BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

(1)

(2)

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sebagai konsekuensi diterbitkannya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara dan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2004 tentang Keuangan Negara, serta untuk menciptakan good governance sesuai Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN), maka diperlukan system pengendalian intern dalam mengelola keuangan negara/daerah.

Mengingat pentingnya system pengendalian intern, selanjutnya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 turunan dari Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 mewajibkan setiap pimpinan instansi pemerintah untuk menyelenggarakan SIstem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). SIstem Pengendalian Intern dijabarkan secara panjang lebar dan komprehensif, bukan hanya mencakup aspek penyelenggara keuangan, namun mempunyai makna yang lebih luas yaitu mencakup pula aspek kineja operasional tupoksi dan kewenangan organisasi.

Kelemahan dalam pengendalian intern menjadi penyebab utama timbulnya berbagai permasalahan dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Sistem Pengendalian Intern sebelum adanya SPIP masih berfokus pada har control yaitu berupa Tersedianya pedoman, juklak/juknis atau SOP.

Sedangkan dalam kenyataannya berbagai permasalahan yang terjadi disebabkan justru oleh prilaku, integritas atau etos kerja yang buruk oknum / pejabat / personil yang ada didalam instansi pemerintah / oeganisasi. Dibanding dengan Sistem Pengendalian Intern sebelumnya, SPIP memberikan perhatian yang signifikan terhadap penguatan lingkungan internal organisasi dan kualitas manusianya sebagai pelaku system pengendalian intern dalam instansi pemerintah. Penilaian risiko terhadap pencapaian tujusn organisasi juga menjadi focus utama sebagai bagian dari pengendalian intern. Oleh karena itu, implementasi SPIP di lingkungan instansi pemerintah menjdi hal yang strategis.

(3)

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan sebagai salah satu Perngkat Daerah pada Pemerintah Kota Medan yang mempunyai tugas pokok sebagai pengawas internal, menyadari sepenuhnya akan pentingnya menyelenggarakan SPIP agar system pengendalian intern yang dibangun efektif dan efisien diperlukan suatu rancangan yang tepat.

Untuk itu, diperlukan suatu rencana tindak pengendalian yang akan menjadi penentu arah penyelenggraan SPIP yang terintegrasi dalam setiap tindakan dan kegiatan di lingkungan DInas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan dalam rangka mengamankan upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

B. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 8 Drt Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kota-Kota Besar Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Utara (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 1956 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1092;

2. Undang- Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah, sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4578);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4890);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2017 tentang Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah;

7. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2019 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Sebagaimana Telah Diubah dengan Undang-undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan

(4)

8. Peraturan Walikota Medan Nomor 23 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Kota Medan (Berita Daerah Tahun 2011 Nomor 23).

C. MAKSUD DAN TUJUAN

Rencana Tindak Pengendalian (RTP) merupakan dokumen yang berisi gambaran dari efektifitas, struktur, kebijakan dan prosedur organisasi dalam mengendalikan risiko, perbaikan pengendalian yang ada/terpasang serta pengomunikasian dan pemantauan pelaksanaan perbaikannya. Dokumen ini merupakan rencana tindak pengendalian atas pelaksanaan tugas pokok DInas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan sehingga diharapkan dapat memperoleh keyakinan memadai bahwa tujuan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Rencana tindak oengendalian dimaksudkan untuk memberikan acuan bagi pimpinan dan para pegawai di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatata Sipil Kota Medan.

Rencana Tindak Pengendalian (RTP), SPIP Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan merupakan output dan kelanjutan dari kegiatan piloting implementasi SPIP yang diselenggarakan sebelumnya, dengan tujuan sebagai acaun bagi DInas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan dalam melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan, sehingga diharapkan :

1. Pencapaian tujuan dan sasran sebagai bagian dari visi dan misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan dapat diwujudkan secara efisien dan efektif;

2. Pengelolaan keuangan dpat diselenggarakan dengan handal;

3. Pengelolaan asset tetap dan persediaan dapat diselenggarakan secara handal;

4. Seluruh peraturan perundangan dapat dipatuhi.

D. RUANG LINGKUP

Rencana Tindak Pengendalian ini focus pada pengendalian atas kegiatan-kegiatan pokok dalam rangka pencapaina tujuan yang telah ditetapkan di tingkat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan. Pelaksanaan rencana tindak pengendalian melibatkan seluruh jajaran pimpinan, tingkatan manajemen dan pegawai di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan.

