BAB II KAJIAN PUSTAKA

(1)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----1111

II

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.

Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat dilihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi disebut suatu sistem. Berikut ini adalah definisi kata Sistem menurut beberapa para ahli:

1. Buckley

Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya. (A whole that functions as a whole by virtue of interdependence of its parts).

2. H. Kerzner

Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur

sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat

bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. Pengertian ini, mengandung arti pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi

(2)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----2222

II

dan koordinasi yang tepat, maka kegiatan masing-masing komponen, sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling mendukung.

3. B.S. Blanchard (1990)

Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.

Sebagai contoh yaitu dalam hal konstruksi bangunan sipil, khususnya konstruksi jembatan, maka yang dimaksud dengan sistem konstruksi adalah suatu konstruksi yang disusun oleh atau terdiri dari sub-sistem yaitu: bangunan atas jembatan, bangunan bawah jembatan, dan dilengkapi dengan bangunan pelengkap jembatan.

2.1.2 Jenis Sistem

Sistem dapat dibedakan menjadi 2 jenis (Davis, B. Gordon, Kerangka dasar Sistem Informasi

Manajemen bag I , cetakan keempat 1987)_yaitu:

a. Sistem tertutup : sistem yang mandiri, tidak bertukar materi, informasi atau energi dari lingkungannya dan tidak terpengaruh dari gejolak di luar sistem. salah satu contohnya yaitu sistem komputer.

b. Sistem terbuka : sistem yang mengadakan pertukaran informasi atau

energi dengan lingkungannya. Sistem terbuka cenderung memiliki sifat adaptasi sehingga dapat menyesuaikan terhadap perubahan dalam

lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya,

mengorganisasikan diri dan mengubah organisasinya sebagai tanggapan atas perubahan yang terjadi. Salah satu contohnya yaitu sistem organisasi atau sistem biologis seperti manusia.

(3)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----3333

II

Gambar 2.1 Sistem tertutup

Gambar 2.2 Sistem terbuka 2.2 Manajemen

Setiap kegiatan manusia mempunyai tujuan tertentu. Dalam mencapai tujuannya, setiap/kelompok orang akan melakukan usaha semaksimal mungkin sesuai dengan kemampuannya. Namun seringkali yang terjadi pencapaian tujuan tersebut tidak dilakukan dengan baik yaitu secara efisien dan efektif. Oleh karena itu diperlukanlah manajemen yang merupakan sistem pengaturan terhadap unsur yang terlibat dalam proses pencapaian tujuan seperti dapat dilihat pada gambar 2.3. Jadi secara umum manajemen adalah suatu usaha atau cara untuk memanfaatkan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dengan efektif dan efisien.

Gambar 2.3 Manajemen Tidak ada pertukaran

dengan Lingkungan

Menerima masukan yang diketahui, tidak diketahui dan gangguan Lingkungan Diketahui

Tidak Diketahui Gangguan

(4)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----4444

II

2.2.1 Unsur-unsur manajemen

Sebagai salah satu komponen penting dalam lingkup manajemen adalah unsur-unsur manajemen atau sumber daya. Sumber daya yang dimaksud dikenal dengan 5 M yaitu manusia (man), bahan (material), mesin/peralatan (machine), metode/cara kerja (method), modal uang (money). Dalam rangka mencapai tujuannya setiap orang/kelompok akan mengoptimalkan pemakaian sumber daya tersebut sehingga tercapai tujuan kegiatan secara efektif dan efisien. Dengan memanfaatkan unsur-unsur atau sumber daya ini secara efisien, ketersediaannya yang terbatas tidak menjadi halangan sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat memberikan hasil yang maksimal.

2.2.2 Tingkatan Manajemen

Pada dasarnya terdapat tiga tingkatan manajemen(Azhar Susanto,”Sistem Informasi Manajemen”,2002:187)_{yaitu :}

1. Tingkat Manajemen Atas (Top Management) adalah tingkatan paling tinggi dari manajemen yang biasanya terdiri atas beberapa orang saja. Jangkauan perencanaan yang dibuat di sini bersifat konseptual yang meliputi kebijaksanaan, strategi dan keputusan dan meliputi kurun waktu rencana jangka panjang.

2. Tingkat Manajemen Menengah (Middle Management) adalah tingkatan manajemen yang berfungsi mengarahkan kegiatan dari manajemen terbawah.

