BAB II EKSPLORASI ISSUE BISNIS
2.1 Proses Bisnis PT. XYZ
Proses bisnis yang dijalankan PT. XYZ adalah memproduksi biskuit, dan alurnya dapat dilihat pada gambar 2.1.
Sales Manufacturing Manufacturing Sales Forecast (Distributor Order ) Distributor Stock Order to Factory Fix : N Tent. : N+1 Capacity : -Machine -Labour Finish Good Stock (N) Master Production Schedule Material Requirement Planning Stock Status RM/PM
Research & Development
Warehouse Purchase Request Schedule Delivery $$$ Purchasing Purchase Order & Delivery Shedule Quality Assurance Incoming Inspections OK? Inventory Receiving Report Yes Accounting $ $ Accounts Payable NO Bill Of Material Distribution Packaging Baking Process Weekly Production Planning $ $ Accounts Receivable Inggredient Preparation Forming Process Export Order (N+1) Purchase Order Mixing Process Sugar Grinder Biscuits Recycling Creaming Process PROCESS MAPPING PT. XYZ
RMI/ RPI RMU/ PMU Formulir FG RMS Supplier s RM/PM New Product Development (NPD) Standard Process - Control Chart New Product : New Product Engineering Personnel P ay to $ Payroll New Product : Release - Training Personel - Recruitment 1. Prev. Maintenance 2. Service Equipment 3. Industrial Safety 4. Process $ Productivity Improvement Process Inspection Marketing : - Customer Complaint -Customer Satisfaction/ Survey - Suplier Audit - Suplier Evaluation - Suplier Audit - Food Safety Audit
Delivery Note Invoice
Gambar 2.1 Proses Bisnis PT. XYZ
2.1.1 Proses Produksi PT. XYZ
Proses produksi biskuit itu sendiri meliputi beberapa tahap antara lain:
1. Inggredient Preparation
Proses ini meliputi penyaringan, pemeriksaan, penimbangan, dan menyiapkan bahan baku dalam satu tempat untuk setiap batch. Pada tahap awal adalah menyiapkan komposisi bahan dengan cara penimbangan sesuai dengan komposisi yang ditetapkan. Pengawasan mutu tahap ini
dilakukan dengan menganalisa material dari sisi : organoleptik, kadar air,
alveograph, pH, brix, bilangan peroksida, serta kuantitas dari komponen
bahan baku pada setiap pengiriman.
2. Mixing
Pencampuran semua ingredient untuk membuat adonan biskuit. Pengawasan mutu yang dilakukan pada tahap ini adalah : formula, urutan
mixing, waktu, suhu, rest time, pH washing untuk setiap batch. 3. Resting Time
Penyimpanan adonan untuk mencapai kestabilan.
4. Cutting/Moulding
Pencetakan adonan biskuit. Pengawasan mutu yang dilakukan pada tahap ini adalah : berat adonan, topping, dan milk wash untuk setiap 15 menit.
5. Baking
Pemanggangan biskuit di oven. Pengawasan mutu yang dilakukan pada tahap ini adalah: organoleptik, berat biskuit, panjang, tebal, diamater, kadar air, dan oil spray untuk setiap 15 ~ 30 menit.
6. Cooling
Proses pendinginan biskuit untuk mencegah kondensasi saat pengemasan. Pengawasan mutu yang dilakukan pada tahap ini adalah: temperatur, dan kondensasi untuk setiap batch.
7. Creaming
Pemberian krim pada biskuit, khusus untuk jenis sandwich. Pengawasan mutu yang dilakukan pada tahap ini adalah: organoleptik, berat krim, warna, suhu, pH, ketebalan untuk setiap batch.
8. Packaging
Pengemasan biskuit dengan kemasan primer, sekunder maupun tersier. Pengawasan mutu yang dilakukan pada tahap ini adalah : breakage, jumlah biskuit, berat biskuit, sealing, kode, dan pallet, sliding, khusus untuk biskuit
jenis sandwich pengawasan mutu tersebut diikuti dengan pisa tower, cream
centering dilakukan sesuai instruksi kerja dari formulir yang digunakan. 9. Warehousing
Penyimpanan dan pengiriman biskuit dari gudang ke distributor atau konsumen.
