kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan nasional 568240a598930

(1)

LAPORAN PENGKAJIAN

STANDARISASI PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN DALAM

RANGKA MENDUKUNG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

PADA LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

BIDANG JIBANG SISTEM KEARSIPAN STATIS

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

DEPUTI IPSK - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(2)

i

KATA PENGANTAR

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa pada Pasal 32 ayat (1) pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, dan ayat (2) prasana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Berkaitan dengan hal tersebut, maka diperlukan adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan secara nasional. Oleh karena itu, Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI) pada Tahun Anggran 2011 melaksanakan Kegiatan Pengkajian tentang Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

Kajian ini ditujukan sebagai acuan bagi lembaga kearsipan provinsi, kabuaten/kota dan perguruan tinggi dalam menyediakan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan. Kami menyadari kajian ini masih terdapat banyak kekurangan. Namun, setidaknya kajian ini sudah menjawab sedikit permasalahan yang dihadapi oleh lembaga kearsipan dalam penyediaan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan.

Akhirnya, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Pimpinan ANRI, anggota tim, dan semua pihak yang telah membantu pelaksanaan kegiatan pengkajian ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua amal baik yang telah Bapak/Ibu/Sdr berikan. Amin.

Jakarta, November 2011 Kepala

Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan

(3)

ii DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ………... ii

DAFTAR TABEL ………...………. iv

DAFTAR GAMBAR ………...……… vi

ABSTRAK ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 5

C. Pertanyaan Penelitian ... 7

D. Tujuan Penelitian ... 8

E. Manfaat Penelitian ... 8

F. Keterbatasan Penelitian ... 9

G. Sistematika Penelitian ... 9

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS ... 10

A. Pengertian Arsip ... 10

B. Prasarana dan Sarana Kearsipan ... 11

C. Standardisasi ... 15

D. Penyelenggaraan Kearsipan ... 17

1. Pengelolaan Arsip Dinamis ... 18

2. Pengelolaan Arsip Statis ... 19

E. Lembaga Kearsipan ... 20

F. Hipotesis ... 21

BAB III METODOLOGI ... 22

A. Jenis Penelitian ... 22

B. Variabel Penelitian ... 23

A. Populasi dan Sampel ... 26

B. Lokasi Penelitian ... 26

(4)

iii

D. Kriteria Pengukuran ... 29

E. Teknik Pengumpulan Data ... 31

F. Instrumen Penelitian ... 32

G. Teknik Analisa Data ... 33

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 34

A.Variabel Independen ... 34

1. Prasarana Kearsipan (X1) ... 34

2. Sarana Kearsipan (X2) ... 37

B.Variabel Dependen ... 42

1. Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1) ... 42

2. Pengelolaan Arsip Statis (Y2) ... 49

C. Analisis Hubungan Antara Variabel Independen dengan Variabel Dependen ... 54

1. Perhitungan Korelasi Variabel X1 dengan Variabel Y1 .... 55

5. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y ... 63

D. Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan Variabel Dependen ... 66

BAB V PENUTUP ... 69

A. Kesimpulan ... 69

B. Rekomendasi ... 70

(5)

iv

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Keberadaan Prasarana dan Sarana Kearsipan di Lembaga

Kearsipan Daerah Provinsi... 5 Tabel 3.1 Variabel Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan

Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan

di Lembaga Kearsipan ... 26 Tabel 3.2 Kriteria Pengukuran Standardisasi Prasarana dan Sarana

Kearsipan Dalam Rangka Mendukung Penyelenggaraan

Kearsipan di Lembaga Kearsipan ... 31 Tabel 3.3 Pengumpulan Data Standardisasi Prasarana dan Sarana

Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan

di Lembaga Kearsipan ... 33 Tabel 4.1 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator

Prasarana Kearsipan di dalam Standardisasi

Prasarana dan Sarana Kearsipan ... 39 Tabel 4.2 Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X1) ... 40 Tabel 4.3 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai

Indikator Sarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana

dan Sarana Kearsipan ... 42 Tabel 4.4 Data Hasil Penelitian Sarana Kearsipan (X2) ... 43 Tabel 4.5 Skor Rangkuman Data Standardisasi Prasarana dan Sarana

Kearsipan ... 44 Tabel 4.6 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai

Indikator Pengelolaan Arsip Inaktif di dalam Penyelenggaraan Kearsipan ... 47 Tabel 4.7 Data Hasil Penelitian Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1) ... 49 Tabel 4.8 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai

Indikator Pengelolaan Arsip Statis di dalam Penyelenggaraan

(6)

v

Tabel 4.11 Tabel Kerja Korelasi X1 dengan Y1 ... 55

Tabel 4.15 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y ... 63

(7)

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Prasarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan

Sarana Kearsipan ... 38 Gambar 4.2 Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator

Sarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan

Sarana Kearsipan ... 42 Gambar 4.3 Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Pengelolaan

Arsip Inaktif dalam Penyelenggaraan

Kearsipan ... 47 Gambar 4.4 Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Pengelolaan

Arsip Statis dalam Penyelenggaraan

Kearsipan ... 50 Gambar 4.5 Diagram Pencar Hubungan Prasarana Kearsipan dengan Pengelolaan

Arsip Inaktif ... 56 Gambar 4.6 Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip

Inaktif ... 58 Gambar 4.7 Diagram Pencar Hubungan Prasarana Kearsipan dengan Pengelolaan

Arsip Statis ... 60 Gambar 4.8 Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip

Statis ... 62

(8)

vii

ABSTRACT

Lembaga kearsipan daerah provinsi berusaha mengemban amanat

Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan

provinsi. Oleh karenanya, lembaga kearsipan daerah provinsi dituntut tidak hanya

sekedar menyelenggarakan kearsipan tetapi juga mempertinggi mutu penyelenggaraan

kearsipan melalui dukungan dan terpenuhinya standardisasi prasarana dan sarana

kearsipan.

Kajian Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung

Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan merupakan penelitian untuk

mengetahui hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan

penyelenggaraan kearsipan. Penelitian dilakukan dengan metode survey terhadap 30

lembaga kearsipan daerah provinsi dengan menggunakan kuesioner yang berisi

pertanyaan dengan rumusan masalah deskriptif. Permasalahan dituangkan dalam bentuk

pertanyaan umum (grand tour question) yaitu adakah hubungan standardisasi prasarana

dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah

provisi ?

Untuk lebih fokus maka permasalahan pokok tersebut dirinci menjadi beberapa

permasalahan khusus dalam bentuk sub pertanyaan (sub questions), sebagai berikut :

(1) Adakah hubungan prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif ?

(2) Adakah hubungan sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif ?

(3) Adakah hubungan prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis ?

(4) Adakah hubungan sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis ?

(5) Bagaimanakah akuntabilitas keterbukaan arsip dalam penyelenggaraan kearsipan statis di lembaga kearsipan provinsi?

Hipotesis penelitian ini dalam bentuk hipotesis nol (Ho) yang dinyatakan dalam

kalimat negatif, yaitu ” Tidak ada hubungan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah

provinsi ”.

