ASIAN DEVELOPMENT BANK
TENDER KOMPETITIF TERBUKA
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
JUNI 2018
ASIAN DEVELOPMENT BANK JUNI 2018
TENDER KOMPETITIF TERBUKA
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial-
TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO)
© 2018 Asian Development Bank
6 ADB Avenue, Mandaluyong City, 1550 Metro Manila, Philippines Tel +63 2 632 4444; Faks +63 2 636 2444
www.adb.org
Beberapa hak dilindungi undang-undang. Diterbitkan pada 2018.
No. Stok Publikasi TIM190291-3
DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM190291-3
Pandangan yang disampaikan dalam publikasi ini merupakan pandangan para penulisnya dan tidak mencerminkan pandangan dan kebijakan Asian Development Bank (ADB) atau Dewan Gubernur ADB atau pemerintah yang diwakili ADB.
ADB tidak menjamin keakuratan data dalam publikasi ini dan tidak bertanggung jawab atas segala akibat yang timbul dari penggunaan data tersebut. Penyebutan perusahaan tertentu atau produk tertentu dari produsen tidak berarti bahwa ADB lebih mendukung atau merekomendasikan perusahaan atau produk tersebut dibandingkan dengan perusahaan atau produk sejenis lainnya yang tidak disebutkan.
Dengan menyebut atau merujuk pada wilayah atau daerah geografis tertentu, atau dengan menggunakan istilah “negara” dalam dokumen ini, ADB tidak bermaksud membuat penilaian apa pun mengenai status hukum atau status lainnya atas suatu wilayah atau daerah.
Dokumen ini disediakan berdasarkan Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial- TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://
creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/. Dengan menggunakan konten publikasi ini, Anda setuju untuk terikat oleh ketentuan lisensi ini. Untuk atribusi dan izin, silakan baca syarat dan ketentuan penggunaan di https://www.adb.org/terms-use#openaccess.
Lisensi CC ini tidak berlaku bagi materi berhak cipta non-ADB dalam publikasi ini. Jika materinya diatribusikan ke sumber yang lain, silakan hubungi pemilik hak cipta atau penerbit sumber tersebut untuk memperoleh izin memperbanyak materinya. ADB tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas segala klaim yang timbul akibat penggunaan Anda atas materi tersebut.
Silakan hubungi pubsmarketing@adb.org jika ada pertanyaan atau komentar mengenai isi publikasi ini, atau jika Anda ingin memperoleh izin hak cipta untuk maksud penggunaan yang tidak tercakup dalam ketentuan ini, atau untuk izin menggunakan logo ADB.
Catatan:
Dalam publikasi ini, “$” mengacu pada dolar Amerika Serikat.
Daftar ralat berbagai publikasi ADB dapat dilihat di http://www.adb.org/publications/corrigenda.
Printed on recycled paper
Daftar Tabel, Gambar, dan Kotak iv
Tentang Publikasi Ini v
Daftar Singkatan x
Ringkasan Eksekutif xi
I. Pendahuluan 1
II. Menentukan Persyaratan Teknis serta Tingkat Kualitas dan Kinerja 5
III. Mengembangkan Kriteria Kualifikasi 7
IV. Memilih Kriteria Evaluasi 8
V. Menyiapkan Dokumen Tender 10
VI. Iklan dan Tender 15
VII. Evaluasi Penawaran, Pemberian Kontrak, dan Penjelasan 19 Lampiran 1: Bagan Alir Prosedur Pembukaan Tender 23 Lampiran 2: Prosedur Evaluasi Penawaran Tipikal 24 Lampiran 3: Masalah Umum dalam Evaluasi Penawaran 25
DAFTAR ISI
iv
DAFTAR TABEL, GAMBAR, DAN KOTAK
DAFTAR TABEL
1. Penggunaan Umum Dokumen Tender Standar dalam Tender
Kompetitif Terbuka 12
2. Isi Dokumen Tender 12
DAFTAR GAMBAR
1. Tender Kompetitif Terbuka dalam Siklus Pengadaan ADB 2
DAFTAR KOTAK
1. Pengaturan Tender Kompetitif Terbuka Ditentukan oleh Perencanaan
yang Baik 1
2. Tender Kompetitif Terbuka Lebih Fleksibel daripada Metode ADB Sebelumnya 3 3. Pedoman Pengguna ADB untuk Dokumen Tender Standarnya 10 4. Pengadaan yang Kompleks Mungkin Memerlukan Iklan yang Lebih Luas 15
5. Isi Undangan Pemasukan Penawaran 16
6. Penawaran yang Terlalu Rendah 19
7. Masa Sanggah 22
v
TENTANG PUBLIKASI INI
Pada bulan April 2017, Asian Development Bank (ADB) mengesahkan kerangka pengadaan yang baru, yaitu Kebijakan Pengadaan ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu); serta Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB:
Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). Kedua dokumen tersebut menggantikan panduan sebelumnya, yaitu Pedoman tentang Penggunaan Konsultan (2013, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) dan Pedoman Pengadaan (2015, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). Kebijakan serta peraturan pengadaan memberikan pengaturan atas kegiatan-kegiatan pengadaan
Daftar Buku Panduan untuk Kebijakan dan Peraturan Pengadaan ADB tahun 2017
1. Nilai Manfaat Uang (Value for Money) 2. Kerangka Kerja Risiko Pengadaan
(Procurement Risk Framework) 3. Perencanaan Pengadaan Strategis
(Strategic Procurement Planning) 4. Tinjauan Pengadaan (Procurement
Review)
5. Pengaturan Pengadaan Alternatif (Alternative Procurement Arrangements) 6. Tender Kompetitif Terbuka (Open
Competitive Bidding)
7. Penyesuaian Harga (Price Adjustment) 8. Penawaran yang Terlalu Rendah
(Abnormally Low Bids) 9. Preferensi Domestik (Domestic
Preference)
10. Prakualifikasi (Prequalification) 11. Subkontrak (Subcontracting)
12. Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB (Consulting Services Administered by ADB Borrowers) 13. Layanan Nonkonsultasi yang Dikelola
oleh Peminjam ADB (Nonconsulting Services Administered by ADB Borrowers)
14. Teknologi Tingkat Tinggi (High-Level Technology)
15. Kualitas (Quality)
16. Pengaduan Terkait Tender (Bidding- Related Complaints)
17. Ketidakpatuhan dalam Pengadaan (Noncompliance in Procurement) 18. Masa Sanggah (Standstill Period) 19. Badan Usaha Milik Negara (State-
Owned Enterprises)
20. Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement)
21. Kesepakatan Kerangka Kerja untuk Layanan Konsultasi (Framework Agreements for Consulting Services) 22. Kerja Sama Pemerintah–Badan Usaha
(Public–Private Partnerships) 23. Manajemen Kontrak (Contract
Management)
24. Keadaan yang Rapuh, Terdampak Konflik, dan Keadaan Darurat (Fragile, Conflict-Affected, and Emergency Situations)
vi Tentang Publikasi Ini
yang dilakukan oleh lembaga penanggung jawab dan lembaga pelaksana proyek untuk proyek-proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB. ADB menyusun kebijakan pengadaan tahun 2017 agar diperoleh manfaat dan fleksibilitas yang signifikan dalam keseluruhan siklus pengadaan proyek, serta untuk meningkatkan hasil penyelenggaraan proyek melalui fokus yang diperbarui terhadap konsep kualitas, nilai manfaat uang (value for money - VFM) dan kesesuaian dengan kebutuhan (fitness for purpose).
Buku panduan ini merupakan bagian dari serangkaian buku panduan yang diterbitkan ADB di tahun 2018 untuk melengkapi kebijakan dan peraturan pengadaan yang telah diterbitkan di tahun 2017. Masing-masing buku panduan membahas isu per topik untuk peminjam (termasuk penerima hibah), peserta tender, dan masyarakat madani berdasarkan kerangka kerja baru (lihat daftar di bawah ini). Berbagai buku panduan ini akan banyak memuat referensi silang dengan buku panduan lainnya dan hendaknya dibaca sebagai satu keterkaitan.
Semua referensi ke “buku panduan” merujuk pada buku dalam rangkaian panduan ini. Buku-buku panduan ini dapat diperbarui, diganti, atau ditarik dari waktu ke waktu.
