BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Kantor besar maupun kecil, swasta maupun instansi pemerintah
mempunyai record dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Record
itu disebut arsip. Arsip sebagai alat korespodensi surat-menyurat
direkam ke dalam berbagai bentuk dan media, seperti kertas (cetakan),
film, CD, Kartografi, peta, prasasti dan sebagainya. Arsip ini sangat
dibutuhkan sebagai bahan referensi, pertanggungjawaban kantor dan
juga sebagai bahan bukti di pengadilan. Arsip sangat penting bagi setiap
kantor.
“Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalapm rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.”1
Arsip digolongkan atas tingkat nilai kegunaan sementara dan nilai
kegunaan permanen tergantung dari besar kecilnya instansi atas arsip
tersebut. Perbedaan nilai kegunaan ini pun menyebabkan cara
penyimpanan arsip juga berbeda antara satu dengan yang lainnya. Arsip
1
yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan
kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip dinamis inaktif.“Arsip dinamis inakif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyraratan retensi sesuai undang-undang.“2
Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali,
Informasi yang tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan
pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan
baik adalah penting sedangkan menemukan kembali segera adalah vital.
Salah satu syarat arsip adalah arsip tersebut data ditemukan dengan
mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
“Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan prosedur:
a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif.
b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif.
c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.
d. Menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip.”3
2
Sulistyo Basuki, Managemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka, Jakarta, 2003, hal.287.
3
Kondisi ruangan yang tepat merupakan hal penting bagi
penyimpanan arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip yang
perlu dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, kontrol suhu dan
kelembaban, cahaya dan alokasi ruang. Gedung harus mempunyai
ventilasi, sistem penanganan alarm asap, dan api. Kontrol suhu yang
baik 18o sampai 21o Celcius. Cahaya harus terhindar dari sinar
ultraviolet. Ruangan harus sesuai dengan beban muatan arsip yang
ada.
Fungsi arsip berperan penting bagi suatu instansi pemerintah.
Oleh karena itu, arsip harus dikelola dengan baik agar dapat
memperlancar seluruh pekerjaan dan kegiatan kantor. Tiap pegawai
dalam suatu instansi pemerintah ataupun swasta harus siap melayani
dan memberikan informasi yang tepat dan akurat apabila dibutuhkan.
Setiap pegawai arsip harus dapat mengelola arsip dengan sistem
kearsipan yang baik dan harus mudah dimengerti oleh setiap pegawai.
Sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pegawai dalam mengelola
arsip dijelaskan oleh Basir Barthos sebagai berikut :
“Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien, untuk itu sifat yang harus dimiliki adalah ketelitian, kerapian, serta menguasai bidangnya".4
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang adalah salah satu
lembaga yang menempatkan arsip sebagai barang yang sangat vital. Di
dalamnya terdapat surat-surat berharga yang memiliki cakupan dan
4
periode yang cukup lama. Sebagai contoh, dokumen-dokumen inaktif
dari Badan Pertahanan Kab. Semarang yang sekarang sudah tidak aktif.
Surat-surat yang masih aktif seperti surat dinas dari seluruh instansi di
Kab. Semarang. Signifikansi peran inilah yang membuat Kantor Arsip
Daerah Kab. Semarang senantiasa mengelola arsip dengan baik
mengingat fungsi dan tanggung jawab yang diemban.
Terdapat beberapa seksi yang bertugas dan memiliki tugas
masing-masing dalam pengelolaan arsip. Seksi-seksi tersebut adalah
sub-bagian tata usaha, seksi pembinaan dan pengembangan, seksi
penyimpanan dan pemeliharaan, dan seksi pengolahan dan akuisisi.
Tugas pokok pada sub-bagian tata usaha yaitu melaksanakan sebagian
tugas Kantor Arsip Daerah di bidang penyusunan perencanaan,
pengelolaan administrasi keuangan, administrasi kepegawaian dan
administrasi umum. Seksi pembinaan dan pengembangan bertugas
melaksanakan bimbingan praktis kepada pengguna arsip di Satuan
Perangkat Kerja Daerah dan Desa sesuai dengan ketentuan yang
berlaku agar diperoleh tertib kearsipan. Seksi penyimpanan dan
pemeliharaan bertugas mengatur dan mengontrol sirkulasin arsip hasil
pemindahan dalam penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku agar mudah menemukan informasi
yang terkandung di dalam arsip. Seksi pengolahan dan akuisisi bertugas
melaksanakan akuisisi arsip untuk memperluas khazanah arsip yang
mempunyai nilai guna informasi bagi pengguna arsip.
