ORGANISASI PROYEK LANJUTAN
Organisasi proyek adalah sarana bersatunya pihak yang terlibat dalam pengelolaan proyek untuk mencapai satu tujuan yang telah ditentukan.
Prosesnya adalah sebagai berikut.
1. Identifikasi dan pembagian kegiatan, untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan, anggaran, sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan.
2. Mengelompokkan penanggung jawab kegiatan, disesuaikan dengan keahlian, keterampilan dan kemampuan personilnya.
3. Menentukan wewenang dan tanggung jawab setiap personil penanggung jawab harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab tugas pekerjaannya.
4. Menyusun mekanisme pengendalian, karena melibatkan banyak pihak dan agar tidak terjadi penyimpangan dibuat dalam format yg dapat menggerakan organisasi.
Prinsip organisasi proyek adalah :
• Organisasi proyek bertanggung jawab untuk menyelesaikan atau mencapai suatu tujuan yang ditugaskan sesuai dengan waktu, biaya dan kualitas atau kuantitas yang telah ditentukan.
• Organisasi proyek harus bisa mengambil keputusan dengan cepat, lain dengan organisasi rutin atau fungsional yang biasanya lebih lambat karena berperannya unsur birokrasi.
Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Terdapat beberapa kelebihan dan kelemahan dalam penggunaan organisasi fungsional untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek.
Kelebihan-kelebihan tersebut antara lain adalah :
a. Proyek diselesaikan dengan struktur dasar fungsional dari organisasi induk. Tidak ada perubahan yang radikal dalam desain dan operasi dari organisasi induk.
b. Terdapat fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staff. Spesialisasi yang tepat dalam unit-unit fungsional yang berbeda dapat dengan sementara diangkat untuk bekerja pada proyek dan kemudian kembali pada pekerjaan normal mereka. Dengan dasar teknikal yang dimiliki oleh para personalia pada setiap departemen fungsional, maka mereka dapat ditempatkan pada proyek yang berbeda-beda dengan relatif mudah.
c. Jika lingkup dari proyek terbatas dan unit-unit fungsional yang tepat diangkat sebagai penanggungjawab utama, maka berbagai jenis keahlian dapat membaur pada aspek-aspek krusial proyek.
d. Peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional akan tercipta. Ketika seorang tenaga ahli dapat membuat kontribusi yang signifikan untuk proyek, maka keprofesionalannya pada bagian fungsional tersebut akan meningkat.
Sementara, kelemahan-kelemahannya antara lain :
a. Proyek seringkali kurang fokus. Setiap unit fungsional memiliki rutinitas inti pada pekerjaannya, sehingga mengakibatkan rendahnya pertanggungjawaban terhadap proyek jika dibandingkan dengan kewajiban yang utama pada organisasi. Sebagai contoh, jika pada sebuah proyek tertentu departemen pemasaran mengganggap proyek tersebut
b. Ada kemungkinan terjadi kesulitan integrasi antar unit-unit fungsional. Para ahli pada satu bidang fungsional berkonsentrasi secara khusus hanya pada segmen mereka di dalam proyek dan bukan pada keseluruhan proyek.
c. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek melalui susunan fungsional ini lebih lama. Ini akibat lambannya respon informasi terhadap proyek dan adanya
kecenderungan pengambilan keputusan-keputusan yang disirkulasikan melalui hubungan manajemen yang normal.
d. Motivasi orang-orang yang ditugaskan dalam proyek dapat menjadi lemah. Hal ini akibat sebuah proyek dianggap sebagai beban tambahan yang tidak berhubungan secara
langsung dengan pengembangan keprofesionalan. Rasa kurang memiliki, akan mengecilkan komitmen pada kegiatan proyek yang terkait.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time
akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.
Kelebihannya adalah sebagai berikut :
a. Terbentuknya suatu tim proyek dengan bagian-bagian yang lengkap dan susunan komando tunggal. Dengan demikian, tim proyek ini memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang disediakan untuk mencapai sasaran proyek.
c. Status yang mandiri akan menumbuhkan identitas tim dan komitmen para anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik. Mereka akan mencurahkan perhatian secara penuh ke dalam proyek dan tidak dialihkan oleh kewajiban yang lain.
d. Dengan dipindahkannya tenaga-tenaga ahli dari organisasi fungsional ke satu wadah tim proyek, maka jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih pendek, sehingga, memungkinkan pengarahan dan pengendalian secara lebih efektif.
e. Memudahkan koordinasi maupun integrasi personil dan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
f. Orientasi akan lebih kuat kepada kepentingan proyek.
