PEROLEHAN
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017
SALINAN TERKAWAL
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan semua perolehan yangdibuat mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi menguruskan perolehan melalui tiga (3) cara iaitu:
2.1. Pembelian Terus; 2.2. Sebut Harga; dan 2.3. Kontrak Pusat.
3.0 RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01.
3.2. 1PP : Kaedah Perolehan Kerajaan (PK 2.1)
3.3. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa. 3.4 COPPA 2nd Edition 2017
4.0 DEFINISI
4.1. Istilah
4.1.1. Perolehan adalah suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti IPGM dan IPG.
4.1.2. Pembelian Terus adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut :
a) Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak sehingga RM20,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar
atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.
b) Agensi hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperoleh adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan; dan
c) Perolehan kerja tidak melebihi RM20,000.00 boleh diperoleh secara lantikan terus dalam kalangan kontraktor kelas ‘F’ yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan.
4.1.3. Sebut Harga adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut :
a) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000 tetapi tidak melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q.
b) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q.
c) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa dalam kalangan kontraktor di daerah-daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.
4.1.4. Kontrak Pusat adalah kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan tiada had nilai perolehan.
4.1.5. Bekalan adalah barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti.
4.1.6. Kerja adalah pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal.
4.1.7. Perkhidmatan adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh dalam melaksanakan sesuatu kerja.
4.1.8. Elektronik adalah sistem kewangan atas talian seperti eSPKB/ ePerolehan.
4.2. Singkatan
R : Rektor
TR : Timbalan Rektor
PIPG : Pengarah IPG/Timbalan Pengarah IPG
BKKPM : Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia BV : Buku Vot/Buku Vot Berkomputer (merujuk kepada proses
perolehan secara manual) SKP : Sektor Khidmat Pengurusan UKP : Unit Khidmat Pengurusan KPP : Ketua Penolong Pengarah PP : Penolong Pengarah
KUKP : Ketua Unit Khidmat Pengurusan Ak : Akauntan
OS : Objek Sebagai PAk : Penolong Akauntan PEK : Pegawai Eksekutif Kanan PE : Pegawai Eksekutif
KPT : Ketua Pembantu Tadbir PA : Pembantu Akauntan
PT(Kew) : Pembantu Tadbir (Kewangan) PT : Pembantu Tadbir
D
P
A
C
1. Merancang keperluan peruntukan bagi penyediaan ABM.
2. Mengenal pasti risiko.
1. Memantau prestasi pembekal 2. Memantau prestasi perbelanjaan. 3. Menilai risiko
1. Mengambil tindakan terhadap pembekal yang tidak mencapai prestasi memuaskan.
2. Mengambil tindakan terhadap IPG yang tidak mematuhi tempoh pembayaran.
3. Laporan dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. 4. Mengambil tindakan pelan pengurusan risiko
(sekiranya ada) 5.0 RINGKASAN PROSES
PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA)
1. Memohon peruntukan kewangan daripada KPM berdasarkan ABM.
2. Memastikan kajian pasaran dilaksanakan sebelum perolehan. 3. Mendapat kelulusan Pengurusan Tertinggi untuk setiap
perolehan. 4. Mengkaji risiko
Tanggug jawab Pemohon Pengarah SKP / Unit Kewangan Pemohon Pemohon R/TR/PIPG KPT Kew PT Kew KPT Kew KPT Kew Pemohon KPT Kew Unit Akaun MULA 1. Kemukakan permohonan
2. Terima dan semak permohonan
3. Lengkap
4. Laksanakan kajian pasaran
5. Sediakan minit bebas untuk
pertimbangan dan kelulusan Rektor/ Timbalan Rektor
6. Lulus
7. Mohon dokumen sokongan daripada pembekal
8. Sediakan Pesanan Tempatan secara atas talian
9. Maklumkan kepada pemohon/pembekal
10. Terima invois
11. Penilaian prestasi pembekal oleh pemohon
12. Menyemak dokumen pembayaran
13. Pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh dokumen lengkap diterima TAMAT Output LAMPUP 10-01 LAMPUP 10-01 3 sebut harga Minit bebas Dokumen sokongan Pesanan Tempatan Invois LAMPUP 10-02
6.0 PROSES KERJA: PEROLEHAN PERKHIDMATAN DAN BEKALAN SECARA PEMBELIAN TERUS
1 2 5 7 6 8 9 12 10 11 Tidak Lengkap Tidak Lulus 13 Tidak Lengkap 3 4
Tanggungjaw ab Pemohon Pengarah SKP/ Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan R/ TR/ PIPG Unit Kewangan Unit Kewangan R/ TR/ PIPG Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan PT Kewangan MULA
1. Kemukakan minit bebas dan kelulusan Rektor/Timbalan Rektor
2. Terima dan semak permohonan
3. Laksanakan kajian pasaran
4. Memuat naik iklan dalam sistem ePerolehan
5. Mengadakan taklimat sebut harga (jika perlu)
6. Melantik Ahli Jawatankuasa Pembuka Harga
7. Membuka peti sebut harga selepas tarikh iklan tamat
8. Menyemak dokumen sebut harga
9. Melantik Ahli Jawatankuasa Teknikal dan Kewangan
10. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal dan Kewangan
11. Melantik ahli Jawatankuasa Sebut Harga
12. Mengadakan Mesyuarat Sebut Harga
13. Mengeluarkan Surat Setuju Terima
14. Maklumkan kepada Penyebut Harga
Output Minit bebas 3 sebut harga Iklan sebut harga 1 2 3 4 6 7 5 8 11 9 10 12 13 14
Penyebut harga PT Kewangan Pemohon PT Kewangan Unit Akaun
15. Menyediakan Pesanan Tempatan secara atas talian
18a Kontrak
18a(i) Menandatangani kontrak
16. Terima invois
17. Penilaian prestasi pembekal oleh pemohon
18. Menyemak dokumen pembayaran
19. Pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari TAMAT 15a 15a(i) 18b Bukan Kontrak 16 17 18 19 15b 15
Pemohon Pemohon Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Akaun MULA
1. Tentukan barangan/perkhidmatan dan spesifikasi/skop perkhidmatan
2. Penyediaan dokumen tender
3. Iklan tender
4. Penutupan & pembukaan tender
5. Mengemukakan dokumen tender kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset KPM
6. Menerima keputusan Lembaga Perolehan KPM
7. Menyerahkan Surat Setuju Terima kepada Petender
8. Pembayaraan dibuat berdasarkan kontrak
TAMAT
6.2 PROSES KERJA: PEROLEHAN PERKHIDMATAN DAN BEKALAN SECARA TENDER
1 2 4 5 6 3 7 8
Bil. Rekod Lokasi Tempoh
Disimpan
Lampiran
1. Dokumen Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan Secara Pembelian Terus
Unit Kewangan
7 tahun LAM-PUP 10-01 LAM-PUP 10-02
2. Dokumen Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan Secara Sebut Harga
Unit Kewangan
7 tahun LAM-PUP 10-01 LAM-PUP 10-02
3. Dokumen Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan Secara Tender
Unit Kewangan
7 tahun
