72
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Total Bangun Persada memulai karirnya di Indonesia sebagai perusahaan konstruksi dan bangunan pada awal tahun 1970 dengan nama PT. Tjahya Rimba Kentjana. Pada tahun-tahun pertama perusahaan ini bergerak sebagai kontraktor dan developer, seiring dengan perkembangan proyek-proyek pembangunan yang mencakup perumahan residensial sebagai kompleks komersial. Pada awal tahun 1980, perusahaan melakukan restrukturisasi besar sehinggan berubah menjadi PT. Total Bangun Persada, sebuah perusahaan dengan modal yang diperkuat secara
substansial dan revitalisasi manajemen. Lahir dengan visi baru, “to become a
leading Indonesian building contractor through pride and excellence in construction”. Kini visi tersebut telah menjadi kenyataan.
Saat ini PT. Total Bangun Persada merupakan perusahaan kontraktor bangunan pertama di Indonesia. Realisasi dari visi tersebut telah membuat kemungkinan untuk menuju pada dua inisiatif besar. Pertama, hanya berfokus pada konstruksi bangunan, dengan berdasar pada proyek-proyek yang bertaraf tinggi seperti
bangunan komersial dan perkantoran, atau pengembangan seperti resort dan
proyek-proyek industri.
Kedua, komitmen untuk membawa industri konstruksi bangunan di Indonesia ke standar internasional dari manajemen proyek dan konstruksi bangunan. Hasilnya pengalaman kami di proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi banyak dilirik.
Saat ini Jakarta merupakan salah satu pusat keunikan Asia dan proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi yang inspiratif. Selama ini, Total telah memainkan peran utama sebagai pengembang proyek yang berdasar pada layanan yang superior dengan komitmen untuk berorientasi kuat pada pelanggan dan kemampuan untuk menyelesaikan proyek-proyek tepat waktu, tepat biaya, dan tepat spesifikasi.
Seiring dengan gelombang perkembangan nasional yang berkesinambungan di Indonesia, PT. Total Bangun Persada bertujuan untuk tetap bertahan pada jalur industri yang telah dipilih, memperkenalkan standar baru konstruksi bangunan yang bermutu tinggi, proses-proses dan praktek yang terbaik sesuai permintaan para pengembang properti, serta mendukungnya dengan salah satu industri yang memiliki komitmen dan profesionalisme tinggi.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan misi dari PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut :
1. Kami ingin menjadi sebuah perusahaan di bidang konstruksi yang dikenal
sebagai perusahaan yang profesional, berkualitas, penawaran harga yang baik, pernghargaan, dan integritas yang baik.
2. Perusahaan yang bertekad untuk memberikan yang terbaik dalam perkerjaan
dan pelayanan di setiap proyek yang diterima.
3. Menjadi sebuah perusahaan dimana para orang-orang yang berkerja bisa
bangga berkerja pada bidang industri konstruksi ini dan mereka juga bisa terus berkembang, memberikan yang terbaik, dan terus bekerja keras untuk mencapai hal yang sangat baik.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Pekerjaan
Sebenarnya saat sekarang ini PT Total Bangun Persada sedang melakukan banyak perubahan dalam struktur organisasinya, namun untuk sekarang ini struktur yang sedang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada adalah seperti yang ada di atas.
Direktur Utama
Bertugas mengatur dan mengawasi kinerja seluruh departement yang ada di dalam PT Total Bangun Persada guna mencapai misi peruhasahaan.
Management Representative
Tugas dari bagian ini bisa menganalisis resiko agar bisa diperkecil atau dihindari dari resiko yang akan dihadapi, dan bisa untuk meningkatkan performa dari perusahaan. Mengkoordinasi pengimplementasian dari rencana-rencana perusahaan. Dan membuat laporan mengenai performa perusahaan secara berkala.
Corporate Secretary
Tugas dari Corporate Secretary ini biasanya menjadi penasehat untuk pihak eksekutif dalam memahami strategi perusahaan dan menjadi juru bicara pada publik bila diperintahakan manajemen.
Internal Audit
Bertugas untuk melakukan audit internal pada proses bisnis yang berjalan atau untuk bagian keuangan.
HR Consultant
Bertugas biasanya untuk membantu perusahaan dalam mencari staf atau pekerja yang cocok bagi perusahaan. Tugasnya juga untuk membangun relasi yang baik antara para pekerja.
