viii Universitas Kristen Maranatha ABSTRACT
Inventory accounting system designed to handle the transaction with mutation thatis stored in the warehouse inventory. Inventory cycle consist of the purchase of inventory, sales, sales return, and record physical inventory count.
Object research is PD.X, is a company engaged in the retailsales of plastic in Cianjur. Product on this PD.X very diverse, so PD.X this requires a good accounting information system to support all activities conducted by PD.X
In general, the inventory cycle PD.X very minimal. Can be seen from the storage of goods the warehouse without recordingany such warehouse cards, report receipt of goods. Then the possibilityof fraud or omissions commited by employees PD.X as one count of inventory, theft by employees.
The methods used is descriptive analysis methods. Based on the results of research conducted by the author interviews, observations, and documentation, the authors observed a cycle inventory on PD.X, analyzing the internal control system implemented by PD.X, as well as making the design of accounting information system at PD.X especially in inventory cycle.
The results found by the authors is PD.X require changes of organizational structure, internal controls will be apllied and the documents used in PD. X so it supports all the activities on PD.X in managing inventory
ix Universitas Kristen Maranatha ABSTRAK
Sistem akuntansi persediaan dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Siklus persediaan ini terdiri dari pembelian persediaan, penjualan, pencatatan retur penjualan serta perhitungan fisik pada persediaan.
Objek penelitian adalah PD.X, merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan ritel plastik di Kabupaten Cianjur. Produk pada PD.X ini sangat beraneka ragam sehingga PD. X ini memerlukan sistem informasi akuntansi yang baik untuk mendukung segala kegiatan yang dilakukan oleh PD.X.
Secara umum siklus persediaan pada PD.X sangat minim. Dapat terlihat dari penyimpanan barang di gudang tanpa pencatatan apapun seperti kartu gudang, laporan penerimaan barang. Kemudian kemungkinan kecurangan-kecurangan atau kelalaian-kelalaian yang dilakukan oleh karyawan PD.X seperti salah menghitung persediaan, pencurian barang oleh karyawan.
Metode yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis dengan cara wawancara, pengamatan, dan dokumentasi, maka penulis melakukan pengamatan pada siklus persediaan pada PD.X, menganalisis sistem pengendalian internal yang diterapkan oleh PD.X, serta membuat rancangan sistem informasi akuntansi pada PD.X khususnya pada siklus persediaan.
Hasil penelitian yang ditemukan oleh penulis adalah PD.X memerlukan perubahan-perubahan dari struktur organisasi, pengendalian internal yang akan diterapkan serta dokumen yang digunakan pada PD.X sehingga mendukung segala aktifitas pada PD.X dalam mengelola persediaan.
x Universitas Kristen Maranatha DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul... i
Lembar Pengesahan... ii
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi... iii
Kata Pengantar... iv
Abstract... viii
Abstrak... ix
Daftar Isi... x
Daftar Gambar... xiv
Daftar Lampiran... xv
BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Identifikasi Masalah... 6
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian... 6
xi Universitas Kristen Maranatha BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN
2.1 Kajian Pustaka... ... 8
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi... 8
2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 8
