Performance Management Rafael Niko April 2018

(1)

PERFORMANCE MANAGEMENT

(2)

Organization Development Compensation & Benefit Recruitment Training & Development

“How HR Works ?”

Personnel & Industrial Relation

Performance Management

Input:

Vision and Mission of company

Process:

• Design the organization

• Job Analysis

• Job Evaluation

Output:

Organization structure, role and responsibility of each job (division), Job description

Input:

Job description of job (complexity), quality of job holder

(experience),

Process:

• Market survey

• Define salary and the other benefit

Output:

Salary and Benefit Management Input: Job Description (with specific requirements) Process:

• Sourcing the cand.

• Selection

• Hire

Output:

The right/fit person for each position (job)

Input:

Job Description

Process:

• Design KPI

• PDCA • Performance Review Output: Rating for performance Input:

• Gap on recruitment

• Performance Management

Process:

• TNA

• Fill the needs/gap

• Evaluation after training

Output:

(3)

• Suatu kegiatan dimana organisasi mendapatkan informasi tentang kinerja seorang karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya.

• Merupakan proses yang terus menerus, bukan hanya satu kejadian saja, dimana para atasan memastikan bahwa aktifitas dan hasil akhir para karyawan berkesinambungan dengan tujuan/ target organisasi.

• Sistem yang membuat karyawan bertanggung jawab untuk memantau progress secara regular.

Volume 1, Issue 1

April 2018

What ??

(4)

• Mengetahui hasil pekerjaan karyawan selama periode waktu tertentu, performa istimewa (STAR), rata-rata.

• Menciptakan keterlibatan antara superior dan karyawan.

• Tools untuk alignment tujuan karyawan secara individu dengan tujuan perusahaan secara organisasi.

• Hasil dari Manajemen Kinerja dapat dihubungkan dengan sistem SDM :

- Learning & Development - RTC

- Compensation & Benefit - Punishment : Termination

Volume 1, Issue 1

April 2018

TUJUAN

(5)

• Manfaat bagi pekerja,

- Feedback & information for employee

- Self development, if any gap of competencies.

• Manfaat bagi perusahaan, - Promotion (position/salary), - transfer (mutasi), career, - terminantion

- TNA.

Volume 1, Issue 1

April 2018

MANFAAT

(6)

PERFORMANCE MANAGEMENT

MANAJEMEN KINERJA

PERFORMANCE APPRAISAL

(7)

SIKLUS PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

PERFORMANCE

PLANNING

PERFORMANCE

REVIEW

PERFORMANCE

APPRAISAL

PERFORMANCE

DEVELOPMENT

(8)

(9)

Performance Appraisal vs Performance Management

KOMPONEN PA PM

Tujuan Mengevaluasi kinerja karyawan

1. Meningkatkan kinerja karyawan 2. Mengembangkan talent

3. Mempersiapkan karir karyawan 4. Meningkatkan kepuasan kerja

5. Menggerakkan budaya perusahaan Proses 1 kali/ tahun Terus menerus sepanjang siklus tahunan

dengan review secara periodik Keterlibatan karyawan Minim, bahkan jika ada Sangat intensif, sehingga :

1. Memberikan masukan atas target dan tujuan

2. Self evaluation

3. Adanya kesempatan diskusi saat saat konseling

4. Membuat development plan

Keterkaitan dengan strategi organisasi (bisnis maupun corp. culture)

Minim jika fokus pada hasil

(10)

Manajemen Kinerja vs Penilaian Kinerja

• Penilaian kinerja hanyalah salah satu bagian dari proses yang lebih luas dalam manajemen kinerja.

• Proses Manajemen Kinerja terdiri dari :

- Menciptakan sebuah rencana kinerja (performance plan) dengan karyawan

- Melaksanakan konseling secara berkala untuk memantau kinerja & membantu mereka mencapai atau melebihi target kinerja yang diharapkan

- Melakukan diskusi secara periodik tentang realisasi kinerja vs target/ harapan yang sudah disepakati

(11)

(12)

Manajemen Kerja dibuat untuk memastikan individu

• Mengetahui apa yang diharapkan dari hasil pekerjaan mereka.