3. Tingkat Manajemen Bawah (First Line Management) adalah tingkatan manajemen pada tingkat yang terbawah dari suatu organisasi. Pada tingkatan ini manajemen berfungsi mengarahkan pekerja-pekerja pengoperasian.

Tingkatan manajemen tersebut dapat digambarkan seperti piramida, dimana semakin ke atas semakin mengecil. Hal tersebut menunjukkan bahwa pada tingkat paling atas mempunyai tanggung jawab yang besar dari

(5)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----5555

II

tingkat di bawahnya. Oleh sebab itu, tingkatan paling atas (top managent) biasanya hanya terdiri dari satu orang atau bisa disebut dengan manager.

Gambar 2.4 Tingkatan Manajemen 2.2.3 Proses Manajemen

Dalam proses manajemen terdapat 2 (dua) kata kunci yang perlu diperhatikan dalam mencapai tujuan akhir ini, yaitu:

1. Efisien, yaitu penghematan. Kegiatan yang dilakukan diupayakan agar

tidak boros terhadap :

a) Sumber daya, baik dari segi biaya, material dan manusia, peralatan

terutama dikarenakan adanya keterbatasan terhadap sumber daya yang dimiliki.

b) Waktu. Perlu mengatur agar waktu yang ada dapat dipergunakan

sebaik-baiknya.

2. Efektif, yaitu tepat guna. Melakukan pemilihan penggunaan sumber

daya setepat-tepatnya untuk mencapai kualitas dan kuantitas yang dikehendaki.

a. Urutan. Terkadang ada kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan

terlebih dahulu sebelum dapat melakukan kegiatan lainnya.

b. Prioritas. Dalam kondisi-kondisi tertentu yang tidak memungkinkan

untuk menyelesaikan semua kegiatan yang telah direncanakan, perlu Top Management Middle Management First line Management

(6)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----6666

II

memilih kegiatan mana saja yang terpenting yang harus dilakukan tanpa penundaan lagi.

Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan diperlukan serangkaian kegiatan sebagai suatu usaha/cara melakukan manajemen yang disebut proses manajemen. Ada enam dasar fungsi manajemen dalam proses manajemen

(Soekirno, Purnomo, “Diktat Kuliah Manajemen Konstruksi“, Bandung, 2006)_{, yaitu:}

1. Penetapan tujuan (goal setting) :

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses manajemen. Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapaioleh suatu organisasi di masa yang akan datang. Efektivitas pencapaian tujuan tersebut, selain ditentukan oleh kemampuan manajemen, juga ditentukan oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri.

2. Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai kegiatan di masa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan juga dapat dilihat dari sudut jangkauan waktu atau kurun (horison) perencanaannya. Ada rencana yang jangkauan waktunya panjang atau yang lebih dikenal dengan rencana jangka panjang (strategis). Ada rencana yang jangkauan waktunya lebih pendek, yang disebut sebagai rencana pengoperasian (taktis).

3. Pengisian Staff (Staffing)

Staffing Adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan, penempatan, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja dalam organisasi. Pada dasarnya prinsip dan tahapan proses manajemen ini adalah menempatkan orang yang sesuai pada tempat yang sesuai dan pada saat yang tepat (right people, right position, right time). Sebelum mencari orang untuk ditempatkan dalam satu posisi tertentu maka terlebih dahulu ditetapkan struktur organisasi yang akan dipakai. Masing-masing posisi pada organisasi tersebut kemudian harus dijelaskan ruang lingkup tugas, tanggung jawab dan keahlian serta ketrampilan yang disyaratkan yang

(7)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----7777

II

dikenal sebagai uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job requirement).

4. Pengarahan (Directing)

Directing adalah usaha untuk memobilisasi sumber-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam tahapan proses ini terkandung usaha-usaha bagaimana memotivasi orang agar bekerja dengan baik, bagaimana proses kepemimpinan yang memungkinkan pencapaian tujuan serta dapat memberikan suasana hubungan kerja yang baik dan bagaimana mengkoordinasi orang-orang dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi. 5. Supervising

Supervising didefinisikan sebagai interaksi langsung antara individu-individu dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja kerja serta tujuan organisasi tersebut. Berkenaan dengan tahapan proses ini dikenal adanya suatu kondisi tertentu dalam organisasi yaitu fenomena kelompok formal dan informasi dalam suatu organisasi.

6. Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu proses evaluasi kinerja dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapka. Kegiatan ini sangat erat kaitannya dengan kegiatan perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah dilihat apakah yang direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Keenam fungsi manajemen tersebut dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian yang disebut dengan proses manajemen seperti dapat dilihat pada gambar 2.5, yang terdiri dari :

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi di masa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

(8)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----8888

II

2. Pelaksanaan (execution)

Merupakan salah satu proses manajemen yang bertujuan untuk melaksanakan rencana yang telah dibuat sebelumnya untuk mencapai suatu tujuan. Dalam proses pelaksanaan ini terdapat beberapa fungsi manajemen antara lain pengisian staff (staffing), pengarahan (directing), dan pengawasan (supervising).

3. Pengendalian (controlling)

Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu proses evaluasi/pengukuran kinerja dalam pelaksanaan terhadap rencana yang telah disusun dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian sangat erat kaitannya dengan proses perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah dilihat apakah yang direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Rangkaian proses manajemen ini merupakan proses yang bersifat dinamis. Dengan kata lain, proses tersebut tidak dapat dilihat sebagai suatu tahapan-tahapan yang berdiri sendiri, melainkan sebagai proses yang berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu tahap proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalam kaitannya dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian.

(9)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----9999

II

2.3 Definisi dan Prinsip Mutu

Sebelum ISO 9000 lahir, berbagai definisi mutu telah dinyatakan oleh para ahli manajemen dunia, diantaranya adalah

• Juran (1951), Kecocokan dengan tujuannya atau penggunaannya

• Fegeinbaum (1951), Gabungan seluruh karakteristik barang dan jasa

dalam bidang marketing, manufaktur, dan pemeliharaan yang dalam penggunaannya akan memenuhi harapan pelanggan

• Edward Deming (1986) mendefinisikan mutu menurut konteks,

persepsi pelanggan dan kebutuhan serta kemauan pelanggan.

• Goestsch dan Davis (1994), membuat definisi mutu sebagai suatu

kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

• Hardjosoedarmo (2004) mendefinisikan mutu adalah karakteristik

barang dan jasa yang ditentukan oleh pelanggan (consumer) dan diperoleh melalui pengukuran proses serta melalui perbaikan yang berkelanjutan.

• Mutu adalah penilaian subyektif dari pelanggan; penilaian ditentukan

oleh persepsi pelanggan terhadap barang dan jasa; mutu tergantung pada apa yang dikehendaki dan dibutuhkan oleh pelanggan.

Mutu merupakan keseluruhan sifat dan karakteristik dari suatu produk atau jasa yang menyangkut kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan. Jadi definisi ini berkaitan dengan pemuasan kebutuhan klien atau pelanggan.

Untuk suatu proyek gedung misalnya, klien dapat berarti pemilik, atau pengguna bangunan. Sebagai contoh, apabila klien diartikan sebagai pemilik atau pemberi tugas yang akan membiayai perencanaan dan pelaksanaan konstruksi dari proyek, maka kebutuhan yang harus dipenuhi oleh perencana dan kontraktor meliputi:

(10)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----10

II

10

Untuk perencanaan :

- Estetika seperti selera desain yang baik.

- Fungsionalitas seperti, perencanaan sesuai dengan kebutuhan,

memenuhi peraturan yang ada.

- Durabilitas seperti, bahan dan peralatan yang dapat melaksanakan

fungsinya dengan baik selama masa layan.

- Keselamatan seperti, aman untuk penghuni, mengikuti peraturan

yang ada.

- Biaya seperti, didalam batas dana yang tersedia.

Untuk konstruksi :

- Workmanship seperti, kualitas perkerjaan konstruksi

- Integritas seperti, sesuai dengan gambar dan spesifikasi

- Waktu penyelesaian proyek sperti sesuai dengan persyaratan pemilik.

Untuk mencapai keseragaman pemahaman akan mutu dan hal-hal yang

berhubungan dengan mutu, maka International Organization for

Standardization (ISO) mengeluarkan ISO 8402 : Manajemen Mutu dan Jaminan Mutu – Kosa kata sebagai dokumen pendukung ISO 9000. Berikut ini diuraikan definisi dan prinsip mengenai mutu yang terkandung dalam ISO 8402 tersebut.

a. Mutu (_Quality)

Keseluruhan karakteristik/spesifikasi mutu barang atau jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan pelanggan, baik berupa kebutuhan yang dinyatakan maupun kebutuhan yang tersirat.

