebagai bagian dari Universitas Nusa Cendana adalah terdiri atas:
1. Dekan 2. Pembantu Dekan. 3. Senat Fakultas 4. Jurusan/Program Studi 5. Laboratorium 6. Kelompok Dosen
7. Pelaksana Teknis yang terdiri atas : a. Kepala Bagian Tata Usaha b. Kepala Sub-Bagian Akademik
c. Kepala Sub-Bagian Keuangan dan Kepegawaian d. Kepala Sub-Bagian Umum dan Perlengkapan e. Kepala Sub-Bagian Kemahasiswaan
Unsur-unsur tersebut dalam menjalankan tugasnya menciptakan sinergi yang mendukung terwujudnya kinerja yang efektif dan efisien baik bersifat internal maupun eksternal.
Gambar 2.1: Struktur Organisasi FISIP
Keterangan Gambar : Hubungan Hierarki
Hubungan Konsultatif Hubungan Fungsional
Tugas dan fungsi masing-masing komponen dalam struktur organisasi pada FISIP-UNDANA adalah sebagai berikut :
1. Dekan, bertugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.
2.Pembantu Dekan,sebagai pelaksana tugas sehari-hari Dekan terdiri atas : a. Pembantu Dekan Bidang Akademik.
Pembantu Dekan Bidang Akademik (PD I) bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat. Pembantu Dekan Bidang Akademik dalam penyelenggaraan tugas-tugas tersebut di atas berfungsi melaksanakan pembinaan kegiatan sebagai berikut:
1. Perencanaan, pelaksanaan dan pengembangan pendidikan serta penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
2. Persiapan program pendidikan baru pada berbagai tingkat maupun bidang. 3. Pembinaan tenaga kependidikan dan tenaga ahli.
4. Penyusunan program bagi usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa. 5. Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama pendidikan dan penelitian dengan
fakultas di lingkungan Undana maupun di luar Undana.
6. Kerjasama dengan fakultas di lingkungan Undana maupun di luar Undana dalam setiap usaha di bidang pengabdian pada masyarakat.
7. Pengolahan data bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada mayarakat.
8. Pengawasan terhadap penjaminan mutu akademik yang dilaksanakan oleh Gugus Kendali Mutu di tingkat Program Studi.
b. Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum.
Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum (PD II) bertugas dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan. Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum dalam menyelenggarakan tugasnya berfungsi melaksanakan pembinaan kegiatan sebagai berikut :
2. Pengelolaan keuangan. 3. Pengelolaan perlengkapan.
4. Pengurusan kerumahtanggaan dan pemeliharaan ketertiban 5. Pengurusan Ketatausahaan
6. Penyelenggaraan hubungan masyarakat
7. Pengolahan data yang menyangkut bidang administrasi umum.
c. Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan.
Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan (PD III) mempunyai tugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa. Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan dalam penyelenggaraan tugasnya berfungsi menilik dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan pembinaan mahasiswa oleh seluruh staf pengajar dalam pengembangan sikap dan orientasi serta, kegiatan mahasiswa antara lain dalam seni budaya dan olah raga sebagai bagian pembinaan civitas akademika yang merupakan sebagian dari tugas pendidikan tinggi pada umumnya.
2. Pelaksanaan usaha kesejahteraan mahasiswa serta usaha bimbingan dan penyuluhan bagi mahasiswa.
3. Pelaksanaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa yang sudah diprogramkan oleh Pembantu Dekan Bidang Akademik.
4. Kerjasama dengan fakultas di lingkungan Undana dalam setiap usaha di bidang kemahasiswaan.
5. Penciptaan iklim pendidikan yang baik dalam kampus dan membantu pelaksanaan program pembinaan, pemeliharaan persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
6. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengabdian pada masyarakat dalam rangka turut membantu memecahkan masalah yang dihadapi masyarakat dan pembangunan.
7. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan bersifat ekstrakurikuler.
Senat Fakultas merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan fakultas yang memiliki wewenang untuk menjabarkan Kebijakan dan Peraturan Undana untuk fakultas yang bersangkutan. Tugas pokoknya sebagai berikut : a. Merumuskan kebijakan akademik fakultas.
b. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian dosen.
c. Merumuskan norma dan tolak ukur pelaksanaan penyelenggaraan fakultas. d. Memilih calon-calon Dekan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. e. Menilai pertanggungjawaban Dekan atas pelaksanaan kebijakan akademik. f. Memberikan pertimbangan kepada Rektor melalui Dekan mengenai calon
yang akan diusulkan untuk diangkat menjadi Pembantu Dekan, Ketua Program Studi, Kepala Laboratorium dan wakil dosen untuk menjadi anggota senat Undana.
4. Gugus Penjamin Mutu
Gugus Penjaminan Mutu merupakan unit yang berada pada tingkat Fakultas di bawah koordinasi Pembantu Dekan Bidang Akademik yang melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan seluruh penyelenggaraan kegiatan mutu akademik internal pada tingkat Program Studi yang dikendalikan oleh Gugus Kendali Mutu yang berada di tingkat Program Studi
5. Ketua Jurusan/Program Studi
Ketua Jurusan/Program Studi merupakan unsur pelaksana Fakultas di bidang pendidikan dan pengajaran yang bertanggung jawab kepada pimpinan fakultas. Tugas utama dari Ketua Program Studi adalah mengelola kurikulum dan mengatur jalannya proses pendidikan dan pengajaran. Dalam melaksana tugas pokoknya, dibantu oleh seorang sekretaris ketua Program Studi. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, Program Studi/program studi mempunyai fungsi :
a. Melakukan pendidikan, penelitian dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan dan teknologi.
b. Melakukan penelitian dan melakukan pengembangan ilmu pengetahuan dan/atau seni.
d. Melakukan pembinaan tenaga akademik.
e. Menyusun rencana dan program kerja sebagai pedoman pelaksana tugas. f. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan.
g. Menyusun saran alternatif di bidang pendidikan berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan masukan atasan.
h. Memantau kelancaran pelaksanaan kegiatan.
i. Memberikan layanan teknis di bidang pendidikan untuk pelaksanaan tugas. j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pendidikan mahasiswa dan beasiswa
untuk mengetahui perkembangannya.
k. Menyusun laporan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan menyusun laporan fakultas. l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam melaksanakan tugas mengelola administrasi dan akademik Program Studi/program studi, maka ketua Program Studi mengacu pada SK Rektor No. 062/KL/2003 tentang Norma dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Undana. Seluruh informasi disampaikan secara terbuka dalam forum rapat bersama dosen dan diputuskan secara bersama oleh peserta rapat.
