ANALISA PENGGUNAAN VIRTUAL ACCOUNT PADA SISTEM PEMBAYARAN KULIAH DI UNIVERSITAS PARAMADINA
Ardie Ramadhana, Teknik Informatika 2010 NIM. 210000004
Abstract
The purpose of this study was to recommended the use of virtual account for tuition payment system . Tuition payment is done manually and the process of verification of payment requires considerable time and systems that are not integrated with each other in all of departments that involved. This research provides an option to improve the system so that the process can take a lecture payments quickly, accurately and efficiently.
Key words: Tuition payment, Payment Method, Accounting, Banking System
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian Universitas Paramadina yang termasuk pada universitas swasta yang memiliki kebijakan tersendiri dalam hal pengelolaan dana operasional perkulihan yang mengacu pada peraturan universitas. Pembayaran perkuliahan tersebut biasa dilakukan sebelum semester baru dimulai dan tepatnya saat mahasiswa telah selesai melakukan
pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) dan KRS tersebut telah mendapat persetujuan atau approval dari dosen pembimbing mahasiswa terkait, barulah pembayaran perkuliahan tersebut dapat dilakukan.
Pembayaran perkuliahan di Universitas Paramadina, memiliki sedikit perbedaan diantara universitas lainnya yakni dilakukan secara manual dan juga melalui 5 tahapan yang harus ditempuh sampai proses pembayaran
perkuliahan tersebut selesai. Berikut gambaran proses pembayaran
perkuliahan di Universitas
Paramadina :
Gambar Alur pembayaran perkuliahan saat ini
Berdasarkan gambaran di atas terdapat beberapa kendala yang dapat terjadi antara lain :
a. Membutuhkan waktu 1 sampai dengan 2 jam dikarenakan harus melalui tahapan-tahapan yang ada.
b. Atas dasar kepastian
pembayaran dan ketepatan data sehingga mengharuskan mahasiswa
mengurus langsung sendiri
pembayaran perkuliahan.
c. Dapat terjadi kesalahan pada saat penginputan data pembayaran. Penginputan yang dilakukan oleh staf berdasarkan buku bukti pembayaran yang diisikan oleh mahasiswa.
Yang menjadi permasalahan utama yakni mahasiswa harus melalui prosedur atau alur tersebut sampai proses pembayaran perkuliahan dinyatakan selesai dan tidak mendapatkan kepastian bahwa proses telah selesai dan sering terjadi kesalahpahaman antara mahasiswa dengan bagian keuangan Universitas Paramadina. Hal ini menjadi perhatian penulis untuk melakukan penelitian akan kompleksitas dari pembayaran perkuliahan secara manual tersebut. Proses yang berjalan saat ini telah berjalan cukup baik. Namun, efisiensi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses tersebut lah yang ingin diteliti oleh penulis sehingga dengan dilakukannya
penelitian ini diharapkan
permasalahan efisiensi waktu tersebut dengan IT.
2. LANDASAN TEORI
Menurut Biro Teknologi Informasi Universitas Katolik Parahyangan (2007) :
Sistem Pembayaran Online (Online Payment) merupakan bagian dari Sistem Informasi Keuangan. Saat ini, sistem Online Payment ini memanfaatkan layanan Virtual Account dengan menggunakan Bank tertentu. Agar sistem bersifat online, Instansi bersama-sama dengan pihak Bank membangun sistem komunikasi data dengan infrastruktur leased line, koneksi langsung dari server-ke-server. Untuk menjamin keakuratan pengiriman data, protokol komunikasi yang digunakan adalah protokol standar internasional. Dengan sistem ini, pembayaran biaya kuliah dapat dilakukan oleh para mahasiswa dan orang tua dari ATM, internet banking, sms banking dari bank-bank utama di Indonesia. Dengan kata lain, sistem dapat diakses dari mana saja dan kapan saja - 7/24 (any where, any time) dengan mudah. Setiap transaksi pembayaran mahasiswa yang dilakukan via ATM, internet dan sms
banking akan masuk dalam database Instansi dalam waktu 40 detik. Dengan sistem ini, dapat menjamin keakuratan pembayaran mahasiswa karena Sistem menerapkan metode full payment, dimana transaksi pembayaran yang diterima Sistem hanya yang sesuai dengan tagihan pembayaran.
2.1. Bank
Terdapat beberapa pendapat mengenai definisi atau pengertian bank. Menurut Undang-Undang Nomor 10 tahun 1998 tentang perbankan, bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkannya dalam bentuk kredit atau dalam bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak.
