Men
Menuruurut t kamkamus us dewdewan an (19(1997:97:131318)18), , sumsumber ber berbermamaksuksud d asaasal, l, mumula, la, ataatau u punpunca. ca. SonSoniaia Blandford (1999:xi) pula menjelaskan, “ Sumber ialah alat pembekalan atau sokongan yang Blandford (1999:xi) pula menjelaskan, “ Sumber ialah alat pembekalan atau sokongan yang dapa
dapat t memmembantu bantu pengpengurus urus sekosekolah lah mencmencapai apai matlmatlamatnamatnya. ya. PeruPeruntukntukan an dan dan pengpengurusurusanan sumber (belanjawan, bahan, masa dan manusia) adalah penting dalam pengurusan sekolah sumber (belanjawan, bahan, masa dan manusia) adalah penting dalam pengurusan sekolah berkesan dan seharusnya berhubung kait dengan keperluan murid.”
berkesan dan seharusnya berhubung kait dengan keperluan murid.” Kewa
Kewangan ngan bermbermakna perihal akna perihal wang ataupun wang ataupun segasegala la sessesuatu uatu yanyang g berkberkaitan denganaitan dengan wang. Kewangan ataupun sumber sekolah bermaksud peruntukan yang
wang. Kewangan ataupun sumber sekolah bermaksud peruntukan yang diberi oleh Kementeriandiberi oleh Kementerian Pendidikan dan daripada pungutan yang dibuat oleh sekolah sendiri termasuk derma dari para Pendidikan dan daripada pungutan yang dibuat oleh sekolah sendiri termasuk derma dari para dermawan (Omardin Ashaari, 1996:337).
dermawan (Omardin Ashaari, 1996:337). Meru
Merujuk juk KamKamus us DewaDewan n (199(1997:277:274), 4), dasar bermaksdasar bermaksud ud pendipendirian yang rian yang menmenjadi jadi asasasas segala tindakan, polisi, faktor terpenting atau asas pokok. Belanjawan pula bermaksud butiran segala tindakan, polisi, faktor terpenting atau asas pokok. Belanjawan pula bermaksud butiran ringkas anggaran pendapatan, dan perbelanjaan. Menurut Parkinson (Sonia Blandford, 1999: ringkas anggaran pendapatan, dan perbelanjaan. Menurut Parkinson (Sonia Blandford, 1999: 135
135), ), belanbelanjawajawan ialah rancann ialah rancangan untuk masa hadapagan untuk masa hadapan, penyata sumbn, penyata sumber yang dipadaner yang dipadankankan dengan hasrat ataupun tujuan, dan agenda praktikal untuk tindakan.
dengan hasrat ataupun tujuan, dan agenda praktikal untuk tindakan.
Sep
Seperterti i yanyang g susudah dah ditditererangangkan kan sebsebeluelum m inini i sumsumber ber kewkewangangan an seksekolaolah h adaadalah lah dardaripaipadada “Kumpulan
“Kumpulan Wang Wang Sekolah.” Sekolah.” Jenis-jenis Jenis-jenis kumpulan kumpulan wang wang sekolah sekolah dikategorikan dikategorikan kepada kepada tigatiga kumpulan iaitu kumpulan wang kerajaan, kumpulan wang asrama dan kumpulan wang SUWA. kumpulan iaitu kumpulan wang kerajaan, kumpulan wang asrama dan kumpulan wang SUWA.
Seko
Sekolah lah ialah ialah instinstitusitusi i masymasyarakarakat at yanyang g diwudiwujudljudlkan kan bagi bagi memmemberiberikan kan perkhperkhidmaidmatantan dal
dalam am khkhusususnusnya ya penpendiddidikaikan. n. PenPengetgetua ua berbertantangguggungjngjawaawab b sebsebagaagai i penpengurgurus us kewkewanganganan sekolah perlu memahami dam mematuhi semua prosedur kewangan di sekolah. Oleh sebab itu, sekolah perlu memahami dam mematuhi semua prosedur kewangan di sekolah. Oleh sebab itu, pengurusan kewangan sekolah adalah satu lagi perkara penting kepada setiap pengetua di pengurusan kewangan sekolah adalah satu lagi perkara penting kepada setiap pengetua di
1
sekolah. Kewangan sebaiknya dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan sekolah. Kewangan sebaiknya dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleholeh Kementerian Pendidikan Malaysia. Pengurusan yang tidak jelas mengikut peraturan kewangan Kementerian Pendidikan Malaysia. Pengurusan yang tidak jelas mengikut peraturan kewangan akan menjejaskan perjalanan sekolah secara keseluruhannya (Ibrahim Mamat, 2001).
akan menjejaskan perjalanan sekolah secara keseluruhannya (Ibrahim Mamat, 2001).
Pengurusan kewangan penting bagi membolehkan pengetua menyelia kerja-kerja yang Pengurusan kewangan penting bagi membolehkan pengetua menyelia kerja-kerja yang melibatkan kewangan sekolah yang dijalankan oleh staf sokongannya dengan kerjasama melibatkan kewangan sekolah yang dijalankan oleh staf sokongannya dengan kerjasama guru-guru
guru. Seseora. Seseorang pengetung pengetua a juga mesti ingajuga mesti ingat t bahabahawa tanggunwa tanggungjawgjawab sebenar dan terakhab sebenar dan terakhirir dalam urusan kewangan terletak pada dirinya. Selain itu, sebarang penyelewengan membawa dalam urusan kewangan terletak pada dirinya. Selain itu, sebarang penyelewengan membawa padah yang besar kepada pengetua
padah yang besar kepada pengetua sendiri.sendiri.
