PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
Jl. Dr. SETIABUDI No. 201C SRONDOL SEMARANG
TELP. (024) 7473746, 7473800, 7474170 FAX. (024) 7473800
LAPORAN RAKOR PENGENDALIAN TINGKAT OPD
PELAKSANAAN APBD PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN ANGGARAN 2017 BULAN : PEBRUARI 2017
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH
I. DESKRIPSI PENYELENGGARAAN RAKOR
A. Waktu Penyelenggaraan Rakor : 10 Maret 2017
B. Pimpinan Rapat : Kepala Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
C. Peserta Rakor : - Para Kepala Bidang dan Kepala UPT Perpusda - Para Kasi / Kasubag
- Koordinator Pustakawan - Koordinator Arsiparis - Pengelola APBN
- Para Bendahara APBD/APBN - Pejabat Pengadaan Barang/Jasa - Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
Jl. Dr. SETIABUDI No. 201C SRONDOL SEMARANG
TELP. (024) 7473746, 7473800, 7474170 FAX. (024) 7473800
II. PENUTUP
1. Kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah tahun 2017 untuk dilaksanakan sesuai dengan jadwal
2. Bidang dan UPT untuk mencermati DPA tahun 2017 guna mengantisipasi jika ada kekeliruan dalam input anggaran di e-Budgeting pada tahun ini, serta mempersiapkan jika ada perubahan pergeseran anggaran.
3. Hasil rekomendasi Rakor Sinkronisasi Program/Kegiatan Bidang Kearsipan dan Perpustakaan tahun 2017 untuk dapat dilaporkan ke Sekretaris Daerah Prov.Jateng 4. Monitar layanan informasi untuk dapat dipergunakan semaksimal mungkin dalam menginformasikan seluruh agenda kegiatan Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Jateng TA. 2016
5. Koordinasi dan komunikasi antar Bidang dan UPT untuk lebih ditingkatkan guna kelancaran program kegiatan di tahun 2017
III. PERMASALAHAN DAN HAMBATAN SERTA UPAYA PENYELESAIANNYA
Aplikasi untuk penatausahaan keuangan masih belum sempurna, mengakibatkan terlambatnya atau mundurnya pelaksanaan kegiatan
IV. RENCANA KERJA BULAN MARET 2017
Dalam bulan Maret 2017 ini Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merencanakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
A. SEKRETARIAT
A.1 Sub Bagian Program
a. Kegiatan Penyusunan Pelaporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
1. Penyusunan Pelaporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
- Membuat Undangan Rapat Pengendalian Bulan Maret 2017 - Membuat Rencana kegiatan bulan Maret 2017
- Menyusun Laporan Bulan Maret Sub Bagian Program
- Mengumpulkan dan menganalisis Laporan Bulanan dari Sekretariat, Bidang dan UPT
- Menyusun menjadi Laporan Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah,
- Menyampaikan Laporan Bulanan dan Pengendalian ke Biro Administrasi Pembangunan Daerah.
