ABSTRACT
Faculty of Information Technology (FTI) is a academic organization which part of Maranatha Christian University.
With many operational activities, FTI needs SOP (Standard Operating Procedure) as a guidance used to manage execution of its operational activities.
The final assignment accomplished in FTI was focused on creating the Standard Operating Procedure (SOP), flowmap and the design of forms. SOP and flow map are used to define individuals involved in every operational activity.
The main goal of the SOP making in FTI is to develop an execution of orderly and standardized operational activities that describes individuals in FTI who involved in those operational activities.
The theory that used to make this final task are ISO 9001:2000, SOP, Flowmap, Evaluasi-diri, Borang akreditasi, Information System.
Method and Technique that had been used for this task are doing observation for looking for the regulation and documentation of Faculty of Information Technology, asked some question to people who involved in this final task, finalization procedure and do some analysis.
Finally the conclusion of the final task are Faculty of Information Technology need a documented procedure to make sure a quality of the education. With a documented procedure, Faculty of Information Technology would be able achieve a goal of quality improvement.
ABSTRAK
Fakultas Teknologi Informasi (FTI) merupakan sebuah organisasi akademik sebagai bagian dari Universitas Kristen Maranatha.
Dengan banyaknya kegiatan operasional yang ada, FTI memerlukan SOP sebagai tuntunan untuk melakukan eksekusi kegiatan yang jelas dari kegiatan operasionalnya.
Tugas akhir yang dilakukan di FTI ini berfokus pada membuat Standard Operating Procedure (SOP), Flow map dan merancang formulir yang ada. SOP
dan flow map digunakan untuk mendefinisikan entitas yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Adapun teori yang dipakai adalah ISO 9001:2000, SOP, flow map, evaluasi-diri, borang akreditasi, dan pengetahuan mengenai sistem informasi.
Metode dan teknik penelitian yang dipakai adalah melakukan observasi terhadap pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan operasional, melakukan wawancara, menganalisis, dan melakukan finalisasi prosedur.
Pada akhir kesimpulan yang dapat diambil, FTI memerlukan prosedur yang terdokumentasi dengan tujuan meyakinkan kualitas dari pendidikan yang dihasilkan. Dengan terdokumentasinya prosedur, maka FTI akan dapat melakukan pembaharuan secara terus-menerus.
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN i
PRAKATA ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN iii PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN iv
ABSTRACT v
ABSTRAK vi
DAFTAR ISI vii
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR TABEL x
DAFTAR SIMBOL DIAGRAM ALIR xii
DAFTAR SIMBOL DFD xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1. Sejarah Singkat Fakultas Teknologi Informasi 1 1.1.1. Program Studi yang Ditawarkan di Fakultas Teknologi
Informasi 2
1.1.2. Program Studi D3 Teknologi Informasi 2 1.1.3. Program Studi S1 Teknik Informatika 2 1.1.4. Program Studi S1 Sistem Informasi 3
1.2. Latar Belakang Masalah 3
1.3. Rumusan Masalah 4
1.4. Tujuan Pembahasan 5
1.5. Ruang Lingkup Kajian 5
1.6. Sumber Data 6
1.7. Metode dan Teknik Penelitian 6
1.8. Sistematika Penyajian 6
BAB II KAJIAN TEORI 8
2.1. ISO 9001:2000 8
2.1.1. Sistem Manajemen Kualitas 8 2.1.2. Persyaratan Standar Dari Sistem Manajemen Kualitas
ISO 9001:2000 11
2.1.3. Sistem Manajemen Kualitas (Klausul 4 dari ISO
9001:2000) 13
2.2. Standard Operating Procedure 26