Sekolah ialah sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan kewangannya Sekolah ialah sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan kewangannya adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat di bawah Akta Pendidikan 1961 dan Accounts adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat di bawah Akta Pendidikan 1961 dan Accounts &
& AudiAudit t RuleRules s 1961962. 2. (KPM(KPM, , 19941994). ). Di Di bawabawah h perunperuntukatukan n terstersebut pihak ebut pihak sekosekolah dikehenlah dikehendakidaki menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan dengannya dengan sempurna menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan dengannya dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun berkenaan tahun kewangan yang serta menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun berkenaan tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac pada tiap-tiap tahun.
baru berlalu kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac pada tiap-tiap tahun. Sek
Seksyesyen n yanyang g berberkaikaitan tan di di bawbawah ah AktAkta a PePendindidikdikan an berberkenkenaan aan dendengan gan perperkarkara a ininii ber
berbunbunyi yi seseperperti ti yanyang g berberikuikut, t, “Se“Seseoseoranrang g penpengurgurus us ataatau u penpenyelyelia ia ataatau u oraorang ng lailain n yanyangg berta
bertanggunnggungjawgjawab ab terhterhadap adap pengpengurusurusan an sesesesebuah buah insinstitustitusi i pendpendidikaidikan n yang yang dibandibantu, tu, haruharuss mempunyai sebab bagi menyimpan akaun yang sempurna dan rekod
mempunyai sebab bagi menyimpan akaun yang sempurna dan rekod –rekod lain dalam bentuk –rekod lain dalam bentuk yang diperluk
yang diperlukan an oleh pihak oleh pihak kemekementerinterian an untuuntuk k semsemua ua perkperkara ara kewakewangan yang ngan yang berkberkaitanaitan dengan institusi pendidikan yang dibantu, dan harus sudah menyediakan dan menyerahkan dengan institusi pendidikan yang dibantu, dan harus sudah menyediakan dan menyerahkan satu penyata akaun tahunan kewangan sebelum ini dengan segera tidak lewat daripada 31 Mac satu penyata akaun tahunan kewangan sebelum ini dengan segera tidak lewat daripada 31 Mac pada setiap tahun.”
pada setiap tahun.” Wala
Walau bagau bagaimanimanapun, apun, menmengikut gikut SuraSurat Peket Pekelilililing keng kewangwangan Bian Bil 4l 4 WalaWalauu bag
bagaimaimananapuapun, n, menmengikgikut ut SuSurat rat PekPekelielilinling g kewkewangangan an Bil Bil 4/84/88 8 pihpihak ak seksekolaolah h dikdikeheehendandakiki mengemukakan penyata akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 mengemukakan penyata akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Feb
Februruari ari tahtahun un berberikikutnutnya ya (ya(yang ng manmana a berberkenkenaanaan). ). InIni i adaadalah lah berbertujtujuan uan memembombolehlehkankan pelarasan atau pembetulan di buat pada
pelarasan atau pembetulan di buat pada penyata akaun tersebut apabila didapati perlu.penyata akaun tersebut apabila didapati perlu.
2
Kumpulan wang sekolah adalah sejumlah wang yang dikendalikan oleh pihak sekolah daripada Kumpulan wang sekolah adalah sejumlah wang yang dikendalikan oleh pihak sekolah daripada sum
sumber ber kerkerajaajaan an ataatau u bukbukan an kerkerajaajaan an dan dan kumkumpulpulan an wawang ng inini i perperlu lu akaakaunkunkan an memengingikutkut peraturan-peraturan yang ditetapkan. Kumpulan wang yang terdapat di sekolah dikategorikan peraturan-peraturan yang ditetapkan. Kumpulan wang yang terdapat di sekolah dikategorikan kepada tida kumpulan iaitu Kumpulan Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA dan Kumpulan kepada tida kumpulan iaitu Kumpulan Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA dan Kumpulan Wang Asrama. Tiap-tia
Wang Asrama. Tiap-tiap kumpulan wang ini diselenggarap kumpulan wang ini diselenggarakan kan secara berasinsecara berasingan yang lazimnyagan yang lazimnya satu akaun bank akan dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut bagi menguruskan kira-kira satu akaun bank akan dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut bagi menguruskan kira-kira urus niaga yang berlaku.
urus niaga yang berlaku.
Kumpulan Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperoleh daripada bantuan Kumpulan Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperoleh daripada bantuan dandan pemb
pemberian kerajaaerian kerajaan. n. PemPemberiaberian n ini ini dibudibuat at dalam pelbagai bentuk. dalam pelbagai bentuk. SebaSebahagihagian an besabesar r wangwang dis
disalualurkrkan an melmelalualui i banbantuatuan n per per kapkapita ita yanyang g dibdiberi eri berberdasdasarkarkan an bilbilanangan gan pelpelajaajar. r. SecSecaraara umumnya, ia digunakan bagi keperluan pengajaran dan pembelajaran serta penyelenggaraan umumnya, ia digunakan bagi keperluan pengajaran dan pembelajaran serta penyelenggaraan seko
sekolah lah secasecara ra kesekeseluruluruhanhannya. nya. AntaAntara ra puncpunca-puna-punca ca kewakewangan ngan yang yang diperdiperakauakaunkan nkan daladalamm kumpulan wang kerajaan termasuklah:
kumpulan wang kerajaan termasuklah:
1. Bantuan pendidikan (pelajaran /per kapita) daripada kerajaan. 1. Bantuan pendidikan (pelajaran /per kapita) daripada kerajaan. 2. Bantuan biasiswa kerajaan.
2. Bantuan biasiswa kerajaan.
3. Bantuan rancangan makanan tambahan / Rancangan Amalan Makanan dan Pemakanan. 3. Bantuan rancangan makanan tambahan / Rancangan Amalan Makanan dan Pemakanan. 4. Bantuan gotong-royong / modal.
4. Bantuan gotong-royong / modal. 5. Yuran Peperiksaan Kerajaan. 5. Yuran Peperiksaan Kerajaan.
Apa-apa
Apa-apa perbelanjaan perbelanjaan yang yang dibuat dibuat daripada daripada kumpulan kumpulan wang wang ini ini hendaklah hendaklah selaras selaras dengandengan tujuan sesuatu bantuan atau
Bantuan Per Kapita (Per Capita, Grant- PCG) adalah satu bantuan kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada sekolah bertaraf sekolah kerajaan ataupun Sekolah Bantuan Kerajaan. Ia meliputi PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran. Selaras dengan perkembangan dan keperluan semasa dalam sektor pendidikan masa kini. Berdasarkan kumpulan PCG mata pelajaran, ianya telah dipecahkan kepada 4 iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif. Manakala PCG Bukan Mata Pelajaran pula terbahagi 3 iaitu pusaat sumber sekolah, bimbingan dan kaunseling serta lain-lain perbelanjaan berulangtahun atau perbelanjaan khas. (LPBT / LPK) Sekolah, LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi aktiviti pra sekolah.
Peruntukan PCH yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan.