Sedangkan kerugian dari bentuk organisasi ini adalah :
a. Besarnya biaya proyek karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, seperti misalnya peralatan konstruksi dan tenaga di masing-masing proyek. Ini dapat menghasilkan duplikasi dari usaha-usaha antar proyek dan kehilangan skala ekonomis. Karena umumnya jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan terbatas, maka perusahaan tidak dapat
menempatkannya ke masing-masing proyek secara permanen. tanpa merugikan perusahaan secara keseluruhan.
b. Juga terdapat kecenderungan munculnya perpecahan yang kuat antara tim proyek dan organisasi induk. Perpecahan ini dapat merusak integrasi hasil proyek ke operasi utama. Proses asimilasi dari anggota-anggota tim proyek saat kembali ke unit-unit fungsional mereka ketika proyek diselesaikan juga akan terganggu.
3. Organisasi Proyek Matriks
Manajemen matriks adalah sebuah bentuk organisasi cangkokan dimana struktur manajemen proyek yang horisontal “melapisi” hierarki fungsional yang normal. Pada sebuah sistem matriks, biasanya terdapat dua rangkaian perintah, satu sepanjang garis fungsional dan yang lain sepanjang garis proyek.
Perusahaan mengaplikasikan susunan matriks ini bervariasi dengan cara-cara yang berbeda. Beberapa organisasi membuat sistem matriks yang bersifat sementara untuk menghadapi proyek yang spesifik. Tetapi pada organisasi-organisasi yang lain, “matriks” mungkin menjadi sebuah bagian yang tetap. Organisasi proyek matriks dimaksudkan untuk mendapatkan sisi-sisi positif dari struktur fungsional dan manajemen matriks dari sudut pandang perusahaan secara menyeluruh dalam menangani proyek.
Para tenaga ahli, secara administratif tetap terikat dengan departemen fungsional yang berkaitan sebagai induk organisasinya dan bertanggung jawab pada pimpinan proyek, berkaitan dengan hal penanganan proyek. Dengan cara seperti ini, maka para tenaga ahli tetap bernaung dibawah departemen fungsional seraya berkontribusi terhadap proyek-proyek yang ada.
Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh bentuk organisasi ini adalah :
a. Manajer proyek bertanggung jawab secara penuh terhadap keberhasilan proyek, maka segala sesuatu yang berkaitan dengan kesuksesan proyek dapat dikontrol secara terus-menerus.
b. Jika pada proyek timbul permasalahan, maka dapat segera ditindaklanjuti.
c. Lebih efisien karena dapat menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki, pada beberapa proyek sekaligus.
Sedangkan kerugian jika menggunakan bentuk organisasi ini adalah :
a. Walaupun pimpinan proyek tetap bertanggung jawab terhadap pencapaian sasaran-sasaran pokok seperti anggaran biaya, jadwal dan mutu proyek, namun seluruh keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil terdapat pada departemen lain, dan hal ini diluar wewenang pimpinan proyek.
b. Terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek. Tidak jarang terjadi, sebuah organisasi memiliki tugas-tugas lain disamping proyek tertentu yang sedang dikerjakan, bahkan sering terjadi terdapat lebih dari satu proyek yang dikerjakan pada jangka waktu bersamaan.
c. Karena berada di bawah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional, maka terdapat dua jalur pelaporan bagi personil tim proyek. Hal ini sering menimbulkan kontradiksi dalam melakukan pekerjaan.
4.
Organisasi Proyek VirtualPerampingan ukuran perusahaan atau korporasi dan juga dengan adanya kontrol biaya yang ketat, telah mengakibatkan timbulnya “organisasi virtual”. Secara teoritis, organisasi virtual merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan menciptakan produk atau memberikan pelayanan pada pelanggan. Struktur kolaborasi ini khususnya terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada di sekeliling pusat atau perusahaan inti. Perusahaan inti mengkoordinir proses network dan memiliki satu atau dua inti kompetensi, seperti pemasaran atau pengembangan produk. Sebagai contoh, pada suatu perusahaan, kompetensi yang utama adalah mendesain produk baru. Dalam kerangka mengorganisir proyeknya, mereka bekerjasama dengan pemasok, melakukan kontrak kerja dengan perusahaan manufaktur, pengasembli dan perusahaan atau partner yang lain untuk menyalurkan produk tersebut ke pelanggan.
a. Terjadi pengurangan biaya yang signifikan.
