BIRO ADMINISTRASI
DEWAN MAHASISWA
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
KESEKRETARIATAN KELEMBAGAAN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
I. SEKRETARIS
Kepengurusan sebuah lembaga dapat memiliki satu atau dua orang sekretaris yang memiliki kewenangan dan kedudukan sama atau berbeda dengan pembagian tugas yang ditentukan sesuai dengan kebutuhan.
DEMA FPN UGM khususnya, memiliki dua orang sekretaris yang memiliki kewenangan dan kedudukan sama namun dengan pembagian tugas berbeda yang ditentukan dalam poin C. Pembagian Tugas.
II. TUGAS
1. Mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap kegiatan administrasi surat menyurat organisasi.
2. Mengatur pengadaan peralatan kesekretariatan serta pencatatan inventaris Sekretariat.
3. Membuat notulensi dan daftar hadir pada setiap rapat Pengurus Harian dan rapat koordinasi lainnya.
4. Mengatur penjagaan kesekretariatan atau jadwal piket harian.
5. Membantu Sekretaris Jenderal atau Ketua Lembaga dalam menjalankan fungsi internal dan koordinasi.
6. Bertanggung jawab atas penyusunan Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan lembaga.
7. Jika diperlukan, bersama Direktorat Jenderal atau Departemen PSDM melakukan pengarsipan dan dokumentasi data-data anggota aktif.
III. PEMBAGIAN TUGAS
Sekretaris I Sekretaris II
Pembuatan dan pengarsipan surat-surat keluar Pengarsipan surat-surat keluar
Notulensi rapat
Pengadaan peralatan kesekretariatan dan pencatatan inventarisasi Penjagaan kesekretariatan
IV. KETENTUAN ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
A. Ketentuan Umum Tata Administrasi Surat Menyurat
1) Surat Keluar atas nama lembaga menggunakan kertas berkop lembaga yang bersangkutan dan apabila diperlukan dengan amplop berkop lembaga tersebut. 2) Surat dibuat oleh Sekretaris Lembaga.
3) Surat kebutuhan Direktorat Jenderal / Departemen dapat dibuat langsung oleh Sekretaris Lembaga atau dibuat oleh Sekretaris Direktorat Jenderal / Departemen (apabila ada) yang kemudian penomorannya menyesuaikan ketentuan penomoran surat.
4) Tata aturan surat menyurat harus sesuai dengan tata administrasi dan sebisa mungkin menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
5) Setiap surat yang keluar dan masuk wajib dicatat untuk keperluan arsip oleh Sekretaris.
6) Format surat kepanitiaan yang diselenggarakan oleh lembaga bersangkutan dikeluarkan oleh Sekretaris Kepanitiaan, dengan format nomor surat seperti yang telah ditentukan pada Ketentuan Khusus. Nomer surat-surat tersebut dilaporkan oleh sekretaris panitia pada akhir kepanitiaan kepada Sekretaris Lembaga untuk diarsipkan.
7) Setiap penggunaan stempel DEMA FPN UGM wajib dicatat pada buku stempel, kecuali untuk surat-surat keluar yang telah dirsipkan tersendiri.
B. Ketentuan Khusus Tata Administrasi Surat Menyurat 1) Surat Keluar
a) Menggunakan kertas berkop lembaga dan apabila diperlukan dengan amplop berkop lembaga.
b) Dalam keadaaan mendesak diperbolehkan menggunakan kertas polos dengan stempel lembaga pada sudut kiri atas.
d) Format KOP surat untuk HMJ/BSI/Biro/Kepanitiaan dapat menyesuaikan. e) Apabila diperlukan, footer dapat diisi dengan Contact Person lembaga dan
atau nama/tema kabinet/kepengurusan lembaga.
f) Tidak diperkenankan menggunakan kertas dan amplop berkop untuk kepentingan yang tidak berhubungan dengan organisasi.