1. Bantuan Per Kapita Mata Pelajaran
Bantuan per kapita mata pelajaran bagi teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna (termasuk kertas Braille) bagi pengajaran dan pembelajaran.
b. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.
c. Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran.
d. Keceriaan berunsurkan pendidikan seperti taman sains, taman herba dan lain-lain yang boleh memberikan pengukuhan kepada program pengajaran dan pembelajaran.
e. Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan. f. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
2. Bantuan Per Kapita Bukan Mata Pelajaran a. Pusat Sumber Sekolah
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi pusat sumber sekolah meliputi perbelanjaan bagi perpustakaan dan pusat sumber pendidikan. Ia hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
- Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran.
- Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.
- Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran.
- Program berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.
- Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
- Program Pendidikan Khas Integrasi – melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi.
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi Bimbingan dan Kaunseling Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
- Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.
- Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.
- Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran.
- Bayaran perkhidmatan penceramah luar mengikut kelayakan dalam peraturan-peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa.
- Bayaran sewaan yang berkaitan dengan program bimbingan dan kaunseling. - Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
c. LPBT / LPK Sekolah
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
- Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, interen dan pembentungan. - Pembaikan kecil sekolah.
- Penyelenggaraan perabot dan peralatan dan peralatan kelengkapan pejabat termasuk komputer.
- Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan pengajaran dan pembelajaran.
- Perkhidmatan pengiklanan.
- Pengangkutan barang-barang.
- Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat.
- Perbelanjaan bagi keraian yang melibatkan lawatan pihak luar ataupun urusan rasmi. - Perolehan harta modal tidak melebihi RM 10,000.00 adalah dibenarkan. Perolehan harta
modal melebihi RM 10,000.00 perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ. Manakala bagi perolehan komputer, kelulusan daripada Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran (JMPK) perlu diperoleh.
- Bayaran yuran kursus untuk guru-guru dan kakitangan sekolah.
- Perbelanjaan untuk keceriaan / kesihatan murid / keselamatan sekolah.
- Pembaikan kecil peralatan pengajaran dan pembelajaran bagi murid pendidikan khas dan program pendidikan khas integrasi.
- Bayaran balik bagi urusan kecemasan oleh guru / kakitangan sekolah berdasarkan kelayakan tambang teksi.
- Pengangkutan murid dan bayaran insurans untuk murid-murid dan guru pengiring.
d. LPBT / LPK Asrama
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Asrama Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
- Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, internet, dan pembetungan. - Pembaikan kecil sekolah.
- Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan pengajaran dan pembelajaran.
- Perkhidmatan pengiklanan. - Pengangkutan barang-barang.
- Pembelian majalah, buku rujukan dan lain-lain yang berkaitan bagi kegunaan murid di asrama.
- Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat.
- Perbelanjaan untuk keceriaan, kesihatan dan keselamatan penghuni asrama.
3. Bantuan Per Kapita Pra Sekolah
Bantuan Per Kapita Pra Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan: a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi pengajaran dan pembelajaran.
b. Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah serta penyelenggaraan komputer dan lain-lain peralatan bagi pengajaran dan pembelajaran.
c. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.
d. Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.
e. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
Prosedur tuntutan PCG oleh sekolah terbahagi kepada 2 iaitu:
1. Sekolah yang menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (semua jenis sekolah di Semenanjung Malaysia dan Sekolah Teknik / Vokasional, Sekolah Berasrama Penuh serta Sekolah Pendidikan Khas di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Labuan). Sekolah ini perlu mengemukakan tuntutan PCG kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing yang akan seterusnya mengemukakan kepada Pejabat Pembayar bagi urusan pembayaran dan mengkreditkan terus ke dalam Akaun sekolah berkenaan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif.
2. Sekolah yang tidak menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (Bagi sekolah rendah dan menengah di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan dan Labuan). Bagi sekolah yan bertaraf PTJ, tuntutan PCG akan disalurkan ke sekolah melalui waran peruntukan kecil mengikut kadar berdasarkan bilangan murid yang ditetapkan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam buku vot mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif. Bagi sekolah rendah yang tidak bertaraf PTJ, peruntukan PCG akan disalurkan melalui waran peruntukan kecil ke PPB / PPD mengikut kadar berdasarkan bilangan enrolmen murid yang telah ditetapkan.
Peruntukan PCG yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% ataupun 100 orang murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasn ini perlu dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa.
1. Tuntutan PCG ditetapkan sekali setahun.
2. Tuntutan PCG tahun berkenaan adalah berdasarkan bilangan enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya.
3. Borang tuntutan PCG tahun berkenaan hendaklah dikemukakan oleh sekolah kepada PTJ masing-masing selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya.
4. Bagi mata pelajaran elektif di sekolah menengah, tuntutan adalah berdasarkan bilangan murid yang mengambil setiap mata pelajaran dalam setiap kumpulan elektif.
5. Bagi sekolah / asrama baru yang dibuka selepas 1 Oktober, tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada tarikh sekolah tersebut beroperasi dan peratus tuntutan yang dibenarkan adalah seperti berikut:
Sekolah Beroperasi Peratus Tuntutan
Januari – Mac 100%
April – Jun 70%
Julai – September 50% Selepas September 25%
Selepas sahaja negara mencapai kemerdekaan, kerajaan telah member peruntukan kepada sekolah-sekolah berdasarkan kepada peraturan bantuan kewangan seperti berikut:
1. Schools (Financial Assistance) Regulations, 1958.
2. Schools (Financial Assistance) (Amendment) Regulations, 1960. 3. Schools (Financial Assistance) (Amendment) Regulations, 1961. 4. Education (Grants) Regulation, 1962.
5. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1966. 6. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1968. 7. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1974.
Apabila Akta Pendidikan 1996 dikuatkuasakan pada bulan Januari 1998 dan Akta Pelajaran 1961 dimansuhkan, maka bantuan kewangan ke sekolah-sekolah tetap diberikan berdasarkan Akta yang baru Bahagian XI, seksyen 123,
“Kecuali setakat yang wang diluluskan atau diperuntukkan bagi maksud itu oleh Parlimen atau selainnya, tiada apa-apa jua dalam Akta ini boleh disifatkan sebagai mengenakan apa-apa kewajipan kepada Menteri untuk menubuhkan dan menyenggarakan suatu institusi pendidikan dibawah Akta ini atau untuk menyenggarakan keseluruhan atau sebahagian daripada suatu institusi pendidikan”
Dalam seksyen 124 dinyatakan, “sumbangan bantuan dan sumbangan modal hendaklah tertakluk kepada syarat, dsb. Yang ditetapkan.”
