Pengembangan Pedoman Sistem Manajemen Mutu Berbasis ISO
9001:2008 untuk Usaha Mikro, Kecil dan Menengah
Merita Bernik, Mery Citra Sondari Universitas Padjadjaran
Abstract
Sistem Penjaminan mutu, sangat diperlukan bagi pengembangan dan kesinambungan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM). Untuk dapat menerapkan sistem penjaminan mutu, MUKM dapat mengacu pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, yang telah secara rinci memuat berbagai klausul yang perlu dipenuhi untuk dapat menjamin mutu dari sebuah proses bisnis. Namun sayangnya, Pedoman Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 masih dituliskan dalam bentuk yang mungkin tidak akan mudah dipahami pelaku usaha UMKM.
Penelitian ini bertujuan untuk merumuskan pedoman sederhana dari klausul ISO 9001:2008, yang kemudian dapat diterapkan di UMKM. Unit analisis dari penelitian ini adalah UMKM yang berada di kota Bandung. Penelitian ini dirancang sebagai cross-sectional study, dengan menggunakan pendekatan kualitatif studi kasus. Fase eksplorasi untuk mengetahui tingkat pemahaman UMKM terhadap klausul ISO dilakukan menggunakan wawancara. Stud kasus digunakan untuk menerapkan rumusan pedoman klausul ISO 9001:2008 pada salah satu UMKM di kota Bandung.
Hasil penelitian mengungkap bahwa UMKM telah memiliki kesadaran akan mutu, namun sebagian besar belum pernah mendengar tentang Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2008. Dari hasil studi kasus terungkap bahwa UMKM yang dijadikan studi kasus pada dasarnya telah menerapkan sistem manajemen mutu dan dapat menerapkan klausul ISO 9001:2008 dengan diberikan pendampingan serta pelatihan, terutama dalah mendokumentasikan berbagai prosedur yang dilakukan.
Pendahuluan
Berdasarkan penelitian-penelitian terdahulu (misal. Soloraya, 2009) terungkap bahwa sebagaimana sektor usaha yang lain, usaha kecil juga menghadapi tantangan besar di era globalisasi ini yaitu tantangan untuk selalu dapat memenangkan persaingan. Oleh karena itu, kebijakan dan strategi pengembangan usaha kecil ke depan adalah bagaimana meningkatkan daya saing. Banyak pengusaha kecil yang belum menyadari bahwa untuk dapat memenangkan persaingan, mereka perlu menerapkan penjaminan mutu dan menggunakan standar sistem manajemen mutu yang baik.
Berdasarkan penelitian terdahulu mengenai UMKM, masih jarang penelitian yang khusus membahas mengenai sistem manajemen mutu sebagai dasar dalam pengelolaan internal perusahaan, khususnya di Indonesia. Kalau pun di temui publikasi-publikasi yang membahas mengenai usaha UMKM, topik pembahasannya terutama berkaitan dengan pasar ataupun permodalan. Dari sisi praktis, sistem manajemen mutu masih dianggap sebagai fungsi tersier dari UMKM karena dianggap sebagai fungsi yang rumit dan mahal. Hal tersebut dikarenakan karena hingga saat ini belum terdapat pedoman sistem manajemen mutu yang khusus diperuntukkan bagi UMKM.
Oleh karena itu penelitian ini memiliki tujuan untuk merumuskan pedoman sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008 yang mudah diterapkan di UMKM dan mencoba menerapkannnya di salah satu UMKM di kota Bandung.
2. Kajian Pustaka
Pengertian UMKM
Usaha Mikro, Kecil Dan Menengah (UMKM) merupakan kelompok usaha yang memiliki jumlah paling besar. Selain itu Kelompok ini terbukti tahan terhadap berbagai macam goncangan krisi ekonomi. Maka sudah menjadi keharusan penguatan kelompok usaha mikro, kecil dan menengah yang melibatkan banyak kelompok. Usaha kecil menurut Griffin (2006) adalah usaha yang dimiliki dan dikelola secara mandiri yang tidak mendominasi pasar.
