BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

(1)

45 4.1Pengumpulan Data

4.1.1 Gambaran Umum Perusahaan

A. Sejarah Perusahaan

Landasan formal didirikannya Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400 adalah berdasarkan Surat Keputusan Direksi Perum Pos dan Giro tanggal 21 Januari 1988 Nomor: 11/Pran/Dirut/1988, mulai beroperasi pada tanggal 15 Nopember 1988, yang diresmikan oleh Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi tanggal 30 Nopember 1988. Bangunan Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400 menempati luas gedung 4.145 m2 dan luas tanah 10.715 m2.

Tugas dan fungsi Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400, adalah:

1. Menerima dan mengirim kiriman pos dari dan ke Sentral Pengolahan Pos (SPP) lainnya.

2. Melakukan collecting dari bis surat di wilayah kota Bandung dan bis surat pembantu kantor pos.

3. Melaksanakan proses pengolahan pos dengan aktivitas: facing, canceling, sorting, recording, dan bagging.

4. Melakukan tutupan kantung pos ke SPP lain, kantor Inbound SPP Bandung dan Pool Antar SPP Bandung.

Dalam menyikapi pesatnya perkembangan dan perubahan lingkungan bisnis dan tingginya tingkat persaingan dalam bisnis perposan, perusahaan menuntut profesionalisme pelayanan yang tinggi dan berorientasi pada pelanggan serta dukungan operasi yang efektif dan efisien yang mampu menjaga pertumbuhan perusahaan pada masa sekarang dan masa yang akan datang, maka status Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400 berubah menjadi Mail Processing Centre

Bandung 40400. Berdasarkan Surat Keputusan Direksi tanggal 14 Januari 2005.

(2)

No: KD 06/Dirut/0105, tentang Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing

Centre Bandung 40400, dan secara efektif beroperasi mulai tanggal 1 April

2005.

Hal ini merupakan salah satu langkah maju sebagai strategi dan implementasi Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero) dengan Keputusan Direksi No: KD 17/Dirut/0604 tanggal 7 Juni 2004, yaitu;

1. Visi

Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan menjadi pilihan utama stakeholder domestik maupun global dalam mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjungjung tinggi nilai.

2. Misi

Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah dan individu melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif di pasar domestik dan global.

Seiring dengan perkembangan dan perubahan lingkungan bisnis tersebut maka Surat Keputusan Direksi No: KD 06/Dirut/0105 tanggal 14 Januari 2005, tentang Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing Centre Bandung 40400 disempurnakan dengan Surat Keputusan Direksi No. KD 51/Dirut/0906 tanggal 14 September 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Mail Processing Centre, dan secara efektif diimplementasikan mulai tanggal 1 Juni 2007.

Mail Processing Centre adalah dirian Pos yang mempunyai fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian serta penanggung jawab implementasi kebijakan Collecting, Processing,

Transporting, Delivery dan Reporting (CPTD-R) secara efektif dan efisien

di wilayah kerjanya. Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing Centre

Bandung 40400 mengacu kepada Keputusan Direksi No: KD 03/Dirut/0111 tanggal 3 Januari 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT). Kedudukan, fungsi dan peran Mail Processing Center

Bandung 40400 adalah unit kerja pelaksana teknis yang mempunyai fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, pemrosesan,

(3)

pendistribusian, transportasi dan pengantaran kiriman pos secara efektif dan efisien di wilayah kerjanya sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.

Ketentuan terakhir mengacu kepada Keputusan Direksi No: KD 17/Dirut/0312 tanggal 1 Maret 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Area dan Pelaksana Teknis PT Pos Indonesia (Persero), dan secara efektif diimplementasikan terhitung mulai tanggal 13 Maret 2013. Tugas pokok

Mail Processing Centre Bandung 40400 adalah melaksanakan dan mengendalikan kolekting, pemrosesan, pendistribusian, antaran dan pengangkutan kiriman pos hubungan dalam negeri di wilayah kerjanya untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan Perusahaan. Tugas dan fungsi

Mail Processing Centre Bandung 40400 berlandaskan pula kepada kebijakan direksi dengan Keputusan Direksi No: KD 71/Dirut/0912 tanggal 3 September 2012 tentang Penetapan Unit Pelaksana Operasi bahwa Mail Processing Centre Bandung 40400 merupakan Unit Pelaksana Operasi yang membawahi 4 (empat) kantor cabang operasi, yaitu: Cabang Operasi Garut, Cabang Operasi Sumedang, Cabang Operasi Cimahi dan Cabang Operasi Soreang yang bertanggung jawab kepada Area Operasi V Bandung 40004. Sedangkan tipe Unit Pelaksana Operasi bahwa Mail Processing Centre

Bandung 40400 merupakan tipe B yang ditetapkan dengan Keputusan Direksi Nomor: KD 42/Dirut/0513 tanggal 7 Mei 2013 tentang Penetapan Tipe Unit Pelaksana Operasi.

B. Sistem Organisasi

Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, setiap pimpinan unit kerja pada Kantor Mail Processing Centre Bandung 40400, wajib :

1. Menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik di lingkungan masing-masing maupun antar unit organisasi di lingkungan Mail Processing Centre Bandung 40400 serta dengan institusi lain di dalam dan di luar perusahaan sesuai dengan tugas masing-masing.