2.1.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi... 9
2.1.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi... 13
2.1.1.4 Jenis-jenis Penugasan Sistem Informasi Akuntansi.. 15
2.1.2 Sistem Pengendalian Intern... 17
2.1.2.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern... 19
2.1.2.2 Aktifitas-aktifitas Pengendalian Intern... 20
2.1.2.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern... 24
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan... 33
2.1.3.1Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan... 33
2.1.3.2Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual... 34
2.1.3.3Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli... 35
2.1.3.4Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Persediaan yang Dibeli... 36
2.1.3.5Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok... 37
xii Universitas Kristen Maranatha
2.2 Kerangka Pemikiran... 39
BAB III METODE PENELITIAN 3.1Lokasi dan Waktu Penelitian... 42
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan... ... 42
3.1.2 Struktur Organisasi... 43
3.2Jenis Penelitian... 45
3.3Jenis Data... 45
3.4Teknik Pengumpulan Data... 46
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian... 48
4.1.1 Prosedur PD.X... 48
4.1.2 Sistem Informasi Akuntansi pada PD.X... 51
4.1.3Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi pada PD.X... 55
4.1.4 Dokumen dan Catatan yang digunakan PD.X... 56
4.2 Pembahasan... 57
4.2.1 Rekomendasi Prosedur yang Digunakan pada PD.X... 57
4.2.2 Rekomendasi Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus PD.X... 60
xiii Universitas Kristen Maranatha 4.2.4 Rekomendasi Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi
PD.X... 66
4.2.5 Rekomendasi Sistem Pengendalian Intern... 69
4.2.6 Rekomendasi Dokumen yang Digunakan pada PD.X... 73
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 76
5.2 Saran... 77
DAFTAR PUSTAKA... 79
LAMPIRAN... 81
xiv Universitas Kristen Maranatha DAFTAR GAMBAR
Halaman
GAMBAR 1 Blok Bangunan Sistem Informasi Akuntansi... 12
GAMBAR 2 Kerangka Pemikiran... 39
GAMBAR 3 Struktur Organisasi... 43
GAMBAR 4 Flowchart Pembelian Barang dari Supplier / Vendor... 51
GAMBAR 5 Flowchart Penyimpanan Barang... 52
GAMBAR 6 Flowchart penerimaan pesenan dari pelanggan dan pengambilan barang dari gudang... 53
GAMBAR 7 Flowchart pemberian barang kepada pelanggan... 54
GAMBAR 8 Flowchart Penerimaan Barang... 60
GAMBAR 9 Flowchart Pencatatan atas Bukti Kas Keluar... 61
GAMBAR 10 Flowchart Pencatatan pada Kartu Gudang... 62
GAMBAR 11 Flowchart Menerima Retur Barang dari Pelanggan... 63
GAMBAR 12 Flowchart Mencatat Jurnal Retur Penjualan... 64
xv Universitas Kristen Maranatha DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
LAMPIRAN A Surat Order Pembelian... 81
LAMPIRAN B Kartu Gudang... 82
LAMPIRAN C Kartu Persediaan... 83
LAMPIRAN D Nota Penjualan... 85
LAMPIRAN E Laporan Penerimaan Barang... 86
LAMPIRAN F Bukti Kas Keluar... 87
LAMPIRAN G Memo Kredit... 88
81
NB : Penerimaan barang ditutup jam
17.00
Kecuali sudah ada janji
sebelumnya
KEPALA PD.X
82
SOP Jml.Dipesan Jml.Diterima Sisa Tgl.
No.
LPB Jml.Dipesan Jml.Diterima Sisa
83
SOP Jml.Dipesan Jml.Diterima Sisa Tgl.
No.
LPB Jml.Dipesan Jml.Diterima Sisa
84
85
Lampiran D
PD. X Tanggal : 01 Januari 2011
Jl.Perkasa No. 9 Cianjur Bapak/Ibu :
NO. XX-XXX-XX
Satuan Jumlah Keterangan
1
86
Jika melalui truk kita, tuliskan nama pengemudi
Nama perusahaan pengirim :
Pembungkus Kondisi pada saat penerimaan
87
Lampiran F
PD.X No. BKK :
Jl. Perkasa No. 9 Cianjur No. Cek :
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan
Kepada
Jumlah Uang Rp.
