LAPORAN SESI RAKER NON PENDIDIKAN

(1)

Raker Sesi Non Pendidikan - Program Magister & PPDS Rapat Kerja Departemen Ilmu Kedokteran Komunitas FKUI 26 – 28 Januari 2015

LAPORAN SESI RAKER NON PENDIDIKAN

Sesi Raker : Penelitian / Pengabdian Masyarakat / Administrasi Keuangan dan Kepegawaian *)

Penanggung Jawab Sesi Raker : dr. Indah Suci Widyahening, MS., M.Sc., CM-FM.

(Koordinator Penelitian Departemen IKK FKUI)

No. Aspek/Komponen Kondisi Ideal Kondisi Saat Ini Kesenjangan Rekomendasi Rencana Penyelesaian

1. Klinik Target tahun 2015 :

! Jurnal internasional = 1 per divisi

! Jurnal nasional = 1 per staf ! Pertemuan internasional = 2 per divisi ! Pertemuan nasional = 1 per staf Periode 2000 – 2014 : ! Total publikasi internasional = 34

! Total publikasi nasional = 125 ! Sebagai penulis pertama : a. Publikasi internasional = 8 b. Publikasi nasional = 29

! Sedikit Staf yang memiliki publikasi internasional

! Beberapa Staf tidak

memiliki publikasi sama sekali

Program Kolit : Lokakarya penyusunan manuskrip setiap Kamis

" Narasumber : Prof. dr. Bastaman, MPH.

Pembuatan jurnal IKK

2. Training Centre Database penelitian oleh

FKUI terisi secara rutin ! Databaseterisi belum rutin

! Data publikasi, proyek/dana penelitian maupun presentasi penelitian sulit dikumpulkan

! Sudah ada staf yang

dilatih mengisi database

! Staf yang sudah dilatih kurang berkomitmen/ beban kerja terlalu besar?

! Belum ada sistem

pengumpulan data dari Divisi/Program Studi secara rutin

Sekretaris Kolit lebih proaktif mengumpulkan dan memasukkan data

Sumber data :

a. Laporan publikasi oleh staf di milis secara rutin.

b. Semua proyek/hibah

menyerahkan copy kontrak ke TU.

c. Staf mengajukan

permohonan ijin dan membuat laporan saat mengikuti konferensi.

(2)

3. Riset oleh Staf ! Setiap Staf ikut serta

dalam riset kolaborasi (klaster riset)

! Setiap Divisi mengelola hibah riset ! Target penerimaan hibah 2015: 2 hibah melibatkan setidaknya 2 divisi besarnya minimal 200 juta

! Tidak semua Staf

melaksanakan penelitian

! Semua Staf menjadi

pembimbing penelitian dari berbagai jenjang pendidikan namun jumlahnya tidak merata

! Jumlah penelitian yang

dilakukan oleh Staf tidak banyak.

! Jumlah bimbingan

penelitian masing-masing Staf sangat besar rentangnya

! Setiap Divisi aktif mengajukan hibah penelitian

! Pemerataan

keikutsertaan Staf dalam penelitian oleh Ketua Divisi

! Pemerataan

pembimbingan penelitian oleh KPS

(3)

LAPORAN SESI RAKER NON PENDIDIKAN

Sesi Raker : Penelitian / Pengabdian Masyarakat / Administrasi Keuangan dan Kepegawaian *)

Penanggung Jawab Sesi Raker : dr. Dewi Friska, MKK.

(Koordinator Pengabdian Masyarakat Departemen IKK FKUI)

1. Pengabdian Masyarakat

Departemen

Adanya kegiatan pengabdian masyarakat Departemen

Sudah terlaksana setiap bulan

Adanya formulir standar untuk pengisian aktivitas kegiatan pengabdian masyarakat untuk Departemen IKK dan Program Studi di Departemen IKK ! Pembuatan formulir standar ! Pengisian formulir standar ! Memiliki sekretaris untuk membantu pendataan (sekretaris bersama untuk data riset dan pengmas) Kegiatan Pengabdian

Masyarakat terlaksana secara rutin dan berkesinambungan

Terdapat kegiatan rutin yang dilaksanakan setiap bulan ! Keterlibatan Staf Departemen lebih banyak ! Informasi jadual Posbindu ditempel ! Penawaran keterlibatan