6. Gugus Kendali Mutu
Gugus Kendali Mutu merupakan unit Penjaminan Mutu yang berada di bawah koordinasi pimpinan Program Studi dengan melaksanakan tugas pengendalian terhadap pelaksanaan Standar Operasional Prosedur bidang Akademik serta bertanggung jawab kepada Program Studi. Hasil pengendalian terhadap mutu akademik dilaporkan kepada Gugus Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas.
7. Laboratorium
Laboratorium adalah sarana penunjang untuk mendukung program pengajaran dan pendidikan serta penelitian. Laboratorium dipimpin oleh seorang tenaga pengajar yang keahliannya telah memenuhi syarat sesuai dengan bidang ilmu dan bertanggung jawab langsung kepada ketua Program Studi.
Fungsinya adalah sebagai berikut :
a. Mempersiapkan sarana penunjang untuk melaksanakan pendidikan dalam satu atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
pengembangan dalam satu atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
c. Mempersiapkan sarana penunjang untuk melaksanakan pengabdian kepada masyarakat dalam satu atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
8. Kelompok dosen
Kelompok dosen adalah tenaga pengajar di lingkungan Jurusan/Program Studi yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada ketua Program Studi. Kelompok dosen terdiri atas dosen tetap (biasa) dan dosen tidak tetap (luar biasa). Jenis dan jenjang kepangkatan tenaga pengajar tersebut diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok dosen mempunyai tugas melakukan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan keahliannya serta memberikan bimbingan kepada mahasiswa berupa bimbingan akademik maupun bimbingan penelitian dan penulisan skripsi.
9. Bagian Tata Usaha
Bagian tata usaha dipimpin oleh seorang Kepala Tata Usaha, dan mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaan. Untuk layanan administrasi masih menggunakan tenaga administrasi sesuai bidang tugas yang telah ditetapkan fakultas. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut bagian tata usaha mempunyai rincian tugas sebagai berikut :
a. Menyusun Program Kerja Bagian dan Mempersiapkan Penyusunan Program Kerja Fakultas;
b. Mengumpulkan, Mengolah dan Menganalisis data Ketatausahaan Fakultas; c. Menghimpun, Mengkaji, menyebar luaskan peraturan perundang-undangan di
bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; d. Melaksanakan Urusan Persuratan dan Kearsipan Fakultas;
e. Melaksanakan urusan kebersihan, keindahan dan keamanan di lingkungan Fakultas;
f. Melaksanakan Urusan Penerimaan Tamu Pimpinan;
g. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas; h. Melaksanakan Urusan Pengelolaan Barang Perlengkapan di lingkungan
Fakultas;
i. Melaksanakan Urusan Kepegawaian di lingkungan Fakultas;
j. Melaksanakan Urusan Pengelolaan Keuangan di lingkungan Fakultas;
k. Melaksanakan Penyusunan Pra Daftar isian Kepegawaian (Pra DIK), Daftar Usulan rencana Kerja (DURK), dan Petunjuk Operasional (PO) Fakultas; l. Melaksanakan Administrasi Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat;
m. Melaksanakan Administrasi Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni Faskultas;
n. Melaksanakan Penyimpanan Dokumen dan Surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas;
o. Menyusun Laporan Pelaksanaan program kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan pelaksanaan program kerja Fakultas;
p. Melaksanakan Tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan FISIP Undana.
9. Sub Bagian Akademik
Subag Akademik dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Akademik
mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan dan administrasi di bagian pendidikan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut sub bagian kependidikan berfungsi sebagai berikut :
a. Menyusun program kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja Bagian;
b. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan Fakultas;
c. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan Fakultas;
d. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan ujian; e. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana Akademik di Fakultas; f. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian di
Fakultas;
g. Menghimpun dan mengklarifikasi data pencapaian target kurikulum di lingkungan Fakultas;
h. Melakukan urusan Administrasi prestasi belajar mahasiswa di lingkungan Fakultas;
i. Melakukan Administrasi urusan kelulusan mahasiswa;
j. Melakukan usan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas;
k. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Lingkungan Fakultas;
l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan Fakultas;
m. Menyusun laporan Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian;
n. Menerima tugas lain dari Pimpinan;
o. Bertanggung jawab kepada Kabag Tata Usaha.
10. Sub bagian Umum dan Perlengkapan
Subag Umum dan Perlengkapan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan dan administrasi di bagian umum dan perlengkapan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Subbag Umum dan Perlengkapan berfungsi sebagai berikut : a. Menyusun program kerja sub bagian umum dan perlengkapan;
b. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;
c. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;
d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas;
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan di lingkungan Fakultas;
f. Melakukan urusan perjalanan dinas di Fakultas;
g. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan Fakultas;
h. Mempersiapkan sarana pelaksaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan ilmiah dilingkungan Fakultas;
i. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan di lingkungan Fakultas; j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di buidang ketatausahaan,
k. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.
11. Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan
Subag Kepegawaian dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Kepegawaian dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan urusan Kepegawaian dan Keuangan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Kepegawaian dan Keuangan berfungsi sebagai berikut:
a. Menyusun Program Kerja Sub Bagian;
b. Mengumpulkan, Mengolah dan Menganalisa Data di Bidang Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Fakultas;
c. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang – undangan di bidang Keuangan dan Kepegawaian;
d. Mempersiapkan bahan penyusunan Pra Daftar Isian Kegiatan (Pra DIK), Daftar Usulan Rencana Kerja (DURK) dan Petunjuk Operasional;
e. Melakukan Penerimaan, Penyimpanan, Pengeluaran Pembukuan dan Pertanggungjawaban Keuangan di lingkungan Fakultas;
f. Melakukan Pembayaran Gaji dan Perjalanan Dinas dil lingkungan Fakultas; g. Mempersiapkan usul mutasi dan pengembangan pegawai di lingkungan
Fakultas;
h. Melakukan urusan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), DP3, KARIS/KARSU,Ijin cuti,Taspen,ijin menjadi Anggota Partai/Golongan Karya pegawai di lingkungan Fakultas;
i. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian di lingkungan Fakultas; j. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai di lingkungan Fakultas; k. Melakukan Urusan Asuransi Kesehatan (ASKES), Tabungan dan Asuransi
Pegawai Negeri (TASPEN), Tunjangan Kehormatan dan Tunjangan Sertifikasi Dosen (SERDOS), Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga dan Lembar Pembayaran Pajak Pembangunan (LP2P) bagi Tenaga Pendidik dan Kependidikan FISIP Undana;
l. Melakukan Usulan Pemberian Penghargaan Satya Lencana Karya Setya kepada Tenaga Pendidik dan Kependidikan FISIP Undana;
m.Melaksanakan Penyimpanan Dokumen dan Surat Berharga yang Berkaitan dengan Kepegawaian dan Keuangan FISIP Undana;
n. Menyusun Laporan Sub Bagian dan Mempersiapkan Penyusunan Laporan Keuangan FISIP Undana;
o. Melakukan Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) Jabatan Fungsional Tenaga Pendidik FISIP Undana;
p. Melaksanakan Tugas lain yang diberikan Pimpinan FISIP Undana;
q. Membuat Laporan Pertanggungjawaban Bidang Tugas Tahunan Kepada Atasan.