Untuk
kepentingan
Tanda Tangan Tgl. No. Rek Jumlah
Kepala PD.X
Bagian
Keuangan
Bagian Utang
89
RIWAYAT HIDUP
Nama : Yuda Eka Satria
Tempat / Tanggal Lahir : Cianjur / 16 Oktober 1990
Alamat : Perum Gadung Permai Blok. B No. 10 RT.01 RW. 16 Kec. Karang Tengah Kab. Cianjur
Email : satriekayuda@yahoo.com
Agama : Islam
Riwayat Pendidikan :
Tahun 2008-2012 Strata Satu Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranatha, Bandung
Tahun 2005-2008 SMAN 2 CIANJUR Tahun 2002-2005 SMPN 1 CIANJUR
Tahun 1996-2002 SDN IBU JENAB I CIANJUR
Pengalaman Berorganisasi :
Tahun 2002-2003 Ketua Sekbid 1 OSIS SMPN 1 Cianjur Tahun 2005-2006 Ketua Divisi Jurnalistik- KIRSMAN 2
CIANJUR
Bab I Pendahuluan 1
Universitas Kristen Maranatha BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Menurut BAPEPAM (2002) PT. KIMIA FARMA Tbk,(PT.KF) merupakan badan usaha milik negara yang sahamnya telah diperdagangkan di bursa. Berdasarkan indikasi oleh kementerian BUMN dan pemeriksaan Bapepam ditemukan adanya salah saji dalam laporan keuangan yang mengakibatkan lebih saji(overstatement) laba bersih untuk tahun yang berakhir 31 Desember 2001 sebesar Rp.32,7 Miliar yang merupakan 2,3% dari penjualan dan 24,7% dari laba bersih. Salah saji ini terjadi dengan cara melebih sajikan penjualan dan persediaan pada 3 unit usaha dan dilakukan mengelembungkan harga persediaan yang telah diotorisasi oleh direktur produksi untuk menentukan nilai persediaan pada unit distribusi PT. KF per 31 Desember 2001. Selain itu manajemen PT. KF melakukan pencatatan ganda atas penjualan pada 2 unit usaha.
Penjelasan diatas merupakan tindak kecurangan yang dilakukan karyawan dengan cara melebih sajikan penjualan serta menentukan nilai persediaan yang terlalu tinggi. Ini merupakan kecurangan.
Bab I Pendahuluan 2
Universitas Kristen Maranatha dimana seorang memperoleh kekayaan atau keuangan melalui kecurangan atau penipuan.
Kecurangan yang diungkapan Jones dan Bates diatas, merupakan contoh-contoh dari kecurangan atau fraud yang biasa dilakukan oleh seorang karyawan demi mendapatkan keuntungan bagi dirinya maupun kelompok. Menurut Ramsay dalam Arief Hidayat(2000) klasifikasi fraud dibagi menjadi dua tipe yaitu:
(1) Fraudulent financial reporting yang meliputi: manipulasi, pemalsuan catatan akuntansi atau dokumen pendukung dari laporan keuangan yang disusun, tidak menyajikan dalam atau sengaja menghilangkan kejadian, transaksi, dan informasi penting dari laporan keuangan, dan sengaja menerapkan prinsip akuntansi yang salah,
(2) Misappropriation of assets yang meliputi; penggelapan penerimaan kas, pencurian aktiva, dan hal-hal yang menyebabkan suatu entitas membayar untuk barang atau jasa yang diterimanya.
Bab I Pendahuluan 3
Universitas Kristen Maranatha karyawan, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur kegiatan perusahaan tersebut,
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:1) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Semua data-data yang dimiliki oleh perusahaan baik secara tulisan maupun lisan itu merupakan informasi, namun perusahaan harus mengetahui informasi manakah yang dapat berkualitas bagi perusahaan. informasi yang harus diberikan kepada perusahaan merupakan informasi yang berkualitas sesuai apa yang diperlukan dari perusahaan tersebut.
Menurut Jogiyanto (2008:11-12) karakteristik informasi-informasi yang berkualitas tersebut meliputi :
1. Informasi yang diperlukan ada waktu yang diperlukan 2. informasi dapat dipercaya
3. informasi harus relevan, sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.
Selain karakteristik informasi yang harus dipertimbangankan, suatu informasi harus memiliki tujuan dari apa yang ingin diinformasikan, khususnya tujuan informasi yang akan disampaikan kepada perusahaan.
Bab I Pendahuluan 4
Universitas Kristen Maranatha 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyajikan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelengaraan catatan akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang tersusun dari proses perencanaan analisis, perancangan, dan penerapan suatu sistem itu sendiri. Sistem informasi akuntansi dibagi menjadi beberapa kegiatan pokok.