(5)

Ruang lingkup SPIP mencakup semua unsur dan subunsur yang mempengaruhi efektivitas suatu pengendalian intern, yaitu:

1. Lingkup Pengendalian’

Lingkup Pengendalian adalah lingkungan dimana pengendalian tersebut berada, yaitu meliputi antara lain: seluruh personil baik atasan maupun bawahan, integritas, nilai etika dan kompetensi personil, manajerial, struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab, kebijakn, pengawasan oleh apparat pengawasan internal dan hubungan antar instansi.

2. Penilaian Risiko

Berbagai risiko organisasi dapat menghambat dan bahkan menggagalkan dalam mewujudkan visi, misi, tujuan, sasaran dan kegiatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan. Oleh karena itu, risiko perlu diidentifikasi dan dianalisa seberapa besar pengaruhnya terhadap pencapauian tujuan organisasi.

3. Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengendalian mempunyai makna luas, yaitu segala upaya yang dilakukan organisasi dalam rangka mengendalikan segala aktivitasnya agar tujuan dalam arti sempit dan luas (demensi waktu dan operasional) dapayt terwujud secara efektif dan efisien. Segala uoaya sebagai menifestasi dari pengendalian intern tersebut didesain/dibangun berdasarkan penilaian risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi.

4. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi antar personil baik atasan dengan bawahan, maupun dengan instansi lain serta stakeholders merupakan urat nadi dalam organisasi. Efektivitas pengendalian intern sangat dipengatuhi oleh kualitas informasi dan komunikasi.

5. Pemantauan

Pemantauan dilakukan bukan hanya nterhadap aspek operasional dan keuangan saja, namun pemantauan juga dilakukan terhadap efektivitas dan kualitas pengendalian internnya.Pemantauan harus dilakukan secara berkelanjutan oleh atasan dan para personil organisasi. Efektivitas pengendalian intern perlu juga dievaluasi oleh Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) meupun pihak eksternal.

(6)

E. ORGANISASI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA MEDAN

1. Struktur Organisasi

Pembentukan Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan berdasarakan Peraturan Walikota Medan Nomor 39 Tahun 2017, dengan susunan organisasi sebagai berikut:

a. Kepala;

b. Sekretaris membawahi:

1) Sub bagian umum 2) Sub bagian keuangan

3) Sub bagian penyusunan program

c. Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, membawahi:

1) Seksi Identitas Penduduk

2) Seksi Pindah Datang Penduduk 3) Seksi Pendataan Penduduk

d. Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, membawahi:

1) Seksi Kelahiran

2) Seksi Perkawinan dan Perceraian

3) Seksi Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan dan Kematian e. Bidang Perngelolaan Informasi Administrasi Kependudukan,

membawahi:

1) Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan 2) Seksi Pengelolaan dan Penyajian Data

3) Seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi dan Komunikasi

f. Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan 1) Seksi Kerjasama

2) Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan 3) Seksi Inovasi Pelayanan

g. UPT

h. Kelompok jabatan fungsional dan perencana

(7)

2. Kedudukan dan Tugas Pokok

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan Struktur Perangkat Daerah Kota Medan, Selanjutnya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan memiliki tugas membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Secara terperinci, tugas dan fungsi pokoknya sebagai berikut :

1. Kedudukan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah dengan tugas sebagai penyelenggara urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil.

2. Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah dalam bidang kependudukan dan melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Fungsi Dinas Kependudukan.dan Pencatatan Sipil

Berkaitan erat dengan tugas pokok di atas, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan memiliki empat fungsi utama, yaitu :

a. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan penduduk.

b. Menyelenggarakan pelayanan umum di bidang kependudukan.