(4)

2. Melaksanakan program peningkatan terhadap kualitas Sumber Daya Manusia secara berkesinambungan di unit kerja masing-masing dalam rangka pembinaan karier dan kaderisasi.

a. Memimpin dan mengkoordinasi bawahan masing–masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan. b. Menjalankan petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

c. Laporan yang diterima wajib dianalisis oleh setiap pimpinan unit kerja sebagai dasar penetapan kebijakan dan umpan balik kepada bawahan dalam bentuk arahan dan petunjuk pelaksanaannya.

d. Mengikuti dan mematuhi petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasan langsung dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

C. Tata Kerja dan Struktur Organisasi

Tata kerja dan struktur organisasi Mail Processing Centre Bandung 40400, berdasarkan Keputusan Direksi Nomor: 17/DIRUT/0312 tanggal 1 Maret 2012 terdiri :

1. Kepala Sentral Pengolahan Pos

2. Wakil Kepala Sentral Pengolahan Pos. 3. Bagian Proses Outgoing Surat.

4. Bagian Proses Incoming Surat. 5. Bagian Proses Paket Pos.

6. Bagian Pos Internasional dan Kepabeanan 7. Bagian Distribusi dan Transportasi. 8. Bagian Antaran.

9. Bagian Audit Mutu dan K3L 10.Bagian Umum dan Sdm.

(5)

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini merupakan struktur organisasi PT Pos Indonesia Mail Processing Centre Bandung 40400. KEPALA SPP BANDUNG 40400 WAKIL KEPALA SPP BANDUNG 40400 MANAJER BAGIAN DISTRIBUSI DAN

TRANSFORTASI MANAJER BAGIAN PROSES OUTGOING SURATPOS MANAJER BAGIAN DUKUNGAN UMUM MANAJER BAGIAN POS INTERNASIONAL DAN KEPABEANAN MANAJER BAGIAN AUDIT MUTU

DAN OPERASI/ BPIS

ASMAN BAGIAN AUDIT MUTU

DAN OPERASI/ BPIS

MANAJER BAGIAN ANTARAN ASMAN REPORTING DAN ADMINISTRASI ASMAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ASMAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN ANTARAN ASMAN MANAJER BAGIAN PROSES OUTGOING SURATPOS MANAJER BAGIAN PROSES INCOMING SURATPOS ASMAN BAGIAN PROSES INCOMING SURATPOS KAPALA DELEVERY CENTRE MANAJER BAGIAN PROSES PAKETPOS MANAJER BAGIAN DISTRIBUSI DAN

TRANSFORTASI MANAJER

BAGIAN DISTRIBUSI DAN TRANSFORTASI

MANAJER BAGIAN DISTRIBUSI DAN

TRANSFORTASI ASMAN INCOMING BAGIAN POS INTERNASIONAL DAN KEPABEANAN ASMAN OUTGOING BAGIAN POS INTERNASIONAL DAN KEPABEANAN ASMAN KENDARAAN BERMOTOR ASMAN PERALATAN DAN BANGUNAN ASMAN SDM DAN KEUANGAN ASMAN INFORMASI TEKNOLOGI

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Mail Processing Centre Bandung 40400 (Keputusan Direksi No: Kd 32/Dirut/0317

Tanggal 24 Maret 2017,)

(Sumber: PT Pos Indonesia SPP Mail Proessing Centerdesigned 0517) Batasan Penelitin

(6)

4.1.2 Deskripsi Lokasi Penelitian

Lokasi pengambilan data terdapat pada struktur organisasi yang merupakan susunan kegiatan kerja dari perusahaan yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing departemen. Struktur organisasi dalam pengambilan data berada di area proses distribusi outgoing pengiriman Pos Paket Kilat Khusus pada jaringan distribusi sekunder dan primer.

4.1.3 Kegiatan dan Data Keterlambatan Pengiriman Pos Paket Kilat Khusus PT Pos Indonesia Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400.

Proses kegiatan distribusi merupakan kegiatan yang dilakukan dalam aktivitas pada perusahaan dimulai dari kedatangan barang yang akan diolah sampai kepada barang tersebut dikirim inbound (tujuan wilayah pengiriman). Gambar 4.2 merupakan alur proses kegiatan dari area distribusi outgoing yang beroperasi sampai sekarang di PT Pos Indonesia Mail Processing Center

Bandung 40400.

Sortir List Barcode Input Data Inspeksi

Reciving Shipping

Gambar 4.2 Alur Proses Pengiriman Barang Paket Kilat Khusus (Sumber: Pengumpulan Data)

Kegiatan pengiriman Paket Kilat khusus pada jaringan distribusi sekunder dan premier PT Pos Indonesia Mail Processing Control Bandung 40400, berupa garis besar alur proses dimulai dari jadwal kedatangan paket dari berbagai area

inbound ke sentral pos pengolahan Pukul 17:0 (MPC, 2017). Operasi pengolahan Paket Kilat Khusus pada jaringan distribusi sekunder dan premier dalam jadwal kegiatan pada pukul 19:00 dalam jadwal kerja shift II. Berikut Tabel 4.1 merupakan deskripsi penjelasan mengenai tahap proses pengiriman barang yang berada pada area distribusi outgoing.