Direktur
Mengatur dan mengawasi kinerja departemen yang dipimpinnya, dan juga membangun relasi yang baik antar karyawan di dalamnya.
Departement Head Marketing
Bertugas untuk merencanakan, mengontrol, dan mengkoordinir, proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pangsa pasar. Mengembangakan strategi harga dengan tujuan untuk memaksimalkan keuntungan tanpa memangkas kepuasan pelanggan.
Departement Head Estimation
Bagian ini bertugas untuk membuat estimasi proyek yang akan dikerjakan, dari estimasi biaya, waktu, inventori, hingga sumber daya yang akan dipekerjakan.
Departement Head Project Development
Bertugas untuk mengembangkan sebuah team untuk pengembangan suatu proyek yang akan berjalan. Mempunyai kewajiban untuk melaporkan perkembangan proyek ke kantor pusat. Serta membuat keputusan strategi pengembangan disetiap proyeknya.
Departement Head Construction Engineering and RD
Bagian ini bertugas untuk membuat rancangan bangunan-bangunan yang nantinya akan dibuat oleh PT Total dari proyek yang diterimanya nanti.
Departement Head Legal
Bertanggung jawab menangani semua persoalan hukum dari operasi bank, baik perbankan maupun non-kegiatan perbankan dan menjamin sepenuhnya dari segala masalah hukum yang berlaku.
Departement Head Product Quality
Pada departemen ini bertanggung jawab terhadap pengawasan barang-barang yang akan digunakan selama pengerjaan proyek. Karena penggunaan barang yang baik selama pengembangakan suatu proyek akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Departement Head Customer Service and Customer Care
Bertugas untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pelanggan perusahaan dan bekerja sama dengan pihak lain untuk memastikan pelaksanaan
yang efektif dan berkelanjutan terhadap customer care yang berjalan.
Departement Head Equipment
Bertanggun jawab terhadap segala penggunaan perlengkapan, seperti meja, kursi, lemari dan lain-lain, yang digunakan dalam kantor sehari-harinya, dan
juga me-maintainnya jika terjadi kekurangan ataupun kerusakan.
Departement Head SHE(K3L)
Departemen ini bertanggung jawab terhadap masalah keselamatan kerja para karyawan yang bekerja di bagian proyek.
Departement Head GA
Menangani pembukuan ( kas besar, kas kecil, jurnal) dan membuat laporan keuangan, pembelian untuk kebutuhan perusahaan, dan juga menangani absensi
karyawan dan perhitungan payroll, serta mengurusi dokumen yang berkaitan dengan perizinan perusahaan.
Departement Head Logistic
Bertanggung jawab sebagai pelaksanaan pengiriman (orang & bahan) dan supply (penyimpanan bahan peralatan dan layanan) dengan biaya yang efektif, tepat waktu dan aman.
Departement Head Personalia
Bagian ini bertanggung jawab terhadap semua karyawan yang sudah bekerja di dalam perusahaan, bisa dalam urusan permasalahan ijin atau cuti karyawan. Departemen ini juga bertanggung jawab terhadap hal yang menyangkut administrasi karyawan, seperti penggajian, bonus, tujangan dan semua hal yang menyangkut karyawan selama masih bekerja.
Departement Head Property and Building Management
Departemen ini bertanggung jawab terhadap semua properti yang digunakan didalam gedung kantor, dan juga bertanggung jawab terhadap keadaan gedung kantor, bisa dalam hal kebersihan gedung, keteraturan dalam gedung. Departement Head HRD
Bertanggung jawab terhadap masalah perekrutan karyawan dalam perusahaan, dari awal perekrutan sampai pelamar diterima kedalam perusahaan. Bagian ini juga bertanggung jawab terhadap masalah pelatihan kepada para karyawan.
Departement Head Accounting
Bertanggung jawab untuk menerapkan prinsip-prinsip akuntansi dan prosedur untuk menganalisis informasi keuangan, akurat dan tepat waktu menyiapkan laporan keuangan dan pernyataan dan memastikan prosedur pengendalian akuntansi yang sesuai.
Departement Head Project Control
Departemen ini bertanggung jawab sebagai pengawas dan kelangsungan tujuan project agar tercapai dan mencapai tenggat waktu yang ditetapkan.
Departement Head IT
Bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan teknologi informasi yang ada atau akan ada di dalam perusahaan. Untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar bisa kompetitif di masa ekonomi global seperti ini. Selain itu mendukung agar kemudahan pengaksesan data di dalam perusahaan.
