MEMBANGUN STARTEGI BISNIS/TEKNOLOGI INFORMASI
Rangkuman
Untuk memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi manajemen dan teknologi
Oleh :
Mirna Nur Cahyani 150810301015 Lutfa Fitria Ningsih 150810301047 Arnalistan Eka Cahyani 150810301058 Mohammad Iqbal As’ad 150810301074
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
DASAR PERENCANAAN
Perencanaan sebenarnya adalah suatu cara “rasional” untuk mempersiapkan masa depan Becker (2000) dalam Rustiadi (2008 h.339). Sedangkan menurut Alder (1999) dalam Rustiadi (2008 h.339) menyatakan bahwa :
“Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan dating serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk mencapainya.”
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.
Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.
Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.
Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut.
1. Minimize Risk
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2. Reduce Cost
Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.
Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.
4. Create NewRealities
Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen sistem informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya perencanaan strategis sistem informasi. Seiring dengan perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis sistem informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen sistem informasi.
Empat unsure dasar perencanaan :
1. Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.
Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.
Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan 1. Manfaat perencanaan :
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.
c. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas. d. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi. g. Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti i. Menghemat waktu , usaha dan dana.
2. Kelemahan perencanaan
a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
c. Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi. d. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
e. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten
Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen, serta memaksimalkan hasil investasi dari teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk merealisasikan rencana bisnisnya. Dengan demikian, penerapan teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif dalam untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi sistem informasi dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang diterapkan perusahaan dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi.
Tantangan Implementasi Pengembangan Sistem Informasi
Sebuah program aplikasi yang baik tidak hanya menterjemahkan proses manual ke dalam system dalam bentuk medianya tetapi meliputi proses yang terdapat didalamnya dengan memberikan kemudahan bagi penggunanya dan tentu saja memberikan nilai tambah bagi perkembangan suatu organisasi. Perubahan proses akan mengubah SOP (Standard Operasional Procedure) yang sudah ada, dan tentu saja akan melibatkan orang-orang yang ada didalamnya.
leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal. Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut:
1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.
2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.
3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.
Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai organisasi.
Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih baik.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis, meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kopentitif mereka dalam pasar yang cepatsekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung timpengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalamaktivitas bisnis lainnya.
Konsep – konsep dasar
Konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakanuntuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.
Teknologi informasi
Konsep - konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis internet.
Aplikasi bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan kompetitif bisnis.
Proses pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
Tantangan manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakaiakhir, perusahaan, dan global dalam bisnis.
Contoh: Kebanyakan toko retail mengunakan CBIS untuk membantu mereka mencatatpembelian pelanggan, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli barang dagangan baru, serta untuk mengevaluasi trend penjualan.
2. Dukungan pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya.
Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk membuat keputusan yang lebih baik pelanggan.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. Sistem Pendukung Operasi
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produkinformasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh system informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaanbisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan.
1) Sistem pemrosesan transaksi
Memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis. Memperbaharui database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya: Sistem titik penjualan (point-of-sale - POS) dibanyak toko retail menggunakan terminal mesin kas untuk secara elektronik menangkap serta memindahkan data penjualansepanjang saluran telekomunikasi ke pusat computer regional agar dapat diproses segera(Real-time) atau diproses setiap malam (Batch).
2) Sistem Pengendalian proses
Mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contohnya, penyulingan minyak menggunakan sensor elektronik yang dihubungkan ke komputer untuk secara terus menerus mengawasi proses kimia dan membuat penyesuaianinstant (real-time) yang mengendalikan proses penyulingan.
3) Sistem kerja sama perusahaan
Mendukung komunikasi dan kerja sama tim, kelompok kerja dan perusahaan. Contohnya, para pekerja ahli dalam sebuah tim proyek dapat menggunakan email untuk mengirim dan menerima berbagai pesan elektronik, dan melakukan konferensi video untukmelakukan pertemuan elektronik agar dapat mengoordinasikan berbagai aktivitasnya.
Sistem pakar. Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai.
Sistem manajemen pengetahuan. Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan peyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Contoh: akses intranet ke praktik – praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan sistem pemecah masalah pelanggan.
Sistem informasi strategis. Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk, layanan dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh: perdangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce.
· Sistem bisnis fungsional. Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan.
Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
TANTANGAN MANAJERIAL TEKNOLOGI INFORMASI
Kesuksesan dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini bergantung pada pemaksimalan penggunaan teknologi berbasis internet dan sistem informasi melalui web, untuk memenuhipermintaan yang berubah dari para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya di pasarglobal. Tujuan dari banyak perusahaan saat ini adalah untuk memaksimalkan nilai pelanggandan bisnis mereka dengan menggunakan teknologi informasi untuk mendukung para pegawaimereka dalam mengimplementasikan proses bisnis kooperatif denga n para pelanggan, pemasok, dan pihak lainnya.
Keberhasilan Dan Kegagalan dengan TI
Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam mendukung strategis bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan Beberapa tantangan etika yang harus dihadapi oleh para manajer bisnis yang mengimplementasikan aplikasi – aplikasi utama teknologi informasi.
Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber dayamanusia.
Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskanpengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis.
Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.
.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI Konsep sistem dapat membantu memahami:
1. Teknologi. Jaringan komputer adalah sistem dari berbagai komponen pemrosesan informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data dan teknologi jaringan telekomunikasi.
2. Aplikasi. Aplikasi bisnis dan perdagangan elektronik melibatkan sistem informasi bisnis yang saling berhubungan satu sama lain.
3. Pengembangan. Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan teknologi informasi dalam bisnis meliputi pendesainan komponen – komponen dasar sistem informasi.
4. Manajemen. Mengelola teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas, nilai bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.
Sumber Daya Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware, Software, Data dan Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem informasi dan produknya, Meliputi:
Sumber daya manusia
Pemakai akhir merupakan orang – orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer.
Sumber daya hardware Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media.
Sumber daya software Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukungoperasi sistem computer.
Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, databasepersediaan. Sumber daya jaringan
Media komunikasi, pemproses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan.
Mengenali sistem informasi
Sebagai praktisi bisnis, harus mampu mengenali komponen dasar sistem informasi. Hal iniberarti harus mampu mengidentifikasi:
· Sumber daya manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan. · Jenis produk informasi yang dihasilkan
· Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan, dan pengendalian. Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat, menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam hal sistim informasi perusahaan.
Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa? karena pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya memiliki kompleksitas yang tinggi.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
– Informasi apakah yang dibutuhkan? – Oleh siapa?
– Kapan? – Dimana?
– Dalam bentuk apa?
– Bagaimana cara mengumpulkannya?
Selain itu secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai. Dasar perencanaan adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu: 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
2. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY) 3. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE) 4. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
5. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO) 6. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)
Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi.
Selain itu, diperlukan pula langkah – langkah yang diperlukan dalam membangun sistem informasi tersebut yaitu mendesainnya. Berikut langkah-langkah dasar dalam proses desain sebuah sistem informasi:
Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa
Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy.
Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).
-Mengidentifikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem -Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut -Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field
informasi yang diperlukan.
Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini. Hampir dapat dipastikan, bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau memanfaatkan sistem informasi untuk mendukung operasionalnya, maka ia akan “terlindas” oleh persaingan yang semakin hari semakin ketat. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di dalam suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:
Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan
manajerial.
Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yan
sesuai.
Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan
Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas dibawah ini:
Keberhasilan
Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. Berikut beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi:
o Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use) Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan) sehingga mereka menggunakan sistem ini secara sering.
o Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun, maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan dari para penggunanya.
o Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem informasi & staff dari sistem informasi
Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal tersebut merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak yang positif serta sesuai dengan yang dibutuhkan.
Kegagalan
Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak faktor. Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk digunakan. Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dapat dikatakan gagal:
o Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran
Pada dasarnya biaya pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu perencanaan anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun begitu sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan menjadi berlarut-larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin membengkak
o Melalui waktu yang diperkirakan
Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan penegmbangan sistem informasi merupakan suatu pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi. Jika perkiraan waktu ini yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal tersebut dapat menyebabkan kegagalan.
o Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan
sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan. Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan kegagalan pula.
o Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya saja seperti untuk sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan keuangan, sistem pemasaran dan lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang dibangun ternyata tidak sesui dengan peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan sistem tersebut gagal.
Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut:
Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna
Dalam perencanaan pengembangan sistem informasi, perusahaan harus mampu menarik partisipasi dari seluruh pengguna untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan ikut dalam proses perencanaan secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna
Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi
Biasanya terjadi kesenjangan atau miskomunikasi antara perancang sistem informasi dengan para penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya komunikasi diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan hal-hal lain yang pada akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang dilakukan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dukungan Manajemen
Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah penting. Hal ini dikarenakan pengembangan sistem informasi yang ada membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat.
Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Kesimpulan