12. Subag Kemahasiswaan
Subag kemahasiswaan dipimpin oleh seorang Kepala subag Kemahasiswaan mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan dan administrasi di bagian Kemahasiswaan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Subag
Kemahasiswaan berfungsi sebagai berikut :
a. Menyusun program kerja Sub. Bagian Kemahasiswaan;
b. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kemahasiswaan dan alumni di lingkungan Fakultas;
c. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di Bidang Kemahasiswaan;
d. Melakukan urusan pemberian ijin/rekomendasi Kegiatan Kemahasiswaan; e. Mempersiapkan usul Pemilihan Mahasiswa Berprestasi di lingkungan
Fakultas;
f. Mempersiapkan pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di lingkungan Fakultas;
g. Melakukan administrasi Kegiatan Kemahasiswaan di lingkungan Fakultas; h. Melakukan urusan Beasiswa, karier dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa
di lingkungan Fakultas;
i. Melakukan urusan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan Pembinaan Kemahasiswaan di lingkungan Fakultas;
j. Melakukan Penyajian informasi di Bidang Kemahasiswaan di lingkungan Fakultas;
k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di Bidang Kemahasiswaan di lingkungan Fakultas;
Berdasarkan struktur organisasi FISIP tersebut, kemudian dibuat struktur organisasi Jurusan/PS IABI seperti terlihat pada Gambar 2.2. Unsur-unsur dalam struktur diadakan untuk menjalankan tugasnya menciptakan sinergi yang mendukung terwujudnya kinerja yang efektif dan efisien baik bersifat internal maupun eksternal. Adapun, tugas dan fungsi masing-masing komponen dalam struktur organisasi pada Jurusan/PS IABI adalah sebagai berikut :
1. Ketua Jurusan/Program Studi
Ketua Jurusan/Program Studi merupakan unsur pelaksana fakultas di bidang pendidikan dan pengajaran yang bertanggung jawab kepada pimpinan fakultas. Tugas utama dari Ketua Jurusan/Program Studi adalah mengelola kurikulum dan mengatur jalannya proses pendidikan dan pengajaran. Dalam melaksanakan tugas pokoknya, dibantu oleh seorang sekretaris Jurusan/ Program Studi. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, Jurusan/ Program Studi mempunyai fungsi nanpak pada bagan struktur organisasi Jurusan/Program Studi /prodi sebagai berikut ini:
KETUA JURUSAN/PRODI
SEKRETARIS JURUSAN/PRODI
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI JURUSAN/PRODI ILMU ADMINISTRASI BISNIS
UNIVERSITAS NUSA CENDANA
H M J
KETUA
TKS DOSEN DOSEN DOSEN DOSEN
KEPALA LABORATORIUM
GUGUS KENDALI MUTU
TENAGA KEPENDIDIKAN
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Program Studi IABI
pengetahuan dan teknologi.
2. Melakukan penelitian dan melakukan pengembangan ilmu pengetahuan dan/atau seni.
3. Melakukan pengabdian kepada masyarakat. 4. Melakukan pembinaan tenaga akademik.
5. Menyusun rencana dan program kerja sebagai pedoman pelaksana tugas. 6. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan.
7. Menyusun saran alternatif di bidang pendidikan berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan masukan atasan.
8. Memantau kelancaran pelaksanaan kegiatan.
9. Memberikan layanan teknis di bidang pendidikan untuk pelaksanaan tugas.
10. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pendidikan mahasiswa dan beasiswa untuk mengetahui perkembangannya.
11. Menyusun laporan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan menyusun laporan fakultas. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam melaksanakan tugas mengelola administrasi dan akademik Jurusan/Program Studi , maka ketua Jurusan/Program Studi mengacu pada SK Rektor No 756/PP/2015 tentang Norma dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Nusa Cendana. Seluruh informasi disampaikan secara terbuka dalam forum rapat bersama dosen dan diputuskan sepengetahuan seluruh peserta rapat.
2. Laboratorium
Laboratorium adalah sarana penunjang untuk mendukung program pengajaran dan pendidikan serta penelitian. Laboratorium dipimpin oleh seorang tenaga pengajar yang keahliannya telah memenuhi syarat sesuai dengan bidang ilmu dan bertanggung jawab langsung kepada ketua Jurusan/Program Studi.
Fungsinya adalah sebagai berikut :
a. Mempersiapkan sarana penunjang untuk melaksanakan pendidikan dalam satu atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
b. Mempersiapkan sarana penunjang untuk melaksanakan penelitian dan pengembangan dalam satu atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
c. Mempersiapkan sarana penunjang untuk melaksanakan pengabdian kepada masyarakat dalam satu atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
3. Gugus Kendali Mutu (GKM)
Gugus Kendali Mutu merupakan unit Penjaminan Mutu yang berada di bawah koordinasi Ketua Jurusan/Program Studi dengan melaksanakan tugas pengendalian terhadap pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Bidang Akademik serta bertanggung jawab kepada Jurusan/Program Studi. Hasil pengendalian terhadap mutu akademik dilaporkan kepada Gugus Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas.
4. Tenaga Dosen
Tenaga dosen adalah tenaga pengajar di lingkungan Jurusan/Program Studi yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada ketua Jurusan/Program Studi. Kelompok dosen terdiri atas dosen tetap (biasa) dan dosen tidak tetap (luar biasa). Jenis dan jenjang kepangkatan tenaga pengajar tersebut diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok dosen mempunyai tugas melakukan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan keahliannya serta memberikan bimbingan kepada mahasiswa berupa bimbingan akademik maupun bimbingan penelitian dan penulisan skripsi.