Sedangkan alur pembuatan biskuit dapat dilihat pada gambar 2.2.
Ingredient Preparation Production Process Mixing Resting Time Cutting/Moulding Baking Cooling Packaging Distribution Creaming
2.1.2 Manajemen rantai pasok PT. XYZ
Investasi penambahan jalur produksi yang menjadi pembahasan utama penelitian proyek akhir ini merupakan landasan atau pijakan dasar bagi strategi proses pengembangan bisnis di masa mendatang. Proses investasi yang berkaitan dengan Strategi Manajemen Rantai Pasok ditampilkan pada gambar 2.3 berikut ini.
Gambar 2.3 Strategi Proses Manajemen Rantai Pasok
2.1.3 Proses Bisnis Pendukung
Proses bisnis pendukung yang ada di PT. XYZ meliputi berbagai bidang antara lain:
• Infrastruktur Perusahaan
Perusahaan menyediakan dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian persyaratan mutu dan keamanan produk.
Posisi Proyek Akhir Dalam Proses Bisnis
Master Schedule
Forecast
Customers Historical Sales & Marketing Events/Activities/Seasons
Order Administration MRP Procurement
Production Planning & Control Capacity & Manpower Planning
Production Warehousing Shipping Capex HR Customer Service Logistics Industrial Planning/PPIC Supplier Management System/IT Warehousing
Infrastruktur tersebut meliputi gedung, ruang kerja, dan sarana pendukung, peralatan proses, dan jasa-jasa pendukung diantaranya: transportasi dan komunikasi. Disamping itu perusahaan menyediakan lingkungan kerja yang kondusif untuk memastikan kesehatan dan keselamatan kerja para karyawan dan lingkungan .
• Teknologi
Teknologi pembuatan biskuit dilakukan secara in line, mulai dari forming sampai area packaging, sehingga diperoleh effisiensi dan produktivitas yang tinggi. Sedangkan teknologi informasi yang digunakan sudah terintegrasi, dimana setiap transaksi akan ter update secara real time.
• Riset dan Pengembangan
Menyediakan pendukung ilmiah yang dibutuhkan untuk kredibilitas argumentasi perusahaan terhadap kesehatan dan nutrisi.
Membantu inovasi produk, mengenali dan mengembangkan proses dan bahan yang membuat suatu perbedaan yang nyata bagi konsumen.
Memisahkan produk PT. XYZ sedemikian rupa, sehingga sulit bagi pesaing untuk meniru.
• Manajemen Sumber Daya Manusia
Perusahaan menetapkan personil yang melakukan pekerjaan dan mempengaruhi mutu serta keamanan pangan harus kompeten atas dasar pendidikan, ketrampilan, dan pengalaman yang memadai, dengan cara menyediakan pelatihan dan kegiatan lain untuk memenuhi kompetensi karyawan dan mengevaluasi efektifitas dari pelatihan yang telah dilakukan.
2.2 Analisa Situasi
Industri biskuit mengalami pertumbuhan yang sangat baik, hal ini ditandai dengan meningkatnya jumlah pasar biskuit di Indonesia. Pada tahun 2006 jumlah nya sudah mencapai 328,800 ton, padahal pada tahun 2002 hanya berjumlah 216,842 ton saja. Pertumbuhan ini didorong oleh telah diterimanya biskuit sebagai makanan tambahan, dan peningkatan daya beli masyarakat terhadap produk biskuit, sehingga pengembangan industri ini menjadi suatu tujuan yang ingin dicapai oleh produsen biskuit.