Departement Head Investor Relation
Bertanggung jawab untuk menyediakan segala kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan relasi dengan semua investor bisnis, misalnya rapat para investor, rapat umum pemegang saham. Selain itu, tugas-tugas administrasi
umum untuk departemen yang meliputi manajemen basis data, calender event,
dan rencana perjalanan.
Departement Head Business Development
Menentukan sasaran strategis jangka panjang dari bisnis yang berjalan. Memastikan perkembangan bisnis yang berjalan sesuai visi dan menjalankan
pengembangan bisnis untuk memastikan kecocokannya dengan strategi organisasi.
3.4 Gambaran Umum Sistem Berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada PT Total Bangun Persada saat ini dalam hal perekrutan atau penerimaan karyawan baru sudah berjalan berbasiskan database. Proses perekrutan pegawai di PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut :
1. Awalnya para pelamar yang ingin melamar ke PT Total Bangun Persada bisa
mengirimnya CV nya saat ada iklan mengenai lowongan kerja di PT Total, atau bisa kapan saja untuk bisa mengirimnya ke kantor PT Total, karena PT Total terus menerima CV pelamar kapan pun.
2. Bagi pelamar yang sudah mengirimkan CV nya ke PT Total ini maka CV nya
akan diterima dan disimpan sementara oleh bagian HRD untuk diproses ke tahap selanjutnya.
3. CV pelamar yang sudah disimpan oleh bagian HRD lalu akan diseleksi sesuai
standart kriteria yang ditetapkan oleh PT Total. Kriteria yang dinilai bisa dari nilai IPK, asal universitas, kemampuan dasar yang dimiliki, dan bisa kriteria tambahan lainnya seperti umur, status dan lainnya.
4. CV pelamar yang sudah lolos seleksi oleh HRD kemudian disimpan untuk
ditampung sementara.
5. Ketika ada proyek baru atau jabatan yang kosong yang membutuhkan
karyawan baru, maka bagian HRD akan mencari data pelamar yang sudah disimpan itu yang sekiranya memenuhi kriteria yang ada. Setelah itu yang berhubungan akan dihubungi via telepon, sms, ataupun e-mail.
6. Pelamar yang sudah dipanggil oleh perusahaan diwajibkan untuk melengkapi data pribadi pada Form Lamaran Kerja.
7. Setelah selesai mengisi Form Lamaran Kerja itu, pelamar akan melalui proses
interview yang pertama yaitu interview oleh bagian HRD, interview ini akan menilai sikap dan kepribadian si pelamar, test ini disebut juga BEI atau Behavioral Event Interview. Laporan interview pelamar akan disimpan untuk diajukan Kepada Bagian Personalia, laporan ini tidak diikut sertakan pada interview kedua, agar hasil interview yang kedua tidak terpengaruh oleh laporan interview yang pertama, BEI.
8. Selanjutnya pelamar akan melalui proses interview kedua, yaitu interview
teknis dengan user, interview ini dilakukan dengan tatap muka maupun tes tertulis. Pada interview kali ini pelamar akan di nilai pengetahuan dan keterampilan teknisnya.
9. Bila laporan hasil kedua interview itu memuaskan, maka data pelamar dan
hasil tes secara keseluruhan akan diajukan kepada bagian personalia yang selanjutnya akan diteruskan kepada direktur bagian HRD.
10.Setelah itu pelamar akan dipanggil kembali untuk melakukan medical
checkup dan selanjutnya bila hasil medical checkup memenuhi kriteria standart perushaaan maka pelamar akan ditawari Kontrak Kerja oleh PT Total. Jika Kontrak Kerja itu disetujui oleh pelamar, maka pelamar bisa bekerja secepatnya, dan kemudian datanya disimpan kedalam database karyawan di PT Total Bangun Persada ini.
