ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SEKOLAHAN
BERBSIS WEB DI SMPN 2 PIYUNGAN
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh
I.Nyoman Tirat Panji Wardhane
09.12.4101
JURUSAN SISTEM INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2013
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED INFORMATION SYSTEM IN SMP
NEGERI 2 PIYUNGAN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB DI
SMP NEGERI 2 PIYUNGAN
I Nyoman Tirta Panji Wardhane Erik Hadi Saputra Jurusan Sistem Infomasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The rapid development of the Internet technology has spurred the emergence of
new applications, including in the field o Information Technology. The website is one of
the revolution in information technology based internet. Information required school
parents and the general public who conventional done by approaching directly to the
school, then ask for information required to the school, or ask for more information to
students who attend the school in question.
Based on the foregoing, in accordance with the availability of internet facilities
or network computer in the school.
Analysis and design of WEB based information system is expected to facilities
the students ,parents and the public to get Information school of information system at
SMP Negeri 2 Piyungan designed using modeling with the Unified Modeling Language
( UML ) is expected to facilitate in making the implementation school information
system is implemented using Hypertext Preprocessed (PHP) and uses MySQL database
Keywords: Web, Media Promotion, Media Information, Compaigny Profile, SMPN 2
Piyungan.
1
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era modern ini, sedikit demi sedikit kebutuhan manusia akan internet semakin bertambah. Baik itu hanya untuk update status di jejaring sosial, membaca berita maupun mencari suatu informasi, sumber materi sebanyak-banyaknya untuk melengkapi tugas dan lain-lain. Hal ini tentu saja memberikan dampak bagi instansi atau suatu wadah organisasi dalam menyampaikan/berbagi informasi kepada warganya atau masyarakat umum secara luas dan efektif.Melalui internet ini lah, kita dapat mengetahui informasi yang lebih detail mengenai suatu perusahaan atau instansi tersebut.
Begitu halnya dengan SMP 2 Piyungan Bantul, sistem pengolahan dan penyampaian data yang lebih baik merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat ditunda lagi. Akan tetapi, pada kenyataannya segala kegiatan yang menyangkut informasi masih menggunakan sistem dan cara yang sangat manual. Informasi yang disampaikan atau diberikan kepada siswa, guru, pegawai maupun masyarakat lainnya, masih menggunakan kertas-kertas cetakan yang ditempelkan pada papan pengumuman atau lebih sering disebut majalah dinding.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem terbagi menjadi dua pendekatan, yaitu dilihat dari pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya.
Pengertian sistem menurut beberapa pakar antara lain adalah sebagai berikut: “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan atau organisasi”.
Pengertian Sistem Menurut Jogianto1 ialah “mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi
1
Jogiyanto HM., Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta: 1999
2
2.2 Karakteristik Sistem
Sesuatu baru dapat disebut sistem, jika memunyai sifat atau karakteristik tertentu, yaitu:
1. Mempunyai Elemen-elemen (elements)
Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen.Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi, contoh: pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard
2. Mempunyai Batas (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang mebatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan lainnya.Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan sistem lingkungan yang membatasi sistem berupa:
1. Personel (hand phone) 2. Peraturan-peraturan 3. Peralatan
4. Biaya-biaya
3. Mempunyai Lingkungan Luar (envirounments)
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem.Contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar
4. Mempunyai Penghubung (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung. Contoh: kabel pada sistem komputer.
5. Mempunyai Masukkan (input)
Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa: 1. Maintenance Input
Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi. Contoh: energi listrik, sistem software pada sistem komputer.
2. Signal Input
Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.Contoh: data pada sistem komputer.
3
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi permasalahan merupakan tahap awal dalam analisis sistem. Dalam penyampaian informasi baik kegiatan akademik maupun non-akademik, SMP Negeri 2, Batul masih menggunakan cara manual. Informasi yang disampaikan masih menggunakan kertas yang ditempelkan pada sebuah papan pengumuman atau yang biasa dikenal dengan majalah dinding.Selain itu, dari segi promosi, sekolah ini masih menggunakan brosur yang disebarkan atau melalui informasi dari mulut ke mulut.