Perusahaan dapat menjamin persaingan melalui biaya jasa yang dikontrak, apalagi bila pekerjaan tersebut dapat di kontrak sementara. Biaya overhead secara dramatis berkurang karena perusahaan tidak perlu lagi melakukan pekerjaan yang telah dikontrakkan.
b. Pesatnya perkembangan teknologi dan keahlian, dapat berdampak buruk pada proyek. Sebuah perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi. Jadi jika
perusahaan dapat fokus pada penguatan kompetensi inti dan menyewa perusahaan lain yang benar-benar ahli pada suatu bidang, hal ini akan jauh lebih menguntungkan.
c. Terdapat peningkatan fleksibilitas.
Organisasi selalu dihadapkan dengan konstrain sumber daya, tetapi konstrain dapat di atasi bila menjalin kerjasama dengan perusahaan lain yang sumber dayanya lebih baik.
Sedangkan kerugian dari proyek virtual adalah sebagai berikut :
a. Proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi sebuah hambatan, khususnya jika pekerjaan-pekerjaan pada sebuah proyek membutuhkan kolaborasi. Dibutuhkan kerjasama dan saling pengertian yang benar-benar tinggi.
b. Adanya potensi kehilangan kontrol pada proyek. Tim inti bergantung pada organisasi lain, namun mereka tidak memiliki wewenang secara langsung. Ada kemungkinan sebuah proyek akan gagal ketika salah satu rekan kerja tidak memenuhi skedul yang telah ditetapkan.
c. Pada sebuah proyek virtual lebih mudah terjadi konflik interpersonal, jika terdapat perbedaan kultur, nilai dan prioritas diantara sesama partner kerja. Karena
Stakeholder Proyek Konstruksi
1. KONSULTAN PERENCANA
merupakan seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman serta legal dalam merencanakan proyek konstruksi seperti arsitek, perencana sipil, perencana MEP, perencana landscape, dll.
Tugas dan wewenang konsultan perencana adalah :
Menyusun perencanaan struktur, arsitektur, mekanikal dan kelistrikan
yang sesuai dengan permintaan atau keinginan pemilik proyek dan membantu pemilik proyek dalam mencapai hal yang diinginkannya dengan memberikan saran dan anjuran.
Membuat gambar-gambar detail, rencana-rencana kerja beserta
syarat-syaratnya (RKS) atau dokumen kontrak, baik perhitungan baik volume pekerjaan untuk perencanaan proyek tersebut, maupun anggaran biaya dari rencana tersebut, sekaligus menentuan volume dan anggaran biaya untuk pekerjaan tambahan atau kekurangan.
Membuat penyesuaian bagian rencana bila ada perubahan dari
perencanaan yang sudah dibuat atas permintaan pihak pemilik proyek, serta membuat laporan akhir rencana.
Membuat perencanaan dan revisi bila terjadi penyimpangan pelaksanaan
Memeriksa hasil pelaksanaan pekerjaan dengan mengacu pada
rancangannya.
Memberikan penjelasan kepada kontraktor tentang isi dokumen kontrak apabila diperlukan
2. KONSULTAN PENGAWAS
Merupakan pihak yang ditunjuk oleh pemilik (owner) untuk melaksanakan perkerjaan pengawasan. Konsultan pengawa dapat berupa badan usaha atau perorangan.
Wewenang Konsultan Pengawas:
- Meminta kontraktor untuk mengadakan pengetesan terhadap bahan dan peralatan.
-Melakukan penilaian prestasi kerja kontraktor.
-Membatalkan pembelian dan mencabut pekerjaan dari tangan pemborong, menyerahkan persetujuan pekerjaannya pada pemborong lain tanpa pemberitahuan kepada pemilik proyek.
-Memberitahukan persetujuan, menolak atau mengadakan perubahan terhadap rencana kerja yang telah dibuat kontraktor.
-Membatalkan contoh bahan apabila tidak sesuai dengan apa yang diminta
Kewajiban dan tugas konsultan pengawas :
Pengolahan dan pengawasan mencakup :
Pengesahan sub kontraktor dan sub pemborong meliputi kemampuan teknis, keuangan,
dan administrasi yang bersangkutan.