• Mempunyai sebuah rencana kinerja, dan mereka terlibat dalam merumuskannya, memonitor secara mandiri atas pencapaian-pencapaian kinerja mereka

• Mempunyai “suara” dalam proses evaluasi kinerja

• Karyawan menerima rencana pengembangan kompetensi sesuai kebutuhan atau pengembangan karir.

(13)

FOKUS pada Manajemen Kinerja

• Mengelola sebagai sebuah PROSES, bukan hanya suatu kejadian

• Memiliki tujuan yang SMART

• Ekspektasi kinerja dipastikan selaras dengan strategi bisnis dan keseimbangan antara APA dan BAGAIMANA

• Rasa memiliki dan bertanggung jawab harus dibagikan sesuai posisi

(14)

(15)

FOKUS pada Dua Komponen Kunci

RESULT

COMPET

ENCIES

PERFORMAN CE

KPI

• Mengambarkanaspek hasil kerja (results)

karyawan.

(16)

FOKUS pada Dua Komponen Kunci

Job profile

• Job

description

• Work Flow

(17)

Keduanya SALING terlibat dalam penyusunan KPI

(18)

TAHAP PERENCANAAN

KEY RESULT AREA

(pekerjaan, tugas, pekerjaan) (pekerjaan, tugas, pekerjaan) (pekerjaan, tugas, pekerjaan)

dan atau

(aktivitas, aktivitas, aktivitas) (aktivitas, aktivitas, aktivitas) (aktivitas, aktivitas, aktivitas)

KRA

=

(19)

TAHAP PERENCANAAN

KEY RESULT AREA

KRA

1

KRA

2

KRA

3

KRA

4

KRA

5

KRA

6

KRA

7



Max.

(20)

TAHAP PERENCANAAN

KEY RESULT AREA

KRA

1

KRA

2

KRA

3

KRA

4

KRA

5

KRA

6

KRA

7



Max.

(21)

TAHAP PERENCANAAN

KEY RESULT AREA

, sebaiknya

• Mendukung tujuan/ target departemen/ suatu fungsi

• Terdiri dari 3 hingga 7 untuk setiap posisi

• Dapat dideskripsi dalam beberapa kata, namun bukan seberapa

banyak atau kapan

• Dapat dilaksanakan atau masih dalam rentang tanggung jawab karyawan

• TIDAK BERUBAH selama tidak ada perubahan Jabatan Contoh : Kepuasan pelanggan  “SALES’

(22)

TAHAP PERENCANAAN

1

KRA

=

KPI/ Indikator Kinerja

1

KPI/ Indikator Kinerja

2

(23)

TAHAP PERENCANAAN

KEY PERFORMANCE INDICATOR

Indikator Kinerja

(pekerjaan, tugas, pekerjaan, tugas,pekerjaan,tugas pekerjaan, tugas) (pekerjaan, tugas, pekerjaan, tugas,pekerjaan,tugas pekerjaan, tugas) (pekerjaan, tugas, pekerjaan, tugas,pekerjaan,tugas pekerjaan, tugas)

dan atau

(aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas)

(24)

TAHAP PERENCANAAN

KEY PERFORMANCE INDICATOR

Serangkaian indikator prestasi dengan pengukuran SPESIFIK

yang mengindikasikan keberhasilan dalam kriteria KRA tertentu

(25)

TAHAP PERENCANAAN

Maka, jumlah KPI/ Indikator Kinerja dalam 1 posisi

1 x (3 s/d 7 KRA) x (1 s/d 3 KPI)

=

(26)

TAHAP PERENCANAAN

Langkah-langkah penyusunan KPI

1. • Main job review

2. • Additional task review (ex : project)

3.

