RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA PENDIDIKAN MAHASISWA BERBASIS WEB DI UNIVERSITAS TRIATMA MULYA

(1)

30

e-ISSN 2746-850X Journal of Informatics Engineering and Technology (JIETECH) Vol. 01 No. 1 November 2020: 30 - 41

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA PENDIDIKAN MAHASISWA BERBASIS WEB

DI UNIVERSITAS TRIATMA MULYA

IBK Dwi Suta Negara¹ Tiara Kusuma Dewi² Gde Herry Sugiarto Asana³

Universitas Triatma Mulya, Jembrana¹ Universitas Triatma Mulya, Badung² Universitas Triatma Mulya, Badung³ email: suta.negara@triatmamulya.ac.id

Abstract

Perguruan tinggi sebagai sebuah organisasi memerlukan teknologi informasi dalam kegiatannya, salah satunya adalah untuk proses pembayaran biaya pendidikan bagi mahasiswa. Salah satu pemecahan masalah pengolah data manual ini adalah dibangunnya sistem informasi berbasis web untuk proses dan manajemen pembayaran biaya pendidikan ini. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang bangun sistem informasi pembayaran biaya pendidikan mahasiswa berbasis web yang dapat membantu dalam pengelolaan dan manajemen pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, serta dapat menghasilkan informasi pembayaran biaya pendidikan yang memenuhi kriteria cepat, akurat, relevan, dan akuntable. Metode penelitian yang digunakan untuk pembayaran biaya pendidikan mahasiswa berbasis web di Universitas Triatma Mulya adalah siklus hidup pengembangan sistem SDLC (Systems Development Life Cycle). Dengan adanya sistem informasi ini, pembayaran biaya kuliah mahasiswa menjadi lebih mudah dan cepat. Pengelolaan dan manajemen pembayaran juga menjadi lebih terdokumentasi dengan baik karena disimpan dalam sebuah basis data. Selain itu akses informasi pembayaran kuliah mahasiswa juga dapat dilakukan secara cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat.

Keywords: sistem informasi, pembayaran, biaya pendidikan

PENDAHULUAN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sudah semakin cepat, salah satunya di bidang teknologi informasi. Saat ini teknologi informasi memegang peranan dalam penyelesaian suatu permasalahan guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam sebuah institusi atau organisasi [1]. Tidak hanya itu teknologi informasi juga dapat mempermudah dan mempercepat sebuah proses bisnis dalam suatu institusi. Perguruan tinggi sebagai sebuah organisasi memerlukan teknologi informasi dalam kegiatannya, salah satunya adalah untuk proses pembayaran biaya pendidikan bagi mahasiswa. Selain itu, dengan menerapkan teknologi informasi pada proses pembayaran mahasiswa menjadi lebih terbuka dan transfaran. Melalui prinsip keterbukaan akan tercipta tata kelola dan mutu Perguruan Tinggi yang baik [2].

(2)

Journal of Informatics Engineering and Technology (JIETECH) (IBK Dwi Suta Negara, Tiara Kusuma Dewi, Gde Herry Sugiarto Asana

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

31 | J I E T E C H Selama ini proses pembayaran biaya pendidikan mahasiswa di Universitas Triatma Mulya masih diolah secara manual oleh bagian keuangan. Mahasiswa yang melakukan pembayaran melalui transfer Bank diperiksa oleh bagian keuangan satu per satu kemudian dicatat dan disimpan di sebuah komputer. Banyak permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada proses pembayaran biaya pendidikan ini, seperti pencarian data transaksi yang lama sangat sulit dicari jika sewaktu waktu dibutuhkan dan pembuatan laporan yang belum akurat, pencatatan data transaksi yang masih manual sehingga penyimpanan data pada transaksi pembayaran disimpan dalam bentuk manual di komputer, sehingga bagian keuangan mengalami kesulitan dalam pencarian informasi data mahasiswa yang sudah atau belum melakukan pembayaran serta bukti pembayarannya. Pengolahan data secara manual sangat rentan terhadap kesalahan penulisan, kerusakan, kehilangan data, dan penumpukan berkas yang memerlukan ruang luas untuk menyimpannya [3].

Salah satu pemecahan masalah pengolah data manual ini adalah dibangunnya sistem informasi berbasis web untuk proses dan manajemen pembayaran biaya pendidikan ini. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang bangun sistem informasi pembayaran biaya pendidikan mahasiswa berbasis web yang dapat membantu dalam pengelolaan dan manajemen pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, serta dapat menghasilkan informasi pembayaran biaya pendidikan yang memenuhi kriteria cepat, akurat, relevan, dan akuntable.