Menteri mempunyai kuasa menggantung atau membatalkan pembayaran apa-apa sumbangan kepada mana-mana institusi pendidikan jika peruntukan di bawah Akta Pendidikan tidak dipatuhi. Selain itu, Menteri boleh memberikan sama bantuan kewangan ataupun selainnya berkenaan dengan murid ataupun mana-mana golongan murid di institusi pendidikan kerajaan ataupun bantuan kerajaan dan bantuan itu boleh termasuk:
1. Pemberian dermasiswa, biasiswa, pinjaman ataupun bantuan lain.
2. Penyeliaan tempat tinggal, pengangkutan, buku, dan perkhidmatan perubatan dan pergigian. bagi maksud membolehkan murid itu menggunakan sepenuhnya kemudahan yang tersedia bagi mereka ataupun bagi maksud memperbaiki kesihatan dan kesejahteraan hidup mereka.
Mengikut pekeliling dari Kementerian Pendidikan (Rujukan K.P 1574/17/Jld.15(25) bertarikh 11 Februari 2004), Kementerian Pendidikan menggariskan peraturan dan tatacara baru dalam pemberian Bantuan Per Kapita mata pelajaran dan bukan mata pelajaran kepada sekolah-sekolah.
Bantuan Per Kapita (Per Capita Grant – PCG) adalah bantuan kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada sekolah yang bertaraf Sekolah Kerajaan ataupun Sekolah Bantuan Kerajaan. Ia meliputi PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran. Pemberian ini dibuat bagi memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di sekolah berjalan dengan lancar.
Mengikut cadangan baru pemberian PCG ini kumpulan PCG mata pelajaran telah dikurangkan kepada empat iaitu Teras, Wajib, Tambahan / Bahasa Asing dan Elektif. Manakala, Pusat Sumber Sekolah, Bimbingan dan Kaunseling serta Lain Perbelanjaan Berulang Tahun / Lain-lain Perbelanjaan Khas (LPBT / LPK) sekolah. Surat pekelilingini juga mengambil kira LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi Aktiviti Prasekolah.
“Untuk memastikan supaya hal-ehwal kewangannya dijalankan dengan teratur mengikut kehendak Badan Perundangan, Kerajaan, yang bertindak melalui Perbendaharaan, menjalankan pula pengawalan yang lebih cermat atas perbelanjaan semua jabatannya dan atas semua perkara mengenai tatacara kewangan dan perakaunan, termasuk tatacara bagi memungut, menyimpan dan membayar wang awam dan tatacara bagi membeli, menyimpan dan melupuskan barang-barang awam. ”
Oleh itu ketua jabatan, pengetua sekolah dan guru besar serta pihak Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu memastikan arahan kawalan perbelanjaan dipatuhi dengan betul supaya sekolah tidak menyalah guna peruntukan yang diberikan.
Geran pelancaran ialah peruntukan yang diberikan oleh behagian Pembangunan, Penswastaan dan Bekalan, Kementerian Pendidikan Malaysia kepada sekolah-sekolah yang baru beroperasi.
Tujuan adalah bagi membantu pengurusan sekolah memulakan operasi pentadbiran. Kadar yang diluluskan bergantung pada kategori sekolah.
Merujuk kepada Surat Pekeliling Kewangan Bil.5 Tahun 2002, Asas Tuntutan bagi sekolah –sekolah adalah seperti berikut:
1. Tuntutan Per Capita Grant (PCG) ditetapkan sekali setahun.
2. Tuntutan PCG tahun itu adalah berdasarkan bilangan enrolmen mulai 1 Oktober tahun sebelumnya.
3. Borang tuntutan PCG tahun itu perlu dikemukakan oleh sekolah kepada Pusat Tanggung Jawab (PTJ) masing-masing selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya. 4. Bagi mata pelajaran elektif sekolah menengah, tuntutan adalah berdasarkan bilangan
murid yang mengambil setiap mata pelajaran dalam setiap kumpulan elektif. Contoh perkiraan kadar PCG yang layak dituntut bagi mata pelajaran elektif sastera Ikhtisas adalah seperti berikut:
Ekonomi Asas 100 5.00 500.00
Perdagangan 50 5.00 250.00
Prinsip Akaun 150 5.00 750.00
Ekonomi
Rumahtangga 100 30.00 3000.00
Bagi sekolah atau asrama baru yang dibuka selepas tarikh 1 Oktober, tuntutan perlu dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada tarikh sekolah itu beroperasi dan peratus tuntutan yang dibenarkan adalah sepeerti yang berikut:
Julai – September 50%
Selepas September 25%
Ketua pusat Bertanggungjawab (PTJ) yang ditetapkan adalah seperti dalam jadual berikut:
Sekolah berasrama Penuh Pengarah Bahagian Sekolah, Jabatan Sekolah Sekolah Sukan Pengarah Bahagian Sukan, Jabatan Sekolah Sekolah Menengah Teknik/ Vokasional Pengarah Bahagian Pengurusan Teknik dan
Vokasional, Jabatan Pendidikan Teknik
Sekolah Pendidikan Khas Pengarah Pendidikan Khas, Jabatan Pendidikan Khas
Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah , Asrama dan Program Pendidikan Khas Intergrasi di Sekolah Rendah Dan Menengah
Pengarah Pendidikan Negeri
1. Tuntutan peyelarasan bagi Aktiviti Prasekolah adalah tidak dibenarkan.
2. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasan ini perlu di kemukakan selewat-lewatnya pada 31 julai tahun semasa.
3. Tuntutan perlu menggunakan borang yang ditetapkan.
1. Sekolah yang menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan dibenarkan membuat pindahan antara kumpulan bantuan PCG mata pelajaran sahaja. Lain-lain pindahan adalah tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan daripada ketua PTJ dengan mengisi boring pindahan yang ditetapkan.
2. Sekolah yang tidak menyelenggara Kumpulan Wang Kerajaan hanya dibenarkan membuat pindahan antara kumpulan bantuan PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran dengan kelulusan daripada ketua PTJ dengan mengisi borang yang sama. 3. Sebelum pemindahan bantuan PCG dibuat, pengetua/guru besar perlu memastikan baki
bantuan PCG selepas pemindahan mencukupi bagi menampung keperluan sehingga akhir tahun. Bantuan PCG yang dipindah keluar tidak dibenarkan pindah masuk semula ataupun sebaliknya bagi satu tahun kewangan. Pengetua/guru besar dikehendaki menyelenggara dan mengemaskinikan rekod buku tunai Akaun Kumpulan Wang Kerajaan setiap masa. Pengetua/guru besar adalah bertanggungjawab sepenuhnya bagi memastikan supaya baki pada setiap ruangan mengikut bantuan dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan tidak defisit.