Barang dan jasa ini dapat berupa hasil kegiatan atau proses berupa produk berwujud dan tak berwujud seperti jasa, program komputer dan desain,dapat pula berarti suatu kegiatan proses seperti pelaksanaan proses produksi.

Kebutuhan pelanggan sebagai penerima produk berupa barang atau jasa tersebut dapat meliputi berbagai aspek seperti kinerja, kegunaan,

(11)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----11

II

11

keandalan yang mencakup ketersediaan, reliabilitas, dan daya rawat serta keselamatan, lingkungan, ekonomi dan estetika. Kebutuhan pelanggan yang dinyatakan biasanya telah dispesifikasi dalam lingkup kontrak sedangkan untuk lingkup lainnya, kebutuhan yang tersirat harus diidentifikasikan dan didefinisikan. Dalam banyak kasus, kebutuhan ini dapat berubah sejalan dengan waktu sehingga perbaikan spesifikasi secara berkala perlu dilakukan.

Pemenuhan mutu barang atau jasa dipengaruhi oleh berbagai tahapan kegiatan yang saling berkaitan yang disebut dengan rangkaian mutu (quality loop), mulai dari identifikasi kebutuhan sampai dengan

terpenuhinya persyaratan mutu. Untuk mencapai mutu yang

memuaskan secara ekonomis, maka setiap tahapan kegiatan dalam rangkaian mutu harus dilibatkan secara menyeluruh.

b. Pengendalian Mutu (_{Quality Control)}

Teknik dan kegiatan yang digunakan untuk memenuhi karakteristik/spesifikasi mutu.

Dalam pengendalian mutu, terdapat berbagai teknik dan kegiatan untuk meyakinkan suatu produk berupa barang atau jasa memenuhi spesifikasi yang telah diterapkan. Pengendalian mutu ini diperlukan sebagai indikator setiap tahapan pengerjaan untuk melihat apakah persyaratan mutu produk telah terpenuhi dan berguna sebagai umpan balik apabila terjadi ketidaksesuaian yang memerlukan perbaikan. Melaksanakan pengendalian mutu berarti :

• Menggunakan pengawasan mutu sebagai dasar

• Melaksanakan pengendalian biaya, waktu dan mutu secara

terintegrasi

• Melakukan pengendalian jumlah produksi dan waktu pengiriman

Proses pengendalian tidak dapat dilakukan hanya dengan perintah dari atas saja karena bisa saja perintah tersebut macet atau menyimpang

(12)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----12

II

12

sehingga berakibat tidak sesuainya perintah dengan tujuan yang diinginkan.

Untuk itu pengendalian harus diatur berdasarkan ungkapan ”Plan-Do-Check-Action (PDCA)” yang meliputi :

1. Tentukan tujuan serta metoda untuk mencapai tujuan (Plan)

Target harus ditentukan berdasarkan informasi , dasar pemikiran dan data yang lengkap. Metode yang ditetapkan harus dapat diterima oleh semua pihak karena itu harus dilakukan standarisasi yang harus diperbaiki secara terus menerus dalam jangka waktu tertentu agar sesuai dengan kondisi yang terus berubah.

2. Sertakan Pendidikan dan latihan dalam melaksanakan pekerjaan (Do)

3. Periksa akibat dari pelaksanaan (Check)

Pemeriksaan dilakukan untuk menemukan penyimpangan dalam pelaksanaannya dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan memeriksa penyebabnya dan memeriksa akibatnya.

4. Ambil tindakan yang tepat (Action)

Setelah faktor-faktor penyebab penyimpangan ditemukan maka harus diambil tindakan yang tepat sehingga dapat dicegah terjadinya kesalahan yang sama.

(13)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----13

II

13

c. Jaminan Mutu (_{Quality Assurance)}

Seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang diimplementasikan dalam sistem manajemen mutu untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu produk akan memenuhi persyaratan mutu.

Ada dua tujuan mengenai jaminan mutu yaitu:

1. Ke dalam perusahaan (internal)

Jaminan mutu memberikan keyakinan kepada manajemen dan seluruh karyawan perusahaan.

2. Ke Luar perusahaan (eksternal)

Jaminan mutu memberikan keyakinan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang terkait.