• Analisis dan padukan langkah 1 dan 2 untuk dijadikan sebagai sasaran kinerja

4. • Tentukan KPI & bobotnya

(27)

TAHAP PERENCANAAN

• Review main task and job

desc;

• Expectations from the results of the main task;

•

Discuss with superior about main task.

1. Main job Review

Ex :

NO Main task Expectation

1. Recruitment Fullfillment of man power request (on time exactly, quantity and quality

2. Training & development Implementation of training have impact for close gap of competencies

(28)

TAHAP PERENCANAAN

•

Perform additional task review that has not been listed;

• Focus only on important strategic work.

2. Additional task Review

Ex :

NO Additional task Expectation 1. Project Plan Expantion Fullfillment the needs of legal

requirement comply to regulation 2. New Product varian Implementation of trial new product on

(29)

TAHAP PERENCANAAN

•

Analyze result of step1 and 2;

•

Set performance goals;

•

Develop to be at least 3 performance goals;

3. Analisis dan padukan

Ex :

NO Additional task Expectation 1. Project Plan Expantion Fullfillment the needs of legal

requirement comply to regulation 2. New Product varian Implementation of trial new product on

(30)

TAHAP PERENCANAAN

•

Develop KPIs for all objectives

•

Tentukan bobot masing-masing KPI, total bobot KPI harus 100%

•

Skala prioritas organisasi, tercermin dari besarnya bobot KPI

•

Range 5%



max. 30%

(31)

TAHAP PERENCANAAN

5.

Set target masing-masing KPI

KPI >>

KATA KERJA HASIL yang DAPAT DIUKUR

KAPAN/ Target WAKTU

Awali dengan kata kerja, seperti :

Cantumkan ukuran, seperti :

Cantumkan target jangka waktu, seperti:

▪ Meningkatkan

▪ Menyelesaikan

▪ Melakukan

▪ Menurunkan

~ Sekian %

~ Seberapa banyak

~ Seberapa cepat

~ Seberapa besar

(Biaya)

● Akhir semester 1

● Akhir tahun fiskal

● Mingguan

(32)

TAHAP PERENCANAAN

TARGET =

- Angka pencapaian yang diharapkan dari setiap KPI yang dipilih.

- Batas angka yang menunjukkan seorang karyawan dapat dikatakan SUKSES/ ACHIEVE atau tidak pada indikator kinerja yang dipilih

UNIT of MEASUREMENT =

(33)

TAHAP PERENCANAAN

KRA KPI UoM TARGET

HEALTH

Weight kg 70 kg

Kolesterol mG/dl 200 mG/ dl

CAREERS Salary Monthly Salary 25 mio

LECTURES Lecture period Years 4 years

(34)

TAHAP PERENCANAAN

Target KPI

harus

SMART

•

S

-

Specific, Stretching, Simple, Significant

.

Indikator kinerja mendefinisikan hasil yang harus dicapai dalam lingkup suatu pekerjaan

“What has to be done?” & “What outcomes will there be?”DETAIL contoh:

• mencapai rata-rata kunjungan customer…

(35)

TAHAP PERENCANAAN

Target KPI

harus

SMART

•

S

-

Specific, Stretching, Simple, Significant

.

• What: apa yang ingin saya capai?

• Why: Mengapa harus dicapai? (alasan yang spesifik; tujuan dan keuntungan dari pencapaian target tersebut)

• Who: Siapa yang terlibat?

• Where: Dimana target akan dicapai? (identifikasi lokasi)

(36)

TAHAP PERENCANAAN

Target KPI

harus

SMART

•

M

-

Measurable, Meaningful, Motivational,

Manageable

“Jika target tidak dapat diukur, mustahil untuk mengetahui apakah anda telah membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya ”

Sebuah indikator kinerja yang terukur Kriteria :

• Quantity/ number of unit  “How many orders per day”

• Cost  “How much sales revenue per month”

(37)

TAHAP PERENCANAAN

Target KPI

harus

SMART

•

A

-

Attainable, Achieveable, Adjustable, Align,

Action Focus

Indikator kinerja harus menantang, namun masih dapat dicapai.

