1
http://www.jsk.ac.id
ANALISIS DAN PERACANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN
RUANGAN DAN FASILITAS PADA PT. INDRAMAS JAYALESTARI
Ramdani
1, T. Husain
21,2
Jurusan Sistem Informasi / STMIK Widuri
Jalan Palmerah Barat No. 353, Jakarta Selatan – 12210 Indonesia
thusain1819@gmail.com
Abstrak—PT. Indramas Jayalestari adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang building
management, seperti penyewaan ruangan dan fasilitas. Perusahaan hingga saat ini masih belum menggunakan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik, perusahaan mengalami kesulitan untuk pencarian data dan pemrosesan data serta penyajian laporan yang membutuhkan waktu yang relatif lama. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem informasi berjalan dan membuat aplikasi penyewaan ruangan dan fasilitas berbasis ASP.Net sehingga rancangan input dan output serta laporan-laporan dengan menggunakan format yang terkomputerisasi dapat mendukung proses kesinambungan (kontinuitas) antara proses satu dengan proses lainnya. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan studi pustaka, wawancara dan observasi. Analisis sistem berjalan menggunakan entity-relationship model (ERM). Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Net dengan database SQL Server. Hasil dari perancangan sistem informasi diharapkan dapat memecahkan permasalahan sistem berjalan dengan pembuatan database yang terkomputerisasi sehingga dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan informatif.
Keywords— penyewaan ruang dan fasilitas, Visual Basic.Net, database terkomputerisasi
Abstract—PT. Indramas Jayalestari is one of the companies occupied in the building management, such as
room leasehold and facilities. Currently, the company is still processing data not yet entirely the use of integrated information systems, the companies has difficulty in terms of data costumer search and the process of recording and report presenting takes a relatively long time. The purpose of this research is to analyze the current information system and make an ASP.Net based application for room leasehold and facilities so the design inputs and outputs and reports using a computerized format can support sustainable process (continuity) between one process to the future process. This application is expected to provide accurate information about the process of costumer room leasehold and facilities. The method used is qualitative research method through the study of literature, interview and observation. Analysis of current systems using the entity-relationship model (ERM). The design of system using the Visual Basic.Net language programming with a SQL-Server database. The result of this design is expected to solve the problems or current system throught making a computerized database as of can produce information with quickly, accurately and informative.
Keywords—room leasehold and amenities; Visual Basic.Net; computerized database
I. PENDAHULUAN
Teknologi informasi tidak dipandang sebagai tools
pendukung organisasi, teknologi menjadi faktor utama kesuksesan proses bisnis organisasi di era informasi ini. Banyak perusahaan dituntut untuk mengimplementasikan seperangkat teknologi di lingkungan bisnisnya agar tetap
memiliki competitive advantages. Keterlibatan sistem
informasi dapat memberikan suatu kontribusi positif terhadap kemajuan pelaksanaan operasional perusahaan. Perencanaan sistem informasi harus disesuaikan dengan strategi bisnis dan perencanaan strategi sistem informasinya [1].
Penggunaan sistem informasi dapat digunakan di suatu bagian perusahaan, seperti halnya yang dilakukan dalam
pengelolaan manajemen gedung (building management) yang
membutuhkan informasi secara real time dalam memberikan pelayanan yang efektif dan optimal kepada pelanggan
(costumer). Building management adalah suatu perusahaan
yang menyediakan pelayanan jasa persewaan ruang kantor dan tempat usaha dan juga fasilitas penunjang di dalamnya. PT. Indramas Jayalestari yang bergerak di bidang building
management menyediakan ruangan dan fasilitas gedung untuk
disewakan kepada pihak luar atau pihak penyewa. Sebelumnya pihak penyewa harus melengkapi persyaratan dengan mengisi formulir registrasi terlebih dahulu.
Perusahaan yang berdiri sejak tahun 1998 hingga saat ini belum menggunakan sistem informasi yang terintegrasi
dengan baik. Formulir (form) penyewaan ruangan dalam
2
http://www.jsk.ac.id
lengkap, pemrosesan data costumer hanya dilakukan secarasemi terkomputerisasi menggunakan Microsoft Excel. Penyimpanan dokumen costumer hanya diarsipkan ke dalam berkas fisik sehingga administrasi penyewaan tidak dapat
meninjau dokumen secara up-to-dated, dokumen terkadang
tercecer yang pada akhirnya pihak manajemen sering mengalami kesulitan untuk pencarian data dan pembuatan
laporan transaksi penyewaan costumer harian, mingguan
maupun bulanan.
