1.0 TUJUAN
Menerangkan prosedur perolehan bahan terbitan bersiri.
2.0 SKOP
Meliputi langganan jurnal bercetak dan pangkalan data dalam talian.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Virtua Online Documentation - Laman web Pangkalan Data
- Pangkalan Data A to Z Fulltext E-Journals www.itsmarc.com Pangkalan Data ITS MARC
www.lib.upm.edu.my Laman web PSAS
www.ulrichsweb.com Ulrich’s Periodicals Directory (Dalam talian)
UPM/PSAS/DR01/DPK Dasar Perkembangan Koleksi
OPR/PSAS/AK04 Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri
UPM/PSAS/BTB/8.2.45 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri
OPR/PSAS/GP02/AKS Garis Panduan Semakan Akses Pangkalan Data Dalam Talian Yang Baru Dilanggan OPR/PSAS/GP02/PRE Garis Panduan Penilaian Prestasi
Pembekal Bahan Terbitan Bersiri
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
BTB JPPBTB KB
Pemohon PP
: Bahagian Terbitan Bersiri
: Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri
: Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan
: Pegawai Akademik dan Pegawai Am (Pengurusan dan Profesional sahaja) : Pembantu Perpustakaan
PPKn PPP PSAS UPM
: Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Universiti Putra Malaysia
5.0 TANGGUNGJAWAB
KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.
6.0 Carta Alir Prosedur Perolehan Bahan Terbitan Bersiri
Mula
Terima permohonan beserta borang
Semak di sistem Virtua/laman
web PSAS
Semak maklumat bibliografi
Kembalikan borang kepada pemohon Maklumkan pemohon
Maklumkan kepada Ketua Pustakawan
Pilih/maklumkan pembekal jurnal bercetak/
pangkalan data untuk pengesahan langganan
Rekod dan beri nombor pesanan
Maklumkan pembekal/
penerbit tajuk langganan dan nombor pesanan
Maklumkan pemohon tentang status langganan
Tamat Tiada Ada
Tidak lengkap
Lengkap
7.1
7.2
7.3
7.9 7.4
7.5
7.8
7.10
7.11
7.14 7.13
7.4.2
Adakan mesyuarat
untuk persetujuan Maklumkan pemohon Tidak
bersetuju
Bersetuju
Terima invois dan buat pesanan
Maklumkan pemohon selepas bahan diterima/
boleh diakses
Maklumkan ‘web master’
dan pustakawan
7.15
7.16
7.17
7.7.2
Muat turun / bina rekod
‘marc’ sementara 7.12 Maklumkan pemohon
7.7 Sediakan senarai jurnal
dan maklumat lanjut
pangkalan data 7.6
7.0 PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Permohonan Langganan beserta Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MHN).
KB/Pustakawan/
PPP
7.3 Semak Di Sistem Virtua / Laman Web PSAS (A To Z Fulltext E-Journal / Pangkalan Data dalam Talian) untuk Memastikan Bahan Ada / Tidak dalam Koleksi dalam Tempoh 3 Hari Bekerja selepas Permohonan/Maklumat Diterima.
7.3.1 Jika ada, maklumkan kepada pemohon dengan menggunakan Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM), dan ikut langkah 7.17.
7.3.2 Jika tiada, ikut langkah 7.4.
PPP
7.4 Semak Maklumat Bibliografi untuk Mengenalpasti Jurnal / Pangkalan Data dengan Menggunakan Senarai Semak Verifikasi Bibliografi Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/SS02/BIB) dalam Masa 3 Hari Bekerja.
7.4.1 Jika maklumat lengkap, ikut langkah 7.5.
7.4.2 Jika maklumat tidak lengkap, kembalikan borang permohonan kepada pemohon beserta Borang Maklumbalas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) dan ulang langkah 7.2.
PPP
7.5 Maklumkan Pemohon Bahawa Permohonan Tersebut Akan dibawa Ke Mesyuarat JPPBTB dengan Menghantar Borang Maklumbalas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel.
Pustakawan/PPP
7.6 Sediakan Senarai Jurnal dan Maklumat Lanjut Mengenai Pangkalan Data yang dipohon Berpandukan Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MHN) / Sebutharga / Cadangan Pembekal / Penerbit Dan Juga Hasil Analisa Penilaian Pangkalan Data Dalam Percubaan, Jika Ada.