5. Tenaga Kependidikan
Tenaga Kependidikan adalah tenaga administrasi di lingkungan Jurusan/Program Studi yang bertanggungjawab langsung kepada ketua Jurusan/Program Studi yang memiliki tugas untuk: (1) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; (2) Mengerjakan administrasi kegiatan kemahasiswaan; (3) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan; dan (4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan.
2.3 Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Jurusan/Program Studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling dalam kegiatan internal maupun eksternal.
Jelaskan sistem pengelolaan Jurusan/Program Studi serta dokumen pendukungnya. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Jurusan/Program Studi mencakup planning, organizing,staffing, leading, controlling dalam kegiatan internal maupun eksternal.Sistem pengelolaan Jurusan/Program Studi dilaksanakan secara konsisten oleh organisasi Jurusan/Program Studi dan didukung oleh dokumen yang sangat lengkap berupa renstra, pedoman akademik dan Standard Operating Procedures (SOP).
a. Planning. Perencanaan pada Jurusan/PS IABI dilakukan melalui rapat kerja penyusunan rencana stratejik dan rencana kerja tahunan yang melibatkan seluruh dosen dan peran serta mahasiswa yang tergabung dalam Himpunan Mahasiswa Jurusan/Program Studi (HMJ) dan tenaga kependidikan. Input yang dihimpun dalam penyusunan rencana stratejik dan rencana kerja tahunan diperoleh dari berbagai rapat internal dosen dan kegiatan diskusi dengan mahasiswa. Perencanaan tersebut menghasilkan sebuah dokumen.
b. Organizing. Jurusan/PS IABI merupakan unsur pelaksana akademik dari Fakultas. Namun demikian Jurusan/Program Studi memiliki kewenangan untuk mengatur dan melaksanakan program kerja yang telah disepakati bersama fakultas. Pengorganisasian kegiatan dan SDM yang terprogram secara sistematis senantiasa dikembangkan agar kebebasan akademik lebih berkembang, terciptanya suasana akademik yang mendorong proses penelitian dan inovasi yang kreatif untuk setiap individu, berkembangnya sistem nilai dan norma guna terciptanya team building dalam meraih keunggulan kerja serta menjalin kerja sama yang berkelanjutan, baik secara internal maupun eksternal. Ketua dan sekretaris Jurusan/PS IABI mengorganisir staf dosen untuk melaksanakan kegiatan belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta kegiatan-kegiatan tambahan lainnya yang bersifat insidentil yang melibatkan dosen dan mahasiswa serta tenaga kependidikan.
c. Staffing. Jurusan/PS IABI memiliki struktur organisasi yang meliputi Ketua Jurusan/Program Studi, Sekretaris Jurusan/Program Studi, Kepala Laboratorium, Gugus Kendali Mutu, dan staf dosen.
d. Tenaga Kependidikan (lihat struktur Jurusan/Program Studi). Pembagian tugas masing-masing diatur secara integral pada tingkat fakultas. Adapun pekerjaan atau tugas yang belum termuat secara eksplisit dalam uraian tugas diatur secara insidental pada tingkat Jurusan/Program Studi, misalnya kegiatan seminar, workshop,satuan tugas dan lain sebagainya
e. Leading.Uraian tugas dilaksanakan oleh Jurusan/Program Studi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) masing-masing komponen struktur organisasi dengan mengacu pada Statuta Undana, dan norma serta tolok ukur yang ditetapkan oleh Rektor. Ketua Jurusan/Program Studi dan sekretaris mengkoordinir semua kegiatan belajar mengajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan mempengaruhi staf dosen untuk melakukan tri dharma. Ketua dan sekretaris Jurusan/Program Studi menjadi contoh atau teladan bagi staf dosen dalam pelaksanaan tugas tri dharma. Sebagian besar keputusan diambil melalui musyawarah dan mufakat dengan staf dosen melalui rapat dan diskusi terbatas. Begitu pula aspek yang berkaitan dengan kemahasiswaan juga diputuskan melalui musyawarah dengan Badan Perwakilan Mahasiswa (BEM). f. Controlling. Pengawasan dan evaluasi dilakukan secara rutin pada tingkat
Jurusan/Program Studi, tingkat fakultas, dan juga tingkat universitas. Secara internal pengawasan dan evaluasi melibatkan seluruh unsur struktur Jurusan/Program Studi, Fakultas, dan Universitas yang melibatkan pimpinan, dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, dan juga Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (LPMPT) Undana. Ketua Jurusan/Program Studi juga memberikan teguran atau sanksi bagi dosen yang tidak melaksanakan tugas tri dharma sebagaimana mestinya. Secara eksternal, evaluasi dilakukan dengan melibatkan stakeholders, terutama para pengguna dan praktisi profesional di bidang IABI untuk memberikan masukan dalam evaluasi dan revisi kurikulum. Dokumen pendukung pengelolaan akademik meliputi :
1. Renstra Jurusan/Program Studi.
dikeluarkan oleh Bagian Pendidikan dan Kerjasama Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi Undana Kupang.
3. Pedoman Pendidikan yang dikeluarkan oleh Fakultas (SOP). 4. Hasil rapat dosen.
2.4. Penjaminan Mutu
Jelaskan pelaksanaan penjaminan mutu pada Program Studi.
Pelaksanaannya antara lain dengan adanya kelompok dosen bidang ilmu yang menilai mutu soal ujian, silabus, dan tugas akhir, serta penguji luar (eternal examiner).
Pelaksanaan penjaminan mutu pada Jurusan/Program Studi dilakukan melalui proses penilaian yang dilakukan terhadap mutu, efektivitas, efisiensi dan relevansi keseluruhan program dalam rangka pelaksanaan visi, misi dan pencapaian sasaran serta tujuan Jurusan/PS IABI dan kesesuaiannya dengan tuntutan dan kebutuhan pihak pengguna lulusan yang tertuang dalam SOP yang ada. Pengelolaan mutu Jurusan/Program Studi secara internal selalu memperhatikan tiga aspek utama yaitu: kurikulum, mekanisme kerja, dan monitoring. Pelaksanaan penjaminan mutu pada Program Studi dijelaskan dalam Tabel 2.4.1 sebagai berikut:
Tabel 2.4.1. Pelaksanaan Penjaminan Mutu Pada Program Studi
No Aspek
Penjaminan Mutu Kegiatan Capaian
(1) (2) (3) (4)
1 Merancang Kurikulum
Perancangan Kurikulum dan struktur dievaluasi berdasarkan masukan dari pemangku kepentingan, kebutuhan masyarakat akan mutu lulusan dan staf dosen Jurusan/Program Studi dengan tetap mengacu pada Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) dari Tahun Akademik 2007-2014, dan kurikulum Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) diterapkan tahun 2015, hal ini
Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) dari Tahun Akademik 2007-2014, dan kurikulum Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) diterapkan tahun 2015
No Aspek
Penjaminan Mutu Kegiatan Capaian
(1) (2) (3) (4)
untuk mengantisipasi tuntutan atau kebutuhan kompetensi di masa mendatang. Berdasarkan sejumlah pertimbangan dan masukan tersebut, maka
disusunlah kurikulum Jurusan/PS IABI FISIP Undana tahun 2015. Dalam mengimplementasikan kurikulum selalu dilakukan evaluasi untuk
menyempurnakannya agar selaras dengan tuntutan lingkungan.