1. Usaha Mikro
Kriteria kelompok Usaha Mikro adalah usaha produktif milik orang perorangan dan/atau badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah).
2. Usaha Kecil
Kriteria Usaha Kecil Adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah). 3. Usaha Menengah
Kriteria Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar dengan kriteria memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
2.2 Konsep Penjaminan Mutu (Quality Assurance)
terus-menerus dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen. Menurut Gryna (1988), penjaminan mutu merupakan kegiatan untuk memberikan bukti-bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas dapat berfungsi secara efektif (Pike dan Barnes, 1996).
Sementara itu Cartin (1999:312) memberikan definisi penjaminan mutu sebagai berikut : Quality Assurance is all planned and systematic activities implemented within the the quality system that can be demonstrated to provide confidence that a product or service will fulfill requirements for quality.
Tahapan dalam Sistem Penjaminan Mutu
Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dapat dikatakan berhasil dilaksanakan apabila telah melalui satu putaran dari mulai input kemudian proses hingga menghasilkan output. Untuk dapat berhasil melewati putaran tersebut maka terdapat tahap-tahap SPM yang harus dilakui yaitu: (1) Pemahaman persyaratan pelanggan; (2) Penentuan proses penting; (3) Penentuan sistem mutu; (4) Dokumentasi sistem mutu; (5) Pelaksanaan dalam praktek; (6) Pengendalian proses; (7) Pelatihan; (8) Pelaksanaan evaluasi; (9) Perbaikan dan pencegahan.
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu bertaraf internasional yang dapat diterapkan dalam segala bidang, dimana dalam versi 2008 ini, klausul dalam ISO 9001 tersebut lebih flesibel dan mudah untuk diterapkan. Garis besar Klausul ISO 9001: 2008 adalah: (1) Lingkup; (2) Acuan yang mengatur; (3) Istilah dan definisi; (4) Sistem Manajemen Mutu; (5) Tanggung Jawab Manajemen; (6) Pengelolaan Sumber Daya; (7) Realisasi Produk; (8) Pengukuran, Analisis dan Perbaikan.
pendokumenasian tersebut lebih berarti pada kemamputelusuran dari setiap proses yang berlangsung dan kesesuaian dengan apa yang akan atau yang sudah dilaksanakan dalam bentuk bukti yang nyata. November 2012. Unit analisis dari penelitian ini adalah UMKM yang berada di kota Bandung. UMKM ini tidak terbatas untuk yang bergerak di bidang manufaktur saja tetapi juga di bidang jasa. Dari sekian banyak UMKM yang berpartisipasi dalam tahap eksplorasi, dipilih satu UMKM yang dianggap memiliki aspek yang cukup lengkap untuk dijadikan sebagai studi kasus dari penelitian ini. Oleh karena itu kami memilih UMKM yang memproduksi tas kulit dengan nama House of Leather yang berlokasi di Jl. Cikutra
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Pengenalan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada UMKM
Pembahasan mengenai sejauh mana pelaku UMKM mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 penting bagi pembahasan selanjutnya, sebagai dasar pijakan pembuatan instrumen penelitian untuk menjawan permasalahan penelitian berikutnya. Eksplorasi mengenai sejauhmana pelaku UMKM mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dilakukan melalui wawancara semi terstruktur. UMKM yang dipilih sebagai pilot studi ini adalah UMKM di sekitar kampus Universitas Padjadjaran di Jl. Dipatiukur dan sekitarnya. Terdapat 17 pelaku UMKM yang diwawancarai, yang terdiri dari berbagai jenis UMKM, baik yang menghasilkan barang maupun jasa.
jasa yang harusnya ia berikan kepada pelanggan. Ketika ditanyakan mengenai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, semua menjawab tidak mengetahui, meski satu orang pelaku mengaku pernah mendengar istilah tersebut. Dan ketika ditanya mengenai upaya mereka dalam menarik pelanggan dan mengembangkan bisnis mereka, sebagian besar telah mengkaitkannya dengan manajemen mutu, hanya dua orang pelaku yang tidak mengkaitkannya dengan manajemen mutu dan hanya mengkaitkannya dengan strategi harga.