1. Pengetua /guru besar diingatkan supaya memaklumkan kepada Ketua Bidang dalam mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Peringkat Sekolahmengenai jumlah peruntukan PCG yang diterima supaya perancangan perbelanjaan dapat dilakukan dan peruntukan yang diberikan dapat dimanfaatkan oleh murid sepenuhnya.
2. Bantuan PCG bagi murid di bawah program Pendidikan Khas Intergrasi perlu dibuat pada ruang berasingan dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan daripada murid biasa. Rekod subsidiari perlu dibuat pada ruang berasingan dalam Akaun Kumpulan Wang kerajaan daripada murid biasa. Rekod subsidiari perlu dibuat bagi mengawal peruntukan
yang diberi kepada program itu mengikut kumpulan mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
3. Begi mata pelajaran elektif, satu lagi rekod subsidiari perlu disediakan bagi setiap kumpulan mata pelajaran itu (contohnya, Sains Tulen, Pengajian Islam, Sastera Ikhtisas dan Kemanusiaan).
4. Semua tuntutan PCG yang tidak dikemukakan dan tidak dibayar dalam tahun kewangan itu luput dan tidak boleh dituntut dalam tahun berikutnya.
Sebagai institusi pendidikan, pentadbiran harta dan kewangan sekolah tertakluk kepada peruntukan yang terdapat dalam
yang dikeluarkan dibawah Akta Pendidikan 1996. Bawah seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 dinyatakan pada subseksyen 2,
“ Menteri boleh membuat peraturan –peraturan bagi atau berkenaan dengan semua atau mana-mana perkara yang berikut:
(m) penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan yang menerima sumbangan.”
Pihak sekolah dikehendaki menyelengaraan dan menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun mengenai tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac setiap tahun.
Pengurus sekolah perlu bertanggungjawab bagi –
a) Penyediaan penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan
b) Pengemukaan penyata kewangan itu kepada Ketua Pusat Tanggungjawab yang kemudiannya perlu mengemukakan penyata kewangan tahunan itu kepada Bahagian Audit tidak lewat daripada 31 Mac tahun yang berikutnya.
Akan tetapi mengikut Surat Pekeliling Kewangan Kementerian Pendidikan Bil. 4/88, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata akaun itu sebulan lebih awal iaitu pada 28 Februari ataupun 29 Februari tahun berikutnya. Ini bertujuan membolehkan penyelarasan atau pembetulan dibuat pada penyata akaun itu jika didapati perlu.
Pengurus sekolah perlu memberikan jawapan atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang dibuat oleh juruaudit dalam tempoh tiga bulan daripada tarikh laporan atau pertanyaan audit itu.
Seseorang yang melanggar peraturan-peraturan ini melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjara selama tempoh tidak melebihi tiga bulan atau kedua-duanya.
Rekod kewangan yang penting mengikut peraturan 3 dalam Akta Pendidikan 1996 adalah seperti berikut:
1. Buku tunai 2. Resit pelajar 3. Resit pejabat 4. Penyata bank
5. Penyata penyesuaian bank 6. Daftar kutipan harian
7. Daftar bil
9. Jadual kedatangan murid 10. Daftar penghuni asrama 11. Buku cek sekolah
12. Daftar stok buku resit
13. Daftar aset dan inventori 14. Baucar
15. Baucar kecil
16. Pesanan tempatan
Penyata sekolah merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada 31 Disember bagi tiap-tiap kumpulan wang yang diselenggarakan oleh sekolah. Penyata kewangan mengandungi penyata-penyata berikut:
1. Penyata pendapatan dan perbelanjaan 2. Penyata penerimaan dan pembayaran 3. Lembaran imbangan
4. Nota-nota akaun
Pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan sekolah pada pihak audit sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan sekolah pada ataupun sebelum 28 Februari kepada pihak audit supaya pihak sekolah mempunyai tempoh satu bulan sehingga 31 Mac bagi membuat pemmbetulan sekiranya ada, di mana-mana yang perlu. (Perkeliling Kewangan Bil. 4/88)
Terdapat 2 tugas utama seseorang pengetua atau guru besar yang berkaitan dengan belanjawan tahunan ini.
1. Menyediakan maklumat yang tepat dengan mengisi borang tuntutan Bantuan Per Kapita Kerajaan bagi mendapatkan peruntukan.
2. Menyediakan anggaran perbelanjaan sebenar sekolah setelah peruntukan diperoleh.
1. Penyata ini menunjukkan jumlah penerimaan sebenar yang telah diterima dan juga jumlah sebenar yang telah dibayar dalam tempoh tahun kewangan yang berkenaan
serta kedudukan baki wang yang ada dalam bank pada akhir tahun.
2. Penyata ini menunjukkan satu ringkasan penerimaan dan bayaran daripada buku tunai dengan mengambil baki wang dalam bank pada awal tahun dan dicampurkan jumlah penerimaan serta ditolak jumlah bayaran bagi mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.
1. Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada tahun berkenaan. Ianya turut memaparkan kelebihan ataupun kekurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.
2. Penyata ini disediakan mengikut asas akruan iaitu segala penerimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dan segala pembayaran yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum dibayar pada akhir tahun perlu diambil kira.
Lembaran Imbangan ialah laporan berkenaan kedudukan kewangan sesebuah sekolah pada suatu masa tertentu. Penyata ini menunjukkan jumlah aset, liabiliti dan baki kumpulan wang terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilaporkan.
Nota-nota ini memberikan maklumat lanjut bagi amaun-amaun yang terdapat dalam penyata Kewangan Tahunan Sekolah.
Kementerian Pelajaran Malaysia berhasrat mengurangkan kerenah birokrasi dalam menyalurkan bantuan ke sekolah-sekolah. Oleh itu bantuan disalurkan terus ke sekolah-sekolah tanpa melalui jabatan pelajaran negeri ataupun pejabat pelajaran daerah. Sekolah-sekolah ini dikategorikan
sebagai Pusat Tanggungjawab Peruntukan. Projek ini hanya melibatkan 1005 buah sekolah sahaja buat masa ini, dan ia ditambahkan lagi pada masa yang akan datang.