Hasil pembahasan analisis data dilakukan secara kuantitatif sehingga diperoleh

pada kesimpulan, dengan tolok ukur yaitu ada atau tidak adanya hubungan antara

variabel X dengan variabel Y untuk N= 30 adalah df 30-2 = 28 pada taraf kepercayaan 1

(9)

viii

(1) Perhitungan korelasi X1 dengan Y1 sebesar 0,56 berarti ada hubungan antara

variabel prasarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip inaktif;

(2) Perhitungan korelasi X2 dengan Y1 sebesar 0,72 berarti ada hubunan antara variabel

sarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip inaktif;

variabel prasarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis;

variabel sarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis; dan

(5) Perhitungan korelasi X dengan Y sebesar 0,73 berarti ada hubungan antara varibel

standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan variabel penyelenggaraan

kearsipan.

Berdasarkan analisis korelasi r tersebut kiranya dapat terungkap bahwa variabel

standardisasi prasarana dan sarana kearsipan mempunyai hubungan dengan variabel

penyelenggaraan kearsipan, dimana hasil koefisien korelasi sebesar 0,73 sehingga

hipotesis nol (Ho) diajukan sebelumnya ditolak dan tidak dapat dipertahankan karena

tidak didukung data empirik. Justru sebaliknya, hipotesis alternatif (Ha) diterima. Artinya,

terdapat hubungan antara adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan

penyelenggaraan kearsipan. Dengan kata lain adanya standardisasi prasarana dan

sarana kearsipan dapat mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan

khususnya pada lembaga kearsipan daerah provinsi.

Selanjutnya rekomendasi dari hasil penelitian ini : (1) ANRI selaku penyelenggara

kearsipan secara nasional perlu menyusun standardisasi prasarana dan sarana kearsipan

yang aplikatif, effectiveness, mudah dimiliki dan diterapkan oleh lembaga kearsipan

lainnya; (2) Kebijakan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan sebagai bagian

dari pendukung sistem kearsipan nasional harus tetap mengacu kepada Undang-Undang

Kearsipan sehingga perlu disosialisasikan secara terus menerus sesuai dengan tujuan

penyelenggaraan kearsipan; dan (3) Dukungan pimpinan lembaga kearsipan untuk

menyiapkan dan menyediakan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan melalui

terobosan penggunaan alokasi anggaran yang disesuaikan dengan program kerja

(10)

BAB I

P E N D A H U L U A N

A. Latar Belakang

Upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) memerlukan adanya akuntabilitas, transparansi dan partisipasi masyarakat dalam setiap proses keluarnya kebijakan publik. Menurut Karl Deutsch, proses pembuatan kebijakan publik harus dipandang sebagai proses akomodasi dan pelibatan berbagai elemen yang ada dalam masyarakat yang hendak dijadikan sasaran dari kebijakan publik (Fadillah Putra, 2007:67). Konsep ini memberi perhatian lebih pada aspek kontrol arus informasi yang ada dan bagaimana memperlakukan arus informasi yang datang dari berbagai sumber.

Ketersediaan dan kemudahan akses informasi yang transparan, dan terpenuhinya kebutuhan informasi bagi publik guna mendapatkan informasi dari berbagai sumber yang terpercaya mengenai penyelenggaraan negara merupakan upaya untuk meningkatkan akuntabilitas publik dari kinerja lembaga negara dan badan pemerintah. Dengan demikian, lembaga negara dan badan pemerintah selaku penyelenggara negara, perlu proaktif memberikan informasi yang obyektif, akurat, dan lengkap sebagai bentuk akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pemerintahannya. Semua data yang terekam dari kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dalam bentuk arsip merupakan objek materi informasi yang harus terdokumentasikan dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menghasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan.

(11)

2

Dengan demikian, lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan selaku pencipta arsip yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dinyatakan dalam Pasal 1 nomor 19 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan juga lembaga kearsipan perlu membangun sistem pengelolaan arsip yang menjamin keabsahan, akurasi, objektivitas dan ketepatan waktu pada saat penyampaian informasi. Itu artinya, arsip memerlukan sistem pengelolaan yang spesifik .

Menurut Mary F. Robek dan Gerald F. Brown (1987; 69-71), sistem pengelolaan arsip memerlukan tiga unsur dasar dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan. Ketiga unsur tersebut meliputi: in-put berupa informasi, prasarana dan sarana, SDM, dan biaya, sementara proses pengolahan (proccessing) yang mencakup daur hidup arsip, kemudian out-put menghasilkan informasi yang siap disajikan bagi pengguna informasi. Dengan demikian, untuk mencapai penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu perlu dukungan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar kearsipan dalam melakukan pengelolaan arsipnya, baik pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Oleh karenanya, pemerintah melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (selanjutnya disingkat ANRI) sebagaimana yang diamanatkan Pasal 6 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan secara nasional melalui penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip. Penetapan kebijakan kearsipan nasional termasuk pula didalamnya bidang prasarana dan sarana kearsipan.

(12)

3

Adanya standardisasi di bidang prasarana dan sarana kearsipan diharapkan menjadi acuan bagi pencipta arsip dan lembaga kearsipan dalam melakukan pengelolaan arsipnya. Bagi pencipta arsip, adanya prasarana dan sarana kearsipan tentunya akan membantu dalam melakukan pekerjaan pengelolaan arsip dinamis. Sementara bagi lembaga kearsipan, adanya prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar tentunya diharapkan berdampak terhadap pengelolaan arsip statis yang menjadi kewajibannya, maupun pengelolaan arsip inaktif sesuai dengan cakupan wilayah kewenangannya yang telah di atur dalam Undang-Undang.

Dengan demikian, setiap lembaga kearsipan membutuhkan prasarana dan sarana kearsipan tidak hanya untuk keperluan pengelolaan arsip statis tetapi juga untuk pengelolaan arsip inaktif. Kedua kegiatan ini membutuhkan prasarana dan sarana kearsipan yang berbeda satu sama lainnya sehingga pemenuhan terhadap kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan oleh lembaga kearsipan harus menjadi prioritas demi keberlangsungan penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan lembaga kearsipan.

Dalam Pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan selain ANRI yang dimaksud adalah arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi. Bagi arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota meskipun ada reorganisasi fungsi dan tugas dengan urusan lain ( seperti: perpustakaan, informasi maupun komunikasi) pasca pemberlakuan Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah seharusnya tidak mengurangi prasarana dan sarana kearsipan yang telah ada sebelumnya, mengingat fungsi dan tugas maupun tanggungjawabnya di bidang kearsipan tidak berubah atau hilang.

(13)

4

dimungkinkan belum dimilikinya prasarana dan sarana kearsipan khususnya untuk pengelolaan arsip statis.

Dengan demikian, saat ini seyogyanya lembaga kearsipan daerah dalam melaksanakan fungsi, tugas dan tanggungjawabnya di bidang penyelenggaraan kearsipan telah di dukung oleh prasarana dan sarana kearsipan yang memadai dan/atau telah memenuhi standar yang dikeluarkan oleh ANRI, baik untuk menunjang dalam pengelolaan arsip statis maupun pengelolaan arsip inaktif.