2) Format Surat
Bagian surat terdiri dari kepala surat, nomor, lampiran, perihal, tubuh surat dan pengesahan surat.
a) Kepala Surat adalah kop surat lembaga seperti yang telah ditentukan. b) Nomor surat adalah penomoran surat yang telah ditentukan dan diatur, dan
yang berhak memberikan nomor surat adalah Sekretaris Lembaga.
c) Perihal adalah keperluan, mengenai atau tentang apa surat tersebut dibuat dan dikirimkan.
d) Lampiran dapat berupa jumlah lampiran yang disertakan atau nama lampiran, contoh : 1 lembar atau Proposal Kegiatan “...”
e) Tubuh surat terdiri atas salam pembuka, isi dan penutup.
f) Tanggal surat adalah tanggal penulisan surat diletakan dibawah kop sebelah kanan atas.
g) Pengesahan surat adalah tandatangan Sekretaris dan Sekjend / Ketua Lembaga jika keperluan Lembaga dan jika keperluan Direktorat Jenderal / Departemen yaitu tanda tangan Sekretaris, Direktur Jenderal / Kepala Departemen, dan mengetahui Sekjend / Ketua Lembaga. Apabila surat harus diketahui oleh pejabat bersangkutan (misalnya Kepala Jurusan atau Wakil Dekan), maka pengesahan surat dapat disesuaikan.
h) Stempel lembaga diletakkan di tanda tangan Sekjend/Ketua HMJ/BSI/Dirjend di sebelah kiri.
3) Penomoran Surat
a) Format Surat Pusat adalah surat yang berkaitan dengan agenda lembaga secara umum dan menyeluruh. Seperti : Surat Keterangan, rekomendasi, dll dengan format nomor surat :
no/(A/B/C/D)/(DEMA/HMJ/BSI)-FPN/UGM/mm/yyyy
b) Format Surat Direktorat Jenderal / Departemen dikeluarkan oleh Sekretaris Lembaga, dengan format nomor surat :
no/(A/B/C/D)/(DITJEND/DEPT)/(DEMA/HMJ/BSI)-FPN/UGM/mm/yyyy
c) Format surat kepanitiaan besar yang berada di bawah program kerja lembaga bersangkutan dikeluarkan oleh Sekretaris kepanitiaan, dengan format nomor surat :
no/(A/B/C/D)/(SINGKATAN NAMA ACARA-DITJEND/DEPT) /(DEMA/HMJ/BSI)-FPN/UGM/mm/yyyy
d) Format surat kepanitiaan besar yang diadakan oleh gabungan beberapa dirjend/departement lembaga bersangkutan dikeluarkan oleh Sekretaris kepanitiaan, dan diawasi langsung oleh sekretaris umum lembaga tersebut dengan format nomor surat :
no/(A/B/C/D)/(SINGKATAN NAMA ACARA)/(DEMA/HMJ/BSI)-FPN/UGM/mm/yyyy
e) Keterangan kode format penomoran surat :
No : nomor urut keluar surat, dimulai dari angka 001,002,...,dst.
A/B/C : A adalah kode untuk surat yang ditujukan kepada lembaga atau pihak di lingkungan Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada.
B adalah kode untuk surat yang ditujukan kepada lembaga atau pihak di luar lingkungan Fakultas Pertanian UGM namun masih dalam lingkupUniversitas Gadjah Mada.
C adalah kode untuk surat yang ditujukan kepada lembaga atau pihak di luar lingkungan Universitas Gadjah Mada.
D adalah kode khusus untuk Surat Keterangan
DITJEND/DEPT : Kode DITJEND yang telah disingkat, yaitu misalnya: EKSTERNAL :Direktorat Jenderal Eksternal
ADVO :Direktorat Jenderal Eksternal Advokasi PSDM :Direktorat Jenderal Eksternal PSDM KASTRAT :Direktorat Jenderal Eksternal Kajian
PEMAS :Direktorat Jenderal Pengabdian Masyarakat
KESMA :Direktorat Jenderal Kesejahteraan Mahasiswa
KEWIRUS :Direktorat Jenderal Kewirausahaan mm : angka bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi.
yyyy : Angka tahun pembuatan surat.
f) Apabila terdapat lebih dari satu surat dengan isi yang sama namun dengan penerima berbeda, maka nomor surat ditambahkan nomor pengulangan berupa: -01, -02, -03, dst
contoh: no-03/(A/B/C/D)/(DEMA/HMJ/BSI)-FPN/UGM/mm/yyyy 4) Surat Masuk
Setiap Surat Masuk yang ditujukan kepada Lembaga maupun secara spesifik kepada Sekjend/Ketua Lembaga, Dirjend/Departemen, atau Biro tertentu dicatat, ditindaklanjuti, dan diarsipkan oleh Sekretaris. Penerima surat diharap memberitahukan kepada Sekretaris dan meletakkannya di kotak surat sebelum ditindak lanjuti oleh Sekretaris.
