I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
Menciptakan laba maksimum adalah tujuan utama mengapa perusahaan itu didirikan. Salah satu caranya adalah dengan meminimalkan biaya produk (product cost) sehingga marjin laba akan menjadi lebih besar. Karenanya operational effectiveness untuk mencapai efisiensi yang tinggi sangat dibutuhkan agar biaya produk dapat ditekan serendah-rendahnya.
Salah satu komponen penting yang memberikan kontribusi cukup signifikan dari total biaya pada suatu perusahaan adalah biaya distribusi (distribution cost). Dari literatur yang pernah penulis baca bahwa rata-rata industri perusahaan-perusahaan besar, biaya untuk mendistribusikan barang-barang mereka sebesar 25% dari biaya produknya.
Kontribusi biaya distribusi barang sangat signifikan atas biaya produk (sebesar 25%). Karenanya langkah untuk melakukan efisiensi pada sistem distribusi barang sudah tentu akan memberikan dampak yang besar berupa saving cost bagi perusahaan.
PT. Starlink Indonesia (PT. SLI) merupakan salah satu produsen Flexible Flat Cable (FFC) yaitu kabel fleksible yang digunakan pada produk-produk elektronik seperti untuk LCD TV, DVD player, printer, Optic Disc Drive maupun BluRay dengan customer yang tersebar di beberapa negara seperti LG, Samsung, Toshiba, Nidec dan lain-lain. Sebagian besar hasil produksi dikirim ke luar negeri yaitu lebih dari 80% penjualan produknya untuk memenuhi kebutuhan ekspor
1
(overseas) sedangkan sisanya untuk pemenuhan kebutuhan customer di dalam negeri.
Sebagai supplier FFC yang mayoritas customer-nya berada di luar negeri, maka perhitungan dan analisis yang tepat untuk dapat menciptakan sistem distribusi barang yang efisien menjadi hal yang sangat penting bagi PT. SLI. Yang dimaksud dengan distribusi yang efisien disini adalah bagaimana PT. SLI mampu memenuhi barang yang dipesan oleh customer dengan jumlah, waktu, dan tempat yang tepat serta dengan kondisi yang diinginkan. Dengan demikian, biaya distribusi (distribution cost) dan biaya secara keseluruhan dapat ditekan serendah- rendahnya sehingga menjadi minimum.
Karenanya atas dasar latar belakang hal tersebut mendorong penulis untuk melakukan penelitian melalui tesis dengan judul “Analisis Efisiensi Biaya Distribusi Flexible Flat Cable: Studi pada PT. Starlink Indonesia”.
B. Rumusan Masalah
Loss yang timbul pada biaya distribusi Flexible Flat Cable di PT. Starlink Indonesia (PT. SLI) terjadi karena pengiriman barang yang seharusnya dilakukan melalui jalur laut (sea shipment) tetapi harus dilakukan dengan jalur udara (air freight). Hal ini dilakukan karena untuk mengejar lead time pengiriman barang agar bisa sampai di customer tepat pada waktunya. Akibatnya biaya distribusi yang harus dikeluarkan menjadi lebih besar dan biaya tersebut menjadi tanggung jawab PT. SLI.
2
Kondisi ini dapat terjadi karena PT. SLI tidak dapat memenuhi kewajiban yang telah disepakati dengan customer untuk menyelesaikan PO (purchase order) selama rentang waktu dua minggu.
Pemenuhan PO yang terlalu lama tersebut (PO lewat dari dua minggu) dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu dari faktor eksternal maupun dari faktor internal PT. SLI. Adanya keterlambatan pengiriman yang disebabkan dari faktor internal, maka biaya distribusi menjadi tanggung jawab PT. SLI.
Berdasarkan data yang diperoleh penulis dari biaya pengiriman ekspor PT.
SLI untuk periode bulan Januari hingga Agustus 2011, besarnya loss biaya distribusi melalui jalur udara (air freight) yang menjadi tanggung jawab PT. SLI adalah 78% dari total biaya pengiriman ekspornya.
Besarnya biaya pengiriman melalui jalur udara yang merupakan loss biaya distribusi PT. SLI merupakan masalah serius yang harus segera diatasi dan dicarikan solusinya sehingga operasional produksi bisa menjadi lebih efektif, cost distribusi dapat lebih ditekan (saving cost) dan laba perusahaan akan menjadi lebih maksimal.