(7)

Tabel 4.1 Deskripsi Kegiatan Pengiriman Pos Paket Kilat Khusus

No. Proses Deskripsi Jumlah

Tenaga Kerja

Waktu Proses (Menit) 1 Sortir

Kegiatan pemilihan barang yang berupa kantung paket pos, tujuan pengiriman Paket Kilat Khusus.

5 160 Menit

2 List

Kegiatan pengecekan jumlah kantung yang masuk dengan tujuan Pengiriman Kode Pos Paket Kilat Khusus.

4 30 Menit

3 Barcode Kegiatan scan Kode Pos

Pengirim. 2 5 Menit

4 Input Data

Kegiatan penyesuaian data yang masuk dari proses

barcode, dengan data jumlah barang yang akan dikirim dan barang yang gagal kirirm.

2 5 Menit

5 Inspeksi

Kegiatan pemeriksaan paket pos dilakukan untuk melihat data kiriman yang masuk dan resi barang yang gagal kirim oleh assisten manager dan manager area distribusi

outgoing, sebelum dinaikkan ke kontainer pengiriman.

2

10 Menit

(Sumber: Pengumpulan Data)

Tabel 4.1 menjelaskan urutan proses kegiatan, jumlah tenaga kerja dan waktu proses yang berlangsung di area distribusi outgoing pengolahan kiriman paket pos yang berupa kantung. Proses waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut 210 menit, dengan tenaga kerja yang hadir pada saat pengambilan data dan wawancara kepada manager area outgoing berjumlah 15 pekerja untuk jadwal Shift II.

Data waktu proses merupakan data kegiatan yang berlangsung selama masa pengolahan dari awal pemilihan barang sampai tahap pemeriksaan resi pengiriman dan data pengirim paket yang akan dikirim. Berikut dibawah ini merupakan uraian kegiatan proses pengolahan paket kilat khusus pada area distribusi outgoing.

(8)

a. Sortir (Pengumpulan)

Hal yang dilakukan pada proses pengumpulan adalah memasukkan barang kiriman ke dalam kantung paket kirima tujuan kilat khusus. Jumlah barang yang masuk dikumpulkan di area distribusi outgoing, sebelum dipindahkan ke tahap

barcode paket.

Gambar 4.3 Proses Pengumpulan Kantung Paket Kilat Khusus (Sumber: Pengumpulan Data)

b. Barcode

Kegiatan tahap barcode barang dilakukan untuk memastikan kode tujuan daerah pengiriman paket, dengan pengiriman Paket Kilat Khusus. Gambar 4.5 merupakan alat yang digunakan untuk mendeteksi kode paket kiriman, alat tersebut menggunakan teknologi infrared dengan koneksi dari jaringan wifi dan data akan terkoneksi langsung ke dalam data yang ada dikomputer.

Gambar 4.4 Kode Kiriman Paket Kilat Khusus (Sumber: Pengumpulan Data)

(9)

Gambar 4.5 Alat Barcode Barang (Sumber: Pengumpulan Data) c. Inspeksi

Kegiatan tahap pemeriksaan pada paket kiriman, pada Gambar 4.6 merupakan area pemeriksaan paket kiriman sebelum di masukkan kedalam kontainer diarea

unloading. Kantung paket pengiriman kilat khusus akan ditempatkan pada keranjang area tujuan pengiriman, untuk kondisi keranjang kiriman tidak terlalu besar sehingga kantung paket banyak yang berserakan diluar area tujuan pengiriman. Keadaan dalam tahap pemeriksaan ini juga dapati terjadinya pemborosan (waste), dikarenakan kantung yang telah dibarcode ada yang ditumpuk dalam ketinggian yang melebihi batas keranjang kiriman.

Gambar 4.6 Area Pemeriksaan Paket Kiriman Kilat Khusus (Sumber: Pengumpulan Data)

4.1.4 Rekapan Keterlambatan Paket Pengiriman Pos Paket Kilat Khusus PT Pos Indonesia Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400.

Tabel 4.2 merupakan data keterlambatan pengiriman jaringan distribusi Skunder dan Primer Kantong Paket Kilat Khusus PT Pos Indonesia Sentral Pengolahan Pos untuk tahun pengiriman 2018, dimana jaringan distribusi

(10)

skunder merupakan pengiriman paket pos kilat khusus untuk cabang wilayah Jawa-Barat. Sementara pengiriman pada jaringan distribusi primer berada di luar Jawa-Barat, letak wilayah tersebut merupakan letak inbound (cabang wilayah luar Jawa-Barat) yang sudah ditentukan oleh perusahaan Pos Indonesia untuk wilayah pulau jawa, sedangakan keterangan N22 merupakan jadwal tiba untuk tujuan pengiriman Paket Kilat Khusus. Berikut dibawah ini merupakan data keterlambatan Paket Kilat Khusus yang di dapat dari PT Pos Indonesia Sentra Pengolahan Bandung. Data tersebut merupakan data yang didapat dari perusahaan, dimana jenis pengiriman yang akan diolah dalam bentuk kemasan paket kantung.

