PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS DI BEBERAPA RUMAH SAKIT

(1)

42 Lembaga Penelitian dan Pengambdian

STIKES Dharma Landbouw Padang e- ISSN: 2715-5250

PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS DI BEBERAPA RUMAH SAKIT

Nurroima¹, dr. Tri Wijayanto, MARS²

1Prodi D3 Medical Record and Health Information STIKES Dharma Landbouw Padang Email korespondensi: nurroimali@gmail.com

2STIKES Dharma Landbouw Padang Email: Kotaktugas.drwide@gmail.com

ABSTRAK

Pelaksan penyusutan dan pemusnahan serta masa penyimpanan berkas rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis dalam satu ruangan penyimpnanan. Tujuan dari penelitian ini untuk diketahuinya pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis. Pengumpulan data yang digunakan yaitu data sekunder dan dianalisis secara deskriptif yang dilakukan dengan cara mendeskripsikan fakta-fakta yang ada, analisis data dilakukan dengan mencari kesamaan, ketidaksamaan, pandangan, ringkasan terhadap beberapa penelitian. Hasil dari 7 jurnal studi literature bahwa dari hasil penelitian yang didapatkan bahwa kendala terkait pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis pada sumber daya manusia, masih banyak petugas yang berlatar pendidiakn bukan lulusan rekam medsi, dan pemahan terhadap penyusutan dan pemusnahan kurang. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa pada pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan yang dilakukan belum terlaksana dengan baik karena sumber daya manusia belum memadai dan tidak adanya Jadwal Retensi Arsip serta sarana prasarana belum mencukupi. Sebaiknya rmah sakit merekrut petugas yang lulusan rekam medis dan perlunya penambahan sarana prasarana seperti ruang penyimpanan rekam medis inaktif.

Kata kunci : pelaksanaan penyusutan; pelaksanaan pemusnahan; Literature Review

ABSTRACT

The implementation of shirinkage and destruction as well as the stirage period of medical record files is one of the efforts made by the Hospital with the aim of reducing the accumulation of medical record files in one storage room. The purpose of this study is to determine the implementation of the depreciation and destruction of medical records. The data collection used is secondary data and analized descriptively which is done by describing the exiting facts, data analysis is done by looking for similarities, inequalities,views, summaries of several studies. The results of 7 journals of literature stidy that from the results of the study found that the constraints related to the implementation ofdepreciation and destruction of medical record in humenresources, there are still many officers with education bachground not graduates of medical recodrs, and less understanding of depreciation and destruction. Based on the results of the research, it can be concluded that the implementation of shirinkage and destruction has not been done will because humen resources are not enough. It is advisable for the hopital to recruit officers who are graduates of medical record storage space.

Keywords : depreciation implementation; execution of destruction; Literature Riview

(2)

PENDAHULUAN

Retensi atau penyusutan rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang nonaktif atau inaktif. Dokumen yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penelitian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Dilakukan secara periodik sesuai dengan jadwal retensi berdasarkan surat edaran direktorat jenderal pelayanan medil tentang pemusnahan ekam medis (Oktamianiza, 2019).

Pemusnahan rekam medis adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki ilai guna. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacar atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan langkah seleksi, pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan, pembuatan berita acara pemusahan berita arsip, dan pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi (Sedarmayanti, 2015).

Menurut Undang-undang NO 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan adalah orang yang memiliki komitmen di bidang kesehatan dan memperoleh pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan pada bidang kesehatan, bagi jenis orang tertentu hak untuk melaksanakan pekerjaan kesehatan diperlukan. Tenaga kesehatan memiliki peranan yang sangat penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang maksimal kepada masyarakat agar masyarakat mampu untuk meninkatkan kesadaran, kemauan dan kemampauan hidup serta sehingga akan terwujud derajad kesehatan yang setinggi-tingginya.

Dalam penelitian yang dilakuakn oleh Maisharoh & Irvan (2020) tentang “ Analisis pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif” menyatakn bahwa masih kurangnya tenaga SDM pada bagian penyusutan rekam medis inaktif dan pelaksanaanya belum dilakukan secara rutin dikarenakan tenaga kerja untuk penyusutan dokumen rekam medis belum ada, karena jumlah petugas filling yang masih terbatas dan adanya kekurangan di sarana prasarana khususnya di ruang penyusutan yang tidak ada, serta tidak adanta SOP.

Sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Nuraini & Rohmiyati (2014) “ Analisis penyusutan arip rekam medis dalam rangka penyelamatan arsip di rumah sakit islam sultan agung semarang” menyatakan bahwa terbatasnya SDM dan kurangnya pemahaman petugas tentang jafwal retensi arsip sehingga terjadinya kendala dalam penyusutan arsip rekam medis.