2 Sistem
Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT)
Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
(SPMPT) terutama penyelarasan kompetensi Jurusan/Program Studi di Undana dilakukan sejak tahun 2009 di bawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) Undana. Sementara itu evaluasi di tingkat Fakultas oleh Gugus Penjamin Mutu (GPM) dimana penanggung jawab adalah Pembantu Dekan Bidang Akademik; sedangkan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat Jurusan/Program Studi (SPM-J) Administrasi Bisnis disebut Gugus Kendali Mutu (GKM), penanggung jawab adalah
Sekretaris Jurusan/Program Studi sebagai Ketua merangkap
anggota, dan anggotanya dosen yang pernah mengikuti pelatihan SPMPT, Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), dan menjadi Auditor. Di tingkat
Jurusan/Program Studi disebut Tim Koordinasi Semester (TKS) Ketua dan sekretaris sebagai ketua dan anggotanya dosen yang ditunjuk. Evaluasi dilakukan dengan cara
1. Terbentunya GPM dan GKM
2. Terselenggaranya evaluasi kinerja
No Aspek
Penjaminan Mutu Kegiatan Capaian
(1) (2) (3) (4)
menyebarkan angket evaluasi kinerja kepada civitas akademika fakultas/Jurusan/Program Studi dan merekap hasilnya.
3 Pelaksanaan sistem
penjaminan mutu (SPM)
Jurusan/PS IABI
Pelaksanaan sistem penjaminan mutu (SPM) Jurusan/PS IABI berjalan sesuai dengan standar penjaminan mutu, adanya audit mutu akademik internal dari LPMPT Undana, monitoring dan evaluasi (Monev), umpan balik, dan tindak lanjut serta
tersedianya dokumen standar mutu yang lengkap, meliputi: (1) Spesifikasi Jurusan/Program Studi (SPS); (2) kompetensi lulusan (KL); (3) SOP; (4) Instruksi Kerja Dosen (IKD); dan (5) dokumen pendukung. 1. Terlaksananya Audit internal dari LPMPT dan Monev 2. Tersedianya Spesifikasi Jurusan/PS (SPS). 4 Pelaksanaan kegiatan dari Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A)
Pelaksanaan kegiatan dari Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A) adalah: menyusun dokumen standar mutu
Jurusan/Program Studi, verifikasi dokumen, pemutakhiran data, penyimpanan/pengarsipan dokumen, pengawasan operator pangkalan data Jurusan/Program Studi. Tersedianya dokumen standar mutu Jurusan/Program Studi, verifikasi dokumen, pemutakhiran data, penyimpanan/pengarsipan dokumen, pengawasan operator pangkalan data Jurusan/Program Studi. Sedangkan kegiatan Tim Koordinasi Semester (TKS) antara lain: menilai mutu soal ujian, evaluasi proses belajar mengajar (PBM) melalui daftar hadir dosen dan mahasiswa,
kuesioner/observasi yang telah disediakan dan evaluasi Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK).
5 Evaluasi kurikulum
Evaluasi kurikulum berupa perubahan dan penyempurnaan dilakukan secara menyeluruh
Telah dilakukan revisi kurikulum yang dalam pelaksanaannya dilakukan
No Aspek
Penjaminan Mutu Kegiatan Capaian
(1) (2) (3) (4)
setiap lima tahun sekali, sehingga untuk Jurusan/PS IABI sudah melakukan tiga kali revisi
kurikulum yaitu revisi kurikulum 2002/2003, kurikulum 2012/2013 kurikulum 2014/2015
perubahan secara terbatas seperti penambahan mata kuliah yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar kerja dalambidang administrasi bisnis. Kemudian diikuti dengan penyempurnaan silabus, (GBPP), (RKPS) dan Bahan Ajar/Modul. 6 Monitoring dan mekanisme umpan balik
Monitoring dan mekanisme umpan balik sebagai upaya peningkatan mutu akademik,.
Telah dilakukan evaluasi oleh mahasiswa terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar dan kinerja dosen dengan menggunakan angket. Khusus kinerja dosen dalam bidang Tri Dharma dilakukan melalui
pengisian Beban Kerja Dosen (BKD) setiap akhir tahun atau awal tahun 7. Penerapan
metode
penjaminan mutu
Penerapan metode penjaminan mutu ditunjukkan dari ketaatan terhadap peraturan pelaksanaan pendidikan pada umumnya dan khususnya di lingkungan
Undana, sehingga pengembangan kualitas pembelajaran dapat terjamin berdasarkan dan sesuai dengan langkah-langkah
penjaminan mutu. Semua ini diarahkan pada peningkatan kemampuan nalar/daya nalar, keahlian dan ketrampilan, perilaku berkarya, dan
kepribadian mahasiswa, sehingga pada akhirnya seorang Sarjana Ilmu Adminsitrasi Bisnis
memiliki kemampuan intelektual yang tinggi didukung oleh kepribadian yang memadai sehingga mampu bersaing di lapangan kerja, baik secara
Terjaminnya kualitas pembelajaran sesuai dengan langkah-langkah penjaminan mutu. Semua ini diarahkan pada peningkatan kemampuan nalar/daya nalar, keahlian dan ketrampilan, perilaku berkarya, dan kepribadian mahasiswa, sehingga pada akhirnya seorang Sarjana Ilmu Adminsitrasi Bisnis memiliki kemampuan intelektual yang tinggi didukung oleh
kepribadian yang memadai sehingga mampu bersaing di lapangan kerja, baik secara akademis maupun praktis
No Aspek
Penjaminan Mutu Kegiatan Capaian
(1) (2) (3) (4)
akademis maupun praktis. 8. Pedoman untuk
meningkatkan kualitas
pembelajaran dan mutu lulusan
Pedoman yang digunakan untuk meningkatkan kualitas
pembelajaran dan mutu lulusan antara lain SK Rektor Undana Nomor 756/PP/2015 tentang Norma dan Tolok Ukur
Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Nusa Cendana, SOP, dan RKPS untuk setiap mata kuliah, serta Pedoman
Penyusunan Skripsi. Tujuan dari semua pedoman tersebut adalah supaya kegiatan Proses Belajar Mengajar, penelitian, dan pengabdian kepada mayarakat dapat berjalan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran
Jurusan/PS IABI.
pedoman tersebut menghasilkan kegiatan Proses Belajar Mengajar, penelitian, dan
pengabdian kepada mayarakat telah berjalan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran Jurusan/PS IABI.