(14)

5 Tabel 1.1.

Keberadaan Prasarana dan Sarana Kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi

NO ITEM JUMLAH PROVINSI

1.

2.

a. Prasarana Kearsipan:

Gedung/tempat penyimpanan arsip inaktif

b. Prasarana Kearsipan:

Gedung/ tempat penyimpanan arsip statis

a. Sarana pengelolaan arsip inaktif b. Sarana pengelolaan arsip statis

18 Provinsi

14 Provinsi

21 Provinsi 24 Provinsi Sumber : ANRI, data yang telah diolah (2007)

Kondisi data di atas tentunya sangat prihatin sebab masih ada lembaga kearsipan daerah provinsi yang belum memiliki prasarana dan sarana kearsipan, baik itu dalam rangka pengelolaan arsip inaktif maupun pengelolaan arsip statis. Terpenuhinya kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar khususnya di lembaga kearsipan daerah provinsi diyakini dapat mendukung keberhasilan penyelenggaraan kearsipan, baik itu dalam pengelolaan arsip statis maupun pengelolaan arsip inaktif. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi diharapkan dapat diikuti oleh lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota dalam menyelenggarakan kearsipan di wilayah kabupaten/kotanya.

(15)

6

secara otonom, terlebih ada lembaga kearsipan daerah provinsi yang fungsi dan tugasnya juga digabung dengan fungsi dan tugas lembaga perpustakaan daerah provinsi.

Dengan latar belakang pemikiran di atas, ANRI selaku lembaga yang diberi tanggung jawab sebagai penyelenggara kearsipan secara nasional, bertanggung jawab untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional, salah satunya melalui penetapan kebijakan di bidang prasarana dan sarana kearsipan, termasuk mengatur standar kualitas dan spesifikasi dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana yang diamanatkan Pasal 6 ayat (6) Undang-Undang Kearsipan maka ANRI melakukan penelitian dan pengembangan kearsipan dalam bentuk kajian mengenai perlu atau tidaknya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan, khususnya yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

B. Permasalahan

Lembaga kearsipan daerah provinsi berusaha mengemban amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan provinsi. Oleh karenanya, lembaga kearsipan daerah provinsi dituntut tidak hanya sekedar menyelenggarakan kearsipan tetapi juga mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan melalui dukungan dan terpenuhinya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan.

Melihat kondisi riil di lapangan, bahwa prasarana dan sarana kearsipan ternyata masih minim dan belum semuanya terpenuhi dan dimiliki oleh lembaga kearsipan, terlebih apabila dikaitkan dengan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan maka kekhawatiran tidak optimalnya penyelenggaraan kearsipan provinsi bisa jadi menjadi kenyataan, dan ini berdampak pula terhadap kinerja lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang menjadi wilayah binaan lembaga kearsipan daerah provinsi.

(16)

7

kearsipan bisa jadi dikarenakan ketidakmampuan lembaga kearsipan daerah menindaklanjuti kebijakan-kebijakan di bidang prasarana dan sarana kearsipan.

Meskipun demikian, pendapat di atas belum sepenuhnya benar, mengingat beberapa faktor lain seperti pembinaan, pengembangan sumber daya manusia, dan organisasi/kelembagaab turut pula mempengaruhi kinerja lembaga kearsipan. Pandangan tersebut di dukung oleh beberapa hasil kajian penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI, setidaknya memperlihatkan bahwa terdapat banyak faktor yang mempengaruhi kinerja lembaga kearsipan selain dukungan adanya prasarana dan sarana kearsipan.

Namun tidak bisa diabaikan pula, bahwa untuk mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dalam penjelasan Pasal 3 huruf h bahwa untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, adalah melalui penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsipnya.

Dari penjelasan di atas, memperlihatkan pentingnya prasarana dan sarana kearsipan yang memadai dan tersedia di lembaga kearsipan telah memegang peran dalam penyelenggaraan kearsipan. Itu artinya, adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan diharapkan kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung optimal .

C. Pertanyaan Penelitian

Standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dilaksanakan untuk memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh, oleh karenanya kajian ini bukan mengatur standar kualitas tetapi melihat tersedianya pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar dan dimiliki oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

(17)

8

standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di

lembaga kearsipan daerah provinsi?”

Untuk lebih fokus kepada permasalahan maka pertanyaan umum tersebut diuraikan menjadi beberapa sub pertanyaan (sub question) sebagai berikut :

1. Apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

2. Apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

3. Apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

4. Apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

D. Tujuan Penelitian

Tujuan umum penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah ada hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan, adapun tujuan khusus penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi;

2. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi;

3. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi;

4. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi;

E. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini menjadi masukan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) penyelenggaraan kearsipan, yaitu :

1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional yang mempunyai kewenangan untuk menetapkan kebijakan kearsipan di bidang prasarana dan sarana kearsipan; 2. Arsip daerah provinsi selaku lembaga kearsipan daerah provinsi yang bertanggung

(18)

9

3. Arsip daerah kabupaten/kota selaku lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota yang menjadi binaan arsip daerah provinsi;

4. Arsip perguruan tinggi selaku lembaga kearsipan perguruan tinggi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

F. Keterbatasan Penelitian

1. Penelitian ini hanya memotret perlunya pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar dan belum mengatur standar kualitas dan spesifikasinya ;

2. Penelitian ini hanya memotret pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar di lembaga kearsipan daerah provinsi, dan belum mewakili lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota maupun lembaga kearsipan perguruan tinggi;

3. Responden penelitian hanya diwakili oleh penanggungjawab pengelola arsip di lembaga kearsipan daerah provinsi, dan belum dapat mewakili semua pengelola arsip dalam setiap kegiatan kearsipan dinamis dan kearsipan statis;

G. Sistematika Penelitian

Guna mempermudah pembahasan dan pemahaman terhadap kajian ini maka sistematika penulisan hasil kajian terdiri dari beberapa bab, yang meliputi ;

Bab I Pendahuluan, yang berisi latar belakang, permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, keterbatasan penelitian, dan sistematika penelitian.

Bab II Kerangka Konseptual dan Hipotesis, berisi tentang konsep-kosep mengenai arsip, standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, penyelenggaraan kearsipan baik pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis, dan juga lembaga kearsipan.

(19)

10

Bab IV Analisis dan Pembahasan Penelitian, membahas hasil kajian, baik itu variabel independen dan variabel independen, serta hubungan dari kedua variabel tersebut.

(20)

11

BAB II

KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS

A. Pengertian Arsip

Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya. Sebagai memori, arsip memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi, serta menjadi bahan akuntabilitas dari organisasi yang memilikinya. Itu artinya, arsip merupakan sumber informasi yang objektif, akurat, dan lengkap. Menurut Walne (ed) arsip adalah informasi yang terekam (dokumen) apapun bentuk atau mediumnya, dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi, institusi atau individu menurut kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi kegiatan (1988: 56).