Menetapkan, menyediakan, dan mengkoordinir tenaga ahli yang khusus.
Meminta keputusan arsitek perencana yang menyangkut perubahan arsitektural yang
perlu dilakukan.
Meminta penjelasan mengenai hal-hal yang kurang jelas dalam rancangan dan
perencanaan.
Pengawasan administrasi :
Menyelenggarakan surat-menyurat yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek.
Membuat laporan berkala mengenai kegiatan pembangunan kepada pemberi tugas.
Mencatat dan menghitung pekerjaan ataupun pengurangan pekerjaan.
3. KONSULTAN MANAJEMEN KONSTRUKSI
Tugas dan Kewajibannya adalah menyediakan dana untuk perencanaan dan
pelaksanaan proyek, menyediakan lahan atau tanah yang akan digunakan sebagai tempat pembangunan proyek, dan memberikan wewenang pada pihak-pihak tertentu untuk mengelola bangunan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati serta ikut mengawasi dalam pelaksanaan pembangunan proyek.
Struktur Organisasi Konsultan Manajemen Konstruksi:
Pengawas Struktur:
Melakukakn pengawasan terhadap cara kerja kontraktor dalam bidang struktur.
Mengawasi serta mengontrol surveyor dan supervisor kontraktor pada pekerjaan struktur
dalam pelaksanaan tugas sehari-hari
Menghadiri rapat mingguan yang diadakan oleh kontraktor
Memeriksa rencana kerja kontraktor dan sub kontraktor dalam bidang struktur
Memberikan teguran kepada supervisor kontraktor pada pekerjaan struktur bila terjadi
penyimpangan pekerjaan struktur.
Memeriksa dan memberikan persetujuan izin kerja, penggunaan.pengetesan material,
schedule kerja dan berita acara kemajuan pekerjaan kontraktor dibidang struktur, jika suda sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Mengontrol kesesuaian gambar kerja dan spesifikasi yang berkaitan dengan rancangan
arsitek dari pekerjaan kontraktor/sub kontraktor di lapangan.
Mencatat dan melaporkan pekerjaan kontraktor/sub kontraktor yang tidak sesuai dengan
gambar dan spesifikasi arsitek
Memberikan laporan hasil kerja kontraktor/ sub kontraktor dalam bidang arsitek.
Memerintahkan supervisor kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
gambar dan spesifikasi arsitek yang telah di tentutkan bila terdapat pekerjaan yang tidak sesuai dengan gamabr dan spesifikasi
Pengawas Mechanical & Electrical (ME):
Melakukan pengawasan terhadap cara kerja kontraktor pada pekerjaan M/E
Mengawasi dan mengontrol supervisor kontraktor M/E dalam pelaksanaan tugas
Membantu kontraktor membuat laporan mingguan di bidang M/E
Memeriksa rencana kerja kontraktor dan sub kontraktor dalam bidang M/E
Memberikan teguran kepada supervisor kontraktor M/E ataupun sub kontraktor bila
terjadi penyimpangan pekerjaan di bidang M/E
4. KONTRAKTOR UTAMA
Tugas kontraktor utama dalam proyek adalah orang yang ditunjuk dalam
pelaksaan proyek dan memiliki pola komunikasi yang baik dalam memimpin organisasi proyek
5. -SUBKONTRAKTOR
Subkontraktor adalah dibedakan atas :
1) yang menyediakan pekerja saja, yaitu subkontraktor yang dalam melaksanakan pekerjaan bangunan/konstruksi hanya menyediakan tenaga kerja dan alat kerja konstruksi (traktor, mesin pancang, dan sebagainya), sedangkan bahan bangunan disediakan oleh perusahaan yang mensubkontrakkan;
2) yang menyediakan pekerja dan material konstruksi, yaitu subkontraktor yang menerima dan melaksanakan sebagian/seluruh pekerjaan/proyek konstruksi yang disubkontrakkan secara penuh oleh perusahaan kontraktor, artinya penyediaan bahan bangunan dan tenaga kerja seluruhnya adalah tanggung jawab
subkontraktor
6. PEMASOK (SUPPLIER)
Pemasok yang biasanya disebut juga dengan supplier atau vendor adalah individu atau perusahaan (baik dalam skala besar atau kecil) yang memiliki kemampuan untuk menyediakan kebutuhan individu atau perusahaan lain.