Perbandingan Sistem Lama dengan Sistem Baru :
Tabel 3.1 Perbandingan Sistem Lama dengan Sistem Baru
Peluang Sistem Lama Sistem Baru
Memperoleh target (siswa baru)
- Melalui pengumuman yang di sebar kesekolah-sekolahan , membagikan brosur.
-Memanfaatkan web sekolah sekolah tanpa merubah sistem yang lama.
Melakukan
penyebaran informasi promosi
-Melalui spanduk-spanduk yang di pasang di pinggir-pinggir jalan.
- Melakukan penyebaran informasi dengan memasukan ke dalam web sehingga banyak orang yang dapat melihat
Nama sekolah semakin dikenal
-Melalui informasi dari
pengumuman secara mulut ke mulut.
- Dengan melihat sejarah sekolah dan company profile pada situs web.
Pelayanan publik - Melalui telepon, faximile dan email.
- Selain menggunakan telepon, Faximile dan email, dapat menggunakan sarana yahoo messenger.
4
3.2 Analisis Peluang dan Kekuatan (opportunities dan strength)
Analisis ini merupakan rencana jangka panjang, dimana peluang untuk dimanfaatkan dan kekuatan dapat dioptimalkan. Pada sistem yang sedang berjalan adapun kesempatan dan kekuatan sistem,
3.3 Analisis Ancaman dan Kelemahan (threats dan weakness)
Analisis ini merupakan rencana jangka pendek, yaitu rencana perbaikan (short-term
improvement plan), dimana ancaman untuk diantisipasi atau dihindari dan kelemahan dapat segera dibenahi atau diperbaiki.Pada sistem yang sedang berjalan adapun ancaman dan kelemahan sistem
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem
3.4.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan kemampuan sistem untuk melakukan proses dan dapat menampilkan informasi apa saja.
1. Sistem dapat menyampaikan informasi dan promosi dengan ruang lingkup yang lebih luas.
2. Sistem dapat memperbaharui informasi dengan mudah dan cepat.
3.4.1 Analisis Biaya dan Manfaat
Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk memerlukan apakah sistem yang akan diterapkan layak atau tidak untuk digunakan. Biaya terdiri dari biaya pengadaan, biaya pengembanan atau pembuatan sistem informasi persediaan barang dan biaya yang berhubungan dengan operasi (perawatan) suatu sistem.Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya.Sebagai hasilnya sistem informasi akanmemberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang akan dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonominya.Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/ keuntungan.Keuntungan secara langsung dengan nilai uang diperlukan, misalnya seperti keuntungan pelayanan kepada masyakarakat luas yang lebih baik
5
a) Komponen Biaya
Untuk melakukan analisis biaya efektivitas diperlukan dua
komponen yaitu komponen biaya komponen dan komponen efektivitas.
Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat
diklasifikasikan kedalam 4 kategori utama, yaitu:
1) Biaya Pengadaan (Procurement Cost)
Yaitu semua biaya yang akan terjadi sehubungan dengan
memperoleh perangkat keras yang termasuk biaya pembelian
perangkat keras, instalasi perangkat keras.
(a) Perangkat Keras (hardware)
Dalam pengembangan sistem pengolahan data
dan penjualan dibutuhkan pengadaan perangkat keras
dengan komponen sebagai berikut:
2) Biaya Persiapan Operasi (Strat-up Cost)
Biaya persiapan operasi berhubungan dengan semua biaya
untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.
3) Biaya Proyek (Project- Related Cost)
Biaya proyek berhubungan dengan biaya-biaya untuk
mengembangkan sistem termasuk penerapannya.Misalnya biaya
6
4) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan (Operasional Cost and
Maintenance Cost)
Biaya
operasi
adalah
biaya-biaya
yang
dikeluarkan
mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi.Sedang biaya
perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem
dalam masa operasinya.
b) Komponen manfaat
Komponen manfaat dapat diklasifikasikan ke dalam dua bentuk
keuntungan, yaitu:
1. Keuntungan berwujud (tangible benefits)
Keuntungan berwujud adalah keuntungan yang berupa penghematan
dan peningkatan di Hikmah Car Rental yang dapat dengan mudah
diukur dalam satuan nilai uang.