(8)

c. Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang tugasnya.

d. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

3. Visi dan Misi

Visi Dinas Kependudukn dan Pencatatan Sipil Kota Medan adalah:

“Terwujudnya Masyarakat Kota Medan yang Berkah, Maju dan Koindusif”

Untuk mewujudkan Visi tersebut diatas, maka ditetapkan misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan SIpil Kota Medan sebagai berikut :

a. Medan Berkah (Pelayanan Publik Bebas Korupsi)

Bertujuan untuk:

1. Mewujudkan Zona Integritas sebagai Kawasan Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) 2. Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan yang

sederhana, mudah, cepat dan pasti.

b. Medan Inovatif (Transformasi Digital)

Meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan administrasi kependudukan yang semakin berkualitas.

c. Medan Bersih (Reformasi Birokrasi)

Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan yang terintegrasi, transparan, akuntabel dan professional

(9)

Adapun tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, yaitu:

No Tujuan Sasaran

1. Mewujudkan zona integritas sebagai kawasan bebas korupsi (WBK) dan wilayah birokrasi bersih dan melayani (WBBM)

Terwujudnya pelayanan administrasi kependudukan bebas pungli /korupsi

2. Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan yang terintegrasi, transparansi, akuntabel dan profesional

Terwujudnya medan satu data kependudukan

3. Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan yang sederhana, mudah, cepat dan pasti

1. Terlaksananya pelayanan administrasi

kependudukan yang konsisten sesuai dengan sisdur dan SOP

2. Adanya monev dalam penerrapan SOP

4. Meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan administrasi kependudukan yang semakin berkualitas

1. Tercapainya kepemilikan dokumen kependudukan dan akta pencatatan sipil sesuai target nasional 2. Terwujudnya peremajaan

infrastruktur secara berkala

(10)

BAB II

SEKILAS TENTANG

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH

A. PENGERTIAN

Dalam Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, pasal 58 ayat (2) diamanatkan bahwa dalam rangka meningkatkan kinerja, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, Presiden selaku Kepala Pemerintahan mengatur dan menyelenggarakan system pengendalian intern di lingkungan pemerintahan secara menyeluruh.

Undang-Undang tersevut ditindaklanjuti dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah,

Sistem Pengendalian Intern dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 dilandasi pada pemikiran bahwa Sistem Pengendalian Intern melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberi keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus (never ending process) oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Sistem Pengendalian Intern (SPIP) didefinisikan sevagai Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah.

Definisi SPI dan SPIP diatas dipahami oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan sebagai suatu menkanisme pengendalian yang ditetapkan oleh pimpinan dan seluruh pegawai serta diintegrasikan dengan proses kegiatan sehari-hari dan dilaksanakan secara berkesinambungan guna mencapai tujuan organisasi. Pencapaian tujuan organisasi tersebut harus dapat diraih dengan cara menjaga dan mengamankan asset negara / daerah yang diamanatkan kepada DInas Keoendudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan, menjamin Tersedianya laporan manajerial yang handal, mentaati ketentuan yang berlaku, mengurangi dampak negative keuangan/kerugian, penyimpangan termasuk kecurangan/fraud dan pelanggran aspek kehati-hatian, serta meningkatkan efektivitas organisasi dan meningkatkan efisiensi biaya.

(11)

B. TUJUAN SPIP

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pasal 3 disebutkan bahwa untuk mencapai pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel, menteri/pimpinan lembaga, gubernur, bupati/walikota wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan dilaksanakan dengan berpedoman pada SPIP.

SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efosiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

C. UNSUR-UNSUR SPIP

Seperti yang telah disebutkan dalam Ruang Lingkup bahwa suatu pengendalian intern dipengaruhi oleh berbagai factor atau unsur. Hal tersebut dalam SPIP diakomodir sehingga menjadi bagian atau unsur. Hal tersebut dalam SPIP diakomodir sehingga menjadi bagian atau unsur yang membentuk SPIP, yaitu:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalilan adalah kondisi suatu instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. Membangun lingkungan pengendalian memiliki arti membangun dan menciptakan suati atmosfir yang kondusif yang mendorong terimplementsinya system pengendalian intern secara efektif. Lingkungan pengendalian yang baik merupakan kunci keberhasilan penyelenggaraan pengendalian intern di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan.