2.2.1 Suplai dan Demand
Suplai dan demand biskuit merupakan aspek pasar yang harus dianalisa untuk mengidentifikasi kesempatan pengembangan usaha PT. XYZ di Indonesia. Peningkatan dari tahun ke tahun mendorong perusahaan ini untuk terus melakukan perbaikan berkesinambungan (continuos improvement) untuk mencapai keunggulan bersaing (competitive advantage), serta memperbesar peredaran jumlah suplai biskuit yang diproduksi oleh PT. XYZ di Indonesia. Dalam pembahasan proyek akhir ini , jumlah proyeksi suplai dan demand tersebut ditentukan melalui metode peramalan trend.1
2.2.1.1 Suplai Biskuit PT. XYZ
Jumlah suplai biskuit PT. XYZ menunjukkan pangsa pasar (market share) yang telah dicapai perusahaan tersebut. Dengan mengetahui jumlah suplai biskuit pada masa lalu dan sekarang, PT. XYZ dapat memproyeksikan potensi suplai yang masih dapat diraih oleh perusahaan di masa yang akan datang.
Suplai biskuit yang diproduksi oleh PT. XYZ mengalami peningkatan, yang semula hanya berjumlah 21,738 ton pada tahun 2002 sampai mencapai 57,000
1 Suratman, 2001, Studi Kelayakan proyek: Teknik dan Penyusunan Laporan, Edisi Pertama J & J
ton pada tahun 2006. Peningkatan yang terjadi dengan rata-rata pertumbuhan sebesar 27.34%. Pertumbuhan ini mendasari PT. XYZ untuk melakukan ekspansi usahanya di Indonesia.
Pertumbuhan suplai biskuit PT. XYZ dan proyeksinya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Produksi Biskuit/Tahun PT. XYZ
21.73826.502 35.820 45.392 57.000 0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 80.000 90.000 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Tahun
(Ton) ProduksiBiskuit/Tahun
Proyeksi Produksi Biskuit/Tahun
Gambar 2.4 Suplai Biskuit PT. XYZ
2.2.1.2 Demand Biskuit PT. XYZ
Demand saat ini sering dapat dikumpulkan dari catatan statistik, sedangkan untuk masa yang akan datang perlu diadakan proyeksi dengan menggunakan berbagai variabel saat ini. Hal ini dinamakan metode peramalan yang dilakukan dengan runut waktu (time series). Dari peramalan demand dapat dilihat masih ada potensi pasar dan masih membuka peluang bagi PT. XYZ untuk terus meningkatkan pangsa pasar nya di Indonesia.
Demand biskuit produksi PT. XYZ pada tahun 2007 sebesar 57,000 ton, dan proyeksi di tahun 2008 adalah 64,568 ton. PT. XYZ membagi demand tersebut ke dalam berbagai bentuk SKU (Stock Keeping Unit) sebagai bentuk penerapan strategi marketing mix.
Demand ini diperoleh dengan cara peramalan yang menggunakan masukan data masa lalu (historical), customer service, musim (season), data sekunder yang diperoleh oleh Divisi Sales dan Marketing, dan menjadi target yang harus dipenuhi oleh Divisi Sales.
Manajemen PT. XYZ menyusun demand tahunan ke dalam 4 triwulan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah evaluasi terhadap penjualan yang sudah dicapai, dan melakukan review setiap triwulan. Demand biskuit produksi PT. XYZ dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 2.1 Demand Biskuit PT. XYZ
Satuan: Ton Produk Q1 2007 Q2 2007 Q3 2007 Q4 2007 Q1 2008 Q2 2008 Q3 2008 Q4 2008 1 7,100 9,425 7,920 6,555 6,843 8,663 9,560 6,634 2 1,420 1,371 373 112 2,374 3,007 3,318 2,301 3 180 1,030 1,227 1,288 0 0 0 0 4 225 5 1,462 1,571 1,787 1,679 648 819 905 628 6 242 275 259 2,158 2,733 3,018 2,091 7 1,013 1,088 1,238 1,163 8 750 750 750 750 648 819 905 628 9 25 25 75 75 43 55 61 41 10 990 1,470 1,364 1,470 1,364 1,470 1,364 DEMA N D Total demand 12,175 16,490 15,114 13,245 14,184 17,460 19,237 13,687 Sumber: Demand Dept. PT. XYZ, Divisi Sales
2.2.2 Pertumbuhan (Growth)
Pertumbuhan pasar biskuit dapat diperoleh dari berbagai macam sumber. Data pasar biskuit yang digunakan pada pembahasan proyek akhir ini
merupakan data sekunder, yaitu data yang pengumpulan, pencatatan dilakukan oleh pihak ketiga. Di lain pihak proyeksi pasar biskuit di masa yang akan datang menggunakan trend peningkatan yang terjadi pada industri tersebut dengan asumsi ekspor dan impor biskuit adalah tetap.
