Kompetensi Kunci Audit Internal
Pada Bab 8 kita belajar tentang standar professional audit internal, Bab 16 tentang mendokumentasikan hasilnya melalui kertas kerja yang efektif, dan Bab 20 tentang cybersecurity dan pengendalian privasi. Masing-masing bab ini menyajikan gambaran dari area subyek dan poin untuk konsep dan isu-isu di mana auditor internal dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik melalui studi tambahan, pengalaman, dan kegiatan audit internal. Namun, selain pemahaman yang lebih baik dari banyak daerah audit internal khusus, semua auditor internal juga harus membangun beberapa kompetensi kunci profesional, seperti kemampuan untuk melakukan wawancara audit yang efektif dan beroperasi secara profesional dan kredibel ketika melakukan audit internal mereka.
Banyak bidang kompetensi kunci yang mencakup hal-hal yang harus dipelajari auditor internal dengan baik sebelum memulai karir dan bahkan ketika mereka masih memperoleh pendidikan dasar. Bab ini tidak bisa benar-benar menjelaskan bagaimana auditor internal harus melakukan wawancara auditee, misalnya, sebuah wawancara tergantung pada individu auditor internal dan keadaan sekitar. Namun, tujuan dari bab ini adalah untuk mengingatkan auditor internal tentang subjek dan area yang secara profesional penting untuk praktek audit internal yang modern.
Bab ini akan memberikan beberapa bimbingan praktek terbaik untuk membantu auditor internal membangun area ini sebagai kompetensi kunci audit internal.
13.1 Pentingnya Kompetensi Kuci Audit Internal
Internal auditor harus memiliki etika pribadi dan komitmen yang kuat sehubungan dengan pekerjaannya. Artinya, ketika dikirim ke beberapa lokasi untuk melakukan review, auditor internal harus mempertahankan sikap profesional dan melakukan pekerjaan nya dengan cara yang jujur dan etis. Hal-hal ini benar-benar mendasar dan perlu untuk membangun satu set kompetensi utama auditor internal.
Kami telah mendefinisikan kompetensi kunci audit internal sebagai keterampilan yang diperlukan untuk melakukan audit internal yang efektif. Sementara beberapa profesional mungkin melihat pilihan ini berbeda, menambahkan atau menghapus beberapa, rekomendasi kami untuk kompetensi kunci audit internal meliputi:
Keterampilan wawancara. ketika mewawancarai seorang manajer unit atau anggota staf dalam sebuah sistem produksi, internal auditor harus dapat bertemu dengan orang-orang, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan mendapatkan informasi yang diinginkan.
Keterampilan Analisis. Seorang auditor internal harus memiliki kemampuan untuk melihat serangkaian peristiwa dan data yang kadang-kadang terputus dan dapat menarik beberapa kesimpulan awal dari materi itu.
Keterampilan Pengujian dan analisis. Terkait dengan kemampuan analisis, internal auditor harus dapat meninjau beberapa peristiwa atau populasi data untuk melakukan tes yang akan menentukan jika tujuan audit sudah efektif.
Keterampilan Dokumentasi. Seorang auditor internal harus dapat mengambil hasil pengamatan audit dan pengujian data serta dokumen tersebut, secara lisan dan grafis, menggambarkan lingkungan yang telah diobservasi.
Merekomendasikan hasil dan tindakan korektif. Berdasarkan pengujian dokumen dan hasil analisis, auditor internal harus dapat mengembangkan rekomendasi yang efektif untuk tindakan perbaikan.
Keterampilan komunikasi. Seorang auditor internal harus dapat mengkomunikasikan hasil pekerjaan audit beserta dengan rekomendasi tindakan korektif untuk staf yang menjadi subjek audit dan manajemen senior.
Keterampilan Negosiasi. Karena selalu bisa ada perbedaan pendapat pada temuan audit internal dan rekomendasi, auditor internal harus mampu menegosiasikan hasil akhir yang sukses.
Komitmen untuk belajar. Auditor internal selalu dihadapkan pada perubahan dan bahan yang baru dalam operasi perusahaan dan profesi mereka, sehingga mereka harus memiliki gairah untuk belajar dan melanjutkan pendidikan.