JADUAL
1. Pungutan duit yuran yang tergendala akibat kelewatan ibu bapa murid menjelaskannya. Malahan ada sesetengahnya yang langsung tidak membuat bayaran. Guru kelas harus memainkan peranan bagi menyelesaikan masalah ini dengan sentiasa mengingatkan berkenaan duit yuran yang perlu dijelaskan kepada murid yang belum menjelaskannya.
2. Perbelanjaan yang kadang-kala melebihi pendapatan. Hal ini terjadi kerana belanjawan yang dicadangkan tidak betul dan ada kalanya perbelanjaan yang tidak lengkap juga turut menyebabkan perbelanjaan melebihi pendapatan.
3. Membuat bayaran pada barangan yang tinggi harganya. Kebiasaaannya penggunaan “Local Order” menyebabkan pihak sekolah terpaksa membayar dengan harga yang agak tinggi kerana belian secara hutang.
4. Pembelian yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini biasanya melibatkan pembelian alatan sukan.
5. Jawatan Setiausaha Kewangan Sekolah tidak diberikan kepada kerani kewangan yang tahu berkenaan akaun. Hal ini menimbulkan masalah kerana kebanyakan pengetua dan guru-guru tidak mengetahui dalam mengemaskinikan rekod-rekod yang berkaitan dengan kewangan sekolah.
6. Rekod tidak dikemaskinikan. Hal ini akan mengakibatkan perbelanjaaan melebihi pendapatan yang berlaku tanpa disedari. Ada kalanya pembayaran dibuat tetapi barangan tersebut didapati tidak wujud.
7. Ketua Bidang / Panitia memohon bagi membeli sesuatu barangan tanpa mengikut kehendak ahli-ahlinya. Hal ini akan menyebabkan pembaziran kerana barangan yang dibeli tidak digunakan dan ada kalanya berlaku pertindihan dalam pembelian sesuatu barang.
8. Penerimaan wang sama ada Bantuan Per Kapita Kerajaan atau Wang SUWA yang lamabt dimasukkan ke bank. Hal ini akan menyebabkan pihak sekolah tidak dapat membuiat pembelian dan terpaksa menghadapi bayaran tertunggak.
Tindakan yang boleh diambil oleh pengetua bagi memantapkan lagi pengurusan kewangan sekolah.
1. Mengenal pasti aktiviti utama pengurusan kewangan: - Merancang perolehan sumber atau peruntukan kewangan. - Mengagih sumber atau peruntukan kewangan dengan betul. - Menggunakan sumber atau peruntukan kewangan dengan baik. - Mengawal, mengesan aliran perbelanjaan dan perolehan.
2. Mengenal pasti aktiviti utama yang berisiko tinggi serta terdedah kepada peluang dan permasalahan:
- Kerugian kewangan hasil perbelanjaan. - Penghakisan keyakinan.
- Pembuangan masa.
- Pembaziran tenaga manusia. - Kelewatan.
3. Kawal selia dengan rapi proses perjalanan aktiviti utama: - Mengenal pasti proses kerja atau prosedur kerja berisiko tinggi.
- Mengenal pasti masalah yang mungkin berlaku sekiranya prosedur kerja tidak dikawal selia. - Kesan dan impak negatif ke atas organisasi sekiranya kelemahan tidak dikenal pasti dan tidak diatasi.
- Menilai sistem kawalan dalaman sama ada berupaya ataupun tidak bagi meminimumkan risiko.
4. Amalkan nilai-nilai teras pengurusan. Antaranya adalah telus, adil, bijaksana, amanah dan jujur, serta bersyukur.
5. Biasakan diri dengan soalan yang berkait dengan pengurusan seperti: - Apakah masalah yang mungkin timbul?
- Apakah prosedur kerja yang mudah terjejas? - Kenapa masalah boleh berlaku?
- Apakah akibat buruk jika masalah timbul? - Mungkinkah masalah-masalah berlaku?
1. Pungutan duit yuran yang tergendala akibat kelewatan ibu bapa murid menjelaskannya. Malahan ada sesetengahnya yang langsung tidak membuat bayaran. Guru kelas harus memainkan peranan bagi menyelesaikan masalah ini dengan sentiasa mengingatkan berkenaan duit yuran yang perlu dijelaskan kepada murid yang belum menjelaskannya. 2. Perbelanjaan yang kadang-kala melebihi pendapatan. Hal ini terjadi kerana belanjawan
samping itu rekod pembelian yang tidak lengkap juga turut menyebabkan perbelanjaan melebihi pendapatan.
3. Membuat bayaran pada brangan yang tinggi harganya. Kebiasaannya penggunaan “Local Order” menyebabkan pihak sekolah terpaksa membayar dengan harga yang agak
tinggi kerana belian secara hutang.
4. Pembelian yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini biasanyamelibatkan pembelian alatan sukan.
5. Jawatan Setiausaha Kewangan Sekolah tidak diberikan kepada kerani kewangan yang tahu berkenaan akaun. Hal ini menimbulkan masalah kerana kebanyakan Pengetua dan guru-guru tidak mengetahui dalam mengemaskinikan rekod-rekod yang berkaitan dengan kewangan sekolah.
6. Rekod tidak dikemaskinikan. Hal ini akan mengakibatkan perbelanjaan melebihi pendapatan yang berlaku tanpa disedari. Ada kalanya pembayaran dibuat tetapi barangan tersebut didapati tidak wujud.
7. Ketua Bidang/Panitia memohon bagi membeli sesuatu barangan tanpa mengikut kehendak ahli-ahlinya. Hal ini akan menyebabkan pembaziran kerana barangan yang dibeli tidak digunakan dan ada kalanya berlaku pertindihan dalam pembelian sesuatu barang.
8. Penerimaan wang sama ada Bantuan Per kapita Kerajaan atau Wang Suwa yang lambat dimasukkan ke bank. Hal ini akan menyebabkan pihak sekolah tidak dapat membuat pembelian dan terpaksa menghadapi bayaran tertunggak.
Setiap tahun Kementerian Pendidikan mengadakan perbelanjaan yang tinggi bagi mendidik pelajar-pelajar di sekolah-sekolah kerajaan bagi mempertingkatkan mutu pelajaran dan pendidikan. Bagaimanapun, sebahagian daripada pemberian peruntukan yang besar itu tidak diuruskan dengan baik kerana terdapatnya pembaziran di sesetengah sekolah.