Tabel 4.2 Data Keterlambatan Pengiriman Pos Paket Kilat Khusus Pada Jaringan Distribusi Sekunder dan Primer Tahun 2018

(Sumber: PT Pos Indonesia Mail Processing Centre, Tahun 2018)

BANJAR I 98 181,01 CIAMIS I 58 44,98 TASIK I 210 151,50 GARUT I 110 188,64 BANJAR II 189 635,18 CIAMIS II 238 439,40 TASIK II 120 3.821,43 SUKABUMI I 184 1.054,21 CIANJUR I 145 996,88 SUKABUMI II 167 77,49 CIANJUR II 190 1.072,58 TEGAL 89 281,99 BREBES 87 142,65 KUNINGAN 68 142,15 CIREBON 96 288,04 MAJALENGKA 45 103,16 SUMEDANG 38 3,30 KARAWANG 87 607,75 PURWAKARTA 98 486,99 SUBANG 137 367,13

PDC TAMBUN B 9288 PEU 3592 30391,73 22.50 WIB 0.00 PC SURABAYA 1342 13803,44 22.50 WIB KEDIRI 215 1025,45 22.50 WIB MADIUN 387 2209,358696 22.50 WIB SOLO 118 679,36 22.50 WIB PC YOGYAKARTA 467 3273,05 22.50 WIB PURWOKERTO 148 1171,08 22.50 WIB KTSH XP (JAKARTA) B 9628 PXR 135 1733,35 22.50 WIB KTSH KH (CILEGON) G 1898 DE 489 8752,010687 22.50 WIB 6.893 63038,82 9.347 74125,28 JUMLAH KIR PRIMER

TOTAL

JUMLAH KIR SEKUNDER 2.454 11086,45

D 9238 AG 23:00 (Zona Tiba)

IRREGURALITAS

(Data Keterlambatan Pengiriman Pos Paket

Kilat Khusus) II 0.00 SHIFT KETERANGAN D 8092 EP 22.50 WIB 0.00 0.00 B 9061 UCK 22.50 WIB D 8657 EH 22.50 WIB 9.00 9.00 D 8655 EH 22.50 WIB 0.00 II D 9401 AF 22.50 WIB 0.00 G 1375 QE 22.50 WIB

KANTOR ASAL NOPOL KANTUNG BERAT BERANGKAT JADWAL N22

IRREGURALITAS

(Data Keterlambatan Pengiriman Pos Paket

(11)

4.1.5 Data Keterlambatan Pengiriman Paket Kilat Khusus PT Pos Indonesia Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400.

Tabel 4.3 merupakan data keterlambatan pengiriman Pos Paket Kilat Khusus yang telah dikumpulkan dari jaringan distribusi sekunder dan primer dalam pengiriman kantung Pos Paket Kilat Khusus. Data tersebut menjadi acuan peneliti untuk mengetahui persentase pengirimanan tahun 2018.

Tabel 4.3 Data Keterlambatan Barang Paket Kilat Khusus PT Pos Indonesia Mail Processing Control Tahun 2018

Berdasarkan Tabel 4.3 diatas tingkat performansi dalam pengiriman barang Pos Paket Kilat Khusus untuk tahun 2018 berkisar 13,2%. Pengiriman Paket yang terendah pada tahun 2018 pada bulan juli, dimana performansi pengiriman barang berkisar 8,4%. Hal yang menyebabkan penurunan tersebut adalah efektivitas kinerja dan jumlah kehadiran pekerja dengan tingkat keterlambatan pengiriman barang sebanyak 615 kantong.

Catatan Kegiatan: Pembuatan rekapan pengiriman barang Paket Kilat Khusus hingga rekap R7 (data kiriman barang) dikerjakan semua oleh POM, dikarenakan Sentral Pengolahan Pos Bandung kurang SDM. (Pos Indonesia, 20018).

Pengiriman Terkirim Terlambat Performance

PKH PKH PKH PKH

(Kantung) (Kantung) (Kantung) (Kantung)

Januari 5018 4142 876 17,5% Februari 5117 4131 986 19,3% Maret 6357 5605 752 11,8% April 7682 6962 720 9,4% Mei 5191 4511 680 13,1% Juni 6027 5047 980 16,3% Juli 7317 6702 615 8,4% Agustus 4046 3396 650 16,1% September 7616 6866 750 9,8% Oktober 7681 6802 879 11,4% November 5181 4612 569 11,0% Desember 6459 5569 890 13,8% Total 73692 64345 9347 13,2% Bulan

(12)

4.1.6 Data Gagal Kirim Barang Pos Paket Kilat Khusus PT Pos Indonesia Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400.

Tabel 4.4 merupakan data gagal kirim didapat dari Pos Paket Kilat Khusus yang telah dikumpulkan dari jaringan distribusi sekunder dan primer. Berdasarkan hasil wawancara, yang menyebabkan gagal kirim paket adalah basah pada kantong kiriman, sehingga pihak distribusi outgoing harus mengecek jenis kiriman dari resi yang diterima dan melakukan penmulangan barang.