2.3. Flowmap 26
2.4. Pedoman Evaluasi-diri BAN-PT 27 2.4.1. Makna dan Tujuan Evaluasi-diri 28
2.4.1.2. Tujuan Evaluasi-diri 28
2.4.1.3. Manfaat Evaluasi-diri 29
2.4.1.4. Evaluasi-diri dalam Daur Penjaminan Mutu 29 2.4.1.5. Komponen Evaluasi-diri 30
2.5. Borang Akreditasi 41
2.5.1. Borang Akreditasi Program Studi S1 41
2.5.1.1. Petunjuk Pengisian 42
2.5.2. Borang Akreditasi Program Studi Jenjang Diploma III 53
2.5.2.1. Penjelasan Istilah 55
2.5.2.2. Petunjuk Pengisian 56
2.6. Sistem Informasi 63
2.6.1. Pengertian Sistem 64
2.6.2. Pengertian Informasi 64
2.6.3. Pengertin Sistem Informasi 64 2.6.3.1. Sistem Informasi Mutu Akademik 65 2.6.4. Prinsip Dasar Sistem dan Prosedur 65 2.6.4.1. Manfaat Sistem dan Prosedur 66 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 67
3.1. Struktur Organisasi 67
3.2. Proses Bisnis Utama Program Studi 69 3.3 Pemetaan Komponen Evaluasi Diri Untuk Pengajuan
Akreditasi, Borang Akreditasi Program Studi Jenjang Diploma III dan Sarjana 1 Serta Prosedur di Program Studi 72
3.4. Struktur Prosedur 86
3.5. Struktur Formulir 89
BAB IV HASIL PENELITIAN 91
4.1. Prosedur Bidang Akademik 91
4.2. Prosedur Bidang Administrasi 93 BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN 95
5.1. Pembahasan 95
5.2. Hasil Uji Coba Penelitian 112
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN 126
6.1. Simpulan 126
6.2. Saran 128
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Contoh Pertama Prosedur Operasi Standar 16 Gambar 2 Contoh Kedua Prosedur Operasi Standar 24 Gambar 3 Daur Penjaminan Mutu dalam Rangka Akreditasi 30 Gambar 4 Analisis Sistemik Mengenai Komponen Evaluasi-diri 31 Gambar 5 Struktur Organisasi FTI 67
Gambar 6 Contoh Formulir 89
Gambar 7 DFD Level 0 118
Gambar 8 DFD Level 1 120
Gambar 9 DFD Level 2 Proses 1.1 122
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Panduan Pengisian Borang Akreditasi Jenjang S1 44 Tabel 2 Panduan Pengisian Borang Akreditasi Jenjang Diploma III 57 Tabel 3 Panduan Pengisian Borang Akreditasi Jenjang Diploma III
Bagian Institusi
62
Tabel 4 Panduan Pengisian Borang Akreditasi Jenjang Diploma III Untuk Program Studi Lain
63
Tabel 5 Nama-Nama Pejabat Struktural 68
Tabel 6 Prosedur Bidang Akademik 70
Tabel 7 Prosedur Bidang Administrasi 71 Tabel 8 Pemetaan Komponen Evaluasi Diri Untuk Pengajuan
Akreditasi, Borang Akreditasi jenjang Diploma dan Sarjana Serta Prosedur di Program Studi
74
Tabel 9 Pemetaan Borang Diploma III dan Prosedur di Program Studi
80
Tabel 10 Pemetaan Borang Diploma III dan Prosedur di Program Studi Untuk Institusi
83
Tabel 11 Matrik Pemetaan Borang Sarjana 1 dan Prosedur di Program Studi
83
Tabel 12 Prosedur Bidang Akademik 91
Tabel 13 Prosedur Bidang Administrasi 93 Tabel 14 Prosedur yang disarankan di Bidang Akademik 95 Tabel 15 Prosedur yang disarankan di Bidang Administrasi 96 Tabel 16 Pemetaan Komponen Evaluasi-diri, Borang Akreditasi
Jenjang Diploma III, Saarjana 1 dengan Prosedur yang disarankan di dalam Program Studi
100
Prosedur yang disarankan di dalam Program Studi Tabel 18 Pemetaan Borang Akreditasi Jenjang Sarjana 1 dengan
Prosedur yang disarankan di dalam Program Studi
109
ON PAGE CONNECTOR
Penghubung bagian-bagian flowchart yang berada pada
halaman berbeda
SIMBOL NAMA FUNGSI
DIRECT DATA Memasukan data langsung ke
dalam sistem
STORED DATA Data yang tersimpan ketika
user memasukan sebuah input
OFF-LINE STORAGE
Digunakan bila user hendak melakukan pengarsipan pada
dokumen yang ada
DISPLAY
Menandakan aplikasi sedang memberikan tampilan kepada
DAFTAR SIMBOL DFD
SIMBOL NAMA FUNGSI
FLOW LINE Menggambarkan aliran data
yang terjadi.
