6
PENGELOLAAN DATA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN UNTUK PEGAWAI BANK RAKYAT INDONESIA
Ade Putra Nanda
Sistem Informasi, STMIK JAYANUSA, JL. Damar No.69 E Padang
email: adeputrananda12@gmail.com
Abstract
The system used on the Center Education (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Branch Padang mainly in data processing employee training in each period is not registered with preferably, to search for employee data, data checking process, as well as editing of data and the employees are very takes time for data stored not fit together in a system. To create the report also takes a long time. The author tries to develop a system on using the Database data storage processing in training and education for easy editing and checking data in training and education.
Keywords: Education, Training,Sendik Bri
Abstrak
Sistem yang digunakan pada Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Cabang Padang terutama di dalam pengolahan data pelatihan pegawai setiap periodenya tidak terdaftar dengan sebaiknya, Untuk mencari data karyawan, proses pengecekan data, maupun pengeditan yang berkaitan dengan data karyawan sangat membutuhkan waktu karena data yang tersimpan belum tersusun dengan baik dalam sebuah sistem. Untuk membuat laporan juga membutuhkan waktu yang lama. Penulis mencoba untuk mengembangkan sistem diatas dengan menggunakan Database dalam penyimpanan data pengolahan pelatihan dan pendidikan agar mudah dalam pengeditan dan pengecekan data pelatihan dan pendidikan.
Kata Kunci: Pendidikan, Pelatihan,Sendik Bri
PENDAHULUAN Latar Belakang
Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank
Rakyat Indonesia Cabang Padang
merupakan pusat pendidikan dan pelatihan pegawai Bank BRI, yang bertujuan untuk peningkatan mutu dan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Bank BRI.
Adapun sistem yang digunakan pada
Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank
Rakyat Indonesia Cabang Padang terutama di dalam pengolahan data pelatihan pegawai setiap periodenya tidak terdaftar
dengan sebaiknya, pencarian data
karyawan, pengecekan maupun proses edit yang berkaitan dengan data karyawan membutuhkan waktu yang lama karena data yang tersimpan belum tersusun dengan baik dalam sebuah sistem.
Selain itu metode pengarsipan berkas-berkas pegawai yang telah mengikuti
pelatihan juga membutuhkan tempat
penyimpanan yang besar sehingga
diperlukan alokasi dan anggaran biaya yang besar juga, untuk melakukan penyimpanan dan perawatan arsip tersebut.
Disamping itu belum tercapainya otomatisasi kerja sistem, serta pembuatan laporan yang belum dapat dilakukan dengan tepat dan cepat sesuai dengan
kebutuhan manajerial dalam
mempertimbangkan peningkatan kinerja pada Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Cabang Padang. Dengan adanya sistem informasi pengalahan data pendidikan dan pelatihan agar bisa
mengatasi masalah – masalah yang ada di
Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank
Rakyat Indonesia Cabang Padang.
Tinjauan Pustaka
1. Pengertian sistem
Sistem merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan
7
prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang melaksanakan
dan mempermudah
kegiatan-kegiatan utama organisasi.(Sugianto, Sukadi, dan Bambang Eka Purnama, 2013). Menurut Jogianto (2005) Suatu sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur – prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul
bersama – sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tentu.
2. Model Umum Sistem
Gambar 1 : Model Umum Sistem
3. Pengertian normalisasi
Menurut Agus Iskandar dan A . Haris Rangkuti dalam jurnalnya yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Tunai Pada PT.Klatem Bercahaya “ Normalisasi
adalah Suatu file yang terdiri dari
beberapa group elemen yang
berulang-ulang perlu diorganisasikan
kembali. Proses untuk
mengorganisasikan file dengan
menghilangkan group elemen yang
berulang atau sebuah langkah atau
proses untuk menyederhanakan
relationship antar elemen data
didalam tuple (record) ini disebut
dengan normalisasi. Normalisasi
juga banyak dilakukan dalam
merubah bentuk database dari suatu struktur pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan.
4. Pengertian Database
Database menurut Bambang
Hariyanto dalam (Minarni &
Susanti, 2014) adalah :”kumpulan
data (elementer) yang secara logic
berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur
dalam domain tertentu untuk
mendukung aplikasi dalam system tertentu”.
5. Pengertian Pendidikan dan Pelatihan
(Rori, Mekel, & Ogi, 2014)
menyatakan secara operasional
pendidikan dapat didefinisikan
sebagai proses penyampaian nilai atau tatanan ideal dari pendidik kepada peserta didik dengan tujuan
utama agar peserta didik
memperoleh IPTEK yang dapat
digunakan dalam memenuhi
kebutuhan hidup dan kehidupannya.