3.5Dokumen Flowchart pada PT Total Bangun Persada
Berikut adalah Diagram Aliran Data perekrutan pada PT Total Bangun Persada
Mulai Mengri m CV Menyeleksi CV Pelamar
HRD Personalia User Direktur
Keputusan Seleksi Form Lamaran Kerja Lolos Melaku kan Tes BEI Hasil Tes BEI Keputusan
Tes keputusan Surat hasil BEI
Lulus keputusan Surat
hasil BEI Tes Tekh nik Hasil Tes Teknik Keputusan Tes Surat Keputusan Hasil Tes Tekhnik Surat Keputusan Hasil Tes Tekhnik Lulus Merangku m Hasil Tes Keseluruh an Hasil Tes Keseluruhan A Selesai Gagal Selesai Gagal Selesai Gagal
Pelamar HRD Personalia User A Membuat surat keputusan sementara Surat Keputusan Sementara Direktur Surat Keputusan Sementara Keputusan Sementara Surat Keputusan Penerimaan Lolos Surat Keputusan Penerimaan Membua t Surat Kontrak Kerja Kontrak Kerja Kontrak Kerja Keputusan Kontrak Karyawan Diterima Selesai Selesai Gagal Selesai Gagal
3.6 Diagram Aliran Data pada PT. Total Bangun Persada
Berikut ini adalah diagram context dari sistem perekrutan yang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada
Berikut adalah Diagram Nol dari sistem yang berjalan di PT Total Bangun Persada
3.7Daftar Bagian dan Pekerjaan yang ada di PT. Total Bangun Persada Tabel 3.1 Daftar Bagian dan Jabatan
Proyek & Bagian
Yang Berlaku
No. Nama Jabatan
PROYEK
1 Sr. Project Manager
2 Mid. Project Manager
3 Jr. Project Manager
4 Construction Manager
5 Engineering Manager (Chief Eng)
6 Site Manager
7 Site Engineer
8 Commercial Manager
9 GA Manager
10 SHE Officer (Safety Officer)
11 Jr. Engineer
12 Quality Officer (Chief Q Spv)
13 Chief Drafter
14 Chief Surveyor ( Ka Surveyor)
15 Quantity Surveyor
16 Chief Mechanic (Ka Mekanik)
17 Quality Supervisor
18 Drafter - Pry
19 SHE Supervisor (Safety Supervisor)
20 Mechanic (Mekanik)
21 Surveyor
22 Storekeeper (Ka Gudang)
23 Kasir
24 Buyer
25 Administrasi Keuangan Proyek
Marketing
26 Dept. Head - Marketing
27 Marketing Manager (Marketing Representative)
28 Marketing Officer
29 Administrasi Marketing
Estimate 30 Dept. Head - Estimate
32 Estimate Manager
33 Estimate Officer (Job Captain)
34 Estimator (Estimator - 1)
35 Junior Estimator (Estimator - 2)
36 Operator
37 Administrasi Estimate
Project Development
38 Dept. Head - Project Development
39 Project Design Manager (PD Coordinator)
40 Design Engineer (Project Design Officer)
41 Junior Design Engineer
42 Drafter - PD
Construction Engineering
43 Dept. Head - Cons. Engineering & R&D
44 Construction Engineer & R&D Manager
45 M/E Manager
46 CE & R&D (Junior Construction Engineer)
47 M/E Engineer
48 Technical Staff
49 Time Controller
50 Drafter - CE
Legal
51 Dept. Head - Legal
52 Legal Manager
53 Legal Officer
Product Quality
54 Dept. Head - Product Quality
55 Inspector - S/A 56 Inspector - M/E 57 Administrasi Customer Service & Customer Care
58 Dept. Head - CS & CC
59 CS Project Coordinator (Manager)
60 CS Project Officer
61 CS/CC Officer
Peralatan
62 Dept. Head - Equipment
63 Equipment Commercial Manager (Purchasing Manager)
64
Maintenance&Operation Mgr(Maintenance & Operational Mgr)
65 Equipment Finance Manager (Finance & Admin' Mgr)
66 Workshop Manager (Workshop & Plant Mgr)
67 Measurement Eqp. Spv (SH - Measurement Eqp)
69 Scaffolding Spv (SH - Scaffolding)
70 Spare Parts Spv (Supervisor - Spare Parts WH)
71 Vehicle Spv (SH-Vehicle) 72 Chief Security 73 Mekanik TPOP 74 Mekanik E,U,ENG 75 Operator Alat 76 Driver 77 Driver WS 78
Administrasi KP-Commercial (Staff Administrasi - Kt. Pusat)
79 Administrasi KP-Finance (Staff Administrasi - Kt. Pusat)
80 Administrasi WS (Staff Administrasi - Workshop)
81 Security
82 Asisten Mekanik
SHE (K3L) 83 Dept. Head - SHE / K3L
84 SHE Coordinator
Umum
85 Dept. Head - GA
86 Deputy Dept. Head - GA