Pentingnya penelitian ini dilakukan di PT. Indramas Jayalestari ditujukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah: (1) perusahaan menggunakan aplikasi sederhana
pada Microsoft Office yaitu MS-Excel sehingga data costumer
berpotensi redundansi dan double data; (2) Terdapat kesulitan dalam melakukan pencarian data costumer; dan (3) proses
pencatatan dan pembuatan laporan yang disajikan
memerlukan waktu yang relatif tidak singkat. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui prosedur dan menganalisis sistem informasi berjalan serta membuat rancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas pada PT. Indramas Jayalestari.
II. METODE PENELITIAN
Sistem informasi (information system) menurut O’Brian
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Analisis sistem informasi berjalan dibuat terlebih dahulu untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan [2]. Penyewaan berasal dari kata dasar sewa yang berarti pemindahan hak pakai suatu barang atau jasa. Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia Pintar, sewa adalah “pemakaian, peminjaman sesuatu dengan pembayar uang, yang boleh dipakai” [3]. Kegiatan sewa-menyewa ini biasanya dituangkan ke dalam perjanjian kedua belah pihak.
Perancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas di PT. Indramas Jayalestari menggunakan program
aplikasi Visual Basic.Net (VB.Net) dengan bahasa
pemrograman berbasis ASP.Net. VB.Net adalah bahasa pemograman yang digunakan dalam pembuatan sistem rekam medis yang merupakan bahasa pemrograman berorientasi
obyek, tetapi masih mengizinkan para programmer untuk
mengimplemetasikan pemrograman terstruktur [4].
Sejak awal perkembangan bahasa BASIC (beginner’s all
-purpose symbolic instruction code) yang dirilis pada bulan Mei
2001 yaitu Visual Basic 1.0 hingga Visual Basic 2010 atau dikenal dengan istilah VB.Net. VB.Net 2010 adalah sebuah
bahasa pemrograman yang berpusat pada objek (object
oriented programming) yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi Windows yang berbasis GUI (graphical user
interface). Program VB.net versi 2010 ini memiliki
keunggulan dibandingkan VB6 diantaranya bahasa
pemrograman ini berbasis objek dan memiliki akses penuh ke
net framework.. Net framework adalah perangkat lunak yang
mendukung proses pengembangan dan eksekusi program yang
dikembangkan oleh Microsoft Windows yang diklasifikasikan menjadi (1) .Net Class Library; dan (2) common language
runtime (CLR) [5].
Metode penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Pengumpulan data dilakukan untuk menganalisis sistem informasi berjalan dengan tujuan mengidentifikasi kebutuhan pengguna yang informasinya diperoleh melalui wawancara kepada key-informan seperti, divisi HRD, kepala operasional, dan building manager. Perancangan aplikasi ini menggunakan model sekuensial linier melalui tahap demi tahap secara berurutan dari analisis, desain, pengkodean dan tahap pengujian [6].
Gbr. 1 Ilustrasi Model Waterfall [6]
Tahapan kegiatan perancangan sistem informasi ini meliputi:
Analysis; proses pengumpulan kebutuhan yang
dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
Design; proses multi langkah yang berfokus pada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasikan kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
Coding; desain harus ditranslasikan ke dalam program
perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer yang sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
Testing; pengujian berfokus kepada perangkat lunak
dari segi logic dan fungsional serta memastikan bahwa semua bagian telah diuji, hal ini dilakukan untuk
meminimalisasi kesalahan (error) dan memastikan
keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
3
http://www.jsk.ac.id
pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulaidari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang telah ada.
III.HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Kebutuhan Sistem
Adapun proses bisnis dan alur informasi sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas yang sedang berjalan di PT. Indramas Jayalestari dari proses pendaftaran, pembayaran
sampai dengan pembuatan laporan costumer dijelaskan
sebagai berikut:
Pendaftaran; pelanggan datang dan mengisi form
pendaftaran, kemudian bagian admin konfirmasi
pendaftaran bahwa costumer melakukan pendataan
sebelum melakukan penyewaan ruang dan fasilitas. Selanjutnya, admin membuat daftar customer dari form
registrasi dan menyerahkannya ke BM Manager.