“KPIs should work to motivate your employees to work hard, but not be unrealistic and out of reach”

Target yang attainable akan menjawab pertanyaan seperti :

(38)

TAHAP PERENCANAAN

Target KPI

harus

SMART

•

R

-

Relevant

Indikator kinerja harus berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang berada dalam ruang lingkup suatu departemen/ bagian secara khusus,

dan di dalam suatu organisasi secara umumnya.JOB DESCRIPTION

(39)

TAHAP PERENCANAAN

Target KPI

harus

SMART

•

T

-

Timebound, Timeline, Time factor

Harus terikat secara waktu dan sangat disarankan untuk

mengidentifikasi jangka waktu atau frekuensi aktivitas.

(40)

LATIHAN 

Apakah sudah

SMART

?

NO Indikator Kinerja/ KPI SMART

Sp e cific Measur eable A tt ain able R e lev an t Time Bou n d

1 Mengurangi kesalahan pengiriman untuk pelanggan wilayah Barat sebanyak 5% pada akhir kuartal ketiga.

2 Mengelola/ memprioritaskan waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek.

3 Menyelesaikan pelatihan untuk semua customer service representative mengenai sistem distribusi pelanggan baru pada akhir siklus kinerja.

4 Memimpin kelompok pegawai lintas fungsi untuk membangun rekomendasi bagi inisiatif strategi baru.

5 Mengganti/ memusnahkan item/ barang lama secara cepat dan efisien untuk mencegah

(41)

LATIHAN 

Apakah sudah

SMART

?

NO Indikator Kinerja/ KPI SMART

Sp e cific Measur eable A tt ain able R e lev an t Time Bou n d

6 Mencapai rating "meet expectations " pada kualitas kerja, ketepatan waktu, dan ukuran kepuasan pelanggan pada formulir umpan balik pasca-proyek.

7 Mencapai pendapatan di pasar wilayah timur dari sebesar Rp 1.9 Milyar menjadi Rp 2.5 Milyar di akhir tahun fiskal.

8 Meningkatkan pengetahuan mengenai tren pasar melalui publikasi, jurnal, dan buku. 9 Mengurangi tingkat kesalahan sebesar 2%

(42)

LATIHAN

Indikator Kinerja menjadi

SMART

NO Indikator Kinerja/ KPI sebelum Indikator Kinerja/ KPI sesudah

1 Memonitor kepuasan pelanggan secara teratur untuk memastikan bahwa

harapan pelanggan terpenuhi atau terlampaui.

2 Tidak ada pegawai yang keluar dengan sukarela di departemen saya karena masalah kepuasan pegawai.

(43)

(44)

Dasar penetapan TARGET KPI

• Based on DATA

• DATA dapat diakukan dengan benchmark dari industry sejenis,

(45)

Kriteria penetapan TARGET KPI

•

Incremental (Traditional)

Penyempurnaan secara gradual; misal mencapai pertumbuhan penjualan

sebesar 10% per tahun

•

Stretch (Quantum Leap)

Merupakan target yang ambisius (strech) namun tetap bisa dicapai.

Misal pertumbuhan profit sebesar 40 %

•

Entitlement (Perfection)

Target yang mengarah pada kesempurnaan.