- Membuat Laporan Hasil Rakor Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan APBD bulan Maret 2017
- Membuat Laporan Pelaksanaan Kegiatan APBD Bulan Maret 2017
- Input laporan kegiatan APBD dan aplikasi e-controlling - Input Usulan Renja OPD 2018 di Aplikasi SIPPD
- Mencermati usulan Kegiatan Musrenbang Kab/Kota dan Musrenbangwil
2. Rakor Sinkronisasi Program/Kegiatan
- Penyusunan Laporan Rakor Sinkronisasi Program Kearsipan dan Perpustakaan
b. Penyusunan LKPJ Tahun 2016 : - selesai
c. Penyusunan LKj IP :
d. Penyusunan LPPD selesai e. Penyusunan PUG selesai f. Evaluasi SPIP – RTP 2016 g. Review RENSTRA 2017-2018
d Penyusunan RKT : Sinkronisasi RKT 2018 di Biro Organisasi e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
A.2 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
1. Kegiatan Penyediaan Jasa Surat Menyurat Sekretariat Badan ARPUS:
- Pengiriman surat/paket dan pembelian perangko dan meterai. 2. Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi, SDA, Listrik :
- Pembayaran rekening listrik, telpon dan air Bulan Maret 2017 3. Kegiatan Penyediaan Jasa Peralatan dan Perlengkapan
Perkantoran:
- Pembayaran sewa pengharum ruangan Bulan Maret 2017 5. Kegiatan Jasa Jaminan Barang Milik Daerah :
- Pengadaan polis asuransi asset Barang Milik Daerah
6. Kegiatan Jasa Kebersihan kantor/Rumah Dinas Sekretariat Badan ARPUS:
- Pembayaran jasa kebersihan kantor sebanyak 7 orang
7. Kegiatan Penyediaan Alat Tulis Kantor Sekretariat Badan ARPUS: - Pembelian ATK
8. Kegiatan Penyediaan Barang Cetak dan Penggandaan Sekretariat Badan ARPUS :
- Pembayaran Penggandaan dan pengadaan barang cetak Bulan Maret 2017
9. Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik / Penerangan Sekretariat Badan ARPUS:
- Pembelian peralatan/komponen instalasi listrik /penerangan 10. Kegiatan Penyediaan Peralatan Rumah Tangga Sekretariat Badan
ARPUS :
- Pembelian peralatan rumah tangga
11. Kegiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Per UU-an Sekretariat Badan ARPUS :
12. Kegiatan Penyediaan Makan dan Minum Sekretariat Badan ARPUS:
- Belanja makan dan minum untuk rapat pimpinan dan tamu Bulan Maret 2017
13. Kegiatan Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi luar daerah Sekretariat Badan ARPUS:
- Belanja perjalanan dinas dalam dan luar daerah dalam rangka koordinasi dan konsultasi Bulan Maret 2017
14. Kegiatan Jasa Pelayanan Perkantoran :
- Pembayaran honor tim/panitia barang jasa, honor pengelola keuangan SKPD, honor outsourching, instruktur senam, belanja dekorasi dan PHL
17. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / berkala gedung Kantor Sekretariat Badan ARPUS
- Pemeliharaan taman/halaman - Pemeliharaan Jaringan listrik - Pemeliharaan telepon
18. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat Badan ARPUS:
- Pemeliharaan kendaraan dinas, pembelian BBM dan pajak kendaraan dinas bulan Maret 2017
19. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung kantor Sekretariat Badan ARPUS
- Servis diesel
20. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Mubelair Sekretariat Badan ARPUS:
21. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Kantor dan RT Sekretariat Badan ARPUS:
- Pemeliharaan peralatan kantor dan RT ( Mesin ketik, Komputer, Printer) Maret 2017
22. Kegiatan Peningkatan Sarpras Kantor /Gedung Kantor Sekretariat Badan ARPUS
23. Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Formal : - Penyertaan diklat, bintek dan pelatihan lainnya
B. BIDANG PEMBINAAN, PENGEMBANGAN DAN PENGAWASAN KEARSIPAN
B.1 Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan 1. Kegiatan Pembinaan Kearsipan
a. administrasi