Reformasi pengadaan di ADB dimaksudkan untuk memastikan tercapainya VFM dengan jalan meningkatkan fleksibilitas, kualitas, dan efisiensi di sepanjang siklus pengadaan (lihat ilustrasi di bawah ini serta Buku Panduan Mengenai Nilai Manfaat Uang). VFM merupakan bagian dari struktur pengadaan holistik dengan tiga pilar pendukung: efisiensi, kualitas, dan fleksibilitas. Dua prinsip utama, yaitu transparansi dan keadilan, menjadi ikatan yang menjalin keseluruhan unsur struktur tersebut.
vii Tentang Publikasi Ini
T ran spa rans i
Nilai Manfaat Uang
Penggunaan sumber daya secara efektif, efisien, dan ekonomis, yang mengharuskan adanya evaluasi atas biaya dan manfaat yang relevan, sekaligus juga penilaian risiko, atribut non-harga, dan/atau biaya total
kepemilikan yang sesuai
Efisiensi Kualitas Fleksibilitas
• Biaya transaksi turun
• Keterampilan meningkat
• Penggunaan teknologi tingkat tinggi meningkat
• Perencanaan pengadaan yang lebih baik
• Bantuan dan dukungan bagi sistem pengadaan secara elektronik
• Dukungan manajemen kontrak
• Penyelesaian pengaduan dengan cepat
• Proses pengadaan yang lebih baik di negara berkembang anggota
• Perencanaan pengadaan ADB yang lebih baik
• Tata kelola
• Kontrak dengan kriteria kinerja yang jelas
• Jumlah pengaduan yang sedikit
• Proses ADB yang lebih baik
• Tender kompetitif terbuka
• Desentralisasi
• Akreditasi untuk pengaturan pengadaan alternatif
• Keputusan berbasis prinsip
• Perencanaan pengadaan yang lebih baik
• Pelimpahan kewenangan
• Penawaran dengan pembobotan untuk berbagai kriteria proposal
Ke a d il a n
Waktu
Waktu merupakan unsur penting dalam VFM. Ketika suatu proyek selesai tepat waktu atau ketika suatu proses dapat diselesaikan dengan cepat, tercipta nilai yang lebih besar bagi seluruh pemangku kepentingan. Misalnya, proyek pembangunan jalan yang rampung lebih awal memberikan manfaat ekonomi, keamanan, atau nilai lainnya bagi masyarakat pengguna. Rampungnya jalan tersebut meningkatkan imbal hasil investasi bagi lembaga penanggung jawab serta mempercepat siklus proyek dan pembayaran kepada peserta pemenang tender. Demikian pula proyek yang selesai terlambat akan kehilangan nilai yang signifikan.
Pertimbangan tentang VFM dalam konteks pengadaan perlu memperhatikan hal- hal yang (i) mempersingkat jangka waktu siklus pengadaan, atau (ii) mempercepat penyelesaian proyek pembangunan.
viii Tentang Publikasi Ini
Tujuan
Buku panduan ini dimaksudkan untuk membantu pembacanya dengan jalan menjelaskan dan menguraikan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB tahun 2017 bagi peminjam (termasuk penerima hibah).
Dokumen ini mengidentifikasi informasi tambahan untuk pertimbangan pembaca dalam menerapkan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB bagi keadaan masing- masing pembaca.
Dokumen yang Terus Berkembang
Buku panduan ini dimaksudkan sebagai dokumen yang terus berkembang dan akan direvisi sebagaimana diperlukan.
Pastikan mengecek situs web ADB Business Center untuk memperoleh versi terakhir dan informasi terbaru, https://www.adb.org/business/main.
Pembaca
Di berbagai situasi dan kondisi, pembaca diharapkan menggunakan buku panduan ini sesuai dengan kebutuhan masing-masing pembaca. Demi konsistensi dalam rangkaian buku panduan ini, digunakan asumsi berikut ini tentang pembacanya:
Pembaca dokumen ini merupakan kalangan profesional yang terlibat dalam kegiatan- kegiatan yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan yang sering diajukan, klarifikasi, contoh, informasi tambahan, pranala (link) ke pelatihan, serta sumber daya lain yang berguna akan tersedia di situs web ADB.
Pastikan Anda mengecek situs web ADB Business Center untuk mendapat informasi lebih lanjut, https://www.adb.org/business/main.
ix Tentang Publikasi Ini
Urusan Hukum dan Prioritas Tata Urutan
Buku panduan ini menjelaskan dan menguraikan ketentuan-ketentuan pada Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) yang berlaku bagi lembaga penanggung jawab (dan pelaksana) di bawah proyek sektor publik (termasuk proyek daerah) yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman investasi ADB (tidak termasuk pinjaman ADB yang berbasis hasil atau berbasis kebijakan), hibah yang didanai ADB (tidak termasuk bantuan teknis dan konsultasi staf yang dikelola ADB), atau dana yang dikelola ADB.
Apabila terjadi perbedaan antara buku panduan ini dengan peraturan pengadaan, yang dianggap berlaku adalah peraturan pengadaan. Perjanjian pembiayaan mengatur hubungan hukum antara peminjam dan ADB. Hak dan kewajiban antara peminjam dengan penyedia barang, pekerjaan, atau layanan diatur dalam dokumen pengadaan spesifik yang dikeluarkan oleh pihak peminjam dan kontrak yang ditandatangani antara peminjam dengan penyedia, dan bukan berdasarkan buku panduan ini.
x
DAFTAR SINGKATAN
ADB — Asian Development Bank
AFS — audited financial statements (laporan keuangan yang diaudit)
IFB — invitation for bids (undangan pemasukan penawaran)
OCB — open competitive bidding (tender kompetitif terbuka)
SBD — standard bidding document (dokumen tender standar)
VFM — value for money (nilai manfaat uang)
xi
RINGKASAN EKSEKUTIF
Tender kompetitif terbuka (open competitive bidding - OCB) adalah metode pengadaan yang lebih disukai ADB. OCB mengkonsolidasikan pengadaan kompetitif barang, pekerjaan, dan layanan dalam satu metode pengadaan tunggal.
OCB memfasilitasi digunakannya pengaturan pengadaan berbasis prinsip yang lebih fleksibel, yang responsif terhadap risiko pengadaan aktual dan kondisi pasar pasokan, serta dapat mencapai hasil yang memberi nilai manfaat uang. Buku panduan ini menjabarkan kepada peminjam (termasuk penerima hibah) mengenai praktik terbaik untuk melaksanakan OCB dalam proyek-proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB.
Penggunaan OCB secara efektif dapat
Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Waktu Pengadaan
• Karena OCB menawarkan fleksibilitas yang lebih besar, dokumen tendernya akan lebih sesuai dengan kontrak yang sedang dilakukan pengadaannya, sehingga memungkinkan kegiatan pengadaan diproses lebih cepat dan pelaksanaan kontrak yang lebih efisien.
• OCB lebih memperhatikan kondisi pasar pasokan guna memastikan kompetisi yang efektif dan meminimalkan risiko penawaran yang tidak responsif dan tender ulang.
Mengurangi Risiko
• Pengaturan OCB akan memperhatikan dan memitigasi risiko pengadaan dan pasar pasokan yang teridentifikasi melalui analisis menyeluruh.
Memberikan Nilai Manfaat Uang
• Jika dikelola dengan benar dan terbuka baik bagi peserta tender nasional maupun internasional, OCB kemungkinan akan menghasilkan nilai manfaat uang dalam kebanyakan kasus.
xii Ringkasan Eksekutif
Meningkatkan Kesesuaian dengan Kebutuhan
• Pengaturan OCB akan mencerminkan dengan baik kebutuhan strategis dan keadaan kontrak yang akan dilakukan pengadaannya.
• Pengaturan tersebut dapat disesuaikan jika pendekatan yang distandarkan tidak dapat memenuhi hasil proyek dan tujuan pembangunan secara efektif dan efisien.
I. Pendahuluan
1.1 Buku panduan ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam
pengadaan kontrak dengan menggunakan tender kompetitif terbuka (OCB), yang merupakan metode pengadaan yang lebih disukai oleh Asian Development Bank (ADB) mengingat pentingnya kompetisi terbuka di seluruh operasi ADB. OCB mengkonsolidasikan pengadaan kompetitif barang, pekerjaan, dan layanan (baik layanan nonkonsultasi maupun konsultasi) dalam satu metode pengadaan tunggal.