Tabel 4.4 Data Gagal Kirim Paket Kilat Khusus PT Pos Mail Processing Control

Tahun 2018

Tabel 4.4 diatas menunjukkan tingkat performansi gagal kirim dalam pengiriman Pos Paket Kilat Khusus sebesar 0,1%. Dalam menyelesaikan resi dalam kantung kiriman yang gagal dapat mempengaruhi kegiatan proses pengolahan barang yang akan dikirim. Hal ini dapat menyebabkan waktu pengiriman paket menjadi terggangu, karena dari proses inspeksi manager area distribusi outgoing harus melakukan cek pada data yang masuk ke Sentral Pengolahan Pos dan melakukan pemerikasaan kondisi paket yang gagal kirim. 4.2Pengolahan Data

Jenis pemborosan oleh Shigeo shingo yang terdiri dari problem statement, waiting, transportation, processing itself, stocks, motion, dan defective products, waktu menunggu atau waste of waiting adalah yang sering muncul dalam sistem distribusi produk (Foster, 2010). Berguna untuk mengurangi keterlambatan pengiriman

Pengiriman Terkirim Gagal kirim Performance

PKH PKH PKH PKH

(Kantung) (Kantung) (Kantung) (Kantung)

Januari 5018 4142 2 0,0% Februari 5117 4131 5 0,1% Maret 6357 5605 3 0,0% April 7682 6962 3 0,0% Mei 5191 4511 4 0,1% Juni 6027 5047 2 0,0% Juli 7317 6702 3 0,0% Agustus 4046 3396 4 0,1% September 7616 6866 4 0,1% Oktober 7681 6802 2 0,0% November 5181 4612 2 0,0% Desember 6459 5569 2 0,0% Total 73692 64345 36 0,1% Bulan

(13)

dengan Tools DMAIC, berikut ini dijelaskan dengan lengkap pada masing-masing fase.

4.2.1 Tahap Define

1. Diagram SIPOC

Langkah awal dari siklus DMAIC untuk konsep Six Sigma adalah tahap Define. Dalam tahap define diagram SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Costumer), berfungsi untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap proses aliran pengiriman barang yang kompleks kedalam visualisasi yang sederhana.

Input

Barang Paket Kilat Khusus

Process

PKH Jaringan Distribusi Sekunder dan Primer

Output

Kantung Paket Kilat Khusus

Costumer Costumer Penerima Costumer Pengirim Supplier

Sortir List Barcode Input Data Inspeksi

Gambar 4.7 Diagram SIPOC Proses Pengolahan Paket Kilat Khusus (Sumber: Pengolahan Data)

Gambar 4.3 menunjukkan gambaran proses distribusi area outgoing di PT Pos Indonesia Mail Processing Centre Bandung. Berdasarkan penempatan kegiatan pengolahan paket pos pada diagram SIPOC, masalah dalam proses pengiriman barang Paket Kilat khusus yang terjadi adalah tentang keterlambatan dan gagal kirim. Kegiatan proses sortir dan list data dapat menjadi faktor keterlambatan paling dominan terjadi, yang tidak memiliki nilai tambah atau biasa disebut

waste.

2. Pemetaan Current Value Stream Mapping

Pemetaan secara visual aliran proses kegiatan pada area distribusi outgoing.

Langkah yang diambil adalah upaya menyesuaikan waktu yang berlebihan atau biasa disebut pemborosan (waste). Proses pemetaan ini dapat membantu untuk menyesuaikan proses yang bersifat produktif ataupun yang tidak produktif (sortir sampai inspeksi), hal ini dapat membantu pihak perusahaan mengambil keputusan dalam memperbaiki keseluruhan waktu proses pengiriman barang.

(14)

Area Incoming

MPC Bandung

PT POS INDONESIA MAIL PROCESSING CENTRE (MPC)

PETA AREA DISTRIBUSI OUTGOING PADA JARINGAN DISTRIBUSI SEKUNDER DAN PRIMER

PENGIRIMAN PAKET KILAT KHUSUS (PKH)

Distribution Control Area Outgoing

PKH Jaringan Sekunder dan Primer

87 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 8 C/O (mins) 120 Sortir 205 Kantong Paket Kiriman PKH

Reciving Barang Area Bandung Cabang Bandung Kota Cabang Wil. I Jawa-Barat Cabang Wil. II Jawa-Barat

Daily Schedule 1 menit 160 menit 10 detik 30 menit 30 detik 5 menit 1 menit 5 menit 1 menit 10 menit

Value Added Time = 220 detik 22:50

SHIPPING STAGING/LOADING

Process Lead Time = 3,50 Jam Paket Kilat Khusus Kode Jaringan Distribusi Premier dan Skunder

I 100 I I I Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 5 C/O (mins) 10 List 70 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 1 C/O (mins) 5 Barcode 95 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 1 C/O (mins) 5 Input data 100 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 0 C/O (mins) 5 Inspeksi 0 detik 19:00

Gambar 4.8 Current Value Stream Mapping

(Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.5 Data Waktu proses Activity Mapping-Currrent State Map

No Jenis Kegiatan Waktu (menit) Non Value Added (detik)

1 Sortir 160 60

2 List 30 10

3 Barcode 5 30

4 Input Data 5 60

5 Inspeksi 10 60

Total Waktu 210 menit 220 detik

Total keseluruhan (VA+NVA) 12.820 detik

(Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.5 merupakan data waktu proses activity mapping, dimana Value added

merupakan waktu dari proses yang terjadi pada setiap jenis kegiatan yang dilakukan. Pengertian dari Non Value Added sesuatu yang tidak memiliki nilai tambah dalam proses aktivitas pengiriman barang, dimana proses ini terjadinya pemborosan waktu, sehingga akan dilakukan perbaikan pada tahap proses kegiatan yang tidak bernilai tambah.

3. Pembuatan identifiksi Pemborosan (waste) Pada Proses Pengolahan Pengiriman Paket PKH

Tipe pemborosan waste akan diidentifikasi dengan menggunakan tabel

“Seven Plus One” Types of Waste. Tujuannya adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya pemborosan, dengan aktivitas yang tidak bernilai tambah,serta menghilangkan aktivitas tersebut, sehingga waktu proses distribusi akan menjadi optimal.