2. Kegiatan Peningkatan Sumber Daya Aparatur Kearsipan
a. pelaksanaan bintek kearsipan OPD /UPTD/BUMD dan LKD Kab/Kota
3. Kegiatan Pengembangan Sistem Jaringan Informasi Kearsipan a. Rapat tim penyusunan pedoman kearsipan
b. Rapat lanjutan Panitia Kajian Kearsipan c. Rapat lanjutan pengembangan tim SJIK B.2 Seksi Pengawasan Kearsipan
1. Evaluasi Kearsipan
a. pengumpulan instrumen evaluasi kearsipan 2. Kerjasama Pengelolaan Kearsipan
a. Rapat tim kerjasama dan penyusunan konsep naskah kerjasama
C. BIDANG LAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP C.1 Seksi Layanan Arsip
1. Kegiatan Pengembangan Layanan Informasi Kearsipan
a. Penyusunan Naskah Sumber Arsip bentuk cetak: Pengumpulan Bahan
b. Penyusunan Naskah Sumber Arsip bentuk audio visual :
pengumpulan bahan, pengambilan gambar, wawancara dengan narasumber, editing
C.2 Seksi Pemanfaatan Arsip
1. Kegiatan Pemasyarakatan kearsipan:
a. Lomba tertib arsip desa : menyelenggarakan rapat, menghimpun kuesioner yang masuk
b. Pameran arsip : membuat leaflet dan pelaksanaan pameran c. Lomba LKD : menyelenggarakan rapat, menghimpun kuesioner
yang masuk
e. Lomba arsiparis teladan tingkat provinsi Jateng :
menyelenggarakan rapat, menghimpun kuesioner yang masuk, menghimpun makalah yang masuk
f. Publikasi kearsipan melalui media massa : koordinasi dengan stasiun radio
g. Edukasi dan publikasi arsip melalui mobil sadar arsip :
melakukan edukasi dan publikasi arsip melalui mobil sadar arsip 2. Kerjasama Pengelolaan Kearsipan
- Pembentukan TIM
- Rapat Persiapan dan pembagian tugas
D. BIDANG PENGELOLAAN DAN PELESTARIAN ARSIP D.1 Seksi Akuisisi Arsip
1. Kegiatan Akuisisi dan penilaian arsip di Jateng
- Melanjutkan Pendataan arsip PU Cipta Karya dan Bina Marga - Dinas Rakyat dan Kawasan Pemukiman (Eks Ciptakaru) - Dinas Perhubungan (eks kantor UPP Se Jateng)
- Dinas Komunikasi dan Informasi ( eks Biro Humas) - Biro Umum
- Melanjutkan pendataan arsip RSUD Muwardi Akusisi arsip :
- Dinas Perhubungan
- Bagian Humas (Biro Umum) - Inspektorat Prov.Jateng - RSUD Moewardi
2. Kegiatan Program Arsip Vital
- Pendataan arsip Pilgub 2013 hasil akuisisi, KPUD Kota Salatiga, KPUD Kab Batang
- Pendataan arsip Pilgub 2013 hasil akuisisi, KPUD kebumen Purworejo
- Peliputan pilkada Bupati dan Wakil Bupati serentak tahun 2017 : KPUD Pati, KPUD Banjarnegara
Kab.Karanganyar) D.2 Seksi Pengolahan Arsip
1. Kegiatan Peningkatan Kualitas Informasi Arsip
- Melanjutkan Pemilahan dan pengelompokan arsip Biro Otda - Pemilahan dan pengelompokan (manuver) arsip Biro Keuangan - Melanjutkan pengolahan arsip LP Semarang
- Pembuatan inventaris arsip statis :
a. Menyusun sejarah inventaris arsip statis b. Pembuatan transkrip rekaman suara
c. Menyusun transkip rekaman suara NH Dini D.2 Seksi Pelestarian Arsip
1. Kegiatan Penyimpanan dan Pelestarian Arsip Statis : - Laminasi arsip tekstual 100 lembar
- Asistensi 3 kabupaten/kota ( salatiga, kudus, pati) 2. Kegiatan Digitalisasi Arsip Statis :
- Digitalisasi arsip tektual 1000 lembar - Digitalisasi arsip foto 500 lembar
- Digitalisasi arsip kearsitekturan 10 lembar - Digitalisasi arsip kaset suara 10 buah
E. BIDANG PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN E.1 Seksi Pembinaan Perpustakaan
1.
2.
3.
Kegiatan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah : Pebruari : Penyiapan administrasi
Maret : persiapan pelaksanaan pemberdayaan perpustakaan sekolah Kegiatan Pengembangan Jaringan Kemitraan di Bidang Perpustakaan - Survey tempat
- Rapat persiapan - Menyusun surat
Maret : persiapan Pengembangan Jaringan Kemitraan di Bidang Perpustakaan
Kegiatan Bintek Pengelola Perpustakaan - Survey tempat
4.