Di intalasi rekam medis tidak ada orang yang khusus menangani kegiatan penyusutan arsip rekam medis sehingga kegiatan penyusutan rekam medis tidak terlaksana untuk menyelamatkan arsip yang bernilai guna kebuktian. Serta kurangnya sarana kearsipan untuk memudahkan penyimpanan arsip berkas rekam medis.

Hal ini serupa dengan penelitian yang dilakukan oleh Apriliani et al., (2020)

“Analisis pelaksanaan retensi dan pemusnahan rekam medis di rumkital Dr ramelan surabaya” bahwa pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien belum mendeskripsikan kegiatan retensi dirumkital Dr amelan surabaya secara lengkap, terdapat berkas rekam medis lebih dari 5 tahun tidak segera dimusnahkan dan tidak mencantumkan ketentuan penyimpanan berkas rekam medis inaktif, tidak terdapat ruangan penyimpanan khusus rak rekam medis inaktif sehingga setelah petugas melakukan retensi akan meletakkan berkas rekam medis inaktif di pojok bagian fil atas dan file bawah, serta proses retensi berkas rekam medis di rumkital Dr ramelan surabaya masih dilakukan secara manual dan belum menggunkaan sistem informasi retensi.

(3)

Berdasarkan uraian di atas, peneliti melakukan studi literature review tentang

“Analisis pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis di beberpa rumah sakit”.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian ini yaitu deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk memperoleh gambaran yang dianalisis dengan metode kajian literaure review. Objel dalam penelitian ini ialah SIMRS pada unit kerja rekam medis, pengumpulan data dikumpulkan dari data sekunder yang mendukung data dari berbagai referensi serta fublikasi yang ada. Analisis data juga digunakan dengan menggunakan teknik telaah pustaka, anata lain menemukan pendapat (criticize),(compare), menekukan ketidaksamaan (contrast), mengemukakan pendapat (criticize), membandingkan (synthesize), dan meringkas (summarize).

HASIL PENELITIAN

Hasil yang diperoleh berdasarkan hasil studi literature dapat diuraikan sebagai berikut 1. Diketahinya Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Yasmin Ari Nuraini &Yulirohmiyati, 2019) tentang analisis penyusutan arsip rekam medis dalam rangka penyelamatan arsip dirumah sakit islam sultan agung semarang yaitu penyusutan arsip rekam medis dilakukan melalui 3 tahap yaitu memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak penyimpanan arsip akti ke inaktif dengan cara memilah arsip rekam medis setelah jangkawaktu 5 tahun kunjungan terakhir berobat. Kendala kegiatan penyusutan ini karena SDM yang tidak memiliki waktu luang karena sudah memiliki pekerjaan harian.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Nurfitria et al., 2019) tentang tinjauan pelaksanaan retensi sesuai dengan permenkes RI No.269 Tahun 2008 dan akreditasi SNARS di RSUD kanjuruhan kabupaten malang bahwa proses retensi rekam medis tidak ditetapkan JRA secara spesifik sebagai acuan penentuan jangka waktu penyimpanan rekam medis.

Jangka waktu penyimpanan rekam medis ditetapkan Permenkes 269 tahun 2008 penyimpanan rekam medis aktif selama 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Eltigek et al., 2020) tentang analisis pelaksanaan reteni dan pemusnahan berkas ekam medis dirumkital DR ramelan surabaya, dalam segi SDM sudah mencukupi dan terdapat petugas yang berpendidikan rekam medis, dari segi peralatan sudah terancang dengan baik, etapi dari segi material tidak terdapat ruangan penyimpanan khusus rak rekam medis inaktif, proses retensi rekam medis dilakukan secara manual.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Ali Sabela Hasibuan, 2016) tentang tinjauan pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di rumah sakit umum imelda pekerja indonesi medan tahun 2016 bahwa pelaksanaan pemilihan dan pemindahan rekam medis inaktif di lakukan oleh staf rekam medis. Pemilihan periode 5 tahun dengan cara melihat tahun kunjungan terakhi pasien berobat.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Diana & Nuni, 2017) tentang pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif dan inaktif di RSUD K.RM.T Wongsonegoro Semarang bahwa sarana prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan retensi adalah kurangnya rak penyimpanan untuk rekam medis.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Lutfia & Antik, 2017) tentang tinjauan pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke inaktif di ruang filling RSUD DR

(4)

Moewardi bahwa pelaksanaan retensi sudah sesuai SOP, namun pelaksanaan retensi masih banyak yang menumpuk di ruang filling kaena hanya petugas yang melaksanakan retensi.