87 GA Supervisor (Pengendali Dokumen)
88 Administrasi GA
89 Kurir
Logistik
90 Dept. Head - Logistik
91 Purchasing Manager
92 Material Purchasing Officer
93 Product Information & Vendor Analyst
94 Purchasing Officer
95 Asisten Purchaser
96 Asisten Material Purchasing Officer
97 Administrasi Kontrak (Staff Administrasi - Kontrak)
98 Administrasi PO & Ekspedisi (Staff Administrasi - PO)
Personalia
99 Dept. Head - Personalia
100 Recruitment Officer
101 Personnel Officer
102 Industrial Relation & Regulation Officer
103 Administrasi Personalia (Staff Adm-Personalia)
Property & Rumah Tangga
104 Dept. Head - Property & Building Management
105 Building Manager
107 Ka M/E Gedung (Chief M&E)
108 Shift leader M/E
109 Supervisor Sipil (Chief Civil)
110 Ka Security Gedung (Chief Security)
111 Shift leader Security
112 Sie house Keeping
113 Teknisi - M/E
114 Teknisi - Sipil
115 Administrasi Property (Staff Administrasi)
116 Security / Anggota Satpam Property
117 Kasir Parkir & Car Call
118 Driver Direksi
119 Sekretaris Direksi
120 Operator Telepon
121 Operator Foto Copy
122 Security / Anggota Satpam Rumah Tangga
123 Office Boy (RT)
124 Office Boy (Prop)
HRD
125 Dept. Head - HRD
126 HRD Officer (Performance Management Officer)
127 Training Officer
128 Administrasi HRD (Staff Administrasi - HRD)
Accounting
129 Dept. Head - Accounting
130 Accounting Officer (GL, A/R 1, F/A) (Acc Spv 1)
131 Accounting Officer (A/P, Tax) (Acc Spv 1)
132 Accounting Officer (Cash Bank, A/R 2) (Acc Spv 1)
133 Accounting Supervisor (Cash Bank) (Acc Spv 2)
134 Administrasi
Cash Operation
135 Dept. Head - Cash Operation
136 CO Officer-Payroll,anak perusahaan, kas valas
137 CO Officer-Kas & Bank ( CO Officer 1)
138 CO Supervisor-AP (Kas Proyek)
139 CO Supervisor-Kas Kecil&Kasir Pusat (Officer 2)
140 CO Supervisor-AR
141 Administrasi AP (AP Administrator)
142 Administrasi AR/Kas Proyek (AR Administrator)
Project Control
143 Dept. Head - Project Control
144 PC Manager (Coordinator)
145 Project Control Officer
147 Administrasi PC (Staff Administrasi)
Information Technology
148 Dept. Head - IT
149 IT Infrastructure Officer
150 IT System Analyst Officer
151 IT Technical Engineer
152 IT Programmer Analyst
153 Junior IT Technical Engineer
154 IT Junior Programmer
155 Administration/Hardware Support
Investor Relation
156 Dept. Head - Investor Relation
157 Investor Relation Officer
Business
Development 158 Dept. Head - Bussiness Development
MR
159 Management Representative
160 Quality Assurance Manager
161 Administrasi
Corporate
Secretary 162 Corporate Secretary
Internal Audit
163 Dept. Head - Internal Audit
164 Internal Auditor
3.8Permasalahan yang Dihadapi
y Masih seringnya terjadi kehilangan data pelamar karena data pelamar yang
masuk cukup banyak dan masih belum disimpan secara permanen, kehilangan terutama pada CV pelamar masih sangat sering terjadi.
y Kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan perusahaan, untuk membuat
laporan.
y Proses permintaan data bagian masih berjalan lama, karena masih belum terintegrasinya sistem database pada setiap bagian.
y Karena proses perekrutan yang masih paper based jadi penerimaan CV
karyawan masih terbatas di wilayah Jakarta dan sekitarnya saja.
3.9Usulan Pemecahan Masalah
y Pembuatan sistem basis data terintegrasi untuk melakukan proses perekrutan agar
berjalan lebih baik dengan bisa meminimalkan kehilangan dan redudansi data
y Pada bagian back office atau internal perusahaan, akan dibuat satu sistem
penyeleksian
y Penerapan sistem basis data pada proses penyaringan dan penempatan karyawan
yang diharapkan meminimalisasi penggunaan kertas
y Pengintegrasian data untuk memudahkan proses aliran data
y Pembuatan aplikasi berbasis web sehingga memungkinkan adanya pelamar dari