Hasil dari proses penjaminan mutu dapat mendorong Jurusan/PS IABI dalam melakukan kegiatan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat (tridharma), secara lebih baik. Proses penjaminan mutu pada kegiatan Tri Darma tersebut, meliputi tahap: (1) perencanaan kegiatan; (2) pelaksanaan kegiatan; (3) pengawasan kegiatan; dan (4) evaluasi yang berkelanjutan, dan pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut telah sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Proses penjaminan mutu ini dapat memelihara dan menjamin mutu lulusan, menerima masukan dari pengguna dan alumni sehingga dapat dilakukan revisi kurikulum yang disesuaikan dengan relevansi dunia kerja, melakukan pembandingan pada program pendidikan sejenis, mengenai kurikulum dan proses pengajaran agar Jurusan/PS IABI dapat selalu menjaga dan meningkatkan kinerjanya.
2.5 Umpan Balik
Adalah informasi atau pendapat tentang pelaksanaan proses pembelajaran yang bertujuan memperbaiki pelaksanaan proses pembelajaran.
Apakah Jurusan/Program Studi telah melakukan kajian tentang proses pembelajaran melalui umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan mengenai harapan dan persepsi mereka? Jika Ya, jelaskan isi umpan balik dan tindak lanjutnya.
Umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan mengenai harapan dan persepsi terhadap pelaksanaan proses pembelajaran diperlukan agar diketahui kekuatan dan kelemahannya. Umpan balik berupa informasi atau pendapat tentang pelaksanaan yang bertujuan memperbaiki pelaksanaan proses pembelajaran diperoleh dari Dosen, Mahasiswa, Alumni, maupun Pengguna lulusan. Informasi yang didapatkan dari evaluasi terhadap para pihak dimaksud dengan tujuan untuk adanya perbaikan dan pengembangan Jurusan/PS IABI secara terus menerus di masa yang akan datang. Oleh karena itu, kegiatan ini dilaksanakan secara rutin setiap tahun. Umpan balik yang diberikan oleh Dosen, Mahasiswa, Alumni, maupun pengguna lulusan, adalah:
1. Umpan balik yang diberikan oleh dosen terkait dengan kualitas dan kuantitas meliputi proses pembelajaran, sarana dan prasarana pembelajaran, dan komunikasi kelas.
2. Umpan balik yang diberikan oleh mahasiswa terkait dengan kualitas dan kuantitas meliputi proses pembelajaran, sarana dan prasarana pembelajaran, dan komunikasi kelas
3. Umpan balik yang diberikan oleh alumni sehubungan dengan masalah relevansi kurikulum.
4. Umpan balik yang diberikan oleh pengguna lulusan sehubungan dengan kompetensi yang dimilki oleh lulusan.
Terdapat beberapa mekanisme dalam melaksanakan umpan balik di Jurusan/PS IABI, yaitu :
1. Umpan balik dari dosen diperoleh melalui rapat rutin yang diadakan setiap awal semester (menjelang perkuliahan dimulai), akhir semester (setelah perkuliahan selesai) dan juga rapat-rapat khusus untuk membahas masalah-masalah tertentu. Selain itu umpan balik dapat juga langsung disampaikan oleh dosen kepada ketua Jurusan/PS IABI jika dirasakan perlu untuk dilakukan perbaikan terhadap hal-hal tertentu demi pengembangan proses belajar mengajar.
Pembelajaran Oleh Mahasiswa (EPOM). Berdasarkan hasil survey tersebut, dapat diketahui tingkat kepuasan mahasiswa terhadap berbagai fasilitas yang disediakan sebagian besar sangat baik. (Lampiran 2.10)
3. Umpan balik dari para alumni dilakukan pada awal tahun di tempat alumni bekerja. Dari kegiatan pelacakan dapat diketahui apakah para alumni cukup memiliki bekal untuk berkarir di instansinya atau mungkin ada masukan lain untuk perbaikan di masa mendatang.Untukpengguna lulusan umpan balik diperoleh melalui tracer study(Lampiran 2.11).
Hasil dari umpan balik yang ada, maka telah dilakukan tindak lanjut dan telah dilaksanakan terutama terkait dengan revisi kurikulum, perbaikan proses pembelajaran, peningkatan kegiatan Prodi. Upaya untuk meningkatkan kualitas pembelajaran dilakukan dengan melengkapi sarana dan prasarana untuk menunjang proses belajar mengajar seperti tersedianya LCD dan AC di setiap kelas. Kemudian upaya untuk meningkatkan kualitas proses pembelajaran dan mutu manajemen telah dilakukan dengan penyempurnaan/peningkatan relevansi kurikulum dan standardisasi dalam pelaksanaan teknis operasional administrasi berupa SOP.
Terkait dengan pemanfaatan hasil survey kepuasan mahasiswa, telah dimanfaatkan oleh Jurusan/PS IABI terutama untuk meningkatkan layanan kemahasiswaan. Hal-hal yang sudah dilakukan diantaranya pengembangan dan perluasan online sistem dalam layanan akademik, meliputi beasiswa, KRS, KHS, sistem informasi akademik (PDPT - Pemutahiran Data Perguruan Tinggi), dan lain-lain. Umpan balik dan tindak lanjut dalam proses pembelajaran dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan mengenai harapan dan persepsi mereka yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas secara terus menerus/memperbaiki proses pembelajaran ditunjukkan dalam Tabel 2.1.
Tabel 2.5.1. Umpan Balik dari Dosen, Mahasiswa, Alumni, dan Pengguna Lulusan Umpan
Balik dari Isi Umpan Balik Tindak Lanjut
(1) (2) (3)
Dosen Pembebanan tugas pengajaran dan pembimbingan, tim teaching dan tertib administrasi perkuliahan
Pembebanan tugas mengajar dan pembimbingan Tugas Akhir, Penasehat Akademik disesuaikan dengan Beban Kerja Dosen (BKD), PenguatanTeaim teaching dalam PBM; setiap mata kuliah
Umpan
Balik dari Isi Umpan Balik Tindak Lanjut
(1) (2) (3)
sudah dilengkapi dengan kartu monitor yang harus diisi tim dosen pengampu mata kuliah setiap pertemuan tatap muka. Mahasiswa Mengenai proses belajar
mengajar dalam kegiatan tatap muka, penggunaan media pembelajaran.