(15)

Tabel 4.6 Identifikasi Pemborosan Proses Pengiriman PKH No Jenis Pemborosan Sumber Pemborosan Waktu Terjadi Alasan Terjadi

Pemborosan Saran Perbaikan

1 Waitting Time Sortir 20.15 WIB Pekerja harus melakukan pengecekan kembali jumlah paket kiriman di proses barcoding barang. Pekerja harus melakukan pengumpulan paket kiriman di torli barang sementara 2 Waitting Time Sortir 20.15 WIB Pekerja harus menunggu proses pemindahan barang dikarenakan area loading barang sempit Alat conveyor loading barang harus di maksimalkan agar membantu mempercepat pemindahan barang ke tahap selanjutnya 3 Defectives Products Sortir 20.15 WIB Pekerja harus menunggu resi barang yang akan diperiksa oleh manager apakah paket tersebut dikembalikan atau dapat dikirim.

Pekerja harus lebih teliti dalam memberikan informasi terkait barang yang bermasalah 4 Unnecessary motion Sortir 20.20 WIB Lamanya pada proses pemilihan paket barang kiriman. Peningkatan keterampilan, untuk meningkatkan standar pekerja dalam bidang yang ditugaskan. 5 Waitting Time List 21.10 WIB Pekerja harus menunggu resi yang sudah di acc oleh manager area.

sebaiknya tahapan berdasarkan SOP dari standar perusahaan Pos Indonesia

(16)

Tabel 4.7 Identifikasi Pemborosan Proses Pengiriman PKH (Lanjutan) No Jenis Pemborosan Sumber Pemborosan Waktu Terjadi Alasan Terjadi

Pemborosan Saran Perbaikan

6 Processes Input Data 22.10 WIB

Proses input data dapat memakan waktu yang signifikan, sehingga dapat menimbulkan kesalahan jika meng-input data secara manual kegiatan tersebut dapat di satukan dalam proses barcode barang, agar waktu input barang semakin cepat

4.2.2 Tahap Measure

Tahap measure ini dilakukan pengukuran proses kegiatan dari aktivitas pengiriman saat ini untuk dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan. Hal yang digunakan menetukan dominan dengan menggunakan diagram pareto kemudian menghitung DPMO untuk menentukan nilai sigma.

1. Menentukan Domain keterlambatan dengan karakteristik kualitas Critical to Quality (CTQ) dengan Alat bantu pengukuran karakteristik menggunakan diagram pareto.

Pareto analisis dibuat untuk mengidentifikasi proses kunci dari sistem pengiriman barang di sentra pengolahan barang Paket Kilat Khusus sampai ke inbone ( tujuan wilayah pengiriman). Lamanya waktu proses pada masing-masing aktivitas diukur selama kedatangan paket kiriman jam 20:00 sampai 23:50 dalam shift 2, dengan rata-rata waktu kegiatan ditunjukan pada tabel 4.6. Pada tabel tersebut ada 5 proses kegiatan yang mempengaruhi alur distribusi, sehingga adanya masalah dalam pengiriman barang dengan jenis pengiriman Paket Kilat Khusus. Pada tahap measure ini mengamati persentase kumulatif dari proses alur kegiatan pengiriman dari metode penyelesain Six Sigma.

(17)

Tabel 4.8 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Januari

Contoh Perhitungan: a. Barang Rusak Persentase (%) = 𝑇𝑒𝑟𝑙𝑎𝑚𝑏𝑎𝑡 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑉𝑎𝑟𝑖𝑛𝑠 x 100% = 2 878x 100% = 0,23% unit

% Kumulatif = % kumulatif awal + Persentase (%) = 99,77% + 0,23% = 100% unit

Gambar 4.9 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Januari (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.9 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Februari

No. Jenis Kecacatan Jumlah Varians Persentase (%) % Kumulatif

1 Terlambat 876 99,77% 99,77% 2 Barang Rusak 2 0,23% 100% 878 1 Total 99,77% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ Januari

Jumlah Varians % Kumulatif

1 Terlambat 986 99,50% 99,50%

2 Barang Rusak 5 0,50% 100%

991 1

(18)

Gambar 4.10 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Februari (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.10 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Maret

Gambar 4.11 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Maret (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.11 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan April

99,50% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ Februari

Terlambat Gagal kirim CTQ Maret

1 Terlambat 720 99,59% 99,59%

723 1

(19)

Gambar 4.12 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan April (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.12 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Mei

Gambar 4.13 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Mei (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.13 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Juni

99,59% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ April

Terlambat Gagal kirim CTQ Mei

1 Terlambat 980 99,80% 99,80%

982 1

(20)

Gambar 4.14 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Juni (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.14 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Juli

Gambar 4.15 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Juli (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.15 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Agustus

99,80% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ Juni

Terlambat Gagal kirim CTQ Juli

1 Terlambat 650 99,39% 99,39%

654 1

(21)

Gambar 4.16 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Agustus (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.16 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan September

Gambar 4.17 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan September (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.17 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Oktober

99,39% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ Agustus

Terlambat Gagal kirim CTQ September

1 Terlambat 879 99,77% 99,77%

881 1

(22)