2. Diketahuinya Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Apriliani at al., 2020) tentang analisis pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis dirumkital DR ramelan surabaya bahwa pemusnahan dilakauakn oleh pihak luar rumah sakit. Pelaksanaan retensi dan pemusnahan belum mendeskripsikan kegiatan retensi secara lengkap, terdapat berkas rekam medis lebih dari 5 tahun tidak segera dimusnahkan.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh (Henny et al., 2020) tentang analisis penyusutan dan pemusnahan dalam menjaga nilai guna rekam medis di rumah sakit pekanbaru medical center tahun 2020 bahwa SOP penyusutan dalam menjaga nilai guna rekam medis sudah disosialisasikan, sedangkan SOP pemusnahan belum disosialisasikan. Proses penyusutan sudah dilakukan sedangkan pemusnahan menjaga nilai guna rekam medis belum dilakukan.

PEMBAHASAN

Dalam melakukan telaah jurnal, dapat dilakukan dengan menggunakan teknik literature review antara lain menentukan kesamaannya (compare), menentukan ketidaksamaannya (contrast), berikan pandangan (cticize), bandingkan (synthesize), dan ringkasan (summarize).

1. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis

Kesamaan (compare) dai enam jurnal yang telah peneliti analisa, terdapat kesaam dalam pelaksanaan penyusutan dokumen rekam medis yaitu dibagian penysutan masih kurang memadai, masih terdapat petugas yang bukan lulusan rekam medis, dan beberpa rumah sakit belum mempunyai JRA, serta kurangnya sarana prasarana penyimpanan rekam medis.

Ketidaksamaan (contrast) berdasarkan analisa penelitian ketidaksamaan dari masing- masing jurnal terdapat ketidaksamaan pada pelaksanan penyusutan. Penelitian yang dilakukan oleh Eltigeka menyatakan bahwa pelaksanaan penyusutan dari segi man dam nmoney sudah mencukupi, namun dari segi material, machine dan methode belum mencukupi karena belum terdapat ruangan penyimpanan khusus rekam medis inaktif.

Penelitian yang dilakuakn oleh Yasmin menyatakn bahwa kendala dalam kegiatan penyusutan dikarenakan SDM yang tidak memiliki waktu luang karena sudah memilki pekerjaan harian.

Pandangan (criticize) dari analisis dan telaah dari beberapa jurnal terlihatpelaksanaan penyusutan rekam medis masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan, SDM yang belum memadai, sarana prasarana yang belum mencukupi.

Bandingkan (synthesize) berdasarkan telaah jurnal yang peneliti lakukan, penelitian yang dilakukan oleh Diana et al., bahwa tidak terlaksananya SOP dan tidak adanya JRA, petugas belum bisa membuat JRA karena belum mengerti cara pemisahan masa simpana rekam medis berdasarkan ruang perawatan dan kasus tertentu.

Ringkasan (summarize) dari telaah jurnal didapatakan hasil bahwa dalam pelaksanaan penyusutan rekam medis masih belum berjalan semestinya dikarenakan SDM masih banyak yang bukan lulusan rekam medis, sehingga pengetahuan tentang tata cata pelaksaan penyusutan masih minim.

(5)

2. Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis

Kesamaan (compare) dari 2 jurnal yang telah peneliti analisis, terdapat kesamaan dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis yaitu petugas rekam medis yang ada belum pernah mengikuti seminar dan pelatihan tentang pemusnahan rekam medis, masih terdapat petugas yang bukan lulusan rekam medis, serta kurangnya saran prasaran untuk melakukan kegiatan pemusnahan.

Ketidaksamaan (contrast) berdasarlan analisa peneliti terdapat ketidaksamaan.

Penelitian yang dilakukan oleh Henny et al., pelaksanaan pemusnahan belum dilakukan karena keterbatasan tenaga dan sarana prasarana yang belum memdaia serta SOP pemusnahan belum dilakukan perubahan dan sosialisasi. Penelitian yang dilakukan oleh Apriliani pelaksanaan pemusnahan dlihat dari segi man, money sudah mencukupi, namun dari segi material, machin dan methode belum mencukupi karena belum terdapat ruangan penyimpanan khusus rak rekkam medis inaktif dan SOP belum mendeskripsikan kegiatan pemusnahan secara lengkap.

Pandangan (criticize) dari analisa dan telaah dari beberapa jurnal terlihat pelaksanaan pemusnahan rekam medis belum sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hal ini terjadi karena petugas yang ada bukan berlatar belakang pendidikan rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan sehingga petugas belum bisa melaksanakan proses pelaksanaan pemusnahan.