Staf pada kegiatan rutin sesuai jadual

! Koordinasi kegiatan dengan pelaksana utama kegiatan pengabdian masyarakat (tim KDK dan PJ) ! Kerjasama lanjutan pendanaan dengan pihak ketiga ! Pemberian informasi

jadual kegiatan rutin

! Pembuatan proposal pengabdian masyarakat (pengajuan hibah, pengajuan ke perusahaan sebagai program CSR)

B

(4)

Kegiatan Pengabdian Masyarakat melibatkan berbagai pihak (Tim Klinik, Staf Pengajar Departemen IKK, Staf Kependikan dan Karyawan IKK, Mahasiswa FKUI, PPDS, Masyarakat)

Terdapat keterlibatan

berbagai pihak !

Tetap terlaksananya keterlibatan berbagai pihak untuk kegiatan pengabdian masyarakat ! Bertambahnya jumlah SDM yang terlibat dalam kegiatan pengabdian masyarakat Pemberian informasi kegiatan pengabdian masyarakat serta jadual pelaksanaan

Adanya kerjasama dengan

pihak ketiga Terdapat kerjasama dengan pihak ketiga Saat ini kegiatan Posbindu sudah menginisiasi kemandirian (dalam hal pendanaan) untuk masing-masing wilayah Posbindu dan didanai lebih banyak oleh KDK

! Adanya pihak ketiga

yang membantu pendanaan ! Fasilitasi kegiatan kemandirian pendanaan di wilayah Posbindu ! Dukungan pendanaan dari KDK (minimal untuk transportasi tim supervisi dari KDK)

Pembuatan proposal pengabdian masyarakat (baik untuk pengajuan hibah maupun pengajuan ke perusahaan sebagai program CSR)

Pembinaan beberapa wilayah binaan yang berkesinambungan

Terdapat beberapa wilayah

binaan ! Pembinaan berkesinambungan

wilayah binaan yang ada

! Penambahan wilayah

binaan (Cikini Ampiun)

! Kegiatan rutin

! Advokasi dan

diseminasi kegiatan untuk merintis wilayah binaan baru

Adanya buku Petunjuk Teknis Mengenai Posbindu PTM yang sudah

dilaksanakan oleh KDK Kayu Putih

Sudah ada draft yang

disusun oleh dr Dewi Friska Belum ada buku, masih dalam bentuk draft Penyelesaian Petunjuk Teknis mengenai draft buku Posbindu PTM

! Penyelesaian draft buku

! Pengajuan hibah buku

(5)

2. KDK Kayu Putih

a. Kegiatan Pendidikan KDK sebagai lahan

pendidikan KDK digunakan untuk lahan pendidikan bagi mahasiswa modul IKK semester X dan PPDS dari departemen Mata,

Pulmonologi, Psikiatri, THT

Keterlibatan Staf Klinik dirasakan belum cukup optimal (terutama Staf Non Dokter) untuk menjelaskan konsep dokter keluarga

Sosialisasi konsep kedokteran keluarga bagi Staf KDK

Pelatihan bagi Staf Klinik (Dokter dan Non Dokter) mengenai konsep kedokteran keluarga

Adanya kegiatan

pendidikan kesehatan bagi masyarakat (penyuluhan) yang diberikan oleh mahasiswa FKUI, PPDS, dan Staf KDK

Kegiatan edukasi kesehatan dilaksanakan pada kegiatan KJS

Pondalisa dan untuk pasien DM rutin setiap bulan

! Kegiatan edukasi

kesehatan yang diberikan oleh Staf KDK dirasakan belum optimal

! Jika sedang tidak ada

mahasiswa/PPDS, kegiatan edukasi kesehatan belum tidak rutin diberikan oleh staf KDK

! Pembuatan jadual

kegiatan serta topik edukasi tiap bulan beserta PJ kegiatan (staf KDK)