Pengetua sekolah emainkan peranan penting dalam menguruskan kewangan sekolah. Faktor peribadi pengetua seperti kemahiran, kepimpinan dan sikap pengetua itu sendiri mempunyai perkaitan yang rapat bagi menjayakan pengurusan kewangan sesebuah sekolah itu. Mengikut sistem Kementerian Pendidikan Malaysia, pengetua selaku pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab penuh bagi merancang, mengurus, mengawal dan dalam menentukan pengurusan kewangan di sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Pengetua dikehendaki mengkaji dan mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan pengurusan kewangan sekolah. Oleh yang demikian, pengetahuan dalam ilmu menyimpan kira-kira perlu bagi membolehkan pengetua membuat perancangan kewangan di samping menyelia kerja-kerja perkeranian dengan berkesan.
Sistem pelantikan pengetua tidak berdasarkan latihan dan kepakaran, dan dilantik tidak diberikan kursus, tetapi belajar mentadbir secara cuba jaya. Maka dalam keadaan sedemikian, pengetua banyak bergantung kepada kerani yang berpengalaman dalam hal-hal berkaitan dengan pengurusan kewangan di sekolah. Menurut Zaidatol Akmaliah (1990;55), bagi sekolah-sekolah yang kecil yang masih tiada kerani, keadaannya lebih menyulitkan. Keadaan yang kurang memuaskan juga berpunca daripada kurangnya kawalan dan bimbingan pihak jabatan Pendidikan. Perkara ini bukan disengajakan tetapi kerana kekurangan tenaga pengawai yang berkebolehan. Jadi, kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan berlaku di sekolah.
Oleh sebab pengetua kurang pengalaman, maka terdapat sekolah-ekolah yang tidak menyediakan belanjawan sekolah. Pengetua tidak merancang terlebih dahulu tentang sumber-sumber pendapatan dan keperluan-keperluan perbelanjaan. Perbelanjaan tanpa perancangan menyebabkan wang bantuan untuk sesuatu mata pelajaran tertentu disalurkan untuk tujuan lain.
Menurut Zaidatol Akmaliah (1990:56-57) selain daripada faktor-faktor di atas, kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan atau sumber juga berlaku kerana kekurangan kawalan yang sempurna dalam aspek-aspek berikut:
1. Pembelian alatan dibuat tanpa menggunakan borang-borang pesanan. Terdapat pengetua yang mengambil barang-barang dahulu daripada pembekal dan pesanan dibuat kemudian.
2. Pengetua membeli dan membayar terlebih dahulu dengan wangnya sendiri dan menuntut daripada sekolah kemudian.
3. Pengetua dan guru kanan membeli sesuatu alatan kerana dipengaruhi oleh jurujual yang datang ke sekolah dengan tawaran-tawaran tertentu.
4. Pengetua membeli alatan yang nilainya melebihi $500.00 setiap unit tanpa mendapatkan sebut harga ataupun kelulusan daripada pihak jabatan Pendidikan Negeri.
5. Borang-borang pesanan tempatan dikeluarkan pada akhir tahun sahaja untuk tujuan pengauditan. Ini melanggar peraturan yang ditetapkan.
1. Bayaran dibuat tanpa baucar dan dokumen-dokumen sokongan bagi membuktikan ketepatan harga.
2. Pembayaran dibuat lebih daripada sekali kerana pihak sekolah menerima invois ulangan. 3. Cek-cek tidak rapat ke kiri sama ada perkataan ataupun angka. Ini membolehkan
tambahan dibuat selepas cek ditandatangani.
1. Kutipan yuran dilakukan tetapi resit tidak dikeluarkan.
2. Kutipan yuran khas, sewa kantin, sewa kedai buku tidak dikutip pada masa yang ditetapkan . ini engakkibatkan kehilangan apabila pelajar berkenaan meninggalkan sekolah ataupun berlakunya pertukaran pengusaha kantin/kedai buku.
Buku-buku Akaun
1. Buku-buku akaun tidak dicatatkan dengan kemas kini. Ini berlaku di banyak sekolah. 2. Pengetua tidak memeriksa buku-buku akaun yang diselenggarakan oleh kerani sekolah.
Potongan dibuat daripada gaji guru/kakitangan sekolah untuk tujuan pembayaran cukai pendapatan, perumahan, KWSP, koperasi guru dan sebagainya, tetapi potongan-potongan itu tidak dihantar ke jabatan-jabatan yang berkenaan.
1. Buku-buku stok tidak diselenggarakan dengan kemas kini. 2. Prosedur menerima dan mengeluarkan alatan tidak dipatuhi.
Selain itu, masalah-masalah lain seperti yang dinyatakan oleh Abdullah Sani Bin Yahaya (1995:19), adalah seperti berikut:
Kes-kes pembaziran dan penyelewengan di kalangan pengurus khasnya di sekolah rendah. Tambahan lagi keupayaan dan corak pengurusan guru besar tidak berubah dan tidak mencapi tahap yang diharapkan. Dengan kata lain mereka tidak mengaplikasikan kurikulum kursus dengan tugasan harian.
Di samping itu, masalah antara sekolah kecil dan sekolah besar yang berbelanja sama banyak dalam menguruskan sesuatu hal, seperti membeli minyak enjin rumput. Sekolah kecil akan menghadapi masalah kerana kekurangan sumber kewangan. Bagi dana SUWA, masalah timbul apabila terdapat perbezaan sosioekonomi pelajar. Hal ini akan menjejaskan kutipan yuran.
Berbalik pada peranan pengurus, terdapat pengurus yang boros, iaitu berbelanja tidak mengikut tujuan sesuatu bantuan dan tidak membuat perancangan. Malah terdapat guru besar atau pengetua yang menganggap mengurus kewangan adalah kerja yang remeh, tidak penting dan menyerahkan tugas kepada pembantu tadbir. Terdapat juga pengurus yang merunggut dalam belanjawan yang di luar jangkaan. Ini membebankan pihak sekolah dan terpaksa
mencari sumber lain. Oleh itu, terdapat guru besar di luar bandar yang terpaksa mengorbankan wang sendiri bagi membantu pada pringkat awal.