Lingkungan pengendalian akan efektif bila suatu lingkungan dengan orang-orang yang berkompeten memahami tanggung jawab dan batasan kewenangannya, memiliki pengetahuan yang memadai, memiliki kesadaran yang penuh dan komitmen untuk melakukan apa yang benar dan yang seharusnya dengan mematuhi kebijakan dan prosedur organisasi berikut standar etika dan prilaku. Peranan pimpinan dalam mewujudkan suatu lingkungan pengendalian yang baik sangat penting karena pimpinan berperan sebagai tone at the top (penentu “irama”

organisasi.

(12)

2. Penilaian Risiko

Penilaian Risiko merupakan bagian integral dalam proses pengelolaan risiko dalam pengambilan keputusan pada tindakan dan kegiatan melelui tahapan identifikasi, analisis dan evaluasi risiko.

Penilaian Risiko merupakan pencerminan dari pelaksanaan prinsip kehatia-hatian dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan.

Pimpinan instansi wajib melakukan penilaian risiko yang mencakup identifikasi risiko , baik risiko yang menghambat pencapaian tujuan instansi maupun risiko yang menghambat pelaksanaan kegiatan.

3. Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Kegiatan pengendalian merupakan pencerminan dari aktualisasi penerapan kebijakan SPIP oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan untuk mencapai tujuan-tujuan pengendalian yang telah ditetapkan.

Karakteristik kegiatan pengendalian yang ditetapkan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan sekurang-kurangnya telah memperhatikan bahwa kegiatan pengendalian:

- Diutamakan pada kegiatan/tujuan pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan;

- Dikaitkan dengan proses penilaian risiko;

- Disesuaikan dengan sifat khusus Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan;

- Dilaksanakan dengan kebijakan dan prosedur secara tertulis;

- Dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan;

- Dimonitor dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan eksistensi kegiatan pengendalian.

4. Informsi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi yang diselenggarakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan dalam rangka penyelenggaraan SPIP merupakan proses pengumpulan dan pertukaran informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola dan mengendalikan kegiatan instansi. Informai dan komunikasi mencakup pengumpulan dan penyajian informasi kepada pegawai agar mereka dapat melakukan tanggung jawabnya, termasuk pemahaman akan peran dan tanggung jawabnya sehubungan dengan pengendalian intern.

(13)

5. Pemantauan Berkelanjutan

Pemantauan atas pengendalian intern di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan pada dasarnya, dilaksanakan untuk memastikan apakah Sistem Pengendalian Intern pada suatu instansi pemerintah telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan apakah perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan telah dilaksanakan sesuai dengan perkembangan yang terjadi.

D. PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB (STATEMENT of RENSPONSIBILITIES) Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 mengamanatkan Menteri/Pimpinan Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk memberikan pernyataan bahwa pengelolaan APBN telah diselenggarakan berdasarkan Sistem Pengendalian Intern yang memadai dan akuntasni keuangan telah diselenggarakan sesuai dengan Standard Akuntasi Pemerintah (SAP). Pernyataan ini dibuat setiap tahun bersamaan dengan penyusunan laporan keuangan.

Pernyataan sebagaiamana dikehendaki peraturan tersebut membawa konsekuensi perlunya dukungan fakta bahwa Sistem Pengendalian Intern memang sudah diselenggarakan secara memadai. Untuk meyakini keandalan system pengendalian intern yang ada, DInas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan memandang perlu menjalankan siklus penyelenggaraan SPIP setiap tahun, mulai dari identifikasi sasaran / tujuan sampai dengan pemantauan penyelenggaraan pengendalian, serta melakukan evaluasi atas efektifitas penyelenggaraan SPIP tersebut.

Rencana Tindak Pengendalian merupakan sarana untuk mendukung penyelenggaraan SPIP dan pernyataan pimpinan mengenai kondisi SPIP. Hal ini disebabkan sejauhmana pengendalian telah dijalankan.