ENTITY Menggambarkan entitas yang
terlibat dalam diagram.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Sejarah Singkat Fakultas Teknologi Informasi
Saat ini Indonesia semakin banyak menerima informasi-informasi dari luar yang bisa berakibat baik ataupun buruk. Ini adalah konsekuensi dari semakin berkembangnya teknologi informasi seperti semakin berkembangnya Internet, Telekomunikasi Nirkabel, Komputer, dan lain-lain.
Untuk menanggapi hal tersebut bentuk kemandirian harus dibangun dan dikembangkan. Fakultas Teknologi Informasi (untuk selanjutnya akan disebut dengan FTI) merupakan salah satu Fakultas terbaru yang berada di Universitas Kristen Maranatha dimana didirikan untuk menjawab tantangan tersebut.
baru di FTI yaitu program IT Competency dan Dual Degree Sistem Informasi – Teknik Sipil.
1.1.1.
Program Studi yang Ditawarkan di Fakultas Teknologi
Informasi
Fakultas Teknologi Informasi memiliki 5 program studi, yaitu: Program Studi D3 Teknologi Informasi
Program IT Competency
Program Studi S1 Teknik Informatika Program Studi S1 Sistem Informasi
Program Studi Dual Degree Sistem Informasi – Teknik Sipil
1.1.2. Program Studi D3 Teknologi Informasi
Program Studi D3 Teknologi Informasi merupakan program studi 6 semester (3 tahun) dengan jumlah total antara 113 - 116 SKS. Pada program studi D3 Teknologi Informasi ini mahasiswa diberi pilihan untuk memilih konsentrasi Teknik Informatika atau Sistem Informasi.
1.1.3. Program Studi S1 Teknik Informatika
1.1.4. Program Studi S1 Sistem Informasi
Program studi S1 Teknik Informatika merupakan jurusan Strata Satu 8 semester (4 tahun) dengan jumlah total 144 SKS. Program studi Sistem informasi berdiri pada tahun 2005. Fokus program studi ini adalah melakukan kontrol dan audit terhadap sebuah sistem, melakukan analisis, membuat desain dari sebuah sistem sehingga menghasilkan informasi yang akurat, dan memiliki sistem yang efisien .Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai bagian penting penggunaan teknologi informasi yang secara khusus mendalami cara-cara pengumpulan, penyimpanan, pengaksesan, pemrosesan, pemroduksian, dan penyebaran informasi dari, untuk dan oleh suatu organisasi secara efektif.
Semua kegiatan ini melibatkan: perangkat keras dan lunak komputer, prosedur, SDM dan perangkat komunikasi. Dengan demikian kehadiran program studi Sistem Informasi akan sangat menolong tercapainya kemampuan masyarakat dan perusahaan-perusahaan dalam pengelolaan dan penggunaan informasi. Oleh karena itu, program studi S1 Sistem Informasi ini dibentuk sejalan dengan tuntutan dari pasar kerja dan juga perkembangan ilmu pengetahuan.