Metode ini memfasilitasi kompetisi terbuka di antara semua peserta tender yang memenuhi syarat, terlepas apakah kontrak pengadaan diiklankan secara internasional atau nasional, atau apakah prosedurnya didasarkan pada Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu), pada sistem nasional, atau pada aturan mitra pembangunan yang lain berdasarkan mekanisme untuk saling mengandalkan (mutual reliance).1
1.2 Pengaturan untuk OCB didasarkan pada penilaian risiko pengadaan dan pasar pasokan. Fitur khasnya adalah iklan yang efektif dan sesuai, yang memberi peluang setara bagi sebanyak mungkin peserta tender yang memenuhi syarat untuk mengajukan penawaran kontrak.
Kegiatan yang berkaitan dengan OCB dimulai pada tahap perencanaan proyek dalam siklus pengadaan ADB, dan berlanjut hingga pemberian kontrak, guna memastikan hasil pengadaan yang berhasil dan tercapainya nilai manfaat uang (VFM) yang optimal2 (lihat Gambar).
1 Mutual reliance adalah kesepakatan antara penyedia pembiayaan bersama dengan ADB untuk saling mengandalkan prinsip-prinsip dan prosedur pengadaan masing-masing. Bergantung pada keadaannya, ADB dapat menerima penggunaan pengaturan pengadaan alternatif.
2 ADB mendefinisikan VFM sebagai prinsip yang memungkinkan peminjam memperoleh manfaat optimal melalui penggunaan sumber daya secara efektif, efisien, dan ekonomis dengan menerapkan, sesuai kebutuhan, prinsip-prinsip inti pengadaan dan pertimbangan terkait. Hal ini mungkin mencakup biaya siklus hidup, serta tujuan pembangunan sosioekonomi dan lingkungan dari peminjam. Harga semata mungkin belum mewakili VFM secara memadai. Untuk perincian lebih lanjut, lihat Buku Panduan Mengenai Nilai Manfaat Uang.
Kotak 1
Pengaturan Tender Kompetitif Terbuka Ditentukan oleh Perencanaan yang Baik
Keputusan mengenai apakah akan menggunakan OCB dan cara menerapkan OCB, termasuk apakah akan mengiklankan secara nasional atau internasional, digerakkan oleh proses perencanaan pengadaan strategis. Keputusan tersebut tidak bergantung pada prakonsepsi pendekatan atau ambang tertentu, tetapi pada konteks proyek dan pasar pasokan.
Sumber: Asian Development Bank.
Tender Kompetitif Terbuka 2
1.3 Prosedur dan dokumen yang digunakan untuk melakukan pengadaan kontrak tertentu melalui OCB tidak akan dibatasi oleh ambang, metode, atau dokumen tender yang sudah ditentukan terlebih dahulu (Kotak 1). Secara umum, pengaturan pelaksanaan OCB akan dihasilkan melalui proses perencanaan canggih yang memperhatikan penilaian risiko pengadaan dan pasar,3 kriteria kualitas, kesesuaian dengan kebutuhan (fi tness for purpose), dan VFM, konsisten dengan prinsip-prinsip inti pengadaan dalam Kebijakan Pengadaan ADB:
Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu).4
3 Untuk perincian lebih lanjut, lihat Buku Panduan Mengenai Kerangka Kerja Risiko Pengadaan.
4 Jika proses perencanaan menunjukkan bahwa OCB tidak sesuai, dapat digunakan metode pengadaan yang lain seperti dijelaskan dalam peraturan pengadaan Bagian 2—Metode Pengadaan dan Pengaturan Lainnya.
Gambar: Tender Kompetitif Terbuka dalam Siklus Pengadaan ADB
Source: Asian Development Bank.
SIKLUS PENGADAAN
Keadilan
Nilai M anfaat Uang
Kualitas
siEfi
ensi
Keekonom ian
Trasinsranpa
Konseptualisasi Proyek
Perencanaan Pengadaan Rencana Pengadaan Penilaian Risiko Pengadaan
Proyek Manual Administrasi Proyek Bantuan Teknis Transaksi Kategorisasi Risiko Pengadaan
Dokumen Tender Pemberian Kontrak
Rencana Manajemen Kontrak Umpan Balik atau Evaluasi
Manajemen Pelaksanaan dan Kontrak Laporan Penyelesaian Proyek
Penutupan Kontrak Pembelajaran
Strategi Kemitraan Negara Penilaian Risiko Pengadaan di Penilaian Risiko Pengadaan di
Tingkat Negara dan Tingkat Negara dan Sektor/Lembaga Sektor/Lembaga
Evaluasi Penawaran Laporan Evaluasi
Tender
Tender Kompetitif Terbuka
Pendahuluan 3
1.4 Berdasarkan pendekatan berbasis prinsip tersebut, OCB akan direncanakan dan dilaksanakan secara fleksibel guna memitigasi risiko secara efektif dan mencapai hasil pengadaan dan pembangunan yang baik (Kotak 2).
Karena itu, OCB akan meningkatkan kecepatan tanggap ADB terhadap perubahan tren atau tren yang sedang muncul, seperti kebutuhan peminjam, praktik terbaik dalam pengadaan, model dan bentuk kontrak, teknologi, bentuk pelibatan pemangku kepentingan, dll. Dokumen tender5 dapat dirancang mengikuti perubahan tersebut dan dokumen tender standar (standar bidding documents - SBD) ADB dapat direvisi dari waktu ke waktu, dengan SBD baru yang ditambahkan guna menjawab evolusi kebutuhan strategis.
1.5 Jika dirancang dan dilaksanakan dengan tepat, OCB akan memitigasi risiko pengadaan dan pasar, serta mencapai hasil VFM dan kesesuaian dengan kebutuhan, termasuk membentuk pasar guna memenuhi kebutuhan strategis peminjam. OCB secara umum mencakup enam tahap berikut: (i) pemberitahuan dan iklan, (ii) prakualifikasi atau pembuatan daftar pendek/shortlisting (jika sesuai),6 (iii) persiapan dan penerbitan dokumen tender, (iv) penyerahan penawaran dan pembukaan penawaran, (v) evaluasi penawaran, dan (vi) pemberian kontrak.7
1.6 Langkah-langkah utama untuk mengembangkan dan menjalankan pengadaan OCB adalah sebagai berikut:
(i) Menentukan jenis dan ukuran kontrak, berdasarkan keadaan dan berbagai unsur barang, pekerjaan, dan layanan yang diperlukan
5 Dalam buku panduan ini, penyebutan “dokumen tender” mencakup permintaan proposal yang digunakan dalam layanan konsultasi, jika sesuai dengan konteks.
6 Untuk informasi lebih lanjut mengenai prakualifikasi, lihat Buku Panduan Mengenai Prakualifikasi.
7 Lihat Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB untuk informasi spesifik mengenai prosedur untuk pengadaan kontrak konsultasi dengan menggunakan OCB.
Kotak 2
Tender Kompetitif Terbuka Lebih Fleksibel daripada Metode ADB Sebelumnya
OCB lebih dari sekadar mengganti nama metode tender kompetitif internasional dan tender kompetitif nasional dalam Pedoman Pengadaan (2015, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). OCB juga mencakup metode rekrutmen kompetitif untuk layanan konsultasia dan menghilangkan batasan konseptual (misalnya, pemahaman bahwa skor poin manfaat sebaiknya tidak digunakan dalam pengadaan barang atau pekerjaan sipil) yang sebelumnya membatasi fleksibilitas yang diperlukan untuk mencapai keberhasilan pengadaan dan hasil pembangunan.
a Seleksi berbasis kualitas dan berbasis biaya, seleksi berbasis kualitas, seleksi kualifikasi kon- sultan, seleksi anggaran tetap, dan seleksi biaya terkecil.
Sumber: Asian Development Bank.
Tender Kompetitif Terbuka 4
dalam proyek tersebut, sesuai dengan rencana pengadaan proyek.
Buku Panduan Mengenai Perencanaan Pengadaan Strategis berisi perincian lebih lanjut mengenai perencanaan pengadaan dan pemaketan kontrak.
(ii) Mengidentifikasi dan mengembangkan persyaratan teknis, spesifikasi, atau kerangka acuan, dan menentukan tingkat kualitas dan kinerja yang perlu dicapai (bagian II buku panduan ini).
(iii) Mengembangkan kriteria evaluasi dan kualifikasi yang sesuai, bergantung pada faktor-faktor kualitas dan biaya yang akan diterapkan (bagian III dan IV).
(iv) Menentukan prosedur tender, seperti penggunaan tender dua tahap atau dua sampul. Buku Panduan Mengenai Perencanaan Pengadaan Strategis berisi perincian lebih lanjut mengenai prosedur tender yang tersedia dan saran mengenai kapan sebaiknya
digunakan.
