ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Agarindo Rasa Utama didirikan pada tahun 1989 oleh Bapak Junaidi Tjohjono. PT. Agarindo Rasa Utama ini memiliki kantor di Jl. Imam Bonjol. Kp. Bojong Larang nomor 9, RT 002 RW 004, Kelurahan Bojong Jaya, Kecamatan Karawaci, Tangerang.
PT. Agarindo Rasa Utama bergerak dalam bidang industri makanan. Barang yang diproduksi adalah tepung agar-agar. Selama kurang lebih lima tahun pertama, yaitu dari tahun 1989 sampai tahun 1994, PT. Agarindo Rasa Utama hanya menyalurkan tepung agar-agar tersebut ke industri makanan di Taiwan dan Korea. Tidak lama kemudian baru mulai dipasarkan ke industri makanan lokal. Industri makanan lokal yang membeli tepung agar-agar ini salah satunya adalah industri permen jelly. Permen jelly sangat digemari oleh anak-anak, sehingga permintaan mengalir sepanjang waktu. Tidak hanya itu, selain dipasarkan ke industri makanan lokal, tepung agar-agar ini juga dipasarkan secara retail dalam kemasan sachet. Saat itu, kemasan sachet ini hanya dipasarkan di luar Jakarta, dengan merek “Sassari” dan “Swan”. Pemasaran secara retail ini mendapat respon yang cukup baik dari konsumen, dan jumlah permintaan pun bertambah.
Seiring dengan berjalannya waktu, jumlah produksi PT. Agarindo Rasa Utama semakin ditingkatkan, demi memenuhi permintaan yang terus mengalir. Jenis permintaannya pun semakin bervariasi. Salah satu permintaan yang muncul adalah
sebagai penyedia media jaringan kultur untuk pembibitan tanaman dalam bidang Agro Bisnis, yang mana banyak digunakan sekarang ini. PT. Agarindo Rasa Utama berkembang dengan sangat pesat, didukung hasil produksi yang memiliki kualitas bermutu dan didukung dengan harga yang terjangkau.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.3 Tugas dan Wewenang
Tugas dan wewenang dari Direktur adalah:
• Bertanggung jawab atas pelaksanaan perusahaan secara umum Tugas dan wewenang dari Marketing Manager adalah:
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur • Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan Tugas dan wewenang dari Finance Manager adalah:
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Memilih dan mengangkat bagian Keuangan, Accounting, dan Administrasi
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Tugas dan wewenang dari Production Manager adalah:
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Memilih dan mengangkat bagian Production, Laboratory, Administrasi, dan Gudang
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Tugas dan wewenang dari Marketing staff adalah:
• Bertanggung jawab kepada Marketing Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Marketing Manager
Tugas dan wewenang dari Sales adalah:
• Bertanggung jawab kepada Marketing Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Marketing Manager
• Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan Tugas dan wewenang dari bagian Tax adalah:
• Bertanggung jawab kepada Finance Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager
Tugas dan wewenang dari bagian Administrasi adalah: • Bertanggung jawab kepada Finance Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager
• Mencatat dan mengatur semua administrasi yang ada Tugas dan wewenang dari bagian Accounting adalah:
• Bertanggung jawab kepada Finance Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manger
• Mencatat dan mengolah data transaksi yang ada • Menjaga keseimbangan antara setiap transaksi Tugas dan wewenang dari Production staff adalah:
• Bertanggung jawab kepada Production Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Production Manager
Tugas dan wewenang dari Laboratory staff adalah: • Bertanggung jawab kepada Production Manager
• Membuat tester
Tugas dan wewenang dari bagian Logistic adalah: • Bertanggung jawab kepada Production Manager
• Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Production Manager
• Mengontrol semua lalu lintas barang yang terjadi di gudang • Mencatat jumlah barang yang ada di gudang
3.4 Analisis Sistem yang Berjalan dan Solusi
Dalam masalah persediaan, banyak hal yang menjadi pertimbangan, umumnya adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan masalah biaya, contohnya masalah biaya pesan (ordering cost), biaya penyimpanan (holding cost), dan lain-lain.
Masalah persediaan juga sangat dipengaruhi oleh permintaan pada masa yang akan datang. Apakah permintaan yang akan terjadi pada masa mendatang melebihi dari perkiraan atau kurang dari perkiraan atau mungkin malah sesuai dengan perkiraan. Namun, sangat jarang terjadi permintaan yang terjadi tepat dengan apa yang diperkirakan. Karena itu, sangat diperlukan jumlah persediaan yang tepat agar pada saat terjadi permintaan perusahaan dapat memenuhi permintaan tersebut dengan segera dan tepat waktu. Untuk itu, perusahaan haruslah dengan tepat menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk memenuhi permintaan pasar, tetapi tidak merugikan perusahaan.