2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefits)
Keuntungan yang tak berwujud adalah keuntungan yang sulit diukur
dalam satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan
dengan taksiran.
c) Metode analisis biaya dan manfaat
Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah diidentifikasi,
selanjutnya analisis biaya dan manfaat ini dapat dilakukan untuk
mementukan apakah proyek sistem ini dapat dilakukan untuk menentukan
7
proyek sistem ini layak atau tidak. Terdapat beberapa metode untuk
menentukan analisis biaya dan manfaat.
d) Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini dipakai untuk menilai proyek investasi dengan dasar
lamanya investasi tersebut dapat tertutup aliran kas masuk metode ini
digunakan untuk menghitung berapa lama pengembalian modal (investasi),
oleh karena itu satuan hasil bukan presentase tetapi satuan waktu. Jika PP
lebih pendek dari yang diperkirakan maka proyek tersebut tidak layak atau
rugi.PP untuk sistem ini
e) Metode Pengembalian Investasi (Return Of Invesment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur
presentase manfaat yang dihasilkan oleh sidang dibanding biaya yang
dikeluarkan
f) Metode Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value)
Metode nilai bersih sekarang merupakan metode yang memperhatikan
nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang
mempengaruhi precede atau arus dari uangnya. Net Present Value dapat
dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total
procced tiap-tiap tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat
8
Keterangan:
NPV
: Net Present Value
i
: Tingkat bunga diskonto yang diperhitungkan
n
: Umur proyek investasi
4. PEMBAHASAN
4.1 Implementasi
Implementasi mempunyai tujuan untuk mempersiapkan semua kegiatan penerapan sistem yang sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.1.1 ImplementasiSistem
4.1.1.1 ImplementasiPembuatan Basis Data
1. Pembuatan Database
Pembuatan database menggunakan php MyAdmin, karena memiliki kemudahan dalam tampilan grafisnya.Dalam pembuatan database bias dilakukan dengan menuliskan nama database pada form create new database di tab databases yang telah disediakan.
4.1.1.2 UjiCobaSistem
Uji coba system bertujuan untuk memastikan bahwa semua elemen dari system bekerja sesuai yang diharapkan.
1. White Box Testing
a. Kesalahan Bahasa (Syntax Error)
Merupakan kesalahan penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang diisyaratkan. Berikut adalah contoh kesalahan penulisan program:
9
Gambar4.7SkripSyntax Salah Tampil Menu Admin
2. Black Box Testing
Merupakan test case berdasarkan pada spesifikasi sistem. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah data yang masuk sudah sesuai dengan yang diharapkan pada tahap perancangan
10
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Dari uraian penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi-materi di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan-kesimpulan pokok mengenai “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi berbasis Web di SMPN 2 Piyungan, Bantul sebagai berikut:
1. Pengamanan akun login admin dan user menggunakan enkripsi MD5 supaya lebih aman dan menghin dari celah hacker.
2. Penambahan aspek search engine optimation (SEO) dalam template web akan lebih meningkatkan promosi website di dalam dunia maya, sehingga informasiakan lebih mudah untuk tersampaikan.
3. Website akan mempermudah dalam penyampaian informasi dan promosi pada SMPN 2 Piyungan, Bantul dan pemahaman pengguna lebih tinggi karena data yang disampaikan lebih jelas.
4. Website sangat membantu dalam memberikan informasi dan promosi bagi SMPN 2 Piyungan, Bantul sehingga konsumen cenderung menikmati, mencermati, dan menyerap informasi yang disampaikan.
5. Dengan menggunakan website SMPN 2 Piyungan, Bantul mengikuti dan menyesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi saa tini.
6. Aplikasi dengan website dapat meningkatkan pelayanan informasi dan promosi karena informasi yang disajikan merupakan informasi yang baru dan jelas.
7. Merancang dan menganalisa website SMPN 2 Piyungan dengan menggunakan analisis SWOT, analisis kelayakan, analisis kebutuhan sistem, serta menggunakan analisis biaya dan manfaat
5.2 Saran
Setelah melakukan serangkaian perancangan dan pembuatan aplikasi berbasis website ini, maka penulis mengemukakan beberapa pemikiran sebagai saran sebagai berikut:
1. Website perlu ditambahkan fitur yang lebih kompleks seperti forum, kalender akademik agar informasi yang tersampaikan lebih banyak lagi, serta E-learning, dan kesiswaan.