Bandingkan (synthesize) berdasarkan telaah jurnal yang peneliti lakukan, hasil peneliti yang dilakukan oleh Henny et al pelaksanaan pemusnahan belum dilakukan. SOP tentang pemusnahan belum diperbarui dan belum disosialisasikan sehingga pelaksanaan tidak bisa dilaksanakan dengan semestinya.

Ringkas (summarize) dari telaah jurnal didapatkan hasil bahwa dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis di rumah sakit belum berjalan semestinya dikarenakan SDM yang bukan lulusan rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan dan seminar tentang pemusnahan rekam medis. Sehingga minimnya pengethauna tentang tata cata pelaksanaan pemusnahan rekma medis, serta kurangnya saran prasarananya dalam pelaksanaan pemusnahan.

KESIMPULAN

1. Pelaksanaan penyusutan belum terlaksanan dengan baik karenasumber daya manusi belum memadai dan tidak adanya jadwal retensi arsip.

2. Pelaksanaan oemusnahan belum dapat dilaksanakan dengan maksimal karena sarana prasarana belum memadai.

UCAPAN TERIMAKASIH

Pada kesempatan kali ini peneliti mengucapkan terimakasih kepada Dosen Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan serta Pembimbing Bapak dr. Tri Wijayanto, MARS yang telah membantu dan berkontribusi untuk memberikan saran dan masukannya.

DAFTAR PUSTAKA

Apriliani, E. D., Muflihatin, I., & Muna, N. (2020). J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan.

https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remis

Budi, S. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta : Quantum Sinergis.

Diana Emy, Sholikhah, N. M. H. (2017). Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif

(6)

dan Inaktif di RSUD K.R.M.T Wingsonegoro Semarang. Jurnal Rekam Medis https://ejurnal.stikesmhk.ac.id/index.php/rm/article/view/719

Eltigeka Devi Apriliani, Indah Muflihatin, N. M. (2020). Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Pemusnahan Berkas Rekam medis Di Rumkital DR Ramelan Surabaya. J-Remi: Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan

https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi/article/view/2012

Hasibuan, A. S. (2017). Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Dirumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia ( Ipi ) Medan Tahun 2016.

https://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/30

Hatta, G. (2011). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta : UI Press.

Henny Maria Ulfa, Tona Doli Silitoga, T. G. (2021). Analisis Penyusutan dan Pemusnahan Dalam Menjaga Nilai Guna Rekam Medis Di Rumah Sakit Pekanbaru Medical Center Tahun 2020.

http://journal.al-matani.com/index.php/jhmhs/article/view/100 Huffman. (2013). Health Information Management.

Kepmenkes RI Nomor 340/MENKES/PER/III. (2010). klasifikasi rumah sakit. Jakarta : Kemenkes RI.

Lutfia Dewi Istiana, A. P. (2015). Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Ke Inaktif di Ruang Filling RSUD DR Moewardi. Jurnal Rekam Medis.

https://ejurnal.stikesmhk.ac.id/index.php/rm/article/view/590

Maisharoh, & Irvan. (2020). Analisis Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif Maisharoh, Irvan Stikes Dharma Landbouw Padang, Indonesia.

http://jurnal.ensiklopediaku.org/ojs-2.4.8-3/index.php/ensiklopedia/article/

view/519

Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia.

Nurfitria Dara Latuconsina, Tiara Candra Dewi, A. S. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Retensi Sesuai Dengan Permenkes RI No 269 Tahun 2008 dan Akreditasi SNARS di RSUD Knajuruhan Kabupaten Malang. Jurnal Kesehatan Masyarakat

https://www.ejournal.lppmunidayan.ac.id/index.php/kesmas/article/view/51 Oktamianiza Tahun (2019). Buku AjarBerkas dan Isi Rekam Medis.

Peraturan Menteri kesehatan, No 55 Tahun (2013). Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis Peraturan Pemerintah No, 47 Tahun (2016). Tentang Fasilitas Pelayanan Kesehatan.

Prihatna Deta Sectio. (2015). Tinjauan Pelaksanaan Retensi Drm Non Aktif Di Filling Rumah Sakit Permata Bunda Purwodadi. Jurnal Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan.

http://eprints.dinus.ac.id/17448/

Sedarmayanti. (2015). Tata Kearsipan. Bandung : Mandar Maju, 226.

Simanjuntak, M. (2017). Pengetahuan Petugas Rekam Medis Terhadap Prosedur Penyusutan Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Rsu Imelda Pekerja Imelda Medan Tahun 2016. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda

https://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/35

Republik Indonesia. 2014. Undang-Undang No 36. Tahun 2014 Tenaga Kesehatan. Jakarta