Dengan merancang program ini, diharapkan dapat memberikan pertimbangan mengenai jumlah persediaan yang optimal bagi perusahaan. Pertimbangan yang diberikan adalah pertimbangan secara teknis dan rasional dan tidak dipengaruhi kondisi pasar yang ada.
3.5 Alasan Digunakan Metode Wagner-Whitin
Setiap perusahaan pasti ingin dapat memenuhi permintaan pelanggannya dengan baik. Banyak cara dapat dilakukan dan salah satu cara yang sering menjadi fokus perusahaan adalah dengan mengatur masalah persediaan dengan baik. Dengan adanya persediaan yang baik, diharapkan perusahaan dapat memenuhi semua permintaan dari pelanggannya. Dengan adanya pengaturan persediaan yang baik dan optimal, perusahaan juga menginginkan agar lalu lintas barang di perusahaan itu berjalan dengan lancar agar
tidak merugikan perusahaan dalam berbagai macam masalah biaya, terutama mengenai masalah biaya penyimpanan. Perusahaan juga akan mengalami kerugian apabila barang yang disimpannya tidak tersalurkan sehingga terjadi kerusakan yang menyebabkan barang tersebut tidak dapat dijual.
Metode Wagner-Whitin ini memberikan masukan kepada perusahaan untuk melakukan persediaan yang optimal dalam hal biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Dengan metode ini sangat diharapkan agar perusahaan dapat menekan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sekecil-kecilnya. Dengan adanya penekanan biaya serendah-rendahnya dan juga jumlah persediaan yang optimal diharapkan perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik serta mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Berhubungan dengan masalah yang ada dan metode yang digunakan untuk menyelesaikannya, didapat model matematis sebagai berikut.
) ,..., , (D1 D2 Dn n D D D Qi= 1+ 2 +...+
Di dimana i = 1,2,...,n adalah data permintaan yang terjadi. h adalah besarnya holding cost.
A adalah besarnya ordering cost.
Qi adalah jumlah dari beberapa permintaan yang harus dibeli dalam satu periode. ⎪ ⎩ ⎪ ⎨ ⎧ + + + + + + + + + + + + = Z )Dn h ... (h Z )Dn h ... (h ) ( min n * 2 1 -n 2 3 2 2 * 1 1 -n 1 3 2 1 2 1 1 A D h A D h h D h A Zn
Untuk mendapatkan hasil Qi maka harus melakukan perhitungan biaya rata-rata Z(n) untuk pembelian beberapa periode ke depan sekaligus sampai dijumpai kondisi Z(n+1)>Z(n), maka nilai Qi didapat dengan penjumlahan jumlah permintaan dari awal periode perhitungan sampai periode m.
3.6 Gambaran Umum
Gambaran secara umum program yang saya buat adalah sebagai berikut:
Start Forecasting Input data Proses metode Wagner-Whitin Output data End
Seperti yang terlihat pada gambar di atas, secara garis besar, proses yang akan dilakukan adalah sebagai berikut.
• Input data akan dilakukan oleh user.
• Data-data berupa biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan jumlah periode diperlukan untuk melakukan peramalan.
• Data diolah dengan metode Wagner-Whitin
• Output yang dihasilkan akan ditampilkan di layar.
3.7 Rancangan Layar 3.7.1 Layar Pembuka
Nama PT
Judul Program
Start
Seperti terlihat pada gambar di atas, pada layar pembuka hanya terdapat nama perusahaan, judul program, dan tombol start yang akan mengarahkan pengguna ke layar berikutnya. 3.7.2 Layar Input Judul Program Nama Item Periode Biaya penyimpanan Biaya pemesanan
Tombol proses forecast
Tombol Exit
Gambar 3.4 Rancangan Layar Input
Pada bagian ini, user diminta untuk memilih jenis bahan dan jumlah periode data yang ingin dihitung, serta memasukkan biaya simpan (holding cost) per item dan biaya pesan (orderingcost).
Terdapat juga beberapa tombol, yaitu:
• Tombol Process, digunakan untuk melakukan peramalan data serta mengarahkan ke layar output.
• Tombol Exit, untuk keluar dari program.