(14)

BAB III

HASIL PENILAIAN RISIKO

A. KERANGKA PENGUKURAN KEMUNGKINAN DAN DAMPAK

Dalam Penilaian Risiko perlu ditetapkan terlebih dahulu kerangka kemungkinan dan dampak, adalah sebagai berikut :

1. Kerangka kemungkinan/probabilitas:

PROBABILITAS

KRITERIA RATING

1 Sangat tidak mungkin/hamper mustahil 2 Kecil kemungkinan, tapi tidak mustahil 3 Kemungkinan terjadi

4 Sering terjadi

5 Hampir pasti terjadi

2. Kerangka dampak:

Level Deskriptor Deskripsi

5 Sangat Sering Mengancam program dan organisasi serta stakeholders. Kerugian sangat besar bagi organisasi dari segi keuangan maupun politis

4 Sering Mengancam fungsi program yang efektif dan organisasi. Kerugian cukup besar bagi organisasi dari segi keuangan maupun politis

3 Moderat Mengganggu administrasi program.

Kerugian keuangan dan politis cukup besar

2 Jarang Mengancam efisiensi dan efektivitas beberapa aspek program. Kerugian kurang material dan sedikit

mempengaruhi stakeholders

1 Sangat Jarang Dampaknya dapat ditangani pada tahap kegiatan rutin . Kerugian kurang

material dan tidak mempengaruhi stakeholders

Kriteria pengukuran merupakan ukuran keberhasilan dan biasanya disebut indicator kinerja kunci. Kriteria keberhasilan merupakan suatu

(15)

ikhtisar tujuan jangka panjang instansi yang digunakan sebagai dasar mengukur pencapaian tujuan instansi dan dampaknya. Dengan

menggabungkan kriteria keberhasilan dan skala konsekwensi maka akan diketahui tingkat konskwensi risiko yang mungkin terjadi.

Kriteria keberhasilan atau indicator kinerja kunci dapat dinyatakan dengan sejumlah kriteria yang lebih kecil yang meliputi semua aspek keberhasilan sehingga tidak ada dampak yang tidak significant akan terlewatkan. Kriteria keberhasilan dapat berupa masalah keuangan atau ekonomi, keluaran (barang dan jasa) ketaatan pada etika atau peraturan, citra dan hubungan kepada masyarakat.

B. REGISTER RISIKO

Penyusunan Register Risiko yang disusun terkait unsur Penilaian Risiko pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan yaitu:

- Pernyataan Risiko = 33 Risiko - Penyebab C = 33 Risiko UC = 7 Risiko

- Dampak = 33 Dampak

- Pihak yang terlibat = Sekretariat, Kabid Pencatatan Sipil, Kabid Pendaftaran Penduduk, Kabid PIAK dan Kabid Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan

- Dari hasil identifikasi risiko yang dilakukan oleh Skretariat, Kabid Pencatatan Sipil, Kabid Pendaftaran Penduduk, Kabid PIAK dan Kabid Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan di lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan, dapat diketahui bahwa memiliki 33 risiko, Penyebab risiko dan Dampak Risiko. Risiko- risiko tersebut tersebar disetiap subbag, kasi dan kabid di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan, dengan rincian sebagai berikut ini.

Register Risiko, Penyebab dan Dampak

No Sekretariat/Bidang Risiko Penyebab Dampak

1 Sekretariat 20 20 20

2 Kabid Pencatatan Sipil 5 5 5

3 Kabid Pendaftaran Penduduk

3 3 3

4 Kabid PIAK 7 7 7

5 Kabid Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan

3 3 3

(16)

Analisi terhadap risiko-risiko yang teridentifikasi telah dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan, dengan hasil sebagai berikut:

Identifikasi Deskripsi Risiko

Level Range Deskripsi Jumlah Risiko

5 15 – 25 Ekstrim 3

4 10 – 14 Tinggi 6

3 5 – 9 Moderat 13

2 3 – 4 Rendah 4

1 1- 2 Tidak Signifikan 7

Selanjutnya berdasarkan penilaian risiko dan jumlah risiko, penyebab dan dampak risiko diatas dapat dianalisi terhadap kemungkinan terjadi dan dampaknya berdasarkan kriteria pengukuran analisis risiko. Pengukuran analisis risiko tersebut dikelompokkan berdasarkan Sekretariat dan Kabid pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan seperti terlihat pada table berikut :

Analisis Kemungkinan Risiko

No Sekretariat / Kabid

Kemungkinan

Total Sangat

tidak mungkin

(1)

Kecil kemun gkinan

(2)