Saat ini bank telah banyak melakukan inovasi terhadap layanan yang diberikan pada pelanggannya untuk memberikan kemudahan serta kenyamanan dalam melakukan transaksi dan pencacatan. Memberikan pelayanan terhadap mekanisme pembayaran atau transaksi atau transfer dana merupakan salah satu fungsi penting yang dilakukan oleh
bank. (Reed, Cotler, Gill, & Smith, 1976:3)
Inovasi-inovasi yang dilakukan juga dikarenakan adanya tren yang berubah pada saat ini yang menjadikan bank lebih produktif dan lebih kreatif dalam melayani nasabahnya. (Puspopranoto, 2004)
2.2. Virtual Account
Menurut Bank BNI pada websitenya, Virtual Account adalah nomor identifikasi pelanggan perusahaan yang dibuka oleh Bank atas permintaan perusahaan untuk selanjutnya diberikan oleh perusahaan kepada pelanggannya (perorangan maupun non perorangan) sebagai No Rekening Tujuan penerimaan (collection).
Jadi dengan menggunakan fitur ini, transaksi akan lebih mudah dan cepat dilakukan karena melalui proses identifikasi yang terintegrasi dengan sistem. Berdasarkan keterangan pada website bank Mandiri, adapun manfaat dari virtual account adalah :
a. Bagi
Perusahaan/Lembaga/Biller diberi
pilihan untuk dapat menggunakan akses melalui seluruh channel Bank. b. Bagi end user / mitra usaha / pelanggan diberi kemudahan untuk membayar melalui seluruh channel Bank.
c. Waktu Implementasi yang singkat.
d. Perusahaan/Lembaga/Biller dapat merekonsiliasi hasil pembayaran tagihan dengan cepat dan akurat.
e. Mempercepat collection
tagihan kepada end user/mitra usaha. f. Hasil transaksi dapat di lihat secara online melalui CMS Bank terkait atau melalui email.
g. Mitra Biller tidak diharuskan memiliki rekening di Bank.
h. Memastikan kebenaran
informasi (identitas pembayar) yang masuk ke rekening perusahaan
Analisa Penggunaan Virtual Account di Berbagai Universitas di Indonesia
Beberapa Universitas yang ada di Indonesia sudah menerapkan sistem
pembayaran perkuliahan menggunakan sistem ini seperti : Universitas Indonesia, Universitas Padjajaran Bandung, Institut Teknologi Telkom, Universitas Parahyangan dan berbagai universitas lainnya. Terdapat perbedaan pada proses pembayaran di setiap universitas namun dalam proses
verifikasi pembayarannya
menggunakan virtual account.
Adapun manfaat yang didapat oleh universitas yang telah menggunakan virtual account antara lain :
a. Universitas dapat
melakukan rekonsiliasi hasil pembayaran tagihan dengan cepat dan akurat
b. Mempercepat collection tagihan atau pembayaran perkuliahan oleh mahasiswa. c. Hasil transaksi dapat dilihat secara online melalui CMS bank terkait atau melalui email
d. Memastikan kebenaran informasi (identitas mahasiswa) yang masuk ke rekening universitas
Sedangkan bagi mahasiswa, keuntungan yang didapat dengan adanya penggunaan virtual account adalah :
a. Mahasiswa diberi
kemudahan melakukan
pembayaran melalui seluruh chanel bank.
b. Mahasiswa dapat
melakukan pembayaran kapan saja dan dimana saja.
c. Mahasiswa tidak perlu menyerahkan bukti pembayaran kepada universitas.
ANALISA
Analisa Kebutuhan Universitas Akan Penggunaan Virtual Account
Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan pendekatan deskriptif yakni analisis kerja dan aktivitas. Pendekatan ini dipilih karena hasil penelitian ini nantinya diharapkan dapat memberikan rekomendasi – rekomendasi untuk keperluan ke masa yang akan datang.
Analisis data dilakukan berdasarkan permasalahan yang ada pada proses pembayaran perkuliahan tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf divisi IT Universitas Paramadina, bagian keuangan universitas menggunakan bantuan aplikasi keuangan atau finance information system yang menjadi pusat pengumpulan serta pengolahan data keuangan universitas. Namun, terkait dengan proses pembayaran perkuliahan di Universitas Paramadina pada saat ini dilakukan secara manual atau tanpa adanya bantuan teknologi dalam bidang financial dan perbankan seperti fasilitas virtual account.