3.7.3 Layar Output Judul Program Nama Item Tabel hasil Tombol proses Wagner-Whitin Tombol Exit Tombol Back
Gambar 3.5 Rancangan Layar Output 1
Pada layar output ini ditampilkan hasil proses dari data yang dimasukkan pada layar input. Hasil proses ditampilkan dalam bentuk tabel dan teks.
• Tombol Process, digunakan untuk mengelola data hasil forecasting yang telah didapat dengan metode Wagner-Whitin, serta mengarahkan ke layar
output 2.
• Tombol Back, untuk kembali ke layar input apabila user ingin mengulangi perhitungan atau merubah input.
• Tombol Exit untuk keluar dari program tanpa harus ke layar utama terlebih dahulu. Judul Program Nama Item Tabel hasil Tombol proses Wagner-Whitin Tombol Exit Tombol Back Tombol Save
Pada layar ini terdapat:
• Tombol Save, yang digunakan untuk menyimpan hasil perhitungan ke dalam file Excel.
• Tombol Back, untuk kembali ke layar input apabila user ingin mengulangi perhitungan atau merubah input.
• Tombol Exit untuk keluar dari program tanpa harus ke layar utama terlebih dahulu.
3.8 Struktur Perancangan Layar
Gambar 3.7 Struktur Rancangan Layar Layar Pembuka
Layar Input
3.9 State Transition Diagram Halaman Pembuka Input data permintaan dan biaya Hasil proses Forecast Hasil proses Wagner-Whitin Klik tombol Start Klik tombol Process Klik tombol Process Exit Klik tombol Exit Klik tombol Exit Klik tombol Back Klik tombol Exit
Gambar 3.8 State Transition Diagram Program
3.10 Pseudocode
Langkah-langkah program ini adalah sebagai berikut. Halaman Pembuka
Mulai
Enter
Selesai
Halaman input
Mulai
Tampil Halaman Input
Isi fieldItem
Isi fieldPeriod
Isi fieldHoldingCost
Isi fieldOrderingCost Forecasting
Validasi jika masih ada salah satu field dari 4 field di atas yang masih belum diisi dan muncul pesan peringatan
Siapkan array forecast dan Wagner-Whitin sesuai dengan banyaknya periode permintaan
Ambil data:
Buka program microsoft excel
Buka file excel dengan nama inputan pada filed item Ambil data pada excel masukkan dalam stringgrid1 Ramal:
Siapkan variabel
Hitung n-point Centered Moving Average
Hitung nilai Residual
Hitung nilai SeasonalAdjusted Sales
Siapkan persamaan LeastSquares
Lakukan peramalan data permintaan n periode Selesai ramal
Selesai ambil data
Kirim data ke form wagner
Siapkan tabel untuk menampilkan data pada form wagner (halaman output ) Cari bulan terakhir
Kirim isi tabel pada form wagner Selesai
Halaman Output
Mulai
Tampil Halaman Output
Tampil tabel hasil forecasting Process
Lakukan proses Wagner-Whitin
Pengolahan data: Mulai:
Ambil nilai holdingcost
Ambil nilai orderingcost
Ambil nilai jumlah data Mulai Metode Wagner-Whitin Wagner-Whitin:
Mulai
Cek k berapa, bila k =1 maka
period1:=awal+(Holding*ForecastResult[i]); period2:=awal+awal; period3:=period1*1000; period4:=period1*1000; bila k=2 maka period1:=awal+Holding*ForecastResult[i-1]+ 2*Holding*ForecastResult[i]; period2:=awal+awal+Holding*ForecastResult[i]; period3:=awal+awal+Holding*ForecastResult[i-1]; period4:=period1*1000; bila k=3 maka period1:=(awal+(2*Holding*ForecastResult[i-1])+(Holding*ForecastResult[i-2])+(3*Holding*ForecastResult[i])); period2:=2*awal+Holding*ForecastResult[i-1]+2*Holding*ForecastResult[i]; period3:=awal+Holding*ForecastResult[i-2]+awal+Holding*ForecastResult[i]; period4:=awal+Holding*ForecastResult[i-2]+ 2*Holding*ForecastResult[i-1]+awal;
Bandingkan periode 1 dengan periode yang lain
Berhenti jika periode 1 lebih besar daripada periode yang lain
Simpan bahwa pembelian harus dilakukan hingga m periode pertama Jika data belum habis lakukan perhitungan ulang dari data m+1
Kembali ke Wagner-Whitin:
Tambah kolom tabel untuk wagner pada tabel halaman output
Atur penampilan kembali tabel Kirim hasil Wagner-Whitin
Tampilkan layar output
Back untuk lihat layar input sebelumnya
Exit untuk menutup layar output