TINJAUAN PUSTAKA

Pembiayaan Pendidikan Tinggi

Dalam dunia pendidikan terdapat manajemen pembiayaan pendidikan karena pembiayaan merupakan hal yang sangat penting untuk berjalannya sebuah lembaga pendidikan. Biaya dalam dunia pendidikan memiliki cakupan luas, yaitu setiap jenis pengeluaran yang berkaitaan dengan penyelenggaraan pendidikan, baik dalam bentuk uang maupun barang dan jasa. Pembiayaan pendidikan merupakan proses dalam merencanakan, memperoleh, mengalokasikan dan mengelola biaya yang berkaitan dengan penyelenggaraan proses pendidikan yang akan dan sedang dijalanka. Dalam hal ini meliputi biaya sebagai berikut [4]:

a. Biaya investasi meliputi : (1). Biaya penyediaan sarana dan prasarana, (2).

pengembangan sumberdaya manusia, dan (3). modal kerja tetap.

b. Biaya operasi meliputi : (1). gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta sagala tunjangan yang melekat pada gaji (2). Bahan atau peralatan habis pakai dan biaya pendidikan tak langsung berupa daya, air, jasa telekomunikasi, pemeliharaan sarana dan prasarana, uang lembur, transportasi, konsumsi, pajak, asuransi,dan lain-lain.

c. Biaya personal yaitu biaya pendidikan yang harus dikeluarkan oleh peserta didik untuk bisa mengikuti proses pembelajaran secara teratur dan berkelanjutan.

Pembayaran

Ada dua pengertian pembayaran yaitu pengertian secara sempit dan yuridis teknis. Pengertian pembayaran dalam arti sempit, adalah pelunasan utang oleh debitur kepada kreditur. Pembayaran seperti ini dilakukan dalam bentuk uang atau barang. Namun, pengertian pembayaran dalam arti yuridis tidak hanya dalam

(3)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

32 | J I E T E C H bentuk uang atau barang, tetapi juga dalam bentuk jasa, seperti jasa dokter dan lain- lain [5].

Sistem Informasi

Sutabri [6] menyatakan : “Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”. Sistem informasi sendiri telah dikemukakan oleh beberapa penulis, Menurut Yakub [7] “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”. Sutabri [8] menjelaskan tentang karakteristikdari sistem adalah:

a. Komponen Sistem (Components). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.

b. Batasan Sistem (Boundary). Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment). Lingkungan luar sistem adalah bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem (Interface). Penghubung sistem atau interface adalah media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain.

e. Masukan Sistem (Input). Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

f. Keluaran Sistem (Output). Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh system informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lain.

g. Pengolah Sistem (Process). Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objective). Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.

Aplikasi Web

Aplikasi web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi dengan pengguna (users) melalui antarmuka (interface) berbasis web. Interaksi pengguna dengan web dibagi ke dalam tiga tahap, yaitu 1) permintaan; 2) pemrosesan; dan 3) jawaban [9]. Website merupakan kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik bersifat statis maupun dimanis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. Aplikasi web merupakan aplikasi yang diakses melalui web browser dengan jaringan internet atau lokal dan dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman yang didukung oleh browser [10].

(4)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

33 | J I E T E C H Database (Basis Data)

Secara umum, database berarti koleksi data yang selalu terkait. Secara praktis, basisi data dapat dianggap sebagai suatu penyusunan data yang terstruktur yang disimpan dala media pengingat ( harddisk) yang tujuannya adalah agar data tersebut dapat diakses dengan mudah dan cepat. Ada beberapa macam database, antara lain database hirarki, database jaringan, dan database relasional. Database relasional merupakan database yang populer saat ini dan telah diterapkan pada berbagai platform, dari PC hingga mini komputer [6].

Browser

Browser merupakan sebuah program yang digunakan untuk menampilkan halaman web. Browser dirancang untuk mengambil informasi-infrmasi dari suatu server computer pada jaringan internet. Untuk mengakses web diperlukan program yaitu web browser [8].

XAMPP

XAMPP merupakan paket PHP dan MySQL berbasis open source, yang dapat digunakan sebagai tool pembantu pengembangan aplikasi berbasis PHP.

XAMPP mengombinasikan beberapa paket perangkat lunak berbeda ke dalam satu paket. Memanfaatkan XAMPP sebagai database karena XAMPP menyediakan aplikasi database MySQL dengan interface lebih mudah dalam pengoperasiannya, tool-tool yang disediakan cukup lengkap dan memenuhi kebutuhan perancangan database selain itu XAMPP aplikasi gratis [9].