Ex : Metode six sigma, dimana hanya ada kesalahan 3 per

1,000,000,-kesempatan

(46)

KPI PRODUCTION MANAGER

NO KRA KPI UoM Bobot Target Real Score Total

Score

1. Machine Breakdown

Reduce Downtime

% 20 % 5 %

Reduce Unplanned

Time 20 % 3

2. Production Output

% OR % 20 % 100 %

3. Yield Waste % 20 % 0.2 % 4. Labor Cost Overtime

Cost

IDR/ crt

20 % 40 IDR/crt

(47)

KRA/ Objectives Indikator Kerja/ KPI Alat Pemantau Target Hasil Rating

Tersedianya SDM yang kompeten

Memenuhi seluruh

kebutuhan SDM sesuai kebutuhan organisasi

Laporan

pemenuhan SDM

Melaksanakan program pengembangan

karyawan (IDP) untuk pemenuhan gap

kompetensi

matriks kompetensi

standard vs actual

Memberikan pembekalan coaching/ counselling kepada jajaran struktural Laporan pelaksanaan coaching/ counselling Implementasi Nilai- nilai dasar perusahaan

Memastikan seluruh karyawan memahami budaya perusahaan

Laporan sosialisasi

basic mentality dan peraturan perusahaan Membuat pedoman pelaksanaan budaya perusahaan Laporan hasil improvement karyawan

(48)

MELA

KSANAKAN dan

(49)

Beberapa hal penting agar rencana kinerja tetap pada

jalur yang tepat

 Karyawan bertanggung jawab untuk memonitor perkembangan mereka berdasarkan metode pengukuran/ pelacakan yang telah disepakati.

 Karyawan mengetahui bahwa mereka dapat mencari dan bertindak atas feedback yang ada, baik atas “APA” dan “BAGAIMANA”.

 Atasan maupun karyawan tersebut menyadari akan kesempatan-kesempatan melakukan bimbingan dan kesempatan-kesempatan.

(50)

Proses karyawan memonitor kinerja (tracking)

Pegawai melakukan pelacakan (tracking) akan kemajuan mereka dapat dilakukan melalui berbagai sumber :

1. laporan,

2. survey,

3. evaluasi,

4. spesifikasi kualitas,

5. catatan waktu,

6. catatan keluhan pelanggan,

7. pengamatan manager,

(51)

Atasan melakukan review / ulasan secara berkala di tengah periode untuk memperkecil peluang terjadinya

(52)

(53)

Sesi DISKUSI

KARYAWAN ATASAN

• Membuka diskusi dengan menyebutkan tujuan sesi ini

• Mendukung pegawai untuk melakukan proses diskusi

•Menggunakan lembaran kinerja

sebagai panduan untuk mendiskusikan hasil akhir, menyepakati penilaian dan mengidentifikasikan kekuatan dan area pengembangan

•Mendukung pegawai untuk berbagi data kinerja dan rasional akan

penilaian serta menanyakan pertanyaan klarifikasi

•Menutup dengan rangkuman jalannya diskusi

•Berdiskusi dengan pegawai tentang area kekuatan dan area

(54)

KOMPETENSI

Kompetensi Pengembangan KRA Aktivitas Pengembangan Batas waktu pengembangan

Generic : Bulan/ semesater/

tahun

Technical : Bulan/ semesater/

tahun

Generic kompetensi adalah kompetensi non teknis yang berkontribusi

terhadap pencapaian performance kerja. Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi dengan orang

lain. Misal : problem solving, leadership, communication, dll

Technical kompetensi teknis yang digunakan dalam pekerjaan

(55)

KOMPETENSI

•

Managerial

Competencies

(Generic)

Job

Description

•

Technical

Competencies

(Functional)

KPI

(56)

KOMPETENSI

• Communication skill

• Leadership

• Planning & Organization

• Problem Solving

Managerial

Competencies

• HR Management & Strategy

• Recuitment Skill

• Production Planning

• Organizational Development

(57)

KOMPETENSI

BIAS DALAM PENILAIAN KOMPETENSI

• Leniency Error – Semua kandidat dinilai superior / sangat baik dan baik

• Central Tendency Error – Semua kandidat dinilai rata-rata(nilai tengah)

• Contrast Effect – Impresi terhadap kandidat sebelumnya mempengaruhi penilaian terhadap kandidat berikutnya

(58)

KOMPETENSI

• Recency Error – Mendasarkan keseluruhan penilaian hanya kejadian yang baru saja berlalu (lupa dengan kejadian yang sudah lama

berlangsung)