Hal di atas mewakili beberapa kompetensi kunci dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan audit internal yang efektif, tidak peduli apa industri, wilayah geografis, atau jenis audit internal. Bagian berikutnya membahas kompetensi kunci secara lebih rinci.
13.2 Keterampilan Wawancara Auditor Internal
Wawancara auditor internal dengan anggota manajemen auditee dan staf merupakan langkah pertama yang penting dalam proses audit internal. Berdasarkan penilaian risiko secara keseluruhan dan ruang lingkup audit yang ditetapkan, seperti dibahas dalam Bab 10, fungsi audit internal berencana untuk melakukan review dari beberapa daerah, apakah menyangkut penilaian pengendalian internal, review proses operasional, atau salah satu dari banyak jenis lain audit internal. Fungsi audit internal menyusun beberapa rencana awal untuk audit internal tersebut, termasuk mengidentifikasi tujuan audit, waktu, dan sumber daya audit internal yang akan dilakukan. Langkah-langkah ini dibahas dalam Bab 15. Sebagai bagian penting dari keterampilan wawancara ini, internal auditor yang ditugaskan kemudian bertemu dengan anggota yang ditunjuk organisasi auditee untuk wawancara awal audit internal.
EXHIBIT 13.1 Checklist Wawancara Awal Auditee Auditor Internal
1. Setelah perkenalan secara menyeluruh, audit internal harus menetapkan waktu dan tujuan dari audit internal yang direncanakan.
2. Perkenalkan auditor internal yang akan melakukan review aktual serta peserta auditee yang diharapkan.
3. Jika ini adalah audit pertama yang direncanakan di daerah ini atau jika telah ada perubahan signifikan sejak kajian terakhir, selenggarakan peninjauan area operasi secara keseluruhan.
4. Jika telah ada audit internal yang lalu di daerah ini, periksa status temuan dan rekomendasi yang lalu serta perubahan sistem sejak saat itu.
5. kemukakan waktu yang direncanakan dalam langkah pemeriksaan audit.
6. meminta atau membuat pengaturan untuk bahan audit, termasuk.:
a. hak akses ke file dan sumber daya sistem TI
b. Sandi sementara, hak akses ke file kunci, dan perpustakaan fisik c. Ruang kerja Audit internal dan sambungan telekomunikasi
d. parkir Plant, lencana meja penjaga, dan isu-isu akses fasilitas lainnya
7. Untuk perpanjangan periode waktu review, jadwalkan pertemuan status secara berkala.
8. Jadwalkan penyelesaian audit yang direncanakan serta pertemuan wrap-up awal.
9. Buatlah pengaturan untuk sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan pertanyaan atau masalah selama pemeriksaan.
10. Jelaskan proses audit internal yang diharapkan, termasuk draft laporan yang direncanakan, waktu respon yang diharapkan untuk rekomendasi audit, dan pengiriman laporan akhir.
11. Sepanjang wawancara berikan waktu yang cukup untuk pertanyaan.
12. Tindak lanjuti wawancara dengan ringkasan memo yang rinci uraikan waktu audit yang potensial dan hal-hal apa pun yang harus diselesaikan.
wawancara auditee yang buruk atau tidak terorganisir dapat membuat audit internal keluar jalur sehingga mungkin sulit untuk menyelesaikan audit seperti yang direncanakan. Semua pertemuan wawancara audit internal, baik dengan manajemen auditee atau tim asosiasi, harus didasarkan pada beberapa perencanaan dan persiapan sebelum meluncurkan pertemuan audit internal.
Setelah wawancara auditee telah dijadwalkan, auditor harus mulai fokus pada persiapan wawancara. Tujuan auditor internal harus menunjukkan objektifitas dari tinjauan yang terencana serta pengetahuan dan kualifikasinya terhadap audit internal yang telah direncanakan. Persiapan yang memadai adalah kuncinya.