Bagian Pengolahan dan Akuisisi bertugas melaksanakan tugas di
akuisisi adalah menyusun program kerja dan anggaran seksi pengolahan
dan akuisisi; melaksanakan pengelolaan arsip statis perangkat daerah,
Badan Usaha Milik Daerah, perusahaan swasta, perorangan skala
daerah dalam rangka penyelamatan, pemeliharaan arsip, dan
pengamanan arsip; dan melaksanakan akuisisi arsip untuk memperluas
kashanah arsip yang mempunyai guna bagi informasi bagi pengguna
arsip.
Pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang proses penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
a. Arsip dinamis inaktif yang diterima dari pusat arsip masih
berupa arsip kacau yang dikumpulkan kemudian
ditempatkan di atas rak.
b. Setelah itu mulai mengidentifikasi arsip kacau dengan daftar
klasifikasi.
c. Arsip dinamis inaktif diikat beserta lembar disposisi
kemudian dimasukkan dalam kardus.
d. Kardus-kardus kemudian diletakkan didalam lemari atau
filling cabinet.
e. Kardus-kardus tersebut disimpan sampai jatuh waktu dan
menentukan tindakan selanjutnya.
Proses penyimpanan arsip dinamis inaktif tersebut, pada bagian
pengolahan dan akuisisi belum sesuai prosedur. Dalam proses
penyimpanan arsip dinamis inaktif ditemukan masalah yaitu kesulitan
dalam penemuan kembali.. Ruangan penyimpanan arsip inaktif tersebut
dari tahun ke tahun karena kurang memperhatikan prosedur kerja dalam
mengelola arsip inaktif,
Ruang penyimpanan arsip inaktif secara umum harus
memperhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC,
kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Melihat pertimbangan
tersebut, kendala yang paling dominan adalah banyaknya arsip dinamis
inaktif belum didukung dengan ruangan yang memadai sesuai dengan
pertimbangkan konstruksi gedung, kontrol suhu dan kelembaban,
cahaya dan alokasi ruang. Pada bagian pengolahan akuisisi arsip inaktif
Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang kontrol suhu kelembapan, dan
cahaya belum memenuhi standar.
Berdasarkan uraian tersebut peneliti tertarik untuk meneliti
tentang “SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS
INAKTIF PADA BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI
KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SEMARANG”.
1.2. Masalah Penelitian
Pengelolaan arsip sangatlah penting bagi suatu instansi
pemerintah, karena arsip merupakan sumber informasi dan pusat
ingatan. Berdasarkan observasi pendahuluan, penulis menemukan
gejala problematis yaitu:
1.Terbatasnya kerja pengelolaan pada bagian pengolahan dan
akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang sedangkan arsip
yang ada banyak. Sehingga dari tahun ke tahun sistem kerjanya
2.Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
masih bercampur dengan arsip yang lain sehingga kesulitan dalam
penemuan kembali arsip.
3.Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
masih belum sesuai, sedangkan arsip yang dikelola banyak.
Berdasarkan gejala problematis tersebut maka perumusan
masalah penelitian adalah Bagaimana sistem managemen kearsipan
arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip
Daerah Kab. Semarang?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk
mengetahui sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada
bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang.
1.4. Signifikasi Penelitian
1.4.1. Signifikasi Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat mendukung pendapat Amsyah
yang menyatakan bahwa
“sistem penyimpanan adalah cara penyimpanan yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.”5
1.4.2. Signifikasi Praktis
1) Umum
5
Memberikan masukan sebagai bahan referensi dan
pertimbangan bagi kantor-kantor yang ada pada daerah
Kabupaten Semarang dalam managemen kearsipan arsip
khususnya arsip dinamis inaktif.
2) Khusus
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi
yang berguna bagi pegawai pada bagian pengolahan dan
akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang dalam
melakukan kegiatan managemen kearsipan.
1.5. Keterbatasan
Penelitian ini penulis membatasi lingkup penelitian hanya sistem
managemen kearsipan arsip inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi
di Kantor Arsip Kabupaten Semarang. Hal ini dilakukan karena
keterbatasan dalam biaya, tenaga, waktu maka metode penelitian yang
digunakan hanya menggunakan metode wawancara, metode observasi,