Kemung kinan terjadi

(3)

Sering terjadi

(4)

Hampir pasti terjadi

(5)

1 Sekretariat 6 5 2 7 0 20

2 Kabid

Pencatatan Sipil

0 1 3 1 0 5

3 Kabid

Pendaftaran Penduduk

0 1 1 1 0 3

4 Kabid PIAK 1 2 2 2 0 7

5 Kabid

Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan

0 1 0 2 0 3

(17)

Dari analisi terhadap penilaian risiko dapat diketahui tingkatan dampak dan risiko mulai dari tingkatan sedang, besar dan sangat besar/luar bias seperti pada tabel berikut ini:

Peta Risiko Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan

Kemungkinan

5

Hampir Pasti 4

Sering Terjadi

1 6 1

3 Mungkin

Terjadi

1

5 2

2

Jarang Terjadi

3 2 4 1

1

Hampir Tidak Terjadi

3 3 1

Tidak

Berarti Kecil Sedang Besar Luar Biasa Dampak

Pada table ini pemetaan risiko diatas terlihat terdapat 3 Risiko berada pada tingkat kecil, 6 risiko berada pada tingkat sedang, yang mana untuk tingkat besar17 risiko dan tingkat tinggi 7 risiko.

(18)

BAB IV PENUTUP

Penilaian risiko di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan mencakup seluruh Sekretariat dan Bidang di lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan. Penyusunan Register Risiko merupakan kegiatan dari Implementasi Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), yang diwakili dengan penetapan peta risikonya, sehingga disusun dalam bentuk buku Penilaian Risiko.

Pihak-pihak yang melakukan penilaian risiko pada tatanan kegiatannya telah menetapkan register risiko yang terdiri dari pernyataan risiko sebanyak 33 item, selanjutnya terhadap risiko tersebut disusun dalam bentuk analisis tentang kemungkinan pengaruh dan dampak atas risiko yang akan terjadi di tatanan kegiatan. Dan juga deskripsi risiko diklasifikasikan dengan tingkatan 3 risiko berada pada tingkat kecil, 6 risiko berada pada tingkat sedang, 17 risiko pada tingkat besar dan 7 risiko di tingkat tinggi.

Buku penilaian risiko ini merupakan laporan hasil pelaksanaan penilaian risiko di lingkunag Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan.

Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), khususnya bagian ketiga pasal 13 ayat (1), disebutkan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan penilaian risiko. Penilaian risiko merupakan kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah.

Lebih lanjut, bahwa penilaian risiko terdiri atas identifikasi risiko dan analisis risiko.

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah merupakan proses yang integral pada tindakan dan kegiatan dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Maksudnya, bahwa fondasi dari pengendalian adalah orang-orang (SDM) di dalam organisasi yang membentuk unsur lingkungan pangendalian yang baik, yang didukukng oleh komitemn bersama serta kepemimpinan yang kondusif untuk mencapai sasaran dan tujuan instansi pemerintah.

Semua OPD dapat menyadari pentingnya pengendalian program dan kegiatan serta menindaklanjuti hasil pemantauan kegiatan dengan menitikberatkan pada identifikasi dan analisa risiko. Diharapkan akan tercipta

(19)

tata kelola pemerintahan yang baik di Pemerintah Kota Medan umumnya, dan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan secara khusus.

(20)

(21)