Virtual account menggantikan
pelaporan data pembayaran
perkuliahan oleh mahasiswa yang sebelumnya dikerjakan oleh staf keuangan. Dengan menggunakan virtual account, keuangan Universitas akan mendapatkan data laporan dan langsung meng-upload data tersebut ke dalam sistem FIS. Berikut gambaran hubungan virtual account dengan FIS:
Gambar Gambar hubungan virtual account dengan finance information
system Universitas Penjelasan gambar :
1. Mahasiswa melakukan
pembayaran dengan menggunakan nomor khusus virtual account.
2. Setelah melakukan pembayaran pihak bank menyimpan data tersebut dan dikumpulkan menjadi bentuk laporan.
3. Laporan pembayaran yang berisikan data pembayaran yang
dilakukan mahasiswa. Data tersebut terdiri dari nomor unik virtual account serta keterangan di dalamnya.
4. Keuangan Universitas
mengunduh laporan tersebut.
5. Keuangan Universitas
mengunggah file laporan tersebut ke
dalam sistem keuangan
universitas(FIS)
6. FIS menerima data laporan dan mengolahnya untuk dijadikan salah
satu laporan keuangan
Universitas(Laporan pembayaran perkuliahan)
7. Laporan tersebut dihasilkan dalam bentuk buku besar yang disebut dengan account receivable ledger yang berisikan data keuangan seluruh mahasiswa.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses pembayaran perkuliahan yang sedang berjalan pada saat ini telah benar, namun terdapat solusi yang dapat meningkatkan efisiensi proses pembayaran perkuliahan tersebut.
Adapun permasalahan yang terjadi adalah kesulitan dalam proses
verifikasi dalam melakukan
sinkronisasi antara jumlah biaya perkuliahan yang dibayarkan mahasiswa (yang tertera pada struk yang dikumpulkan) dengan pihak bank, apakah mahasiswa tersebut membayarkan sesuai dengan jumlah sks yang diambil pada semester tersebut atau terjadi kekurangan dan kelebihan pembayaran.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Keuangan Universitas Paramadina, Ibu Emi Rotua, Universitas belum memiliki fasilitas atau fitur virtual account baik untuk keperluan universitas maupun bagi mahasiswanya dalam melakukan pembayaran perkuliahan. Universitas telah merencanakan penggunaan fitur ini sejak tahun 2006 dan telah melakukan penelitian dan diskusi dengan pihak bank pada tahun 2010. Namun, pada tahun 2006 universitas bukan mencanangkan penggunaan virtual account melainkan unified bank payment atau berbagai macam fasilitas pembayaran.
Masalah lainnya adalah pihak universitas yang saat ini bekerja sama dengan Bank Mandiri dalam masalah pembayaran perkuliahan, tidak dapat
menggunakan fasilitas virtual account milik Bank Mandiri dikarenakan Universitas tidak memenuhi ketentuan yang dimiliki Bank Mandiri dalam penggunaan virtual account. Bank Mandiri memiliki standar-standar yang telah ditetapkan bagi instansi atau perusahaan yang ingin memiliki fitur ini. Diantaranya adalah : Kurangnya jumlah transaksi yang terjadi pada universitas dalam pembayaran perkuliahan dikarenakan jumlah mahasiswa yang sedikit. Universitas dapat menggunakan fitur ini namun akan ada beberapa permasalahan yang timbul.
Menurut ibu Emi, jika universitas menerapkan sistem tersebut dan setiap mahasiswa memiliki account yang digunakan dalam pembayaran perkuliahan, maka pihak bank akan mengenai biaya tambahan setiap transaksi. Hal tersebut akan memberatkan mahasiswa karena harus membayar biaya tambahan tersebut.
Namun, berdasarkan
keunggulan yang dimiliki oleh penggunaan virtual account dan melihat beberapa universitas yang telah menggunakan fasilitas ini, dengan menggunakan virtual account,
nantinya mahasiswa dapat melompati beberapa tahapan metode pembayaran perkuliahan yang berjalan sekarang seperti :
1. Mahasiswa tidak harus memberikan salinan struk atau slip pembayaran.
2. Mahasiswa tidak harus melakukan verifikasi dengan
mengisi buku bukti
pembayaran perkuliahan
3. Mahasiswa dapat
melakukan pembayaran
perkuliahan dimana saja berada.
Hasil Analisa
Hasil yang didapat dari wawancara dengan pihak universitas akan kondisi dan kebutuhan penggunaan fasilitas virtual account pada proses pembayaran perkuliahan di universitas Paramadina, penggunaan fasilitas tersebut dianggap perlu dikarenakan akan mempermudah proses verifikasi. Proses verifikasi yang sebelumnya dilakukan oleh bagian keuangan universitas dialihkan ke Bank. Pengalihan ini akan
mempermudah dan mempercepat proses pembayaran serta dengan ketepatan yang pasti.