Pimpinan Jurusan/Program Studi sudah menyampaikan pada saat rapat evaluasi dan sarana pembelajaran sudah dilengkapi sehingga Penggunaan media belajar dan metode mengajar sudah lebih bervariasi, dan setiap mata kuliah dilengkapi dengan penyediaan bahan ajar/buku ajar/modul Alumni Gelar S.Sos harus diganti.
Relevansi keilmuan.
Sudah diusulkan ke Rektorat dan sudah diberlakukan gelar S.AB sejak tahun 2013. Sudah dilakukan revisi kurikulum berbasis kompetensi.
Pengguna lulusan
Kelebihan dan kekurangan alumni yang bekerja pada instansi/kantor mereka
Mengintensifkan kursus Bahasa Inggris bagi mahasiswa. Kemampuan kinerja lulusan ditingkatkan dengan optimalisasi penerapan Kurikulum Berbasis
Kompetensi (KBK). MeningkatkanSoft skillsbaik dalam perkuliahan, pelatihan, magang maupun praktek lapangan bagi mahasiswa.
2.6. Keberlanjutan
Upaya Program Studi untuk meyakinkan keberlanjutan (sustainability) Jurusan/Program Studi antara lain dapat dilakukan dengan :
1. Upaya Untuk Peningkatan Animo Calon Mahasiswa:
Minat calon mahasiswa untuk memilih Jurusan/PS IABI dapat dikatakan cukup memuaskan. Hal ini ditunjukkan oleh data minat masuk Jurusan/Program Studi ini pada 3 (tiga) tahun terakhir (2013-2015), yaitu: 1620 orang calon mahasiswa, sementara yang diterima hanya sebesar 384 orang mahasiswa atau 23,70 % dari pemintaan masuk. Sekalipun secara kuantitas jumlah peminat masuk cukup tinggi, pihak Jurusan/Program Studi tetap melakukan upaya untuk memperkenalkan Jurusan/PS IABI ke berbagai pihak ke SMU dan SMK di seluruh Wilayah Propinsi Nusa Tenggara Timur khususnya melalui kegiatan pengawasan Ujian Nasional SMA/SMK pada setiap tahun. Informasi tentang pentingnya bidang IABI disampaikan oleh dosen Jurusan/Program Studi, alumni yang bertugas diberbagai instansi/lembaga baik yang tersebar di Kabupaten/Kota dalam wilayah provinsi
NTT, nasional (BI Jakarta), Bank Swasta Nasional (Lippo), maupun yang bekerja di Luar Negeri khususnya RDTL. Promosi ke sekolah-sekolah yang tersedia Jurusan/Program Studi IPS/Bahasa dilengkapi dengan informasi melalui leaflet, dilakukan secara kontinu selain dijaring melalui Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN), Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) dan Jalur Mandiri. Melalui mahasiswa dan alumni Jurusan/PS IABI yang berasal dari berbagai daerah di Nusa Tenggara Timur, kegiatan magang mahasiswa, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersama dosen. Selain itu, promosi dilakukan melalui website Undana (www.undana.ac.id) dan Blog Jurusan/PS IABI, dan berbagai event(perlombaan, pertandingan, dan Kemah Kerja Bakti Mahasiswa) yang melibatkan dosen dan mahasiswa serta stakeholder eksternal.
2. Upaya peningkatan mutu manajemen:
Perhatian terhadap pimpinan Jurusan/PS IABI terhadap peningkatan mutu manajemen sangat baik, karena disadari sepenuhnya bahwa manajemen memiliki keterkaitan yang kuat dengan sistem pengelolaan lainnya. Upaya peningkatan mutu yang sudah terlaksana adalah sistem layanan pada semua tugas Jurusan/Program Studi terutama tugas akademik. Upaya peningkatan mutu manajemen dimaksud adalah:
a. Peningkatan kinerja dosen dalam proses belajar mengajar yaitu: menyediakan buku ajar/bahan ajar/modul, tatap muka dengan mahasiswa 14 kali perkuliahan tata-tertib, (surat) permintaan soal dan nilai ujian (Lampiran 2.12).
b. Kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan memenuhi 80% dari seluruh kehadiran dosen (14x), dan 2 kali pertemuan ujian (UTS dan UAS), merupakan persyaratan akademik dan administratif yang harus dipenuhi setiap mahasiswa hingga akhir masa studi. (Lampiran 2.13).
c. Melakukan monitoring dan evaluasi berkala terhadap proses pembelajaran dan menindaklanjuti hasilnya
d. Jurusan/PS IABI selalu menyelenggarakan rapat rutin untuk membahas dan mengevaluasi mengenai proses belajar mengajar.
pelayanan akademik dan pelayanan non-akademik kepada mahasiswa, sehingga standar yang telah disusun dapat tercapai.
3. Upaya Untuk Peningkatan Mutu Lulusan:
Melalui koordinasi dari Jurusan/PS IABI, maka semua dosen senantiasa berupaya mengembangkan diri agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas dilakukan dengan cara menghimpun informasi yang seluas-luasnya dari banyak pihak seperti stakeholders dan akademisi/praktisi. Upaya-upaya nyata yang dilakukan untuk meningkatkan mutu lulusan adalah:
a. Mengembangkan relevansi kurikulum, misalnya pertemuan dengan pakar dan asosiasi Ilmu Administrasi (IABI). Dijelaskan padaLampiran 2.14.
b. Menerapkan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) yang dilakukan dengan berpedoman pada hasil studi pelacakan dan kebutuhan pasar akan tenaga kerja di bidang IABI berdasarkan kualifikasi kompetensi yang dibutuhkan pengguna lulusan tanggapan pengguna lulusan (Lampiran 2.15).