Pada dasarnya, jaminan mutu ini tidak dapat memberikan keyakinan yang cukup kecuali jika persyaratan mutu benar-benar mencerminkan kebutuhan pelanggan. Jaminan mutu ini merupakan fungsi pencegahan, bukan pengendalian, walaupun beberapa kegiatan jaminan mutu dan

kegiatan pengendalian mutu saling berhubungan. Untuk

mengimplementasikan jaminan mutu secara efektif, prosedur dan instruksi kerja yang tepat dan sistematis yang digunakan dalam mengendalikan suatu proses harus diikuti dan dijalankan dengan baik.

d. Manajemen Mutu (_{Quality Management)}

Aspek keseluruhan cara manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu.

Kebijakan mutu (quality policy) yang dimaksud adalah keseluruhan maksud dan tujuan perusahaan mengenai mutu yang secara formal dinyatakan oleh manajemen puncak (top management).

Untuk mencapai mutu yang diinginkan, diperlukan adanya komitmen dan keterlibatan seluruh karyawan dalam perusahaan sedangkan tanggung jawab manajemen mutu berada pada manajemen puncak.

(14)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----14

II

14

Manajemen mutu sendiri mencakup unsur-unsur sebagai berikut :

• Mendefinisikan sasaran

Dimulai dengan suatu komitmen tertulis terhadap kebijakan dan organisasi yang terdefinisi lalu diteruskan dengan instruksi prosedur yang rinci untuk setiap langkah proses produksi.

• Menentukan standar

Dalam sistem itu sendiri terdapat beberapa standar, misalnya : standar pembelian material, kemampuan supplier mengirim material sesuai persyaratan, kesesuaian dengan tuntutan produk dan sebagainya. Untuk semua standar tersebut harus dibuatkan prosedur dan sistem verifikasi.

• Sistem produksi

Setelah mendefnisikan kedua hal diatas, maka dibutuhkan suatu sistem untuk menangani setiap proses produksi. Misalnya suatu sistem pengukuran pembelian, material masuk, kondisi dalam proses, inspeksi akhir dan pengiriman. Termasuk tes dan teknik pengukuran serta tes dan kalibrasi peralatan yang digunakan.

Dalam manajemen mutu terdapat 2 elemen pokok yaitu jaminan mutu dan perbaikan mutu. Unsur jaminan mutu terdiri dari desain mutu dan pengendalian mutu sedangkan unsur perbaikan mutu terdiri dari audit dan kerja kelompok seperti yang diperlihatkan pada gambar

(15)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----15

II

15

Perbaikan mutu biasanya didahului dengan tinjauan dan perubahan rencana mutu, sehingga manajemen mutu menggambarkan suatu siklus pergerakan spiral yang berkesinambungan untuk mencapai performa yang lebih tinggi dalam jangka panjang dengan urutan sebagai berikut : rencana mutu, pengendalian mutu, audit dan kerja kelompok.

Rencana mutu adalah dokumen yang berisikan penetapan mutu yang diinginkan, sumber daya, dan urutan kegiatan yang terkait dengan produk, jasa, dan kontrak atau proyek khusus.

e. Sistem Manajemen Mutu (_{Quality Management system)}

Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, dan sumber daya untuk mengimplementasikan manajemen mutu.

Tujuan sistem manajemen mutu atau sistem manajemen mutu adalah

memungkinkan para karyawan perusahaan untuk mengetahui

wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat dicapai dengan mendokumentasikan manual kerja secara teratur dan pelatihan yang memadai untuk para karyawan. Dalam suatu perusahaan, sebelum menerapkan sistem manajemen mutu, keseluruhan maksud dan tujuan mengenai mutu perlu dituangkan dalam kebijakan mutu dengan melibatkan seluruh karyawan perusahaan yang dimulai dari manajemen puncak agar sistem manajemen mutu dapat berjalan dengan baik.

Maksud dan tujuan mengenai sistem manajemen mutu hendaknya sebagai berikut :

• Mencapai dan mempertahankan mutu produk yang dihasilkan

sehingga terus-menerus memenuhi persyaratan mutu.

• Meningkatkan mutu operasi perusahaan sehingga memenuhi semua

kebutuhan pelanggan dan pihak-pihak yang terkait (stakeholder), baik kebutuhan yang dinyatakan maupun kebutuhan yang tersirat, secara berkesinambungan.