Sedangkan kesimpulan yang di dapat melalui wawancara dengan beberapa mahasiswa dari berbagai universitas di Indonesia adalah kemudahan dalam melakukan pembayaran.
Salah seorang mahasiswi ITT Telkom mengatakan sebagai berikut :
“Pastinya lebih mudah, karena dengan menggunakan fasilitas ini saya dapat melakukan pembayaran dimanapun, bisa transfer melalui atm atau e-banking dan bisa juga melalui teller” (Eka Desyana, wawancara, 18 Mei 2013)
Dan salah satu mahasiswi Universitas Padjajaran Bandung mengatakan :
“Jadi di sini setelah mengisi KRS, mahasiswanya melakukan pembayaran melalui cara apa saja ke rekening yang terdiri dari kode kampus dan NIM. Karena itu pembayaran kuliah menjadi lebih mudah lebih cepat prosesnya. Tidak perlu repot – repot datang ke kampus” (Amanda Karel, wawancara, 20 Mei 2013)
5. KESIMPULAN, SARAN DAN
REKOMENDASI
Dari pembahasan sebelumnya, berdasarkan hasil analisa dan pembahasan terhadap masalah yang ada maka di dalam penelitian terhadap efektivitas dan efisiensi penggunaan fasilitas virtual account dapat disimpulkan menjadi berikut :
a. Universitas belum
menggunakan fasilitas virtual account berdasarkan alasan yang telah dijelaskan sebelumnya.
b. Adanya standar yang dimiliki tiap-tiap bank dalam pengajuan penggunaan fasilitas tersebut.
c. Adanya kesulitan dalam melakukan proses verifikasi secara manual
d. Universitas tidak dapat menggunakan jasa Bank lain dikarenakan terikat kontrak dengan Bank Mandiri dalam pembayaran perkuliahan.
e. Universitas melihat perlunya penggunaan fasilitas tersebut karena akan mempermudah dan mempercepat proses pembayaran perkuliahan.
f. Fitur virtual account telah banyak digunakan pada proses
pembayaran perkuliahan di berbagai universitas di Indonesia
g. Fitur ini memberi kemudahan bagi mahasiswanya dalam melakukan proses pembayaran perkuliahan
Adapun saran bagi pihak universitas adalah :
a. Memenuhi seluruh persyaratan yang diberikan pihak bank dalam pengajuan penggunaan fasilitas virtual account
b. Bekerja sama dengan bank lain c. Mensosialisasikan penggunaan fasilitas tersebut kepada mahasiswa
Berdasarkan kesimpulan dan saran di atas maka diperoleh rekomendasi berikut :
a. Menambah jumlah transaksi
dengan menambah jumlah
mahasiswanya
b. Mengurangi biaya
pembangunan dan mengalokasikannya pada biaya penggunaan virtual account
c. Mengadakan perjanjian dengan pihak bank lain dalam pembayaran perkuliahan
d. Mengirimkan surat kepada orang tua dan melakukan sosialisasi dengan seluruh mahasiswa, melalui tiap-tiap program studi sehingga mahasiswa dapat mengetahui manfaat dan resiko yang didapat
DAFTAR PUSTAKA
Mardiyanto, H. (2011). Inti Sari Manajemen Keuangan. Jakarta: Grasindo.
Kementrian Keuangan Republik RI, Keputusan Mentri Keuangan RI (No. 476 KMK.01 1991)
Puspopranoto, S. (2004). Keuangan Pebankan dan Pasar Keuanga. Jakarta: Pustaka LP3ES.
Reed, E. W., Cotler, R. V., Gill, E. K., & Smith, R. K. (1976). Commercial Banking. New Jersey: Prentice Hall. Rotua, E. (2013, April 18).
Penggunaan Virtual Account di Universitas Paramadina. (A. Ramadhana, Interviewer)
Undang-Undang Dasar 1945 Nomor 10 tahun 1998 tentang perbankan
UNPAR, B. T. (2007). Sistem Informasi: Universitas Katolik Parahyangan. Retrieved April 20, 2013, from Universitas Katolik Parahyangan:
http://www.unpar.ac.id/bti/main.php? sub=100&sub_content=10008&PHPW EBMAILSESSID=d6ab48ea362520d5 166cb34ef8518239