c. Mengikutsertakan mahasiswa dalam kegiatan magang agar mahasiswa memiliki pengalaman ketrampilan, adaptasi sikap, perilaku dan penghayatan pengetahuan di dunia kerja dalam rangka memperkaya pengetahuan, pengalaman, sikap, dan ketrampilan dalam bidang ilmu Administrasi Bisnis. Kegiatan magang dilakukan di perusahaan atau organisasi bisnis, antara lain: Bank BRI Cabang Utama Kupang, PT Telkom Cabang Kupang, KPN Kupang, PDAM Kupang, PT Angkasa Pura, BKM-UPK P2KP Kota Kupang, So,e dan Atambua, Prima Foto, Toko Buku Suci Kupang, Toko Buku Gramedia Kupang, PT Asuransi Jasa Raharja, Kantor Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi NTT, dan BPR TLM Kupang, BPR Krista Jaya, PT PLN Cabang Kupang..
d. Melengkapi dan membenahi fasilitas laboratorium bisnis sehingga layak dan memadai digunakan untuk menunjang tingkat pengetahuan dan ketrampilan mahasiswa dan membantunya dalam melakukan penelitian guna penyelesaian studinya di Jurusan/PS IABI.
e. Mengikutsertakan mahasiswa dalam kegiatan kuliah umum atau seminar yang disampaikan oleh pakar atau praktisi di bidang IABI atau bidang-bidang ilmu terkait sebagai pendukung dan penunjang, baik pada tingkat fakultas maupun pada tingkat universitas.
f. Mengikutsertakan mahasiswa pada berbagai kegiatan pelatihan di bidang Ilmu Adminsitrasi Bisnis yang diselenggarakan oleh Jurusan/Program Studi dan fakultas, dan Pelatihan Kewirausahaan Mahasiswa (PKM) yang diselenggarakan Jurusan/Program Studi dan Universitas (Program Mahasiswa Wirausaha-PMW)
g. Mengikutsertakan mahasiswa dalam kegiatan penalaran seperti program kreativitas mahasiswa, pemilihan mahasiswa berprestasi dan lomba karya tulis ilmiah baik tingkat fakultas dan universitas, serta mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti seminar porposal dan hasil penelitian mahasiswa.
h. Melibatkan dan mengikutsertakan mahasiswa dalam kegiatan olah raga dan seni seperti olah raga futsal, sepak bola, bola voli, paduan suara, tari dan band, serta kegiatan kerohanian.
i. Melibatkan mahasiswa dalam kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang dilakukan oleh dosen.
4. Pelaksanaan dan Hasil Kerjasama Kemitraan:
Berbagai upaya kerjasama kemitraan dengan berbagai pihak terus dilakukan oleh Jurusan/PS IABI. Salah satu kendala utama yang dihadapi Jurusan/Program Studi adalah pihak yang diajak bekerjasama (terutama pemerintah daerah, BUMN/D dan BUMS) – secara kelembagaan - tidak bisa menjalin kerjasama sama secara langsung dengan Jurusan/Program Studi, sehingga kerja kemitraan selama ini dilaksanakan melalui Fakultas atau melalui Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. Karena itu, yang terjadi adalah kerjasama Jurusan/PS IABI dengan para pihak dilaksanakan melalui ketiga lembaga tersebut, di mana para dosen Jurusan/PS IABI terlibat secara langsung dalam kerjasama tersebut. Selain itu pada kerjasama kemitraan di tingkat Universitas Nusa Cendana dan FISIP Undana. Jurusan/Program Studi berperan sebagai penyedia tenaga profesional; yaitu dosen yang memiliki bidang ilmu yang dapat mendukung kerjasama dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Jurusan/Program Studi berperan sebagai penyedia tenaga profesional; yaitu dosen yang memiliki bidang ilmu yang dapat mendukung kerjasama dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Berbagai bentuk kerjasama yang berhasil direalisasikan adalah:
1. Kerjasama dengan Kabupaten Kupang dalam kegiatan Penyusunan RPJMD Kabupaten Kupang 2009-2013, Kupang
2. Kerjasama dengan Kabupaten Kupang dalam kegiatan Penyusunan RPJP Kabupaten Kupang, 2005-2025, Kupang
3. Kerjasama dengan Bank Indonesia, Kantor Perwakilan Provinsi NTT dalam kegiatan Survey Komoditi/Produk/Jenis Usaha Unggulan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Provinsi NTT- 2013
4. Kerjasama dengan Kabupaten Alor dalam rangka membuat Model Pengembangan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) di Kab. Alor 5. Kerjasama dengan Bank Indonesia, Kantor Perwakilan Provinsi NTT untuk
melakukan Penelitian : Daya tarik Investasi di Provinsi NTT, - 2014
6. Kerjasama dengan BKPM NTT dalam melakukan Analisis Pemetaan Potensi dan Peluang Investasi (MAPPING) empat kabupaten di daratan Sumba (2013) 7. Kerjasama BPMPD Kabupaten Flores Timur dalam melakukan Evaluasi
Pelaksanaan Program Gerakan Membangun Ekonomi Masyarakat di Kabupaten Flores Timur - 2015
8. Kerjasama dengan Bank Indonesia, Kantor Perwakilan Provinsi NTT untuk Penyusunan Master Plan Pengembangan Pendidikan di Kabupaten Alor -2015 9. Kerjasama Pengembangan Pendidikan dengan PT. GAIDO Group – 2015 10. Kerjasama BKKBN Pusat dan PSKK UGM serta Badan Perwakilan BKKBN
Propinsi NTT dan Pusat Studi Kependudukan Universitas Nusa Cendana
11. Kerjasama dengan Pemerintah Kabupaten Kupang dalam Kepengurusan Koalisi Indonesia untuk Kependudukan dan Pembangunan Kabupaten Kupang, 2012-saat ini
12. Kerjasama dengan Pemerintah Kabupaten Kupang untuk Kegiatan Pendamping Desa Unggul Berwawasan Kependudukan dan Keluarga Berencana serta Kampung Keluarga Berencana, 2016 (Juni)
5. Upaya dan Prestasi Memperoleh Dana Hibah Kompetitif:
Sebelumnya Jurusan/PS IABI pernah mendapat Hibah SP4, PHK-A2 (2004-2008). Setelah tahun-tahun tersebut tidak ada lagi hibah kompetisi yang diikuti karena secara institusi semua skema hibah yang diikuti selalu didahului oleh
petunjuk dari universitas ke fakultas untuk diinformasikan ke tiap Jurusan/Program Studi di faklutas untuk ditindaklanjuti. Dengan demikian, dalam rangka meningkatkan kegiatan penelitian dan pengembangan dosen, maka para dosen memanfaatkan peluang dana dari Dirjen Perguruan Tinggi (DIKTI) untuk melaksanakan kedua kegiatan yang ada, dan kerjasama dengan berbagai lembaga dan pemerintah daerah dalam berbagai bentuk kegiatan.
