KELOMPOK KERJA
Kelompok Kerja / Pokja mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam melaksanakan paket pekerjaan lelang. Yang mana pokja telah dipilih oleh ULP untuk sebuah paket pekerjaan, maka harus melaksanakan mulai awal setting data dan dokumen lelang, sampai dengan penetapan pemenang.Pokja mendapatkan akses login (username dan default password) dari ULP. Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id
Kemudian klik ( ), memasukkan username dan password yang telah didapatkan dari ULP,
Kemudian klik ( ), sehingga akan muncul menu utama Pokja,
Pada menu utama Pokja, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu : 1. Home
Pada menu ini, Pokja dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh ULP dan menjadi tanggung jawab Pokja yang bersangkutan untuk diproses lebih lanjut.
Tugas awal yang harus dilakukan oleh Pokja adalah melakukan setting data lelang dengan klik ( ),
pada menu buat lelang, Pokja melakukan setting terhadap data : a) bidang b) sub bidang c) jenis pelelangan d) metode e) penetapan pemenang
f) jenis kontrak yang meliputi : cara pembayaran, pembebanan tahun anggaran dan sumber pendanaan
g) syarat kualifikasi h) jadwal lelang i) dokumen lelang
j) untuk jenis pekerjaan prakualifikasi, selain isian data diatas, juga perlu dilakukan setting terhadap data bobot yang mencakup prosentase bobot teknis dan bobot biaya,
k) serta dokumen prakualifikasi yang dibedakan dari dokumen lelang, karena yang dapat melihat dan mendownload dokumen lelang adalah penyedia jasa konsultansi yang telah lulus evaluasi prakualifikasi,
Setelah semua data terisi, selanjutnya Pokja klik ( ), kemudian akan muncul dialog box,
klik ( ) agar selanjutnya paket pekerjaan dicek oleh ULP, untuk dapat disetujui dan diregisterkan ke suatu periode lelang.
Apabila paket pekerjaan sudah diregisterkan oleh ULP ke suatu periode lelang, maka Pokja selanjutnya menyetujui pakta integritas sebagai bentuk persetujuan pelaksanaan lelang,
Jika data dan dokumen sudah final, selanjutnya Pokja, klik ( ) sehingga akan muncul konfirmasi,
selanjutnya Pokja klik ( ),
Dan agar paket terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia barang/jasa yang berminat, maka selanjutnya tugas PPKm untuk mengumumkan paket pekerjaan.
Setelah lelang berjalan, sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan, maka jika penyedia barang/jasa sudah melakukan register terhadap paket pekerjaan, melihat dan mempelajari dokumen pengadaan.
AANWIZJING / PEMBERIAN PENJELASAN (prakualifikasi dan pascakualifikasi)
jika ada yang ditanyakan dari penyedia barang/jasa, maka dapat disampaikan melalui aplikasi pada tahapan penjelasan dokumen prakualifikasi (untuk pekerjaan yang menggunakan metode kualifikasi prakualifikasi) atau pemberian penjelasan (untuk pekerjaan dengan metode kualifikasi pascakualifikasi), yang selanjutnya dapat dijawab oleh Pokja melalui menu daftar paket,
klik ( ) yang ada pada sebelah kanan atas,
maka akan muncul semua pertanyaan yang diajukan oleh penyedia barang/jasa yang berminat terhadap paket pekerjaan tersebut. Dan untuk menjawab pertanyaan tersebut, klik ( ),
jika ada dokumen yang ingin diupload untuk mendukung jawaban/penjelasan, dapat dilakukan dengan klik ( ),
pilih file yang dibutuhkan, kemudian klik ( ),
maka file akan menambah di attachment, kemudian klik ( ),
maka jawaban/penjelasan dari Pokja akan masuk dalam bagian penjelasan, serta dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang berminat/telah register pada paket pekerjaan tersebut.
Dan jika jawaban dari Pokja dirasa belum jelas, maka penyedia barang/jasa dapat memberikan pertanyaan lagi, selama masih dalam tahapan penjelasan dokumen prakualifikasi atau pemberian penjelasan.
Setelah proses pemberian penjelasan selesai (penjelasan prakualifikasi dan atau penjelasan lelang), maka selanjutnya Pokja melakukan upload addendum pada menu yang telah disiapkan,
PEMBUKAAN PENAWARAN
Setelah tahapan penjelasan selesai, selanjutnya masuk tahapan pemasukan dokumen kualifikasi dan atau dokumen penawaran oleh penyedia barang/jasa.
Dan Pokja melakukan pembukaan dokumen penawaran dan atau pembuktian kualifikasi.
a) PRAKUALIFIKASI DUA SAMPUL / DUA FILE
Pada lelang dengan prakualifikasi, tahapan yang dilakukan adalah pembuktian kualifikasi setelah penyedia jasa konsultansi mengirimkan dokumen kualifikasi.
Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan cara klik ( )
kemudian masuk pada “Evaluasi Kualifikasi”, melakukan evaluasi untuk setiap peserta dengan klik pada nama perusahaan,
maka akan muncul persyaratan kualifikasi yang telah disetting awal oleh Pokja, kemudian Pokja melihat data kualifikasi yang dikirim peserta dengan cara klik ( ) dan melakukan ceklist ada atau tidak
terpenuhinya persyaratan oleh peserta dengan memberikan tanda ( ) kemudian ( ), sehingga hasil evaluasi kualifikasi dari setiap peserta akan dapat dilihat, lulus atau tidaknya peserta tertentu, dan Pokja mengisikan skor serta memberikan tanda apakah peserta lelang masuk dalam daftar pendek ataukah tidak.
Jika peserta tidak lulus, maka Pokja harus mengisikan alasan pada kolom “alasan”,
kemudian klik ( ), sampai ada keterangan hasil tersimpan.
Untuk peserta yang lulus evaluasi kualifikasi, maka selanjutnya Pokja melakukan penetapan dan pengumuman hasil prakualifikasi.
Setelah hasil prakualifikasi diumumkan, maka selanjutnya penyedia jasa konsultansi yang lulus prakualifikasi memasukkan sampul I yang berisi dokumen administrasi dan teknis, serta sampul II yang berisi dokumen harga. Pada tahapan pembukaan sampul I, terlebih dahulu Pokja melakukan pembukaan dokumen penawaran sampul I dan II melalui aplikasi APENDO panitia,
kemudian Pokja melakukan evaluasi administrasi,
melakukan centang/cek pada peserta yang lulus dan mengisikan alasan bagi peserta yang tidak lulus pada evaluasi, kemudian klik ( ), sampai muncul keterangan bahwa evaluasi telah tersimpan.
Pokja melakukan evaluasi teknis, untuk peserta yang lulus evaluasi administrasi, dengan cara mengisikan skor teknis dan centang, jika lulus.
Kemudian klik ( ), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi telah tersimpan,
untuk selanjutnya ditetapkan dan diumumkan hasil evaluasi teknis, dengan
klik pada ( ),
kemudian, Pokja melakukan evaluasi sampul II (evaluasi harga) untuk peserta yang lulus evaluasi sampul I (administrasi dan teknis),
mengisikan harga penawaran, harga terkoreksi, skor biaya dan centang jika peserta lulus, serta isi alasan jika peserta tidak lulus, kemudian klik ( ), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi harga / evaluasi biaya telah tersimpan.
kemudian klik ( ).
kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali pada tahap evaluasi akhir,
kemudian klik ( ),
melakukan konfirmasi OK ( ), terhadap penetapan dan
pengumuman pemenang lelang,
Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file dalam bentuk .pdf, melalui ( ).
b) PASCAKUALIFIKASI SATU SAMPUL / SATU FILE
Pada lelang dengan metode pascakualifikasi, tahapan yang dilakukan oleh Pokja setelah peserta memasukkan dokumen penawaran adalah,
Membuka dokumen kualifikasi, dengan klik “tabel kualifikasi”
sehingga akan tampil dokumen kualifikasi peserta,
setelah melakukan pembukaan dokumen kualifikasi, selanjutnya Pokja melakukan pembukaan penawaran melalui APENDO panitia,
dengan mendownload file “penawaran.rhs” dan disimpan pada suatu folder.
User id dan password yang digunakan pada aplikasi APENDO, berbeda dengan user id dan password yang digunakan untuk login pada SPSE.
Untuk login pada aplikasi APENDO panitia, menggunakan user id default
lpselkpp dan password panitialpse.
Pada halaman ini, ada beberapa field yang harus diisi oleh Pokja, antara lain : user id adalah user id baru yang dikehendaki;
password lama adalah password lama dari akses login APENDO;
password baru adalah isian password baru yang dikehendaki (minimal 8 karakter);
konfirmasi adalah isian untuk memasukkan ulang password baru;
jika anda lupa password atau user id adalah fasilitas untuk mendapatkan kembali user id dan password APENDO, dengan cara memilih pertanyaan 1, pertanyaan 2, pertanyaan 3 beserta jawabannya untuk mengkonfigurasi lupa user id dan password APENDO.
file yang mempunyai ekstensi *.rhs
klik ( ),
Pada APENDO 3.1 dapat melakukan dekripsi lebih dari 1 file,
untuk menghapus file yang akan didekripsi, Pokja terlebih dahulu memilih file yang akan dihapus, kemudian klik ( )
kemudian, untuk melanjutkan proses dekripsi, Pokja klik ( ), sehingga sistem akan meminta kunci private dokumen,
private dokumen dapat digunakan untuk membuka penawaran lebih dari 1 penawar.
Kemudian dipaste pada APENDO,
dan klik ( ), sehingga akan muncul konfirmasi dekripsi dokumen lelang,
dimana file *.rhs disimpan.