HTML(Hypertext Markup Language)

HyperText Markup Language (HTML) adalah suatu sistem untuk menambahkan dokumen dengan tabel yang menandakan bagaimana teks di dokumen harus disajikan dan bagaimana dokumen duhubungkan bersama-sama. Di dalam skema tambahan HTML terdapat kekuatan untuk membuat aplikasi-aplikasi client-server, multimedia, form, dan interaktif. HTML sebenarnya adalah dokumen ASCII atau teks biasa, yang dirancang untuk tidak tergantung pada suatu sistem operasi tertentu. Secara teknis, HTML didefinisikan sebagai Standard Generalized Markup Language (SGML). Sebuah dokumen HTML dapat dikatakan contoh sebuah dokumen SGML. SGML berasal dari GML (General Markup Language) pada IBM di akhir tahun 1960-an sebagai upaya untuk memecahkan beberapa problem mengangkut dokumen-dokumen pada sistem komputer yang berbeda [7].

PHP (Perl Hypertext Preprocessor)

Perl Hypertext Preprocessor (PHP) merupakan skrip yang bersifat server site dimana proses pengerjaan skripnya berlangsung di server. Dengan menggunkan PHP maka perawatan suatu situs Web akan menjadi lebih mudah. PHP pertama kali ditemukan oleh Rasmus Lerdoff. Penulisan skrip PHP tersebut dengan cara disisipkan pada HTML. PHP merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun aplikasi-aplikasi berbasis Web khususnya aplikasi Web yang bersifat dinamis [7].

(5)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

34 | J I E T E C H METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan untuk pembayaran biaya pendidikan mahasiswa berbasis web di Universitas Triatma Mulya adalah siklus hidup pengembangan sistem SDLC (Systems Development Life Cycle) atau sering kali disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach). Secara garis besar besar metode waterfall mempunyai langkah-langkah sebagai berikut : Analisa, desain, implementasi, pengujian dan penerapan serta pemeliharaan [6].

Gambar 1

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dengan Waterfall

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada hasil penelitian ini, penulis memberikan penjelaskan hasil dari penelitian yang dilakukan pada metodologi penelitian. Berikut ini penjelasan dari hasil yang dilakukan pada penelitian ini:

Desain Sistem

Perancangan yang menggunakan model Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk meng-ilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling tersambung pada Sistem Informasi Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa Berbasis Web di Universitas Triatma Mulya. Berikut ini adalah penggambaran diagram konteks :

Analisis

Desain

Implementasi

Selesai Perencanaan

Penggunaan Mulai

Uji Coba

Ya

Tidak

(6)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

35 | J I E T E C H Gambar 2

Diagram Konteks Sistem Informasi Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa Universitas Triatma Mulya

Dalam diagram konteks di atas ada tiga entitas user, yaitu : admin, mahasiswa, dan pimpinan. Admin memasukkan data mahasiswa dan memvalidasi data pembayaran di sistem. Mahasiswa dapat melakukan update data mahasiswa, memasukkan data pembayaran, dan data penangguhan. Sedangakan pimpinan dapat melihat laporan pembayaran, dan penangguhan, serta dapat melakukan validasi penangguhan.

Implementasi a. Halaman Login

Halaman ini terdapat sebuah form yang harus diisi oleh user admin, mahasiswa, dan pimpinan. user mengisikan Username dan Password sebelum mengakses ke dalam sistem, Halaman Login ditujukan pada Gambar 2.

Gambar 3 Tampilan Login

Admin

0

Sistem Informasi Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa Universitas Triatma Mulya

Mahasiswa Pimpinan

update data mahasiswa, data pembayaran,

penangguhan data mahasiswa, validasi pembayaran

data pembayaran

info status pembayaran

penangguhan, laporan pembayaran

validasi penangguhan

(7)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

36 | J I E T E C H b. Halaman Home Admin

Pada halaman home admin adalah halaman pertama ketika admin mengakses system informasi ini, terdapat beberapa menu antara lain master data user, master data mahasiswa, master semester akademik, menu daftar pembayaran mahasiswa, dan menu manajemen pembayaran. Berikut ini adalah tampilan halaman home :

Gambar 4

Halaman Home Admin

c. Halaman Master Data User

Pada halaman ini terdapat master data user, yang berfungsi untuk menambahkan, mengganti, dan menghapus data user. Berikut ini adalah tampilannya :

Gambar 5

Halaman Master Data User

(8)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

37 | J I E T E C H d. Halaman Master Data Mahasiswa

Pada halaman ini terdapat master data mahasiswa, yang berfungsi untuk menambahkan, mengganti, dan menghapus data mahasiswa. Berikut ini adalah tampilannya :

Gambar 6

Halaman Master Data Mahasiswa

e. Halaman Master Data Semester Akademik

Pada halaman ini terdapat master data semester akademik, yang berfungsi untuk menambahkan, mengganti, dan menghapus data semester akademik. Berikut ini adalah tampilannya :