- Menyusun surat - Konsultasi ke PNRI
Maret :
- Pelaksanaan in house training
- Persiapan bintek pengelola perpustakaan
Kegiatan Pembinaan Organisasi Perpustakaan dan Kepustakawanan - Koordinasi dengan IPI
- Membuat surat menyurat
- Maret : pembinaan perpustakaan umum ke kab .Jepara E.2 Seksi Pengembangan dan Kerjasama Perpustakaan
1.
2.
3.
Kegiatan Evaluasi Layanan Perpustakaan : - Menyusun surat
- Rapat persiapan - Menyusun kuesioner
- Maret : menyusun dan koordinasi lembaga evaluasi Kegiatan Pengembangan Perpustakaan
- Rapat persiapan menyusun proposal - Membuat kuesioner
- Membuat persuratan
- Maret : penelusuran refernsi dan koordinasi Kegiatan Up Dating Bidang Perpustakaan - Rapat persiapan
- Menyusun kuesioner - Membuat surat koordinasi
- Maret : penyebaran NPP ke 35 Kab/Kota E.3 Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca
1.
2.
Kegiatan Promosi Minat Baca
- Persiapan pameran di kota Pekalongan - Pembuatan brosur Pameran
- Pengiriman brosur pameran, pengiriman surat, brosur dan poster lomba ke Kab/Kota
- Persiapan lomba, pembuatan pedoman dan rapat panitia Maret :
- Pameran perpustakaan di Kota pekalongan - Pengumpulan artikel lomba
- Pengumpulan kuesioner Kegiatan Buletin Perpustakaan
- Liputan dan wawancara
F. BIDANG DEPOSIT DAN PENGOLAHAN BAHAN PERPUSTAKAAN F.1 Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
1. Kegiatan Penerbitan Literatur Sekunder dan Pelaksanaan Karya Cetak Karya Rekam :
- Deskripsi buku 300 entri (Feb), 300 entri ( Maret) - Scane Cover buku 400 (maret)
- Deskripsi majalah 40 (feb), 10 (maret) - Deskripsi CD 30 (feb), 5 (maret) - Deskripsi koran 100 (feb), 50 (maret)
2 Kegiatan Pelestarian Bahan Pustaka Koleksi Deposit - Pembuatan website
- Pemilihan buku yang dialihmediakan - Mengadakan entry data
- Konsultasi dengan pihak ketiga dalam rangka alih huruf dan alih bahasa
Maret :
a. Transliterasi : melanjutan koordinasi, pembuatan surat perintah tugas, pemilihan koleksi
b. Alihmedia koleksi deposit : melanjutkan koordinasi dengan pihak ke III, pembuatan surat perintah tugas, pemilihan buku yang akan dialih huruf dan alih bahasa
F.2 Seksi Akuisisi Dan Pengolahan Bahan Perpustakaan
1. Kegiatan Peningkatan Kapasitas dan Kualitas Perpustakaan : a. Identifikasi permasalahn perpustakaan desa di Jateng : 140 desa b. Penyelenggaraan Rakor Center Off Excellent (COE)
Feb : Menghubungi Narasumber dan moderator Rakor COE
Maret : Konsultasi dan Koordinasi dengan BPAD Prov.DIY, Koordinasid engan narsum dalam daerah, survey tempat pelaksanaan raker, penentuan tema, penyelesaian administrasi raker
G. UPT PERPUSDA
G.1. TATA USAHA UPT PERPUSDA
a. Pengiriman surat, pembelian prangko dan materai bulan Maret 2017
2. Kegiatan Jasa Kebersihan kantor/Rumah Dinas UPT PERPUSDA:
a. Jasa Cleaning Servis pada Maret 2016
3. Kegiatan Penyediaan Alat Tulis Kantor UPT PERPUSDA : a. Pembelian ATK Bulan Maret 2017
4. Kegiatan Penyediaan Barang Cetak dan Penggandaan UPT PERPUSDA:
a. Penyediaan cetak kuitansi, formulir, kertas kop dll untuk penyediaan administrasi kantor Bulan Maret 2017
5. Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik / Penerangan UPT PERPUSDA :
a. a. Pembelian lampu dan barang listrik lainnya bagi penerangan ruangan dan kenyamanan serta keamanan pemustaka dan kantor Bulan Maret 2017
6. Kegiatan Penyediaan Peralatan Rumah Tangga UPT PERPUSDA:
- Belanja alat pembersih dan bahan pembersih bulan Maret 2017 7. Kegiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Per UU-an
UPT PERPUSDA :
a. Penyediaan bahan bacaan bagi kebutuhan informasi pegawai dan berita bulan Maret 2017
8. Kegiatan Penyediaan Makan dan Minum UPT PERPUSDA : a. Penyediaan makan minum bagi kunjungan Bulan Maret 2017 9. Kegiatan Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi luar daerah UPT
PERPUSDA :
a. Biaya perjalanan rapat Koordinasi dan Konsultasi dalam dan luar daerah serta biaya transport mengajar ke kab/kota Maret 2017
10. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / berkala gedung Kantor UPT PERPUSDA :
a. Pelihara taman halaman, pelihara jaringan listrik, air dan telepon Maret 2017
11. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional UPT PERPUSDA :
a. Pemeliharaan kendaraan dinas operasional, BBM dan suku cadang bulan Maret 2017
12. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Kantor dan RT UPT PERPUSDA :
pemeliharaan lift, ac, dll pada bulan Maret 2017
13. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Mubelair UPT PERPUSDA: Pemeliharaan mebelair bulan Maret 2017
14. Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Kantor dan RT UPT PERPUSDA :
a. pemeliharaan peralatan kantor dan rumah tangga berupa komputer, dispenser, mesin fax, dll Bulan Maret 2017 15. Kegiatan Peningkatan Sarpras Kantor/Gedung Kantor UPT
PERPUSDA :
a. persiapan kegiatan 2017
16. Kegiatan Pemeliharaan buku-buku perpustakaan UPT Perpustakaan Daerah
- Feb : perbaikan buku 400 buku - Maret : perbaikan buku 350 buku G.2 Seksi Layanan Perpustakaan
1. Kegiatan Ekspo Perpusda b. Penyiapan administrasi
2. Kegiatan Pengembangan Layanan Perpusda a Layanan Perpustakaan diluar jam kerja b Layanan Rumah Belajar Modern
c Layanan PAUD
3. Kegiatan Peningkatan Layanan Perpusling c. Seleksi buku
d. Pembuatan daftar buku untuk pengadaan buku keliling G.3 Seksi Otomasi Perpustakaan
1. Kegiatan Pengembangan Otomasi Perpustakaan Daerah a. Feb : Pembuatan kartu anggota baru dan perpanjangan
1500 kartu
b. Maret : Pembuatan kartu anggota baru dan perpanjangan 1000 kartu
2. Kegiatan Peningkatan Sarpras Perpusda a. Seleksi Buku(feb)
V. PENUTUP
1. Kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah tahun 2017 untuk dilaksanakan sesuai dengan jadwal
2. Bidang dan UPT untuk mencermati DPA tahun 2017 guna mengantisipasi jika ada kekeliruan dalam input anggaran di e-Budgeting pada tahun ini, serta mempersiapkan jika ada perubahan pergeseran anggaran.
3. Hasil rekomendasi Rakor Sinkronisasi Program/Kegiatan Bidang Kearsipan dan Perpustakaan tahun 2017 untuk dapat dilaporkan ke Sekretaris Daerah Prov.Jateng
4. Monitar layanan informasi untuk dapat dipergunakan semaksimal mungkin dalam menginformasikan seluruh agenda kegiatan Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Jateng TA. 2016
5. Koordinasi dan komunikasi antar Bidang dan UPT untuk lebih ditingkatkan guna kelancaran program kegiatan di tahun 2017
Demikian laporan Rakor Pengendalian Pelaksanaan APBD Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2017 untuk Bulan Pebruari 2017 dari Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tegah.
Semarang, Maret 2017
KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH
MUHAMAD MASROFI, S.Sos, M.Si
Pembina Utama Muda NIP. 19680517 198908 1 002