! Jika tidak ada

mahasiswa/PPDS, Staf KDK akan menjadi edukator

! Pembuatan jadual

kegiatan serta topik edukasi

! Penentuan PJ bulanan

dari Staf KDK untuk kegiatan edukasi

b. Kegiatan Pelayanan ! Perpanjangan ijin klinik

selesai pada tahun 2014

! Persiapan kelengkapan

berkas untuk menjadi klinik provider BPJS

! Perpanjangan izin KDK

belum selesai

! Permasalahan surat

tanah KDK Kiara

! Belum adanya izin klinik terbaru

! Belum bisa diurusnya

KDK menjadi provider BPJS

! Pengurusan izin klinik

! Pelaporan ke pihak

FKUI agar difasilitasi FKUI

! Mencari informasi untuk kelengkapan berkas BPJS ! Menghubungi beberapa pihak untuk kelengkapan administrasi

! Adanya tim khusus

penyelesaian masalah surat tanah

! Menunjuk PJ

pengurusan ijin klinik dan pengurusan klinik menjadi provider BPJS

(6)

Adanya peningkatan jumlah kunjungan pasien

Jumlah kunjungan pasien menurun

Analisa penyebab

penurunan jumlah pasien, apakah hanya karena BPJS atau terkait kepuasan pasien dalam hal pelayanan?

! Pengurusan klinik

menjadi provider BPJS

! Survei kepuasan pasien

terhadap pelayanan KDK

! Optimalisasi

pelaksanaan prosedur operasional “Marketing” yang sudah ada Jenis dan kegiatan

pelayanan sama dengan yang dilakukan

sebelumnya

Kegiatan pelayanan sudah berjalan sama dengan yang dilakukan sebelumnya

Pembuatan strategi untuk meningkatkan jumlah pasien

Pembuatan inovasi pelayanan khusus yang belum pernah dilakukan sebelumnya

Kegiatan pengabdian masyarakat yang sudah ada (Posyandu, Posbindu PTM, Diabetes Family Gathering) terlaksana secara berkesinambungan

Kegiatan pengabdian masyarakat yang sudah ada dapat terlaksana secara berkesinambungan

Staf KDK yang membina posyandu adalah Staf Senior

Kaderisasi staf KDK yang

membina Posyandu Melibatkan seluruh Staf KDK dalam kegiatan pengabdian masyarakat (team work)

c. Kegiatan Penelitian Terdapat kegiatan

penelitian di KDK Kayu Putih

Kegiatan penelitian di KDK Kayu Putih yang dilakukan meliputi program TB DM, ATKIB, rehabilitasi medik, PPDS

Belum ada penelitian yang dilakukan oleh Staf KDK Kayu Putih untuk tahun 2014

Pembuatan proposal penelitian yang dilakukan oleh staf KDK Kayu Putih

d. Peningkatan Kualitas

Staf KDK Kegiatan ilmiah bagi staf KDK secara rutin setiap bulan

Belum terlaksananya kegiatan ilmiah bagi Staf KDK secara rutin

Kegiatan ilmiah staf KDK

secara rutin Pembuatan jadual serta topik untuk kegiatan ilmiah staf KDK sKcara rutin

(7)

Pengiriman staf KDK untuk mengikuti pelatihan (baik yang diadakan oleh Departemen IKK maupun pihak luar)

Pengiriman Staf KDK untuk pelatihan diantaranya :

! Program post graduate

diploma dokter keluarga ! Pelatihan K3 bagi perawat ! Pelatihan Perawat Kesehatan Kerja

Pelatihan bagi Staf KDK Peningkatan jumlah

pelatihan staf KDK yang mengikuti pelatihan

3. KDK Kiara

a. Kegiatan Pendidikan KDK sebagai lahan

pendidikan

KDK digunakan untuk lahan pendidikan bagi mahasiswa modul IKK semester X dan PPDS dari departemen Pulmonologi

Keterlibatan Staf Klinik dirasakan belum cukup optimal (terutama Staf Non Dokter) untuk menjelaskan konsep dokter keluarga

Sosialisasi konsep kedokteran keluarga bagi Staf KDK

Pelatihan bagi Staf Klinik (Dokter dan Non Dokter) mengenai konsep kedokteran keluarga

Adanya kegiatan

pendidikan kesehatan bagi masyarakat (penyuluhan) yang diberikan oleh mahasiswa FKUI, PPDS, dan Staf KDK

