REFORMASI BIROKRASI
& SNI ISO 9001:2015
Agus Fanar Syukri, Ph.D
agus.fanar.syukri@lipi.go.id
Pusat Penelitian
Sistem Mutu & Teknologi Pengujian
LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
Perkenalan Singkat
•
Agus Fanar Syukri
, Ph.D
•
Demak, 15 Sep 1969
•
Alumni Program
Beasiswa
Habibie
(STMDP-STAID) S1, S2,
S3 di Jepang (1990-2005)
•
Bidang
keahlian
: Manajemen:
Mutu
, Informasi, &
Pengetahuan
•
Bimtek: BUP, BKPI, P2G, P2B, dll
•
Amanah:
–
Direktur Eksekutif
Himpenindo
Isi Presentasi
1. Pendahuluan:
Manajemen Organisasi
2. S
istem
M
anajemen
M
utu (
SMM
)
3. Mengenal
SNI ISO 9000:
2008
4. Mengenal
SNI ISO 9000:
2015 &
apa saja yang berubah?
5. Langkah
Sertifikasi
&
Migrasi
6. Penutup
S
istem
M
anajemen
1. MANAJEMEN ORGANISASI
BAGIAN I
PENDAHULUAN
Era
Globalisasi
Kawasan Ekonomi
Regional
↓
↓
Organisasi hasilkan
produk/jasa bermutu
memuaskan pelanggan
↑
Terapkan
S
istem
M
anajemen
M
utu (
SMM)
berbasis
ISO 9001
:2008
2015
↓
Bagaimanakah meningkatkan
mutu/kualitas organisasi
organization
organization
organization
organization
organization
organization
2.
S
ISTEM
M
ANAJEMEN
M
UTU
Apakah SMM hanya ISO 9001?
No
Sistem
Negara Pemakai
1
ISO 9001
Internasional (173 negara*)
2
Balanced Score Card
Internasional
3
Deming Prize
Jepang
4
Malcolm Baldrige Award
Amerika Serikat
5
European Quality Award
Eropa
Nomor Standar ISO
9000
Sistem Manajemen
Mutu
(INDUK/Generik)
10000 Dokumentasi, Perencanaan Mutu,
…
14000 Sistem Manajemen
Lingkungan
17000
Sistem Manajemen Lembaga Penilai
Kesesuaian/
Laboratorium/Kalibrasi
18000 Sistem Manajemen Keamanan & Keselamatan
Kerja
19000 Audit
22000
Sistem Manajemen
Keamanan Pangan
26000 Tanggung Jawab Sosial (CSR)
27000
Sistem Manajemen
Keamanan Informasi
Relevan kah ISO 9001 di LIPI?
SESUAI DENGAN AREA REFORMASI BIROKRASI
BERDASARKAN PERATURAN MENPAN&RB TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN
PERUBAHAN
1.
Struktur Organisasi
2.
Peraturan
Perundang-undangan
3.
Tata Laksana
4.
Manajemen SDM
5.
Pengawasan
6.
Akuntabilitas Kinerja
7.
Kualitas Pelayanan Publik
8.
Pola Pikir dan Budaya
Kerja
1. Organisasi
2. Tata Laksana dan
Rencana Mutu
3. Sasaran Mutu
4. Kepuasan Pelanggan
5. e-Government
Satker LIPI yang sudah
tersertifikasi
SNI ISO 9001:2008
SNI ISO 9001:2008
1. P2SMTP (2010)
2. KRB (2011)
3. Pusbindiklat (2011)
4. BUP (2012)
5. KRC (2013)
6. P2O (2013)
7. KRBedugul (2013)
8. P2B (2013)
9. P2G (2013)
SNI ISO 9001:2008
10. BKPI (2014)
11. PDII (2014)
12. KRP (2014)
13. BIT (2014)
14. P2M (2014)
15. Biomaterial (2014)
16. Pusinov (2014)
17. P2Limnologi (2014)
18. BOSDM (2014)
18
/50
Keuntungan
Implementasi
SMM ISO 9001
Kepercayaan
pelanggan & stakeholders terhadap
kinerja
yang konsisten.
Transparansi
operasional di dalam organisasi.
Kesatuan &
keselarasan proses
untuk mencapai
sasaran yang direncanakan.
Kemampuan fokuskan usaha pada
efektivitas
dan
efisiensi
proses, dan sumber daya.
Hasil
meningkat, konsisten dan dapat diprediksi.