REGISTRASI RISIKO

SATUAN KEPALA : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA MEDAN

NO KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN

PERNYATAAN

RISIKO SEBAB RISIKO C/UC DAMPAK

PENGENDALIAN RISIKO

YANG ADA PROBABILITAS DAMPAK

STATUS RISIKO

PEMILIK RISIKO DAN PENANGGUNG JAWAB

TL URAIAN _D^ES

AIN EFEKTIVITAS SANGAT JARANG JARANG MODERAT SERING SANGAT SERING TIDAK BERARTI KECIL SEDANG BESAR LUAR BIASA

A T T K E

1. Koordinasi dan

penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD Disdukcapil

Tersedianya dokumen untuk bahan evaluasi kinerja

Tidak lengkap

/ tidak

akuratnya dokumen yang ada

- Kelemahan Kompetensi - Dokumen

kurang tertib

C NIlai Informasi yang tidak berkualit as

Review Atasan

√ √ 3 4 12 Sekretariat

2. Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN

Terjaminnya pembayaran kompensasi ASN secara tepat waktu

Keterlambatan Pembayaran kompensasi kebutuhan ASN

Keterlambatan Administrasi Penggajian

C Penurun an kinerja ASN

Review Atasan

3. Koordinasi dan penyususna n Laporan Keuangan Bulanan /

Tersedianya Dokumen Laporan Pertanggun gjawaban APBD di Disdukcapil

Tidak terbit laporan keuangan

- Kelemahan kompetensi

C Rentan terhadap penyalah gunaan anggaran

Review Atasan

(22)

PERNYATAAN

STATUS RISIKO

TL URAIAN _D^ES

A T T K E

Semesteran SKPD 4. Pengamanan

Barang Milik Daerah SKPD

Terjaminnya keamanan administrasi dan fisik dari Barang Milik Daerah

BMD hilang ataupun kualitas berkurang

- Kelemahan pengawasa n

C Rentan penyalah gunaan BMD

Review Atasan

√ √ 4 5 20 Sekretariat dan Seluruh

Bidang

5. Peningkatan sarana dan prasarana Disiplin Pegawai

Terciptanya peningkatan disiplin pegawai

Penyediaan Sarana dan Prasarana yang tidak tepat / tidak sesuai

kebutuhan

Perencanaan dan

pengawaan yang lemah

C Penyedia an sapras yang tidak bermanf aat

Review Atasan

6. Sosialisasi peraturan perundang- undangan

Tersampaik an informasi regulasi ke stakeholder

- Tidak terlaksana sosialisasi - Petugas

yang tidak kompeten

- Persyaratan sosialisasi yang tidak terpenuhi - Tidak

Tersedianya petugas yang berkompete n

C Stakehol ders tidk memper oleh informasi regulasi yang terkini / tidak update

Review Atasan

√ √ 3 4 12 Bidang PIAK

7. Penyediaan komponen

Tersedianya komponen

Komponen yang tersedia

Adanya itikad yang tidak baik

C Tergangg unya

Review Atasan

(23)

PERNYATAAN

STATUS RISIKO

TL URAIAN _D^ES

A T T K E

instalasi listrik/pener angan bangunan kantor

dukungan instalasi listrik saat dibutuhkan

tetapi tidak sesuai dengan spesifikasi

untuk mencari keuntungan

kegiatan operasio nal

8. Penyediaan peralatan dan perlengkapa n kantor

Tersedianya peralatan dan perlengkapa n kantor

Peralatan dan perlengkapan kator yang tersedia tidak sesuai dengan spesifikasi

Adanya itikad yang tidak baik untuk mencari keuntungan

C Tergangg unya kegiatan operasio nal

Review Atasan

9. Penyediaan peralatan rumah tangga

Tersedianya peralatan rumah tangga

Peralatan rumah tangga yang tidak sesuai dengan spesifikasi

Review Atasan

10. Penyediaan bahan logistik kantor

Tersedianya bahan logistik kantor

Bahan logistik kantor tidak sesuai dengan spesifikasi

Review Atasan

11. Penyediaan barang cetakan dan penggandaa n

Tersedianya n barang cetakan dan penggandaa n

Barang cetakan dan penggandaan tidak sesuai kualitas dan kuantitas

Review Atasan

(24)

PERNYATAAN

STATUS RISIKO

TL URAIAN _D^ES

A T T K E

12. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang- undangan

Tersedianya bahan bacaan dan peraturan perundang- undangan

Bahan bacaan da perundang- undangan tidak sesuai dengan kebutuhan

Perencanaan dan

pengawasan yang lemah

C Bahan

bacaan dan peratura n perunda ng- undanga n yang tidak bermanf aat

Review Atasan

13. Penyelengga raan rapat koordinasi dan konsultasi SKPD

Peningkatan kompetensi ASN

Pelaksanaan tidak maksimal

Kurangnya komitmen peserta

C Tidak memberi nilai tambah pada peningka tan kompete nsi

Review Atasan

√ √ 4 4 16 Bidang PIAK dan PDIP

14. Dukungan pelaksanaan SPBE pada SKPD

Peningkatan pelaksanaan SPBR

Contunuitas dukungan tidak berlanjut

Integritas para pihak yang tidak konsisten

C/UC Tergangg unya kegiatan SPBE

Review Atasan

√ √ 2 5 10 Bidang PIAK

15. Pengadaan Mebel

Tersedianya Mebel

Barang mebel tidak sesuai

Adanya itikad yang tidak baik

C Tergangg unya

Review Atasan

(25)