Menurut Mulyadi (2008:15) Sistem informasi akuntansi dapat menangani kegiatan pokok perusahaan yang dirancang sebagai berikut:
1. Sistem akuntansi pokok 2. Sistem akuntansi piutang 3. Sistem akuntansi utang
4. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan 5. Sistem akuntansi biaya
6. Sistem akuntansi kas
Bab I Pendahuluan 5
Universitas Kristen Maranatha Berdasarkan sistem diatas, salah satunya di dalam sistem akuntansi persediaan, ada prosedur pencatatan harga pokok barang, prosedur permintaan dan pengeluaran barang, prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan yang diakibatkan pengembalian barang dari konsumen, dan masih banyak lagi prosedur pada siklus persediaan.
Di dalam sistem informasi akuntansi di suatu perusahaan, pasti terdapat kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab terutama karyawan. Ini semua dapat dihindari dengan sistem pengendalian internal.
Menurut Committee Sponsoring Organizational (COSO,2004) pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lain yang dirancang untuk menyediakan jaminan memadai mengenai prestasi dan sasaran dalam 1) efektifitas dan efisiensi operasional, 2) keadalan pelaporan keuangan dan 3) pemenuhan dari ketentuan hukum yang bisa diterapkan dan regulasi.
Bab I Pendahuluan 6
Universitas Kristen Maranatha perusahaan dikarenakan beberapa kejanggalan berupa kecurangan dalam pencatatan penjualan dan persediaan, serta terjadinya suatu perangkapan jabatan pada suatu karyawan. Oleh karena itu, analisis sistem pengendalian internal pada siklus persediaan pada PD.X untuk mengatasi dan meminimalisir kecurangan-kecurangan pada PD.X. Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan diatas, maka penulis termotivasi untuk menulis skripsi dengan judul sebagai berikut :
” ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN SISTEM
PENGENDALIAN INTERN PADA SIKLUS PERSEDIAAN BARANG
DAGANGAN UNTUK MENJAGA KEAMANAN HARTA PERUSAHAAN
(STUDI KASUS PD.X CIANJUR)”.
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, penulis mengindikasikan masalah penulisan skripsi ini sebagai berikut :
1. Bagaimana cara penerapan sistem informasi akuntansi pada siklus persediaan PD. X di Cianjur?
Bab I Pendahuluan 7
Universitas Kristen Maranatha 1.3Maksud dan Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah dijelaskan diatas, maka penulis akan melakukan penelitian yaitu “Analisis sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern pada siklus persediaan barang dagangan untuk menjaga keamanan harta perusahaan (studi kasus pada PD. X, Cianjur). Tujuan dilakukan penelitian yaitu :
1. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi pada siklus persediaan pada PD. X, Cianjur
2. Untuk mengetahui pengendalian internal yang diterapkan pada PD. X, Cianjur.
1.4Kegunaan Penelitian
Hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis dimaksudkan untuk :
1. Bagi PD. X Cianjur, sebagai informasi seputar sistem informasi akuntansi untuk mengatasi permasalahan sistem informasi akuntansi khususnya pada siklus persediaan.
2. Bagi Penulis, ingin mengetahui permasalahan sistem informasi akuntansi pada PD.X dan sebagai sarana pengaplikasian pembelajaran mata kuliah sistem informasi akuntansi di Universitas Kristen Maranatha.
Bab V Simpulan dan Saran 76 peneliti pada bab sebelumnya mengenai sistem informasi akuntansi pada siklus persediaan (studi kasus PD.X). Penulis dapat menarik simpulan bahwa :
1. Pada PD.X sistem informasi akuntansi pada siklus persediaan tidak berjalan dengan baik, dikarenakan penulis tidak menemukan sistem persediaan yang berjalan pada PD. X, dapat terlihat dari penyimpanan barang di gudang tanpa pencatatan apapun seperti kartu gudang, laporan penerimaan barang. Kemudian kemungkinan kecurangan-kecurangan atau kelalaian-kelalaian yang dilakukan oleh karyawan PD.X seperti salah menghitung persediaan, pencurian barang oleh karyawan. Pada PD.X terdapat sistem informasi akuntansi pada siklus penjualan. Siklus tersebut masih menggunakan pencatatan yang sederhana, tanpa otorisasi yang jelas, serta terjadi perangkapan jabatan. Dapat terlihat di proses penjualan kepada pelanggan, bagian penjualan mencatat kebutuhan pelanggan serta mengambil barang tersebut di gudang.