Dorongan
keikut-sertaan
semua karyawan dan
Manfaat Penerapan ISO 9001
1
2
3
4
1
•
Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi
menjadi
standar kerja
yang terdokumentasi
2
•
Dipahaminya berbagai
kebijakan
dan
prosedur
operasi
yang berlaku di seluruh organisasi
3
•
Meningkatkan
pengawasan
dan
pembinaan
terhadap
pengelolaan
4
•
Termonitornya
kualitas pelayanan
organisasi terhadap
Keraguan
Terhadap
Manfaat Menerapkan ISO 9001
•
Pembuatan Dokumen sulit
1
•
Meningkatkan
Birokrasi?
2
•
Sertifikat adalah sasaran untuk mendapatkan
pengakuan kinerja yang lebih baik
3
•
Staf tidak dapat merasakan setiap keuntungan
langsung
4
•
Staf merasakannya sebagai beban
SISTEM MANAJEMEN MUTU
BERBASIS SNI ISO 9001:2008
BAGIAN III
Pengelolaan sumber daya
Input
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU
P
Tanggung jawab
manajemen
Pengukuran, analisis dan
Pengelolaan sumber daya
Input
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU
P
Tanggung jawab
manajemen
Pengukuran, analisis dan
perbaikan
Pertambahan nilai Aliran Informasi Ket:
Model SMM
berbasis
Proses
8 Prinsip
Manajemen Mutu
(ISO 9001:
2008
)
1. Fokus kepada
Pelanggan
2. Ke
pemimpin
an (
Leadership
)
3. Keterlibatan
Karyawan
4. Pendekatan
Proses
5. Pendekatan
Sistem
Pada Manajemen
6. Perbaikan
Berkelanjutan (
Continual Improvement
)
7. Pendekatan
Fakta
pada Pengambilan Keputusan
8. Hubungan
yang saling
menguntungkan
dengan
1. Fokus Pada
Pelanggan
Lembaga tergantung pada
stakeholders
(pemangku kepentingan)
-
nya
Lembaga harus mengetahui kebutuhan
stakeholders:
saat ini
maupun
akan datang
dengan
memenuhi
persyaratan pelanggan (ISO 9001), dan
berusaha
melampaui
harapan
stakesholders
(ISO 9004)
2. Kepemimpinan
Para pemimpin harus membangun kesatuan
tujuan
dan
arah
lembaga,
dengan menciptakan dan memelihara
lingkungan
internal lembaga
di mana para karyawan dapat
terlibat
secara penuh
dalam mencapai
sasaran
lembaga.
Q3: apakah
Manajemen
di organisasi Anda sudah
Perjalanan
panjang
menuju sertifikasi
ISO 9001:2008 di P2SMTP-LIPI
Surat tugas
Tim ISO 9001
2008
Dokumen ISO
9001:2000
disahkan
(1/10/’08)
2010
Sertifikat ISO
9001:2008
Perjalanan
pendek
menuju sertifikasi
ISO 9001:2008 di
P2G-LIPI
Surat tugas
Tim ISO 9001
2013.07
Dokumen ISO
9001:2000
disahkan
implementasi
(1/10/’14)
2014.01
Sertifikat ISO
9001:2008
Perjalanan
pendek
menuju sertifikasi
ISO 9001:2008 di
Pusinov LIPI
Surat tugas
Tim ISO 9001
2014.03
Dokumen ISO
9001:2000
disahkan
implementasi
(1/03
/’14)
2014.08
Sertifikat ISO
9001:2008
Pelajaran
penting dari MP
•
M
anajemen
P
uncak harus menjalankan fungsi POAC
secara sistematis, simultan,
continual
•
Memperhatikan unsur
soft
dan
hard
organisasi
Hard
:
(1)
sinergi
sitas kebijakan pemenuhan persyaratan
ISO 9001 dengan regulasi;
(2) pengaturan
anggaran
yang cermat
Soft
:
3. Keterlibatan
Karyawan
Karyawan di
semua tingkatan
merupakan inti
dari organisasi
keterlibatan mereka secara
penuh
memungkinkan
kemampuan
nya
digunakan untuk
keuntungan
organisasi.
Keterlibatan Karyawan BIT
Siapa ya yang akan
Jadi
WM
(Wakil
Manajemen)? *
Iya, siapa ya? Saya
sudah sangat
sibuk
nih! *
Siapa pun
WM-nya,
update
status
d
ulu ah!