Dari hasil eksplorasi awal ini dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya pelaku UMKM memiliki kesadaran dalam menerapkan pengendalian mutu, meskipun kesadaran tersebut belum diwujudkan ke dalam aturan atau prosedur tertulis. Sebaliknya, usaha yang mungkin bersifat franchise, telah memiliki aturan pengendalian mutu dalam apa yang mereka sebut dengan “resep”, namun mereka sendiri kurang paham apa tujuan dari hal-hal yang tertulis di “resep” tersebut. Dikarenakan sebagian besar sama sekali belum pernah mendengar istilah Sistem Manajemen Muti ISO 9901:2008, maka hal ini menjadi temuan berharga bagi kami untuk menyusun instrumen penelitian selanjutnya, yang akan meneliti mengenai pemahaman mengenai dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
4.2 Studi Kasus
4.2.1 Profil dan permasalahan
Perusahaan yang dijadikan studi kasus adalah House of Leather yang berlokasi di daerah Cikutra Bandung. Dengan jumlah pegawai sekitar 23 orang, Ade Kusmana, pemilik House of Leather menjalankan usaha memproduksi jaket kulit sejak tahun 2000. Melihat ceruk pasar pembuatan jaket yang kurang potensial, Ade mulai melirik usaha pembuatan tas dengan tetap berbahan dasar kulit. Melihat kesuksesan tas kulit buatannya, Ade beralih keproduksi tas dan tak lagi memproduksi jaket kulit.
Home Industry ini berdiri atas mitrabinaan Pertamina dengan peminjaman modal awal. Selain mendapatkan modal, Pertamina juga kerap mengajak perusahaan Ade ikut serta dalam berbagai pameran. Keikutsertaan Ade dalam berbagai pameran tersebut menjadi langkah awal House of Leather dikenal oleh masyarakat luas.
pabrik di Tangerang. Dalam kurun waktu satu minggu produk dapat habis terjual.Tas-tas yang dijual juga mendapatkan garansi. Apabila terjadi kerusakan, pembeli dapat memperbaikinya di sini. Perusahaan ini memiliki lima tempat produksi yang berbeda, masing-masing terletak berdekatan.
Proses pembuatan tas dimulai dari pembuatan pola. Setelah pola jadi, kemudian dipotong dan diestafetkan ketempat lain yang tidak jauh dari tempat pembuatan pola untuk di lem dan dijahit. Setelah itu diestafetkan kembali ketempat lain untuk di cat dan finishing. Setelah keseluruhan proses selesai, tas siap dipasarkan di sebuah ruangan kecil di Jalan Cikutra no.18/148 B.
Meskipun tergolong home industry, toko tersebut selalu dibanjiri pengunjung. Sekitar 25 – 50 pengunjung datangke House of Leather setiap harinya. Mereka berasal dari berbagai daerah di Indonesia, bahkan toko tersebut pernah kedatangan pembeli dari Jerman. Tas-tas yang dijual dibandrol dengan hargaRp 500.000,00 – Rp. 800.000,00.
Beberapa permasalahan yang ada berkenanaan dengan persyaratan yang berhubungan dengan kalusul ISO 9001:2008 adalah:
Tidak adanya visi, misi yang disosialisasikan dengan jelas kepada para pegawai. Pa Ade sebagai pemilik perusahaan hanya memiliki tujuan yang sangat sederhana yaitu seiap tas hasil produksinya laku terjual sehinggga memperoleh keuntungan yang diharapkan. Sedangkan target produksinya adalah 96 tas setiap minggunya atau sekitar 384 tas per bulannya.