(v) Menyiapkan dokumen tender (bagian V).
(vi) Mempublikasikan pemberitahuan pengadaan, menerbitkan dokumen tender, menerima penawaran, menanggapi permintaan klarifikasi dan menerbitkan perubahan (jika ada), dan menjalankan prosedur pembukaan penawaran (bagian VI).
(vii) Mengevaluasi penawaran yang diterima dan menjalankan prosedur pemberian kontrak, termasuk penjelasan/debriefing (bagian VII).
(viii) Mengelola kontrak. Perincian lebih lanjut proses manajemen kontrak dapat dilihat di Buku Panduan Mengenai Manajemen Kontrak.
II. Menentukan Persyaratan Teknis serta Tingkat Kualitas dan Kinerja
2.1 Spesifikasi atau kerangka acuan untuk OCB bagi kontrak barang, pekerjaan, dan layanan harus mengikuti prinsip-prinsip berikut:8
(i) Spesifikasi tersebut harus
(a) menentukan persyaratan teknis dan kualitas kontrak;
(b) dirumuskan dari segi persyaratan kinerja atau fungsional, manakala memungkinkan, dan menentukan persyaratan kinerja minimum, serta setiap persyaratan garansi dan pemeliharaan;
(c) mendorong kompetisi seluas mungkin, sambil memastikan kinerja yang sangat penting atau persyaratan lainnya untuk barang, pekerjaan, dan/atau layanan yang sedang dilakukan pengadaannya; serta
(d) menentukan sifat dan lingkup kontrak yang diperlukan guna memenuhi kebutuhan, kualitas, dan standar yang harus dicapai.
(ii) Sejauh memungkinkan, peralatan, material, atau teknis yang ditetapkan harus memenuhi standar dan persyaratan teknis yang sudah diterima secara internasional, seperti standar-standar yang telah diterbitkan oleh International Standards Organization (ISO).
Jika standar internasional seperti itu tidak tersedia atau tidak cocok, dapat ditetapkan standar nasional. Dalam semua keadaan, dokumen tender harus menyebutkan bahwa peralatan, material, atau teknik yang memenuhi standar lainnya yang substansinya setara, juga dapat diterima.
(iii) Jika cocok, spesifikasi teknis harus menentukan setiap pengujian, standar, dan metode yang akan digunakan untuk menilai
kesesuaian peralatan yang disampaikan, atau pekerjaan atau layanan yang diberikan.
(iv) Spesifikasi harus didasarkan pada karakteristik yang relevan dan/
atau persyaratan kinerja, serta harus menghindari penyebutan segala nama merek, nomor katalog, atau klasifikasi serupa. Jika diperlukan untuk menyebutkan nama merek atau nomor katalog dari produsen tertentu untuk mengklarifikasi spesifikasi yang
8 Dalam hal kontrak harga satuan (admeasurement contract) untuk pekerjaan, selain persyaratan dari pemberi kerja, prinsip-prinsip berikut juga berlaku terhadap daftar kuantitas dan harga (bill of quantities).
Tender Kompetitif Terbuka 6
belum lengkap, kata-kata “atau yang ekuivalen” harus ditambahkan setelah penyebutan tersebut.
(v) Penawaran untuk barang yang memiliki karakteristik serupa dan memberi kinerja yang setidaknya setara dengan barang yang disebutkan akan diterima.
(vi) Spesifikasi seharusnya disiapkan berdasarkan, dan konsisten dengan, bentuk kontrak yang akan digunakan. Tanggung jawab masing-masing pemberi kerja dan kontraktor harus dijelaskan secara konsisten di dalam dan antara spesifikasi dengan
kontraknya. Bentuk kontrak seharusnya dipikirkan dengan matang, guna menghindari risiko ketidakcocokan antara spesifikasi dengan kontraknya, atau keperluan untuk menyesuaikan ketentuan kontrak agar cocok dengan spesifikasinya.
(vii) Perlu dimasukkan informasi yang memadai guna memungkinkan peserta tender dan evaluator menentukan apakah kontrak peserta tender sebelumnya dapat memenuhi persyaratan kualifikasi untuk pengalaman dalam kontrak serupa.
(viii) Manakala memungkinkan, rentang ukuran atau nilai bagi komponen spesifik harus disiapkan agar cocok dengan standar kinerja keseluruhan dan memenuhi persyaratan atau tujuan barang-barang tersebut, seperti komputer, kendaraan, dll.
2.2 Perincian lebih lanjut mengenai pengembangan persyaratan teknis untuk OCB dapat dlihat dalam Buku Panduan Mengenai (i) Kualitas, (ii) Nilai Manfaat Uang, (iii) Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB, dan (iv) Layanan Nonkonsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB.
III. Mengembangkan Kriteria Kualifikasi
3.1 Tujuan kriteria kualifikasi untuk kontrak barang, pekerjaan, dan layanan nonkonsultasi adalah demi memastikan bahwa kontrak diberikan hanya kepada peserta tender yang memiliki kapasitas profesional, keuangan, dan teknis untuk melaksanakan kontrak dengan berhasil. Persyaratan kualifikasi harus dibatasi hanya sejauh yang diperlukan guna menentukan apakah peserta tender memiliki kapasitas tersebut.
3.2 Perlu digunakan teks standar kriteria kualifikasi, tanpa perubahan, dari pedoman pengguna ADB untuk dokumen tender standar/SBD-nya (jika tersedia), kecuali untuk memasukkan informasi yang spesifik kontrak mengikuti pedoman dalam pedoman pengguna yang relevan.9
9 Bagian V buku panduan ini berisi tautan ke pedoman pengguna ADB untuk SBD-nya.
IV. Memilih Kriteria Evaluasi
A. Prinsip Umum
4.1 Kriteria evaluasi harus dipilih dengan hati-hati untuk memperoleh keseimbangan yang tepat antara harga dengan kualitas yang akan dinilai, serta memastikan bahwa VFM akan dapat dicapai dalam kontrak yang akan dibuat.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan mencakup jenis, sifat, dan nilai pengadaan; kondisi pasar; kompleksitas; risiko; dan tujuan dari pengadaan yang sedang dilakukan; serta tujuan sosioekonomi atau lingkungan, kesesuaian dengan kebutuhan, dan prestasi peserta tender dalam mencapai hasil yang diinginkan berdasarkan pengalaman dan riwayat kinerja.10 Kriteria evaluasi harus disebutkan dengan jelas dalam dokumen tender dan menjabarkan semua faktor yang akan dipertimbangkan, serta metodologi untuk mengkuantifikasi atau mengevaluasi faktor-faktor tersebut.
4.2 Dalam keadaan ketika standar kualitas persyaratan teknis dapat ditetapkan dan diukur secara mudah dengan mengacu pada spesifikasi teknis atau standar industri yang sudah mapan, penerapan kriteria evaluasi yang mempertimbangkan biaya siklus hidup dan biaya terhadap peminjam yang ditimbulkan penyimpangan komersial dan teknis yang tidak material, akan membantu pencapaian VFM. Biaya siklus hidup, termasuk biaya operasi dan pemeliharaan, lisensi, fitur tambahan, bahan habis pakai, pembuangan, dll. Hal ini selanjutnya akan memfasilitasi perhitungan harga penawaran terevaluasi untuk setiap peserta tender. Kontrak akan diberikan kepada peserta tender yang memenuhi persyaratan teknis tersebut secara substansial dan menawarkan biaya terevaluasi yang paling rendah untuk barang, pekerjaan, dan layanan. Secara umum, inilah yang terjadi untuk barang dan peralatan standar yang sudah tersedia luas (off-the-shelf), pekerjaan standar, dan layanan nonkonsultasi standar.
4.3 Namun, untuk kontrak tertentu, VFM lebih mungkin dicapai dengan menerapkan metode evaluasi yang memungkinkan penilaian keseimbangan antara biaya dengan kualitas menurut kebutuhan peminjam serta tujuan pembangunan yang diinginkan melalui proyek bersangkutan. Dalam kasus tersebut, penggunaan kriteria non-harga (misalnya pemberian skor) mungkin akan cocok. Kasus seperti itu dapat mencakup
10 Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB berisi perincian lebih lanjut mengenai kriteria evaluasi untuk OCB bagi penugasan konsultasi.