(16)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----16

II

16

• Memberikan keyakinan kepada manajemen dan seluruh karyawan

perusahaan bahwa mutu yang dikehendaki dapat tercapai, dipertahankan, serta ditingkatkan.

• Memberikan keyakinan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang

terkait bahwa mutu yang dikehendaki sedang dan akan dicapai dalam produk yang akan diserahkan.

f. Manajemen Mutu Terpadu (_{Total Quality Management)}

Pendekatan manajemen suatu organisasi yang berpusat pada mutu berdasarkan pada partisipasi seluruh anggota organisasi, dengan tujuan mencapai sukses jangka panjang berupa kepuasan pelanggan serta keuntungan yang diperoleh bagi organisasi dan masyarakat sekitarnya.

Konsep mutu dalam manajemen mutu terpadu mengandung arti sebagai hasil akhir yang dituju oleh seluruh elemen manajemen. Agar suatu perusahaan dapat menjalankan manajemen mutu terpadu dengan baik

dibutuhkan usaha pendekatan yang sungguh-sungguh dalam

kepemimpinan manajemen puncak serta pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan bagi seluruh anggota organisasi.

Adapun karakteristik dari Total Quality Management adalah:

• Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

• Memiliki obsesi yang tinggi pada mutu atau kualitas.

• Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah.

• Memiliki komitmen jangka panjang.

• Membutuhkan kerja sama tim (teamwork).

• Memperbaiki proses secara berkesinambungan.

• Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan.

• Memberikan kebebasan yang terkendali.

• Memiliki kesatuan tujuan.

(17)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----17

II

17

Sementara sistem dan metoda kontrol dapat dengan mudah diciptakan, pembentukan sikap umumnya lebih sulit dan memerlukan waktu lama sebelum dapat dihayati oleh seluruh karyawan. Pimpinan perusahaan harus secara konsisten melaksanakan pembinaan dan menunjukkan bahwa permasalahan mutu mendapat perhatian serius dengan konsisten.

Beberapa kondisi yang perlu diciptakan adalah sebagai berikut:

Semangat untuk meningkatkan mutu harus tampak di lingkungan

perusahaan.

Pemberian penghargaan bagi karyawan yang berhasil menjaga atau

meningkatkan mutu.

Mutu harus tetap diutamakan walaupun pekerjaan terlambat atau

biaya sudah membengkak.

2.4 Manfaat Sistem Manajemen Mutu

Banyak perusahaan mulai memberikan perhatian pada peningkatan mutu sebagai suatu cara yang efektif untuk memenangkan persaingan lokal dan internasional. Melalui jaminan mutu, pemberi pekerjaan akan merasa yakin bahwa proyeknya akan dikerjakan dengan efesien. Di masa mendatang persyaratan tenderpun akan lebih menekankan pada aspek mutu sehingga calon konsultan atau kontraktor harus dapat menyakinkan pemilik bahwa bukan saja hasil akhir yang tercapai, tetapi juga pelaksanaan pekerjaan dilakukan melalui tahapan yang sepenuhnya dikendalikan sehingga kegiatan perbaikan-perbaikan yang tidak perlu dapat dihindari.

Terdapat banyak keuntungan yang bisa didapat oleh perusahaan yang melaksanakan sistem pengendalian mutu dengan efektif dan efesien, di antaranya :

Meningkatkan efisiensi melalui upaya melancarkan operasi perusahaan.

Suatu sistem yang berjalan lancar akan menghemat biaya. Selalu lebih murah melaksanakan pekerjaan dengan terencana dan benar, tanpa harus melakukan pengulangan.

(18)

B A B II K ajian Pustaka

II

II----18

II

18

Memungkinkan penyempurnaan secara kontinu dan sistematik seluruh

kegiatan. Sistem manajemen mutu yang dikembangkan dengan baik memungkinkan manajemen untuk memberikan perhatian khusus pada kegiatan yang potensial memberikan masalah dan dapat pula menggiatkan staf untuk memantau dan memperbaiki kinerja bagiannya.

Membangun kepercayaan klien dengan dipenuhinya

persyaratan-persyaratan yang diajukan dan dengan demikian diperoleh pekerjaan lain atau klien baru.

Meningkatkan semangat staf karena sertifikasi oleh pihak ketiga

menjadikan perusahaan dikenal dan diakui serta meningkatkan pandangan terhadap perusahaan.