C. Pertanyaan dan Tujuan Penelitian
Dalam penelitian ini penulis mencoba merumuskan permasalahan dalam bentuk pertanyaan:
1. Apakah distribusi Flexible Flat Cable dari PT. Starlink Indonesia ke customer overseas saat ini sudah efisien?
2. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi inefisiensi biaya distribusi Flexible Flat Cable di PT. Starlink Indonesia?
3
3. Upaya apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi inefisiensi biaya distribusi Flexible Flat Cable di PT. Starlink Indonesia?
Penelitian ini bertujuan untuk:
1. Menganalisis terjadinya loss biaya distribusi Flexible Flat Cable dari PT.
Starlink Indonesia ke customer overseas saat ini.
2. Memperoleh faktor-faktor yang mempengaruhi inefisiensi biaya distribusi Flexible Flat Cable di PT. Starlink Indonesia.
3. Menentukan upaya yang dapat dilakukan guna mengurangi inefisiensi biaya distribusi Flexible Flat Cable di PT. Starlink Indonesia saat ini.
D. Batasan Penelitian
Karena begitu luasnya ruang lingkup dalam penelitian ini, maka penulis akan membatasi permasalahan tersebut pada:
1. Distribusi Flexible Flat Cable dari PT. Starlink Indonesia ke customer yang akan diteliti hanya untuk distribusi overseas / ekspor saja.
2. Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data bulanan PT.
Starlink Indonesia dari bulan Januari 2011 sampai dengan bulan Agustus 2011.
3. Penelitian mengenai efisiensi biaya distribusi hanya difokuskan pada customer dan tujuan pengiriman dengan sales amount dan sales quantity terbesar. Produk Flexible Flat Cable yang diteliti hanya pada model-model dengan jumlah pengiriman terbesar saja.
4
4. Fokus penelitian hanya pada upaya peningkatan efisiensi distribusi Flexible Flat Cable bagi internal PT. Starlink Indonesia dalam rangka untuk menurunkan loss biaya distribusi (loss of distribution cost).
E. Metoda Penelitian 1. Data Penelitian
a. Sumber Data
Data yang dibutuhkan untuk penelitian ini merupakan data sekunder yang bersumber dari PT. Starlink Indonesia. Data sekunder ini meliputi data laporan bulanan hasil penjualan (sales), laporan bulanan ekspor dan laporan bulanan pembayaran ekspor, data laporan produksi serta data Purchase Order (PO) customer.
b. Jenis Data
b.1. Data Penjualan (sales)
Laporan seluruh hasil penjualan produk Flexible Flat Cable PT.
Starlink Indonesia kepada customer-nya yang dicatat setiap bulan dan dijumlahkan secara total setiap tahunnya. Data penjualan ini meliputi sales quantity dan sales amount. Data ini diperlukan untuk mengetahui berapa besar sales amount maupun sales quantity dari masing-masing customer.
b.2. Data Ekspor
Laporan yang mencatat seluruh pengiriman barang (produk jadi Flexible Flat Cable) kepada semua customer PT. Starlink Indonesia yang berada di luar negeri (ekspor). Laporan ini di dalamnya meliputi
5
tujuan ekspor (pengiriman), total jumlah barang yang diekspor dan total amount produk yang diekspor. Data ekspor ini diperlukan dalam penelitian untuk menentukan kemana saja tujuan ekspor dengan jumlah pengiriman produk jadi ke customer yang terbesar.
b.3. Data Pembayaran Ekspor
Laporan yang mencatat seluruh biaya yang dikeluarkan oleh PT.
Starlink Indonesia untuk mengirimkan produk jadinya (Flexible Flat Cable) ke customer (ekspor). Dalam laporan ini dapat diketahui besarnya total biaya pengiriman melalui laut (sea shipment) maupun biaya pengiriman melaui udara (air freight) yang dikeluarkan oleh PT.
Starlink Indonesia hingga produk jadinya (Flexible Flat Cable) dapat sampai ke pihak customer yang berada di luar negeri. Data ini diperlukan untuk mengetahui seberapa besar biaya untuk pengiriman produk jadi (Flexible Flat Cable) ke customer yang menjadi tanggung jawab PT. Starlink Indonesia yang merupakan loss dari biaya distribusi.
b.4. Data Produksi
Merupakan data yang mencatat jumlah seluruh hasil output produksi dan jumlah defect produk yang dicatat setiap hari oleh bagian produksi. Data ini dikumpulkan dari semua proses produksi dalam bentuk laporan produksi dan dirangkum setiap bulannya menjadi data bulanan. Data produksi ini meliputi proses laminating, plating, shorting, cutting, sorting dan assembly LVDS.