Memilih Kriteria Evaluasi 9 (i) keadaan ketika kualitas perlu diukur dengan membandingkan di
antara sejumlah peserta tender, berdasarkan penilaian kualifikasi, pengalaman, dan/atau kinerja;
(ii) solusi kompleks yang terdiri atas kombinasi barang, pekerjaan, dan/
atau layanan; atau
(iii) infrastruktur, peralatan, atau layanan yang melibatkan
teknologi yang sudah terbukti atau teknologi tingkat tinggi yang meningkatkan kualitas barang, pekerjaan, atau layanan yang diberikan.
B. Kriteria dan Persyaratan yang Berlebihan
4.4 Kriteria evaluasi (termasuk persyaratan tender yang mempengaruhi pemberian kontrak kepada peserta tender), yang ditujukan untuk memitigasi risiko kegagalan pelaksanaan kontraktor (bukannya mengatasi ketidaksesuaian teknis atau komersial), seharusnya tidak berlebihan. Sebagai contoh, persyaratan tender atau evaluasi yang berlebihan mencakup
(i) staf peminjam mengunjungi lokasi manufaktur atau referensi peserta tender untuk menilai kapasitas peserta tender;
(ii) peserta tender diminta memberi sampel barang untuk menilai kepatuhan dengan persyaratan teknik; atau
(iii) peserta tender diminta memberi lembar asli dokumen, misalnya, dokumen kontrak asli yang bertanda tangan sebagai bukti kontrak sebelumnya yang serupa.
Hal ini mencerminkan bahwa kontrak yang ditandatangani dengan peserta pemenang tender akan dengan sendirinya sudah berisi mitigasi risiko pelaksanaan, seperti ketentuan kontrak yang mengatur isu-isu pelaksanaan oleh kontraktor, termasuk ganti rugi yang sudah disepakati dalam kontrak (liquidated damages) atau ganti rugi keterlambatan (delay damages), jaminan pelaksanaan, pembayaran di muka kepada kontraktor (didukung dengan jaminan pembayaran di muka yang dipegang pemberi kerja), dll.
4.5 Jika ada kebutuhan penting untuk memasukkan persyaratan seperti itu, persyaratannya dapat diminta atau dijalankan setelah peserta pemenang tender diberikan kontraknya, sebelum atau pada saat penandatanganan kontrak. Jika persyaratan seperti itu tidak dipenuhi, hal itu tidak akan berpengaruh terhadap pemberian kontrak atau harga kontrak. Ketentuan kontrak sudah memadai untuk mengatasi segala persoalan yang mungkin akan tampak jelas setelah kontraknya diberikan.
V. Menyiapkan Dokumen Tender
5.1 Penggunaan OCB didukung oleh sekumpulan SBD untuk
mengedepankan konsistensi dan kepastian hukum di antara berbagai proses pengadaan. SBD spesifik yang akan digunakan untuk kontrak pengadaan akan bergantung pada (i) sifat, kompleksitas, dan nilai barang, pekerjaan, dan/
atau layanan yang dibutuhkan; (ii) prosedur tender yang diinginkan (misalnya penawaran satu tahap atau dua tahap dengan satu atau dua sampul); dan (iii) setiap penerapan pengaturan pengadaan alternatif (seperti aturan pengadaan dari pemimpin penyedia pembiayaan bersama atau lembaga yang terakreditasi oleh peminjam).
5.2 Dokumen tender untuk kontrak tertentu akan disiapkan oleh peminjam (melalui lembaga penanggung jawab atau lembaga pelaksana proyeknya) dan diberikan kepada calon peserta tender yang membeli dokumen tersebut, atau diberikan kepada pendaftar atau perusahaan yang lolos prakualifikasi atau masuk daftar pendek (shortlisted). Peminjam harus mengacu pada pedoman pengguna ADB yang relevan dengan SBD yang akan digunakan untuk pengadaan, jika akan digunakan SBD ADB (Kotak 3).
Kotak 3
Pedoman Pengguna ADB untuk Dokumen Tender Standarnya
Pedoman pengguna mengenai berbagai dokumen tender standar ADB tersedia untuk dipakai dalam prakualifikasi dan untuk pengadaan, di antaranya, barang, pekerjaan, pekerjaan kecil, dan instalasi, melalui tautan berikut di situs web ADB:
• ADB. 2018. User’s Guide to Prequalification of Bidders. Manila. https://www.adb.org/
documents/prequalification-bidders-users-guide.
• ADB. 2018. User’s Guide to Procurement of Goods. Manila. https://www.adb.org/
documents/users-guide-procurement-goods.
• ADB. 2018. User’s Guide to Procurement of Works. Manila. https://www.adb.org/
documents/users-guide-procurement-works.
• ADB. 2018. User’s Guide to Procurement of Works—Small Contracts. Manila. https://www.
adb.org/documents/users-guide-procurement-works-small-contracts.
• ADB. 2018. User’s Guide to Procurement of Plant—Design, Supply, and Installation. Manila.
https://www.adb.org/documents/users-guide-procurement-plant-design-supply-and- install.
Sumber: Asian Development Bank.
Menyiapkan Dokumen Tender 11
A. Persyaratan untuk Dokumen Tender
5.3 Persyaratan spesifik untuk dokumen tender mencakup perincian yang dirangkumkan dalam Tabel 1 dan yang berikut ini:11
(i) Dokumen tender dan prosedur yang akan digunakan untuk kontrak tertentu disebutkan dalam rencana pengadaan proyek.
(ii) Dokumen tender harus ditulis dengan jelas demi memungkinkan dan mendorong kompetisi terbuka.
(iii) Dokumen tender biasanya akan disiapkan berdasarkan SBD yang diterbitkan oleh ADB (jika tersedia). SBD yang lain dapat digunakan jika diterapkan pengaturan pengadaan alternatif atau jika ada mitra pembangunan lain atau lembaga terakreditasi yang memiliki SBD yang sesuai untuk kontrak yang sangat khusus.
Peminjam dapat menggunakan SBD lokalnya atau dari mitra pembangunan lain, dengan ketentuan bahwa SBD tersebut konsisten dengan peraturan pengadaan 2017 ADB.
(iv) Dokumen tender berbahasa setempat dengan ketentuan yang mengharuskan (a) penawaran disampaikan dalam bahasa setempat, (b) harga penawaran dan mata uang pembayaran dibatasi pada mata uang setempat, dan/atau (c) jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan (jika digunakan) dibatasi pada bank lokal atau dalam bentuk yang berbeda dari yang diperbolehkan oleh ADB untuk iklan internasional, boleh digunakan untuk kontrak-kontrak yang pengadaannya dilakukan menggunakan iklan nasional, dengan ketentuan bahwa dokumen tender tersebut diizinkan penggunaannya berdasarkan hukum, aturan, dan peraturan pengadaan setempat, serta dipandang dapat diterima seperti disebutkan dalam rencana pengadaan.
(v) Dokumen tender yang disesuaikan dapat digunakan jika SBD tidak akan dapat memenuhi prinsip-prinsip inti pengadaan tanpa penyesuaian tersebut, dan penggunaannya tunduk pada tinjauan ADB dan keterangan no-objection dari ADB.
B. Isi Dokumen Tender
5.4 Dokumen tender menentukan prosedur tender dan pemberian kontrak, serta hak dan kewajiban peminjam dan peserta tender selama proses tersebut.
Meskipun isi setiap dokumen tender akan bergantung pada jenis, nilai, dan kompleksitas kontraknya, dokumen tender akan mencakup unsur-unsur umum seperti dijelaskan dalam Tabel 2.
11 Tabel tidak mencakup layanan konsultasi, yang persyaratannya dijelaskan dalam Buku Panduan Mengenai Layanan Nonkonsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB dan dalam dokumen standar ADB untuk permintaan proposal.
Tender Kompetitif Terbuka 12
Tabel 1: Penggunaan Umum Dokumen Tender Standar dalam Tender Kompetitif Terbuka
OCB yang Diiklankan secara
Nasional OCB yang Diiklankan secara Internasional
Jenis SBD • SBD dari ADB
• SBD dari mitra pembangunan yang lain
• SBD dari lembaga terakreditasi oleh peminjam
• Dokumen tender yang disesuaikan Bahasa SBD Bahasa nasional dan/atau
Inggris Inggris
Jangka waktu yang direkomendasikan untuk persiapan penawaran
4 minggu 6 minggu
Penerapan preferensi
domestik Ya Yaa
ADB = Asian Development Bank, OCB = tender kompetitif terbuka, SBD = dokumen tender standar.
a Jika negara peminjam memenuhi syarat untuk preferensi domestik seperti disebutkan dalam rencana pengadaan. Buku Panduan Mengenai Preferensi Domestik berisi perincian lebih lanjut.