Pasar biskuit terus bertumbuh dengan tingkat pertumbuhan sekitar 10%.2
Dengan tingkat pertumbuhan sebesar itu, maka pasar biskuit dapat diproyeksikan mencapai sekitar 361,680 pada tahun 2007, dan 397,850 pada tahun 2008. Pertumbuhan pasar biskuit yang terjadi di Indonesia dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Pasar Biskuit di Indonesia
216,842237,038250,810 287,774 328,800 0 100,000 200,000 300,000 400,000 500,000 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Tahun
(T o n ) Pasar Biskuit di Indonesia Proyeksi Pertumbuhan Pasar BiskuitGambar 2.5 Proyeksi Pertumbuhan Pasar Biskuit di Indonesia
2.2.3 Potensi Pasar
Potensi pasar biskuit merupakan peluang yang masih dapat diraih oleh para pemain yang bergerak pada industri ini. Dengan tingkat pertumbuhan pasar
seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu, maka diperoleh potensi pasar biskuit sebesar 32,880 ton pada tahun 2007 dan 36,168 ton pada tahun 2008. Jumlah ini menarik minat manajemen PT. XYZ untuk ikut merebut potensi pasar tersebut.
2.2.4 Posisi kompetisi
Untuk dapat memenangkan persaingan di dalam kelompok industri, perusahaan harus memiliki keunggulan kompetitif (competitive advantage). PT. XYZ mencapai keunggulan dengan menghasilkan produk biskuit bernutrisi yang terjangkau (affordable), penerapan strategi marketing mix, melakukan inovasi, serta pendistribusian yang merata. Hal ini mendorong diterimanya biskuit produksi PT. XYZ oleh seluruh lapisan masyarakat.
Keunggulan kompetitif akan membedakan perusahaan dari kompetitornya dalam hal bagaimana meraih sukses yang menyebabkan perusahaan mempunyai prestasi yang jauh lebih dari pada kompetitornya. Prestasi yang diraih oleh PT. XYZ adalah dapat mengimbangi persaingan pasar biskuit di Indonesia, walaupun perusahaan ini relatif baru beroperasi sendiri, setelah memisahkan diri dari rekanan di Indonesia.
Kompetisi pada industri biskuit terjadi dengan sangat ketat, karena pasar biskuit ini memiliki daya tarik besar. PT. XYZ sebagai salah satu produsen biskuit hanya menguasai 15,4 % pangsa pasar dari sisi volume. Pesaing utama yang menguasi pasar biskuit masih di pegang oleh Khong Guan. Perusahaan tersebut sudah lama memimpin pasar biskuit di Indonesia. Hal ini menjadi tantangan bagi PT. XYZ untuk mengungguli pesaingnya agar dapat menguasai pasar biskuit di Indonesia.