Pemahaman ini serupa dengan rumusan arsip menurut ISO 15489-1 (Records Management-Part 1: General), arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis (information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in

pursuance of legal obligations or in the transaction of bussiness). Berdasarkan definisinya, arsip tidak hanya sekedar di ingat (memorized) tetapi mengandung informasi yang tertulis (written down) .

Konsep tertulis mencakup berbagai macam metode perekaman, antara lain dengan menggunakan tulisan tangan, mesin ketik, komputer, fotografi, rekaman suara, rekaman video, film dan lain-lain. Menurut Saffady (2002: 1) arsip dapat mengandung suatu informasi terekam dalam semua format pada media apapun dan dengan menggunakan metode apapun baik secara manual ataupun terotomasi. Sementara menurut Lundgren dan Lundgren dalam bukunya Records management in The Computer Age, arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali (1989: 4) . Demikian pula pendapat Robek (1987: 4) yang menyatakan bahwa arsip merupakan informasi yang terekam tanpa memperdulikan media rekamnya.

(21)

12

modern pada akhirnya menempatkan arsip tidak lagi diartikan hanya pada aspek fisiknya tetapi lebih melekat kepada fungsi organiknya, atau dengan kata lain lebih mengedepankan arsip sebagai sumber informasi tanpa mengabaikan media rekamnya.

Dengan demikian pengertian arsip dapatlah dirumuskan sebagai informasi yang tercipta atau diterima dan merupakan bukti dari suatu peristiwa dan aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara individu atau organisasi dengan pihak lain yang memuat sumber informasi tentang orang, organisasi, peristiwa dan tempat-tempat tertentu. Konsep arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi, dengan demikian beralih menjadi sumber informasi yang penting.

B. Prasarana dan Sarana Kearsipan

Prasarana dan sarana merupakan semua bentuk perantara yang dapat menunjang dan mendukung kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Moenir (1992, 119) prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses, sementara sarana segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan. Dalam sarana lebih menekankan kepada sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat untuk mencapai maksud dan tujuan. Dengan demikian prasarana dan sarana memegang peran penting dalam kelancaran pekerjaan.

Penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu proses keseluruhan kegiatan pengelolaan arsip memerlukan dukungan prasarana dan sarana kearsipan, tidak hanya kepentingan pencipta arsip tetapi juga lembaga kearsipan. Prasarana merupakan fasilitas yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip, sedangkan sarana merupakan keseluruhan peralatan yang digunakan secara langsung dalam pengelolaan arsip.

(22)

13

masuknya cahaya sinar ultraviolet, ancaman bahaya kebakaran dan banjir, serta juga kesalahan penanganan yang dilakukan oleh manusia.

Sementara Michael Duchein (1988; 26), menyebutkan beberapa prinsip dasar dan fundamen untuk membangun gedung arsip , diantaranya mempunyai tempat yang berfungsi untuk :

(a) Pemeliharaan arsip yang meliputi pengamanan secara lengkap dari bahaya kebakaran, kelembaban, serangga, cahaya yang berlebihan, pencurian dan sejenisnya;

(b) Produk arsip yang dimanfaatkan oleh pengguna, baik itu pembuatan daftar, pembungkusan dan pelabelan, katalog dan inventaris, ruang baca, dan ruang informasi publik;

(c) Perbaikan arsip yang mengalami kerusakan; (d) Pengalihmediaan arsip.

Fasilitas lain yang dijadikan kriteria untuk prasarana gedung penyimpanan arsip selain lokasi gedung dan konstruksi gedung adalahi kelayakan sistem keamanan, pengendalian atas lingkungan (suhu udara dan kelembaban), tersedianya lahan parkir (terutama untuk pengangkutan dan bongkar muat arsip), kemudahan jalan masuk menuju lokasi, dan tersedianya alat komunikasi (Jay Kennedy; 1998, 260).

Selain itu, Duchein juga menyebutkan ada dua tipe bangunan arsip : Pertama, gedung untuk pemeliharaan arsip permanen yang bernilai sejarah; dan Kedua, gedung untuk penyimpanan arsip sebelum arsip tersebut dimusnahkan (1988; 25). Dengan demikian gedung penyimpanan arsip dapat disesuaikan dengan jenis arsip yang akan disimpannya. Gedung untuk menyimpan arsip statis dinamakan depo,.sedangkan untuk menyimpan arsip inaktif dinamakan dengan records centre.

Kedua bangunan gedung ini dengan sendirinya harus tersedia di lembaga kearsipan daerah, karena pada lembaga kearsipan daerah mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab tidak hanya mengelola arsip statis tetapi juga mengelola arsip inaktif yang retensi arsipnya sekurang-kurangnya lebih dari 10 tahun.

Menurut Sulistyo Basuki (2008: 287-293), pemilihan terhadap fasilitas gedung atau tempat penyimpanan arsip inaktif terdapat tiga pilihan, yaitu :

(2) Menggunakan ruang yang ada dan bukan ruang kantor sehingga memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip inaktif;

(23)

14

(4) Menggunakan jasa commercial records centre yang sepenuhnya dikelola oleh jasa swasta.

Pengelolaan arsip inaktif ini seyogyanya menjadi tanggung jawab pencipta arsip, sehingga lokasi tempat penyimpanan arsip inaktif bisa berada dalam lingkungan sendiri ataupun terpisah dengan gedung kantor. Pada lembaga kearsipan yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab mengelola arsip inaktif mau tidak mau harus mempersiapkan prasarana gedung penyimpanan arsip inaktif yang terpisah dengan gedung penyimpanan arsip statis.

Gedung penyimpanan arsip statis perlu dibangun secara khusus karena keberadaan gedung ini bertujuan tidak hanya sekedar menyimpan saja tetapi juga melestarikan arsip-arsip yang disimpannya sepanjang masa. Kriteria dan spesifikasi khusus terhadap bangunannya sudah tentu harus berbeda dengan prasarana atau gedung penyimpanan arsip inaktif, karena biar bagaimanapun juga tujuan pemeliharaan dan penyimpanan antara arsip inaktif dengan arsip statis berbeda.

Selain penyimpanan arsip yang terpisah antara arsip inaktif dan arsip statis, perlu juga tempat penyimpanan arsip yang dikelompokkan berdasarkan media simpan arsipnya. Pemisahan tempat ini terkait dengan daya tahan arsip media kertas dengan media non kertas yang memerlukan pengaturan suhu dan kelembaban yang berbeda. Untuk arsip-arsip non kertas (seperti kaset, film, foto, video, microfilm dan sejenisnya) tentunya memerlukan tempat ruang khusus. Secara spesifik, gedung penyimpanan arsip sebagai prasarana kearsipan sangat mempertimbangkan kondisi lingkungan, pengamanan dan cara memproteksi dari medi arsip yang dikelolanya.