*
4. Pendekatan
Proses
bila
sumber daya
dan
kegiatan
terkait diatur
sebagai sebuah
proses
hasil yang diinginkan dapat
dicapai
dengan
lebih
efisien
5. Pendekatan
Sistem
Pada
Manajemen
Identifikasi, pengertian dan pengaturan suatu
sistem
dari
proses
yang
saling berhubungan
untuk suatu tujuan
akan meningkatkan
efektifitas
dan
efisiensi
dari
organisasi
Pengelolaan sumber daya
Input
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU
P
Tanggung jawab
manajemen
Pengukuran, analisis dan
perbaikan
Pertambahan nilai Aliran Informasi Ket:
6. Perbaikan
Berkelanjutan
Penyempurnaan
yang
berkesinambungan
harus menjadi
sasaran
tetap dari organisasi
ISO
9001
STANDAR MUTU
ISO
9001
PERBAIKAN
7. Pendekatan
Fakta
untuk
Pengambilan Keputusan
Keputusan yang
efektif
didasarkan pada hasil
analisis
data
dan
informasi
Q: apakah di organisasi Anda saat mengambil
keputusan
8. Hubungan
saling
menguntungkan
dg pemasok
Hubungan
antara
organisasi
dengan
pemasok
(
supplier
) memiliki ke
tergantung
an timbal balik
saling meng
untung
kan kedua belah pihak
yang meningkatkan ke
mampu
an kedua belah pihak
Q1:
Siapa
sajakah pemasok organisasi Anda?
Konsekwensi
Melanggar
Prinsip
SEKILAS SNI ISO 9001:2008 - SISTEM
MANAJEMEN MUTU - PERSYARATAN
BAGIAN IV
Pengelolaan sumber daya
Input
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU
P
Tanggung jawab
manajemen
Pengukuran, analisis dan
Klausul SNI ISO 9001:
2008
1. Ruang Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu (SMM)
5. Tanggungjawab Manajemen
6. Manajemen Sumber Daya
7. Realisasi Produk (Barang/Jasa)
Drop Diagram ISO 9001:2008
4. SMM
5. Tgjawab
Manajemen
6. Manajemen
Sumberdaya
7. Realisasi
Produk
8. Pengukuran,
Analisis &
Peningkatan
Fokus kpd
Pelanggan
Kebijakan
Mutu
Perencanaan
Tgjwb, Wew,
Komunikasi
Kaji Ulang
Penyediaan
Sumber Daya
SDM
Infrastruktur
Lingk Kerja
PerencRealProd
ProsesTerkPlgan
Desain &Pengembangan
Pembelian
Produksi &
Penyediaan Jasa
PengendPeralatan
Pemantauan &
Umum
Pemantauan &
Pengukuran
Pengendalian Produk
yang tidak sesuai
AnalisisData
SEKILAS ISO 9001:
2015
- SISTEM
MANAJEMEN MUTU - PERSYARATAN
Quality Management Principles
ISO 9001:2008
1. Customer focus
2. Leadership
3. Involvement
of people
4. Process
approach
5. System
approach to
management
6. Continual
improvement
7. Factual
approach to
decision making
8. Mutually beneficial
ISO 9001:
2015
1. Customer focus
2. Leadership
3. Engagement
of people
4. Process
approach
5. Improvement
6. Informed
decision making
Major Differences
ISO 9001:2008
Products
Supplier
Documentation and records
Work environment
Purchased product
Exclusions
Management representative
Documented procedure
Quality manual
Preventive action
Term not used
Term not used
ISO 9001:
2015
Products and
services
External
provider
Documented information
Environment for
the operation of processes
Externally provided products and services
Term not used
Term not used
Term not used
Term not used
Term not used
ISO 9001:
2015
clauses
SNI ISO 9001:2008
1.
Ruang Lingkup
2.
Acuan Normatif
3.
Istilah dan Definisi
4.
Sistem Manajemen Mutu (SMM)
5.
Tanggungjawab Manajemen
6.
Manajemen Sumber Daya
7.
Realisasi Produk (Barang/Jasa)
8.
Pengukuran, Analisis dan
Peningkatan
1.
Scope
2.
Normatif References
3.
Terms and Definition
4.
Context of the
Organization
5.
Leadership
6.
Planning
7.
Support
8.