Gambar 4.18 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Oktober (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.18 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan November

Gambar 4.19 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan November (Sumber: Pengolahan Data)

Tabel 4.19 Persentase Kumulatif Analisa Diagram Pareto Bulan Desember

99,77% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ Oktober

Terlambat Gagal kirim CTQ November

1 Terlambat 890 99,78% 99,78%

892 1

(23)

Gambar 4.20 Jenis Kecacatan Pengiriman Barang Bulan Desember (Sumber: Pengolahan Data)

Berdasarkan Pareto Chat yang telah dibuat dalam 12 bulan untuk data pengiriman Paket Kilat Khusus Tahun 2018, maka dapat disimpulkan bahwa jenis varians aktivitas pengiriman barang yang paling banyak ditemukan pada jenis kecacatan dalam terlambat pengiriman barang dengan rata-rata persentase % kumulatif setiap bulannya diatas 95%. Hal ini berarti perusahaan tidak dapat memenuhi target ketepatan waktu pengiriman barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan., sedangkan variansi pada barang yang rusak pada saat bongkar muat termasuk dalam kategori waranty, sebagaimana perusahaan harus melakukan upaya perbaikan di area sentra pengolahan untuk memberikan kualitas yang terjamin bagi costumer. 2. Perhitungan DPMO untuk menentukan Level Sigma

Tahap ini dilakukan pengukuran nilai DPMO yang kemudian dikonversikan ke dalam nilai sigma. Sehingga penilai DPMO (Defect Per Milion Opportunity) tiap bulan didapat dengan melakukan perhitungan rumus sebagai berikut:

DPMO = 𝐷𝑒𝑓𝑒𝑐𝑡

𝑂𝑝𝑝𝑜𝑟𝑡𝑢𝑛𝑖𝑡𝑖𝑒𝑠 𝑥 1.000.000

a. Perhitungan DPMO aktivitas pengiriman barang (defect) pada bulan Januari tahun 2018.

DPMO = 878

5018 𝑥 1.000.000 = 174.970 unit

Dengan menggunakan tabel konversi DPM (Defect Per Million) ke nilai

sigma, untuk nilai DPMO 174.970 maka, nilai konversinya = 3,32 σ.

99,78% 100% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Terlambat Gagal kirim CTQ Desember

(24)

b. Perhitungan DPMO aktivitas pengiriman barang (defect) pada bulan Februari tahun 2018.

DPMO = 991

5117 𝑥 1.000.000 = 193.668 unit

sigma, untuk nilai DPMO 193.668 maka, nilai konversinya = 3,29 σ. c. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada

bulan Maret tahun 2018.

DPMO = 755

6357 𝑥 1.000.000 = 118.766 unit

sigma, untuk nilai DPMO 118.766 maka, nilai konversinya = 3,36 σ. d. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada

bulan April tahun 2018.

DPMO = 723

7682 𝑥 1.000.000 = 94.116 unit

e. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada bulan Mei tahun 2018.

DPMO = 684

5191 𝑥 1.000.000 = 131.766 unit

sigma, untuk nilai DPMO 131.766 maka, nilai konversinya = 3,39 σ. f. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada

bulan Juni tahun 2018.

DPMO = 982

6027 𝑥 1.000.000 = 162.933 unit

sigma, untuk nilai DPMO 162.933 maka, nilai konversinya = 3,29 σ. g. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada

(25)

DPMO = 618

7317 𝑥 1.000.000 = 84.460 unit

h. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada bulan Agustus tahun 2018.

DPMO = 654

4046 𝑥 1.000.000 = 161.641 unit

i. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada bulan September tahun 2018.

DPMO = 754

7616 𝑥 1.000.000 = 99.002 unit

j. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada bulan Oktober tahun 2018.

DPMO = 881

7681 𝑥 1.000.000 = 114.698 unit

Dengan menggunakan tabel konversi DPM (Defect Per Million) ke nilai

sigma, untuk nilai DPMO 114.698 maka, nilai konversinya = 3,32 σ. k. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada

bulan November tahun 2018.

DPMO = 571

5181 𝑥 1.000.000 = 110.210 unit

sigma, untuk nilai DPMO 110.210 maka, nilai konversinya = 3,44 σ. l. Perhitungan DPMO varians aktivitas pengiriman barang (defect) pada

bulan Desember tahun 2018.

DPMO = 892

(26)

sigma, untuk nilai DPMO 138.101 maka, nilai konversinya = 3,32 σ. Tabel 4.20 Pengukuran Kapabilitas Sigma Keterlambatan Pengiriman

Bulan DPMO Level Sigma Januari 174.970 3,32 Februari 193.668 3,29 Maret 118.766 3,36 April 94.116 3,38 Mei 131.766 3,39 Juni 162.933 3,29 Juli 84.460 3,42 Agustus 161.641 3,40 September 99.002 3,36 Oktober 114.698 3,32 November 110.210 3,44 Desember 138.101 3,32 Rata-rata Sigma 3,36

4.2.3 Tahap Analyze

Berdasarkan hasil dari pengukuran kapabilitas sigma dari keterlambatan pengiriman kantung pos Paket Kilat Khusus. rata-rata sigma pada tabel 4.19 level sigma berada pada 3,36. Perhitungan pada tahap measure menunjukkan nilai DPMO dan nilai sigma yang masih jauh dari 6 sigma. Dibawah ini menunjukkan penjelasan dari tingkat pencapaian dari kualitas sigma.