(24)

15

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih dan menggunakan peralatan arsip (Suzan S. Diamond; 1983, 78), yaitu :

1. Frekuensi akses (acces frequency);

2. Kecepatan penemuan kembali (retrieval speed); 3. Pertimbangan struktural (structural consideration)

Menurut Patricia E. Wallace (1992; 120), dalam kegiatan penyimpanan arsip terdapat unsur perlengkapan sebagai hardware dan software. Sementara Suzan S. Diamond menyebutkan istilah unsur perlengkapan ini dengan filing equipment. (1983; 16). Meskipun menggunakan istilah yang berbeda namun contoh-contoh perlengkapan yang diberikan oleh keduanya hampir sama, seperti vertical filing cabinet, lateral filing cabinet, rak statis terbuka (open shelf filing), rak mobile (compactible filing), boks arsip dan sejenisnya..

Dengan demikian dukungan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana yang telah dijabarkan di atas memegang peranan penting dalam kelancaran penyelenggaraan kearsipan.

C. Standardisasi

Standar adalah suatu spesifikasi teknis atau sesuatu yang diberlakukan sebagai patokan dalam melakukan kegiatan berdasarkan konsensus semua pihak terkait dengan memperhatikan syarat-syarat tertentu. Syarat-syarat yang dimaksud utamanya masalah kesehatan, keamanan, keselamatan, lingkungan, perkembangan IPTEK, perkembangan masa kini dan mendatang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Konsensus yang dimaksud adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang didalamnya termasuk mengenai spesifikasi teknis, kriteria yang akurat dan digunakan sebagai peraturan. Menurut Mc Leod (2003: 6), tujuan adanya standar adalah :

a. Peningkatan mutu dan kesesuain produk;

b. Menjamin kesehatan, keamanan dan perlindungan bagi yang mengelolanya; c. Penyederhanaan perancangan produk, serta;

d. Peningkatan efisiensi dan kemudahan dalam pemeliharaan.

(25)

16

merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk suatu produk agar selalu memberikan kepuasan dan keamanan bagi penggunanya.

Menurut Badan Standardisasi Nasional (BSN), standar merupakan dokumen berisi ketentuan teknis (aturan, pedoman dan sejenisnya) dari suatu kegiatan atau hasilnya dirumuskan secara konsensus dan ditetapkan oleh instansi terkait dengan tujuan mencapai keteraturan yang optimal.

Sementara istilah standardisasi adalah penyesuaian terhadap bentuk baik itu ukuran, kualitas, dan nilai dengan standar atau pedoman yang telah ditetapkan. Standardisasi mempunyai ruang lingkup nasional dan internasional. Dalam perangkat pelaksanaan tugas kepemerintahan dikenal dengan nama NSPM (Norma, Standar, Pedoman dan Manual). Keempat aspek tersebut berada pada jenjang yang berbeda. Badan Litbang Departemen Perhubungan (2005) memberikan definisi sebagai berikut :

1. Norma adalah aturan/ketentuan yang mengikat sebagai panduan atau pengendalian dalam melaksanakan kegiatan;

2. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang diberlakukan sebagai patokan dalam melakukan kegiatan;

3. Pedoman adalah acuan yang bersifat umum yang harus dijabarkan lebih lanjut dan dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kemampuan daerah/instansi setempat;

4. Manual adalah acuan operasional yang penerapannya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik setempat.

(26)

17

Dengan demikian, standardisasi prasarana dan sarana kearsipan berarti tidak hanya penentuan standar spesifikasi prasarana dan sarana pendukung pengelolaan arsip, tetapi juga standar terpenuhinya persyaratan minimal yang memadai terutama dalam melakukan pengadaan dan perawatan guna menjamin kualitas pengelolaan arsip. Itu berarti, standardisasi sebagai unsur pendukung pengelolaan arsip mempunyai peranan penting dalam mengoptimalisasi pendayagunaan sumber daya yang ada.

D. Penyelenggaraan Kearsipan

Kompleksnya tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebabkan suatu arsip memerlukan pengelolaan dari sejak arsip tersebut diciptakan, digunakan sampai dengan proses penyusutannya ataupun pemeliharaan dan perawatan pada saat disimpan menjadi arsip statis. Pengelolaan arsip berkaitan erat dengan kualitas arsip terutama menyangkut akurasi, reliabilitas, dan integritasnya.

Menurut Penn (1992: 6), untuk mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan maka diperlukan suatu manajemen kearsipan yang memiliki fungsi :

a. mengontrol kualitas dan kuantitas arsip yang diciptakan dan atau diterima; b. mengelola secara efektif arsip yang ada sehingga mampu melayani kebutuhan

organisasi akan informasi;

c. menyelenggarakan proses penilaian dan penyusutan arsip yang tidak lagi dibutuhkan oleh organisasi.

Berdasarkan fungsi kegunaannya, arsip mempunyai peran yang dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh pencipta arsip, karena masih dibutuhkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Sementara, arsip statis memiliki pengertian berbeda dengan arsip dinamis. Arsip statis merupakan akumulasi arsip inaktif yang diserahkan oleh pencipta arsip ke lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis merupakan siklus berikutnya dari penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan sepenuhnya oleh lembaga kearsipan.

(27)

18

penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaan arsipnya menggunakan dua kegiatan fungsional, yaitu :

1. Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk menyediakan kebutuhan organisasi selaku pencipta arsip yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Arsip dinamis di lihat dari frekuensi penggunaannya dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang langsung dan terus menerus dibutuhkan dalam penyelenggaraan administrasi, sementara arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah semakin berkurang.

Pengelolaan arsip dinamis dalam ISO 15489-2 (Records Management-Part 2: Guidelines) merupakan proses pengelolaan arsip yang meliputi kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan, identifikasi status, penyimpanan,

Dalam pengelolaan arsip dinamis, sebagaimana penjelasan Pasal 23 huruf a dan Pasal 25 huruf a Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam rangka efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di pemerintahan daerah provinsi maka arsip daerah provinsi hanya bertugas mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan penyelengara pemerintahan daerah, baik provinsi dan kabupaten/kota. Dengan demikian, lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota juga melaksanakan tugas pengelolaan arsip inaktif.

Pengelolaan arsip inaktif yang dimaksud merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis. Oleh karenanya dalam daur hidup arsip, pengelolaan arsip inaktif ini berada pada tahap penyusutan khususnya ketika pemindahan arsip inaktif dilakukan. Pada tahap ini arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang dipindahkan ke pusat arsip (records center). Prosedur pengelolaan arsip inaktif meliputi;

(28)

19

b. Penataan dan penyimpanan, mulai dari pemeriksaan, pendeskripsian, penyortiran, penataan dalam boks arsip, dan pembuatan daftar arsip;

c. Pelayanan arsip, melakukan layanan permintaan peminjaman arsip, pengendalian arsip yang dipinjam, dan menyimpan kembali;

d. Pemusnahan, mulai dari penyeleksian, pelaksanaan pemusnahan, mendokumentasikan pemusnahan,

2. Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis merupakan proses kesinambungan di dalam

penyelenggaraan kearsipan yang dihasilkan dari pengelolaan arsip dinamis. Menurut ISAD/ (G) General International Standardt Archive Description, pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan akuisisi (acquisition), pengolahan (description), perawatan (preventive conservation), pelestarian (restorative/curative conservation), penerbitan naskah sumber (sources publication) dan layanan informasi (information service) . (dalam Djoko Utomo: 2000,3)

Keseluruhan rangkaian pengelolaan arsip statis bertujuan untuk mendayagunakan arsip statis yang diperoleh dari pencipta arsip untuk disajikan secara lengkap dengan mengorganisir segala sumber daya yang dimiliki lembaga kearsipan dengan melakukan penyelamatan dan pelestarian guna menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis, serta menyebarluaskan informasi arsip statis kepada publik.