1.2. Latar Belakang Masalah
Fakultas Teknologi Informasi (FTI), merupakan sebuah organisasi perguruan tinggi yang berskala besar. Dengan begitu, FTI tentunya memiliki beragam proses bisnis dalam kegiatan operasional yang dilakukan. Sebagai organisasi pendidikan yang berbentuk perguruan tinggi, FTI sudah tentu memperhatikan masalah kualitas dan mutu yang menjadi sebuah permasalahan utama yang dihadapi oleh semua perguruan tinggi di Indonesia. Terwujudnya sistem pendidikan tinggi yang lebih dinamis dan efektif sehingga menjamin terjadinya peningkatan kualitas secara berkelanjutan agar produk sistem pendidikan tinggi dapat selaras dengan kebutuhan masyarakat dan pembangunan merupakan tujuan utama perguruan tinggi.
FTI sebelumnya pernah mendokumentasikan proses bisnis dalam bentuk standar ISO 9001:2000 pada tahun 2005 namun dokumentasi tersebut masih berada di tingkat fakultas, kegiatan operasional di bagian jurusan belum didokumentasikan. Oleh karena itu sudah seyogyanya penjaminan mutu di tiap bagian dari FTI perlu dibuat dokumentasinya sebagai bagian dari peningkatan mutu yang memang harus dilakukan oleh perguruan tinggi di Indonesia.
1.3. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka masalah yang dapat dirumuskan yaitu:
1. Bagaimanakah mendokumentasikan kegiatan akademik pada tiap program studi yang ada di program studi?
2. Bagaimanakah cara mengontrol data dan dokumen yang berkaitan terhadap setiap prosedur yang ada dalam program studi?
1.4. Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari pembuatan analisis dan dokumentasi adalah yaitu: 1. Mendokumentasikan proses bisnis yang ada di program studi yang
disesuaikan dengan standar mutu ISO 9001:2000 dan Borang akreditasi untuk jenjang diploma dan sarjana.
2. Melakukan analisa kegiatan bisnis yang dilakukan oleh program studi Fakultas Teknologi Informasi.
3. Mengawali Pembuatan Sistem Informasi Mutu Akademik.
4. Menampilkan entitas yang terlibat dalam setiap proses bisnis dengan flowmap.
1.5. Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup yang akan dikaji adalah:
1. Hanya melakukan analisis dan kontrol terhadap proses bisnis dalam program studi FTI.
2. Melakukan perancangan terhadap setiap dokumen dan formulir yang diperlukan atau yang dipakai di setiap proses bisnis.
3. Menyebutkan Standard Operating Procedure (SOP) yang dilakukan di FTI dengan memenuhi standar mutu ISO 9001:2000, Borang Akreditasi untuk tiap program studi dan Eveluasi Diri dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
4. Melakukan kontrol terhadap data dan dokumen dilakukan dengan flowmap.
1.6. Sumber Data
Data didapatkan dari narasumber dalam setiap program studi FTI, yaitu Dekan, Pembantu Dekan, Kepala Program Studi, Sekretaris Program Studi, Tata Usaha Fakultas Teknologi Informasi.
Selain itu dalam mencari kajian teori, dilakukan pencarian dari internet dan perpustakaan Universitas Kristen Maranatha.
1.7. Metode dan Teknik Penelitian
Metode dan Teknik Penelitian yang dilakukan adalah:
Melakukan observasi terhadap kegiatan yang terjadi di program studi dengan cara melihat dokumentasi dan peraturan yang ada. Mengadakan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait dengan
kegiatan yang ada lalu membuat perancangan flowmap.
Melakukan peninjauan (survey) kepada pejabat struktural yang ada di FTI.
Melakukan konfirmasi ulang, yaitu dengan memberikan pertanyaan dan mengamati untuk yang kedua kalinya.
Melakukan finalisasi prosedur dan melakukan analisis.
1.8. Sistematika Penyajian
BAB II, KAJIAN TEORI; teori apa saja yang dipakai dalam tugas akhir ini.
BAB III, ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM; menganalisis proses bisnis apa saja yang ada di program studi FTI sehingga SOP apa yang diperlukan agar kegiatan operasional FTI berjalan dengan baik serta melakukan analisis berdasarkan standar mutu ISO 9001:2000, Borang BAN-PT, Evaluasi Diri BAN-PT.