Belanjawan sekolah ialah satu aspek perancangan pendidikan, iaitu membuat anggaran pendapatan dan perbelanjaan yang penting bagi membiayai perkhidmatan dan kelengkapan yang diperlukan oleh pihak sekolah dalam usaha menyediakan satu program pendidikan yang berkesan (Zaidatol Akmaliah Lope Pihie, 1990:44). Sebenarnya proses merancang belanjawan bertujuan memastikan pendapatan yang diperoleh dan digunakan dengan sewajarnya. Ini penting kerana ia membantu pihak sekolah menentukan polisi kewangan dan juga polisi pendidikannya.
Daripada segi perancangan, pengetua perlu merancang bukan sahaja untuk jangka panjang tetapi juga untuk jangka pendek. Dengan itu, pengetua perlu mengadakan sebaik-baiknya belanjawan bagi tempoh lima tahun dan juga belanjawan tahunan. Menurut Zaidatol Akmaliah (1990:45) lagi, belanjawan sekolah adalah inti pentadbiran, jadi pengetua perlu
membuat keputusan perlaksanaan aktiviti kewangan. Belanjawan hendaklah disediakan dengan terperinci supaya ia dapat dijadikan dasar perancangan kerja dan tugas kewangan. Belanjawan yang elektif hendaklah mengambil kira:
1. Belanjawan yang dapat menyediakan program pendidikan yang boleh memberi kesan yang baik kepada polisi pendidikan.
2. Dokumen belanjawan yang didefinisikan sebagai satu perancangan yang sistematik dan dapat membuat ramalan pendapatan dan perbelanjaan sekolah dalam tempoh yang ditentukan.
3. Persembahan, pertimbangan dan penggunaan belanjawan itu. 4. Pengurusan belanjawan.
5. Penilaian belanjawan.
Daripada belanjawan efektif ini, Abdullah Sani (1995:101) menggariskan beberapa perancangan lain bagi menentukan kecekapan pengurusan, iaitu penubuhan sistem jawatankuasa kewangan, taklimat ke bawah, kekerapan perbincangan, dan penglibatan dalam perancangan. Taklimat ke
bawah haruslah dijalankan bagi memberi maklumat kepada guru-guru dan kakitangan lain tentang peruntukan dan belanjawan sekolah. Begitu juga dengan perbincangan yang lebih kerap bagi membincangkan jumlah pemberian bantuan pelajaran bagi setiap mata pelajaran dan setiap panitia.
Selain belanjawan efektif, sekolah harus menyediakan belanjawan alternatif sebelum belanjawan akhir dikemukakan. Ia penting bagi menangani halangan yang akan datang. Di samping itu, menurut Sonia Blandford (1999:137), apabila sekolah mempunyai belanjawan yang semakin besar untuk dikawal, pengurus kewangan perlu membina kefahaman yang lebih luas tentang reka bentuk belanjawan. Beberapa reka bentuk belanjawan yang dapat menyumbang kepada keberkesanan pengurusan sumber sekolah ialah seperti berikut:
Belanjawan berprogram
Belanjawan ini dikenali pada praktiknya sebagai Sistem Belanjawan Merancang Memprogramkan. Kelebihannya ialah ia memberi maklumat tentang objektif organisasi. Ia juga tertumpu kepada kesan jangka panjang, dan ia membolehkan peruntukan sumber dibuat berasaskan perhubungan faedah atau kos.
Belanjawan Tambahan
Belanjawan ini bermakna menjadikan belanjawan tahun apa pun sebagai asas kepada angka sebenar tahun lepas atau angka yang dianggarkan dalam belanjawan (Sonia Blanford, 1999:140).
Belanjawan Berasaskan Sifar
Tujuan utama belanjawan ini ialah bagi menunjukkan lebih kawalan ke atas belanjawan, memerlukan justifikasi tentang setiap perbelanjaan yang dicadangkan, secara teorinya bermula daripada asas sifar (Sonia Blandford, 1999:141).
Oleh sebab peruntukan perbelanjaan bagi pendidikan adalah tinggi, sebanyak RM 45,149.1 juta telah diperuntukkan dalam Rancangan Malaysia ke-9. Pengetua dan guru besar sekolah perlu mengambil langkah yang bijak dan berkesan supaya perbelanjaan bagi pendidikan di sekolah dapat dimanfaatkan dengan sepenuhnya oleh para pelajar dan pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan memuaskan.
Bagi menjamin pengurusan kewangan ditadbirkan dengan baik dna memuaskan, Kementerian Pelajaran Malaysia mengeluarkan pekeliling-pekeliling kewangan, mengadakan seminar-seminar serta kursus bagi pengetua dan guru besar serta pengawai-pengawai kewangan sekolah dari semasa ke semasa pada peringkat kebangsaan, negeri dan juga daerah. Pihak Perbendaharaan juga mengeluarkan surat pekelilingnya mengenai penurunan kuasa kepada agensi-agensi kerajaan supaya dapat menguruskan kewangan masing-masing dengan cekap.
“Selaras dengan keperluan ihtisab (accountability) para pengurus yang bertepatan dengan konsep let managers manage bagi agensi kerajaan, Kementerian Kewangan telah bersetuju untuk menaikkan had kuasa mempertimbang dan menyetujui terima perolehan oleh semua Agensi-Agensi Kerajaan.
Selaras dengan tindakan Kementerian untuk menurunkan lebih kuasa kepada para pengurusan Agensi-agensi Kerajaan, maka semua Agensi-Agensi Kerajaan adalah diwajibkan mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan yang ditetapkan di paragraph 3 SPP ini.”
Pihak Kesatuan Perkhidmatan Perguruan Kebangsaan (NUTP) turut merasa bimbang tentang pengurusan perbelanjaan yang besar ini apabila ia meminta pihak Kementerian Pendidikan memantau secara konsisten pelaksanaan peruntukan berjumlah RM 5 bilion bagi pengajaran dan pembelajaran. Mereka menegaskan langkah itu perlu supaya ‘pisang tidak berbuah dua kali seperti yang berlaku dalam projek pembinaan makmal komputer di sekolah-sekolah.
Kesatuan itu bersetuju supaya tugas pemantauan pelaksanaan program pendidikan dijalankan oleh Pengawai Pendidikan Daerah, dan pengawai di Jabatan Pendidikan Negeri juga sama-sama turun padang bagi membantu dalam pemantauan itu. Kebimbangan pihak kesatuan