Setelah pembukaan penawaran melalui APENDO selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja masuk pada tahapan “memasukkan harga penawaran” di SPSE, berdasarkan dokumen penawaran peserta,
klik ( ),
fasilitas isian harga penawaran dan harga terkoreksi belum akan aktif (bisa diisi), sebelum Pokja mengupload SPH semua penawar yang muncul pada tahapan pemasukan penawaran.
jika semua penawar sudah diupload dan kirim SPH, kemudian klik ( )
mengisikan harga penawaran dan harga penawaran terkoreksi untuk penawar, dan selanjutnya klik ( ),
sampai muncul keterangan bahwa “data harga penawaran peserta telah tersimpan”, dan otomatis urutan penawar dari harga penawaran terendah. Pada aplikasi ini, peserta yang tidak memasukkan penawaran, tidak akan muncul pada halaman pemasukan harga penawaran.
Setelah proses memasukkan harga penawaran selesai dilakukan oleh Pokja, maka selanjutnya Pokja melakukan evaluasi terhadap dokumen peserta lelang dengan urutan : evaluasi administrasi, evaluasi teknis, evaluasi biaya/harga, evaluasi kualifikasi dan evaluasi akhir.
Pada evaluasi administrasi, Pokja melakukan centang (V) jika peserta lulus evaluasi, dan mengisikan alasan jika peserta tidak lulus evaluasi, kemudian klik ( )
Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, selanjutnya Pokja melakukan evaluasi teknis.
Peserta yang masuk ke dalam evaluasi teknis, hanya peserta yang lulus pada evaluasi administrasi
setelah dilakukan evaluasi teknis terhadap peserta yang lulus dengan memberi tanda centang (V), dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak lulus, kemudian klik ( ) ,
Selanjutnya, dilakukan evaluasi harga/evaluasi biaya. Hanya peserta yang lulus pada evaluasi teknis yang masuk pada evaluasi biaya/evaluasi harga,
pada evaluasi harga, Pokja memberikan tanda centang (V) untuk peserta yang lulus evaluasi dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak lulus evaluasi, kemudian klik ( ).
selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara evaluasi penawaran,dengan klik ( ) kemudian klik ( )
Evaluasi kualifikasi, berbeda dengan evaluasi yang lain. Pada evaluasi kualifikasi, Pokja melakukan ceklist terhadap persyaratan kualifikasi yang telah ditetapkan pada awal proses lelang, untuk masing – masing penawar, dengan klik pada nama perusahaan, misalnya klik ( ),
kemudian klik ( ).
Jika tahapan evaluasi administrasi sampai evaluasi kualifikasi sudah selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara hasil pelelangan,klik ( ) kemudian klik ( ).
kemudian klik ( ),
kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali pada tahap evaluasi akhir,
klik ( ),sehingga muncul konfirmasi penetapan pemenang,
selanjutnya klik ( )
Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,
kemudian klik ( ), sehingga akan muncul keterangan bahwa “undangan telah dikirim”.
Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file dalam bentuk .pdf, melalui ( ).
Jika proses lelang sudah selesai sampai dengan penetapan dan pengumuman pemenang, berikutnya wewenang Pokja adalah menjawab sanggahan.
Sanggahan yang dimaksud adalah :
➢ sanggahan terhadap hasil prakualifikasi (untuk metode 2 sampul/2 file); ➢ sanggahan terhadap pemenang (untuk merode 1 sampul/1 file).
kemudian akan muncul,
mengisikan uraian balasan, upload file pendukung dengan klik
( ) dan klik ( ).
Membatalkan lelang dan mengulang lelang, dapat dilakukan jika proses lelang yang telah selesai mendapatkan kendala dalam pelaksanaan selanjutnya.
Dengan cara klik ( ),
mengisikan alasan pembatalan paket pekerjaan, kemudian klik ( ) untuk membatalkan paket pekerjaan atau klik
dan status paket pekerjaan adalah “lelang ditutup”
Jika ada permintaan dilakukan evaluasi ulang dari SKPD atau adanya sanggahan yang terbukti benar dan mengharuskan dilakukan evaluasi ulang,
dan setelah Pokja klik ( ),yang otomatis Pokja akan diarahkan pada halaman ubah jadwal, karena Pokja harus menyusun kembali jadwal mulai evaluasi penawaran sampai dengan penandatanganan kontrak.
3. Penyedia
Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik “Penyedia”, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/NPWP/email,
selanjutnya klik ( ),
setelah isian yang wajib diisikan, maka Pokja klik ( ) agar selanjutnya usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA.
4. Log Akses
Melalui menu ini, Pokja dapat melihat aktivitas user Pokja dilakukan kapan dan dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang Pokja merasa tidak melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
5. Ganti Password
Password default yang didapatkan Pokja dari ULP, dapat diubah setelah Pokja login pertama kali, dengan melalui menu ( ),
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki, mengulang isian password baru, dan klik ( ),
sehingga untuk proses selanjutnya dalam pengadaan barang/jasa, Pokja menggunakan password yang baru.