Penawaran; setelah admin menyerahkan laporan daftar
customer kepada BM Manager, BM Manager melihat
dan memperbarui daftar ruang dan fasilitas, apabila BM Manager memperbarui daftar ruang dan fasilitas serta dikonfirmasikan kembali kepada admin. Kemudian, admin membuat data harga ruang dan fasilitas yang diserahkan kepada costumer.
Penyewaan; setelah costumer melihat daftar harga
ruang dan fasilitas, costumer mengisi form penyewaan.
Setelah itu, costumer memberikan konfirmasi
penyewaan kepada admin bahwa customer akan
melakukan penyewaan ruang dan fasilitas. Kemudian,
admin membuat daftar penyewa sesuai dari form
penyewaan tersebut dan menyerahkan laporan daftar penyewa kepada BM Manager.
Pembayaran; customer datang untuk melakukan
pembayaran dengan membawa uang tunai sesuai harga sewa ruang dan fasilitas pada hari yang telah ditentukan
sebelumnya. Kemudian, customer memberikan
konfirmasi pembayaran kepada admin bahwa customer
akan melakukan pembayaran secara tunai. Selanjutnya,
admin membuat tanda terima pembayaran dan customer
mendapatkan kwitansi pembayaran dari admin.
Laporan; Admin membuat data pembayaran sesuai dari
kuitansi pembayaran customer, membuat laporan
pembayaran kemudian diberikan kepada BM Manager. Setiap bulan admin membuat data keuangan dan diserahkan laporan keuangan kepada BM Manager. Sistem informasi berjalan pada penyewaan ruangan dan fasilitas di PT. Indramas Jayalestari masih menggunakan bentuk fisik atas form pendaftaran dan penyewaan pelanggan sehingga pencarian data membutuhkan waktu yang relatif lama karena pemrosesan data menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Di samping itu, tidak adanya otomatisasi dari proses perpanjangan sewa pelanggan sehingga berdampak redundansi data antara pihak penyewa dan bagian admin. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas pada perusahaan yang secara otomatis dapat
menghubungkan antara proses satu dengan proses lainnya meliputi: (1) proses pendaftaran; (2) proses penyewaan; (3) proses perpanjang; (4) proses pembayaran; dan (5) proses laporan. Laporan tersebut dapat dijadikan data untuk analisis pelanggan guna meningkatkan pelayanan penyewaan ruangan dan fasilitas di perusahaan tersebut.
B. Desain Sistem
Rancangan pada sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas yang telah dianalisis sebelumnya dibuatkan ke dalam diagram konteks usulan tetap melalui interaksi 3 (tiga) entitas pada berikut ini:
0. SISTEM INFORMASI
PENYEWAAN RUANGAN DAN FASILITAS PADA PT.
INDRAMAS - penyewaan ruang dan fasilitas - regisrasi costumer
- penawaran - kwitansi pembayaran
- bukti transfer
- perpanjangan ruang dan fasilitas - data penyewa
- data ruang dan fasilitas - data costumer
- daftar costumer - form penawaran - invoice penyewaan - invoice perpanjangan - input pembayaran - data pembayaran - data keuangan
- harga ruang dan fasilitas - Laporan Costumer - Laporan Penyewaan - Laporan Perpanjangan - Laporan Pembayaran - Laporan Keuangan
Gbr. 2 Diagram Konteks Rancangan Sistem
Hasil rancangan skema diagram konteks yang diusulkan, dituangkan ke dalam diagam overview rancangan sistem pada gambar berikut ini:
Customer Registrasi Customer
Admin Penawaran Form Penawaran
Penyewaaan Ruang dan Fasilitas Data Penyewa BM
Harga Ruang dan Fasilitas Data Ruang dan Fasilitas Data Customer
Transaksi Perpanjangan Perpanjangan Ruang dan Fasilitas Invoice Perpanjangan
Hasil rancangan diagram overview usulan, ditransformasi menjadi skema relasi antar tabel atau dikenal dengan istilah
logical record structure (LRS) pada database penyewaan
4
http://www.jsk.ac.id
Tabel Customer Tabel Penawaran
Tabel Perpanjang
Tabel Ruang dan Fasilitas
Gbr. 4 Relasi Antar Tabel Database
Hasil rancangan skema relasi antar tabel dalam sistem
database penyewaan ruangan dan fasilitas di atas
menunjukkan representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. Himpunan entitas akan selalu berinteraksi dengan
lingkungannya. Interaksi ini ditujukan untuk
mengkomunikasikan percakapan antara pengguna data ke sistem, menampilkan output informasi kepada pengguna atau dapat keduanya.