Sumber: Asian Development Bank.
Tabel 2: Isi Dokumen Tender
Bagian Isi Praktik Terbaik untuk SBD ADB
Instruksi kepada
Peserta Tender Persyaratan dan prosedur yang harus diikuti oleh peminjam dan peserta tender dalam proses tender dan pemberian kontrak
Bagian ini tidak dapat diubah
Lembar Data
Penawaran Ketentuan yang spesifik untuk setiap pengadaan dan melengkapi informasi yang bersifat umum dalam Instruksi kepada Peserta Tender
Bagian ini hanya dapat diubah seperti yang dijelaskan
Kriteria Evaluasi dan
Kualifikasi Kriteria yang akan diterapkan untuk menentukan penawaran yang menang, dan kualifikasi peserta tender untuk melaksanakan kontrak jika tender tidak didahului dengan proses prakualifikasi dan yang diterapkan adalah pasca- kualifikasi
Persyaratan kualifikasi harus dibatasi hanya sejauh yang diperlukan guna menentukan apakah peserta tender memiliki kapasitas tersebut.
continued on next page
Menyiapkan Dokumen Tender 13
continued on next page
Bagian Isi Praktik Terbaik untuk SBD ADB
Kriteria evaluasi harus dipilih dengan hati-hati untuk memperoleh keseimbangan yang tepat antara harga dengan kualitas yang akan dinilai, serta memastikan bahwa VFM akan dapat dicapai dalam kontrak yang akan dibuat. Kriteria evaluasi harus disebutkan dengan jelas dalam dokumen tender dan menjabarkan semua faktor yang akan dipertimbangkan, serta metodologi untuk mengkuantifikasi atau mengevaluasi faktor-faktor tersebut.
Lembar Isian
Tender Lembar isian yang harus dilengkapi oleh peserta tender dan diserahkan sebagai bagian dari penawarannya
Bagian ini hanya dapat diubah seperti yang dijelaskan
Negara yang
Memenuhi Syarat Daftar negara yang memenuhi
syarat Bagian ini hanya dapat diubah seperti yang dijelaskan
Persyaratan Teknis Pernyataan mengenai persyaratan, baik dalam bentuk spesifikasi teknis atau kerangka acuan (termasuk, jika sesuai, gambar atau rancangan dan informasi lainnya) yang menjelaskan secara akurat barang, pekerjaan, atau layanan yang akan dilakukan pengadaannya, serta kebutuhan personel dan/atau peralatan
Guna memastikan tercapainya hasil pengadaan dengan kualitas terbaik, menjabarkan dengan jelas persyaratan kontrak—barang yang akan dipasok, pekerjaan yang akan dilakukan, layanan yang akan disampaikan—jadwal untuk penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan, serta lokasi pekerjaan dan pemasangan Ketentuan Kontrak
Umum Klausul umum yang mengatur
kontrak, yang akan berbeda- beda tergantung jenis kontraknya
Sebagai contoh, kontrak pekerjaan besar didasarkan pada Ketentuan Kontrak untuk Konstruksi, Edisi Harmonisasi Bank Pembangunan Multilateral, yang disusun oleh Fédération Internationale des Ingénieurs-Conseil (“FIDIC 2010 MDB version”)
Bagian ini tidak dapat diubah
Ketentuan Kontrak
Tertentu/Khusus Ketentuan yang spesifik untuk setiap kontrak dan yang mengubah atau melengkapi ketentuan kontrak umum
Bagian ini hanya dapat diubah seperti yang dijelaskan
Tabel 2 continued
Tender Kompetitif Terbuka 14
Bagian Isi Praktik Terbaik untuk SBD ADB
Lembar Isian
Kontrak Lembar isian yang akan menjadi bagian dari kontrak
Beberapa di antaranya, seperti lembar isian untuk jaminan pelaksanaan dan jaminan pembayaran di muka, jika diwajibkan, hanya akan diisi oleh peserta pemenang tender setelah pemberian kontrak
Bagian ini tidak dapat diubah
ADB = Asian Development Bank, SBD = dokumen tender standar, VFM = nilai manfaat uang.
Sumber: Asian Development Bank.
Tabel 2 continued
VI. Iklan dan Tender
6.1 Langkah terpenting dalam OCB adalah memaksimalkan partisipasi dengan pemberitahuan yang tepat waktu dan mengiklankan informasi penawaran yang memadai. Peluang pengadaan untuk proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB, diiklankan di situs web ADB, di bagian “Peluang Bisnis/Business Opportunities”
dan “Proyek dan Tender/Projects and Tenders”. Kontrak konsultasi diiklankan secara khusus dalam Sistem Manajemen Konsultan (Consultant Management System - CMS). Peluang OCB, bergantung pada penggunaan iklan internasional atau nasional, juga diiklankan di surat kabar nasional, buletin, situs web di negara peminjam, atau melalui sarana elektronik lainnya. Alat pengadaan elektronik yang dapat diterima ADB direkomendasikan manakala tersedia. Buku Panduan Mengenai Pengadaan Secara Elektronik memberi perincian lebih lanjut mengenai penggunaan sistem pengadaan elektronik oleh peminjam.
A. Pemberitahuan dan Iklan
6.2 Selain publikasi
pemberitahuan pengadaan di muka dan rencana pengadaan di situs web ADB, iklan untuk kontrak spesifik (termasuk undangan prakualifikasi/
invitation for prequalification) akan dilaksanakan secara internasional atau nasional, bergantung pada sifat, ukuran, dan nilai kontrak pengadaan, dan juga pada keadaan pasar yang berlaku untuk barang, pekerjaan, dan/atau layanan yang bersangkutan (Kotak 4). Rencana pengadaan proyek harus mencakup cara mengiklankan (iklan internasional
atau nasional) untuk setiap paket kontrak. Prosedur berikut akan berlaku bahkan jika pengadaan kontraknya adalah melalui kontrak di muka atau pembiayaan yang berlaku surut (retroactive financing).
1. Iklan Internasional
6.3 Kontrak pengadaan menggunakan iklan internasional harus dipublikasikan
Kotak 4
Pengadaan yang Kompleks Mungkin Memerlukan Iklan yang Lebih Luas
Untuk kontrak besar atau khusus, iklan di majalah teknis terkemuka, majalah bisnis, atau surat kabar dengan sirkulasi internasional juga dapat diharuskan demi memastikan kompetisi yang efektif dan dapat mencapai prinsip-prinsip inti pengadaan.
Sumber: Asian Development Bank.
Tender Kompetitif Terbuka 16
Kotak 5
Isi Undangan Pemasukan Penawaran
• Informasi peminjam: nama lembaga, alamat, email, nomor kontak
• Tujuan dan nilai pinjaman atau hibah
• Lingkup kontrak
• Situs web tempat dokumen tender dapat diperoleh
Sumber: Asian Development Bank.
(i) di situs web ADB; 12
(ii) di situs web berbahasa Inggris yang bebas dan dapat diakses secara publik; serta
(iii) di surat kabar dengan sirkulasi nasional (setidaknya dalam satu surat kabar berbahasa Inggris, jika ada) atau situs web di negara peminjam.
2. Iklan Nasional
6.4 Jika penilaian pasar pasokan menunjukkan bahwa kontrak tidak cocok untuk kompetisi internasional, iklannya dapat dipublikasikan di pers nasional, buletin, atau di situs web yang bebas dan dapat diakses secara publik. Iklan tersebut juga dapat dipublikasi di situs web ADB tergantung keinginan peminjam, kecuali untuk iklan bagi layanan konsultasi yang harus diiklankan di situs web ADB melalui Sistem Manajemen Konsultan (CMS), terlepas apakah menggunakan iklan internasional atau nasional.
B. Persyaratan dan Prosedur
6.5 Sebuah undangan pemasukan penawaran (invitation for bids - IFB) harus memberi informasi kepada calon peserta tender mengenai peminjam (atau calon peminjam, dalam hal tindakan pengadaan yang dilakukan sebelum persetujuan pinjaman atau hibah ADB); nilai dan tujuan pinjaman atau hibah; lingkup pengadaan dalam OCB; dan nama, nomor telepon, alamat email, dan alamat lembaga penanggung jawab atau pelaksana peminjam yang bertanggung jawab atas pengadaan,
dan/atau situs web tempat dokumen tender dapat diperoleh (Kotak 5). 13
6.6 Untuk lebih membantu calon peserta tender dalam menentukan apakah akan membeli atau memperoleh dokumen tender, IFB juga dapat memasukkan informasi terkait kriteria kualifikasi utama, kritera utama untuk evaluasi penawaran (termasuk penerapan preferensi domestik dalam evaluasi penawaran), serta persyaratan dan ketentuan kontrak yang relevan.