Operation
Drop Diagram ISO 9001:
2015
(1/2)
4. Context
5. Leadership 6. Planning
7. Support
8. Operation
Needs &
expectations
Org context
L &
commit-ments
Quality
Policy
Roles,
Responsibilites
& Authorities
Risks &
opportunities
Objectives &
planning
Planning
Of changes
Resources
Planning &
Control
Determination of
requirements
Design & Dev
Control of
Externaly provider
Provision
QMS scope
QMS &
processes
Drop Diagram ISO 9001:
2015
(2/2)
9. Performance Evaluation
Monitoring,
measurement,
analysis & evaluation
Internal Audit
Management
Review
10. Improvement
General
NC &
corrective action
Continual
Perubahan (1): Dokumentasi
ISO 9001:2008
Quality Manual, Procedures, Forms
ISO 9001:2015
Documented Information
http://sertifikasiiso.wordpress.com
Perubahan (2): Konteks Organisasi
•
Organisasi harus
menentukan isu eksternal
dan
internal
yang relevan dengan tujuan dan arah
strategis
dan yang mempengaruhi kemampuan
untuk meraih
hasil
yang diharapkan dari sistem
manajemen mutunya.
•
Organisasi harus
memantau
dan
mengkaji
ulang
informasi tentang isu eksternal dan internal
Perubahan (2): Konteks Organisasi
CATATAN 1
Isu dapat termasuk yang berupa
faktor
atau
kondisi
positif
dan
negatif
yang diperhitungkan.
CATATAN 2
Memahami konteks
eksternal
dapat difasilitasi
dengan memperhitungkan isu yang timbul dari lingkungan
hukum, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, masyarakat dan
ekonomi, apakan bersifat internasional, nasional, regional
maupun lokal.
CATATAN 3
Memahami konteks
internal
dapat difasilitasi dengan
Perubahan (3): Perencanaan
Organisasi harus merencanakan:
a) tindakan yang ditujukan pada
risiko
dan
peluang
;
b) cara untuk
1) mengintegrasikan
dan menerapkan tindakan ke dalam
proses sistem manajemen mutunya (lihat 4.4);
2) mengevaluasi
efektivitas
tindakan.
Tindakan yang diarahkan pada
risiko
dan
peluang
harus
sebanding
dengan
dampak potensial
pada kesesuaian
Perubahan (3): Manajemen Risiko
•
Agar sesuai dengan Standar ISO 9001:2015,
organisa si perlu
merencanakan
dan
menerapkan
tindakan untuk mengelola
risiko
dan
peluang
. (klausul 0.3.2. Pemikiran Berbasis
Risiko)
•
Risiko
adalah
akibat ketidakpastian
dan
ketidakpastian apapun yang sedemikian
Perubahan (4):
Manajemen Pengetahuan
(7.1.6)
•
Organisasi harus
menetapkan pengetahuan
yang
diperlukan untuk
operasional proses-proses
nya dan
untuk mencapai kesesuaian produk dan jasanya.
•
Pengetahuan ini harus
dipelihara
dan tersedia sejauh
yang diperlukan.
•
Ketika mengelola kebutuhan perubahan dan
kecenderungan, organisasi harus
mempertimbangkan
pengetahuan terkini
nya dan
menetapkan cara
untuk
Perubahan (4):
Manajemen Pengetahuan
(7.1.6)
CATATAN 1
Pengetahuan organisasi
adalah pengetahuan yang
khusus
bagi organisasi; umumnya diperoleh melalui
pengalaman
.
Hal ini merupakan
informasi
yang
digunakan
dan
dibagi (
shared
)
untuk mencapai sasaran organisasi.
CATATAN 2
Pengetahuan organisasi dapat didasarkan pada:
a) sumber
internal
(misalnya: hak milik intelektual, pengetahuan
yang bertambah dari pengalaman, pelajaran yang diperoleh dari
proyek yang gagal dan sukses; menangkap dan berbagi
pengetahuan dan pengalaman yang tidak didokumentasikan;
hasil peningkatan dalam proses, produk dan jasa);
b) sumber
eksternal
(misalnya: standar; akademis; konferensi;
Perubahan (5): Komunikasi
Organisasi harus menentukan komunikasi
internal
dan
eksternal
yang relevan terhadap sistem
manajemen mutu, termasuk:
a) apa
yang akan dikomunikasikan;
b) kapan
berkomunikasi;
c) dengan siapa
berkomunikasi;
d) bagaimana
cara
berkomunikasi;
Di mana
TIK
berperan?
•
QMS Efficiency
TIK
•
QMS effectiviness
TIK
•
Documented
Information
TIK
•
Knowledge
Management
TIK
•
Communications
TIK
•
Processes
TIK
•
System
TIK
BAGIAN VII
Sosialisasi
SMM ISO
Penerapan
Sistem
Penyusunan
Dok SMM
MR dan
Tim ISO
Pelatihan
Dok SMM
Komitmen
Manajemen
Pelatihan Audit Internal
Audit
Internal
SERTIFIKAT