C. Pengkodean
Desain sistem ditranslasikan ke dalam program aplikasi VB.Net menggunakan database SQL Server 2014. Layar dialog (interface) yang harus dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu ditampilkan pada area yang sudah pasti pada gambar berikut ini:
Login UtamaMenu
Admin
Gbr. 5 Struktur Tampilan
D. Pengujian
Desain sistem ditranslasikan ke dalam program aplikasi VB.Net menggunakan database SQL Server 2014. Layar dialog (interface) yang harus dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu ditampilkan pada area yang sudah pasti pada gambar berikut ini:
Pengujian Login Admin
5
http://www.jsk.ac.id
Pengujian Login BM Manager
Gbr. 7 Tampilan Login BM Manager
Pengujian Menu Utama
Gbr. 8 Tampilan Menu Utama
Pengujian Menu Master Pendaftaran
Gbr. 9 Tampilan Menu Master Pendaftaran
Pengujian Menu Transaksi Penawaran
Gbr. 10 Tampilan Menu Transaksi Penawaran
Pengujian Menu Transaksi Penyewaan
Gbr. 11 Tampilan Menu Transaksi Penyewaan
Pengujian Menu Transaksi Perpanjangan Fasilitas
Gbr. 12 Tampilan Menu Transaksi Perpanjangan Fasilitas
Pengujian Menu Transaksi Pembayaran Sewa
6
http://www.jsk.ac.id
Pengujian Menu Transaksi Pembayaran Perpanjangan
Gbr. 14 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Perpanjangan
Pengujian Menu Monitoring Ruang List
Gbr. 15 Tampilan Menu Monitoring Ruang List
Pengujian Menu Laporan Penyewaan
Gbr. 16 Tampilan Output Laporan Penyewaan
Pengujian Menu Laporan Penyewaan Fasilitas
Gbr. 17 Tampilan Output Laporan Penyewaan Fasilitas
Pengujian Menu Laporan Perpanjangan Ruangan
Gbr. 18 Tampilan Output Laporan Penyewaan Perpanjangan
Pengujian Menu Laporan Perpanjangan Fasilitas
Gbr. 19 Tampilan Output Laporan Perpanjangan Fasilitas
IV.SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan sebelumnya mengenai rancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas PT. Indramas Jayalestari, maka simpulan dari penelitian ini adalah:
1. Rancangan sistem informasi penyewaan ruang dan
fasilitas telah dapat menyimpan data dengan baik. Pencarian daftar customer dan daftar penyewa dapat
lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan
7
http://www.jsk.ac.id
2. Sistem ini memudahkan adminstrasi untuk mengolah
dan mengetahui daftar customer dan daftar penyewa, dan memudahkan dalam pembuatan laporan- laporan.
3. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, kesalahan
dapat diminimalisir yang berdampak pada data hilang atau terselipnya dengan data yang lain.
Berdasarkan simpulan di atas maka dapat diajukan beberapa saran penelitian sebagai berikut:
1. Implementasi sistem informasi ini hendaknya dilakukan
secara berkesinambungan dengan memaksimalkan penggunaan database yang telah terkomputerisasi. 2. Perusahaan menempatkan penggunaan anti virus pada
setiap unit komputer untuk mencegah hilang dan kerusakan data.
REFERENSI
[1] Oktavia, Tanty, "Peran Serta Strategi Sistem Informasi Terhadap Keberhasilan Penerapan Teknologi Informasi Perusahaan," ComTech, vol. 2, no. 1, pp. 42-51, Juni 2011.
[2] Yakub, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. [3] Handayani, Puthot Tunggal; Suryani, Pujo Adhi, Kamus Lengkap Bahasa
Indonesia - Pintar. Surabaya: Giri Utama, 2016.
[4] I Gusti Ngurah Suryantara, Merancang Aplikasi Rekam Medis dengan VB.NET (Indonesian Edition). Jakarta: Elex Media Komputindo, 2015. [5] Budi Raharjo, Mudah Belajar VISUAL BASIC.NET. Bandung:
Informatika, 2016.
[6] A.S. Rosa and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika, 2013.
UCAPAN TERIMA KASIH