Kategori Pemasok
1. Pemasok Barang
Individu atau perusahaan yang menghasilkan produk jadi berupa barang.
Contoh: Pabrik kain, akan membutuhkan mesin yang dapat menghasilkan kain. Untuk itu, diperlukan perusahaan lain yang dapat menghasilkan mesin penghasil kain sebagai pemasok.
2. Pemasok Jasa
Organisasi Proyek Lapangan
Organisasi lapangan yaitu suatu kumpulan tim organisasi yang bertugas khusus untuk menjamin kelancaran kegaiatan lapangan, yang fungsi pokoknya yaitu: pengawasan, pelaksanaan dan administrasi. Bentuk organisasi ini disesuaikan dengan jenis konstruksi pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Oleh karena itu ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan bentuk struktur organisasi yang akan digunakan antara lain:
1. perbedaan ragam kerja,
2. kekhususan bidang kerja,
3. kondisi tenaga kerja,
4. persoalan-persoalan yang mungkin dihadapi.
Untuk organisasi yang menggunakan jasa, MK biasanya MK inilah yang menentukan dan menetapkan suatu organisasi lapangan yang sesuai sehingga hubungan antara pemilik, perencana dan kontraktor dapat berjalan lebih efektif, dan umumnya bentuk organisasi yang sesuai di lapangan yaitu: “Organisasi fungsional dan staff”.
Unsur-unsur yang terlibat selama pelaksanaan pekerjaan berlangsung dalam skala proyek yang cukup besar yaitu:
a. perencanaan konstruksi b. pengawas lapangan c. perencana biaya
d. kontrol biaya dan schedule e. administrasi kontrak
f. pengawas kualitas dan control
g. administrasi program keselamatan kerja h. perencanaan tenaga kerja
j. publik relation (humas) k. pelayanan masa pemeriksaan
Bentuk organisasi yang lengkap seperti ini dapat dilihat pada bagan struktur di bawah ini.
Organisasi Proyek Tradisional
Ciri-ciri bentuk organisasi semacam ini adalah:
1. Konsultan perencana terpisah
2. Kontraktor utama tunggal Pemilik
Proyek
Konsultan Kontraktor Utama
Sub Kontraktor
Kerja dengan kemampuan
3. Banyak melibatkan subkontraktor atau dikerjakan sendiri oleh kontraktor utama
Organisasi Swakelola (PembangunanPemilik)
Ciri-ciri bentuk organisasi proyek swakelola adalah:
1. Pemilik proyek bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan proyek (bertindak sebagai konsultan perencana dan kontraktor)
2. Pekerjaan dapat dilaksanakan dengan kemampuan sendiri secara fakultatif atau dilaksanakan oleh kontraktor/subkontraktor.
3. Jenis kontrak yang diterapkan: harga tetap, harga satuan, kontrak yang dinegosiasikan.
Organisasi Proyek Putar Kunci (TurnKey Project)
Pemilik Proyek
Divisi
Perencanaan PelaksanaanDivisi
Kontraktor - Sub Kontraktor
Kerja dengan kemampuan
sendiri
Pemilik Proyek KontraktorKonsultan
Konsultan Kontraktor Utama
Ciri-ciri bentuk organisasi proyek putar kunci di mana konsultan-kontraktor berfungsi sebagai perencana dan pelaksanaan adalah:
1.
Satu perusahaan yang bertanggung jawab baik untuk perencanaan maupun pelaksanaan konstruksi.2.
Melibatkan kontraktor spesialis.3.
Jenis kontrak yang diterapkan: harga tetap, harga maksimum bergaransi, kontrak konstruksi desain dengan biaya tambah upah tetap.Organisasi proyek memisahkan kegiatan perencanaan dengan kegiatan pengawasan pelaksanaan proyek. Ciri-ciri bentuk organisasi putar kunci dimana konsultan-kontraktor berfungsi sebagai perencana dan pengawas adalah:
a. Pihak yang bertanggung jawab terhadap kegiatan perencanaan berbeda dengan pihak yang bertanggung jawab terhadap pengawasan.
DAFTAR PUSTAKA
http://chalisbrother-engineering.blogspot.co.id/2009/12/organisasi-struktur-dan-perkembangannya.html
https://sites.google.com/site/operasiproduksi/organisasi-proyek