Tabel 4.21 Level Sigma

COPQ (Cost Of Poor Quality)

Tingkat Pencapaian

Sigma

DPMO COPQ

1-Sigma 691.462 (sangat tidak kompetitif) Tidak dapat dihitung 2-Sigma 308.538 (rata-rata industri

Indonesia) Tidak dapat dihitung

3-Sigma 66.807 25-40% dari penjualan

4-Sigma 6.210 (rata-rata industri USA) 15-25% dari penjualan 5-Sigma 233 (rata-rata industri Jepang) 5-15% dari penjualan 6-Sigma 3.4 (Industri Kelas Dunia) < 1% dari penjualan Setiap peningkatan atau penggeseran 1-Sigma akan memberikan peningkatan keuntungan sekitar 10% dari penjualan.

(27)

Tabel 4.20 menjelaskan nilai pencapaian dari level six-sigma berada pada level 4 dengan COPQ 15-25% tingkatan ini menunjukkan, bahwa aktifitas pengiriman pos Paket Kilat Khusus masih belum menjadi baik. Hal ini terjadi diakibatkan dari proses kegiatan distribusi outgoing belum optimal. Apabila aktivitas pengiriman dikendalikan dan ditingkatkan terus-menerus dari tahapan proses pengolahan di area distribusi outgoing, maka akan menunjukkan pola DPMO yang terus menurun sepanjang waktu dan pola kapabilitas sigma yang terus meningkat menuju target nilai kegagalan nol (zero defect oriented) atau dalam skala sigma mencapai 6 sigma.

4.2.4 Tahap Improve

Tahap improve melakukan berbagai upaya untuk mengeliminasi dari kegiatan proses distribusi yang tidak memiliki nilai tambah. Berdasarkan usulan perbaikan dari tahap proses pengumpulan sampai kepada pemeriksaan paket kiriman. Usulan perbaikan dilakukan dengan rancangan future state mapping, yang dilakukan dengan cara memeriksa waktu proses pengolahan yang sedang berlangsung sehingga waktu dalam proses pengolahan paket menjadi optimal.

Area Incoming

MPC Bandung

PT POS INDONESIA MAIL PROCESSING CENTRE (MPC)

PETA AREA DISTRIBUSI OUTGOING PADA JARINGAN DISTRIBUSI SEKUNDER DAN PRIMER

PENGIRIMAN PAKET KILAT KHUSUS (PKH)

Distribution Control Area Outgoing

PKH Jaringan Sekunder dan Primer

87 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 8 C/O (mins) 120 Sortir 205 Kantong Paket Kiriman PKH

Reciving Barang Area Bandung Cabang Bandung Kota

Cabang Wil. I Jawa-Barat Cabang Wil. II Jawa-Barat

Daily Schedule 1 menit 160 menit 1 menit 20 menit 10 detik 1 menit 1 menit 5 menit

Value Added Time = 190 detik 22:06

SHIPPING STAGING/LOADING

Process Lead Time = 186 menit Paket Kilat Khusus Kode Jaringan Distribusi Premier dan Skunder

I 100 I I Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 5 C/O (mins) 10 List 95 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 1 C/O (mins) 5 Barcode 0 detik 19:00 100 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 0 C/O (mins) 5 Inspeksi

Gambar 4.21 Future Value Stream Mapping

(28)

Tabel 4.22 Data Waktu proses Activity Mapping-Future State Map

No Jenis Kegiatan Waktu (menit) Non value Added (detik)

1 Sortir 160 60

2 List 20 60

3 Barcode 1 10

4 Inspeksi 5 60

Total Waktu 186 menit 190 detik

Total keseluruhan (VA+NVA) 11.350 detik

Berdasarkan Tabel 4.22 didapatkan bahwa waktu hasil kegiatan activity mapping-future state map adalah 186, usulan perbaikan ini menghilangkan kegiatan Input data, dikarenakan proses tersebut terdapat pemborosan, sehingga dilakukan pengalihan kegiatan barcode data barang. Hasil tersebut merupakan aktivitas yang telah diminimumkan sehingga waktu dari proses distribusi dapat optimal. Keterangan waktu non value added merupakan aktivitas perpindahan paket kantung setiap area kerja. Dibawah ini merupakan persentase dan perbandingan waktu proses dari perhitungan Current State Map dengan Future State Map.

Tabel 4.23 Persentase Current dan Future

Keterangan

Current State Map Future State Map Value Added Non Value

Added Value Added

Non Value Added

Waktu (detik) 12.600 220 11.160 190

Persentase (%) 98,2% 1,7% 98,3% 1,6%

Tabel 4.23 menunjukkan persentase kegiatan dari pemetaan awal dan usualan perbaikan, dimana aktivitas dari Current Value Added menjelaskan persentase aktivitas pada pemetaan awal berkisar 98,2%. Proses kegiatan yang dilakukan pada

Future Value Added menunjukkan pemetaan aliran aktivitas berkisar 98,3%. Hal ini memberikan keterangan bahwa selisih antara current dan future tidak begitu jauh, karena perbaikan waktu proses kegiatan distribusi hanya menghilangkan waktu pemborosan pada kegiatan yang berlangsung hanya 0,1% dari seluruh kegiatan.