• “Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara positif karena ia memiliki beberapa kesamaan karakteristik dengan penilai (sama sekolah,

(59)

KOMPETENSI

• Recency Error – Mendasarkan keseluruhan penilaian hanya kejadian yang baru saja berlalu (lupa dengan kejadian yang sudah lama

berlangsung)

• “Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara positif karena ia memiliki beberapa kesamaan karakteristik dengan penilai (sama sekolah,

(60)

(61)

Persiapan Evaluasi akhir tahun

KARYAWAN

1. Mengumpulkan dan menyusun data-data kinerja yang ada

2. Menentukan nilai sementara KPI/ Indikator Kinerja 3. Identifikasi area pengembangan yang sudah menjadi

kekuatan maupun yang masih memerlukan peningkatan pada lembar Individual Development Plan/

Rencana Pengembangan.

(62)

Persiapan Evaluasi akhir tahun

ATASAN

1. Memeriksa data-data yang diberikan oleh karyawan/ bawahan terlebih dahulu

2. Mengumpulkan/ meminta data tambahan yang menunjukan pencapaian kinerjanya

3. Mengevaluasi data dan menentukan nilai sementara

4. Mengidentifikasi kekuatan dan area pengembangan bagi pegawai

(63)

(64)

Individual Development Plan

• Dokumen pengembangan yang merupakan hasil kesepakatan antara atasan dan karyawannya yang diprakarsai dan disiapkan

oleh atasan dari karyawan tersebut

• Rencana pengembangan karyawan secara tertulis, yang

mencakup pengembangan dalam performance, value, technical

competency dan generic competency yang ditetapkan suatu

(65)

Individual Development Plan

Langkah yang digunakan untuk mengatur dan menentukan prioritas

pengembangan dan pembelajaran yang akan membantu karyawan dalam :

Identifikasi skill & knowledge yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan

Membantu meningkatkan performa kerja

Menyiapkan diri untuk peningkatan tanggung jawab kerja

Pengembangan Value

(66)

When, Why, and How ?

When…

• Setelah mengikuti competency assesment, setelah penilaian Value, setelah penilaian IPP

• IDP harus diupdate melalui proses monitoring perilaku karyawan dan dikomunikasikan dalam proses C&C minimal 3 bulan sekali

Why…

• IDP penting karena merupakan ”kendaraan” untuk menggulirkan proses

people development.

• Selain itu, IDP penting untuk memastikan bahwa ada keselarasan antara skill yang diperlukan perusahaan untuk mencapai kesuksesan dengan kompetensi yang dimiliki dan atau dibutuhkan karyawan untuk mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan

How…

• Karyawan dan atasan bersama-sama menetapkan tujuan

pengembangan, bentuk pengembangan (activity plan), serta waktu

(67)

Media pengembangan



Coaching & On the job

development



Assignment



Job Rotation



Training



Courses



Seminar



Workshop



Career-based Leadership

Program



Self Study Program



Book Reading



Professional Club



Benchmark



Sharing Session

(68)

page 68 Collect Data Prepare

IDP Draft Discuss with Subordinates Approve IDP Observe behavior changes Write progress value, performance , behavior on IDP form Prepare counseling with subordinate Discuss progress value, performance , behavior Listen expectation and constrain from subordinate Prepare next plan with subordinate Prepare IDP

Monitor IDP Progress

Coaching & Counseling

(69)

Media Pengembangan

Values Self Talk Behavior

Rule/Norm

Belief

Counseling

Sharing Session

(70)

(71)

Coaching & Conseling is...

•

Kegiatan untuk membantu orang lain memahami

permasalahan yang mereka hadapi, mengidentifikasi dan

mengembangkan perilaku alternatif untuk pemecahan

masalah

•

Coaching & Counseling yang dimaksud merupakan

bimbingan dan masukkan kepada karyawan yang

(72)

(73)

(74)

Semoga dapat bermanfaat

…