C. Notulensi / Berita Acara Rapat
1) Notulensi Rapat Pengurus Harian dibuat oleh Sekretaris atau yang diwakilkan. 2) Notulensi Rapat Direktorat Jenderal/Departemen dibuat oleh Sekretaris
Direktorat Jenderal/Departemen apabila ada atau yang diwakilkan. 3) Notulensi sekurang-kurangnya memuat:
a. Jenis rapat b. Waktu c. Tempat d. Pembahasan
4) Setiap diadakannya rapat rutin pengurus harian, wajib mengisi daftar hadir yang telah ditentukan.
1) Inventaris lembaga berupa alat tulis serta keperluan kesekretariatan lainnya yang diperuntukkan kegiatan lembaga. Pencatatan inventaris dilakukan dengan pemberian kode dan nomer pada inventaris dengan kode misalnya:
a. Kode AI : Alat Ibadah b. Kode ATK : Alat Tulis Kantor c. Kode EK : Alat Elektronik d. Kode MB : Meubel
e. Kode RT : Alat Rumah Tangga Contoh:
No Kode Inventaris Nama Inventaris Kategori Jumlah Kondisi
6 ATK/01/DEMA-FPN/UGM/2014 Penggaris Alat Tulis Kantor 5 Normal 7 ATK/02/DEMA-FPN/UGM/2014 Bolpoint Alat Tulis Kantor 15 Normal
2) Inventaris Direktorat Jenderal/Departemen menjadi tanggung jawab masing-masing Direktorat Jenderal/Departemen.
E. Penjagaan Kesekretariatan
Penjagaan kesekretariatan dilakukan melalui pembuatan jadwal piket pengurus harian yang akan ditentukan kemudian sesuai dengan keperluan.
F. Standar Format Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
PROPOSAL KEGIATAN
NAMA KEGIATAN
“Tema Kegiatan”
LOGODEMA/HMJ/BSI
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2016
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN KEGIATAN
BAB II DESKRIPSI KEGIATAN A. NAMA KEGIATAN B. TEMA KEGIATAN C. LANDASAN KEGIATAN D. BENTUK KEGIATAN E. SASARAN KEGIATAN F. PELAKSANAAN KEGIATAN G. SUSUNAN ACARA Terlampir H. SUSUNAN PANITIA Terlampir I. ANGGARAN DANA Terlampir
BAB III PENUTUP
Yogyakarta, Tanggal Bulan Tahun Dirjend/Dept./Kepanitiaan ________ DEMA/HMJ/BSI Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Ketua Panitia/Dirjend/Kadept Sekretaris
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIM. Lengkap NIM. Lengkap
Mengetahui,*
Wakil Dekan Sekjend Dewan Mahasiswa
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Pertanian UGM
Fakultas Pertanian UGM
Dr. Rudi Hari Murti, SP., MP. Dimas Tri Asmara
NIP. 19700104199412 1 001 NIM. 13/347927/PN/13190
Lampiran-1 SUSUNAN ACARA Lampiran-2 SUSUNAN PANITIA Lampiran-3 ANGGARAN DANA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
NAMA KEGIATAN
“Tema Kegiatan”
LOGODEMA/HMJ/BSI
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2016
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN KEGIATAN
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN A. NAMA KEGIATAN B. TEMA KEGIATAN C. LANDASAN KEGIATAN D. BENTUK KEGIATAN E. SASARAN KEGIATAN F. PELAKSANAAN KEGIATAN G. SUSUNAN ACARA Terlampir H. SUSUNAN PANITIA Terlampir I. ANGGARAN DANA Terlampir
BAB III
EVALUASI KEGIATAN
A. HASIL YANG DICAPAI
B. KENDALA DAN UPAYA YANG DILAKUKAN C. TINDAK LANJUT KEGIATAN
BAB IV PENUTUP
Yogyakarta, Tanggal Bulan Tahun Dirjend/Dept./Kepanitiaan ________ DEMA/HMJ/BSI Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Ketua Panitia / Dirjend Sekretaris
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIM. Lengkap NIM. Lengkap
Mengetahui,*
Wakil Dekan Sekjend Dewan Mahasiswa
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Pertanian UGM
Fakultas Pertanian UGM
Dr. Rudi Hari Murti, SP., MP. Dimas Tri Asmara
NIP. 19700104199412 1 001 NIM. 13/347927/PN/13190
Lampiran-1 SUSUNAN ACARA Lampiran-2 SUSUNAN PANITIA Lampiran-3 ANGGARAN DANA