Menurut Jeanette White Ford, bahwa terciptanya kualitas arsip statis sangat tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi (Cox; 1992,59). Pengelolaan arsip secara keseluruhan merupakan pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip permanen Patricia Wallace (1992:2).

Dengan demikian pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis satu sama lain tidak dapat dipisahkan sendiri-sendiri karena merupakan proses yang berkesinambungan dimana kualitas keutuhan yang dihasilkan kepada khalayak umum sangat tergantung kepada kualitas arsip dinamisnya.

(29)

20 E. Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan (institusional archives) adalah lembaga yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Keberadaan lembaga kearsipan tidak terlepas dari pentingnya arsip sebagai informasi yang memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) untuk diselamatkan dan dilestarikan bagi kepentingan masyarakat luas. Informasi yang kemudian menjadi arsip statis ini merupakan rekam jejak sekaligus memori kolektif yang terdokumentasikan menjadi khazanah warisan budaya.

Menurut TR. Schelenberg (1980; 8), pentingnya pendirian lembaga kearsipan dengan alasan pertimbangan :

1. Kebutuhan praktis dalam meningkatkan administrasi pemerintahan;

2. Kebutuhan budaya dalam menjamin pelestarian arsip sebagai salah satu sumber budaya manusia;

3. Kebutuhan khusus yang berakar pada sejarah perkembangan masyarakat; 4. Kebutuhan resmi dalam menunjang kepentingan administrasi aparatur negara. Lembaga kearsipan bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai informasi yang bernilai berkelanjutan (continuing value) yang diciptakan oleh pencipta arsip, baik itu oleh lembaga negara, badan pemerintah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan serta juga perorangan. Sebagai suatu informasi yang berkelanjutan maka arsip-arsip tersebut perlu disimpan menjadi khazanah arsip yang informasinya digunakan untuk kepentingan masyarakat. Lembaga kearsipan yang didirikan pemerintah bertujuan untuk melestarikan memori kolektif sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional atas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan kepada generasi mendatang.

F. Hipotesis

Optimalnya penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaan arsip di lembaga kearsipan daerah tentunya tidak terlepas dari adanya prasarana dan sarana kearsipan yang memadai dan memenuhi standar. Standardisasi prasarana dan sarana kearsipan menjadi salah satu bagian kebutuhan yang menjamin berlangsungnya pengelolaan arsip di lembaga kearsipan daerah provinsi.

(30)

21

jawaban sementara terhadap permasalahan penelitian sebagaimana yang telah dikemukakan dalam Bab I. Dikatakan sementara karena data yang diperoleh belum berdasarkan data-data empiris. Oleh karenanya hipotesis yang diajukan dalam penelitian ini adalah hipotesis nol (Ho), yaitu pernyataan dalam bentuk kalimat negatif, ” Tidak ada hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan

(31)

22

BAB III

M E T O D O L O G I

Bab III ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan metodologi penelitian, meliputi: jenis penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel, lokasi penelitian, definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian dan teknis analisis data.

A. Jenis Penelitian

Menurut Sugiyono (2010: 4), jenis metode penelitian dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuan dan tingkat kealamiahan. Penelitian terhadap kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan, ditinjau dari tujuan termasuk penelitian terapan (applied research). Penelitian terapan dilakukan dengan tujuan menerapkan, menguji, dan mengevaluasi kemampuan suatu teori yang diterapkan dalam memecahkan masalah-masalah praktis. Berdasarkan tingkat kealamiahan, penelitian ini menggunakan metode survey karena mendapatkan data dari tempat tertentu yang alamiah dengan menggunakan instrumen kuesioner.

Sementara Prasetyo dan Janah (2008: 37), mengelompokkan jenis penelitian selain berdasarkan tujuan juga berdasarkan manfaat, dimensi waktu, dan pengumpulan data. Dalam penelitian terhadap kajian ini dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Manfaat

(32)

23

Berdasarkan tujuannya penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian terapan (applied research), yang mencoba menghubungkan antarvariabel (assosiatif) serta menguji teori yang diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah praktis.. 3. Dimensi Waktu

Berdasarkan dimensi waktu maka penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian cross sectional, karena penelitian ini hanya dilakukan dalam rentang waktu tertentu, yakni bulan Maret s.d. November 2011 sesuai program kerja yang telah ditetapkan .

4. Pengumpulan Data

Berdasarkan pengumpulan data maka penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian kuantitatif, dengan menggunakan instrumen berupa kuesioner yang berisi pertanyaan dengan struktur baku yang bersifat tertutup kepada responden. Data primer dengan menggunakan kuesioner diperoleh dengan cara survey dari tempat tertentu, selanjutnya ditabulasikan dengan menggunakan skala pengukuran Skala Likert yang dikuantitatifkan dalam bentuk score degan gradasi jawaban.

B. Variabel Penelitian

(33)

24 Tabel 3.1

Variabel Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan

PENELITIAN VARIBAEL

PENELITIAN

]

INDIKATOR JUMLAH

PERTANYAAN NO.

PERTYAAN

Kajian Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggar aan

Kearsipan di Lembaga kearsipan daerah provinsi

INDEPENDEN:

Standardisasi

Prasarana dan Sarana

Kearsipan

a. Prasarana pengelolaan arsip inaktif

b.Prasarana pengelolaan arsiip statis

c. Sarana pengelolaan arsip inaktif

d Sarana pengelolaan arsip statis

6 butir

8 butir

5 butir

7 butir

1-6

7-14

15-19

20-26

DEPENDEN :

Penyelenggaraan

Kearsipan

a. Pengelolaan Arsip Inaktif

b. Pengolahan Arsip Statis

8 butir

6 butir

27- 34

35 - 40

Dalam penelitian ini menggunakan 2 (dua ) variabel yaitu :

1. Variabel Independen (bebas), yaitu variabel yang mempengaruhi atau menjadi sebab adanya perubahan atau timbulnya variabel dependen . Variabel yang dimaksud dalam penelitian ini adalah standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, yang mempunyai 2 (dua) indikator yang akan di ukur, yaitu :

a. Prasarana Kearsipan; b. Sarana Kearsipan;

2. Variabel Dependen (output/keluaran), yaitu variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat karena adanya variabel independen. Variabel dalam penelitian ini adalah penyelenggaraan kearsipan, adapun indikator yang akan di ukur adalah :

(34)

25 b. Pengelolaan arsip statis

Pola pikir yang memperlihatkan hubungan antarvariabel di atas menjadikan penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian korelasional. Menurut Yatim Rianto (2001: 27), penelitian korelasional akan melihat hubungan antara variabel atau beberapa variabel dengan variabel lain. Dalam penelitian korelasi berusaha mengetahui tinggi rendahnya hubungan, penelitian korelasional dalam kajian ini menggunakan paradigma ganda dengan dua variabel independen (X1 dan X2) dan dua variabel dependen (Y1 dan Y2).

r 1

X1

Y1

r 3

r 2

r 4

X2 Y2

Keterangan :

X1 = variabel independen (prasarana kearsipan) X2 = variabel independen (sarana kearsipan)

Y1 = variabel dependen (pengelolaan arsip inaktif) Y2 = variabel dependen (pengelolaan arsip inaktif)

r = korelasi

C. Populasi dan Sampel

1. Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas subjek/ objek penelitian yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 1993:57). Populasi dalam penelitian ini adalah yakni Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi selaku penyelenggara kearsipan provinsi yang menjadi subjek penelitian.

