KONTEKS DAN PROSES MANAJEMEN PROYEK

(1)

KONTEKS DAN PROSES MANAJEMEN PROYEK

Siklus Hidup Produk

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.

Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :

 Perencanaan (Planning)

 Analisis (Analysis)

 Perancangan (Design)

 Implementasi (Implementation)

 Dukungan (Support)

Siklus Hidup Proyek

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).

Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :

(2)

 Penyusunan Konsep (Concept)

Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.

 Pengembangan (Development)

Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.

 Pelaksanaan (Implementation)

Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.

 Penyerahan Proyek (Close-out)

Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.

Concept

Concept Development_Development Implementation_{Implementation} Close-out_Close-out

Manajement plan Preliminary cost estimate 3 level WBS Project plan Budgetary cost estimate 6+ level WBS Last work package Delivery cost estimate Performance report Completed work Lessons learned Customer acceptance Sample deliverables for each phase

Project Feasibility

Project Acquisition

Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :

 Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek pengembangan produk maupun bukan.

 Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.

 Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.

Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek

Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu :

(3)

 Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol.

 Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.

 Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.

 Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.

Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam bentuk struktur organisasi yaitu :

 Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.

VP Engineering VP Engineering CEO CEO VP Manufacturing VP Manufacturing VP IT_{VP IT} VP HR_{VP HR} Staff

Staff Staff_Staff Staff_Staff Staff_Staff

Fungsional

 Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah tanggungjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).

Project A Manager

CEO

Project B Manager

Staff

_Staff

Proyek

Project C Manager

Staff

(4)

 Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.

Program Manager Program Manager CEO CEO VP Engineering VP Engineering VP ITVP IT VP HRVP HR Staff

Staff Staff_Staff Staff_Staff Staff_Staff

Matriks

Project Manager B Project Manager B Project Manager A Project Manager A Project Manager C Project Manager C 5 Engineering 5 Engineering 2 Engineering 2 Engineering 1 Engineering 1 Engineering 3 Manufacturing 3 Manufacturing 1 Manufacturing 1 Manufacturing 0 manufacturing 0 manufacturing 3.5 IT 3.5 IT 10 IT 10 IT 4 IT 4 IT 0.5 HR 0.5 HR 1 HR 1 HR 0.1 HR 0.1 HR VP Manufacturing VP Manufacturing Staff Staff

Kunci Keberhasilan Proyek

Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan proyek :

 Dukungan eksekutif

 Keterlibatan user

 Pengalaman manajer proyek

 Sasaran bisnis yang jelas

 Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)

 Infrastruktur

 Kebutuhan dasar perusahaan

 Metodologi formal

 Perkiraan yang baik (akurat)

Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.

Kebutuhan akan Komitmen Organisasi

Komitmen organisasi terhadap proyek sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan proyek, maka akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek.

(5)

Kebutuhan akan Standar Organisasional

Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.

Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :

 Mendefinisikan scope/lingkup proyek

 Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)

 Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)

 Estimasi kebutuhan waktu

 Mengembangkan flow chart manajemen proyek

 Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya

 Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek

 Identifikasi dan evaluasi resiko

 Identifikasi ketergantungan antar aktivitas

 Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis

 Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek

 Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya

 Mengelola proses kontrol perubahan

 Membuat laporan kemajuan (status) proyek

Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

 Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).

 Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).

 Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.

 Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan pendelegasian.

 Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.

(6)

Ciri-ciri Manajer Proyek

Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif

 Memberikan contoh-contoh yang baik dalam kepemimpinan

 Berpijak pada visi

 Bekerja dengan keyakinan dan kepastian

 Mampu secara teknis

 Mampu berkomunikasi dengan baik

 Mampu menjadi motivator yang baik

 Koordinasi dengan manajemen tingkat atas hanya bila dibutuhkan

 Selalu memberikan dukungan kepada anggota tim

 Berani dan penuh dengan ide-ide baru

 Memberikan contoh-contoh yang jelek dalam kepemimpinan

 Kurang mampu secara teknis

 Tidak percaya diri

 Tidak komunikatif

 Tidak mampu menjadi motivator

Gugus Proses Manajemen Proyek

Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :

 Proses inisialisasi (initiating)

 Proses perencanaan (planning)

 Proses pelaksanaan (executing)

 Proses pengawasan (controlling)

 Proses penyelesaian/penyerahan (closing)