Sudah ada kegiatan edukasi bagi para Kader dan pasien

! Kegiatan edukasi

kesehatan yang diberikan oleh Staf KDK dirasakan belum optimal

! Jika sedang tidak ada

mahasiswa/PPDS, kegiatan edukasi kesehatan belum tidak rutin diberikan oleh staf KDK

! Pembuatan jadual

kegiatan serta topik edukasi tiap bulan beserta PJ kegiatan (staf KDK)

! Jika tidak ada

mahasiswa/PPDS, Staf KDK akan menjadi edukator

! Pembuatan jadual

kegiatan serta topik edukasi

! Penentuan PJ bulanan

dari Staf KDK untuk kegiatan edukasi

(8)

b. Kegiatan Pelayanan ! Perpanjangan ijin klinik

selesai pada tahun 2014

! Persiapan kelengkapan

berkas untuk menjadi klinik provider BPJS

! Perpanjangan izin KDK

belum selesai

! Permasalahan surat

tanah yang belum tuntas

! Perijinan klinik belum menggunakan yang terbaru

! KDK belum bisa

melakukan pengurusan provider BPJS

! Pengurusan izin klinik (menghubungi beberapa pihak untuk kelengkapan

administrasi)

! Mencari informasi untuk kelengkapan berkas BPJS

PJ pengurusan izin klinik dan pengurusan klinik menjadi provider BPJS

Peningkatan jumlah pasien Jumlah pasien menurun ! Penurunan jumlah

pasien

! Jumlah pasien yang

belum optimal

Menyebarkan kuesioner ke masyarakat sekitar KDK Kiara mengenai pelayanan yang diinginkan ! Pengurusan Klinik menjadi provider BPJS ! Survey kepuasan pasien terhadap pelayanan KDK ! Pembuatan dan penyebaran kuesioner Jenis dan kegiatan

pelayanan sama dengan yang dilakukan

sebelumnya

Kegiatan pelayanan sudah berjalan sama dengan yang dilakukan sebelumnya

Pembuatan strategi untuk meningkatkan jumlah pasien

Pembuatan inovasi pelayanan khusus yang belum pernah dilakukan sebelumnya

Kegiatan pengabdian masyarakat yang sudah ada (Posyandu, Diabetes Family Gathering) terlaksana secara berkesinambungan

Kegiatan pengabdian masyarakat yang sudah ada dapat terlaksana secara berkesinambungan

Belum ada tindak lanjut rencana kerjasama kegiatan pengabdian masyarakat dengan Sanofi

! Follow up rencana kerjasama kegiatan pengabdian masyarakat dengan Sanofi ! Pembuatan proposal hibah pengabdian masyarakat UI

Melibatkan seluruh Staf KDK dalam kegiatan pengabdian masyarakat (team work)

(9)

penelitian di KDK Kiara

Kegiatan penelitian di KDK Kayu Putih yang dilakukan meliputi program TB DM dan rehabilitasi medik

Belum ada penelitian yang dilakukan oleh Staf KDK Kiara untuk tahun 2014

Pembuatan proposal penelitian yang dilakukan oleh staf KDK Kiara

d. Peningkatan Kualitas

Staf KDK

Kegiatan ilmiah bagi staf KDK secara rutin setiap bulan

Belum terlaksananya kegiatan ilmiah bagi Staf KDK secara rutin

Kegiatan ilmiah staf KDK secara rutin

Pembuatan jadual serta topik untuk kegiatan ilmiah staf KDk sKcara rutin Pengiriman staf KDK untuk

mengikuti pelatihan (baik yang diadakan oleh Departemen IKK maupun pihak luar)

Pengiriman Staf KDK untuk pelatihan diantaranya :

! Program post graduate

diploma dokter keluarga ! Pelatihan K3 bagi perawat ! Pelatihan Perawat Kesehatan Kerja

Pelatihan bagi Staf KDK Peningkatan jumlah

pelatihan staf KDK yang mengikuti pelatihan

4. Exercise Clinic

a. Kegiatan Pendidikan EC sebagai lahan

pendidikan

EC sebagai lahan pendidikan bagi PPDS Program Studi Ilmu Kedokteran Olahraga tahap mandiri