(35)

26

Sugiyono, 2008:86) untuk tingkat kesalahan 1% dengan jumlah N=33 lembaga kearsipan daerah provinsi adalah 30.

D. Lokasi Penelitian

Guna mendapatkan data yang alamiah maka penelitian menggunakan metode survey di 30 (tiga puluh) lokasi lembaga kearsipan daerah provinsi, dimana untuk melengkapi persyaratan jumlah sampel akibat keterbatasan waktu dan anggaran maka beberapa sampel diperoleh dengan cara insidental dimana peneliti membagikan kuesioner ke lembaga kearsipan daerah provinsi bersamaan dengan kegiatan yang lain, maupun ketika penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan provinsi datang dan bertemu dengan peneliti di ANRI . Pemilihan responden dilakukan secara ketat hanya kepada orang yang mempunyai tanggugjawab atau diberi wewenang dalam penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi.

Lokasi penelitian di 30 lembaga kearsipan daerah provinsi, yang terdiri :

NO NAMA LEMBAGA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Jawa Tengah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jawa Timur Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Maluku

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Riau Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kepri Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bangka Belitung Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. DKI Jakarta Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. DI Jogjakarta Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Banten

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Tengah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Sumatera Barat

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Bengkulu

Badan Komunikasi, Informasi, dan Kearsipan Prov. Kalimantan Barat Kantor Arsip Daerah Sumatera Selatan

(36)

27 18

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Selatan Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Kalimantan Selatan Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. NTB

Badan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Timur Badan Arsip Daerah Prov. NTT

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Sulawesi Barat Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Tengah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Jawa Barat Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Lampung Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Bali Kantor Perpustakaan dan Arsip Prov. Gorontalo Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Papua

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Papua Barat

E. Definisi Operasional

Definisi operasional merupakan sarana untuk melaksanakan bagaimana cara mengukur suatu variabel. Berdasarkan kerangka konseptual yang telah disampaikan pada Bab II maka dapatlah disusun definisi operasional kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan sebagai berikut:

1. Standardisasi adalah standar terpenuhinya persyaratan minimal yang memadai dalam melakukan pengadaan dan perawatan guna menjamin kualitas pekerjaan pengelolaan arsip;

2. Prasarana kearsipan adalah pendukung untuk melakukan kegiatan penyelenggaraan kearsipan;

3. Sarana kearsipan adalah alat atau perlengkapan untuk melakukan kegiatan kearsipan; 4. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

(37)

28

6. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional;

7. Lembaga kearsipan daerah provinsi atau arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.

F. Kriteria Pengukuran

(38)

29 Tabel 3.2

Kriteria Pengukuran Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Rangka Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan

Kajianl Variabel Indikator

Pengukuran

Sumber Data

Kategori Kriteria

Kajian

Standardis

asi Kajian

standardisa

si

prasarana

dan sarana

kearsipan

dalam

mendukun

g

penyelengg

araan

kearsipan

di lembaga

kearsipang

katkan

pengelolaa

n arsip

statisProvi

nsi

INDEPENDE

N;

Standardisasi

Prasarana dan

Sarana

Kearsipan

DEPENDEN

Prasarana

Kearsipan

Sarana

Kearsipan

Penyelenggar

aan

Terpenuhinya

prasarana

pengelolaan arsip

inaktif

Terpenuhinya

prasarana

pengelolaan arsip

statis

Terpenuhinya

sarana pengelolaan

arsip inaktif

Terpenuhinya

sarana pengelolaan

arsip statis

- Ya, telah ada prasarana

pengelolaan arsip inaktif

(skor 4)

- Ya, namun belum sesuai (skor

3)

- Belum, namun sudah

diprogramkan (skor 2)

- Belum ada (skor 1),

- Ya, telah ada prasarana

(skor 4)

3)

- Belum ada (skor 1)

- Ya, telah ada sarana

(skor 4)

3)

- Belum ada (skor 1)

- Ya, telah ada sarana

pengelolaan arsip statis (skor

4)

Angket/

Kuesione

(39)

30

Kearsipan

Pengelolaan arsip

inaktif

Pengelolaan arsip

statis

3)

- Belum ada (skor 1),

- Ya, pengelolaan arsip inaktif

sudah rutin dilakukan (skor 4)

- Ya, baru dilaksanakan (skor 3)

- Belum pernah (skor 1)

- Ya, pengelolaan arsip statis

sudah rutin dilakukan (skor 4)

- Ya, baru dilaksanakan (skor 3)

- Belum pernah (skor 1)

G. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang akan dilakukan dalam penelitian ini, seperti tabel berikut ini:

Tabel 3.3

Pengumpulan Data Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan

Instrumen Pengumpulan Data

Sumber Data Kriteria

Sumber Data Cakupan Data

Kuesioner Penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan provinsi

- Standardisasi prasarana kearsipan

(40)

31

-Standardisasi sarana kearsipan

-Pengelolaan arsip inaktif

- Pengelolaan arsip statis

- daftar arsip - folder/guide/box - rak

- sarana layanan - angkutan mobil boks - peralatan alih media

- penerimaan - penataan - penyimpanan - pemeliharaan - pengamanan - alih media - pemusnahan - pelayanan

- akuisisi - pengolahan - preservasi - akses

H. Instrumen Penelitian

(41)

32

Dengan demikian, pertanyaan dalam kuesioner merupakan matrik pengembangan instrumen yang berasal dari variabel penelitian. Kuesioner penelitian bersifat tertutup, karena responden hanya mempunyai jawaban sesuai yang telah ditentukan oleh peneliti.

Kuesioner penelitian ini terdiri atas beberapa jenis pertanyaan yang terbagi dalam 2 (dua) variabel , yaitu:

a. Kuesioner dengan 26 butir pertanyaan untuk mengukur variabel independen yang meliputi :

(1) indikator standardisasi prasarana kearsipan (14 butir pertanyaan) meliputi : prasarana pengelolaan arsip inaktif dan prasarana pengelolaan arsip statis; (2) indikator standardisasi sarana kearsipan (12 butir pertanyaan) meliputi :

sarana pengelolaan arsip inaktif dan sarana pengelolaan arsip statis

b. Kuesioner dengan 14 butir pertanyaan untuk mengukur variabel dependen yang meliputi :

(1) indikator pengelolaan arsip inaktif (8 butir pertanyaan) meliputi ; penerimaan arsip inaktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, pengamanan arsip inaktif, alih media arsip, pemusnahan arsip, dan pelayanan arsip inaktif;

(2) indikator pengelolaan arsip statis (6 butir pertanyaan) yang meliputi akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.