Bab V Simpulan dan Saran 77
Universitas Kristen Maranatha 3. Penerapan sistem informasi akuntansi khususnya siklus persediaan yang
didukung dokumen-dokumen yang memadai pada siklus tersebut serta sistem pengendalian internal yang baik dilengkapi dengan praktek yang sehat dari karyawan, diharapkan proses pengelolaan persediaan dapat berjalan dengan baik dan efektif serta efisien.
5.2 Saran
Hasil dan pembahasan dalam penelitian ini, penulis menemukan masih terdapat kecurangan-kecurangan dan kelalaian-kelalaian dari karyawan PD.X yang timbul secara disengaja atau tidak disengaja. Penulis memberikan saran mengenai kecurangan-kecurangan dan kelalaian-kelalaian pada PD. X yaitu
1. Pemisahan tugas
Pada PD.X perlu penambahan bagian-bagian sehingga tidak terjadi
Bab V Simpulan dan Saran 78
Universitas Kristen Maranatha 2. Otorisasi transaksi pada PD.X
Setiap melakukan transaksi pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian
dicatat pada SOP(Surat Order Pembelian) yang melebihi jumlah pembelajaan yang telah ditetapkan oleh Kepala PD.X maka bagian pembelian harus meminta otorisasi pada Kepala PD.X
3. Desain dan penggunaan dokumen yang memadai
Pada PD.X sangat minim sekali penggunaan dokumen pada setiap transaksi.
Oleh karena itu, penulis membuat contoh-contoh dokumen yang mendukung dalam kegiatan perusahaan pada PD.X seperti yang terlampir pada lampiran-lampiran.
Kemudian PD.X sistem otorisasinya tidak berjalan dengan baik, oleh karena
itu, penulis membuat sistem otorisasi pada dokumen agar terjadinya rantai komando yang baik serta ada pengawasan dari setiap bagian.
4. Penjagaan aset dan dokumen yang memadai
Sebaiknya PD. X menggunakan kamera CCTV/ kamera pengintai yang
diletakkan di bagian-bagian yang sedikit rentan dengan kecurangan. Terutama di gudang, area penjualan di sekitar PD.X. CCTV ini selalu diawasi oleh Satpam yang selalu siaga 24 Jam pada PD.X.
Pelaksanaan Stock Opname dilakukan secara rutin, dalam setahun dapat
79 Universitas Kristen Maranatha DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, H.George., dan William S. Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Andy. Yogyakarta.
Cooper, Donald R., dan Pamela S Schindler. 2003. Business Research Methods. Edisi kedelapan. Mcgraw-hill. New york.
Husein, M. Fakhri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. AMP YKPN. Yogyakarta
Jogiyanto, H.M. 2008. Metodologi Bisnis: Salah Kaprah dan Pengalaman-pengalaman. BPFE. Jogyakarta.
Krismaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 2. AMP YKPN. Yogyakarta.
Midjan, La., dan Azhar Susanto. 2003. Sistem Informasi Akuntansi 2. Lingga Jaya. Bandung.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi cetakan keempat. Salemba Empat. Jakarta. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information
System, Ninth Edition, Prentice Hall. USA.
Sekaran, Uma. 2006. Research Methods For Business, Edisi 4, Buku 1 dan 2. Salemba Empat. Jakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem informasi akuntansi. PT Gelora aksara pratama. Jakarta
80 Universitas Kristen Maranatha http://www.bapepam.go.id/old/old/news/Des2002/PR_27_12_2002.PDF diunduh pada
tanggal 3 Agustus 2011
http://www.coso.org/documents/internal%20Control-Integrated%20Framework.pdf diunduh pada tanggal 9 Agustus 2011
http://www.ima-unhas.com/index.php/akuntansi/128-forensic-accountig-as-a-solution-for-good-governance-challenge.html diunduh pada tanggal 10 Agustus 2011