Exhibit 13.1 adalah daftar uraian isu-isu yang perlu dipertimbangkan ketika meluncurkan audit internal baru di beberapa daerah yang mungkin telah ditinjau dalam periode masa lalu. Catatan ini disusun seolah-olah manajemen di kedua sisi adalah peserta baru dalam ulasan ini, dan dengan demikian diperlukan perkenalan dan penjelasan menyeluruh.
Keterampilan dan kompetensi yang sebenarnya butuhkan di sini adalah bahwa auditor internal harus hati-hati merencanakan tujuan dan hasil yang diharapkan dari sesi tersebut dan harus dilakukan secara terencana dan teratur. Hal terakhir yang harus lakukan seorang internal auditor profesional adalah untuk bertemu manajer auditee tanpa adanya peringatan dan langsung mengemukakan beberapa kekhawatiran.
13.3 Keterampilan Analitis
Mengadopsi definisi dari sumber Web Wikipedia, kemampuan analisis mengacu pada kemampuan untuk memvisualisasikan, mengartikulasikan, dan memecahkan masalah yang kompleks dan konsep dan untuk membuat keputusan yang masuk akal berdasarkan informasi yang tersedia. Keterampilan tersebut termasuk demonstrasi kemampuan auditor internal untuk menerapkan pemikiran logis untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi, merancang dan menguji solusi untuk masalah, dan merumuskan rencana. Untuk menguji kemampuan analisis, internal auditor dapat diminta untuk mencari inkonsistensi dalam beberapa laporan produksi, untuk menempatkan serangkaian acara dalam urutan yang benar, atau untuk secara kritis membaca laporan status proyek
dan mengidentifikasi potensi kesalahan. Review analitis biasanya mengharuskan auditor internal untuk meninjau beberapa bahan bukti audit dan kemudian menggunakan logika untuk memilih masalah kemudian mengemukakan solusi.
Auditor internal wajib untuk menggunakan proses analisis tersebut secara teratur selama audit mereka. Idenya adalah untuk memecah unsur data atau serangkaian peristiwa yang sedang dianalisa untuk mencapai kesimpulan. Agar benar-benar analitis, auditor internal perlu memikirkan tentang semua faktor yang terlibat dalam situasi dan kemudian mengevaluasi plus dan minus dalam rangka untuk mengembangkan solusi yang direkomendasikan.
Auditor internal harus mengembangkan membangun beberapa kriteria dokumentasi yang memadai / tidak. Auditor harus meninjau semua atau sampel yang representatif (lihat Bab 9) atas dasar kriteria yang untuk menilai kecukupan dokumentasi.
Keputusan audit internal harus dilakukan secara konsisten dan terorganisir. Untuk alasan ini auditor internal harus melihat kemampuan analisis sebagai kompetensi kunci. Auditor Internal harus menggunakan pendekatan analitis untuk menggambarkan penggunaan dokumentasi mereka, proses yang masuk akal, untuk sampai pada keputusan dalam kegiatan audit internal mereka.
13.4 Pengujian dan Analisis Keterampilan
Sementara auditor internal harus mengembangkan pendekatan keputusan awal mereka secara analitis, tantangan dan kompetensi kunci yang diperlukan berikutnya adalah memiliki kemampuan untuk menguji, review, dan menilai bahan. Bab 9 membahas sampling audit, dengan penekanan pada statistik dan juga pada penilaian sampel. Sebagai kompetensi kunci audit internal, pengujian atau pengambilan sampel harus dilihat dalam perspektif yang lebih luas. Peraga 13.2 menjelaskan beberapa alternatif pendekatan pengujian audit.
EXHIBIT 13.2 Pendekatan Pengujian Audit
Pengamatan Fisik
Pendekatan pengujian digunakan untuk proses yang secara formal sulit untuk didokumentasikan atau dikontrol. Sebagai contoh, analisis masalah IT service desk, kebersihan gudang, atau praktek-praktek layanan pelanggan penting bagi citra perusahaan itu tetapi biasanya tidak secara formal dikendalikan. Faktor-faktor ini bisa jadi sangat penting untuk keberhasilan organisasi ketika dipertimbangkan dalam konteks yang lebih luas, seperti penilaian terhadap semangat kerja karyawan
atau pola professional sebuah kantor. Karena area ini agak subyektif, mengembangkan rekomendasi audit internal bisa menjadi sulit.