Pelatihan merupakan wadah
lingkungan bagi pegawai, dimana
mereka memperoleh atau
mempelajari sikap, kemampuan,
keahlian, pengetahuan, dan perilaku spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan(Rori et al., 2014).
METODE PENELITIAN
Untuk memperoleh informasi yang lengkap untuk analisa sistem digunakan
teknik pengumpulan data dengan
menggunakan metodologi sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan
Dengan mendatangi instansi dan melihat langsung bagaimana aktifitas sistem manajemen dan pengolahan data yang dilakukan dan juga tatap muka langsung dengan karyawan instansi yang memungkinkan sekali untuk melakukan wawancara.
2. Penelitian Kepustakaan
Pengumpulan data atau informasi secara teliti yang bersumber dari buku-buku, jurnal ilmiah ataupun tulisan yang ada hubungannya dengan penulisan ini.
3. Analisa dan Perancangan
Menganalisa kelemahan-kelamahan
yang terhadap pada sistem yang sedang berjalan. Kemudian penulis
mencoba melakukan tahap
perancangan terhadap sistem yang akan dibangun.
UMPAN BALIK
PROSES OUTPUT
INPUT TUJUAN
KENDALA
8
4. Implementasi
Selanjutnya implementasi atau
pengujian terhadap sistem yang telah
dibangun. Sekaligus memberikan
pelatihan kepada user bagaimana cara
menggunakan dan mengelola sistem yang baru tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap analisa sistem dilakukan setelah
tahap perencanaan sistem (system
planning), dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena apabila terjadi kesalahan didalam tahap ini maka pada tahap selanjutnya juga akan mengalami kesalahan.
Sebelum melakukan analisa terhadap Perancangan sistem informasi pelatihan dan pendidikan si sendik BRI padang, Terlebih dahulu harus diketahui cara kerja sistem yang sedang berjalan pada saat
sekarang ini, agar dapat dilakukan
pengembangan terhadap sistem lama. Tahap pertama yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasikan masalah yang terjadi, personil-personil yang terlibat baik secara langsung maupun secara tidak langsung.Setelah melakukan identifikasi
masalah tersebut selanjutnya harus
dilakukan pengumpulan data untuk
memahami kerja sistem yang sedang
berjalan, dengan cara melakukan
wawancara dan diskusi dengan pihak-pihak yang terkait.
Adapun aliran sistem informasi pengolahan data pendidikan dan pelatihan pegawai Bank BRI padang adalah sebagai berikut:
1. Bagian Akademik memberikan surat
pemberitahuan pelatihan / pendidikan kepada Bank / Peserta kemudian Bank / Peserta membuat surat pengantar
pelatihan dan pendidikan dan
diberikan ke bagian Akademik
2. Dari surat pengantar pelatihan dan
pendidikan bagian Akademik
membuat jadwal pelatihan dan
pendidikan sebanyak 2 rangkap dan
diberikan kepada Supervisor
pelaksana untuk di ACC
3. Supervisor pelaksana MengACC
jadwal pelatihan dan pendidikan, jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah di ACC diberikan ke bagian
Akademik, bagian Akademik
memberikan kepada Kepala Sentra untuk di cek
4. Jadwal pelatihan dan pendidikann
yang telah di ACC dan di cek , diarsip oleh Kepala Sentra 1 rangkap dan 1 rangkap lagi diberikan ke bagian Akademik untuk membuat jadwal dan absen pelatihan/ pendidikan sebanyak 2 rangkap
5. Absen Pelatihan / Pendidikan di
berikan ke bagian Supervisor
sebanyak 1 rangkap dan kepada pelaksana 1 rangkap untuk diarsip
6. Jadwal pelatihan pendidikan diberikan
kepada Bank / Peserta untuk diarsip
7. Dari Absen pelatihan / pendidikan
pelaksana memasukkan nilai di absen pendidikan / pelatihan, absen yang telah diberi nilai di berikan kepada bagian Akademik untuk membuat laporan peserta yang telah mengikuti pelatihan dan yang lulus / tidak lulus pendidikan sebanyak 3 rangkap
8. Laporan Peserta yang telah mengikuti
pelatihan dan yang lulus / tidak pendidikan diberikan masing- masing 1 rangkap kepada Bank / Peserta dan Kepala Sentra untuk diarsip
Perancangan ASI Baru
9
Pelaksana Supervisor Pelaksana Akademik Bank/ Peserta Kepala Sentra
mengACC jadwal pelatihan dan
pendidikan
Jadwal pelatihan dan pendidikan Surat pengantar pelatihan dan pendidikan jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC A Surat pemberitahuan pelatihan/ pendidikan Absen pelatihan/ pendidikan Memesukan nilai di absen pendidikan/