BAB IV, HASIL PENELITIAN; membuat SOP, flowmap serta merancang form untuk tiap proses bisnis yang ada di program studi FTI baik yang diperbaharui dan yang belum terdokumentasi.
BAB V, PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN; melakukan pembahasan yang didapat dari tugas akhir yang dilakukan serta memberitahukan uji coba yang dilakukan dari penelitian dari hasil penelitian yang telah didapatkan bagi pihak program studi FTI.
BAB VI
SIMPULAN DAN SARAN
6.1. Simpulan
Melakukan sebuah proses penjaminan mutu bagi sebuah organisasi tidaklah mudah. Namun Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Perguruan Tinggi (BAN-PT) yang merupakan lembaga yang menjamin mutu dan kualitas dari pelaksanaan pendidikan perguruan tinggi di Indonesia telah menyediakan instrumen yang dapat dijadikan acuan untuk menjamin mutu dan kualitas pendidikan yang dilaksanakannya.
Namun terdapat beberapa hal yang tidak dapat terlaksana dalam melakukan penjaminan mutu tersebut. Tidak terdokumentasinya setiap kegiatan akademik atau administrasi dalam perguruan tinggi merupakan salah satu penghalang untuk melakukan penjaminan mutu. Fakultas Teknologi Informasi (FTI) memiliki suatu penghalang dalam melakukan penjaminan mutu, yaitu tidak terdokumentasinya kegiatan akademik dan administrasi yang dilakukan oleh program studi FTI.
Analisis yang dilakukan yaitu dengan membuat matrik pemetaan antara komponen evaluasi diri dengan borang akreditasi untuk jenjang Diploma III, borang akreditasi untuk jenjang Sarjana 1, yang dipetakan dengan prosedur dalam program studi. Adapun matrik pemetaan yang dibuat adalah:
Pemetaan Komponen Evaluasi Diri Untuk Pengajuan Akreditasi, Borang Akreditasi jenjang Diploma dan Sarjana 1 serta Prosedur di Program Studi.
Pemetaan Borang Akreditasi Program Studi Jenjang Diploma III dan Prosedur di Program Studi.
Pemetaan Borang Program Studi Jenjang Sarjana 1 dan Prosedur di program Studi Untuk Institusi.
Pemetaan Borang Sarjana 1 dan Prosedur di Program Studi. Selain melakukan analisis, dilakukan pula permintaan pendapat (survey) atau pengambilan data terhadap prosedur yang memang telah dilakukan dalam program studi. Dari lima responden yang diberikan empat penilaian, menghasilkan kebanyakan pendapat menyatakan bahwa prosedur yang ada di program studi sangat diperlukan (SP) dan memang diperlukan (MP).
Standar ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem menajemen kualitas. Selain itu ISO 9001:2000 juga menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan
Dengan melakukan pembuatan prosedur yang berdasarkan dengan standar ISO 9001:2000, FTI dapat melakukan penjaminan mutu terhadap pendidikan yang akan dihasilkan. Persyaratan yang merupakan kebutuhan pelanggan (dalam hal ini adalah mahasiswa/i) berupa Borang Akreditasi, evaluasi diri akan dapat terpenuhi karena prosedur yang dibuat dengan berdasarkan standar ISO 9001:2001:
Menyebutkan formulir dan dokumen yang diperlukan oleh setiap proses.
Menyebutkan dokumentasi output yang dapat digunakan untuk mengisi instrumen akreditasi.
Urutan dan interaksi proses.
Menetapkan tindakan untuk mencapai hasil yang ditentukan
Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan yang menjadi kebutuhan pelanggan (persyaratan yang dimaksud adalah instrumen akreditasi)
6.2. Saran
Setelah membuat prosedur dan dokumentasi terhadap prosedur baik yang sudah dilakukan dan yang disarankan, diharapkan tugas akhir ini dapat menjadi cikal bakal bagi pembuatan perangkat lunak Sistem Informasi Mutu Akademik.