Gambar 7

Halaman Master Data Semester Akademik

(9)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

38 | J I E T E C H f. Halaman Daftar Pembayaran Mahasiswa

Pada halaman daftar pembayaran mahasiswa ini menampilkan data pembayaran mahasiswa yang diinputkan oleh mahasiswa, pada halaman ini admin melakukan validasi status pembayaran mahasiswa. Berikut ini adalah tampilannya:

Gambar 8

Halaman Daftar Pembayaran Mahasiswa

g. Halaman Manajemen Pembayaran Mahasiswa

Pada halaman manajemen pembayaran mahasiswa ini admin dapat menginputkan, mengedit, dan menghapus data pembayaran dari mahasiswa.

Berikut ini adalah tampilannya:

(10)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

Halaman Manajemen Pembayaran Mahasiswa h. Halaman Input Pembayaran ( User Mahasiswa)

Pada halaman input pembayaran ini digunakan oleh mahasiswa untuk menginputkan data pembayaran setiap semester. Berikut ini adalah tampilannya:

Gambar 10

Halaman Input Pembayaran (User Mahasiswa)

i. Halaman Status Pembayaran ( User Mahasiswa)

Pada halaman status pembayaran ini digunakan oleh mahasiswa untuk mengecek status pembayaran yang telah diinputkan sebelumnya. Berikut ini adalah tampilannya:

Gambar 11

Halaman Status Pembayaran (User Mahasiswa)

j. Halaman Permohonan Penangguhan ( User Mahasiswa)

Pada halaman permohonan penangguhan ini mahasiswa dapat mengajukan permohonan penangguhan pembayaran kuliah. Berikut ini adalah tampilannya:

(11)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

Halaman Permohonan Penangguhan (User Mahasiswa) k. Halaman Verifikasi Penangguhan Pembayaran ( User Pimpinan)

Pada halaman verifikasi penangguhan pembayaran ini pimpinan dapat memvalidasi permohonan penangguhan pembayaran kuliah yang diajukan oleh mahasiswa. Berikut ini adalah tampilannya:

Gambar 12

Halaman Verifikasi Penangguhan Pembayaran (User Pimpinan)

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan

Dengan adanya sistem informasi ini, pembayaran biaya kuliah mahasiswa menjadi lebih mudah dan cepat. Pengelolaan dan manajemen pembayaran juga menjadi lebih terdokumentasi dengan baik karena disimpan dalam sebuah basis data. Selain itu akses informasi pembayaran kuliah mahasiswa juga dapat dilakukan secara cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat.

Saran

Untuk pengembangan lebih lanjut, adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan adalah sistem ini sebaiknya dilakukan pemeliharaan berkala untuk

(12)

30 - 41) Vol 1, No 1, November 2020

41 | J I E T E C H menjaga dan memaksimalkan fungsi kebutuhan dan informasi yang dibutuhkan oleh Universitas Triatma Mulya.

DAFTAR PUSTAKA

[1] F. M. Tasiba, “Sistem Informasi Pembayaran Biaya Pendidikan Siswa Pada SMP PGRI Tambun Selatan,” BINA Insa. ICT J., vol. 3, no. 1, pp. 1–12, 2018.

[2] A. Putra, “Menguatkan Tata Kelola Transparansi Informasi Publik di Perguruan Tinggi,” Integritas, vol. 3, no. 1, pp. 173–189, 2017.

[3] D. Puspitasari, “SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PADA

‘CARDIAC CENTRE HERMAN TONI’ DI KARAWANG DENGAN MODEL WATER FALL,” J. Pilar Nusa Mandiri, vol. X, no. 1, 2014.

[4] A. A. Abidin, “Manajemen Pembiayaan Pendidikan Tinggi dalam Upaya Peningkatan Mutu (Studi Kasus Pada Perguruan Tinggi Swasta Menengah di Surabaya),” J. Penjaminan Mutu, vol. 3, no. 1, pp. 87–99, 2017.

[5] E. Astriyani, M. M. Sari, and Herman;, “PEMBAYARAN SPP BERBASIS WEB MENGGUNAKAN NOTIFIKASI SMS GATEWAY ( Studi Kasus : SMP Puspita Tangerang ),” Cerita, vol. 6, no. 1, pp. 106–116, 2020.

[6] T. Sutabri, Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2012.

[7] Yakup, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.

[8] T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2012.

[9] J. Simarmata, Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi Offset, 2010.

[10] S. Al-Fedaghi, “Developing Web Applications,” Int. J. Softw. Eng. Its Appl., vol. 5, no. 2, 2011.