12 ADB. www.adb.org.
13 Bagian ini mengatur persyaratan dan prosedur untuk mengiklankan pengadaan barang, pekerjaan, dan layanan nonkonsultasi melalui OCB. Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB berisi informasi spesifik mengenai iklan untuk kontrak layanan konsultasi dengan OCB.
Iklan Dan Tender 17 6.7 Terlepas dari metode tinjauan terhadap kontrak, salinan IFB harus diserahkan oleh peminjam ke ADB untuk ditinjau dan dipublikasikan di situs web ADB. Buku Panduan Mengenai Tinjauan Pengadaan berisi perincian lebih lanjut mengenai pengaturan tinjauan prakontrak dan tinjauan pasca-pemberian kontrak (sampling) ADB terhadap tindakan pengadaan peminjam.
6.8 Periode sejak iklan—misalnya sejak tanggal publikasi IFB atau tanggal ketersediaan dokumen tender, yang mana saja yang lebih belakangan—sampai tanggal penyerahan penawaran harus menyediakan waktu yang memadai bagi peserta tender untuk menyiapkan dan menyerahkan penawaran berkualitas. Hal ini bergantung pada sifat dan kompleksitas kontrak. Secara umum, waktu 6 minggu bagi kontrak yang diiklankan secara internasional dan 4 minggu bagi kontrak yang diiklankan secara nasional akan memadai. Namun, periode yang lebih singkat atau lebih panjang mungkin tepat bergantung pada keadaan proyek, misalnya saja:
besarnya dan kompleksitas kontrak, kebutuhan akan masukan teknis khusus dalam persiapan penawaran, kecepatan respon pasar pasokan, dan/atau penggunaan pengadaan elektronik.
C. Klarifikasi dan Perubahan terhadap Dokumen Tender
6.9 Permintaan klarifikasi yang disampaikan oleh calon peserta tender dan tanggapan peminjam harus dilakukan secara tertulis atau, jika memungkinkan, melalui sistem pengadaan elektronik yang aman.
6.10 Peminjam akan menanggapi setiap permintaan klarifikasi yang diterimanya sebelum waktu yang ditentukan sebagai tenggat penyerahan penawaran. Peminjam akan meneruskan salinan permintaan tersebut dan tanggapannya, tanpa mengungkapkan siapa yang menyerahkan permintaan, kepada semua pihak yang telah membeli atau memperoleh dokumen tender dari peminjam.
6.11 Peminjam dapat mengubah dokumen tender dengan menerbitkan adendum tender dan, jika perlu, memperpanjang tenggat untuk penyerahan penawaran. Peminjam harus memastikan bahwa semua calon peserta tender yang membeli atau memperoleh dokumen tender dari peminjam sudah diberi tahu tentang perubahan tersebut.
6.12 Untuk kontrak pekerjaan, pasokan, atau layanan yang kompleks, konferensi pra-penawaran yang didukung dengan kunjungan lapangan bisa diatur sehingga calon peserta tender dapat bertemu dengan perwakilan peminjam untuk meminta klarifikasi (melalui temu muka atau online). Notulen konferensi tersebut harus diberikan kepada semua pihak yang telah membeli atau memperoleh dokumen tender dan, dalam hal tinjauan prakontrak, salinan notulen tersebut harus dikirimkan ke ADB.
Tender Kompetitif Terbuka 18
D. Pembukaan Penawaran
6.13 Pembukaan penawaran akan dilaksanakan sesuai penjelasan dalam dokumen tender dan bergantung pada apakah prosedur tender didasarkan pada penyerahan satu atau dua sampul dalam satu atau dua tahap. Staf atau konsultan peminjam yang berpengalaman harus memimpin proses pembukaan penawaran, karena kesalahan biasanya tidak dapat dibalikkan dan dapat menimbulkan pengaduan. Lampiran 1 buku panduan ini merangkumkan prosedur pembukaan penawaran. Perincian lebih lanjut dijelaskan dalam peraturan pengadaan 2017 ADB, dalam Lampiran 3, paragraf 62–68.
VII. Evaluasi Penawaran, Pemberian Kontrak, dan Penjelasan
7.1 Pemberian kontrak akan dihasilkan dari proses evaluasi penawaran yang menentukan peserta pemenang tender dengan mengikuti secara ketat kriteria dan metodologi yang dijelaskan dalam dokumen tender (Kotak 6). Lampiran 2 dan 3 menjelaskan prosedur evaluasi tender yang tipikal dan masalah umum yang dijumpai selama evaluasi penawaran.
7.2 Peminjam akan mengatur sendiri mengenai siapa yang akan melaksanakan evaluasi dan cara melakukan evaluasi tersebut, misalnya dengan menunjuk komite evaluasi atau pengaturan lainnya, dan evaluasi melalui rapat gabungan komite atau dengan cara melakukan evaluasi secara
individu, kemudian pemungutan suara komite. Harus ada jaminan prosedural (i) terhadap konflik kepentingan dan (ii) untuk mempertahankan kerahasiaan informasi. ADB sangat merekomendasikan agar evaluasi (dan pemberian kontrak) diselesaikan dalam jangka waktu masa berlaku penawaran awal, guna menghindari masalah seperti peserta tender yang menolak memperpanjang masa berlaku penawarannya. Peminjam harus menyiapkan laporan terperinci mengenai evaluasi dan perbandingan penawaran. Laporan tersebut akan menyebutkan dasar untuk merekomendasikan pemberian kontrak kepada peserta tender tertentu. Pedoman Mengenai Evaluasi Penawaran (2018) dari ADB memberi perincian lebih lanjut mengenai proses evaluasi penawaran.14
7.3 Jika perpanjangan masa berlaku penawaran ternyata diperlukan dan dapat dijustifikasi, peminjam harus meminta perpanjangan tersebut dari semua peserta tender secara tertulis sebelum berakhirnya masa berlaku tersebut. Peserta tender tidak boleh diminta atau diperbolehkan untuk mengubah harga atau ketentuan penawarannya yang lain, tetapi berhak untuk menolak memperpanjang masa berlaku penawaran. Jika dokumen tender memerlukan jaminan penawaran,
14 ADB. 2018. Guide on Bid Evaluation. Manila. https://www.adb.org/documents/guide-bid- evaluation.
Kotak 6
Penawaran yang Terlalu Rendah
Guna mempertahankan kualitas penawaran, evaluasi juga akan melakukan identifikasi setiap penawaran yang terlalu rendah. Hal ini mengacu pada penawaran yang harganya tampak begitu rendah sehingga menimbulkan kekhawatiran peminjam mengenai kemampuan peserta tender untuk melaksanakan kontrak dengan berhasil. Buku Panduan Mengenai Penawaran yang Terlalu Rendah berisi perincian lebih lanjut tentang identifikasi dan penilaian penawaran yang tampaknya terlalu rendah.
Sumber: Asian Development Bank.
Tender Kompetitif Terbuka 20
peserta tender dapat menggunakan haknya untuk menolak memberikan perpanjangan tersebut dan jaminan penawarannya tidak akan disita.
A. Peran Evaluator
7.4 Hasil pengadaan yang baik bergantung pada evaluator peminjam yang memiliki keterampilan sesuai, dan menjalankan keterampilan tersebut serta penilaian profesionalnya guna mengevaluasi penawaran yang dibandingkan dengan dokumen tender. Jika peminjam tidak memiliki keterampilan teknis atau keuangan yang memadai, diperlukan pengaturan bagi dukungan konsultan.
B. Peran Peserta Tender
7.5 Dalam peraturan pengadaan 2017 ADB, “peserta tender bertanggung jawab melaporkan segala persoalan ambiguitas, kontradiksi, penghilangan informasi, dll., sebelum menyerahkan penawarannya guna memastikan bahwa penawaran yang diberikan sudah sepenuhnya responsif dan patuh, yang
memasukkan semua dokumen pendukung yang diminta dalam dokumen tender.”15 Hal ini berarti bahwa peserta tender tidak dapat bergantung pada peminjam untuk mengidentifikasi dan memungkinkannya mengoreksi kesalahannya dengan meminta klarifikasi atas ambiguitas atau dokumen yang belum diberikan selama proses evaluasi. Meskipun peminjam berhak meminta klarifikasi atau dokumen yang belum diberikan tanpa mempengaruhi substansi penawaran atau transparansi proses penawaran, peminjam tidak diwajibkan melakukan hal-hal tersebut.