I. Teknik Analisis Data

Data yang terkumpul selanjutnya akan di analisis dengan menggunakan analisis statistik korelasi ganda pada taraf kesalahan 1 % = 0,478, data disajikan dalam bentuk diagram lingkar pie tiga dimensi, sementara untuk mengetahui korelasi perhitungannya didukung dengan scatter diagram (diagram pencar) . Analisis ini digunakan untuk mendeskripsikan karakterisitik responden pada masing-masing variabel, sehingga dapat dilihat kecenderungan responden tentang kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan.

(42)

33

r

2 yx 1 +

r

2

yx 2 _._

2

r

yx 1

r

yx 2

r

x

1

x

2

r

y x

1

x

2 =

√

---

1 - r 2

x

1

x

2

Untuk menguji hipotesis asosiatif dengan dua variabel maka akan di analisis dengan korelasi ganda, yaitu

F

h

= r

2

/ k

( 1

–

r

2

) / ( n

–

k

–

1)

(43)

34

B A B IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

Kajian Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap 30 lembaga kearsipan daerah provinsi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan provinsi.

Hasil penelitian tentang kajian ini mencoba menjawab tujuan penelitian, yaitu mengetahui adakah hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Dalam Bab IV ini hasil analisis dan pembahasan penelitian, terlebih dahulu menampilkan korelasi dari masing-masing variabel, yaitu variabel independen dan variabel dependen dan dilanjutkan dengan korelasi ganda.

A. Variabel Independen

Dalam kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan, yang menjadi variabel independen adalah standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan indikatornya meliputi : prasarana kearsipan dan sarana kearsipan

1. Prasarana Kearsipan (X)

Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan pada dimensi prasarana kearsipan adalah untuk mengetahui apakah ada prasarana kearsipan yang memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan yang dimiliki oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

Cakupan data dari indikator prasarana kearsipan ini meliputi tempat penyimpanan, ruang pekerjaan dan gedung. Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 14 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 420 pertanyaan adalah sebagai berikut :

(44)

35

- 113 jawaban responden (26,90%) menjawab ya telah ada prasarana kearsipan namun belum sesuai di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;

- 52 jawaban responden (12,38%) menjawab belum ada prasarana kearsipan namun sudah diprogramkan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;

- 79 jawaban responden (18,81%) menjawab belum ada prasarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan.

Gambar 4.1

Diagram lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Prasarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan

belum ada

79 (18,81%) ya

176 (41,91%)

ya, namun belum sesuai 113 (26,9%) belum, namun

sudah diprogramkan

52 (12,38%)

(45)

36 Tabel 4.1

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase Mengenai Indikator Prasarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH JAWABAN

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

Ya 176 41,91

Ya,

namun belum sesuai

113 26,9

Prasarana Kearsipan

Belum, namun sudah diprogramkan

52 12,38

Belum ada

79 18,81

JUMLAH 420 100,00

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Berdasarkan tabel 4.1. jawaban responden tertinggi sejumlah 176 (41,91%) diberikan ketika responden menjawab ’ya’ telah ada prasarana kearsipan didalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, diikuti jawaban responden sejumlah 113 (26,9%) yang menjawab ’ya, namun belum sesuai’, kemudian jawaban responden sejumlah 79 (18,81%) yang menjawab ’belum ada’, dan terakhir jawaban responden sejumlah 52 (12,38%) yang menjawab ’belum, namun sudah diprogramkan’.

(46)

37

sejumlah 68,81 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah ada prasarana kearsipan yang memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan belum/tidak ada prasarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan.

Sementara skor untuk prasarana kearsipan (X1), seperti yang tertuang

dalam tabel 4.2.

Tabel 4.2

Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X1)

NO Skor untuk item nomor

Skor

Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

(47)

38 26 27 28 29 30 4 4 3 1 1 3 4 1 1 1 4 4 1 1 4 4 4 1 3 4 4 3 1 1 3 4 4 1 1 3 4 2 2 1 1 4 3 1 1 3 3 4 1 1 3 4 4 1 1 3 4 4 1 1 1 4 4 4 1 1 4 3 4 4 3 4 4 4 4 4 54 51 26 22 35

jml 95 71 90 97 83 70 76 86 63 86 93 88 112 115 1226 Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

2. Sarana Kearsipan (X2)

Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan pada dimensi prasarana dan sarana kearsipan dengan indikator sarana kearsipan adalah untuk mengetahui apakah ada sarana kearsipan yang memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan yang dimiliki oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

Cakupan data pada indikator sarana kearsipan ini meliputi : daftar arsip, folder/guide/boks arsip, rak, sarana layanan, angkutan mobil boks, dan peralatan alih media arsip.

Hasil survei dari seluruh responden di 30 lembaga kearsipan daerah provinsi dengan 12 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 360 pertanyaan adalah sebagai berikut :

- 230 jawaban responden (63,89%) menjawab ya telah ada sarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;

- 71 jawaban responden (19,72%) menjawab ya telah ada sarana kearsipan namun belum sesuai di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;

- 21 jawaban responden (05,83%) menjawab belum ada sarana kearsipan, namun sudah diprogramkan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;

- 38 jawaban responden (10,56%) menjawab belum ada sarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;

(48)

39

didalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, diikuti sejumlah 71 (19,72%) jawaban responden menjawab ’ya, namun belum sesuai’ , kemudian sejumlah 38 (10,56%) menjawab ’belum ada’, dan terakhir sejumlah 21 (05,83%) menjawab ’belum ada, namun sudah diprogramkan’.

Untuk lebih jelasnya hasil tersebut akan ditampilkan dalam bentuk diagram lingkar 4.2 dan tabel 4.3.

Gambar 4.2

Diagram lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Sarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan

belum ada 38 (10,56%)

ya 230 (63,89%) ya, namun belum

sesuai 71 (19,72%) belum, namun

sudah diprogramkan

21 (05,83%)

Tabel 4.3

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase mengenai Indikator Sarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

(49)

40 Ya,

namun belum sesuai

71 19,72

Sarana Kearsipan Belum, namun sudah diprogramkan

21 05,83

Belum ada

38 10,56

JUMLAH 360 100,00

Sementara skor untuk prasarana kearsipan (X2), seperti yang tertuang

dalam tabel 4.4.

Tabel 4.4

Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X2)

NO Skor untuk item nomor

Skor

Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

(50)

41 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 4 4 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 1 1 3 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 4 4 1 3 4 4 4 3 4 2 4 4 3 1 4 3 4 4 4 1 4 4 4 2 4 4 4 4 1 3 3 4 4 4 4 4 1 4 3 4 3 4 3 3 4 1 3 3 2 4 3 4 4 1 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 1 3 4 4 3 4 4 4 4 1 4 3 4 4 4 4 4 2 1 4 4 2