Evaluasi Independen
Konfirmasi Audit adalah contoh konfirmasi independen. Walaupun Teknik ini lebih umum digunakan auditor eksternal, auditor internal kadang-kadang merasa berguna untuk memakainya juga. Untuk Misalnya, surat konfirmasi dapat dikirim ke vendor perusahaan untuk memverifikasi kepatuhan mereka dengan beberapa materi.
Pengujian Kepatuhan
Pengujian kepatuhan membantu menentukan apakah kontrol berfungsi sebagaimana dimaksud. Ketika melakukan uji kepatuhan, auditor internal sering menggunakan satu sampel yang luas untuk menguji beberapa item secara bersamaan. Namun, beberapa sampel kadang-kadang sangat efektif. Sebagai contoh, untuk pengujian pencairan, auditor dapat menggunakan satu sampel untuk uji dokumentasi dan persetujuan pencairan, yang lain untuk menilai persetujuan kontrak dan perjanjian untuk pembayaran, dan yang ketiga untuk menguji penggantian personal.Tes ditargetkan tersebut dapat menghasilkan hasil yang jauh lebih jelas daripada menggunakan satu sampel untuk menguji ketiga item.
Pengecualian atau Pengujian Defisiensi
Jika sistem pelaporan menunjukkan kinerja defisiensi, pengecualian dapat ditinjau secara rinci untuk memahami akar penyebab dan menentukan resolusi yang memungkinkan. Banyak perbaikan proses memerlukan koordinasi dengan departemen atau orang yang terlibat dalam proses yang lain, Keterlibatan audit internal dalam resolusi defisiensi sering memfasilitasi koordinasi tersebut.
Pengujian Akurasi
Pengujian akurasi membantu menentukan apakah proses review telah mengukur atau menilai hal yang benar dan menghitung hasil dengan benar. Sebagian besar laporan hari ini mengandung unsur kotak hitam yang signifikan, di mana perhitungan yang mendasari tertanam dalam program komputer dan file intermediate. Dengan menggunakan prosedur CAATT dan memperoleh pemahaman tentang tujuan pelaporan, auditor internal secara efektif dapat memverifikasi keakuratan sistem pelaporan.
Tidak peduli metode apa yang dipilih, auditor internal harus selalu mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk memastikan bahwa sampel yang diuji mewakili keseluruhan populasi yang mereka analisa. Pemahaman tentang proses pengambilan sampel dan pengujian harus menjadi kunci kompetensi CBOK audit internal.
Persyaratan yang terkait untuk kompetensi kunci audit internal ini adalah analisis dari hasil tes. Setelah auditor internal memilih sampel dan melakukan tes internal audit, hasilnya harus dianalisis. Setelah melakukan penetapan sampel tujuan audit, auditor internal harus meninjau hasil untuk setiap kemungkinan kesalahan terdeteksi dalam sampel untuk menentukan apakah mereka benar-benar kesalahan dan sifat serta penyebab kesalahan. Kemungkinan kesalahan yang terdeteksi dalam sampel harus dikaji untuk menentukan apakah mereka benar-benar kesalahan. Auditor internal harus mempertimbangkan aspek kualitatif dari kesalahan, termasuk sifat dan penyebab kesalahan dan efeknya mungkin pada fase lain dari audit. Auditor internal harus juga menyadari bahwa kesalahan yang merupakan hasil dari kerusakan proses teknologi informasi (TI) biasanya memiliki implikasi yang lebih luas untuk tingkat kesalahan daripada kesalahan manusia.
Auditor internal harus selalu berhati-hati untuk menganalisis dan mendokumentasikan hasil tes sampel mereka . Mereka harus mencurahkan segala upaya untuk memastikan bahwa hasil tes mewakili populasi secara keseluruhan dari item yang direview. Proses pembentukan tujuan audit, menarik sampel item yang menarik untuk memastikan apakah tujuan audit terpenuhi, dan kemudian melaporkan hasil ini adalah kompetensi kunci audit internal.