C. Prosedur Pasca-Kualifikasi
7.6 Dalam keadaan ketika prakualifikasi tidak dilakukan, peminjam harus menentukan apakah peserta tender yang direkomendasikan memiliki kemampuan dan sumber daya untuk melaksanakan secara efektif kontrak barang, pekerjaan, atau layanan nonkonsultasi yang ditawarkan dalam penawaran. Dokumen tender berisi kriteria yang harus dipenuhi. Peminjam harus menelaah secara khusus apakah peserta pemenang tender sudah memenuhi syarat, termasuk memeriksa daftar sanksi ADB (untuk semua peserta tender) dan litigasi yang belum selesai, bukannya sekadar mengandalkan pengungkapan informasi semacam itu dalam lembar isian tender yang diserahkan. Jika peserta tender tidak memenuhi kriteria tersebut, penawarannya harus ditolak dan peminjam perlu melakukan penentuan serupa untuk peserta tender pada peringkat berikutnya. Dalam proses tender satu tahap, dua sampul, semua peserta tender akan dikenakan pasca-kualifikasi.
15 ADB. 2017. Procurement Regulations for ADB Borrowers: Goods, Works, Nonconsulting and Consulting Services. Manila. Lampiran 9, paragraf 13.
Evaluasi Penawaran, Pemberian Kontrak, Dan Penjelasan 21 7.7 Kontrak akan diberikan kepada peserta tender yang memenuhi standar kemampuan yang sesuai dan yang penawarannya sudah ditetapkan sebagai responsif secara substansial terhadap dokumen tender dan menawarkan (i) biaya yang terevaluasi paling kecil atau (ii) kombinasi terbaik antara kualitas dengan harga, sesuai dan menurut jenis kontrak, berdasarkan kriteria yang diidentifikasi dalam dokumen tender, termasuk biaya siklus hidup, jika berlaku.
D. Preferensi Domestik
7.8 Jika ADB menerima ketentuan yang mengedepankan atau mendorong pengembangan industri domestik melalui skema preferensi domestik, hal ini akan diterapkan pada tahap evaluasi. Preferensi domestik hanya dapat dilaksanakan sesuai dengan skema yang sudah diidentifikasi dalam rencana pengadaan.
E. Persyaratan Pemberitahuan
7.9 Setelah peminjam memilih peserta pemenang tender untuk kontrak yang diiklankan secara internasional atau nasional, peminjam akan melakukan dua hal berikut (i) dalam waktu 2 minggu setelah keputusan tersebut; (ii) setelah berakhirnya masa sanggah (standstill period), jika berlaku masa sanggah; atau, (iii) setelah menerima konfirmasi ADB bahwa pengaduan telah diselesaikan secara memuaskan, jika ada pengaduan yang diajukan selama masa sanggah:
(i) menyampaikan pemberitahuan pemberian kontrak kepada peserta pemenang tender; dan
(ii) mempublikasikan hasilnya, mengidentikasi penawaran dan nomor lot atau paket yang sesuai, di surat kabar berbahasa Inggris atau situs web yang dapat diakses dengan bebas.
7.10 Publikasi hasilnya harus berisi informasi berikut ini:
(i) nama setiap peserta tender;
(ii) harga penawaran sesuai yang dibacakan pada saat pembukaan penawaran;
(iii) nama dan harga terevaluasi atau skor yang sesuai dari setiap penawaran yang dievaluasi;
(iv) nama peserta tender yang penawarannya ditolak dan alasan penolakan tersebut; dan
(v) nama peserta pemenang tender, dan harga yang ditawarkannya atau skor yang dicapainya, serta lamanya dan rangkuman lingkup kontrak yang diberikan.
Tender Kompetitif Terbuka 22
7.11 Dalam pembiayaan proyek, ADB dapat menerima penerapan ketentuan masa sanggah yang berlaku nasional atau ketentuan dari mitra pembangunan yang lain (Kotak 7).
Jika berlaku ketentuan masa sanggah, peminjam harus, sebelum menerbitkan pemberitahuan pemberian kontrak apa pun, mengirimkan pemberitahuan tertulis kepada setiap peserta yang tidak memenangkan tender mengenai (i) niat peminjam untuk memberikan kontrak kepada peserta pemenang tender pada akhir masa sanggah yang ditentukan;
dan (ii) perincian yang dijelaskan dalam Lampiran 3 paragraf 87 peraturan pengadaan 2017. Buku Panduan
Mengenai Masa Sanggah memberi perincian lebih lanjut mengenai penggunaan masa sanggah dalam operasi ADB.
F. Penjelasan
7.12 Jika ketentuan masa sanggah tidak berlaku, peminjam akan menyebutkan dalam pemberitahuan pemberian kontrak bahwa setiap peserta tender yang ingin memastikan alasan mengapa penawarannya tidak terpilih perlu meminta penjelasan dari peminjam. Peminjam harus segera memberikan penjelasan, secara tertulis dan/atau dalam pertemuan penjelasan (debriefing) mengenai mengapa penawarannya tidak dipilih.
7.13 Jika berlaku ketentuan masa sanggah, penjelasan harus diberikan selama masa sanggah tersebut. Kegagalan peminjam untuk memberikan penjelasan selama masa sanggah umumnya akan (bergantung pada ketentuan di tingkat nasional) menyebabkan diperpanjangnya akhir masa sanggah sampai penjelasan diberikan. Jika peserta tender tidak puas dengan penjelasan dari peminjam, peserta tender dapat menulis langsung kepada ADB. Buku Panduan Mengenai Pengaduan Terkait Tender berisi perincian lebih lanjut tentang proses pengaduan.
Kotak 7 Masa Sanggah
Masa sanggah menunda prosedur pengadaan untuk jangka waktu tertentu (biasanya 10 hari kerja) sejak titik dirumuskannya niat pemberian kontrak hingga saat kontrak diberikan secara aktual. Masa sanggah umumnya digunakan untuk memberikan waktu bagi peserta yang tidak memenangkan tender agar dapat mengajukan keberatan terhadap usulan pemberian kontrak sehingga ada cukup waktu untuk pengajuan dan penyelesaian setiap pengaduan.
Sumber: Asian Development Bank.
Lampiran 1: Bagan Alir Prosedur Pembukaan Tender
Sumber: Asian Development Bank
Satu Tahap Dua Tahap
Satu Sampul Dua Tahap
Kontrak Diberikan 1. Peminjam mem-
buka proposal teknis dan keuangan bersamaan
1. Peminjam membuka proposal teknis terlebih dahulu (proposal keuan- gan tetap tersegel)
1. Peminjam membuka
proposal teknis 1. Peminjam membuka proposal teknis terlebih dahulu (proposal keuan- gan tetap tersegel) 2. Peminjam mengevaluasi
proposal teknis, merevisi spesifikasi, dan memberi tahu peserta tender yang memenuhi kualifikasi tentang kekurangannya
2. Peminjam mengevaluasi proposal teknis, merevisi spesifikasi, dan memberi tahu peserta tender yang memenuhi kualifikasi tentang kekurangannya 3. Peminjam membuka
proposal keuangan dari peserta tender yang memasukkan penawaran teknis yang responsif 2. Peminjam mengevalu-
asi proposal teknis dan keuangan
2. Peminjam mengevaluasi proposal teknis
Satu Sampul Dua Tahap
Dua Sampul Tahap Pertama:
Penyerahan proposal teknis saja
Tahap Pertama: Peny- erahan proposal teknis dan keuangan
Kontrak Diberikan 4. Borrower evaluates
financial proposals
Kontrak Diberikan 3. Peminjam membuka
proposal keuangan dan proposal teknis yang direvisi dari peserta tender yang memenuhi kualifikasi
4. Peminjam mengevaluasi proposal keuangan dan proposal teknis yang direvisi
Tahap Kedua: Penyera- han proposal keuangan dan proposal teknis yang direvisi
3. Peminjam membuka proposal keuangan awal, proposal keuangan pen- dukung, dan proposal teknis yang direvisi dari peserta tender yang memenuhi kualifikasi Tahap Kedua: Penyera- han proposal keuangan pendukung dan proposal teknis yang direvisi
Kontrak Diberikan 3. Peminjam mengevalu- asi proposal keuangan awal, sesuai dengan perubahan oleh proposal keuangan pendukung, dan proposal teknis yang direvisi