Posisi kompetisi pasar biskuit pada saat ini dapat dilihat pada gambar 2.5 berikut. Posisi Kompetisi
8.1%
7.9%
15.4%
17.7%
9.5%
9.9%
31.5%
0.0%
5.0%
10.0%
15.0%
20.0%
25.0%
30.0%
35.0%
Universal Indofood Interbis Sejahtera PT. XYZ Khong Guan Ultra Prima Abadi Mayora Others Perusahaan Vo lu m e Sh ar eSumber: Nielsen National Grocery 50% SD Volume Share to Total Biscuit Gambar 2.6 Posisi Kompetisi
2.3 Akar Masalah
Permasalahan yang timbul untuk mengimbangi pertumbuhan pasar adalah keterbatasan dari kapasitas terpasang jalur produksi biskuit di PT. XYZ, sehingga tidak memungkinkan lagi untuk menambah suplai biskuit, sedangkan demand dan pertumbuhan pasar sangat besar.
2.3.1 Utilisasi Kapasitas (Capacity Utilization)
Kapasitas produksi memberikan gambaran atas keluaran (output) produksi yang dapat dicapai oleh jalur produksi. Besar kapasitas produksi merupakan parameter penting untuk dipakai sebagai masukan perhitungan aspek finansial.
Kapasitas tersebut dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu: a) Kapasitas design
Kapasitas design adalah kapasitas menurut rancangan design engineering, yaitu maksimum output yang dapat dicapai menurut perhitungan. Kapasitas design PT. XYZ adalah 64,000 ton per tahun.
b) Kapasitas efektif
Kapasitas efektif adalah kapasitas yang sesungguhnya setelah memasukkan parameter-parameter seperti faktor servis, pemeliharaan, dan kondisi-kondisi lain yang dihadapi dalam operasi. Kapasitas efektif PT. XYZ adalah 57,600 ton per tahun, artinya PT. XYZ sudah melakukan utilisasi terhadap jalur produksi yang ada sebesar 90%.
Utilisasi kapasitas jalur produksi yang terpasang di PT. XYZ dijelaskan pada tabel berikut ini.
Tabel 2.2 Utilisasi Kapasitas Produksi PT. XYZ
Periode Q1 2007 Q2 2007 Q3 2007 Q4 2007 Q1 2008 Q2 2008 Q3 2008 Q4 2008 Kapasitas Design 12,160 17,280 17,280 17,280 12,160 17,280 17,280 17,280 Kapasitas Efektif 10,944 15,552 15,552 15,552 10,944 15,552 15,552 15,552 Demand 12,175 16,490 15,114 13,245 14,184 17,460 19,237 13,687 Kapasitas Tersedia (ton) -1,231 -938 438 2,307 -3,240 -1,908 -3,685 1,865 Kapasitas Tersedia (%) -10% -5% 3% 13% -27% -11% -21% 11%
Dari utilisasi kapasitas produksi diatas, dapat dilihat bahwa pada dasarnya PT. XYZ akan memiliki kekurangan kapasitas produksi sebesar 6,968 ton pada tahun 2008 agar dapat memenuhi demand yang sudah direncanakan.
2.3.2 Penambahan Kapasitas yang Dibutuhkan
Skala operasi merupakan kuantitas unit produk yang seharusnya dihasilkan pada suatu periode tertentu. Dalam rangka untuk mencapai optimalisasi
keuntungan, maka konsep yang digunakan dalam menentukan skala operasi adalah bergantung pada kemungkinan perkembangan pangsa pasar yang dapat diraih dan kapasitas mesin yang dimiliki perusahaan.
Pertumbuhan pangsa pasar biskuit yang terjadi menunjukkan bahwa pada saat ini PT. XYZ mengalami kekurangan kapasitas, oleh karena itu harus diatasi dengan penambahan jumlah produksi biskuit. Dengan kekurangan kapasitas sebesar 6,968 ton, maka penambahan yang harus dilakukan ditetapkan sebesar 8,000 ton per tahun atau 22,12% dari total potensi pasar yang ada. Hal ini dilakukan karena:
1. Harus memiliki cadangan (buffer) untuk mengantisipasi meningkatnya permintaan pasar.
2. Dapat menggunakan panjang oven minimum yang ada yaitu: 30 meter sehingga tidak mengeluarkan biaya investasi yang sangat besar.
3. Dapat meningkatkan (upgrade) kapasitas oven, apabila diperlukan di kemudian hari.