PERNYATAAN

STATUS RISIKO

TL URAIAN _D^ES

A T T K E

dengan spesifikasi

untuk mencari keuntungan

kegiatan operasio nal 16. Pengadaan

peralatan dan mesin lainnya

Tersedianya peralatan dan mesin lainnya

Peralatan dan Mesin lainnya tidak sesuai dengan spesifikasi

Review Atasan

17. Penyediaan jasa surat menyurat

Tercapainya penyampaia n informasi media respondensi

Komitmen penyedia jasa kurang maksimal

C/UC Tergangg unya pelayana n surat menyura t

Review Atasan

18. Penyediaan Jasa komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik

Terpenuhin ya

kenyamana n dalam bekerja

- Gangguan jaringan - Penyedia

jasa tidak dapat memenuhi jasa

- Pengaruh cuaca yang buruk - Keterbatasa

n perangkat jaringan - Adanya

itikad yang tidak baik untuk mencari keuntungan

C/UC Tergangg unya pelayana n Administ rasi Kependu dukan

Review Atasan

(26)

PERNYATAAN

STATUS RISIKO

TL URAIAN _D^ES

A T T K E

19. Penyediaan jasa pelayanan umum kantor

Tersedianya jasa pelayanan umum kantor

Penyedia jasa yang kurang komitmen

- Adanya itikad yang tidak baik untuk mencari keuntungan - Lemahnya

pengawasan

C/UC Tergangg unya pelayana n umum kantir

Review Atasan

20. Penyediaan jasa pemeliharaa n, biaya pemeliharaa n dan pajak kendaraan perorangan dinas atau Kendaraan dinas Jabatan

Tersedianya jasa pemeliharaa n, biaya pemeliharaa n dan pajak kendaraan perorangan dinas atau Kendaraan dinas Jabatan

Penyedia jasa yang kurang komitmen

- Adanya itikad yang tidak baik untuk mencari keuntungan - Lemahnya

pengawasan

C/UC Kendaraa n dinas tidak terpeliha ra dengan baik dan akan menggan ggu kegiatan

Review Atasan

21. Pemeliharaa n peralatan dan mesin lainnya

Tersedianya Pemeliharaa n peralatan dan mesin lainnya

Penyedia jasa pemeliharaan yang kurang komitmen

- Adanya itikad yang tidak baik untuk mencari keuntungan

C/UC Tergangg unya pelayana n yang terkait dengan peralatan

Review Atasan

(27)

PERNYATAAN

STATUS RISIKO

TL URAIAN _D^ES

A T T K E

- Lemahnya pengawasan

dan mesin lainnya 22. Pemeliharaa

n rehabilitasi gedung kantor dan bangunan lainnya

Terciptanya kondisi sarana dan prasarana yang tetap baik/terpeli hara

Pelaksanaan tidak maksimal

- Anggaran yang kurang

UC Tergangg unya fasilitas sarana dan prasaran a kantor

Review Atasan

23. Peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk

Meningkatk an kualitas pelayanan kepada masyarakat

Kurangnya komitmen petugas pelayanan

Kurangnya Integritas petugas

C Pelayana n pendafta ran pendudu k yang tidak maksimal

Review Atasan

√ √ 3 3 9 Bidang Dafduk

24. Penerbitan dokumen atau hasil pelaporan peristiwa kependuduk an

Tersedianya dokumen pelaporan peristiwa kependuduk an

Dukungan sarana prasarana yang kurang maksimal

Kurangnya Integritas petugas

C Pelayana n dokumen pelapora n peristiwa kependu dukan

Review Atasan

√ √ 3 3 9 Bidang Capil