Memiliki struktur organisasi yang sangat sederhana, dan tidak memiliki pembagian kerja yang jelas, seperti yang dijelaskan pada profil di atas, bentuk kerjanya adalah saling bantu satu dengan yang lainnya.
Pendokumentasian dari setiap proses yang dilakukan itu juga belum ada. Merek bekerja hanya berdasarkan kebiasaan dan instruksi secara lisan.
memotong, menggunting, mengecat pinggiran tas, mengelem dan menjahit. Pembagian kerja dan job descriptionnya sudah pasti tidak secara tertulis.
Quality control diserahkan kepad masing-masing pernanggung jawab kelompok. Pa ade juga turut melakukan Quality control untuk produksi tasnya dengan cara berkeliling kesetiap kelompok.
Pengendalian produk yang cacat ataupun pencegahan terjadinya kecacatan produk tidak jelas tergambar dari proses produksinya, Pa Ade dan Pa Deden hanya cukup mempercayakan kepada setiap kelompok pegawainya tidak akan menghasilkan produk yang cacat, kalaupun ada kecacatan hanya sedikit dan masih bisa dijual.
4.2.2 Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada House of Leather
Berdasarkan ketidak sesuaian dengan apa yang dipesyaratkan dalam Klausul ISO 9001:2008, maka dilakukan beberapa penyesuaian dengan apa yang tercantum dalam Klausul ISO 9001:2008 dalam penerapan yang sangat sederhana seperti pada pedoman penerapan SMM ISO 9001:2008 pada UKM.
Sistem Manajemen Mutu
Memiliki peta proses bisnis yang jelas sehingga dapat tergambar antara input, proses hingga outptnya.
Gambar 1. Peta Proses Bisnis House of Leather
Berdasarkan peta proses bisnis di atas terdapat beberapa prosedur yang diperlukan yaitu:
Order handling untuk mengidentifikasi persyaratan dan harapan pelanggan. Tertuang dalam prosedur Desain Model, dimana dalam prosedur tersebut dinyatakan bahwa model tas yang akan dibuat ditentukan oleh keinginan konsumen.
Proses pembelian bahan baku dan penerimaan material. Tertuang dalam prosedur pemilihan supplier bahan baku, yang berisikan mengenai standar bahan baku yang diperlukan dan penyeleksian supplier untuk memenuhi bahan baku yang diinginkan.
Proses produksi dan pengendalian kualitas produksi mulai dari input, in proses hingga outputnya. Tertuang dalam prosedur Pengontrolan Proses Produksi Tas, dimana dalam prosedur ini dijelaskan mualai dari proses pembuatan tas serta pengontrolan kualitas pada setiap tahapannya hingga tas tersebut masuk ke bagian pengemasan untuk disimpan di toko.
konsumen untuk dapat mengukur kepuasan konsumen dan menangani keluhan pelanggan
Proses pergudangan, untuk mengatahui sistem penyimpanan barang . Tertuang dalam prosedur pergudangan, yang berisikan mengenai cara penyimpanan barang jadi maupun bahan baku di gudang.
Proses evaluasi proses produksi untuk mengetahui bagaimana proses produksi tersebut apakah telah berjalan sebagaimana seharusnya. Tertuang dalam prosedur evaluasi proses produksi, yang berisikan mengenai data apa saja yang diperlukan, bagaimana melakukan pengontrolan dari proses produksi yang sedang berjalan.
5. Kesimpulan dan penelitian lebih lanjut
Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2008 sudah banyak diterapkan dalam bisnis, akan tetapi untuk UKM masih jarang sekali yang sadar akan penerapannya. Hal ini disebabkan karena UKM ini belum mengenal dan mngetahui lebih jauh mengenai SMM berbasis ISO 9001: 2008. Apalagi dengan melihat ataupun mendengar persyaratan ISO 9001:2008 yang sepertinya banyak dan sulit. Maka berdasarkan penelitian ini diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
Hampir semua UMKM dari hasil wawancara tidak mengetahui sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, walaupun UMKM ini telah mengetahui mengenai kualitas produk, tetapi UMKM tersebut selalu mengkaitkan harga untuk mempertahankan konsumennya, bukan dengan cara pengontrolan kualitas produknya yang akan menyebabkan konsumen menjadi lebih terpenuhi harapan dan keinginannya.