Selain itu, proses pembaharuan atau peningkatan secara terus menerus dan melakukan revisi terhadap prosedur ada perlu dilakukan untuk memelihara keberlangsungan prosedur secara terus-menerus. Hal ini dikarenakan untuk melakukan penjaminan mutu dalam pendidikan tinggi, proses dokumentasi, perancangan proses bisnis dalam perguruan tinggi yang bersangkutan sudah tidak lagi diatur oleh Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. Proses penjaminan mutu kini tidaklah diatur oleh pemerintah. Oleh karena itu, perguruan tinggi harus memiliki inisiatif dalam melakukan penjaminan mutu pendidikan yang merupakan jasa yang diberikan bagi pengguna jasa, yaitu mahasiswa/i.
Dengan pembuatan SOP dan analisis yang dilakukan sebagai cikal bakal pembuatan aplikasi sistem informasi mutu akademik, maka diharapkan mutu pendidikan di FTI diharapkan dapat mencapai kualitas yang lebih baik. Ukuran sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik adalah semua komponen masukan, keluaran, proses, aksi dapat saling berinteraksi dan saling memiliki hubungan. Oleh karena itu, peran dari semua pihak di FTI sangat menentukan keberhasilan dari sistem atau SOP yang dibuat.
Harapan yang ada jika SOP yang dibuat dilaksanakan secara konsisten, dokumen atau formulir yang ada terus diperbaharui oleh pihak top management, dalam hal ini para pejabat struktural, terus melakukan evaluasi
DAFTAR PUSTAKA
[1] Brown, G.G.. (1994). Guidelines and Administrative Procedures for The Preparation and Issuance of Standard Operating Procedures.
Retrieved: Mei, 2008, from:
http://www.engin.umich.edu/class/che360/techcomm/SOPforSOPs.pd f
[2] Enviromental Protection Agency. (2007), Guidance for Preparing Standard Operating Procedures, Retrieved: April, 2008, from:
http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf
[3] Gaspersz, Vincent. (2002). ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
[4] Imbar, Radiant Victor (2005). Sistem Manajemen Kualitas Perguruan Tinggi Berdasarkan ISO 9001:200 Studi Kasus Akademik S1 Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Maranatha. Dalam Majalah Ilmiah Maranatha (XXVIII): 54 – 68. Bandung.
[5] Leonard. (2004). Document Control And Management For ISO Sertification. Retrieved: Mei, 2008, from:
http://www.visible.web.id/documentation/dcms.pdf.
[6] Saxena, Akanksha. (2001). SOP Writing for Clinical Trials: Staff Training
Aspects. Retrieved: Mei, 2008, from:
http://www.ibpassociation.org/IBPA_articles/sop_writing.htm.
[7] Schlickman, Jay J. (2004). ISO 9001: 2000 Quality Management System Design. Boston London: Artech House.
[8] ________. (2008). Algoritma dan Flowchart. Retrieved: Mei, 2008, from:
faculty.petra.ac.id/thiang/download/dkp/Algoritma%20dan%20Flowch art.doc
http://www.ban- iii/Borang%20Akreditasi%20Program%20Studi%20Diploma%20ver-3%20Rev(28-03-2001).doc
[10] ________. (2001). Borang Program Studi S1. Retrieved: Agustus, 2008, from: http://www.ban-pt.or.id/instrumen/id/s1/
[11] ________. (2001). Panduan Pengisian Borang S1. Retrieved: Agustus,
2008, from:
http://www.ban- pt.or.id/instrumen/id/s1/Panduan%20Pengisian%20-%20Revisi%20(14-03-2001).doc
[12] ________. (2001). Panduan Akreditasi Program Studi Diploma III. Retrieved: Agustus, 2008, from: http://www.ban-pt.or.id
[13] ________. (2006). Konsep-Konsep Dasar. Retrieved: Desember, 2008, from:
