BAB 3
ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Di Indonesia, PT. Orindo Alam Ayu didirikan sejak tahun 1986 dan telah berdiri selama 23 tahun, memiliki 13 cabang dan ribuan Anggota yang tersebar luas diseluruh Indonesia. Selain itu, tahun ini PT. Orindo Alam Ayu telah membuka satu cabang lagi di Menado. Untuk saat ini, PT. Orindo Alam Ayu merupakan perusahaan kosmetika dengan sistem penjualan mandiri no.1 di Indonesia.
(sumber:http://www.oriflame.co.id/aboutOriflame/contents/CompanyOve rview.jhtml).
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan kosmetik nomor satu dalam industri direct selling.
3.1.2.2Misi Perusahaan
to fulfill dreams.
3.1.3 Strategi Bisnis Perusahaan
Strategi-strategi yang diterapkan oleh PT. Orindo Alam Ayu adalah fokus pada kekuatannya yaitu :
¾ People and Culture
- Memperkerjakan orang-orang yang qualified pada pekerjaan yang tepat. Faktor-faktor yang diperhatikan antara lain skill dan attitude yang baik. - Menanamkan corporate culture yang kuat agar dapat diresapi oleh
seluruh karyawan. Budaya perusahaan PT. Orindo Alam Ayu adalah Togetherness, Spirit dan Passion. Togetherness adalah rasa kebersamaan diantara para karyawan. Spirit adalah bagaimana para karyawan dapat termotivasi dalam melakukan pekerjaan, sementara Passion adalah bagaimana agar para karyawan mencintai pekerjaan mereka. Untuk dapat menciptakan budaya perusahaan seperti yang diharapkan ini, hal-hal yang dilakukan antara lain adalah menciptakan suasana kerja yang kondusif, memupuk rasa kebersamaan antar karyawan, memberikan penghargaan-penghargaan yang pantas bagi karyawan yang berprestasi agar mereka merasa termotivasi untuk bekerja lebih baik.
¾ Brand and Product :
- Menciptakan persepsi yang positif mengenai produk PT. Orindo Alam Ayu. Persepsi yang ingin ditampilkan antara lain adalah produk yang berkualitas baik dengan harga terjangkau serta ramah terhadap lingkungan.
- Membuat diferensiasi produk yang terbagi atas 4 kategori yaitu fragrance, toiletteries, colour, dan skin care.
- Menyediakan produk-produk yang dapat digunakan oleh berbagai kalangan. Antara lain wanita, pria, remaja anak-anak dan bahkan bayi. - Menetapkan harga yang dapat dijangkau oleh masyarakat.
- Menjual produk-produk berkualitas dengan bahan alami.
¾ Network Marketing
PT. Orindo Alam Ayu adalah perusahaan yang menggunakan Direct Selling sebagai strategi marketingnya. Dalam Direct Selling ini, para anggotanya memiliki kesempatan untuk mendapatkan penghasilan dari penjualan dan juga membangun network marketing. Dengan cara memberikan harga khusus bagi para Anggota (sebutan untuk anggota PT. Orindo Alam Ayu), PT. Orindo Alam Ayu menciptakan kesempatan financial jika Anggota nya menjual produk PT. Orindo Alam Ayu kepada orang lain dengan harga di katalog. Selain itu, PT. Orindo Alam Ayu juga memberikan bonus yang didapat dari akumulasi poin tiap bulan. Poin tersebut didapat dari pembelian dan dari jaringan yang dibangun oleh anggota.
¾ World Class Service
PT. Orindo Alam Ayu juga menekankan pentingnya pelayanan. Pelayanan yang diberikan kepada anggota antara lain kemudahan dalam mendaftar, membeli produk dan proses pembayaran. Untuk mendapatkan produk, tersedia jasa antar dengan jumlah minimum pembelian tertentu
dan juga pembelian langsung di kantor PT. Orindo Alam Ayu dan dilayani oleh para karyawan dengan ramah dan profesional. Dalam proses pembayaran PT. Orindo Alam Ayu juga memberikan kemudahan yaitu dengan bekerjasama dengan beberapa bank untuk proses pembayaran baik menggunakan kartu debet maupun kredit. Selain itu, PT. Orindo Alam Ayu juga memberikan fasilitas bagi anggota level tertentu yaitu dapat melakukan pembelian barang dengan pembayaran yang ditangguhkan (berhutang).
3.1.4 Struktur Oganisasi Perusahaan
Gambar 3.1
3.1.5 Uraian Tugas
President Director :Beberapa tugas presiden Direktur adalah:
1. Memimpin rapat umum: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
2. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.
Director :
1. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh presiden direktur. 2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan core business perusahaan, seperti : pengadaan barang, sumber-sumber pendapatan perusahaan, budaya perusahaan, dan lain sebagainya.
Sales : tugasnya adalah memahami bagaimana cara mengatur
kegiatan-kegiatan penjualan secara keseluruhan dengan konsep dan pola perencanaan, dan juga koordinasi kegiatan-kegiatan pengiriman penjualan terhadap kantor-kantor cabang.
Area Sales Manager : sebagai perwakilan manager penjualan di kantor
cabang yang mempunyai tanggung jawab secara keseluruhan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan penjualan.
Marketing : mempunyai tugas melaksanakan segala aktivitas perusahaan
yang dilakukan untuk menciptakan informasi tentang perusahaan dan berusaha untuk meningkatkan serta menyebarkan hasil produknya sesuai dengan permintaan masyarakat pada saat ini (jangka pendek), maupun yang akan datang (jangka panjang).
Pricing : mempunyai tugas menentukan harga-harga produk yang
nantinya akan dipasarkan ke konsumen.
Public Relation : mempunyai tugas mengurus fungsi-fungsi organisasi,
seperti menghadapi media, komunitas dan konsumen. Dalam hubungannya dengan pemerintah, mereka mengurus kampanye politik, representasi para interest-group, sebagai conflict-mediation, atau mengurus hubungan antara perusahaan tempat mereka bekerja dengan para investor, menyampaikan informasi pada publik, interest group, mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi dari sebuah organisasi, menyiapkan press release dan menghubungi orang-orang di media, yang sekiranya dapat menerbitkan atau menyiarkan material mereka.
Catalogue Coordinator : mempunyai tugas mengkoordinasi dan
mengawasi pembuatan katalog produk PT. Orindo Alam Ayu setiap bulannya, melakukan pemilihan produk secara selektif untuk dipublikasi pada katalog bulan selanjutnya,
Event Manager : mempunyai tugas merencanaan suatu event, baik dalam
pengorganisasiannya, tujuan dan template dari acara tersebut, sampai pengawasan dan pertanggung jawaban atas terselenggaranya acara tersebut.
Text Coordinator : mempunyai tugas yang mengatur hal-hal yang
berhubungan dengan printing material, baik dalam hal katalog, berita-berita yang terkait dengan PT. Orindo Alam Ayu, majalah-majalah, dan lain sebagainya.
Beauty Training : mempunyai tugas memberikan pelatihan produk
terhadap anggota, seperti pendeskripsian tentang produk, cara penggunaannya, apa kelebihan yang ditawarkan oleh produk, kualitas dan mutu produk yang di demonstrasikan.
Operation : mempunyai tugas sebagai pengawas dan penanggung jawab
dalam hal supply chain management PT. Orindo Alam Ayu, kegiatan operasional sehari-hari seperti arus masuk keluar barang dari gudang,
pendistribusian barang ke kantor cabang, SOP (Standard Operation Procedure), pelayanan yang baik terhadap pelanggan PT. Orindo Alam Ayu, dan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional sehari-hari.
Logistic : mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal pengadaan
barang, pengecekan barang-barang yang rusak, penerimaan barang yang dikirim oleh supplier dari luar negeri, pendistribusian barang ke kantor-kantor cabang PT. Orindo Alam Ayu.
Forecasting : mempunyai tugas mengestimasi berapa unit barang yang
akan di order.
Central Warehouse : mempunyai fungsi sebagai gudang pusat, tempat
penyimpanan barang-barang yang dikirim oleh supplier PT. Orindo Alam Ayu dari seluruh dunia.
IT : mempunyai tugas mengawasi dan bertanggung jawab atas proses
bisnis yang berkaitan dengan teknologi informasi, export-import data dari dan ke kantor cabang, membuat perencanaan kedepan mengenai kebutuhan aplikasi TI untuk meningkatkan proses kinerja perusahan secara keseluruhan.
Finance : mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berhubungan
dengan keuangan, mengontrol dan mengendalikan pengeluaran uang sesuai dengan prosedur dan kebijakan otorisasi, menyusun cash flow, mencari informasi mengenai tingkat suku bunga yang berlaku, memonitor perkembangan nilai tukar mata uang asing, dan lain sebagainya.
Purchasing : mempunyai tugas yang berhubungan dengan
pembelian/pemesanan produk, membuat Purchase Order (PO) ,
Accounting & Tax : Menangani tugas-tugas yang berkaitan dengan
akuntasi, seperti balance sheet, laporan rugi-laba perusahaan, laporan neraca perusahaan, serta mengenai perpajakan, bea cukai, pph21, dan lain sebagainya.
Treasury : Memiliki tugas mengelola dan dan memberikan persetujuan
atas kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dukungan keuangan dalam internal PT. Orindo Alam Ayu.
Credit Controller : mempunyai tugas mengawasi dan mengendalikan
hal-hal yang berhubungan dengan pemberian credit/utang kepada Anggota berdasarkan performa/level dan pendapatan tetap dari Anggota tersebut.
General Admin : mempunyai tugas menerima feedback dan komplain
dari Anggota mengenai hal-hal yang berhubungan dengan keuangan, seperti pembayaran bonus, kode etik,dll.
HRD : mempunyai tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia,
seperti perekrutan, evaluasi hasil kinerja karyawan, penggajian, perputaran jabatan.
3.2 Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis
3.2.1 Analisa PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi)
Analisa PEST mengidentifikasikan dampak dari lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi terhadap PT. Orindo Alam Ayu.
a) Politik
¾ Peraturan mengenai kegiatan usaha penjualan berjenjang tertuang dalam Peraturan Menteri Perindustrian dan Perdagangan, RI Nomor : 73/MPP/Kep/3/2000. Dengan adanya peraturan ini, diharapkan industri ini dapat berkembang dan dapat dapat menghindari adanya praktek-praktek bisnis ilegal yang berkedok penjualan berjenjang.
(sumber:http://bizy- online.blogspot.com/2007/04/kepmenperindag-ri-nomor-73mppkep32000.html )
¾ Di bidang ketenagakerjaan, dilakukannya penyelarasan sejumlah undang-undang ketenagakerjaan. Undang-undang pertama yang akan diamandemen adalah UU No 3/1992 tentang Jaminan Sosial Tenagakerja, kemudian diikuti oleh tiga undang-undang lain yaitu UU No 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No 21/2000 tentang Serikat Pekerja dan UU 40/2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN). Hal ini diharapkan akan berdampak bagi kesejahteraan para karyawan, yang akhirnya dapat meningkatkan pelayanan
kepada konsumen. (sumber : http://www.kapanlagi.com/h/0000150448.html )
¾ Stabilitas politik sangat berdampak pada jalannya bisnis penjualan langsung ini, karena pertumbuhan ekonomi yang diharapkan dapat terus meningkat mustahil dapat terjadi tanpa adanya stabilitas politik yang kondusif.
b) Ekonomi
¾ Dikarenakan krisis global yang terjadi di pertengahan tahun 2008, maka prediksi pertumbuhan ekonomi global di tahun 2009 menjadi 2,2%, jauh dibawah perkiraan sebelum terjadinya krisis global yaitu sebesar 3 %. Hal ini tentu saja berdampak langsung dengan stabilitas ekonomi dunia serta mempengaruhi pendapatan dan daya beli masyarakat sehingga masyarakat akan lebih selektif dalam memilih kebutuhan –
kebutuhannya. Untuk itu PT. Orindo Alam Ayu harus membuat strategi – strategi yang komprehensif agar masyarakat lebih memilih produk PT. Orindo Alam Ayu dibandingkan dengan merek lain yang sejenis. Selain itu PT. Orindo Alam Ayu menawarkan business opportunity bagi para Anggota yang dapat meningkatkan pendapatannya, yaitu berupa keuntungan langsung dari penjualan produk dan juga bonus point yang didapat dari penjualan dan perekrutan downline.
(sumber:http://www.vibiznews.com/news_last.php?id=1829& sub=news&month=November&tahun=2008&awal=50&page =economy )
¾ Nilai tukar mata uang dalam bisnis PT. Orindo Alam Ayu sangat berpengaruh karena supplier-supplier PT. Orindo Alam Ayu seluruhnya berada di luar negeri dan menggunakan mata uang asing sebagai alat pembayaran dimana perubahan nilai tukar tersebut mempengaruhi harga jual produk PT. Orindo Alam Ayu di Indonesia.
¾ Tekanan inflasi berupa peningkatan harga jual produk dan biaya-biaya pokok seperti listrik, telepon, dan transportasi, akan menurunkan daya beli dari konsumen untuk membeli produk PT. Orindo Alam Ayu. Penurunan daya beli ini bagi PT. Orindo Alam Ayu harus dilihat sebagai sebuah peluang
untuk dapat memenangkan persaingan. (sumber : Mengintip Kecenderungan Industri Retail Di Millneium Baru www.smfranchise.com )
c) Sosial
¾ Pangsa pasar dari PT. Orindo Alam Ayu mencakup berbagai segmen antara lain wanita dan pria dewasa, remaja hingga anak-anak.
¾ Menurut proyeksi pertumbuhan penduduk di Indonesia persentase penduduk usia produktif (15-64 tahun) meningkat dari 64,6 persen pada tahun 2000 menjadi 68,7 persen pada tahun 2025. Hal ini dapat menjadi sebuah peluang untuk terus memperluas pasar.
(sumber : http://bung-ak.blogspot.com/2008/03/proyeksi-penduduk-indonesia-tahun-2000.html )
d) Teknologi
¾ Kebutuhan teknologi informasi saat ini tidak hanya terkait dengan pendukung fungsi-fungsi bisnis yang tidak terlalu kompleks, melainkan juga bisa menjadi sebuah strategic tools dalam berbagai hal, seperti penggunaan TI dalam menentukan sebuah keputusan, sebagai key operational pada proses bisnis perusahaan, dan masih banyak lagi manfaat teknologi informasi dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Di era strategic information system sekarang ini perusahaan harus
mempunyai pandangan bahwa aplikasi TI pun dapat disinergikan dengan core business perusahaan, yang pada akhirnya muncul competitive advantage bagi perusahaan yang bersangkutan.
3.2.2 Analisa Lima Faktor Persaingan Porter
Berikut adalah lima (5) faktor persaingan Porter pada PT.Orindo Alam Ayu :
1. Ancaman Pendatang Baru
Ancaman pendatang baru pada industri ini memiliki entry barrier yang rendah, faktor yang menyebabkannya adalah antara lain pertumbuhan ekonomi Indonesia yang cukup baik di tengah krisis global ini jika bandingkan dengan negara ASEAN yang lain (proyeksi sekitar 4-5% di tahun 2009), demand yang tinggi dari konsumen produk kosmetik yang didominasi oleh kaum wanita. Serta dengan jumlah penduduk ke empat terbesar di dunia setelah China, India, Amerika ditambah dengan tingginya persentase penduduk wanita, banyak perusahaan kosmetik mengincar pangsa pasar di Indoenesia.
2. Ancaman Pesaing Industri
Kekuatan pesaing pada industri ini cukup tinggi, ini dapat dilihat dari banyaknya jumlah kompetitor yang ada. Contoh dalam industri kosmetik antara lain Body Shop dan Sari Ayu. Sedangkan dalam industri penjualan langsung, contoh kompetitor yang dihadapi oleh PT. Orindo Alam Ayu adalah Avon, Atristi dan Sothys.
Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk. Untuk ini pemasok tunggal dari PT. Orindo Alam Ayu hanyalah merek PT. Orindo Alam Ayu itu sendiri. Sehingga kekuatan pemasoknya menjadi tinggi.
4. Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan / Pembeli
Para pembeli memiliki posisi tawar-menawar yang kuat karena mereka mempunyai banyak pilihan produk kosmetik, produk substitusi, dan biaya peralihan yang dihasilkan rendah.
5. Ancaman Produk Substitusi.
Ancaman produk pengganti tinggi jika konsumen dihadapkan pada biaya peralihan yang rendah. Dan produk pengganti tersebut mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama. Produk pengganti disini adalah produk jamu dan beauty center.
Jadi masing-masing kekuatan yang ada, setiap kekuatan dianalisa lebih jauh tingkat keterkaitannya dengan SI/TI untuk melihat implikasinya terhadap SI/TI dalam memberikan peluang maupun ancaman bagi perusahaan.
Tabel 3.1 Analisa Porter berdasarkan pengaruh dan fungsi SI/TI
Analisa Porter Pengaruh SI/TI Fungsi SI/TI
Ancaman Pendatang Baru Bagaimana SI/TI meningkatkan
entry barrier?
Tidak ada
Kekuatan Pesaing Bagaiman SI/TI bisa merubah
peta kompetisi?
SI/TI digunakan untuk mengetahui keadaan pasar pesaingan dan berperan untuk mengetahui barang-barang yangd iminati pelanggan dari hasil penjualan.
Kekuatan Pembeli Bagaimana SI/TI membuat
switching cost bagi pelanggan?
Tidak ada
Kekuatan Pemasok Bagaiamana SI/TI merubah
kekuatan pemasok?
Tidak ada
Ancaman Produk Pengganti Bagaimana SI/TI menggantikan
jasa produk pengganti?
3.3 Analisa Lingkungan Internal Bisnis
3.3.1 Analisa Rantai Nilai
Gambar 3.3 Analisa Rantai Nilai MARGIN INFRASTRUKTUR : Keuangan MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA : Perekrutan, Pelatihan, Evaluasi kinerja, Penggajian, Pemberian penghargaan dan hukuman, Perputaran jabatan, Perekrutan, Pelatihan, PENGEMBANGAN TEKNOLOGI : Pengembangan teknologi dan sistem informasi perusahaan, Mengontrol proses yang terjadi pada perusahaan. PENGADAAN : Alat tulis kantor, peralatan menunjang kegiatan‐kegiatan kantor. LOGISTIK KE DALAM • Penerimaan barang • Melakukan kontrol kualitas. • Penyimpanan di gudang. OPERASI • Forecasting. • Purchasing. • Checking stock. • Melakukan penjualan. • Penghitungan Poin. •Distribusi ke cabang. • Pendaftaran Member. PENJUALAN DAN PEMASARAN • Branding. • Pricing. • Pembuatan katalog. • Public Relation. • Event • Training Anggota. • Motivasi. • Mencari konsultant baru yang potensial. LOGISTIK KE LUAR • Menangani order. • Distribusi barang ke Anggota. • Mengeluar ‐kan invoice. PELAYANAN • Melayani keluhan Anggota. • Mengadakan seminar motivasi
Aktivitas Utama (Primary Activities)
•Logistik ke dalam
Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan barang-barang yang dikirim dari berbagai pabrik PT. Orindo Alam Ayu di luar negeri yang kemudian dikumpulkan di central warehouse yang terletak di daerah Pulo Gadung, dan selanjutnya barang tersebut akan didistribusikan kepada kantor cabang PT. Orindo Alam Ayu di seluruh Indoenesia. Tujuannya adalah agar barang yang didatangkan dapat mencukupi kebutuhan Anggota. Di dalam central warehouse terdapat 1 komputer dan 1 printer dan menggunakan aplikasi ORICO untuk memantau stock barang baik dari pembelian produk dari OCSA (Vendor utama PT. Orindo Alam Ayu) maupun pendistribusian produk ke cabang-cabang.
•Operasi
Adalah aktivitas inti yang dilakukan oleh tiap bagian operasional. Proses yang dilakukan antara lain melakukan forecasting yaitu mengestimasi kebutuhan produk untuk setiap periode. Forecasting dilakukan dengan menganalisa penjualan produk dari periode sebelumnya. Setelah itu, bagian pembelian akan melakukan proses pemesanan produk ke supplier. Selain itu, bagian logistik juga akan melakukan pengecekan stok agar stok barang tetap berada pada level minimum. Aktivitas lain yang dilakukan sehari-hari antara lain adalah melakukan penjualan barang kepada anggota, melakukan penghitungan poin atas transaksi yang dilakukan konsultan, dan pendaftaran anggota.
Ada beberapa hal masalah yang berkaitan dengan operasional di PT. Orindo Alam Ayu seperti ketika penutupan point di akhir bulan, yang mana kantor pusat harus menunggu data-data penjualan terakhir dari seluruh kantor cabang di Indonesia untuk di rekapitulasi sebagai laporan akhir bulan. Permasalahannya dikarenakan sistem yang belum online, serta update data yang belum real-time, maka data-data yang ada di setiap kantor cabang harus terus menerus diupdate ke kantor pusat dengan cara mengeksport data. proses eksport data ini harus dilakukan sesering mungkin agar data yang dimiliki kantor pusat selalu update. Terkadang pihak kantor cabang terlambat mengirimkan data yang mereka punya sehingga kantor pusat kerap kali harus menunggu hingga larut malam.
•Logistik ke luar
Proses yang terjadi adalah semua proses produk sampai di tangan anggota. Proses yang terjadi antara lain menangani order dari anggota, kemudian pesanan akan diberikan kepada anggota, dan kemudian mengeluarkan invoice atau tagihan yang harus dibayar oleh anggota.
•Pemasaran
Proses yang dilakukan adalah melakukan peramalan kebutuhan barang, menetapkan harga jual barang, menciptakan brand awareness dan brand loyalty atas produk-produk PT. Orindo Alam Ayu dimata konsumen, memberikan pelatihan produk pada Anggota agar consutant
mengetahui karakteristik produk-produk PT. Orindo Alam Ayu dan dapat memberikan saran dan konsultasi yang tepat kepada konsumen.
•Pelayanan
Pelayanan yang diberikan yaitu dengan menjalin komunikasi yang baik dengan anggota, melayani keluhan-keluhan anggota. Selain itu pelayanan yang dilakukan juga dengan mengadakan seminar-seminar yang dapat meningkatkan motivasi anggota dalam memasarkan produk-produk PT. Orindo Alam Ayu. Pada saat ini keluhan yang banyak disampaikan oleh pelanggan adalah mengenai layanan delivery order yang sulit dihubungi. Selain itu proses order, pembayaran dan pengambilan barang yang antriannya selalu panjang. Untuk itu, diharapkan peningkatan pelayanan dalam hal tersebut dapat ditingkatkan.
Aktivitas pendukung (Support Activities)
•Infrastruktur Perusahaan.
Aktivitas pendukung dalam infrastruktur perusahaan adalah Finance yang memberikan dukungan dalam berbagai macam bentuk antara lain laporan keuangan, mengontrol kredit dan pajak. Proses ini dibantu oleh Aplikasi Pembukuan yang berfungsi sebagai pembukuan perusahaan dan juga Aplikasi Cash & Financial System yang berfungsi sebagai pencatatan transaksi sehari-hari perusahaan.
Aktivitas pendukung dalam Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu perekrutan, pelatihan, evaluasi kinerja secara periodik, pemberian penghargaan dan hukuman serta perputaran jabatan (rotation). Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia pada PT. Orindo Alam Ayu, dilakukan hal-hal seperti memberi pelatihan-pelatihan, seleksi penerimaan karyawan yang lebih selektif.
•Pengembangan Teknologi
Aktivitas pendukung dalam Pengembangan Teknologi yaitu mengembangkan Teknologi Informasi perusahaan, mengembangkan Sistem Informasi perusahaan serta mengontrol proses yang terjadi di dalam perusahaan. Dalam PT. Orindo Alam Ayu IT sendiri cukup membantu proses bisnis, tetapi sebagian masih dilakukan secara manual, tidak ter-update secara real time sehingga banyak kegiatan-kegiatan yang seharusnya dapat dilakukan dengan lebih cepat. Untuk lebih memaksimalkan kinerja proses bisnis perusahaan kami memberi usulan untuk melakukan pengembangan IT ke arah online berbasis web.
•Pengadaan
Aktivitas pendukung dalam Pengadaan yaitu membeli barang-barang yang berguna untuk mendukung kinerja perusahaan seperti pengadaan katalog untuk proses promosi, pengadaan alat-alat tulis kantor, dan juga kebutuhan sehari-hari seperti air mineral, kopi, gula, teh, tissue dan alat-alat pembersih kantor.
Berikut ini adalah hasil kesimpulan Analisa Value Chain :
Analisa Value Chain Permasalahan Keadaan SI/TI Saat ini
Keadaan SI/TI Yang diharapkan Aktivitas Utama Logistik kedalam Proses pemesanan produk dari vendor masih manual menggunakan e-mail
SI/TI yang telah terintegrasi dapat membantu proses pemesanan produk agar prosesnya dapat lebih cepat.
Operasi
- Sistem inventory yang belum online.
- Update data yang masih manual.
Proses update data
dan pengiriman laporan yang masih manual / belum online
SI/TI dapat membantu bagian operasional dalam seluruh kegiatan menyangkut operasi seperti laporan pengiriman barang untuk cabang, proses update data stok seluruh cabang ter update secara
langsung dengan sistem online.
Logistik keluar
Distribusi barang dari pusat ke cabang
dipantau oleh software ORICO Tidak ada Penjualan dan Pemasaran - Laporan penjualan tidak ter-update secara langsung. - Belum terintegrasinya fungsi bisnis satu dengan yang lainnya dalam hal laporan data (contohnya seperti Sales – Credit Controller – Accounting) sehingga dalam pembuatan laporan pembukuan, Accounting harus menunggu laporan dari bagian lainnya.
Sudah menggunakan
software ORICO
untuk membuat sales order, laporan AR
Anggota, pembukuan.
SI/TI dengan sistem terintegrasi dapat
meng-update laporan
penjualan secara just in time
Order yang sulit
dihubungi.
ada masih kurang untuk melayani pemesanan barang via telepon meningkatkan layanan Delivery Order Aktivitas Pendukung Infrastruktur - Arsitektur jaringan yang masi offline.
- Beberapa hardware yang harus diganti karena spesifikasinya yang kurang memadai dalam melakukan aktivitas bisnis. Arsitektur jaringan yang masih offline
antar kantor cabang.
SI/TI digunakan untuk pengembangan ke-arah online system. Sumber Daya Manusia - Pengembangan pelatihan karyawan kurang fokus. - Belum adanya aplikasi yang mempunyai fitur seperti skill map
untuk memantau kinerja karyawan.
Data-data mengenai sumber daya manusia masih dikelola manual.
SI/TI digunakan untuk menganalisa kinerja karyawan serta membantu menyusun rencana pengembangan karyawan . Pengembangan Teknologi - Aplikasi yang belum terintegrasi secara keseluruhan (antar cabang dan pusat proses update
data dilakukan secara manual)
- Sistem keamanan data yang kurang (seperti tidak adanya firewall
sebagai filter pemantauan aliran data)
Sistem yang ada masih menggunakan sistem lama yang masih berbasiskan DOS.
SI/TI digunakan untuk mengembangkan system yang sudah ada agar dapat memberikan competitive advantage bagi perusahaan. Pengadaan - Belum adanya aplikasi untuk menangani proses pengadaan Proses pengadaan barang-berang kebutuhan kantor masih manual.
SI/TI digunakan untuk mengembangkan sistem pengadaan untuk mengoptimalkan karyawan dalam menganalisa dan mengambil keputusan yang lebih tepat terhadap proses
pengadaan tersebut. Tabel 3.2 Kesimpulan Rantai Nilai
3.3.2 Analisa Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indikator (KPI)
Faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dari PT. Orindo Alam Ayu adalah :
1. SDM yang berkualitas
Dalam menjalankan proses bisnis dalam perusahaan, demi mencapai tujuan serta visi dan misi yang telah ditetapkan oleh PT. Orindo Alam Ayu, maka diperlukan SDM yang skillful dan berdedikasi tinggi.
Untuk mendukung CSF ini, KPI yang dibutuhkan adalah penilaian kinerja karyawan yang dievaluasi secara periodik.
2. Produk yang attractive
Di tengah persaingan dalam industri kosmetik yang cukup ketat, PT. Orindo Alam Ayu harus tampil menonjol diantara para pesaingnya. Untuk dapat dipilih oleh konsumen, PT. Orindo Alam Ayu harus dapat mengemas produknya secara menarik dan tentu saja dengan tetap mempertahankan kualitas. Selain itu, PT. Orindo Alam Ayu juga memiliki produk yang sangat beragam yang dapat digunakan oleh semua kalangan dari pria, wanita, remaja hingga anak-anak.
KPI yang digunakan adalah laporan penjualan dengan tingkat yang tinggi setiap bulannya.
3. Strategi Network Marketing
PT. Orindo Alam Ayu memiliki strategi pemasaran yang unik yang tidak banyak digunakan oleh produsen kosmetik kebanyakan yaitu direct selling. Direct Selling adalah teknik pemasaran langsung ke konsumen melalui para anggota PT. Orindo Alam Ayu yang biasa disebut Anggota. Para Anggota ini dapat juga membangun jaringan atau network yang dapat membantu mereka untuk melakukan penjualan kepada konsumen. Selain membantu penjualan, network ini juga membantu Anggota untuk mendapatkan bonus tambahan yang diperoleh dari poin yang dikumpulkan oleh network di bawahnya.
KPI yang digunakan adalah pertumbuhan signifikan jumlah anggota aktif yang berada di level tinggi.
4. Pelayanan yang baik
Sebagai distributor yang berhubungan langsung dengan konsumen, maka aspek pelayanan memegang peran penting dalam kegiatan operasionalnya. Pelayanan yang baik disini mencakup bagaimana melayani kebutuhan-kebutuhan Anggota seperti melayani pendaftaran anggota baru, pembelian produk dan pembayaran serta keluhan-keluhan yang disampaikan ole Anggota. Sebagai perusahaan yang baik, PT. Orindo Alam Ayu harus dapat menangani itu semua dengan baik dan profesional.
KPI yang digunakan adalah tingkat kepuasan pelanggan yang dinilai dari jumlah keluhan yang sedikit.
Berikut ini adalah CSF dari setiap fungsi bisnis di PT. Orindo Alam Ayu :
Fungsi Tujuan CSF KPI Business Information/ Support System Sales Meingkatkan penjualan sebesar 20% dari tahun sbeelumnya • Meningkatkan nilai penjualan pada setiap kantor cabang.
• Pelayanan keluhan dan saran dari Anggota maupun karyawan. • Persentase Penjualan naik. • Persentase Retur menurun . • Rata-rata waktu tunggu dalam pemesanan produk berkurang. • Peningkatan akurasi dari asumsi dalam peramalan penjualan • Respon cepat atas
keluhan-keluhan. • Rata-rata waktu untuk
memberikan
tanggapan kepada pelanggan.
• Hasil rating survei Anggota membaik. • Ramalan Penjualan. • Cost-Benefit Analysis. • Survei mengenai daya beli, kebutuhan masyarakat di beberapa daerah. Peningkatan jumlah Anggota 20-30% dari tahun sebelumnya • Menambah dan membina Anggota aktif. • Persentase jumlah member naik. • Tingkat Turnover Constultant kecil. • Sistem Informasi Anggota. Marketing Membuat citra produk yang baik dan dikenal oleh masyarakat luas
• Meningkatkan promosi periklanan, pembuatan katalog, flyer
• Meningkatkan kualitas dan mutu produk.
• Brand Awarness • peningkatan pengenalan produk baru . • Persentase keluhan Anggota kecil • Sertifikasi dari operasi-operasi internal. • Media massa dan event Menentukan harga yang kompetitif dibandingkan produk sejenis.
• Harga yang dibawah produk sejenis dengan kualitas dan mutu yang lebih baik.
• Product Awarness • Waktu throughput dari
pemasok sampai ke Anggota semakin pendek. • Analisa Komparasi produk. • Analisa trend kebutuhan
masyarakat. • Analisa Mengembangkan
strategi marketing • Membuat event, pemberian komisi, bonus yang membuat Anggota tetap loyal.
• Peningkatan jumlah top level Anggota.
• Reward yang semakin menarik bagi Anggota yang mencapai target tertentu. • Customer Relationship Management Finance Meningkatkan Laba perusahaan sekitar 40% dari tahun 2008.
• Proses penagihan on-time
• Cash flow terjaga baik. . • Persentase Return Of Investment tahunan naik. • Persentase pembayaran yang terlambat berkurang. • Analisa Perencanaan Keuangan Operation Meningkatkan pelayanan terbaik bagi eksternal maupun internal perusahaan. • Proses distribusi barang ke cabang tepat waktu
• Stok barang terjaga • SI/TI memudahkan
Anggota dalam mendaftar, membayar, dan memantau jumlah point.
• Integrasi keseluruhan fungsi bisnis secara online.
• Tingkat pengiriman barang tepat waktu 80% • Tingkat inventory turnover menurun. • Inventory record accuracy semakin baik. • Tingkat keluhan Anggota menurun.
• Update data secara real-time . • Proses • Analisa Rantai pemasok • Inventory Management • Integrated Application. HRD Memiliki karyawan yang mempunyai kompetensi yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan. • Melakukan proses perekrutan sesuai standarisasi perusahaan. • Penempatan karyawan sesuai hasil interview dan keterampilan karyawan.
• Memberikan pelatihan kepada karyawan
• Jumlah pelamar kerja.
• Tingkat turnover karyawan kecil. • Report hasil pelatihan • Indeks prestasi karyawan. • Jumlah • Sistem Perekrutan • Analisa Kinerja karyawan. • Payroll System.
• Memberikan kompensasi, bonus, tunjangan kepada karyawan. penyelesaia n masalah-masalah yang ada di perusahaan. • Jumlah jam lembur.
Tabel 3.3 CSF dan KPI pada tiap fungsi bisnis PT. Orindo Alam Ayu
3.3.3 Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat di pecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan – tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat dia artikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini di lakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek – aspek informasi dalam perusahaan.
Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area , fungsi dan proses bisnis pada PT. Orindo Alam Ayu :
Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Finance • Perencanaan Keuangan • Membuat Perencanaan keuangan
• Pembelian Barang
• Akuntansi
• Perbendaharaan
• Pemantauan piutang
• Pengelolaan Inventory kantor
• Menyusun budget perusahaan.
• Mengecek hasil forecast order dari sub-divisi forecasting. • Melakukan pembelian barang ke
pemasok.
• Melakukan pembayaran ke pemasok
• Membuat laporan pembelian barang.
• Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran uang kas.
• Membuat laporan neraca keuangan secara periodik.
• Melakukan penghitungan pajak. • Melakukan rekapitulasi point
Anggota • Audit keuangan.
• Menyiapkan, mengelola, dan mempertanggungjawabkan kas. • Mengawasi semua jenis kegiatan
yang berkaitan dengan keuangan.
• Memberikan piutang kepada Anggota berdasarkan level Anggota.
• Mengawasi piutang-piutang Anggota.
• Membuat laporan piutang.
• Pemeliharaan gedung • Pengadaan peralatan kantor
• Perekrutan karyawan
• Absensi karyawan
• Penggajian Karyawan
• Memelihara peralatan kantor
• Mengadakan tes untuk calon karyawan
• Melakukan seleksi. • Penempatan Karyawan
• Mencatat jumlah jam kerja karyawan.
• Membuat penilaian kinerja karyawan.
• Menilai kinerja karyawan • Mengatur gaji karyawan. • Membuat laporan gaji karyawan. • Menganalisa absensi karyawan.
Marketing • Penentuan harga produk
• Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer
• Mengadakan event dan Beauty Training
• Pengelolaan Website
• Menganalisa harga berdasarkan tingkat permintaan produk, kurs valuta asing, manfaat serta mutu dan kualitas produk yang di tawarkan.
• Merancang dan membuat konsep katalog, newsletter, dan flyer • Mendistribusikan hasil katalog,
newsletter, dan flyer
• Merancang konsep event dan Beauty training
• Melaksanakan konsep tersebut. • Evaluasi dan pelaporan hasil
event dan Beauty training.
• Mengelola Website (update isi website)
• Pengelolaan persediaan
• Forecasting
• Pendaftaran Constultant
• Pengelolaan IT
• Pusat Pelayanan
• Pemantauan alur distribusi barang ke kantor cabang.
• Pemantauan jumlah stok barang di gudang.
• Penerimaan barang
• Mengestimasi jumlah barang yang akan di beli.
• Memberikan pelayanan kepada anggota antara lain dalam proses pendaftaran dan pembelian produk.
• Menjaga sistem tetap berjalan. • Memantau dan mengelola
database.
• Memantau proses pengiriman data kantor pusat dan cabang.
• Menerima keluhan dan saran dari Anggota
• Menjawab keluhan dan memproses saran Consultan.
Sales • Penjualan produk.
• Pemantauan Anggota
• Membuat perencanaan penjualan produk.
• Menganalisa hasil penjualan. • Membuat laporan penjualan • Update Informasi Anggota • Analisa Pembelian Anggota Tabel 3.4 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis
Entitas-entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di identifikasi dari dekomposisi area fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :
Tabel 3.5 Subyek Data 1 Finance Pembelian Keuangan Budget Pajak Piutang Bonus Anggota Peralatan Kantor Karyawan Absensi
Penggajian, tunjangan, dan bonus karyawan Kinerja
2 Marketing Produk, Flyer
Event Katalog Beauty Training Content Web 3 Operation Pemasok Persediaan DO Forecast product Hardware Software Jaringan
Keluhan dan Saran
4 Sales Penjualan
Anggota
Fungsi Bisnis Pembelian Keu angan Budget Paj ak Piu tan g Point Anggota Feedback Report Karyawan Absensi Penggaj ian, t unja ngan, bonus Kinerj a Produ k Even t Katalo g, F ly er Beaut y Trai nin g Pemaso k Persediaan Delivery O rder Forecast Pr od uc t Peralatan Ka ntor Hardware Software Jaringan Pen ju alan Anggota Laporan Anggota Keluha n da n Sar an Perencanaan Keuangan R C C R R Pembelian Barang C R R Akuntansi R R C R R R R R R R Perbendaharaan R R R R C Pemantauan Piutang C R Pengelola keluhan keuangan C R R Perekrutan Karyawan C Absensi Karyawan R C C Penggajian Karyawan R R R C R Penentuan Harga Produk R C Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer R R C Mengadakan event dan Beauty Training R R C C Pengiriman Barang R C Pengelolaan Persediaan R R C R R R R R Forecasting R R R C Pendaftaran Anggota C Pengelolaan IT dan Inventory kantor R C C C C C Penjualan Produk R R C R Pemantauan Counstultant R C Pusat Pelayanan R C
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis dengan Subyek Data
Fungsi Bisnis
Pembelian Keuangan Bud
get Pajak Pi ut an g Bo nus An gg ota Per alatan Kantor Kar yawan Abs en si Pe ng ga jia n, tu nj an ga n, b on Kin er ja Pro du k Ev en t Katalo g, Fl yer Beaut y Train in g Ko nte nt Web Pemas ok Per se diaa n Delivery Ord er Fore cast Pr od uc t Keluh an d an Sara n Hardware Soft ware Jarin gan Penjua lan Anggota Lap oran Angg ota Perencanaan Keuangan R C C R R Pembelian Barang C R R R Akuntansi R R C R R R Perbendaharaan R R R R C Pemantauan Piutang C R Pengelola Inventory Kantor R C Perekrutan Karyawan C Absensi Karyawan R C C Penggajian Karyawan R R R C R Penentuan Harga Produk R C Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer R R C Mengadakan event dan Beauty Training R R C C Pengelolaan Web R R R C R Pengiriman Barang R C Pengelolaan Persediaan R R C C R R R R Forecasting R R R C Pendaftaran Anggota C Pengelolaan IT R C C C Pusat Pelayanan C R Penjualan Produk R R C R Pemantauan Consultant R C
T
Gambar 3.4 ERD
3.3.4 Analisa Strength, Weakness, Opportunity, Threat (SWOT)
Analisis SWOT dilakukan menggunakan faktor internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal perusahaan berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Berikut merupakan analisis SWOT dari PT. Orindo Alam Ayu :
Faktor Internal Faktor Eksternal
Kekuatan
• Berpengalaman lebih dari 40 tahun dalam bidang kecantikan
• Produk yang ditawarkan variatif untuk semua kalangan.
• Memiliki strategi pemasaran yang unik. • Harga produk yang kompetitif
dibandingkan dengan pesaing. • Memiliki kultur perusahaan dengan
semangat kerja sama dan kekeluargaan yang tinggi.
Peluang
• Pangsa pasar yang cukup besar untuk produk kecantikan.
• Persepsi public yang sudah cukup baik terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu • Pertumbuhan permintaan masyarakat
yang terus meningkat terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu.
• Memiliki kesempatan untuk menjadi pemimpin seluruh pasar.
• Kemajuan teknologi yang pesat. Kelemahan
• Prosedur pelatihan karyawan yang belum dikembangkan
• Masih kurangnya perekrutan karyawan profesional
• Sistem Informasi yang belum terintegrasi secara keseluruhan.
• Pelayanan yang perlu di tingkatkan.
Ancaman
• Masuknya pesaing baru yang menawarkan produk berkualitas dengan harga yang lebih rendah. • Semakin berkembangnya permintaan
dan penawaran dari produk-produk substitusi.
• Pertumbuhan ekonomi yang lambat sehingga menimbulkan turunnya permintaan pasar.
• Perubahani nilai tukar valuta asing yang tidak stabil.
• Terdapat peraturan pemerintah yang ketat dan kaku sedangkan pihak perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup tinggi untuk memenuhi peraturan tersebut.
a. Diagram Analisis SWOT
Analisis SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal perusahaan, berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Analisis terhadap aspek tersebut dilakukan berdasarkan atas : Anatomi Kuadran, Pembobotan dan Rating. Berikut ini merupakan analisis SWOT dari PT. Orindo Alam Ayu.
b. Matriks Analisis SWOT
FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL BOBOT RATING BOBOT X
RATING Peluang
• Pangsa pasar yang cukup besar untuk produk kecantikan. • Persepsi public yang sudah cukup baik terhadap produk PT.
Orindo Alam Ayu
• Pertumbuhan permintaan masyarakat yang terus meningkat terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu
• Memiliki kesempatan untuk menjadi pemimpin seluruh pasar
• Kemajuan teknologi yang pesat.
0.17 0.13 0.09 0.07 0.03 4 3 2 2 2 0,68 0,39 0,18 0,14 0,06 Total Peluang 0,49 1,45 Ancaman
• Masuknya pesaing baru ke pasar yang menawarkan produk berkualitas dengan harga yang lebih rendah
• Semakin berkembangnya permintaan dan penawaran dari produk-produk substitusi.
• Pertumbuhan ekonomi yang lambat sehingga menimbulkan permintaan pasar yang menurun
• Perubahan nilai tukar valuta asing yang tidak stabil
• Terdapat peraturan pemerintah yang ketat dan kaku sedangkan pihak perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup tinggi untuk memenuhi peraturan pemerintah itu.
0,11 0,09 0,08 0,12 0,11 2 3 3 1 1 0,22 0,27 0,24 0,12 0,22 Total Ancaman 0,51 1,07 Total EFAS 1 2,52
FAKTOR STRATEGI INTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING Kekuatan
• Berpengalaman lebih dari 40 tahun dalam bidang kecantikan • Produk yang ditawarkan variatif untuk semua kalangan • Memiliki strategi pemasaran yang unik
• Harga produk yang kompetitif dibandingkan pesaing
• Memiliki kultur perusahaan dengan semangat kerja sama dan kekeluargaan yang tinggi
0.09 0.14 0.11 0.14 0.09 2 4 3 4 3 0,18 0,56 0,33 0,56 0,27 Total Kekuatan 0,57 1,90 Kelemahan
• Prosedur pelatihan karyawan yang belum dikembangkan.
• Masih kurangnya perekrutan karyawan profesional. • Sistem Informasi yang belum terintegrasi.
• Pelayanan yang perlu di tingkatkan
0,07 0,09 0,12 0,15 3 2 1 1 0,21 0,18 0,12 0,15 Total Kelemahan 0,57 0,66 Total IFAS 1 2,56
Tahap Analisis
Nilai total dari tabel EFAS dan IFAS di atas, yaitu: EFAS 2,52 dan IFAS 2,56 . Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Orindo Alam Ayu terhadap faktor strategi eksternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki PT. Orindo Alam Ayu untuk mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan.
Setelah nilai diketahui dari tabel EFAS dan IFAS maka disusun diagram SWOT untuk mengetahui posisi PT. Orindo Alam Ayu dengan perusahaan lain.
Untuk mencari posisi PT. Orindo Alam Ayu dengan mencari selisih EFAS dan IFAS.
1. Peluang : 1,45
Ancaman : 1,07
Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman
2. Kekuatan : 1,90
Kelemahan : 0,66
Titik X (internal) = Kekuatan – Kelemahan
= 1,90 – 0,66 = 1,24
Dengan perhitungan ini, maka kami menyimpulkan kondisi
perusahaan pada titik koordinat perhitungan SWOT seperti pada gambar di bawah ini.
IFAS
EFAS
Kekuatan (S)
S1. Berpengalaman lebih
dari 40 tahun dalam bidang kecantikan
S2. Produk yang ditawarkan
variatif untuk semua kalangan
S3. Memiliki strategi
pemasaran yang unik
S4. Harga produk yang
kompetitif dibandingkan pesaing
S5. Memiliki kultur
perusahaan dengan semangat kerja sama dan kekeluargaan yang tinggi.
Kelemahan (W)
W1. Prosedur pelatihan karyawan
yang belum dikembangkan.
W2. Masih kurangnya perekrutan
karyawan profesional.
W3. Sistem Informasi yang belum
terintegrasi.
W4. Pelayanan yang perlu di
tingkatkan
Peluang (O)
O1. Pangsa pasar yang cukup
besar untuk produk kecantikan
O2. Persepsi public yang
sudah cukup baik terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu
O3. Permintaan masyarakat
yang terus meningkat terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu
O4. Memiliki kesempatan
untuk menjadi pemimpin seluruh pasar
O5. Kemajuan teknologi
yang pesat.
Strategi SO
Selalu melakukan pengembangan variasi produk dengan harga yang kompetitif agar dapat menjangkau pasar
yang lebih luas. (S2-S4-O1)
Mempertahankan persepsi publik yang sudah baik dengan
meningkatkan strategi pemasaran.
(S3-O2)
Mempertahankan pertumbuhan permintaan dengan cara melakukan diversifikasi produk
agar sesuai dengan kebutuhan konsumen, selain itu dengan
melakukan penetapan harga yang dianggap sesuai dengan
kualitas produk dan dapat di jangkau oleh konsumen.
(S2-S4-O3)
Strategi WO
Memperketat proses perekrutan serta melakukan pengembangan keterampilan karyawan secara berkesinambungan sebagai bagian
dari perwujudan visi perusahaan. (W1-W2-O4)
Mengintegrasikan seluruh proses bisnis untuk memenuhi pertumbuhan
permintaan yang terus meningkat dan pada akhirnya mencapai
keunggulan bersaing . (W3-O3-O4)
Terus melakukan peningkatan pelayanan untuk menjamin kepuasan
pelanggan sehingga dapat menjaga dan meningkatkan persepsi publik
yang telah baik. (W4-O2)
Memperbaharui teknologi untuk mengintegrasikan sistem yang telah
Dengan mempunyai pengalaman selama 40 tahun di
bidang kecantikan, dan memaksimalkan kekuatan produk, strategi pemasaran, dan
sumber daya manusia, maka kesempatan untuk menjadi pemimpin pasar akan lebih
besar. (S1-S2-S3-S4-S5-O4)
Menggunakan teknologi untuk membantu strategi pemasaran.
(S3-O5)
ada agar dapat meningkatkan kinerja bisnis dan juga pelayanan.
(W3-W4-O5)
Ancaman (T)
T1. Masuknya pesaing baru
ke pasar yang menawarkan produk berkualitas dengan harga yang lebih rendah
T2. Semakin
berkembangnya
permintaan dan penawaran dari
produk-produk substitusi.
T3. Pertumbuhan ekonomi
yang lambat sehingga menimbulkan
permintaan pasar yang menurun
T4. Perubahan nilai tukar
valuta asing yang tidak stabil
T5. Terdapat peraturan
pemerintah yang ketat dan kaku sedangkan pihak perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup tinggi untuk memenuhi peraturan pemerintah itu
Strategi ST
Memperkuat brand image (S1-S3-S4-T1-T2)
Membangun loyalitas konsumen untuk membendung derasnya arus pendatang baru dan produk
substitusi dalam industri kecantikan
(S2-S3-S4-T1-T2) Menjaga dan meningkatkan kualitas produk dengan harga
yang sesuai (S4-T1-T2-T3-T4)
Melakukan pengembangan strategi pemasaran berdasarkan
acuan trend industri jangka pendek, menengah, dan panjang
(S1-S3-S5-T1-T2-T3)
Strategi WT
Pengawasan dan pengendalian mutu secara keseluruhan yang mencakup
aspek produk;pelanggan;sumber daya manusia;pelayanan; dan
teknologi. (W1-W2-W3-W4-T1-T2)
Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan, dapat dilihat bahwa perusahaan berada pada posisi untuk menggunakan Strategi SO
(menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang yang ada), antara lain :
1. Selalu melakukan pengembangan variasi produk dengan harga yang kompetitif agar dapat menjangkau pasar yang lebih luas.
2. Mempertahankan persepsi publik yang sudah baik dengan meningkatkan strategi pemasaran. Dengan memiliki persepsi yang dikenal baik dimata publik sebagai salah satu perusahaan kosmetik direct selling, PT. Orindo Alam Ayu dapat memperbesar pasar industrinya dengan melakukan ekspansi ke daerah-daerah yang tingkat potensial penjualan produk yang cukup tinggi.
3. Mempertahankan pertumbuhan permintaan dengan cara melakukan diversifikasi produk agar sesuai dengan kebutuhan konsumen, selain itu dengan melakukan penetapan harga yang dianggap sesuai dengan kualitas produk dan dapat di jangkau oleh konsumen.
4. Dengan mempunyai pengalaman selama 40 tahun di bidang kecantikan, dan memaksimalkan kekuatan produk, strategi pemasaran, dan sumber daya manusia, maka kesempatan untuk menjadi pemimpin pasar akan lebih besar.
Pengalaman yang cukup lama disertai sinergi strategi yang telah di sebutkan diatas akan memudahkan PT. Orindo Alam Ayu dalam meraih pemimpin pasar kosmetik no.1 di Indonesia.
5. Dengan strategi marketing yang unik yaitu dengan cara direct selling maka memungkinkan anggota untuk mendapatkan penghasilan tambahan dari penjualan produk dan bonus point
3.4 Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan
3.4.1 Gambaran Aplikasi pada Perusahaan
Berikut adalah gambaran aplikasi yang digunakan PT. Orindo Alam Ayu saat ini berdasarkan tiap-tiap area bisnisnya :
Area Bisnis Fungsi Bisnis Aplikasi
Finance - Perencanaan Keuangan - Akuntansi & Pembukuan
- Accounting System - Cash & Financial System - ORIN
Sales - SO dan Invoice
- Menyimpan dan menampilkan informasi mengenai Anggota. - POS System - Consultant Information System
Marketing - Membuat perancangan berkaitan dengan promosi (katalog, newsletter, flyer).
-Multimedia Application
Operation - Mengelola pengadaan dan pendistribusian produk.
- Inventory Management System
HRD - Penggajian karyawan -Payroll System
3.4.2 Spesifikasi Hardware
3.4.2.1Dukungan Hardware pada Kantor Pusat
Berikut adalah gambaran spesifikasi hardware yang ada pada head office.
JENIS SPESIFIKASI FUNGSI
SERVER
PC SERVER IBM Server ORICO
*Intel Xeon Pentium 4
*HDD 36GBx3
*Memory 1 GB
*CDROM *SCSI *RAID
PC SERVER IBM Server Email
*Intel Xeon Pentium 4
*HDD 36GBx2
*Memory 1 GB
*CDROM *SCSI
PC SERVER COMPAQ Server FTP
*Processor Pentium 3 (333MHz)
*HDD 17.5GB
*Memory 128MB
*CDROM *SCSI
PC SERVER IBM Server Accpac *Processor Pentium 3 *HDD 10+34GB *Memory 64MB *CDROM *SCSI
PC SERVER IBM Backup Server
*Processor Pentium 2 *HDD 8+4GB *Memory 256MB *CDROM *SCSI WORKSTATION
PC DESKTOP RELION Client
*Intel Pentium DualCore 2GHz
*HDD 80GB
*Memory 1GB
SWITCH
SW DLINK DES-1008D Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN *CATPLAN, DLINK DES-1008D, POR
HUB 3COM 3C16980, PORT/IO : 24 Menghubungkan Client
ke Client
ROUTER
RTR CISCO 1721 Penghubung antar dua atau lebih jaringan CISCO 1721, PORT/IO : 1
PRINTER
HPLJET2600 Mencetak dokumen, data
EPSON LQ-680Pro, REPL A NEW P dan laporan
UPS
NEXUS Catu daya cadangan
*UPS 1000/1200VA
*UPS 1200VA, 1000W, EX MDN 20/ Tabel 3.12 Spesifikasi Hardware pada Head Office
3.4.2.2Dukungan Hardware pada Kantor Cabang
JENIS SPESIFIKASI FUNGSI
SERVER PC SERVER *Intel Pentium 4 3GHz *HDD 160GB Application Server *Memory 1 GB *CDROM WORKSTATION PC DESKTOP HP *Intel Pentium DualCore 3GHz Client *HDD 80GB *Memory 1GB SWITCH
SW DLINK DES‐1008D Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN
*DLINK DES‐1008D, PORT/IO : 8 ROUTER RTR DLINK DI‐624 Sebagai penghubung *DLINK ROUTER FOR ANGGOTA antar jaringan yang ada dalam proses transfer data
PRINTER EPSON Mencetak dokumen, data
UPS
NEXUS Catu daya cadangan
*UPS 600VA
*UPS 600VA, 500W
Tabel 3.13 Spesifikasi Hardware pada Kantor Cabang
3.4.3 Spesifikasi Software
Berikut ini adalah daftar spesifikasi software yang dimiliki oleh PT. Orindo Alam Ayu :
Aplikasi Nama Software Fungsi
POS System
ORICO Module Sales Order Aplikasi POS
Inventory Management System
ORICO Module Inventory Pengelolaan persediaan
barang di gudang
Cash & Financial System
- ORICO Module Cash & Pencatatan data-data transaksi keuangan Financial
- ORIN Pembuatan laporan keuangan untuk AR
Consultant Information System
ORICO Module Status Code Pencatatan data-data dan & Description informasi status anggota
Accounting System ACCPAC Pembukuan
Payroll System Asian Business Service (ABS) Penggajian Karyawan
DBMS System
Operating System
*Microsoft Window Server Sistem informasi untuk
2003 server *Exchange Server 2003
*Microsoft Window XP Sistem informasi untuk
client
Multimedia Application
Ultra Edit Perancangan katalog dan Adobe Photoshop hal-hal yang berkaitan Corel Draw dengan pemasaran. Quark Xpress
Tabel 3.14 Spesifikasi Software pada PT. Orindo Alam Ayu Berikut ini adalah penjelasan tambahan mengenai aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh PT. Orindo Alam Ayu.
- ORICO, yang merupakan aplikasi inti dari PT. Orindo Alam Ayu memiliki 4 modul utama antara lain :
o Inventory Management System, yang fungsinya berkaitan dengan stok
produk di gudang. Sub modul yang terdapat disini antara lain:
Adjustment, untuk penyesuaian jumlah stok di gudang dengan yang ada di sistem.
Pack/Unpack, untuk menyatukan produk ke paket-paket dalam satu harga.
Export/Import Product, untuk mengirimkan produk ke kantor cabang lain yang membutuhkan.
Product Information,untuk menampilkan informasi mengenai produk (create new product, update, dan delete product) serta dapat disesuaikan dengan promosi-promosi yang diadakan oleh PT. Orindo Alam Ayu.
Report, untuk mencetak laporan stok produk.
o Status Code and Description, yang isinya berupa informasi yang
berkaitan dengan para anggota PT. Orindo Alam Ayu antara lain level yang telah dicapai, jaringan yang dimiliki, poin, dan sebagainya.
o Cash and Finance, yang isinya mengenai data penjualan yang didapat
dari modul Sales Order. Pada modul ini hanya mencetak laporan penjualan per periode.
o ORIN, yang berfungsi untuk membuat laporan keuangan berdasarkan
permintaan user.
o Point of Sales, yang isinya
Member registration, yang berfungsi untuk memasukkan data-data baru mengenai anggota.
Sales Order, yang befungsi untuk memasukkan daftar pembelian dari anggota.
Point Consultant, yang dapat menampilkan jumlah poin konsultan.
Invoice, yang berfungsi untuk mencetak invoice - ACCPAC (Accounting Software)
- Adalah aplikasi yang digunakan oleh Sub-divisi Accounting & Tax dalam merekap data-data keuangan sehari-hari (penjualan, piutang, pembelian barang, budget) dan memasukan ke pembukuan sebagai catatan laporan arus masuk keluar uang perusahaan.
- Asian Business Service (Payroll Application)
Adalah aplikasi yang digunakan oleh sub-divisi HRD dalam memonitor dan mengatur manajemen sumber daya manusia (MSDM) seperti penggajian, kompensasi karyawan, portfolio karyawan (absensi, jam lembur, pelanggaran-pelanggaran yang pernah dilakukan).
3.4.4 Arsitektur Jaringan
Gambar 3.6 Arsitektur Jaringan pada PT. Orindo Alam Ayu
Jaringan internal yang digunakan pada PT Orindo Alam Ayu merupakan jaringan LAN ( Local Area Networking ). LAN digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor atau perusahaan untuk memakai bersama sumber daya (misalnya printer, media penyimpanan/storage) dan saling bertukar informasi. Jaringan komputer yang digunakan pada PT. Orindo Alam Ayu adalah Fast Ethernet dengan topologi fisik menggunakan topologi Star. Jaringan ini terbagi dalam beberapa layer, layer tersebut dipisahkan oleh konsetrator switch perlantai. Sehingga dimasing-masing lantai
terdapat switch yang menghubungkan koneksi jaringan, dan dari layer perlantai kemudian terhubung dengan switch pusat untuk selanjutnya diinterkoneksikan dengan router.
3.4.5 Portfolio Aplikasi
Portfolio Aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan perushaaan saat ini, apakah termasuk di dalam kategori high potential, strategic, key operational atau support, sesuai dengan kontrubusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah portfolio aplikasi pada PT. Orindo Alam Ayu :
Gambar 3.7 Portfolio Aplikasi Saat Ini
Keterangan :
(*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan
( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lanjut
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
( )Inventory Management System ( ) Status Code & Description SUPPORT KEY OPERATIONAL ( )Website (*)Microsoft Windows XP (*)Microsoft Windows Server 2003 (*)Windows Exchange Server 2003 (*)Multimedia Application ( ) POS System ( ) Cash & Financial System (*) Accounting System (*) Payroll System Tinggi Tinggi Rendah Penting untuk bisnis mendatang Penting untuk masa lalu dan masa sekarang
Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan dapat dilihat bahwa PT. Orindo Alam Ayu belum memiliki aplikasi yang bersifat strategis untuk mendukung perencanaan strategis SI/TI perusahaan. Sistem-sistem yang sudah berjalan pada saat ini berada di bagian high potential, key operational dan bagian support. Sistem yang sudah berjalan tersebut belum sepenuhnya sempurna, karena dari hasil survey dan analisis yang telah dilakukan, beberapa sistem tersebut masih memerlukan pengembangan dan perbaikan.
Seperti pada aplikasi Cash & Financial System, proses pengumpulan dan pengiriman data penjualan yang di dalamnya terdapat detail jumlah poin anggota, piutang anggota, bonus anggota yang belum online antara kantor pusat dengan kantor cabang, sehingga update data yang belum real-time seperti pada contoh kasus dibawah ini :
1. Bagian Accounting me request data anggota di cabang Bandung yang mempunyai piutang untuk di masukkan kedalam pembukuan kas kepada bagian Credit Controller, lalu bagian Credit Controller meminta kepada bagian IT untuk mengirimkan data sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan (karena aplikasi Cash & Financial System hanya bersifat query dan tidak bisa melakukan pengolahan data) kemudian setelah mendapatkan data tersebut (berbentuk .dbf), bagian Credit Controller meng-konversi data tersebut di excel agar format pelaporan lebih baik kemudian diberikan kepada bagian Accounting. yang diharapkan sistem ini kedepannya adalah online connection agar data-data dari cabang dapat
ter-update secara langsung sehingga dalam pembuatan laporan dapat lebih cepat serta penambahan fitur untuk mensortir data yang lebih bervariasi agar user mudah dalam pencarian data-data yang akan di analisa untuk pembuatan laporan akhir.
2. Ketika akhir bulan yaitu pada saat penutupan point, bagian treasury harus menunggu kiriman data-data terakhir dari semua kantor cabang untuk mengupdate jumlah poin pelanggan di akhir bulan yang nanti nya akan berkorelasi dengan bonus, kenaikan level, piutang anggota. di karena proses transaksi yang belum online, maka kantor cabang harus mengirimkan data transaksi sesering mungkin ke kantor pusat agar data selalu ter-update. Yang diharapkan dari sistem ini adalah agar data yang didapat oleh anggota maupun karyawan selalu ter-update secara real-time dengan cara mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan kedalam satu application business core.
Pada aplikasi Inventory Management System terdapat beberapa masalah salah satunya dalam hal laporan pengiriman barang dari central warehouse ke seluruh cabang di Indonesia, bagian central warehouse mengiriman laporan pengiriman barang seluruh cabang ke kantor pusat, kemudian bagian IT mengolah data tersebut dari format .dbf (database file) ke .txt (agar mudah di diolah lagi oleh bagian Logistik), kemudian dikirim ke bagian Logistik dan diolah kembali ke dalam excel agar bentuk laporan lebih terperinci dan baik. Setelah itu, data-data tersebut di input kembali kedalam aplikasi ORICO Inventory Management pada
kantor pusat sebagai data stok di seluruh cabang. Yang diharapkan dari sistem ini adalah terintegrasinya antara central warehouse dengan kantor pusat (khususnya bagian Logistik) sehingga dalam mengupdate data-data mengenai stok secara keseluruhan langsung masuk dan bagian Logistik pun akan lebih nyaman karena tidak harus melakukan peng-inputan ulang untuk mengupdate data stok seluruh cabang.
Permasalahan di atas adalah beberapa contoh kasus pada PT. Orindo Alam Ayu khususnya mengenai aplikasi yang digunakan saat ini. Berikutnya dibawah ini adalah penjelasan mengenai website yang dimiliki oleh PT. Orindo Alam Ayu.
Pada saat ini, PT. Orindo Alam Ayu telah memiliki sebuah website yang dapat digunakan oleh para konsultan untuk melakukan pembelian secara online, mendapatkan berita terbaru mengenai produk, promosi-promosi dan event yang diadakan oleh PT. Orindo Alam Ayu, dan juga sebagai sarana informasi mengenai PT. Orindo Alam Ayu dan kebijakannya. Berikut adalah tampilan dari website PT. Orindo Alam Ayu untuk anggotanya
Gambar 3.8 Tampilan Website PT. Orindo Alam Ayu
Saat ini, jumlah anggota yang melakukan pembelian barang secara online melalui website masih sangat sedikit. Hal ini dikarenakan antara lain adalah karena jumlah stok barang yang tidak update dalam website tersebut. Padahal, jika penggunaan website dapat dioptimalkan, diharapkan dapat mengurangi antrian para anggota yang melakukan pembelian barang di kantor cabang.
Untuk itu kami memberikan beberapa usulan kepada PT. Orindo Alam Ayu antara lain pengembangan sistem online berbasis web agar dapat mengintegrasikan antar cabang sehingga proses bisnis seperti penghitungan point anggota selalu ter-update secara real-time. Selain itu untuk meminimalisasi jumlah antrian yang sering terjadi di kantor-kantor cabang, kami mengusulkan untuk mengoptimalkan website yang dapat
digunakan oleh anggota untuk melakukan pembelian barang secara online dengan cara antara lain memberikan penawaran-penawaran yang menarik untuk anggota yang melakukan transaksi pembelian secara online seperti memberikan potongan harga atau memberikan gift yang menarik untuk pembelian dengan jumlah tertentu.
3.5 Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI
3.5.1 Trend Industri SI/TI
PT. Orindo Alam Ayu perlu mencermati trend yang ada pada saat ini, agar pada saatnya nanti dapat memaksimalkan kesempatan yang ada untuk mengambil manfaat sebesar-besarnya dari trend yang sedang berkembang.
Business Intelligence (BI)
BI akan terus menjadi prioritas teknologi bagi CIO-CIO. Sebuah survei dari Gartner yang dilakukan di awal tahun 2006 dengan sekitar 1.400 CIO menempatkan BI sebagai prioritas teknologi nomor satu. Gelombang perkembangan BI selanjutnya akan digunakan lebih luas dalam organisasi-organisasi untuk menyediakan informasi analisa real-time strategis bagi pembuatan keputusan usaha. Perusahaan akan mendapatkan pemadangan-pemandangan usaha yang lebih lengkap dan tepat waktu dan juga mendorong aksi dan proses yang lebih efektif melalui kombinasi database dan aplikasi-aplikasi analisa dan juga memasukkan alat-alat BI kedalam proses-proses usaha. Oracle adalah vendor platform BI stand alone dengan pertumbuhan tercepat di Asia