pelatihan
Absen yang yang telah pakai nilai
Absen pelatihan/ pendidikan Jadwal pelatihan/ pendidikan Jadwal pelatihan/ pendidikan A
Absen yang yang telah pakai nilai
Surat pemberitahuan
pelatihan/ pendidikan Jadwal pelatihan dan
pendidikan Membuat surat pengantar pelatihan dan pendidikan Surat pengantar pelatihan dan pendidikan Input jadwal pelatihan
dan pendidikan
Cek jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC
Input data pelatihan/ pendidikan dan cetak
absen jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC
jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC
jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC tercek
jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC tercek A Absen pelatihan/ pendidikan Database 1 2 3
Input hasil data pelatihan/pendidikan 4
4
Gambar 2 : Perancangan Asi Baru
Perancangan DFD
Gambaran global dari Pecancangan sistem pada Sentra Pendidikan BRI Padang dapat dilihat pada gambar berikut :
S.I Pengolahan Data Pelatihan dan
Pendidikan
Bank/Peserta
Kepala Sendik
- Surat pengantar pelatihan dan pendidikan
Supervisor Pelaksana
- Surat pemberitahuan pelatihan/ pendidikan - Jadwal pelatihan/pendidikan
- jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC
- jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC tercek - Jadwal pelatihan dan pendidikan
- jadwal pelatihan dan pendidikan yang telah diACC - Absen pelatihan/pendidikan
Pelaksana
- Absen pelatihan/pendidikan
- Absen yang yang telah pakai nilai
- Laporan Data karyawan yang lulus/tidak lulus pendidikan - Laporan Data pelatihan dan pendidikan berdasarkan kode - Laporan Jadwal pendidikan dan
pelatihan perperiode - Laporan Jadwal pendidikan
dan pelatihan perperiode - Laporan Data karyawan yang
lulus/tidak lulus pendidikan - Laporan Data pelatihan dan pendidikan berdasarkan kodeyang
Gambar 3 : Perancangan CD
Perancangan ERD
Rancangan hubungan antara entity - entity yang saling berhubungan / Relationship : Pelatihan *kdjadwal Tglmulai Tglselesai Durasi **Kdjenis **Kdmateri Pendidikan **Kdpemateri *Kdpendidikan **Kodejadwal **Nik Ket Karyawan Memiliki Memiliki *Nik Nama Tmplahir Tgllahir Nohp Alamat Jenkel *Kdpendidikan **Kodejadwal **Nik Jadwalpelatihan Jadwalpendidikan Memiliki Memiliki *kdjadwal Tglmulai Tglselesai Durasi **Kdjenis **Kdpemateri Pemateri Materi Jenispendidikan *Kdpemateri Nama Nohp Alamat Memiliki Memiliki Memiliki *Kdmateri Nama Memiliki *Kdjenis Jenis Jenispelatihan Memiliki *Kdjenis Jenis
Gambar 4 : Perancangan ERD
Desain Input
Gambar 5 : Desain Input Data Pendidikan
10 Desain Output
Table 1 : Laporan Jadwal Pendidikan Perperiode
Sentral Pendidikan (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Cabang Padang
Laporan Jadwal Pendidikan Perperiode
Periode : 99/99/9999 - 99/99/9999
Kode Jadwal
Jenis Pelatihan Nama
Pemateri Materi
Tanggal Mulai
Tanggal Selesai X(7)
X(7)
X(20)
X(20)
X(25)
X(25)
X(25)
X(25)
X(20)
X(20) X(20)
X(20)
Table 2 : Laporan Pelatihan Perperiode
Sentral Pendidikan (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Cabang Padang
Laporan Pelatihan Perkode
Kode Pelatihan : X(10) Pemateri : X(10)
Judul : X(10)
Nik Karyawan Nama Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Alamat Nomor
Telpon X(7)
X(7)
X(20)
X(20)
99-99-9999
99-99-9999 X(25)
X(25) X(20)
X(20) X(20)
X(20)
SIMPULAN
Dari hasil penelitian dan analisa yang lakukan pada Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Cabang Padang dapat disimpulkan dengan menggunakan bahasa pemograman Visual dan database manajemen sistem sebagai database akan membawa keuntungan bagi Sentra Pendidikan (SENDIK) Bank Rakyat Indonesia Cabang Padang karena akan memudahkan dalam proses pencarian data. Dan juga istem informasi pelatihan dan pendidikan, karyawan yang tidak lulus pendidikan bisa langsung mengikuti pendidikan di tahun berikutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Minarni, & Susanti. (2014). Sistem Informasi Inventory Obat Pada Rumah Sakit Umum Daerah ( Rsud )
Padang. Momentum, 16(1), 103–111.
Rori, W. J., Mekel, P. A., & Ogi, I. (2014). PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENEMPATAN KERJA