Untuk memperjelas penerapan ISO 9001:2008 pada UMKM, maka pedoman yang sederhana tersebut diterapkan pada House of Leather yang merupkan UMKM penghasil tas kulit. Prosedur yang dibuat berdasarkan pada peta proses bisnis yang dimiliki oleh House of leather dan prosedur tersebut tidak lepas dari persyaratan yang ada pada Klausul ISO 9001:2008
melibatkan lebih banyak perusahaan yang dijadikan studi kasus. Diharapkan, dengan melibatkan lebih banyak perusahaan, akan teridentifikasi faktor-faktor yang esensial bagi penerapan klausul ISO 9001:2008 di UMKM dan dilakukan uji secara kuantitatif untuk keperluan generalisasi.
DAFTAR PUSTAKA
ISO 9001:2008, "Quality Management System-Requirement"
Moh. Nazir 1999. "Metode Penelitian". Jakarta : Ghalia Indonesia.
Justin G. Longeneckker, 2000."Small Business Management". South-Western College Publishing,.
Rahmana, Arief. 2008."Keragaman Definisi UKM di Indonesia".
Rosid, Abdul. 2010." Manajemen Usaha Kecil Menegah dan Koperasi".UMB
Saroso , Dana Santoso. 2010."Peningkatan Daya Saing pada Industri Kecil dan Menengah"
Sudjana. 1999. "Metoda Statistika".Tarsito Bandung
Tricker, Ray. 2010. ISO 9001:2008 for Small Business, 4th Edition
Lampiran
Contoh 1. Prosedur Pengontrolan Proses Produksi Tas
Lambang Perusahaan
PROSEDUR
Tgl. Berlaku : ……… : Revisi : ………. : 1/2
Tgl. Revisi :………..
: 19-07-2006 Kode Dok. : ……….
PENGONTROLAN PROSES PRODUKSI TAS
TUJUAN Tas yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
RUANG LINGKUP Mulai dari pembuatan pola hingga Tas selesai diproduksi
DEFINISI MP adalah Manajer produksi yang malakukan Quality Control proses produksi
REFERENSI Klausul 8.3,8.4 , 8.5 ISO 9001:2008
PROSEDUR Bagian produksi menerima kulit yang telah sesuai dengan standar kulit untuk pembuatan tas (Prosedur Pemilihan supplier Bahan Baku) Bagian produksi membuat pola tas yang akan diproduksi
MP melakukan pemeriksaan terhadap pola yang dibuat apakah telah sesuai dengan ukuran dan bentuk yang diharapkan
Apabila sesuai maka proses dilanjutkan pada pengguntingan pola tas tersebut, apabila tidak sesuai maka akan dilakukan penggambaran ulang pola
MP melakukan pemeriksaan pada hasil pengguntingan pola tersebut apakah sudah sesuai dengan pola yang dibuat, dilihat dari kerapihan pengguntingan
Apabila rapih maka akan dilanjutkan pada proses penjahitan, pengelemen dan pengecatan pinggiran tas, apabila tidak sesuai maka diperbaiki atau dirapikan hasil pengguntingan tersebut
MP memeriksa hasil jahitan dan pengeleman tas yang dibuat, berdasarkan kerapihan jahitan dan kebersihan pengeleman tas, jangan sampai ada sisa-sisa lem disekitar tas
Tas yang lolos dari pemeriksaan ini akan diberikan kepada bagian pengemasan, sedangkan tas yang tidak lolos akan diperbaiki naik jahitannya ataupun dibersihkan sisa-sisa lemnya
LAMPIRAN Flow Chart Pengontrolan Proses Produksi Tas Prosedur Standar Pembelian Kulit
Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disahkan Oleh,