13,5 Keterampilan Dokumentasi Auditor Internal
Auditor internal memiliki tantangan besar dalam mempersiapkan dokumentasi bermakna yang mencakup seluruh pekerjaan mereka, baik itu catatan informal dari pertemuan, mengaudit kertas kerja, sampai laporan akhir audit yang dikeluarkan. Auditor internal harus mengembangkan keterampilan dokumentasi pekerjaan audit yang kuat secara terus menerus. Bagian berikutnya membahas mendokumentasikan hasil dalam kertas kerja, dan Bab 16 dan 17, masing-masing, membahas pengembangan kertas kerja yang efektif dan laporan audit internal. Dalam dunia elektronik pengolah kata dan sistem database yang kuat, dokumentasi kadang-kadang bisa menjadi tak terkendali.
Dokumentasi menjadi tantangan ketika lampiran pendukung pertama memiliki lampiran sendiri, beberapa di antaranya memiliki lampiran bahkan lebih, dan seterusnya. Mungkin jenis aliran dokumen yang dilampirkan memberikan informasi yang diperlukan dan mendukung, tapi jejak lampiran seperti itu menyebabkan ambiguitas dan masalah. Fungsi audit internal harus menetapkan beberapa standar praktik terbaik untuk dokumentasi elektronik internalnya sendiri. Dalam beberapa kasus, perangkat lunak utama otomatisasi kantor seperti Microsoft Office akan membuat ini mudah, tetapi dalam situasi lain, ada kebutuhan untuk bekerja di sekitar perangkat lunak dari
vendor.Misalnya, paket spreadsheet Excel Microsoft saat ini tidak memiliki fasilitas kontrol revisi yang kuat, dan auditor internal perlu untuk menetapkan proses kontrol revisi mereka sendiri.
Exhibit 13.3 menjelaskan beberapa praktik dokumentasi e-office audit internal terbaik.
EXHIBIT 13,3 Internal Audit e-Office Dokumentasi Best Practices
Sebagian besar audit internal membuat dokumentasi pendukung dan kegiatan lainnya pada sistem komputer, apakah laptop auditor, mesin desktop yang terhubung ke sebuah kantor audit jaringan area lokal (LAN), atau bahkan terminal yang terhubung ke prosesor server pusat. Semua ini terdiri dari e- Office-penggunaan email, pengolah kata, spreadsheet, database, grafik, dan alat-alat lainnya. Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik yang audit internal harus dipertimbangkan ketika menerapkan audit internal e-office yang efektif:
Menetapkan standar hardware dan software. Apakah audit internal itu terletak di daerah terpencil, negara berkembang atau di kantor pusat perusahaan, seluruh anggota audit internal harus menggunakan hardware umum yang sama dan produk software suite.
Gunakan aturan keamanan berbasis password dengan update reguler. Karena informasi yang audit internal temukan sangat sensitif, kontrol password, dengan persyaratan untuk perubahan yang sering, harus diterapkan pada semua system bahkan di laptop pribadi auditor sekalipun.
Membangun kesadaran keamanan. Seluruh anggota tim audit harus diinstruksikan dalam sifat sensitif dari dokumen audit. Sebagai contoh, ketika dokumen dicetak pada printer kantor yang berada jauh, ditetapkan aturan bahwa inisiator harus hadir selama proses pencetakan. Bahkan lebih baik, menghindari pencetakan dokumen audit internal di lokasi yang jauh.
Backup, backup dan backup. Prosedur yang kuat harus ditetapkan untuk setidaknya 100%
backup harian dari file folder audit internal. Putaran aliran dari beberapa siklus backup harus ditetapkan.
Menetapkan prosedur kontrol revisi file. Melalui penggunaan konvensi penamaan file atau sistem kontrol perangkat lunak, konvensi harus ditetapkan untuk mengidentifikasi semua dokumen dengan tanggal dibuat dan nomor revisi.