Kegiatan pendidikan di EC terhenti sejak bulan Oktober 2014 karena proses demolisi dan pembangunan FKUI

Follow up ke FKUI terkait waktu beroperasinya EC

b. Kegiatan Pelayanan Pelayanan EC dapat

terlaksana setiap hari Kegiatan pelayanan di EC terhenti sejak bulan Oktober 2014

Klien EC tidak bisa berlatih sejak bulan Oktober 2014 tanpa ada kejelasan waktu

Mencari alternatif program latihan fisik rutin di luar gedung berbasis komnunitas dengan pendekatan kedokteran olahraga

(10)

Memiliki brosur/leaflet informasi pelayanan yang diberikan EC

Brosur/leaflet promosi pelayanan EC sudah tersedia

Penyebaran brosur/leaflet EC terkendala dengan EC tutup operasional sementara

Penyebaran brosur/leaflet EC ditambah dengan tambahan program latihan fisik di luar gedung Merupakan fasilitas

pelayanan untuk pekerja FKUI sebagai tindak lanjut Program PKP FKUI

Belum terlaksana tindak lanjut Program PKP FKUI

Pekerja di lingkungan FKUI belum sepenuhnya merasakan fasilitas pelayanan EC

Pekerja di lingkungan FKUI bisa merasakan fasilitas pelayanan EC Komunikasi dengan Koordinator SDM FKUI mengenai kelanjutan Program PKP FKUI Berpartisipasi pada kegiatan pengabdian masyarakat

EC sudah mulai terlibat dalam kegiatan

pengabdian masyarakat (kegiatan Diabetes Family Gathering KDK Kayu Putih dan KDK Kiara)

Penambahan jumlah kegiatan pengabdian masyarakat dari EC masih bergantung pada kegiatan pengabdian masayarakat Departemen IKK

! Kolaborasi kegiatan

pengabdian masyarakat yang dilakukan di KDK Kayu Putih dan Kiara

! Kolaborasi dengan

kegiatan PPDS untuk seluruh Program Studi di Departemen IKK

! Kolaborasi dengan

kegiatan pengabdian masyarakat di wilayah binaan Departemen IKK (Posbindu PTM, BTPN) Adanya kegiatan kolaborasi

pelayanan ketiga klinik Belum adanya kegiatan kolaborasi pelayanan ketiga klinik

Pembuatan rencana pelayanan kolaborasi ketiga klinik

Pembuatan prosedur operasional kolaborasi dan menentukan indikasi rujukan pasien yang bisa mendapatkan pelayanan di EC

(11)

penelitian di EC

Belum adanya penelitian yang dilakukan oleh EC

Data sekunder sebenarnya dapat diolah menjadi data penelitian

Pembuatan proposal penelitian oleh EC maupun dengan berkolaborasi dengan KDK Kayu Putih dan Kiara

5. Klinik Satelit UI Depok ! Rencana kegiatan

pelayanan dimulai bulan Maret 2015

! Persiapan

pengembangan prosedur operasional dan rekam medik elektronik

Prosedur operasional dan rekam medik elektronik sudah ada dan sedang dikembangkan

Prosedur operasional dan rekam medik elektronik sedang dalam pembicaraan tingkat Fakultas

Pengembangan prosedur operasional dan rekam medik elektronik

disesuaikan dengan yang sudah berjalan di KDK

Nantinya dapat digunakan di KDK/EC

6. Training Centre Terlaksananya kegiatan

pelatihan dengan usulan dari masing masing Divisi

Terlaksananya beberapa kegiatan pelatihan di tahun 2014

Kegiatan pelatihan masih berdasarkan permintaan dari pihak luar

Adanya usulan topik kegiatan pelatihan dari masing masing Divisi dengan template proposal Mempunyai PJ kegiatan

pelatihan

Sudah ada PJ kegiatan pelatihan

Optimalisasi kinerja PJ kegiatan pelatihan

Memberikan Surat Tugas Kepala Departemen IKK kepada PJ Kegiatan Pelatihan dan Kepanitiaan Pelatihan

Memiliki prosedur operasional kegiatan pelatihan, template proposal, jadual, honorisasi standar

Belum memiliki prosedur operasional kegiatan pelatihan, proposal acuan, jadual, honorisasi standar