6
b.5. Data Purchase Order (PO) Customer
Merupakan data yang mencatat seluruh purchase order (PO) atau pemesanan produk Flexible Flat Cable kepada PT. Starlink Indonesia dari customer yang harus dipenuhi dan dikirim kepada customer dengan jumlah, waktu dan kualitas yang sesuai dengan permintaan dan persyaratan dari customer. Data PO customer PT. Starlink Indonesia ini dibuat setiap hari dan dirangkum dalam setiap bulannya menjadi data PO bulanan.
c. Tipe Data
Data penelitian yang dikumpulkan berupa data runtun waktu (time series). Data-data tersebut dibuat secara berkala oleh PT. Starlink Indonesia dalam bentuk laporan harian, bulanan dan tahunan, sehingga dengan demikian keabsahan data tersebut merupakan tanggung jawab PT.
Starlink Indonesia.
2. Alat Analisis
Loss biaya distribusi muncul karena adanya pengiriman melalui udara (air freight) ke customer sebagai akibat dari PO (purchase order) yang lewat dari rentang waktu dua minggu (masa kontrak rentang waktu untuk memenuhi PO dari customer kepada pihak PT. SLI).
Untuk menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan PO customer bisa lewat dari rentang waktu dua minggu, penulis mengevaluasi dari kemampuan kapasitas produksi dan manufacturing lead time terhadap
7
jumlah PO customer yang harus diselesaikan dalam waktu dua minggu.
Dimulai dari tahap awal hingga tahap akhir proses produksi.
3. Alat Uji
Pengujian untuk mengetahui apakah PT. SLI dapat memenuhi PO customer dalam rentang waktu dua minggu dilakukan dengan membandingkan total hasil produksi FFC selama dua minggu terhadap rata-rata jumlah PO customer yang harus diselesaikan selama kurun waktu dua minggu tersebut. Perbandingan ini untuk mengetahui apakah jumlah hasil produksi FFC di PT. SLI lebih besar atau bahkan lebih kecil dari jumlah PO customer.
F. Manfaat Penelitian
Dari penelitian yang penulis lakukan ini, semoga dapat bermanfaat khususnya bagi penulis sendiri, maupun bagi para pembaca atau pihak-pihak lain yang berkepentingan.
1. Manfaat Akademis
Penelitian ini sangat erat hubungannya dengan mata kuliah Operations Management dan Business Research Methods, sehingga dengan melakukan penelitian ini diharapkan penulis dan semua pihak yang berkepentingan akan dapat lebih memahaminya.
2. Manfaat Dalam Praktik
Penelitian ini memfokuskan pada PT. SLI sebagai objek penelitian, sehingga diharapkan para pengambil keputusan dan pembuat kebijakan di PT. SLI maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan dapat
8
menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusannya.
G. Susunan dan Jadwal Penelitian 1. Susunan Penelitian
Alur dalam proses penelitian ini meliputi empat tahapan, yaitu:
persiapan, meliputi segala hal yang diperlukan dalam penelitian berupa daftar mengenai data-data apa saja yang diperlukan untuk diakses.
Pengumpulan, pengolahan dan analisis data-data penelitian. Penyusunan laporan penelitian serta pembuatan laporan akhir yang di dalamnya meliputi kesimpulan dari hasil penelitian dan saran-saran yang dapat diberikan untuk tindakan perbaikan bagi PT. SLI.
Diagram alur dalam proses penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1.1 sebagai berikut.
Gambar 1.1. Susunan proses penelitian.
2. Jadwal Penelitian
Agar penelitian dapat selesai tepat waktu dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan, maka penulis perlu membuat susunan jadwal dari seluruh kegiatan dalam penelitan ini. Jadwal seluruh kegiatan dalam penelitian dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut
Pengumpulan, pengolahan dan
analisis data
Penyusunan laporan
Laporan akhir Persiapan
9
.
Tabel 1.1. Jadwal penelitian.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan 2 Pengumpulan data 3 Pengolahan data 4 Analisis data 5 Penyusunan laporan 6 Laporan akhir
Minggu ke- Minggu ke- November
2012 Januari Februari Minggu ke-
Desember 2011
Aktifitas
No September
Minggu ke- Minggu ke- Oktober
Minggu ke-
10