Membangun template dan menetapkan protokol model. Semua memo, program audit, rencana audit, dan dokumen penting audit internal lainnya harus menggunakan format umum yang sama.
Menetapkan aturan model e-mail. Meskipun ada banyak kebutuhan dan persyaratan untuk pesan email, beberapa aturan gaya umum harus ditetapkan. Selain itu, mendefinisikan dan mengakui daerah yang harus dirilis sebagai dokumen terkontrol daripada pesan e-mail tunduk forwarding.
Menetapkan aturan lampiran e-mail. Melampirkan dokumen adalah cara mudah untuk menyampaikan informasi, namun proses bisa menjadi tidak terkendali jika lampiran melekat pada lampiran lain dan seterusnya. Aturan Bimbingan harus didirikan di sini.
Aktif melaksanakan dan memantau antivirus dan alat firewall. Perangkat lunak yang efektif harus dipasang, diperbarui secara berkala, dan dipantau pelanggarannya sebagaimana mestinya.
Pembatasan Penggunaan pribadi. Apakah laptop itu dibawa ke rumah auditor, download file musik, atau tugas malam sekolah ditulis di kantor, penggunaan pribadi sumber daya e- office harus dibatasi, jika tidak dilarang.
Menetapkan kunci dan aturan keamanan untuk mesin portabel. Semua mesin laptop auditor harus dikonfigurasi dengan penguncian perangkat serta pedoman dalam penggunaannya.Selain itu, bimbingan audit keamanan harus ditetapkan untuk semua mesin portabel.
Memantau penyesuaian. Seorang anggota tim audit internal harus secara berkala meninjau dan memantau penyesuaian dengan prosedur e-office auditor. Proses dan perbaikan kinerja harus dipasang dengan sesuai.
Semua auditor internal harus mengembangkan keterampilan dan kompetensi yang kuat dalam mendokumentasikan setiap aspek pekerjaan mereka. Exhibit 13.4 berisi beberapa standar praktik
terbaik untuk dokumentasi. Auditor internal harus selalu ingat bahwa dokumentasi mereka, di semua tingkatan, dapat menjadi subjek untuk pengungkapan dan penilaian lain. Apakah itu adalah permintaan dari anggota komite audit, auditor eksternal, perintah pengadilan, atau bahkan tindakan pemerintah, dokumentasi yang tidak akurat atau buruk bisa mempermalukan atau bahkan membahayakan perusahaan dan secara profesional merusak baik fungsi audit internal maupun individu auditor internal.
EXHIBIT 13,4 Traktik Terbaik Dokumentasi Audit Internal
Praktik terbaik untuk meningkatkan kualitas dokumentasi audit internal:
Menulis Narasi dan Deskripsi
Jelaskan semua pekerjaan dalam sebuah narasi yang sedemikian rupa sehingga orang luar dapat meninjau beberapa bahan di sini dan memahami kegiatan atau proses.
Dokumen konsep audit diamati atau dilakukan tetapi tidak menggambarkan asumsi atau gagasan spekulatif.
Menghasilkan sistem yang berhubungan dengan dokumentasi dengan menggunakan hyperlink yang sesuai.
Penyederhanaan
Buat dokumentasi cukup sederhana namun tidak terlalu sederhana, ini sering menjadi tantangan audit internal.
Tulis dokumen yang paling sedikit dengan sedikit overlap.
Masukkan informasi di tempat-yang paling tepat, agar memungkinkan pembaca untuk memahami unsur-unsur utama dari paket dokumentasi dengan cepat tanpa harus melalui beberapa addendum.
Menampilkan informasi kunci publik dengan memasukkan ringkasan dan deskripsi singkat.
Gunakan papan tulis, corkboard, atau situs Web internal apapun yang diperlukan untuk mempromosikan transfer informasi dengan komunikasi.
Menentukan Apa yang harus menjadi Dokumen
Dokumen dengan tujuan. Sebagai contoh, dokumentasi yang menggambarkan hasil tes akan memiliki fokus yang berbeda secara keseluruhan dan konten dari bahan yang dirancang untuk staf audit.