Pembuatan prosedur operasional kegiatan pelatihan, proposal acuan, jadual, honorisasi standar

(12)

LAPORAN SESI RAKER NON PENDIDIKAN

Sesi Raker : Penelitian / Pengabdian Masyarakat / Administrasi Keuangan dan Kepegawaian *)

Penanggung Jawab Sesi Raker : dr. Dian Kusumadewi, M.Gizi

(Koordinator Administrasi dan Keuangan Departemen IKK FKUI)

1. Pemasukan dan

Pengeluaran Departemen • Pemasukan harus lebih besar daripada pengeluaran • Departemen sedikitnya memiliki tabungan operasional minimal untuk pengeluaran 3 bulan ke depan

Pemasukan lebih kecil

daripada pengeluaran Pengeluaran terbesar untuk membayar gaji karyawan yang berstatus honorer Departemen • Mengusulkan Staf Pendidik dan Kependidikan yang mungkin mendapat status PKWT/PUI/PNS ke FKUI

• Membuat kegiatan rutin

bulanan (pelatihan/ seminar/course) yang disupervisi oleh training center untuk

menambah pemasukan Departemen

• Mengetahui kontrak

kerjasama yang dilakukan oleh individu/ divisi untuk solusi biaya institusi ke Departemen

• Meminta Program Studi

di bawah Departemen untuk membantu sarana prasarana yang memungkinkan untuk dimasukkan dalam RKAT Program Studi

Mengusulkan ke fakultas agar menambah jumlah tunjangan bulanan untuk departemen (tiga tahun terakhir hanya mendapat Rp 5.000.000,-/bulan)

(13)

2. Absensi Staf Semua Staf Pendidik dan

Kependidikan melakukan absensi baik pada mesin absen fakultas maupun internal Departemen

Belum semua Staf

melakukan absensi •

Banyak kegiatan luar

• Lupa absen

• Sidik jari belum

terdaftar di mesin absensi Departemen

• Lain-lain

• Melaporkan absensi

triwulanan

• Untuk Staf yang

bertugas di KDK sementara masih dapat menggunakan mesin absen ‘’ceklok’’ • Untuk Staf EC melakukan absensi di Departemen sementara belum beroperasi Memberlakukan aturan fakultas mengenai absensi (PP No.53 tahun 2010 tentang disiplin PNS)

3. Keakraban Staf Terdapat kegiatan yang

dapat meningkatkan keakraban Staf

• Arisan hanya diikuti

oleh Staf Kependidikan

• Paguyuban departemen

sudah lama tidak aktif

Tidak ada koordinator untuk pelaksanaan kegiatan

• Staf Pendidik

bergabung dalam arisan yang sudah dilakukan oleh Staf Kependidikan (arisan dua atau triwulanan)

• Mengaktifkan kembali

paguyuban departemen yang pernah diaktifkan oleh alm. dr. NN

• Mengangkat

koordinator : ibu Erlaini (sudah bersedia)

• Mengaktifkan kembali

pengajian rutin setiap hari Jumát siang

• Melaksanakan Staf/

Family Gathering setiap dua tahunan?

Membuat koperasi karyawan?

(14)

4. Staf Administrasi untuk kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat

Perlu Staf Administrasi khusus untuk kedua kegiatan ini

Staf Administrasi belum

berfungsi optimal Belum terkoordinasi dengan baik Memutuskan dua orang staf untuk mencatat setiap kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat

Pelaksanaan dibagi berdasarkan lantai atas dan lantai bawah Departemen

5. Staf Keuangan Pendidikan Perlu Staf Keuangan

khusus untuk kegiatan pendidikan • Turunnya dana pendidikan belum berjalan baik • Staf Keuangan Departemen tidak mampu bila harus mengurus juga keuangan pendidikan yang membutuhkan waktu dan keterampilan khusus

• Staf Fakultas yang

biasa membantu keuangan pendidikan dipindahkan ke Depok

• Tidak ada Staf

Keuangan khusus untuk kegiatan pendidikan

Mengangkat satu orang Staf Keuangan khusus yang menangani kegiatan pendidikan

Pelaksanaan sekaligus menangani keuangan hibah penelitian dan mengurus kenaikan pangkat Staf