KB/Pustakawan/
PPP
7.7 Adakan Mesyuarat JPPBTB untuk Menilai Kesesuaian Jurnal / Pangkalan Data dan Dapatkan Persetujuan Langganan.
Rujuk Dasar Perkembangan Koleksi (OPR/PSAS/DR01) 7.7.1 Jika bersetuju, ikut langkah 7.8.
7.7.2 Jika tidak bersetuju atau lain-lain keputusan, maklumkan kepada pemohon dengan menghantar Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau melalui e-mel.
Terus ke langkah 7.17.
JPPBTB/KB
KB/PPP
7.8 Maklumkan kepada Ketua Pustakawan Minit Mesyuarat JPPBTB dan Dapatkan Persetujuan Langganan.
KB
7.9 Pilih / Maklumkan Pembekal / Penerbit Jurnal Bercetak / Pangkalan Data dalam Talian Tentang Tajuk / Pangkalan Data yang akan Dilanggan Melalui E-Mel / Surat dan Minta Laporan / Dokumen Pengesahan Langganan.
Rujuk Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/PRE).
KB
7.10 Rekodkan Tajuk Baru dan Beri Nombor Pesanan dalam Log Rekod Langganan BTB (OPR/PSAS/BL02/RKD).
PPKn
7.11 Maklumkan kepada Pembekal / Penerbit Tajuk Jurnal / Pangkalan Data yang Ingin Dilanggan beserta Nombor Pesanan.
KB/PPKn
7.12 Muat Turun Rekod MARC atau Bina Rekod Sementara di Sistem Virtua dengan Mengisi Butiran pada Tag 022, 090, 245, 260 dan Masukkan Nama Pemohon pada Tag 500.
PPKn
7.13 Maklumkan kepada Pemohon tentang Status Langganan dengan Menghantar Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel.
Pustakawan/PPP
7.14 Terima Invois daripada Pembekal / Penerbit dan Buat Proses Pesanan dalam Tempoh 10 Hari Bekerja Selepas Invois Diterima.
Rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/AK04).
PPKn
7.15 Maklumkan kepada Pemohon Bila Jurnal / Pangkalan Data Diterima dengan Menghantar Borang Maklum Balas Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel.
7.15.1 Bagi jurnal bercetak, maklumkan pemohon apabila keluaran pertama jurnal diterima.
7.15.2 Bagi pangkalan data dalam talian, maklumkan pemohon apabila maklumat ‘URL’ / katalaluan yang diberi oleh pembekal / penerbit telah berjaya diakses.
KB/Pustakawan/
PPP
7.16 Maklumkan Melalui E-Mel kepada ‘Web Master’ Laman Web dan Pustakawan Sebaik Saja Pangkalan Data Boleh Diakses.
Rujuk Garis Panduan Semakan Akses Pangkalan Data Dalam Talian Yang Baru Dilanggan
(OPR/PSAS/GP02/AKS).
KB/Pustakawan
7.17 Tamat.
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus 1. UPM/PSAS/BTB/8.2.201-250
Pesanan Pembekal
PPKn PPKn BTB
5 Tahun
KB
2. UPM/PSAS/BTB/8.2.101-110, 112- 123
Invois Pembekal
PPKn PPKn BTB
7 Tahun
KB
3. UPM/PSAS/BTB/8.2.45
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri
KBTB KBTB BTB
5 Tahun
KB
4. (OPR/PSAS/BL02/RKD) Log Rekod Langganan BTB
PPKn PPKn BTB
Kekal
KB
5. Sitem Virtua Rekod Pesanan
KBSTM KBSTM Server Virtua Kekal
KBSTM
6. OPR/PSAS/BL02/LGN
Log Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri
- Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/MHN) - Borang Maklum Balas
Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/MLM) - Senarai Semak Verifikasi
Bibliografi Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/SS02/BIB)
PP PP BTB
2 Tahun
KB
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No.
Isu
No.
Semakan No. CPD Huraian Pindaan Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu
persijilan KP WP 03/01/2011
